Vidéo — Compléter une demande en ligne
Transcription de la vidéo — Compléter une demande en ligne
Durée de la vidéo : 00:18:27
Bienvenue à la dernière vidéo du tutoriel sur le Système en ligne de Patrimoine canadien (SELPC).
(Le titre « Tutoriel sur le Système en ligne du Patrimoine canadien (SELPC) / Formulaire de demande » apparait à l’écran.)
(L'écran de texte turquoise apparaît avec le texte de la transcription ci-dessous.)
Si vous présentez une demande pour la première fois ou si vous voulez revoir le processus d’acquisition d’une cléGC et d’inscription au SELPC, veuillez consulter les vidéos précédentes de cette série de tutoriels.
(La page Web du programme Développement des communautés par le biais des arts et du patrimoine – Festivals locaux apparait à l’écran. La page défile jusqu’au bas de la page.)
Dans cette vidéo, nous allons passer en revue le formulaire de demande en ligne pour le programme Développement des communautés par le biais des arts et du patrimoine.
Avant de commencer une demande, il est important de lire les lignes directrices du programme pour vous assurer que vous êtes admissibles et pour déterminer à quelle cohorte vous devez déposer votre demande.
Les lignes directrices sont disponibles sur la page Web du programme, sous la section Festivals locaux.
(Le curseur clique sur le bouton « Faites une demande »)
(L’écran de texte turquoise apparait avec le texte de la transcription ci-dessous.)
Assurez-vous de présenter votre demande pour la bonne période de dépôt des demandes et de respecter la date limite.
Les demandes reçues après la date limite ne seront pas traitées.
Pour toutes questions ou pour obtenir de l’aide, veuillez contacter notre équipe de soutien.
(La page Web réapparait et se défile jusqu’au bas de la page. Le curseur clique sur le lien « contactez-nous ».)
Les coordonnées se trouvent sous l’onglet « Contactez-nous » au bas de la page.
À ce moment-ci, vous devriez avoir créé votre profil, inscrit votre organisation et être prêt à présenter une demande.
Si vous avez soumis une demande au programme dans le passé, vous aurez l’occasion de copier l’information contenue dans une demande antérieure.
Pour faciliter la présentation, nous allons utiliser une demande qui a déjà été remplie.
(Le curseur clique sur « Présenter une demande » sur le menu de gauche.)
Pour commencer une nouvelle demande, allez sous « Présenter une demande » et double cliquez sur le nom du programme.
(Le curseur clique sur « Mes demandes » sur le menu de gauche.)
Pour continuer une demande que vous avez déjà commencée, allez sous « Mes demandes » et cliquez sur l’icône du crayon à côté du fichier non soumis approprié.
Vous serez dirigés vers la page « Sommaire » du formulaire de demande.
(Le curseur clique sur l’icône du crayon. Les instructions sur la page « Sommaire » sont mises en évidence par un cadre rouge.)
Au haut de chaque page, vous trouverez des notes.
Lisez-les attentivement puisqu’elles vous fourniront des informations importantes pour remplir chacune des sections.
(Le menu de gauche est surligné en jaune.)
Pour naviguer d’une page à l’autre, vous pouvez utiliser le menu de gauche ou les hyperliens de la page « Sommaire ».
Lorsque vous aurez complété une section, la date apparaîtra sous « Dernière modification ».
Si une section n’est pas complétée, vous verrez la mention « veuillez remplir ».
Vous pouvez revenir à la page « Sommaire » à n’importe quel moment pour voir quelles sections ont été complétées en cliquant sur « Sommaire » dans le menu de gauche.
(L’écran de texte turquoise apparait avec le texte de la transcription ci-dessous.)
Le système mettra fin à votre session après 90 minutes d’inactivité.
Vous recevrez un avertissement quelques minutes avant.
Si votre session se ferme, toute information non sauvegardée sera perdue.
Il est donc important d’enregistrer fréquemment.
(La page Web réapparait. Le curseur clique sur le lien « Déclaration » dans le menu de gauche.)
Commençons en cliquant sur la première section, « Déclaration ».
Cette déclaration est juridiquement contraignante, veuillez donc la lire attentivement et dans son entièreté avant de la signer.
Pour signer, vous n’avez qu’à cocher la case à côté de « J’accepte » au bas de la page.
(Le curseur coche la boite « J’accepte » au bas de la page.)
Un astérisque rouge indique les champs obligatoires.
Vous ne pourrez pas soumettre votre demande si vous n’avez pas rempli tous les champs obligatoires.
(Le menu de gauche est surligné en jaune. Les boutons « Enregistrer », « Précédent », et « Suivant » sont mises en évidence par un cadre rouge.)
Pour naviguer d’une page à l’autre, vous pouvez utiliser le menu de gauche, comme mentionné plus tôt, ou les boutons « Précédant » et « Suivant » au bas de chaque page.
C’est aussi là que se trouve le bouton « Enregistrer ».
(Le curseur clique sur le lien « Demande de financement » dans le menu de gauche. La page se défile au fur et à mesure que les sections sont décrites.)
Sur la page « Demande de financement », vous trouverez un lien vers les lignes directrices du programme.
Il est important de lire les lignes directrices du programme avant de remplir une demande afin de vous assurer de votre admissibilité et de celle de votre événement.
Si vous n’êtes pas certain de votre admissibilité, communiquez avec l’équipe de soutien de Patrimoine canadien.
Sur cette page, vous devez fournir les détails de la demande de financement : le nom du festival, le coût total du projet, le montant demandé, les dates de début et de fin de la demande, ainsi qu’une description du festival.
Assurez-vous que les montants inscrits dans les champs « Coût total du projet » et « Montant demandé » sont les mêmes que ceux inscrits dans le formulaire de budget que vous devrez joindre plus tard à la section « Budget ».
Pour obtenir des clarifications sur un champ, cliquez sur le point d’interrogation bleu.
(Le curseur survol sur les points d’interrogation bleus et des renseignements supplémentaires apparaissent dans des bulles de texte.)
(Le curseur clique sur le lien « Objectifs de financement » dans le menu de gauche. La page se défile au fur et à mesure que les sections sont décrites.)
Sur la page « Objectifs de financement », sous « Festival », inscrivez les dates de début et de fin du festival.
Sous « Bénévoles », inscrivez les dates de début et de fin de la période durant laquelle les bénévoles participeront à votre événement.
En général, la participation des bénévoles commence quelques semaines avant le festival et se termine quelques semaines après la fin de celui-ci.
Sous « Promotion », inscrivez les dates de début et de fin de la période durant laquelle vous ferez la promotion de votre festival.
Cette période commence souvent quelques mois avant le début du festival.
(Le curseur clique sur le lien « Détails du festival » dans le menu de gauche. La page se défile au fur et à mesure que les sections sont décrites.)
La prochaine section est celle des « Détails du festival ».
Sous « Lieu du festival », inscrivez l’endroit où le festival aura lieu.
Fournissez également, le cas échéant, le site Web du festival et tout compte de médias sociaux.
Dans la deuxième partie de la page, vous devez fournir des informations sur votre communauté géographique locale.
Vous trouverez une définition du terme « communauté géographique locale » dans les notes de cette partie.
(La définition est mise en évidence par un cadre rouge.)
Veuillez noter que la population de la communauté que vous inscrivez doit être confirmée par une source fiable, telle que décrite dans les notes.
Sous « Détail de l’édition antérieure », donnez les dates de début et de fin de la dernière édition ainsi que le nombre d’éditions qui ont déjà eu lieu.
À noter que, pour être admissible à ce programme, vous devez avoir tenu une édition admissible avant de présenter une demande.
Encore une fois, veuillez lire les lignes directrices attentivement.
Sous « Documents de l’édition antérieure », vous devez téléverser certains documents liés à votre dernière édition afin que nous puissions confirmer que vous avez effectivement déjà tenu une édition admissible.
Ces documents nous fourniront également des informations sur le nombre d’artistes locaux, le public et la programmation.
(Le curseur clique sur le bouton « Ajouter une pièce jointe ». Une fenêtre contextuelle apparait. Le curseur fournit les renseignements requis et clique sur « téléverser ».)
Pour joindre un document, cliquez sur « Ajouter une pièce jointe », choisissez le document à joindre, sélectionnez le type de document, donnez-lui un nom et inscrivez une brève description.
Il est important, lorsque vous nommez un document, que le nom reflète le contenu du document.
Ceci facilitera l’évaluation de votre demande.
Par exemple, ici, s’il s’agit de la brochure de votre festival, veuillez nommer votre document « festival X Brochure ».
Cliquez ensuite sur « Téléverser ».
(Le curseur clique sur le lien « Bénévoles » dans le menu de gauche. La page se défile au fur et à mesure que les sections sont décrites.)
La prochaine section est celle des « Bénévoles ».
Si vous avez des employés rémunérés, fournissez-en le nombre et indiquez leurs responsabilités sous « Employés rémunérés ».
Si vous n’avez pas d’employés rémunérés, vous n’avez qu’à sélectionner « Non » et les questions disparaîtront.
Sous « Détails sur les bénévoles », indiquez le nombre prévu de bénévoles pour le festival.
Si cette édition est semblable à la dernière, vous pouvez nous fournir le nombre de bénévoles de l’édition précédente.
(Le curseur clique sur le bouton « Ajouter ». Une fenetre contextuelle apparait. Le curseur fournit les renseignements requis et clique sur « Enregistrer ».)
Sous « Participation des bénévoles », décrivez comment les bénévoles participeront aux diverses phases de votre festival.
Certains bénévoles pourront être comptés plus d’une fois puisqu’il est possible qu’ils participent à plusieurs phases.
Il est donc probable que le nombre total de bénévoles dans ce tableau soit plus élevé que le nombre de bénévoles inscrit dans la partie précédente.
Pour ajouter une ligne, cliquez sur « Ajouter », sélectionnez une phase dans le menu déroulant et inscrivez une brève description, le nombre de bénévoles et le nombre d’heures.
Puis, cliquez sur « Enregistrer ».
Vous pouvez modifier une ligne en cliquant sur l’image du crayon sous « Actions » et la supprimer en cliquant sur le X rouge.
N’oubliez pas d’enregistrer fréquemment.
(Le curseur clique sur le lien « Partenaires communautaires locaux » dans le menu de gauche. La page se défile au fur et à mesure que les sections sont décrites.)
Dans la section « Partenaires communautaires locaux », vous devez fournir la liste de tous les partenaires locaux, qu’ils soient confirmés ou non.
(Les notes de la page sont mises en évidence par un cadre rouge.)
Comme l’indiquent les notes, n’incluez pas les partenaires publics dans cette section, ils seront inclus dans une différente section.
Dans un document séparé, dressez la liste de vos partenaires communautaires locaux et téléversez le document ici.
Rappelez-vous, lorsque vous joignez un document, de bien le nommer en fonction de son contenu.
(Le curseur clique sur le bouton « Ajouter une pièce jointe ». Une fenêtre contextuelle apparait.)
Pour joindre votre liste, cliquez sur « Ajouter une pièce jointe », choisissez le document à joindre, sélectionnez le type de document, donnez-lui un nom et inscrivez une brève description.
Puis, cliquez sur « Téléverser ».
Sous « Total prévu des contributions de partenaires locaux », inscrivez les montants que vous prévoyez recevoir de ces partenaires, soit en espèces ou en nature.
Assurez-vous que les montants inscrits ici sont les mêmes que ceux inscrits dans le formulaire de budget que vous joindrez à la section « Budget » plus loin.
(Le curseur clique sur le lien « Artistes » dans le menu de gauche. La page se défile au fur et à mesure que les sections sont décrites.)
Dans la section « Artistes », dressez une liste de tous les artistes, artisans, groupes et interprètes du patrimoine qui participeront à votre festival.
Pour ajouter un artiste à la liste, cliquez sur « Ajouter ».
(Le curseur clique sur le bouton « Ajouter ». Une fenêtre contextuelle apparait.)
Inscrivez son nom, le type, le nombre d’individus, la localité de l’artiste ou du groupe (par exemple, votre ville ou une ville voisine dans votre communauté), le cachet que vous prévoyez verser (celui pourrait être en nature) et la discipline (si la discipline exacte ne se trouve pas dans la liste, sélectionnez « Autre » et inscrivez la discipline dans le champ suivant).
Puis, cliquez sur « Enregistrer ».
(L’écran de texte turquoise apparait avec le texte de la transcription ci-dessous.)
Encore une fois, assurez-vous que les montants inscrits ici sont les mêmes que ceux inscrits dans le formulaire de budget que vous joindrez à la section « Budget » plus loin.
(Le curseur clique sur le lien « Arts et patrimoine » dans le menu de gauche. La page se défile au fur et à mesure que les sections sont décrites.)
Dans la section « Arts et patrimoine », vous devez fournir des informations sur le nombre d’activités artistiques et patrimoniales prévues lors de votre festival.
Si cette édition est semblable à la précédente, vous pouvez utiliser les chiffres de cette dernière.
Nous savons, qu’au moment de votre demande, vous en êtes encore à la phase de planification et qu’il se pourrait que vous n’ayez pas les chiffres exacts.
Sous « Activités », indiquez le nombre d’activités prévues pendant le festival et le nombre d’activités qui comprendront des artistes locaux.
Sous « Artistes non-locaux », sélectionnez « Non » si tous les artistes du festival seront locaux.
Si vous prévoyez avoir des artistes non locaux (d’une communauté, d’une province ou d’un pays autre), sélectionnez « Oui » et fournissez le nombre d’artistes par catégorie.
Si vous êtes un nouveau demandeur, on vous demande de nous fournir un aperçu de votre édition précédente.
Si vous n’êtes pas un nouveau demandeur, sélectionnez « Non » et vous n’aurez pas à remplir cette partie.
Si vous êtes un nouveau demandeur, sélectionnez « Oui » et fournissez le nombre d’artistes locaux, par catégorie, qui ont participé à votre dernière édition.
(Le curseur clique sur le lien « Auditoire » dans le menu de gauche. La page se défile au fur et à mesure que les sections sont décrites.)
Dans la section « Auditoire », vous devez fournir de l’information sur vos festivaliers.
Sous « Langues officielles », si votre communauté comprend des communautés des deux langues officielles, sélectionnez « Oui ».
Puis, décrivez les mesures que vous prévoyez prendre pour communiquer avec les communautés des deux langues officielles et encourager les deux groupes à participer au festival.
Sinon, sélectionnez « Non ».
Sous « Toutes les activités », indiquez le nombre total de personnes qui ont assisté au festival lors de l’édition précédente et le nombre total de personnes que vous prévoyez recevoir pour cette édition.
Sous « Activités avec artistes locaux », indiquez le nombre de personnes qui ont assisté à des activités comprenant des artistes locaux lors de l’édition précédente et le nombre de personnes que vous prévoyez qui y assisteront lors de cette édition.
(L’écran de texte turquoise apparait avec le texte de la transcription ci-dessous.)
Il pourrait être difficile de donner un nombre exact, mais vous pouvez faire une estimation en fonction du pourcentage d’activités qui comprennent des artistes locaux.
Par exemple, si votre festival présente 12 activités, dont 6 avec des artistes locaux, vous pouvez estimer que 50 % des participants assisteront à une activité qui comprend un artiste local.
(Page Web réapparait.)
Si vous avez des questions concernant ce calcul ou tout autre calcul lors de votre demande, n’hésitez pas à nous contacter.
Comme mentionné plus tôt, vous trouverez nos coordonnées sous l’onglet « Contactez-nous » au bas de la page.
Sous « Accessibilité de votre festival », décrivez comment vous allez rendre votre festival accessible au grand public.
(Le curseur sélectionne des choix possibles de la boite de gauche et clique sur la flèche pour transférer les choix à la boite de droite.)
Pour chaque catégorie, sélectionnez les options qui s’appliquent et cliquez sur la flèche vers la droite pour les ajouter à vos « Choix sélectionnés ».
Si certains moyens que vous prévoyez prendre pour rendre votre festival accessible ne se trouvent pas dans la liste d’options, décrivez-les dans la boite sous les options.
Veuillez également fournir l’échelle du prix des billets dans la dernière boite.
(Le curseur clique sur le lien « Promotion - Festival » dans le menu de gauche. La page se défile au fur et à mesure que les sections sont décrites.)
Sur la page « Promotion – Festival », indiquez les activités que vous allez utiliser pour faire la promotion de votre festival.
(Le curseur clique sur le bouton « Ajouter ». Une fenêtre contextuelle apparait.)
Pour ce faire, cliquez sur « Ajouter », sélectionnez la catégorie et l’article, écrivez une description si vous le voulez, et inscrivez la quantité (par exemple, vous pourriez avoir 1 site Web ou 4000 dépliants).
Puis, cliquez sur « Enregistrer » pour ajouter l’option à votre liste.
(Le curseur clique sur le lien « Promotion - Artistes » dans le menu de gauche. La page se défile au fur et à mesure que les sections sont décrites.)
Dans la section « Promotion – Artistes », sous « Documents de promotion avec les artistes locaux », veuillez joindre des documents que vous avez utilisés lors de l’édition précédente pour promouvoir les artistes locaux (programmes, affiches, captures d’écran de médias sociaux, etc.).
Nous présumons que la promotion des artistes locaux sera semblable pour cette édition.
(Le curseur clique sur le bouton « Ajouter ». Une fenêtre contextuelle apparait.)
Pour ajouter un document, cliquez sur « Ajouter une pièce jointe » tout comme vous l’avez fait dans d’autres sections.
Sous « Visibilité des artistes locaux », décrivez les occasions de visibilité que les artistes locaux de votre festival auront.
Le format est le même que sous « Accessibilité de votre festival », dans la section « Auditoire ».
Sélectionnez les options qui s’appliquent pour la promotion et la programmation.
Sous « Détails de la promotion des artistes », indiquez comment vous allez promouvoir les artistes locaux.
(Le curseur clique sur le bouton « Ajouter ». Une fenêtre contextuelle apparait.)
Ajoutez les activités de promotion comme vous l’avez fait dans la section sur la promotion du festival.
(Le curseur clique sur le lien « Gestion et autre » dans le menu de gauche. La page se défile au fur et à mesure que les sections sont décrites.)
Dans la section « Gestion et autre », il y a deux zones de texte à remplir.
Dans la première, vous devez décrire la capacité de votre organisation à planifier et à présenter le festival.
Dans la deuxième, décrivez votre plan de contingence pour des risques tels que les intempéries ou les difficultés financières.
Sous « Évaluation environnementale », vous trouverez des questions qui permettront de déterminer si votre événement nécessite une évaluation environnementale.
En général, ce n’est pas le cas pour un festival, mais il s’agit tout de même de questions obligatoires.
(Le curseur clique sur le lien « Budget » dans le menu de gauche. La page se défile au fur et à mesure que les sections sont décrites.)
La prochaine section est celle du « Budget ».
Il est très important de lire attentivement toutes les notes qui se trouvent sur cette page.
Vous y trouverez des renseignements essentiels pour remplir votre formulaire de budget et présenter un budget valide.
N’oubliez pas non plus de lire les lignes directrices du programme puisque le financement demandé ne peut être utilisé que pour les activités admissibles.
Vous pouvez consulter les lignes directrices en cliquant sur le nom du programme dans les notes.
(Le lien pour les lignes directrices du programme est surligné en jaune.)
Vous devez remplir le gabarit de budget du programme et le joindre à cette page.
(Le lien pour le gabarit PDF du budget est surligné en jaune.)
Vous pouvez accéder au formulaire en cliquant ici sur « gabarit PDF » ou en vous rendant dans la section « Formulaires » de la page Web du programme.
Une fois le formulaire de budget complété, vous pouvez le téléverser en cliquant sur « Ajouter une pièce jointe ».
(Le curseur clique sur le bouton « Ajouter ». Une fenêtre contextuelle apparait.)
(Le curseur clique sur le lien « Pièces jointes » dans le menu de gauche. La page se défile au fur et à mesure que les sections sont décrites.)
Sur la page « Pièces jointes », vous devez téléverser la preuve de contribution de l’administration municipale ou de l’instance équivalente.
Assurez-vous de lire les notes puisqu’elles contiennent des informations et des précisions importantes.
Pour la confirmation, vous pouvez utiliser le formulaire disponible sur la page Web du programme, auquel vous pouvez accéder en cliquant sur « formulaire » dans les notes, et le faire signer par un représentant de votre municipalité.
(Le lien du formulaire est surligné en jaune.)
Vous pouvez également confirmer l’appui à l’aide d’une lettre indiquant la valeur en espèces ou en nature de la contribution à votre événement.
Il est possible que le budget de la municipalité pour l’exercice suivant n’ait pas encore été approuvé au moment de votre demande.
Dans ce cas, vous devez fournir une lettre d’intention de la municipalité ou une lettre d’appui reçue pour l’édition précédente de votre festival.
Lorsque vous recevrez la confirmation d’appui, vous devrez envoyer la lettre à votre agent de programme.
Pour joindre la preuve appropriée, cliquez sur « Ajouter une pièce jointe ».
(Le curseur clique sur le bouton « Ajouter une pièce jointe ». Une fenêtre contextuelle apparait.)
Pour les demandeurs non constitués en personne morale, vous devez également remplir le Formulaire d’acceptation de responsabilité pour les demandeurs non constitués en personne morale et le téléverser ici.
(Le lien du formulaire est surligné en jaune.)
(Le curseur clique sur le bouton « Ajouter une pièce jointe ». Une fenêtre contextuelle apparait.)
Vous pouvez accéder au formulaire en cliquant sur « formulaire » dans les notes ou en vous rendant dans la section « Formulaires » de la page Web du programme.
(Le curseur clique sur le lien « Finalisation de la demande » dans le menu de gauche. La page se défile au fur et à mesure que les sections sont décrites.)
Sur la page « Finalisation de la demande », vous trouverez des questions qui permettront de vous assurer que l’information sous l’onglet « Mes organisations » est à jour et que vous y avez joint tous les documents nécessaires.
Ceci garantira, qu’une fois votre demande soumise, l’agent de programme aura toute l’information nécessaire pour déterminer l’admissibilité de votre organisation.
(Le curseur clique sur le bouton « Suivant » au bas de la page. La page Sommaire apparait.
Cliquez sur « Suivant » pour revenir à la page « Sommaire ».
Si votre demande est complète, un message apparaîtra, en vert, vous informant qu’elle est prête à être soumise.
(Une boite de texte indiquant que la période de présentation de demande est terminée est mise en évidence par un cadre rouge. Le texte suivant est surimposé sur l’écran: « Le message en vert apparaitra ici »)
Lorsque vous êtes prêt vous avez vérifié que toutes les sections sont remplies et que tous les documents nécessaires ont été joints, cliquez sur « Débuter la présentation ».
(Le curseur clique sur le lien « Mes demandes » dans le menu de gauche.)
Vous recevrez un avis du système confirmant que Patrimoine canadien a bien reçu votre demande.
Si vous ne recevez pas de confirmation dans les 24 heures, vérifiez le statut de votre demande sur la page « Présenter une demande » afin de vous assurer que vous avez bel et bien soumis votre demande.
(Le curseur clique sur le lien « Mon profil » dans le menu de gauche.)
Vérifiez également l’adresse courriel inscrite sur la page « Mon profil ».
Si vous n’êtes pas l’administrateur du compte, communiquez avec cette personne pour voir si elle a reçu la confirmation.
(L’écran de texte blanc apparait avec le texte suivant : « C’est terminé! Ceci conclut le dernier tutoriel de cette série ».)
Ceci conclut le dernier tutoriel sur comment remplir le formulaire de demande.
(Le filigrane Canada apparaît)
FIN DE LA VIDÉO
Consultez ce tutoriel pour remplir le formulaire de demande en ligne à l'aide du Système en ligne de Patrimoine canadien (SELPC).
Détails de la page
- Date de modification :