Guide général sur la préparation d’une demande – Programme d’aide aux musées

Avant de commencer

Veuillez communiquer avec votre bureau régional de Patrimoine canadien le plus proche afin de parler à un conseiller de programme. Votre conseiller vous aidera à déterminer si votre organisme, votre projet et ses dépenses sont admissibles au programme.

Le Programme d’aide aux musées n’offre pas de soutien au fonctionnement régulier d’un organisme. Il offre un soutien aux projets admissibles seulement.

Un projet a une date de début et une date de fin précises, des activités définies, se déroule sur une période de temps raisonnable et présente des produits et des résultats mesurables.

Financement moyen : Bien que les volets Patrimoine autochtone et Accès au patrimoine puissent soutenir jusqu’à 70 % des dépenses admissibles jusqu’à concurrence de 600 000 $ sur trois ans par projet, les fonds du programme sont très limités. Le financement moyen national accordé aux projets en 2024-2025 pour tous les volets s’élevait à environ 40 % des dépenses admissibles. Communiquez avec votre conseiller de programme pour plus de détail.

Partie A – Informations sur l’organisation

• Organisation

  Si vous présentez votre demande par l’entremise du Portail de financement de Patrimoine canadien, identifiez l’organisation qui fait la demande, le représentant autorisé, ainsi que la personne-ressource pour la demande.

  Si vous présentez votre demande sous un autre format (version Word du formulaire de demande), veuillez remplir les renseignements requis dans la Partie A du formulaire :

  • Nom (nom complet qui apparait sur les documents d’incorporation, ou sur les documents constitutifs de l’organisme parent, le cas échéant), adresse et numéros de téléphone de l’organisation;
  • Site web, courriel, médias sociaux et langue officielle de communication de l’organisation;
  • Représentants : Représentant autorisé et Personne-ressource pour la demande;
  • Structure juridique.

• Rôles

  « Représentant autorisé » : Cette personne a le pouvoir de conclure des contrats au nom de l’organisation demandeuse et est ainsi désignée dans les politiques opérationnelles officielles de l’organisation (p. ex., politiques financières ou règlements administratifs) ou dans une motion officielle du conseil d’administration ou de l’organe directeur de l’organisation. La demande de financement est présentée par le Représentant autorisé.

  « Personne-ressource pour la demande » : Elle est la personne à contacter en cas de questions concernant la demande.

  Si votre organisation, Représentant autorisé ou Personne-ressource pour la demande n’apparaissent pas lorsque vous cliquez sur la loupe à côté du champ requis dans le portail, les coordonnées doivent être ajoutées dans la section « Profil du demandeur ».

Partie B – Informations Générales

• Informations générales

  Fournissez des informations générales sur votre organisation et la/les communauté(s) à laquelle/auxquelles elle appartient. Les informations demandées sont basées sur le principe de l’auto-identification et sont recueillies à des fins statistiques et d’établissement rapports au sein du Ministère. L’information ne sera pas utilisée pour l’évaluation de votre demande et demeurera confidentielle.

  Vous pouvez répondre « oui » à plus d’une question. À titre d’exemple, les organisations appartenant à une communauté autochtone pourraient aussi s’identifier comme étant une communauté ethnoculturelle et/ou racisée, basée sur les définitions fournies dans le glossaire.

  Les autres communautés mal desservies pourraient comprendre : les communautés de langue officielle en situation minoritaire, les communautés 2ELGBTQI+, les jeunes, les personnes en situation de handicap, ou autre.

  Indiquez si votre organisation est située dans une région rurale ou éloignée.

• Type d’organisation

  Sélectionnez le type d’organisation dans la liste fournie.

• Personnel

  Identifiez le nombre d’employés à temps plein et à temps partiel, ainsi que le nombre de bénévoles à temps plein et temps partiel.

  Les musées et les organismes de service doivent avoir l’équivalent d’au moins un employé rémunéré à temps plein à l’année afin d’être admissible pour financement.

• Participation

  Si vous êtes un musée ou un autre type d’organisation ouvert au public, indiquez le nombre de visiteurs et d’utilisateurs externes (site web, etc.).

  Cette question pourrait ne pas s’appliquer à certains demandeurs, tels les organismes dirigeants autochtones et les organismes de service.

Partie C – Informations sur le projet

• Autres projets financés par PCH

  Indiquez si votre organisation travaille sur d’autres projets actuellement financés par les programmes de Patrimoine canadien.

  Si votre réponse est « oui », décrivez comment votre organisation gérera des projets multiples, si votre demande est approuvée. À titre d’exemple, expliquez comment les ressources et les échéanciers seront gérés pour mener à bien ces projets en même temps.

• Titre du projet

  Indiquez le titre du projet. Le titre devrait être court (jusqu’à 53 caractères) et bien résumer le projet.

  Le titre pourrait être utilisé par le Ministère dans des documents destinés au public, avec la description du projet.

• Description du projet

  Fournissez une description de votre projet.

  La description devrait être un résumé du projet et des objectifs visés, et pourrait comprendre les informations suivantes :

  • Qui sont les participants clés (individus, département ou équipe, partenaires)?
  • Quoi : Quelles sont les principales activités et les publics cibles ou parties prenantes?
  • Quand sera-t-il réalisé?
  • Où aura-t-il lieu?
  • Pourquoi souhaitez-vous le réaliser (objectifs et impact)?

  Si vous présentez une demande dans le cadre du volet Accès au patrimoine pour un projet d’exposition itinérante, veuillez inclure le nom des lieux de présentation pour la phase de circulation.

• Objectifs du PAM

  Sélectionnez le(s) objectif(s) du Programme d’aide aux musées qui correspond(ent) le mieux à votre projet.

  Décrivez comment ces objectifs seront atteints. Démontrez le lien entre les activités et résultats de votre projet et l’objectif du PAM identifié.

Partie D – Langues officielles

Fournissez des renseignements sur votre organisme et votre projet en matière d’utilisation des langues officielles.

• Question 1 : Indiquez si votre organisation appartient à une communauté de langue officielle en situation minoritaire

  Les communautés de langues officielles en situation minoritaire (CLOSM) sont les communautés anglophones résidant au Québec et les communautés francophones à l’extérieur du Québec.

• Question 2 : Indiquez si le public cible du projet ou les communautés participantes au projet sont composés de francophones et d’anglophones

  La réponse « non » signifie que votre projet vise un auditoire interne à votre organisation ou communauté autochtone, ou encore un groupe professionnel, une association ou un organisme précis.

  La réponse « oui » signifie que votre projet vise un auditoire externe à votre organisation et comprend le grand public.

  On peut considérer que le grand public au Canada est composé de francophones et d’anglophones. Pour cette raison, il est attendu que tout produit destiné à un public externe sera développé en français et en anglais, afin que votre public puisse participer dans la langue officielle de son choix. Tout contenu, produits et activités développés pour le grand public tels que les expositions, les produits en ligne, les publications, le matériel de promotion, etc., doit être disponible en français et en anglais. Les demandeurs sont aussi encouragés à utiliser d’autres langues pertinentes au projet.

  Veuillez noter que les coûts de traduction liés à votre projet sont admissibles pour financement au PAM.

• Questions 3 à 6 : Fournissez des renseignements sur les produits, informations et promotion qui seront disponibles dans les deux langues officielles, le cas échéant

  Si vous indiquez que votre projet sera développé dans une langue officielle seulement, il est possible que le programme vous informe que certaines mesures pour communiquer dans les deux langues officielles sont exigées afin de recevoir du financement.

  Pour plus d’informations concernant les Communautés de langue officielle en situation minoritaire dans votre région, veuillez visiter ce site : Communautés de langue officielle en situation minoritaire comptant au moins une école dans la langue de la minorité linguistique - Canada.ca

Partie E – Participation communautaire

Fournissez de l’information sur la participation communautaire à votre projet.

Nous vous encourageons fortement à fournir des lettres de vos partenaires communautaires, qui décrivent la nature du partenariat ainsi que leur contribution au projet.

• Question 1 :

  Décrivez comment votre projet développera des partenariats avec les membres de la communauté, d’autres institutions et/ou d’autres organisations. Pour le Programme d’aide aux musées, un partenariat signifie que les organismes impliqués acceptent une mise en commun des efforts et des ressources afin d’atteindre un objectif commun. Chaque organisme contribue directement à la réalisation du projet et bénéficie de ses résultats.

  Pour les organisations non autochtones qui présentent une demande dans le cadre du volet Patrimoine autochtone : identifiez le partenaire autochtone avec qui vous comptez travailler et décrivez la nature de votre partenariat.

• Questions 2, 3 et 4 :

  Si vous confirmez que les communautés autochtones, ethnoculturelles, racisées et/ou d’autres communautés mal desservies participent ou font partie de votre public cible, décrivez comment vous rejoindrez ces publics dans la question 1 et ajoutez toute information pertinente dans la Partie G - « Détails du projet ».

• Question 5 :

  Indiquez si vos partenaires et/ou publics cibles sont situés dans des régions rurale ou éloignée.

Partie F – Planification du projet

• Espace requis

  Laissez ces champs vides si les questions ne s’appliquent pas à votre projet.

  Les questions s’appliquent au volet Accès au patrimoine et aux projets du volet Patrimoine autochtones visant le développement, la production et/ou la circulation d’une exposition.

  1. Identifiez les dimensions prévues de votre exposition itinérante en mètres ou en pieds carrés
  2. Si l’espace requis est supérieur à 186 mètres carrés/2000 pieds carrés, décrivez comment vous répondrez aux besoins de plus petits lieux qui souhaitent recevoir l’exposition.

• Dates de début et de fin

  Les dates de début et de fin du projet devraient correspondre à celles inscrites dans l’échéancier détaillé du projet.

  L’exercice financier fédéral est du 1er avril au 31 mars. Le programme peut uniquement considérer les dépenses engagées à compter du 1er avril prochain. Toute activité réalisée avant cette date ne peut être soutenue par le Programme.

• Coût total du projet et total du financement demandé

  Assurez-vous que les montants inscrits dans cette section correspondent aux montants inscrits dans le formulaire de budget (Partie I).

Partie G – Détails du projet

• Pertinence du projet

  Expliquez la pertinence du projet pour votre organisation. Expliquez comment le projet aidera votre organisation à remplir son mandat et, le cas échéant, comment il s’inscrit dans votre plan stratégique ou plan d’affaires.

  Décrivez le(s) public(s) cible(s) du projet. Le projet peut être destiné à un public interne (personnel, membres, etc.) ou à un public externe à votre organisation. Si votre public cible comprend plus d'un groupe ou d'une communauté, veuillez fournir des exemples.

  Si vous avez confirmé que les communautés autochtones, ethnoculturelles, racisées et/ou d’autres communautés mal desservies font partie du public cible du projet dans la Partie E - « Participation communautaire », décrivez-les ici.

  Si votre projet s'adresse à des publics externes, les exigences en matière de langues officielles s'appliquent (voir Partie D - Langues officielles).

• Gestion et ressources du projet

  Décrivez toutes les ressources humaines et matérielles nécessaires à la réalisation de votre projet. Veuillez inclure les partenariats décrits dans la Partie E - « Participation communautaire ».

  Pour chaque participant, y compris les employés, consultants externes, bénévoles ou autres participants non rémunérés, veuillez expliquer :

  • Leur rôle
  • Leurs tâches
  • Leurs qualifications

  Les « consultants » peuvent aussi comprendre les Aînés, gardiens du savoir, praticiens culturels ou autres experts ou partenaires requis pour la réalisation de votre projet.

  Si le personnel ou les consultants n’ont pas encore été identifiés, fournissez l’information indiquée ci-haut et décrivez comment vous prévoyez les recruter, ainsi que les critères de sélection.

  Si votre projet comporte du mentorat, décrivez le programme de mentorat ainsi que ses bénéfices pour le projet, l’organisme, le mentoré et le mentor.

  Assurez-vous que les dépenses liées les employés, consultants et ressources matérielles identifiées dans cette question soient aussi identifiés dans le budget du projet.

  Il est fortement recommandé de joindre les documents suivants à votre demande, le cas échéant :

  • lettres de confirmation;
  • soumissions, devis, ententes, etc. liées à la participation des consultants, experts-conseils, partenaires, etc.;
  • documentation liée à des dépenses réelles récentes permettant d’estimer les coûts du projet.

Partie H – Préparation de documents

• Échéancier détaillé

  Complétez et joignez un échéancier détaillé de votre projet. Si vous souhaitez recevoir un gabarit à remplir pour l’échéancier de projet détaillé, veuillez communiquer avec votre bureau régional.

  Cet échéancier doit comprendre :

  • Les activités du projet
  • Les jalons
  • Les mesures de gestion du risque prévues
  • Les participants clés

  Énumérez les activités, les tâches et les jalons pour chaque phase de votre projet, avec les dates de début et de fin prévues. Présentez les activités en ordre chronologique, afin d’être réaliste par rapport au temps estimé.

  Le cas échéant, indiquez les activités que vous prévoyez entreprendre pour travailler avec vos partenaires et rejoindre vos publics cibles.

  Pour les demandes présentées dans le cadre du volet Accès au patrimoine, indiquez le nom de chaque lieu de présentation pour la phase de circulation du projet (au moins un lieu autre que l’institution demandeuse est requis). Des lettres d’intérêt indiquant les dates correspondantes provenant des lieux de présentation identifiés doivent aussi être jointes à la demande.

  Identifiez les participants clés pour chaque activité (« qui fait quoi »).

  Décrivez comment vous gérerez les risques associés aux activités identifiés dans votre échéancier. Quelques exemples de risque : manque de personnel; difficulté au niveau de l’embauche d’experts appropriés; contribution réduite de la part d’une source de financement attendue; hausse inattendue au niveau du coût de matériaux; réactions inattendues de la part des publics cibles; désistement de partenaires ou de lieux de présentation; etc. Il n’est pas nécessaire d’inclure le refus du financement demandé au Programme d’aide aux musées dans les facteurs de risque.

  Si vous avez des précisions ou des explications sur l’échéancier détaillé, notez-les dans le champ fourni. Il n’est pas nécessaire de dédoubler l’information présentée dans votre échéancier ni d’en faire une description dans cette section.

• Résultats attendus et évaluation

  Veuillez compléter et joindre la stratégie d’évaluation détaillée de votre projet. Si vous souhaitez recevoir un gabarit à compléter pour la stratégie d’évaluation, veuillez communiquer avec votre bureau régional.

  Les résultats attendus devraient être directement liés et pertinents par rapport aux objectifs et aux activités de votre projet.

  Les résultats devraient être mesurables et les méthodes et les outils identifiés pour la collecte de données devraient être appropriés pour mesurer les résultats identifiés. Des indicateurs qualitatifs (opinions, comportements, attitudes) et quantitatifs (chiffres, pourcentages, proportions) devraient être identifiés.

  Une stratégie d’évaluation complète comprend habituellement :

  • Tous les produits attendus du projet.
  • Les résultats à court terme attendus du projet.
  • Les résultats à long terme attendus du projet.
  • Les indicateurs de rendement, de sorte à mesurer la réussite du projet.
  • Les méthodes et les outils utilisés pour recueillir des données et évaluer les produits et résultats.
  • Le nombre prévu de participants (s’il y a lieu).

  Si vous avez des précisions ou des explications sur la stratégie d’évaluation, veuillez les noter dans le champ fourni. Il n’est pas nécessaire de dédoubler l’information présentée dans votre stratégie d’évaluation ni d’en faire une description dans cette section.

Partie I – Budget du projet

• Budget du projet

  Téléchargez et remplissez le formulaire de budget.

  Les dépenses et les revenus doivent être équilibrés pour chaque exercice financier fédéral (1er avril au 31 mars) de votre projet. Toutes les pages du formulaire de budget doivent être complétées.

  Si vous ajoutez des dépenses en nature (dons sous forme de biens et services), assurez-vous que le même montant soit ajouté à la page des revenus.

  Veuillez noter que les contributions en nature ne sont pas remboursables, puisqu’il n’y a pas d’échange d’argent. Les employés rémunérés et l’utilisation des ressources et des espaces de votre organisation ne sont pas considérés comme étant des contributions en nature. Elles peuvent être comprises comme dépenses en espèces lorsqu’elles sont directement liées au projet.

  Les dépenses devraient être basées sur des estimations raisonnables. Si vous disposez de devis, d’estimations ou de prix pour soutenir votre budget, joignez-les à votre demande.

  Les coûts d’exploitation réguliers, tels qu’un pourcentage des coûts d’électricité ou de loyer, ne sont pas admissibles au financement.

  Quelques détails pour considération :

  • Les employés, consultants, activités (y compris les déplacements), ainsi que les ressources matérielles associées décrites dans la section « Gestion et ressources du projet » (Partie G) et/ou dans l’échéancier détaillé devraient être reflétés dans votre budget;
  • Employés permanents et Employés contractuels : précisez par titre du poste ou par tâche et indiquez comment le montant a été calculé (p.ex. : Directeur, 5% de 50 000$ pendant 5 mois OU Consultant – 45$/heure pendant 30 heures);
  • Les frais de déplacement ne doivent pas dépasser les taux pour les voyages d’affaires du gouvernement;
  • Si votre organisation est exemptée de taxes, veuillez ne pas les inclure dans votre budget et en informer le Programme dans les notes explicatives.
  • Les contributions en nature de vos partenaires, y compris le temps consacré au projet par leurs employés, devraient être inscrites dans la section « en nature » des dépenses et des revenus.
  • Assurez-vous que les montants demandés au PAM respectent le seuil de financement permis du volet.

Partie J – Capacité organisationnelle

• Stabilité financière

  Veuillez joindre les états financiers complets des deux derniers exercices concernant le fonctionnement de l’organisation, approuvés et signés par deux membres du conseil d’administration (ou l’équivalent). Les états financiers vérifiés sont préférables, s’ils sont disponibles.

  Organisations relevant d’une municipalité, d’un organisme dirigeant autochtone, d’une université ou d’un autre type d’organisme parent : Veuillez présenter les états financiers pour votre organisation ou musée pour les deux dernières années, signés par le directeur financier (ou équivalent). Si ces documents sont disponibles, il n’est pas nécessaire de fournir les états financiers vérifiés de l’organisme parent en plus de ceux-ci.

  Expliquez tout changement important depuis le dernier état financier devrait dans le champ fourni, le cas échéant.

  Organisations qui demandent un pourcentage de financement plus élevé que le seuil habituel du Programme : Utilisez cette section pour démontrer pourquoi votre organisme n’a pas la capacité d’obtenir la contrepartie de financement de la part de vos budgets internes ou d’autres sources de financement.

• Structure de gouvernance

  Donnez un aperçu général de la structure de votre organisation. Décrivez la composition du conseil d’administration, les relations hiérarchiques du conseil et du personnel, les rôles et responsabilités des différents secteurs ou services de votre organisation, ainsi que les principales politiques de gouvernance et opérationnelles (ressources humaines, gestion financière, santé et sécurité, etc.).

  Organisations relevant d’un autre ordre de gouvernement, d’une communauté autochtone ou d’un autre type d’organisme parent : Décrivez votre lien à cet organisme plus large. Les détails concernant l’organisation parent (structure de gouvernance, personnel, comités et politiques opérationnelles) ne sont pas nécessaires. Décrivez plutôt ces éléments dans la mesure où ils se rapportent aux activités patrimoniales au sein de votre structure directe, le cas échéant.

• Exécution du mandat

  Donnez un aperçu des activités et des services liés à votre mandat patrimonial/muséologique. Décrivez votre implication au sein du secteur du patrimoine et au sein de votre communauté, y compris avec vos publics et partenaires.

  Si vous êtes un organisme dirigeant autochtone ou un autre type de demandeur qui n’est pas un musée, décrivez les activités patrimoniales entreprises au sein de votre communauté et/ou en partenariat avec le secteur muséal ou patrimonial.

  Cette question concerne votre organisme et ses activités globales. Elle ne se rapporte pas uniquement au projet présenté comme dans la Partie E - Participation communautaire » décrite ci-dessus.

Pièces justificatives et déclaration

• Pièces justificatives (obligatoires)

  Joignez toutes les documents obligatoires à votre demande. Celles-ci comprennent :

  • L’échéancier détaillé
  • La stratégie d’évaluation
  • Le budget du projet
  • Les états financiers pour les deux dernières années

  Si votre organisation est un musée, vous devez aussi joindre :

  • Le plan stratégique/d’affaires de 3 à 5 ans
  • Exemplaires des politiques institutionnelles liées aux fonctions muséales/patrimoniales clés

• Autres documents (le cas échéant)

  Joignez tout autre document pertinent à votre demande. Celles-ci pourraient varier selon le type de projet présenté :

  • Rapport d’avancement des activités et rapport financier concernant l’étape précédente d’un même projet
  • Confirmation d’autres sources de financement
  • Propositions, ententes ou mandats pour les soumissionnaires, partenaires, experts-conseils, etc.
  • Lettres d’intention, de soutien ou de confirmation
  • Pour les expositions : Ententes de prêt d’exposition et/ou liste du contenu de l’exposition
  • Pièces justificatives supplémentaires

  Bien qu’ils ne soient pas obligatoires, vous pouvez joindre d’autres documents pertinents, tels que le dernier rapport annuel de votre organisme. Si votre organisation n’est pas un musée, vous pouvez aussi joindre vos politiques liées aux collections, programmes publics, etc., si disponibles.

• Déclaration et attestation

  La Déclaration doit être remplie par le Représentant autorisé de votre organisation (voir « Rôles » dans la Partie A).

Présentation de la demande

• Étapes

  Portail de financement de Patrimoine canadien : la demande doit être soumise au plus tard à 17 h, heure de l'Est, à la date limite de présentation des demandes.

  Lorsque vous cliquez sur " Soumettre ", vous ne pourrez plus modifier votre demande. Vous recevrez un accusé de réception automatisé à l'adresse électronique fournie dans votre formulaire de demande.

  Courrier électronique (version Word du formulaire de demande) : la demande doit être soumise au plus tard à 11 h 59, heure locale, à la date limite de présentation des demandes

  Vous recevrez un accusé de réception de la part d’un représentant du Programme dans les deux semaines suivant la date de réception de la candidature.