Examen de l’application de la Loi sur les frais de service

Bureau de la dirigeante principale de l’audit

25 avril 2024

Sur cette page

• Liste des tableaux
• Liste des Figures
• Liste des sigles et abréviations
• 1. Aperçu
  • Contexte
  • À propos de la mission
• 2. Observations et recommandations
  • Critère 1 : Normes de rendement et remise
  • Critère 2 : Autorités en matière d’établissement des frais et examens périodiques des frais
  • Critère 3 : Méthode d’établissement des coûts et son application
  • Critère 4 : Réception des demandes de services
• 3. Conclusion
• 4. Plan d’action de gestion

Liste des tableaux

• Tableau 1 : Frais de service par programme au cours des cinq dernières années

Liste des Figures

• Figure A : Moyenne annuelle des frais de service pour cinq ans selon le rapport annuel sur les frais de PCH

Liste des sigles et abréviations

LFS

Loi sur les frais de service

PCH

Patrimoine canadien

BCPAC

Bureau de certification des produits audiovisuels canadiens

CIPC

Crédit d’impôt pour production cinématographique ou magnétoscopique canadienne

CISP

Crédit d’impôt pour services de production cinématographique ou magnétoscopique

ICC

Institut canadien de conservation

PRF

Planification et des rapports financiers

SCT

Secrétariat du conseil du trésor

PAAR

Plan d’audit axé sur les risques

DPF

Dirigeants principaux des finances

STAR

Système financier ministériel

Format substitut

Examen de l’application de la Loi sur les frais de service [Version PDF - 1 Mo]

1. Aperçu

Contexte

La Loi sur les frais de service (la LFS ou la Loi) a été promulguée en 2017 et modifiée en juin 2023. Elle a remplacé la Loi sur les frais d’utilisation et a permis une modernisation du cadre législatif pour une prestation de services plus rentable. La LFS a pour objectif d’améliorer la transparence et la surveillance grâce à des processus simplifiés d’approbation des frais, à des normes de service, à des rajustements automatiques des frais annuels et à des rapports annuels au Parlement.

Le ministère du Patrimoine canadien (PCH)^{Note de bas de page 1} génère collectivement plus de 5 millions de dollars par année en frais de service dans le cadre des programmes suivants :

1. Bureau de certification des produits audiovisuels canadiens (BCPAC) : Financé par les frais payés par les demandeurs, le BCPAC collabore avec l’Agence du revenu du Canada pour gérer deux crédits d’impôt remboursables pour le secteur de la production cinématographique et magnétoscopique, soit le Crédit d’impôt pour production cinématographique ou magnétoscopique canadienne (CIPC) et le Crédit d’impôt pour services de production cinématographique ou magnétoscopique (CISP).
2. Institut canadien de conservation (ICC) : L’ICC facture des frais pour des services professionnels, des publications, ainsi que des ateliers ou des conférences. Les services professionnels constituent la part prépondérante des services proposés par l’ICC et englobent, entre autres, les traitements de conservation, l’analyse scientifique et l’évaluation d’installations.
3. Expérience de la capitale : La Direction générale de l’Expérience de la capitale, par l’entremise du Programme de location et prêt, loue l’équipement des festivals aux associations sans but lucratif et aux organismes gouvernementaux de la région de la capitale du Canada. Expérience de la capitale impose également des frais pour les concessions alimentaires lors d’événements majeurs, ainsi que pour la location de brochures touristiques.

L’Unité de la planification et des rapports financiers (PRF) de la Direction générale du dirigeant principal des finances joue un rôle clé dans la mise en œuvre et le respect des exigences de la LFS. Bien que les programmes d’établissement des frais déterminent les frais et les normes de rendement (le cas échéant), l’Unité de la PRF est chargée de préparer le rapport annuel sur les frais et de répertorier les frais à la demande du Secrétariat du conseil du trésor (SCT).

Le tableau et le graphique ci-dessous résument les recettes de PCH au cours des cinq dernières années par programme avec perception de frais, et mettent en évidence le fait que le BCPAC est le principal contributeur et que les recettes ont subi les contrecoups de la pandémie de COVID-19.^{Note de bas de page 2}

Figure A : Moyenne annuelle des frais de service pour cinq ans selon le rapport annuel sur les frais de PCH – version textuelle

Programme et moyenne annuelle en pourcentage sur cinq ans

Programmes	Moyenne annuelle des frais de service sur cinq ans
BCPAC	5 976 425 $ (98.17%)
ICC	80 327 $ (1.32%)
Expérience de la capitale	31 277 $ (0.51%)

À propos de la mission

Responsable du projet

L’autorisation de cette mission d’audit découle du Plan d’audit axé sur les risques (PAAR) 2023-2024, qui a été recommandé par le Comité ministériel d’audit et approuvé par le sous-ministre.

L’ampleur et la portée de la mission dépassaient le cadre d’une simple micro-vérification et se prêtaient mieux à un examen lié à l’application de la Loi sur les frais de service. Par conséquent, le titre de la mission a été modifié.

Objectifs de l’audit

Cet examen visait à évaluer la pertinence des processus et des contrôles en place pour appuyer la mise en œuvre et le respect de la Loi sur les frais de service par le Ministère.

Portée de l’audit

La mission portait sur l’examen des politiques et des procédures en place pour garantir le suivi, la surveillance et la production des rapports sur les normes de service, ainsi que sur l’examen et la révision des frais de service, le cas échéant. Elle incluait également l’établissement des estimations des coûts liés aux services fournis, l’appui des rapports annuels, la réception et le traitement des demandes de service, ainsi que la perception des frais.

L’examen repose sur les renseignements recueillis au cours de l’audit du BCPAC effectué au début de 2022.

2. Observations et recommandations

Critère 1 : Normes de rendement et remise

Des normes de rendement sont en place, au besoin, et des processus ont été établis pour assurer la surveillance et le suivi des résultats par rapport à ces normes et à l’appui de la remise.

• Les exigences de la LFS comprennent la mise en place de normes de rendement conformément aux politiques ou directives du Conseil du Trésor, le cas échéant, l’assurance que la consultation précède toute modification aux normes de rendement, ainsi que la mise à la disposition du public des normes de rendement en question.
• Seuls les frais du BCPAC sont requis pour répondre aux exigences de la norme de rendement de la LFS, car les frais de l’ICC et d’Expérience de la capitale sont exonérés grâce à leur autorité en matière d’établissement des frais.
  • Remarque : les exemptions aux exigences de la LFS fondées sur l’autorité en matière d’établissement des frais sont expliquées plus en détail en lien avec le critère 2 de l’examen.
• L’examen a révélé que les processus du BCPAC pour le suivi et la communication des résultats du rendement par rapport aux normes de rendement établies étaient appropriés. Le BCPAC enregistre les dates clés relatives à la réception et à l’examen des demandes de crédit d’impôt et à la délivrance des certificats pour le crédit d’impôt dans son système de gestion des demandes. Les résultats de rendement concernant chaque certificat délivré sont affichés chaque mois sur le site Web de PCH.
• L’examen a également permis de constater que l’information communiquée mensuellement par le BCPAC sur les résultats de rendement était exacte et exhaustive. L’examen a confirmé que les résultats mensuels sur le rendement affichés en ligne par le BCPAC pour 2022-2023 concordaient avec l’information saisie dans son système de gestion des demandes.
• À la suite de la modification apportée à la LFS en juin 2023, les frais du BCPAC sont assujettis à une remise.
  • Une « remise » est le remboursement à un payeur de frais d’une partie ou de la totalité des frais payés relativement à un service, à l’utilisation d’une installation, à un droit ou à un privilège pour lequel le Ministère détermine que la norme de service n’a pas été respectée.
• La Directive sur l’imputation et les autorisations financières spéciales du CT indique que les dirigeants principaux des finances (DPF) ont la responsabilité de veiller à ce qu’une politique et des procédures ministérielles pour l’octroi de remises aux payeurs de frais soient établies et respectées.
• L’examen a révélé que le BCPAC progresse dans l’établissement d’une politique et d’une approche en matière de remise, harmonisées avec les lignes directrices du SCT et dont la mise en œuvre est prévue pour le 1er avril 2025. En outre, des efforts sont déployés pour réviser les normes de rendement afin de mieux cerner et éliminer les répercussions des retards liés aux clients.
• À ce jour, l’Unité de la PRF a fourni sur demande du soutien et de l’aide au BCPAC. L’examen a permis de constater qu’un soutien et une surveillance supplémentaires de la part de l’Unité de la PRF seront nécessaires à mesure que le BCPAC achèvera son analyse et commencera à élaborer la politique et les procédures en matière de remise.

Recommandation :

• Aucune

Critère 2 : Autorités en matière d’établissement des frais et examens périodiques des frais

Les autorités en matière d’établissement des frais sont déterminées, et les frais de service sont périodiquement revus et révisés, le cas échéant, en tenant compte du coût de la prestation du service et d’autres facteurs pertinents en matière de tarification.

• Étant donné que certaines autorités en matière d’établissement des frais ne sont pas assujetties aux dispositions de la LFS, Il est essentiel de déterminer l’autorité compétente pour fixer les frais ou un ensemble de frais. 
  • Les « frais fixés par contrat » ne sont pas assujettis aux exigences de la Loi concernant les normes de rendement, la consultation et l’examen des frais nouveaux ou révisés, et les augmentations annuelles des frais liées à l’indice des prix à la consommation.
• L’examen a révélé que les autorités en matière d’établissement des frais avaient été correctement déterminées (en 2018 et en 2019) pour tous les programmes de tarification (c.-à-d. le BCPAC, l’ICC et Expérience de la capitale).
• Il convient de noter que deux options acceptables pour catégoriser les frais de service ont été identifiées pour l’ICC et Expérience de la capitale, notamment :
  • L’autorité en matière d’établissement des frais pourrait être interprétée comme découlant du pouvoir conféré au ministre en vertu de la Loi sur le patrimoine canadien. Dans ce cas, aucune exemption ne s’appliquerait à divers articles de la Loi.
  • L’autorité en matière d’établissement des frais pourrait être interprétée comme découlant du pouvoir inhérent du ministre de conclure un contrat. Dans ce cas, de nombreux articles de la Loi ne s’appliqueraient pas à ces frais.
• Expérience de la capitale et l’ICC ont opté pour cette dernière approche, ce qui a conduit à des exemptions de la LFS, comme mentionné précédemment.
• Les DPF sont responsables de veiller à ce qu’un plan ministériel d’examen périodique des activités pour lesquelles des frais sont facturés soit établi et mis en œuvre (conformément à la Directive sur l’imputation et les autorisations financières spéciales du CT).
  • Des examens périodiques des frais doivent être menés selon un calendrier préétabli, par exemple, tous les trois à cinq ans, afin de garantir que les éléments justificatifs des décisions de tarification restent pertinents. Cela inclut la prise en compte des coûts, des objectifs stratégiques, de l’impact sur les utilisateurs, ainsi que des facteurs contextuels et environnementaux. Les examens devraient donner lieu à des recommandations à la haute direction sur les niveaux des frais et les offres de services (p. ex. maintien du statu quo, révision des frais, etc.).
• En 2022, l’Unité de la PRF a élaboré un projet de cadre et de plan d’examen périodique des frais (de 2022-2023 à 2026-2027) dans le but de répondre aux exigences et aux attentes du SCT. Cependant, aucun progrès n’a été réalisé depuis concernant la finalisation de ces documents et la mise en œuvre du plan.
• L’examen a révélé que certaines activités d’examen des frais ont été menées par des programmes d’imputation de frais, principalement par l’ICC, mais qu’aucune de ces activités ne répond aux attentes des directives et des lignes directrices du CT.
• L’examen a clairement révélé que les frais (et les services correspondants) de l’ICC et d’Expérience de la capitale nécessitent un examen approfondi, car ils n’ont pas été mis à jour ou évalués au cours des dernières années et certaines offres pourraient ne plus être justifiées.

Recommandation :

• Le DPF devrait s’assurer qu’un plan ministériel (et un cadre, s’il y a lieu) est établi et mis en œuvre pour examiner périodiquement les activités pour lesquelles des frais sont facturés, et que le plan comprend une orientation, un soutien et une surveillance adéquats des programmes avec perception de frais dans le cadre de l’examen des frais.
• La directrice générale, Événements majeurs, Célébrations et Expérience de la capitale devrait procéder à un examen des frais et des services offerts par le Programme de location et prêt, en tenant compte du coût de la prestation des services et d’autres facteurs pertinents relatifs à la tarification, afin de déterminer leur pertinence et de s’assurer que la justification des décisions en matière de tarification est documentée de façon appropriée.
• Le Directeur général patrimoine devrait procéder à un examen des frais et des services offerts par l’ICC, en tenant compte du coût de la prestation des services et d’autres facteurs pertinents relatifs à la tarification, afin de déterminer leur pertinence et de s’assurer que la justification des décisions en matière de tarification est documentée de façon appropriée.

Critère 3 : Méthode d’établissement des coûts et son application

Les processus actuels sont opérationnels et font en sorte que les estimations des coûts nécessaires à l’établissement des frais et à la production des rapports annuels sont raisonnables.

• La LFS stipule que les ministères doivent préparer un rapport annuel sur les frais, comprenant notamment les frais payables l’année précédente et les coûts associés à ces frais.
• En général, l’examen a permis de constater que la méthode d’établissement des coûts mise en œuvre par l’Unité de la PRF est conforme aux guides et aux lignes directrices d’établissement des coûts passés et actuels du SCT, et qu’elle intègre les recommandations d’un examen externe de 2019.
• En outre, l’examen a confirmé que la méthode d’établissement des coûts a été appliquée et que les coûts ont été estimés de manière raisonnable pour soutenir le rapport annuel sur les frais de 2022-2023, bien que quelques exceptions aient été relevées, notamment l’inexactitude des données sur les coûts ministériels utilisées pour établir les facteurs de coût.
• L’examen a permis de constater que les procédures à suivre dans le cadre de la méthode d’établissement des coûts, pour élaborer les estimations annuelles des coûts, n’étaient pas adéquatement documentées et que le principal outil d’établissement des coûts (c.-à-d. le classeur Excel) pourrait être amélioré pour mieux appuyer l’attribution des coûts des services internes (p. ex., pour déterminer et réviser les intrants des facteurs de coût).

Recommandation :

• Le DPF devrait, afin de soutenir l’exercice annuel de détermination du coût des services fournis par les programmes avec perception de frais, améliorer les procédures documentées et les outils afin d’obtenir des estimations de coûts claires et précises.

Critère 4 : Réception des demandes de services

La réception des demandes de service ainsi que la détermination et la perception des frais de service sont appuyées par des processus et des contrôles en place.

• Les programmes avec perception de frais sont responsables de déterminer les frais de service à facturer à un client et de préparer une demande de facture, le cas échéant, permettant ainsi aux Opérations comptables de générer et de transmettre une facture, ainsi que d’enregistrer les recettes et les comptes débiteurs dans le système financier ministériel (STAR). 
  • Le BCPAC calcule et perçoit les frais à l’avance à l’aide de son système de gestion des demandes.
  • L’ICC et Expérience de la capitale calculent les frais manuellement et émettent une facture après la prestation du service. Cela s’explique par le fait que la quantité exacte de service nécessaire n’est pas connue à l’avance, malgré les tarifs journaliers fournis en ligne. Le personnel du programme est responsable du recouvrement des paiements en souffrance.
• L’examen a révélé que des processus et des contrôles sont en place pour faciliter la réception des demandes de service, la préparation des demandes de facturation et la collecte des frais par les programmes avec perception de frais.

Recommandation :

• Aucune

3. Conclusion

D’après les observations de l’examen, des processus et des contrôles appropriés sont en place pour garantir que le Ministère respecte la Loi sur les frais de service. Des politiques et des procédures sont en place et opérationnelles afin de surveiller et d’évaluer les normes de service, d’établir des estimations de coûts pour les services fournis et de soutenir les rapports annuels, ainsi que pour recevoir, traiter et percevoir les frais de service. Cependant, d’autres travaux demeurent nécessaires pour garantir que les décisions de tarification font l’objet d’un examen périodique et qu’elles demeurent pertinentes, ainsi que pour mettre en place des procédures et des outils appropriés pour soutenir la méthode d’établissement des coûts du Ministère.

Original signé par

Bimal Sandhu
Dirigeante principale de l’audit
Ministère du Patrimoine canadien

Membres de l’équipe d’audit

• Dylan Edgar, directeur d’audit interne
• Kossi Agbogbe, gestionnaire d’audit
• Trisha Laul, auditrice principale
• Avec le soutien de ressources externes.

4. Plan d’action de gestion

© Sa Majesté le Roi du chef du Canada, représenté par le ministre du Patrimoine canadien, 2024
No de catalogue : CH4-207/2024F-PDF
ISBN : 978-0-660-71777-7