Organisateurs d’événements et entreprises canadiennes – faire venir des visiteurs commerciaux au Canada

Suivez les étapes suivantes pour éviter les problèmes ou les retards quand vous faites venir des invités commerciaux étrangers au Canada :

Sur cette page

• Étape 1 : Acquittez-vous de vos responsabilités
• Étape 2 : Inscrivez votre événement international auprès de nous et obtenez certains services de soutien (le cas échéant)
• Étape 3 : Vérifiez si la personne que vous invitez a besoin d’un visa ou d’une autorisation de voyage électronique (AVE)
• Étape 4 : Préparez une lettre d’invitation pour la personne que vous invitez
• Étape 5 : Encouragez les participants à présenter une demande le plus tôt possible et avant de réserver leur vol
• Étape 6 : Choses à prendre en considération dans l’organisation d’une rencontre ou d’un événement international au Canada
• Mineurs qui voyagent avec des visiteurs commerciaux
• Que faire en cas de refus de la demande d’AVE ou de visa de visiteur

Étape 1 : Acquittez-vous de vos responsabilités

• Faites preuve de la diligence requise et informez-vous au sujet des antécédents de votre partenaire commercial potentiel.
  • Avant d’établir un partenariat officiel, vous devez vous informer au sujet des antécédents commerciaux, des biens, des obligations, de la réputation et du statut légal de votre partenaire potentiel. Ces précautions peuvent permettre de protéger les intérêts et de préserver la réputation de votre entreprise. Elles vous aideront également à déterminer si certains éléments de l’historique de votre partenaire potentiel pourraient poser problème si vous inviti ez ce dernier à venir au Canada pour affaires.
    
    Veuillez consulter la page du Service des délégués commerciaux.
• Faites la liaison avec le Service des délégués commerciaux du Canada responsable du secteur et du pays duquel vient votre invité.
• Fournissez à votre éventuel partenaire commercial invité deux copies d’une lettre d’invitation.
• Fournissez à votre éventuel partenaire commercial invité les coordonnées permettant de joindre en tout temps un représentant de votre entreprise. Il se pourrait que votre partenaire en visite doive :
  • fournir les renseignements à l’agent des services frontaliers à son arrivée au Canada,
  • communiquer avec vous en raison de retards dans ses déplacements.

Étape 2 : Inscrivez votre événement international auprès de nous et obtenez certains services de soutien (le cas échéant)

• Vous pouvez obtenir du soutien et des renseignements utiles sur les exigences du Canada en matière de visa et d’entrée auprès de notre Unité des événements spéciaux. 
• Découvrez comment obtenir du soutien pour organiser un événement international au Canada.

Étape 3 : Vérifiez si la personne que vous invitez a besoin d’un visa ou d’une autorisation de voyage électronique (AVE)

Répondez à quelques questions afin de savoir quels documents le participant pourrait avoir besoin de demander pour venir au Canada. Le participant devra aussi :

• avoir en main les pièces d’identité et titres de voyage requis pour lui-même et pour les enfants qui l’accompagnent, le cas échéant;
• convaincre un agent d’immigration qu’il satisfait à toutes les autres exigences pour entrer au Canada. S’il ne satisfait pas à toutes les exigences, il pourrait ne pas être autorisé à entrer.

Étape 4 : Préparez une lettre d’invitation pour la personne que vous invitez

• Vérifiez les renseignements que vous devez inclure dans une lettre d’invitation pour un visiteur commercial.
• Si votre événement est inscrit auprès d’IRCC, veuillez inclure le code d’événement dans votre lettre d’invitation.
  • Les participants devraient inclure le code d’événement dans leur demande de visa afin de s’identifier en tant que participants de votre événement.

Étape 5 : Encouragez les participants à présenter une demande le plus tôt possible et avant de réserver leur vol

Autorisation de voyage électronique (AVE)

Si votre invité a besoin d’une AVE (ou est admissible à en obtenir une), il doit présenter une demande en ligne avant de se rendre au Canada par voie aérienne. Il est recommandé aux voyageurs de demander leur AVE avant de réserver leur vol pour le Canada.

Dans la plupart des cas, les demandeurs recevront une AVE approuvée quelques minutes après avoir présenté leur demande. Toutefois, certaines demandes peuvent prendre plusieurs jours à traiter. Si c’est le cas, les demandeurs recevront un courriel de notre part dans les 72  heures suivant la présentation de leur demande, courriel dans lequel on leur expliquera la marche à suivre.

Visa de visiteur

Si votre invité a besoin d’un visa pour entrer au Canada, il doit présenter une demande de visa de visiteur, comme toute autre personne souhaitant séjourner au Canada. Il n’existe aucune demande distincte pour les visiteurs commerciaux. Le visa de visiteur est délivré à tous les visiteurs, y compris à ceux qui viennent au Canada pour affaires.

S’il s’agit de la première fois que votre invité présente une demande, il devra fournir ses empreintes digitales et une photo (données biométriques), à moins d’être visé par une dispense.

Si votre invité a déjà fourni ses données biométriques, ces dernières sont probablement toujours valides, auquel cas il n’a pas besoin de les fournir de nouveau. Votre invité peut vérifier si elles sont encore valides au moyen de l’outil de vérification de l’état.

Nous délivrons des visas à entrées multiples dans la mesure du possible parce qu’ il s’agit d’une pratique qui est profitable pour les partenaires ou les contacts commerciaux qui doivent venir au Canada à plusieurs reprises. Toutefois, il peut y avoir des circonstances où seul un visa pour entrée unique peut être délivré.

La demande de votre invité pourrait être retardée ou refusée si elle n’est pas complète ou si des documents requis manquent ou sont suspects. Par exemple, les demandeurs devront fournir leurs empreintes digitales et une photo (données biométriques) dans le cadre de leur demande de visa de visiteur. Vérifiez les délais de traitement des demandes pour découvrir combien de temps est nécessaire pour traiter la plupart des demandes dûment remplies.

Étape 6 : Choses à prendre en considération dans l’organisation d’une rencontre ou d’un événement international au Canada

Protocole pour les chefs d’État, les ministres ou les diplomates

Si des hauts fonctionnaires de gouvernement, tels que des chefs d’État, des ministres ou des diplomates, sont invités à votre événement et que vous avez des questions au sujet du protocole et du service d’accueil, veuillez communiquer avec le Bureau du protocole d’Affaires mondiales Canada. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le site Web du Bureau du protocole.

Comptoir d’accueil

Vous pourriez envisager d’installer un comptoir d’accueil à l’aéroport, où vos représentants accueilleront les délégués à leur arrivée au Canada. Si tel est le cas, veuillez communiquer à l’avance avec l’aéroport où les délégués arriveront.

Exigences à la frontière

Tout l’équipement et les biens qui seront apportés au Canada pour l’événement doivent être signalés à l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC). Veuillez communiquer avec l’ASFC pour obtenir de l’information sur les exigences à la frontière pour :

• les délégués et les biens qui entrent au Canada;
• les procédures et les documents susceptibles d’être requis.

Veuillez communiquer avec le bureau de l’ASFC le plus près dans votre province ou votre région, ou consultez le site Web de l’ASFC sur les événements internationaux au Canada.

Mineurs qui voyagent avec des visiteurs commerciaux

Le Canada possède des lois et des règlements qui protègent les enfants. Les délégués qui pensent voyager avec un enfant (âgé de 17  ans ou moins) doivent consulter les exigences relatives à l’entrée de mineurs.

Que faire en cas de refus de la demande d’AVE ou de visa de a visiteur

Si la demande d’AVE ou de visa de votre partenaire potentiel est rejetée, veuillez consulter Comment puis-je obtenir de l’aide si ma demande est refusée?

Si des renseignements nouveaux ou additionnels doivent être pris en compte, votre partenaire peut présenter une nouvelle demande et y joindre ces renseignements. Il n’y a aucune période d’attente avant de pouvoir présenter une nouvelle demande.