Organiser une cérémonie de citoyenneté

La citoyenneté est un bien précieux parce qu’elle ne s’obtient qu’au terme d’une profonde réflexion et d’une longue préparation. La cérémonie de citoyenneté est une célébration de la diversité culturelle, ethnique et linguistique du Canada. Elle témoigne concrètement des caractéristiques et des symboles qui nous unissent en une seule nation.

Cette information vous aidera à organiser une cérémonie de citoyenneté. Nous encourageons les groupes communautaires, les organismes philanthropiques et les entreprises privées à prêter leur concours. Comme partenaire d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), votre groupe peut jouer un rôle de premier plan dans l’intégration des nouveaux citoyens à la collectivité.

Qui participe aux cérémonies?

La préparation des cérémonies fait appel à plusieurs personnes. Mais les personnes les plus importantes sont évidemment les candidats à la citoyenneté, car c’est leur journée à eux. Il faut donc essayer de créer un événement dont ils se souviendront.

D’autres personnes jouent un rôle particulier. Nous vous préciserons qui elles sont et quelles sont leurs responsabilités pour que vous compreniez mieux le processus.

Agents d’IRCC et greffier de la cérémonie

Ces personnes sont des employés qualifiés qui peuvent vous offrir une aide précieuse. Elles collaborent avec les groupes intéressés à organiser des cérémonies de citoyenneté qui sont impressionnantes et qui reflètent la diversité de la collectivité. Elles veillent également à ce que toutes les prescriptions de la Loi sur la citoyenneté concernant le processus de citoyenneté soient respectées. Enfin, elles voient à ce que tout soit mis en œuvre pour faire de l’événement un succès. Cela inclut :

• préavis et directives suffisants pour les candidats;
• approbation du lieu de la cérémonie;
• élaboration du programme avec l’aide du groupe communautaire;
• distribution du programme et de l’hymne national dans les deux langues officielles;
• révision et approbation de la liste des invités spéciaux;
• révision du mot d’ouverture et des discours;
• exercice des fonctions de maître de cérémonie;
• invitation aux membres du poste local de la GRC à participer à la cérémonie;
• aide durant les séances de photographie lors de la réception.

Maître de cérémonie

Un représentant du groupe communautaire peut agir comme maître de cérémonie. Son rôle peut être de prononcer le mot d’ouverture et de présenter les invités spéciaux. Le maître de cérémonie peut, par exemple, faire partie d’un groupe communautaire.

Président de cérémonie

Le président d’une cérémonie d’assermentation peut être un juge de la citoyenneté, ou un président de cérémonie bénévole (par exemple un membre de l’Ordre du Canada, un récipiendaire de l’Ordre du mérite militaire, etc.) pourvu qu’il en ait été autorisé par le greffier de la citoyenneté canadienne et qu’il se soit porté volontaire pour ce faire. Le gouverneur général, les lieutenants-gouverneurs et les commissaires des territoires peuvent également être invités à présider des cérémonies de citoyenneté.

Le président fait prononcer le serment de citoyenneté et dit quelques mots de circonstance. Il présente les certificats de citoyenneté aux nouveaux citoyens et, si c’est possible, participe à la séance de photographie au terme de la cérémonie.

Candidats, parents et amis

Les candidats à la citoyenneté sont le point d’attraction de la cérémonie de citoyenneté. Beaucoup d’entre eux ont dû surmonter des obstacles pour pouvoir en arriver là. S’ils y consentent, les candidats peuvent être interviewés ou enregistrés sur cassette ou bande vidéo avant ou après la cérémonie.

Souvent, les parents et les amis des candidats assistent aux cérémonies pour partager ce grand moment.

Invités spéciaux

La participation d’invités spéciaux à une cérémonie de citoyenneté rehausse le prestige de l’événement. Ces invités peuvent être des représentants des trois paliers de gouvernement, des administrations municipales, des chefs de la collectivité ou d’autres dignitaires.

Chaque personne invitée à prendre la parole doit savoir que la cérémonie n’est pas l’occasion d’exprimer des opinions politiques ou un point de vue personnel, ni de faire de la « promotion ». L’allocution doit consister à féliciter les nouveaux citoyens et ne doit être pas plus de 2 minutes.

Les invités spéciaux doivent faire des allocutions bilingues, dans la mesure du possible, et être priés de participer à la séance de photographie tenue après la cérémonie. Nous réservons le droit de limiter le nombre d’invités spéciaux et conférenciers.

Lors d’une campagne électorale, il ne faut pas inviter les candidats sortants ni les candidats à l’élection aux cérémonies. Si un tel candidat assiste à la cérémonie, on évitera de le présenter et de l’inviter à prendre la parole.

Artistes et musiciens

Les cérémonies de citoyenneté offrent une excellente occasion de mettre en valeur des talents locaux. Le programme peut comprendre des divertissements pendant la cérémonie ou lors de la réception. La présence de danseurs, de chanteurs et de musiciens de communautés ethniques crée une ambiance de fête et contribue à la promotion de notre patrimoine multiculturel.

GRC

Souvent, un agent de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) en tunique rouge participe aux cérémonies. Le personnel de citoyenneté s’occupe de faire la demande pour qu’un agent soit présent. Le rôle officiel de l’agent est d’ouvrir et de clore la cérémonie et de représenter l’organisme d’application de la loi du Canada.

La présence d’un agent de la GRC rehausse la dignité et le caractère officiel de la cérémonie, car c’est souvent l’agent qui précède le défilé du président et des invités spéciaux. L’agent participe, le cas échéant, à une séance de photographie après la cérémonie.

Hôte

Nous encourageons la collaboration avec divers groupes afin de rendre les cérémonies de citoyenneté accessibles au grand public.

Les organismes non gouvernementaux, les organismes à but non lucratif, les établissements scolaires, les organismes philanthropiques, les organisations de vétérans, les bibliothèques, les groupes de bénévoles, les trois paliers de gouvernement (excluant les élus) et les groupes communautaires peuvent tous être des hôtes.

L’hôte travaille avec nous à la préparation et la présentation de la cérémonie et de la réception. Certains hôtes peuvent ne pas vouloir participer à tous les aspects de la cérémonie ou de la réception. Ils pourront préférer assumer les frais de la réception (par exemple, légers rafraîchissements et boissons non alcoolisées) ou certains frais indirects reliés à la cérémonie (par exemple, la location d’une grande salle ou d’un lieu).

Commanditaire

À l’occasion, l’hôte peut travailler avec un commanditaire. Un commanditaire peut être une entreprise, une compagnie ou une corporation.

Un commanditaire ne prend pas un rôle actif dans la cérémonie ou réception, mais il couvre plutôt une partie ou la totalité des coûts. Les commanditaires s’organisent habituellement des coûts indirects (pour couvrir le coût du lieu ou de la réception), plutôt que ceux directs (en faisant un don en espèces).

Médias

Souvent, les cérémonies de citoyenneté attirent l’attention des médias, car elles font de bons sujets de reportages et donnent lieu à des interviews avec les nouveaux citoyens. Il faut donc aviser ceux-ci que des journalistes peuvent être présents et leur demander de signer des autorisations de publication avant la cérémonie (la législation fédérale sur la protection de la vie privée interdit de nommer, d’interviewer ou de photographier un candidat sans sa permission).

En collaboration avec nous, le groupe peut inviter des journalistes à assister à l’événement. Le personnel d’IRCC peut aider les journalistes et leur ménager des interviews.

Si vous voulez, vous pouvez prévoir une aire pour les interviews et veiller à ce qu’il y ait un nombre suffisant de prises de courant pour l’équipement des journalistes de la radio ou de la télévision. Pour toute question concernant la présence des journalistes, l’hôte devrait s’adresser au personnel d’IRCC ou au gestionnaire local des Communications d’IRCC.

Où se tiennent les cérémonies?

On doit tenir une cérémonie dans un lieu approprié de la communauté ou à notre bureau local. Le choix du lieu est un élément clé du succès de la cérémonie. Il faut consulter le personnel d’IRCC à ce sujet avant de confirmer le lieu. Si un nouveau lieu est proposé, le personnel d’IRCC le visitera en compagnie de l’hôte pour s’assurer qu’il convient.

Bureau local d’IRCC

Avec l’accord du personnel d’IRCC, le groupe peut tenir la cérémonie et la réception au bureau local d’IRCC.

Critères pour le choix d’un lieu

• espace suffisant pour accueillir les nouveaux citoyens et les invités;
• endroit convenant au déroulement de la cérémonie (doit comprendre une estrade avec lutrin) et, si l’on veut, un portrait de la reine et un drapeau canadien grand format;
• accès à l’immeuble (notamment aux salles de toilettes) en fauteuil roulant;
• vestiaires distincts pour le greffier et le président;
• salle de réunion distincte pour informer les nouveaux citoyens;
• salle de réunion distincte pour les invités spéciaux;
• stationnement suffisant ou accès raisonnable aux transports en commun;
• éclairage et système audio appropriés;
• température contrôlée.

Lieux suggérés

• écoles;
• bibliothèques;
• organismes philanthropiques;
• associations ethniques et centres multiculturels;
• musées et galeries d’art;
• centres communautaires et centres de loisirs;
• centres municipaux et hôtels de ville;
• immeubles fédéraux ou provinciaux;
• parcs;
• centres commerciaux;
• salles adjacentes à une église, à une synagogue ou à une mosquée (les cérémonies de citoyenneté ne peuvent être tenues dans les aires consacrées au culte.);
• théâtres;
• chambres de commerce;
• salles de conseil.

Points à retenir lors de la sélection d’un lieu

Comme c’est le cas pour tout grand événement, une cérémonie de citoyenneté tenue dans un lieu public peut présenter des problèmes imprévus. Pour réduire au minimum cette possibilité, il suffit de retenir les points suivants :

Le choix d’un espace extérieur ou d’un espace accessible au grand public peut entraîner l’interruption de la cérémonie en raison de l’inconduite de personnes qui ne participent pas à l’événement.

Les espaces extérieurs sont assujettis aux intempéries telles la pluie et la chaleur. Prévoyez donc un espace intérieur en cas d’intempéries.

Assurez-vous que le lieu choisi est libre d’affiches, de panneaux ou de graffitis offensants et de tout symbole religieux.

Quand peut-on tenir une cérémonie de citoyenneté?

Une cérémonie de citoyenneté peut être tenue n’importe quand, moyennant l’accord du personnel d’IRCC. Des cérémonies se sont déroulées le matin, l’après-midi ou en début de soirée. En général, les cérémonies tenues les jours de semaine ont lieu durant les heures normales d’ouverture des bureaux. À l’occasion, les cérémonies spéciales ont eu lieu le samedi et le dimanche. Ce n’est pas dans la pratique d’IRCC de tenir des cérémonies lors de jours fériés, autre que le jour de la Fête du Canada.

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Lignes directrices sur l’organisation d’une cérémonie de citoyenneté

Contexte législatif

Les cérémonies de citoyenneté sont régies par certaines exigences législatives. La Loi sur la citoyenneté énonce les conditions à satisfaire pour devenir citoyen canadien. Deux autres lois, la Loi sur les langues officielles et la Loi sur le multiculturalisme canadien, jouent un rôle important dans la définition du format et du contenu des cérémonies de citoyenneté.

Pour le gouvernement du Canada, une cérémonie de citoyenneté est une occasion d’approfondir la compréhension des valeurs fondamentales de la société, le statut égal des deux langues officielles étant l’une d’entre elles. Par conséquent, la cérémonie doit souligner la dualité linguistique du Canada, et le serment de citoyenneté doit être prononcé en français et en anglais.

La Loi sur le multiculturalisme canadien que la diversité de la population canadienne sur les plans de la race, de la nationalité d’origine, de l’origine ethnique, de la couleur et de la religion constitue une caractéristique fondamentale de la société canadienne et que le gouvernement fédéral est voué à une politique du multiculturalisme destinée à préserver et valoriser le patrimoine multiculturel des Canadiens tout en s’employant à réaliser l’égalité de tous les Canadiens dans les secteurs économique, social, culturel et politique de la vie canadienne. Lors d’une cérémonie de citoyenneté, les propos et les gestes doivent respecter les diverses cultures du pays et en promouvoir une meilleure compréhension et une plus grande appréciation.

Bilinguisme lors des cérémonies de citoyenneté

Tel qu’il est indiqué ci-dessus, le bilinguisme revêt une grande importance lors des cérémonies de citoyenneté. En tant qu’hôte, vous êtes invité à présenter aux nouveaux citoyens et à leurs invités une offre active de service dans les deux langues officielles, si possible, pour les informer qu’ils sont libres d’utiliser la langue officielle de leur choix. Par exemple, vous pouvez utiliser des formules d’accueil bilingues, comme « Bonjour/Hello », ou demander à un invité de patienter pendant que vous faites appel à un employé bilingue. À l’étape de la planification, le personnel d’IRCC vous remettra un guide sur les mesures relatives au bilinguisme à connaître avant la cérémonie et pourra répondre à vos questions.

Planification de la cérémonie

Si vous ou votre groupe décidez d’organiser une cérémonie de citoyenneté, les présentes lignes directrices vous aideront à la planifier. La durée de la cérémonie dépendra de vos circonstances.

Étape 1 (2 ou 3 mois avant la cérémonie)

• Dites-nous que vous voulez organiser une cérémonie.
• Confirmez la date, le lieu et d’autres détails.
  • Le lieu choisi doit facilement accueillir un grand nombre de personnes (les candidats assistent habituellement aux cérémonies avec leurs amis et leur famille).
• Organisez les détails bien à l’avance afin d’avoir suffisamment de temps pour pouvoir changer la date au besoin.
• N’oubliez pas de vérifier si la date choisie correspond à celle d’une fête religieuse ou culturelle.
• Organisez une rencontre avec nous (en personne ou par téléphone) pour discuter des détails de la cérémonie, y compris :
  • le nombre de nouveaux citoyens et d’invités que le lieu peut accommoder;
  • le président de cérémonie;
  • les invités spéciaux;
  • les conférenciers;
  • le bilinguisme;
  • les thèmes;
  • la logistique;
  • choisir entre utiliser un fichier audio de l’hymne national ou organiser un spectacle en direct de celui-ci;
  • la réception.
• Examinez et signez l’entente d’accueil que nous vous fournirons.
  • Celle-ci énonce nos responsabilités et les vôtres.

Comment nous dire que vous voulez organiser une cérémonie

1. Indiquez « Demande pour organiser une cérémonie de citoyenneté » dans l’objet de votre lettre ou courriel.
2. Dans votre demande, fournissez :
   • le nom de l’organisation;
   • une brève description de l’organisation;
   • le nom, le numéro de téléphone et l’adresse courriel de la personne-ressource;
   • les dates proposées pour la cérémonie;
   • le lieu proposé;
   • la capacité de la salle;
   • l’information sur l’accessibilité du lieu (par exemple, pour fauteuil roulant).
3. Envoyez votre demande soit :
   • par la poste au bureau d’IRCC le plus près de chez vous;
   • par courriel.

Nous répondrons seulement aux demandes envoyées en français ou en anglais. Afin d’éviter des délais, veuillez ne pas envoyer la même demande plus qu’une fois.

Étape 2 (quatre à six semaines avant la cérémonie)

• Planifiez la cérémonie, notamment la disposition des chaises, de l’estrade, etc.
• Faites une liste d’invités et communiquez-la au personnel d’IRCC pour approbation.
• Avec l’accord du personnel d’IRCC, envoyez les invitations aux invités spéciaux.
• Invitez des journalistes.
• Prévoyez la possibilité d’un intermède musical.
• Planifiez la réception.
• Trouvez des volontaires pour agir en tant que placeurs ou hôtes lors de la réception.
• Indiquez au personnel d’IRCC les principaux circuits de transport en commun menant au lieu de la cérémonie.
• Engagez un photographe, si nécessaire.
• Prenez des dispositions auprès du traiteur, du fleuriste, des musiciens, etc.
• Trouvez des volontaires pour le nettoyage des locaux après la cérémonie.
• Examinez le plan détaillé préparé par le greffier de la cérémonie.

Étape 3 (deux ou trois semaines avant la cérémonie)

• Élaborez et réexaminez le programme de la cérémonie avec le personnel d’IRCC (reportez-vous au programme type ci-après).
• Prévoyez suffisamment de temps pour la révision du programme et sa traduction dans l’autre langue officielle.
• Confirmez les dispositions spéciales (conférenciers, invités, musique).
• Confirmez le menu pour la réception (tenez compte des restrictions alimentaires).
• Commencez à faire la promotion de la cérémonie auprès des médias (le cas échéant).
• Révisez, si c’est possible, les discours et autres propos avec le personnel d’IRCC.

Étape 4 (deux ou trois jours avant la cérémonie)

• Préparez le lieu et vérifiez l’état de fonctionnement du système de son et de l’éclairage.
• Donnez des instructions aux volontaires et assignez-leur des tâches.
• Préparez, pour l’impression, la version définitive du programme.
• Faites imprimer un nombre suffisant de programmes.
• Confirmez toutes les composantes de la réception.

Étape 5 (jour de la cérémonie)

• Arrivez bien à l’avance au lieu de la cérémonie.
• Assurez-vous que tout est en ordre.
• Préparez la réception.
• Accueillez les candidats à la citoyenneté et les invités.
• Cherchez les journalistes et offrez-leur de l’aide.

Étape 6 (immédiatement après la cérémonie et la réception)

• Veillez à ce que tout soit remis en bon état.

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Programme type

Cérémonie de citoyenneté

• Lieu, date, heure
• Allocution d’ouverture prononcée par le président de cérémonie
• Mot de bienvenue prononcé par l’hôte ou un invité spécial, s’il y a lieu
• Prestation du serment de citoyenneté
• Présentation des certificats de citoyenneté
• Mots de félicitations prononcés par les invités spéciaux, s’il y a lieu
• Allocution de clôture prononcée par le président de cérémonie
• Interprétation de l’hymne national
• Réception, s’il y a lieu

En quoi consiste l’organisation d’une réception?

Selon l’usage, le groupe organisateur offre une réception avec légers rafraîchissements après la cérémonie. La réception est une occasion de célébrer pour les nouveaux citoyens et leurs invités. L’observation des lignes directrices suivantes assurera le succès de l’événement.

• Le groupe organisateur doit arriver au lieu de la cérémonie au moins 45 minutes avant le début.
• Les membres du groupe doivent se faire connaître au personnel d’IRCC.
• La préparation des boissons et des bouchées doit être terminée avant la cérémonie.
• Les membres du groupe (ou un représentant) doivent assister à la cérémonie.
• Le groupe doit saluer les participants à la cérémonie et convier les nouveaux citoyens et les invités à la réception.
• Le groupe sert les boissons et les bouchées à la réception.
• Le groupe doit nettoyer l’endroit où s’est déroulée la réception.

Fournitures

• Café, thé, jus;
• lait, crème, sucre;
• choix de : gâteaux, biscuits, sandwiches, fromages, craquelins;
• assiettes, tasses et coutellerie;
• serviettes;
• nappes, décorations centres de table.

Choses à faire

• Donnez au personnel d’IRCC un préavis suffisant (deux à trois mois) de votre intention d’organiser une cérémonie.
• Familiarisez-vous avec les cérémonies de citoyenneté en assistant à une de ces cérémonies avant la tenue de la vôtre.
• Faites des plans détaillés.
• Consultez le personnel d’IRCC.
• Faites traduire les propos qui ne seront pas prononcés en français ou en anglais.
• Tenez une cérémonie qui accueillera toutes les cultures dans votre collectivité.
• Soyez sensible aux questions touchant la collectivité.
• Quant aux rafraîchissements, il faut viser la simplicité. On servira du thé, du café, des jus de fruits, des biscuits, des brioches ou d’autres aliments simples.

Choses à ne pas faire

• Une cérémonie de citoyenneté ne peut avoir un caractère exclusif, c’est-à-dire qu’elle ne peut s’adresser uniquement aux demandeurs d’une origine ethnique ou religieuse en particulier ou à des personnes d’un certain groupe d’âge.
• Il ne peut y avoir aucune activité de vente, de marketing ou de promotion d’idées ou d’associations religieuses, politiques ou sociales. Cela inclut la distribution ou la disponibilité de documents ou de cartes d’affaires. La cérémonie de citoyenneté n’est ni le lieu ni le temps de faire mention de conflits avec d’autres pays ou de parler d’une foi ou d’une confession religieuse en particulier.
• On ne peut, dans aucun cas, servir de la bière, du vin ou des spiritueux.