Rapport sommaire – Examen indépendant du milieu de travail de la Division de la migration humanitaire et de l’intégrité (DMHI) d’IRCC à Etobicoke (février 2022)

Bureau de la divulgation interne

Février 2022

L’objectif de ce rapport est de présenter un résumé et les prochaines étapes recommandées à la suite d’un exercice d’examen indépendant et de leçons apprises réalisé par le Bureau de l’agent supérieur de la divulgation interne entre juillet et novembre 2021.

Contexte

Les employés et la direction d’une unité de travail d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) de plus de 100 personnes ont manifesté leur intérêt pour la réalisation d’un examen indépendant du milieu de travail.

L’objectif déclaré de cet examen était d’évaluer les systèmes, les procédures, les politiques et la dynamique d’IRCC au sein de l’unité de travail, et de d’identifier les leçons apprises des expériences passées et actuelles, afin d’élaborer des recommandations visant à améliorer la santé, l’inclusion, la communication et la compréhension aux niveaux organisationnel et individuel.

Un consultant indépendant ayant une expertise dans le domaine de la diversité, de l’inclusion, de l’équité et de la lutte contre le racisme a été mandaté pour mener cet exercice et rendre compte à l’agent supérieur de la divulgation interne (ASDI) de l’information recueillie au cours de ce processus. Durant quatre mois, les consultants ont effectué leur examen et leur analyse sur la base d’entretiens individuels avec des personnes d’origines diverses, racisées ou non, y compris des employés et des gestionnaires actuels et anciens.

Les participants ont été informés que l’information qu’ils fourniraient serait confidentielle et que leur identité ne serait pas divulguée. Par conséquent, bien que le rapport complet ne puisse être publié puisqu’il contient de nombreux renseignements protégés et personnels, nous sommes heureux de vous faire part des principales leçons apprises et recommandations qui ont découlé de cet exercice.

La portée de cet examen n'incluait pas une enquête formelle ou une validation de l'exactitude des informations fournies au consultant. Toutefois, les informations relatives à une éventuelle inconduite ou à un acte répréhensible ont été sérieusement examinées et, le cas échéant, renvoyées pour suivi dans le cadre de processus de recours distincts.

Leçons apprises

Les points suivants décrivent ce que les employés et les gestionnaires ont indiqué comme étant les leçons qu’ils ont apprises de leur expérience et de leur participation à cet exercice :

• Une amélioration de la formation des gestionnaires, une structure claire pour s’attaquer au harcèlement et à la discrimination dans le milieu de travail et une stratégie de communication pour s’assurer que tout le personnel d’IRCC est au courant des mécanismes et des processus de recours améliorerait la santé de l’organisation et des personnes, et favoriserait une diversité, une inclusion et un respect accrus dans le milieu de travail.
• Chaque fois qu’un incident potentiel d’acte répréhensible, de discrimination ou de harcèlement est signalé, toutes les personnes impliquées dans le processus doivent démontrer par une action rapide et transparente que ces allégations sont prises au sérieux. Bien que ces processus puissent prendre du temps pour garantir l'exhaustivité, il ne devrait pas y avoir de retard excessif.
• L’accès à davantage d’information, d’outils et de ressources, ainsi qu’une définition claire des rôles, des responsabilités et des conséquences en cas de manquements aideront les employés et les gestionnaires à offrir un plus grand soutien et davantage d’empathie à leurs collègues racisés.
• La transparence est la clé pour instaurer la confiance.
• Tous les employés et gestionnaires doivent se sentir en sécurité et respectés dans leur milieu de travail, et doivent être encouragés et autorisés à s’exprimer sans crainte de représailles.
• Les employés et les gestionnaires doivent comprendre et assumer leurs obligations et responsabilités en matière de collaboration afin de créer une culture de milieu de travail équitable, diversifiée, inclusive et antiraciste.

Recommandations

Les points suivants résument les recommandations formulées par le consultant indépendant pour créer un lieu de travail sûr, diversifié, équitable, inclusif et antiraciste, qui respecte la diversité de tous les employés et clients, quelles que soient les identités croisées telles que la race, l’ethnicité, le lieu d’origine, l’identité, le sexe et le genre :

1. Lancer un processus de facilitation impliquant la direction et les employés du bureau qui a participé à cet examen. Ce processus devrait être dirigé par un praticien des droits de la personne doté de solides compétences en matière d’équité, de diversité et d’inclusion. Le résultat de cette séance devrait comprendre des mesures concrètes à prendre.
2. L’apprentissage et le perfectionnement en matière de lutte contre le racisme et la discrimination (formation) devraient être dispensés à tous les gestionnaires et employés du milieu de travail en question. La formation devrait porter sur les aspects suivants :
   • L’obligation et la responsabilité des individus de respecter les principes de la Loi canadienne sur les droits de la personne et des autres politiques fédérales, notamment l’interdiction du racisme dans le milieu de travail et dans la prestation de services;
   • La sensibilisation et un changement des attitudes;
   • La reconnaissance, l’intervention et le signalement du racisme et de la discrimination, ainsi que la connaissance des ressources disponibles et des mécanismes de recours;
   • La création d’un milieu de travail sain, équitable et inclusif.
3. Mettre en place un cadre ministériel intégré pour guider les employés et les gestionnaires dans la gestion des problèmes de racisme et de discrimination, de harcèlement, de favoritisme, de manque de transparence, d’actes répréhensibles et de traitement inéquitable des employés dans le milieu de travail. Ce cadre devrait :
   • Permettre d’examiner et de mettre à jour les politiques et les procédures ministérielles afin de les harmoniser avec les normes régissant les lois sur les droits de la personne, la discrimination et le harcèlement qui s’appliquent à la fonction publique fédérale; d’élaborer et de mettre en œuvre des mesures visant à établir un milieu de travail respectueux et inclusif des identités et des cultures de chacun, et offrant des chances égales de remplir les rôles et les fonctions dans le milieu de travail; de faire preuve de leadership dans la gestion des problèmes de comportements, de commentaires et de conduite inappropriés constituant de la discrimination et du harcèlement en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne;
   • Établir une approche cohérente et intégrée pour évaluer les signalements de racisme, de discrimination, de harcèlement et autres inconduites ou actes répréhensibles potentiels, afin de s’assurer que les employés sont orientés vers l’autorité et le mécanisme de recours appropriés dès le départ;
   • Définir les étapes que les employés peuvent suivre lorsqu’ils sont confrontés au racisme et/ou à la discrimination, ainsi que les étapes que la direction doit suivre lorsqu’un problème est porté à son attention, y compris faire état des résultats;
   • Comprendre de l’information sur les différents types d’options de soutien offertes aux employés et aux gestionnaires, y compris les coordonnées des personnes-ressources et les mécanismes de recours.

   Une approche ministérielle intégrée contribuera à instaurer la confiance et la transparence dans le milieu de travail et définira clairement les responsabilités.

4. Il conviendrait d’envisager un soutien et une formation pour les gestionnaires afin de les aider à soutenir les employés qui souffrent de détresse mentale en raison d’incidents traumatiques liés au milieu de travail. Par ailleurs, les employés qui ont subi un traumatisme lié au milieu de travail et ceux qui ont subi un traumatisme indirect du fait qu’ils ont été témoins ou autrement marqués par de tels événements doivent être informés des ressources disponibles pour les aider.

Réponse aux recommandations

L’équipe de la haute direction d’IRCC, dirigée par la sous-ministre et la sous-ministre déléguée, convient qu’il est essentiel de veiller à mettre en place un milieu de travail sûr, diversifié, équitable, inclusif et antiraciste, qui respecte la diversité de tous les employés et clients, quelles que soient les identités croisées telles que la race, l’ethnicité, le lieu d’origine, le handicap, l’identité, le sexe et le genre.

Recommandation 1 - Processus de facilitation

Au sein de l’unité de travail qui a participé à cet exercice, l’équipe de gestion travaillera en collaboration avec les employés pour concevoir et proposer un processus de facilitation tel que recommandé par le consultant, de manière à encourager la participation et à permettre les changements nécessaires pour obtenir un milieu de travail transformateur et inclusif.

L'équipe de direction s'engage à entamer ce travail d'ici l'été 2022, et le plan d'action qui en résultera sera élaboré en collaboration avec les employés dans les 10 semaines suivant la fin du processus de facilitation. Ces activités permettront d'instaurer une culture sûre, saine, respectueuse et inclusive.

Recommandation 2 - Apprentissage et développement de la lutte contre le racisme

En ce qui concerne les possibilités d'apprentissage et de développement en matière de lutte contre le racisme et la discrimination, le ministère a mis en place un programme de coaching en matière de lutte contre le racisme à l'intention des cadres supérieurs et des cadres intermédiaires - formation en matière de lutte contre le racisme.

En outre, il existe une formation obligatoire sur le harcèlement et la prévention de la violence au travail pour les employés et les cadres, une formation obligatoire sur les préjugés inconscients pour tous les employés, une bibliothèque virtuelle sur l'intranet consacrée à la lutte contre le racisme, ainsi qu'une série d'événements d'apprentissage virtuels proposés dans le cadre des assemblées générales des cadres intermédiaires et des cadres supérieurs et de l'ensemble du personnel.

Ces activités continues permettront de développer les connaissances, les compétences et l'empathie nécessaires pour soutenir efficacement les employés racisés et pour répondre rapidement et de manière appropriée aux incidents de harcèlement, de discrimination ou de racisme sur le lieu de travail.

Recommandation 3 - Des mécanismes de recours simplifiés, cohérents et clairs

Les processus ministériels impliqués dans la réponse aux problèmes de discrimination, de racisme, de harcèlement, de traitement inéquitable des employés, d'inconduite et d'actes répréhensibles sont complexes : ils diffèrent selon la nature de l'incident et peuvent impliquer de nombreux participants.  Par exemple, les allégations de harcèlement, de discrimination et de violence dans le milieu de travail sont gérées par l’Unité de la santé et de la sécurité au travail (Ressources humaines), tandis que les allégations d’inconduite ou d’actes répréhensibles peuvent être gérées par l’Unité des enquêtes en milieu de travail et de l’éthique (Ressources humaines) ou le Bureau de l’agent supérieur de la divulgation interne, selon des facteurs tels que la complexité, la gravité, l’ampleur (omniprésence) ou l’incidence potentielle du problème d’un point de vue individuel et organisationnel. En outre, différentes autorités, politiques, procédures, limites de confidentialité et exigences de divulgation peuvent s'appliquer en fonction de la nature du problème, du mécanisme de recours et de la législation pertinente.

À titre d’alternative, le Bureau de résolution des conflits (BRC) offre un soutien confidentiel pour aider les employés à examiner les options disponibles, y compris la résolution informelle des conflits, comme le coaching, la médiation et les interventions de groupe, le cas échéant.

Par ailleurs, le Groupe de travail antiracisme (GTAR) travaille à plein temps à guider le département vers l’élimination du racisme sous toutes ses formes à IRCC. En collaboration avec les réseaux ministériels existants, le GTAR offre un éventail de conseils et de services aux employés et aux gestionnaires du Ministère, comme l’analyse de données ouvertes, des programmes de coaching antiraciste et des conseils sur les approches pour la mobilisation de la communauté, comme les conversations du cercle de confiance, la facilitation des conversations sur le racisme et l’organisation d’événements de mobilisation.

Grâce à la collaboration entre ces bureaux et à la collaboration avec des partenaires tels que la Sécurité, les services juridiques, la protection de la vie privée, les Communications et l’apprentissage, le Ministère établira une approche ministérielle uniforme,  intégrée et simplifiée pour recevoir les signalements de racisme, de discrimination, de harcèlement et d’autres inconduites ou actes répréhensibles et fournira des conseils sur les mécanismes disponibles.

De l’information sur cette approche intégrée, y compris les outils et ressources associés, sera préparée et communiquée à tous les employés d’IRCC afin de s’assurer qu’ils ont connaissance des options qui s’offrent à eux, qu’ils comprennent les implications des divers mécanismes de recours et qu’ils ont accès à du soutien, de la formation et de l’information grâce à un processus bien défini et accessible. Ce travail consistera notamment à définir clairement les rôles et responsabilités de tous les employés et gestionnaires, y compris leurs droits et obligations liés au maintien d’un milieu de travail exempt de harcèlement, de discrimination et de racisme.

Ce cadre ministériel intégré permettra aux employés et aux gestionnaires d’avoir accès à l’information et au soutien nécessaires pour traiter rapidement, de façon sécuritaire et efficace, les incidents de harcèlement, de discrimination, de racisme, d’inconduite ou d’actes répréhensibles en milieu de travail, et qu’ils les comprennent.

Recommandation 4 – Soutien et formation en traumatologie

Le Ministère travaillera avec des partenaires externes, y compris Santé Canada, pour informer les employés d’IRCC de la formation, de l’information et des ressources disponibles pour les aider à faire face aux effets des traumatismes liés au travail sur eux-mêmes et leur personnel, et pour fournir un soutien en réponse aux incidents traumatisants en milieu de travail.

Commentaires supplémentaires

La diversité du Canada est sa force. Nous sommes tous gagnants lorsque nous incluons les bonnes personnes, reflétant toute la diversité du Canada, et que nous mettons leurs talents à profit. Malheureusement, la réalité est que beaucoup trop de personnes et de communautés continuent de subir du racisme et de la discrimination systémiques dans notre pays et dans nos milieux de travail.

À Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, il n’y a aucune tolérance pour le racisme, la discrimination, la marginalisation ou le harcèlement de quelque nature que ce soit. Cependant, cela ne suffit pas : nous devons lutter activement contre le racisme et continuer de travailler sans relâche afin de promouvoir une culture d’inclusion, d’ouverture et de respect. Cette action s’inscrit dans le cadre des efforts déployés dans l’ensemble du gouvernement pour mettre fin à toutes les formes d’oppression, pour surmonter nos propres préjugés et pour créer un environnement dans lequel les employés se sentent habilités, en sécurité et libres de s’exprimer lorsqu’ils sont témoins ou victimes de racisme. Bien que ce travail soit crucial dans tous les ministères, IRCC a un rôle unique et essentiel à jouer, compte tenu de notre mandat de renforcement de la nation.

En plus d’appuyer l'Appel à l'action en faveur de la lutte contre le racisme, de l'équité et de l'inclusion dans la fonction publique fédérale^{Note de bas de page1}, l'Énoncé de valeur contre le racisme d'IRCC^{Note de bas de page2} est notre promesse et notre engagement à faire progresser considérablement nos efforts en matière de lutte contre le racisme, de diversité, d’équité et d’inclusion. C’est notre façon de démontrer notre engagement à promouvoir l’équité raciale pour nos employés et nos clients. Ce n’est qu’une étape dans une longue série de mesures visant à apporter un changement réel et durable et à faire en sorte que nos actions soient plus éloquentes que nos paroles.

IRCC a déjà pris un certain nombre de mesures pour apporter des changements réels et durables au sein du Ministère, notamment :

• la création d’un groupe de travail à temps plein chargé d’éliminer le racisme sous toutes ses formes à IRCC;
• Lettre d’offre aux nouveaux employés contenant l’engagement d’IRCC à respecter les objectifs de la politique de lutte contre le racisme du Ministère;
• l’obligation pour les employés, les cadres intermédiaires et les cadres supérieurs de suivre une formation obligatoire sur les préjugés inconscients et d’inclure des objectifs de travail et de formation antiracistes dans leurs ententes de rendement;
• Chaque secteur du Ministère a nommé un représentant de la lutte contre le racisme qui appuie le travail continu de lutte contre le racisme dans l’ensemble du Ministère et notre Groupe de travail sur la lutte contre le racisme;
• le lancement du Réseau des employés noirs, qui veille à ce que les voix des Noirs soient entendues pour favoriser le changement;
• Explorer les points d’entrée possibles des préjugés dans la prestation des politiques et des programmes et les façons de cerner et d’éliminer les obstacles systémiques.

Ces mesures concrètes appuient les efforts de lutte contre le racisme en ce qui a trait au changement de culture et de mentalité d’IRCC, à la gestion des personnes et au renforcement de la responsabilisation.

La réponse d'IRCC à l'appel à l’action du greffier^{Note de bas de page3} reconnaît que, même si nous avons fait des progrès vers une main-d’œuvre qui se prépare à se mobiliser, nous avons encore du travail à faire. Par exemple, nos réseaux d’employés et nos secteurs d’activité sont souvent freinés par un manque de ressources humaines dévouées (qui travaillent souvent sur des initiatives « à l’extérieur de leur bureau »), un manque de financement et une expertise limitée dans la lutte contre les inégalités systémiques. La pression exercée pour répondre aux priorités opérationnelles a toujours tendance à éclipser les préoccupations ou les considérations en matière d’équité.

Et bien que certains gestionnaires éprouvent encore de l’inconfort à tenir des conversations pratiques et bénéfiques sur le racisme avec le personnel en raison de la nature délicate de ce sujet, nous avons constaté une augmentation de la confiance avec le soutien d’entraîneurs en matière d’antiracisme, les possibilités de formation et d’apprentissage continu et les conseils du Groupe de travail et du Conseil consultatif.

Grâce à des conversations franches sur la façon de bâtir une organisation équitable et inclusive, à un vaste engagement avec les réseaux d’employés et leurs alliés, aux efforts de base des employés motivés à faire une différence, au perfectionnement et au renforcement des responsabilités, à la communication continue, et le leadership de nombreuses personnes à tous les niveaux d’IRCC, nous bâtissons de plus en plus un élan positif pour le changement.

Un changement véritable et durable commence par la reconnaissance de la difficile réalité que le harcèlement, la discrimination, la marginalisation et le racisme existent encore tout autour de nous, y compris dans la fonction publique. Nous avons une obligation envers nos employés, et envers tous les Canadiens, d’écouter et de faire mieux – et nous le ferons.

Conclusion

Au nom de l’équipe de direction d’IRCC, l’agent supérieur de la divulgation interne tient à remercier les employés et les gestionnaires de leur participation à cet examen indépendant et à saluer la volonté qu’ils ont manifestée de travailler ensemble pour créer un milieu de travail sain, productif et inclusif, dans lequel tous peuvent contribuer et participer.