CIMM – Développement de Chinook et mise en œuvre dans le processus décisionnel – 24 octobre 2023

Messages clés

• Chinook est un outil fondé sur Microsoft Excel élaboré par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) pour le traitement des demandes de résidence temporaire. Il vise à accroître l’efficacité et à améliorer le service à la clientèle en diminuant les répercussions de la latence des systèmes et de la bande passante, ce qui améliore les délais de traitement.
• Chinook présente des renseignements stockés dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC), le système de traitement de dossiers d’IRCC, de façon plus conviviale, ce qui accroît la productivité des utilisateurs du SMGC. Il offre une vue d’ensemble plus conviviale que l’affichage sur plusieurs écrans de l’information de la demande.
• Chinook est un outil conçu pour simplifier la représentation visuelle des renseignements des clients. Il n’utilise pas l’intelligence artificielle (IA) ni l’analytique avancée pour la prise de décision, et aucun algorithme de prise de décision n’y est intégré.
• Les décisions définitives concernant les demandes sont prises par un agent d’IRCC, jamais par l’outil Chinook. L’outil n’évalue pas les demandes et ne prend aucune décision. Les agents du Ministère examinent toujours l’ensemble des renseignements soumis par les clients afin d’assurer la prise de décisions informées et équitables. L’utilisation de Chinook n’entraîne pas un examen moins approfondi des demandes, et ne change aucunement la façon dont les décisions sont prises.

Messages supplémentaires

• Chinook est construit de manière modulaire, ce qui permet de faire une gestion administrative de certaines étapes du processus d’évaluation d’une demande, selon le module utilisé. Les modules peuvent aider IRCC dans la gestion des dossiers et des indicateurs, et dans la gestion avant et après la prise de décision.
• L’outil Chinook est en cours de migration de Microsoft Excel vers le nuage et son développement est encore au stade initial à IRCC. Ceux-ci devraient être terminés en 2023.
• La Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés et son règlement d’application (LIPR/RIPR) sont le fondement des décisions rendues par les agents. Les décisions sont basées sur l’examen de l’agent et prises par celui-ci. Il s’agit d’un agent - et non de l’outil Chinook – de prendre les décisions définitives et de les justifier. Chinook aide les décideurs et le personnel d’IRCC et n’est pas utilisé pour prendre ou recommander des décisions.
• Chinook ne stocke aucune donnée ni information sur les clients. L’approche ainsi adoptée est axée sur la confidentialité afin qu’IRCC n’ait pas à créer de nouvelle base de données de renseignements personnels. Les agents doivent consigner toutes les décisions dans le SMGC, qui demeure le système de conservation des dossiers.
• Les utilisateurs chevronnés de Chinook dans les bureaux de traitement fournissent toute la formation et le soutien nécessaires liés à cet outil, avant que d’autres agents ne puissent y accéder. Il est possible d’obtenir plus de soutien en utilisant des supports de formation standardisés, tels que des manuels d’utilisation et des vidéos de formation enregistrées.
• En décembre 2020, le rendement de Chinook a été évalué dans le cadre d’une étude par échantillonnage auprès des bureaux de migration à l’étranger. Les résultats montrent un gain en efficacité de 18 à 30 %, ce qui a pour effet de réduire les incidences de la latence du système et de la connexion, et d’offrir un délai d’examen plus court des demandes, augmentant ainsi la productivité.
• Les systèmes d’analyse et d’automatisation avancés d’IRCC fonctionnent indépendamment de Chinook, et ils sont examinés régulièrement afin de veiller à ce qu’ils fonctionnent comme prévu et qu’ils respectent la Directive sur la prise de décisions automatisée du gouvernement du Canada.
• Conformément aux recommandations formulées dans les 8e et 12e Rapports du Comité permanent de la citoyenneté et l’immigration, IRCC mène des activités supplémentaires de gouvernance et de surveillance pour Chinook, y compris une Analyse comparative entre les sexes plus et une Évaluation de l’incidence algorithmique. Ces produits sont prévu d’être complete au automne 2023.
• Pour la gestion des indicateurs dans l’outil Chinook, les indicateurs sont utilisés pour informer les agents des tendances qu’IRCC a détectées ou pour mettre en évidence des préoccupations particulières, et non pour trier les demandes de visa. Des mots-clés sont également utilisés pour cerner des considérations favorables, notamment pour les demandes qui pourraient devoir faire l’objet d’un traitement accéléré (p. ex. pour des congrès, des mariages).
• Les indicateurs sont désignés et proposés aux fins d’inclusion dans Chinook par des agents d’IRCC. L’outil Chinook ne crée pas d’indicateurs ni de de mots-clés.
• La communication de certains mots-clés liés aux techniques d’enquête, aux tendances et aux profils de risque pourrait encourager la fraude ou faciliter la perpétration d’une infraction, et n’a donc pas lieu, en vertu de l’alinéa 16(1)b) de la Loi sur l’accès à l’information.
• Les statistiques sur l’utilisation des indicateurs et des mots-clés ne font pas l’objet d’un suivi global. Si des indicateurs ou des mots-clés sont présents sur une demande individuelle, ils apparaîtraient dans des notes dans le SMGC. Lorsqu’il n’y a pas d’indicateurs ou de mots-clés dans une demande traitée par Chinook, un "N/A" (non applicable) apparaît dans le champ correspondant du SMGC.
• En ce qui concerne la gestion des dossiers dans l’outil Chinook, le tri des demandes est basé sur l’état de la demande dans le SMGC. Il n’est pas basé sur des mots-clés ou des phrases.

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