CIMM - Planification de la réintégration d’IRCC - 8 mar, 2021

Messages clés

• Les employés d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada continuent de travailler à distance ou sur place pour maintenir nos activités et offrir nos services. 
• Le travail à distance a été mis en œuvre avec succès et continue d’être maximisé grâce à des outils numériques et des systèmes de TI améliorés. Les employés qui ne peuvent s’acquitter de leurs tâches à distance ont pu retourner au travail en toute sécurité.
• Notre stratégie de réintégration et de reprise s’est révélée efficace pour assurer la sécurité de nos lieux de travail pour nos employés et nos clients. Elle nous a également permis de prendre les mesures nécessaires pour nous concentrer sur les priorités et améliorer les services à la clientèle dans le contexte actuel. 
• En date du 27 janvier 2021, le Ministère comptait 89,5 % de son effectif opérationnel au bureau ou à distance, comparativement à 38 % à la fin de mars 2020.
• De plus, depuis le début de la réintégration l’été dernier, Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada a été en mesure de s’adapter à l’évolution des conditions pandémiques partout au Canada tout en maintenant ses services de base et en assurant la santé et la sécurité des employés et des clients.
• Nous continuons de suivre les directives en matière de santé publique et notre priorité demeure la santé et la sécurité des Canadiens, des employés et de nos clients.

Messages supplémentaires

• En mars 2020, au début du confinement en raison de la pandémie de COVID‑19, le Ministère a réagi en accordant la priorité à la prestation des services essentiels :
  • services liés à la résidence temporaire, y compris les prolongations du statut au Canada, les travailleurs agricoles saisonniers, les étudiants, ainsi que les travailleurs essentiels et vulnérables;
  • services liés à la résidence permanente, y compris les volets utilisant Entrée Express (catégorie de l’expérience canadienne et Programme des candidats des provinces), les conjoints (au Canada et ceux qui sont exemptés de l’interdiction de voyager), les titres de voyage de résident permanent et les demandes pour motifs d’ordre humanitaire;
  • services offerts aux réfugiés réinstallés exemptés des restrictions canadiennes sur les voyages aériens ainsi qu’aux cas présentant un besoin urgent de protection;
  • services liés à la citoyenneté, y compris les demandes urgentes de preuve de citoyenneté et la mise en œuvre de cérémonies virtuelles;
  • services liés aux passeports, y compris les titres de voyage urgents.
• Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) a élaboré une stratégie, qui a été mise à l’essai et testée, permettant le retour en toute sécurité de nos effectifs sur les lieux de travail du ministère au Canada comme à l’étranger.
• Le Ministère a fourni à ses agents les outils nécessaires pour appuyer le traitement à distance dans la mesure du possible, rétablissant ainsi la majeure partie de notre capacité opérationnelle au Canada et à l’étranger. À compter d’octobre 2020, tout en continuant à suivre les lignes directrices et les recommandations établies par l’Agence de la santé publique du Canada et les autorités provinciales et locales en matière de santé publique, le Ministère a fait progresser les efforts de réintégration des activités dans tous les secteurs d’activité en augmentant graduellement l’accès aux lieux de travail pour les employés dont le travail ne peut être effectué à distance et en favorisant la distribution de dossiers aux travailleurs à distance.
• Le Ministère a également mis en œuvre des solutions novatrices pour réduire l’incidence sur les activités, accélérer la prestation de services virtuels aux clients et effectuer le traitement à distance dans différents secteurs d’activité.
• Notre stratégie garantit la mobilisation des employés, des syndicats et du Comité de santé et de sécurité au travail, de même que la consultation des fournisseurs de services et d’autres intervenants.
• Des protocoles pour le nettoyage, les activités en personne et le travail hors site ont été élaborés, en collaboration avec les syndicats et les employés. D’autres mesures de santé et de sécurité ont également été mises en œuvre, notamment des modifications du lieu de travail, en fonction de recommandations de la santé publique.
• Notre protocole de préparation à la résurgence comprend un système de surveillance tenant compte de l’état de la pandémie et de ses impacts dans différentes régions et dans différents lieux de travail. Il fournit au Ministère des données qui l’aident à décider de la meilleure façon de maintenir sa capacité tout en offrant un environnement de travail sain et sécuritaire aux employés de chaque région.

Congés 699

• L’utilisation par les employés du Ministère des congés 699 a considérablement diminué au fil du temps, depuis la mi‑mars 2020 jusqu’à aujourd’hui. La diminution de l’utilisation du code 699 est largement attribuable au fait que le Ministère appuie le travail à distance pour la majorité de ses employés, ainsi qu’à la réintégration progressive, bien planifiée et bien surveillée des employés, réintégration qui met l’accent sur les secteurs d’activité prioritaires.
• La modernisation du Ministère et l’appui au travail à distance, dans la mesure du possible, permettront aux secteurs d’activité prioritaires de continuer à fonctionner même pendant la résurgence actuelle (et à venir) de la pandémie.

Cas de COVID

• Depuis mars 2020, un total de 108 cas confirmés de COVID‑19 ont été signalés. Parmi ceux‑ci, 79 étaient des travailleurs à distance et 23 étaient des employés qui s’étaient rendus récemment dans un bureau (nous ne pouvons pas confirmer le dernier jour de travail de six de ces employés).
• Le ministère a établi un protocole pour intervenir lorsqu’il y a des cas de COVID‑19 suspectés ou confirmés dans les bureaux, de manière à garantir la santé et la sécurité des employés et des clients.
• Lorsqu’un cas suspecté ou confirmé se présente, les gestionnaires veillent à ce qu’un nettoyage spécialisé immédiat des zones touchées ait lieu.
• En outre, par mesure de précaution, ils s’assurent que cette information est communiquée aux employés qui se trouvaient sur le lieu de travail durant les journées concernées.
• À ce jour, rien n’indique qu’il y ait eu un cas de transmission de la COVID‑19 sur le lieu de travail entre des employés d’IRCC.

Faits et chiffres à l’appui

• Réintégration en date du 27 janvier 2021 :
  • Au Canada : 6,5 % (587) des employés travaillent au bureau, 84,8 % (7 664) font du télétravail et 8,7 % (791) sont en congé ou ne sont pas censés travailler.
  • À l’étranger : 38,7 % (516) des employés travaillent au bureau, 39,3 % (524) font du télétravail et 22 % (294) sont en congé.
• Congés 699 dans l’ensemble du Ministère (au Canada) :
  • Le 18 mars 2020, 2 312 employés étaient en congé 699; le 27 janvier 2021, 41 employés étaient en congé 699.

Contexte

Qui travaille? Où travaillent ces personnes?

En date du 27 janvier 2021 :

• Réseau centralisé : 20,3 % (423) des employés travaillent au bureau, 68,5 % (1 429) font du télétravail et 11,2 % (234) sont en congé ou ne sont pas censés travailler.
• Réseau national : 7,4 % (104) des employés travaillent au bureau, 82,2 % (1 152) font du télétravail et 10,4 % (145) sont en congé ou ne sont pas censés travailler.
• International – national : 0,2 % (1) des employés travaillent au bureau, 93,1 % (486) font du télétravail et 6,7 % (35) sont en congé ou ne sont pas censés travailler.
• International – à l’étranger : 38,7 % (516) des employés travaillent au bureau, 39,3 % (524) font du télétravail et 22 % (294) sont en congé ou ne sont pas censés travailler.
• Programmes de citoyenneté et de passeport : 0 % (0) des employés travaillent au bureau, 93,9 % (138) font du télétravail et 6,1 % (9) sont en congé ou ne sont pas censés travailler.
• Établissement : 0,0 % (0) des employés travaillent au bureau, 90,2 % (295) font du télétravail et 9,8 % (32) sont en congé ou ne sont pas censés travailler.

Sur quoi travaillent ces personnes?

• Réseau de l’établissement :
  • Depuis le début de la pandémie de la COVID‑19, le Ministère interagit avec les fournisseurs de services de façon entièrement virtuelle afin de limiter les contacts entre les individus et de contenir la propagation du virus.
  • Les principales activités menées en personne par les agents d’établissement et de réinstallation se déroulent désormais virtuellement avec l’aide de nos partenaires fournisseurs de services, notamment l’orientation sur le soutien du revenu du programme d’aide à la réinstallation, la collaboration avec les nouveaux partenaires fournisseurs de services et les contrôleurs financiers.
  • La gestion des ententes de contribution avec les fournisseurs de services a été réalisée efficacement dans l’environnement à distance actuel. La gestion des ententes de contribution ne nécessite pas un retour dans les bureaux physiques et nous prévoyons que ce sera le cas pour un certain temps encore.

IRCC – Calendrier de réintégration sur le lieu de travail

De juillet 2020 à novembre 2020 - IRCC a réintégré certaines activités administratives et certains services aux clients

• Centre de soutien à la clientèle
• RI – Division des opérations de réinstallation
• RI – Formation
• DGRH
• Opérations de TI
• Affaires corporatives intégrées
• DGRC
• DGMS
• Direction générale de la stratégie numérique

Réseau centralisé

• CTD Sydney
• CTD Mississauga
• CTD Edmonton
• CSO (Gatineau)
• CTD Ottawa
• Centre des opérations – Ottawa

Réseau national (activités administratives, axées sur la clientèle) :

• Vancouver (Robson)
• Vancouver (Hornby)
• Vancouver (Expo)
• Calgary
• Edmonton
• Montréal
• Etobicoke
• Hamilton
• Niagara Falls
• Halifax
• RN – DEAPE

De novembre 2020 à février 2021 -  IRCC s’est adapté aux conditions changeantes de la pandémie

Activités limitées aux fonctions essentielles :

• Winnipeg
• Région du Grand Toronto
• Edmonton
• Calgary
• Sud de l’Ontario
• Ensemble du Québec
• Ensemble de l’Ontario

Février 2021 - IRCC réintègre certaines activités administratives et certains services aux clients

Le Réseau national et le Réseau centralisé reprennent certaines activités administratives et certains services aux clients dans tous les bureaux (c. à d. demandes d’asile et fonctions essentielles à l’appui des opérations).