CIMM - Planification de la réintégration à IRCC - 2 dec, 2020

Messages clés

• Depuis la mi-mars 2020, les employés ont continué à travailler à distance ou dans nos bureaux afin de maintenir les services essentiels.
• Tout au long de l’été, mon Ministère a continué de gérer efficacement ses programmes et services grâce à la mise en œuvre de sa stratégie de réintégration et de reprise.
• Nos mesures sont graduelles et échelonnées, et notre priorité absolue demeure la santé et la sécurité des Canadiens, des employés et de nos clients.
• Bien que la plupart des employés de mon Ministère continuent de travailler à distance, la réintégration progressive dans les lieux de travail en vue de fournir des services non essentiels a commencé pendant l’été.
• En date du 26 septembre 2020, 90% des effectifs du Ministère travaillaient au bureau ou à distance en télétravail. C'est une augmentation significative par rapport au 38% de la fin de mars 2020.
• La stratégie d’IRCC pour la réintégration et la préparation en cas de résurgence respecte les directives de santé publique et tient compte de l’état de la pandémie dans nos différents lieux de travail au Canada ou à l’étranger.

Messages supplémentaires

• En mars 2020, au début du confinement pendant la pandémie de COVID-19, le Ministère a réagi en accordant la priorité à la prestation de services essentiels :
  • La résidence temporaire, y compris les prolongations de séjour pour les demandeurs au Canada, les travailleurs agricoles saisonniers, les travailleurs essentiels et vulnérables.
  • La résidence permanente, y compris Entrée express (Catégorie de l’expérience canadienne et Programme des candidats des provinces), les époux/conjoints (personnes au Canada ou exemptées des interdictions de voyager), les titres de voyage pour résidents permanents et les séjours pour motif d’ordre humanitaire.
  • Les réfugiés réinstallés exemptés des restrictions canadiennes visant le transport aérien ainsi que les cas nécessitant une protection urgente.
  • La citoyenneté, y compris les demandes urgentes de preuve de citoyenneté et la mise en place de cérémonies virtuelles.
  • Les passeports, y compris les demandes urgentes de documents de voyage.
• Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) a élaboré une stratégie qui a été mise à l’essai et qui permettra le retour en toute sécurité de ses employés sur les lieux de travail ministériels au Canada et à l’étranger.
• Au cours des mois du printemps et de l’été, IRCC a doté ses agents des outils nécessaires pour soutenir le traitement à distance là où cela était possible, rétablissant en partie sa capacité opérationnelle au Canada et à l’étranger. Depuis octobre 2020, tout en continuant de suivre les lignes directrices et les recommandations établies par l’Agence de la santé publique du Canada et les autorités provinciales et locales de la santé publique, le Ministère a poursuivi ses efforts de reprise dans tous ses secteurs d’activité en augmentant progressivement l’accès aux lieux de travail pour les employés dont le travail ne peut pas être effectué à distance et pour permettre de distribuer des dossiers aux télétravailleurs.
• Le Ministère a également mis en œuvre des solutions novatrices pour réduire les répercussions sur ses activités. Par exemple, il a mis en place des cérémonies de citoyenneté virtuelles et adopté une technologie qui permet au Centre de soutien à la clientèle de fonctionner à distance. Le Ministère continuera à utiliser des technologies existantes et nouvelles pour mener des entrevues avec les clients, traiter les demandes sur papier et améliorer la prestation des services.
• Notre stratégie assure la communication avec les employés, les syndicats et le Comité de santé et de sécurité au travail. Nous mènerons également des consultations auprès de fournisseurs de services et d’autres intervenants.
• Nous avons élaboré des protocoles pour le nettoyage, les activités en personne et le travail à l’extérieur en consultation avec les syndicats et les employés. Nous avons aussi mis en œuvre d’autres mesures de santé et de sécurité, notamment des modifications aux lieux de travail, conformément aux recommandations de la santé publique.
• Notre protocole de préparation à la résurgence comprend un système de surveillance qui tient compte de l’état de la pandémie et de ses répercussions dans différentes régions et différents lieux de travail. Il fournit au Ministère des données qui l’aident à décider de la meilleure façon de maintenir sa capacité tout en offrant un environnement de travail sain et sécuritaire aux employés de chaque région.

Congés 699

• L’utilisation par les employés du Ministère des congés 699 depuis la mi-mars 2020 a considérablement diminué au fil du temps. Cette diminution est en grande partie attribuable au soutien, par le Ministère, du télétravail pour la majorité de ses employés, ainsi qu’à la réintégration graduelle, bien planifiée et bien contrôlée des employés en se concentrant sur les secteurs d’activité prioritaires.
• La modernisation du télétravail et le soutien du Ministère à ce chapitre, dans la mesure du possible, feront en sorte que les secteurs d’activité prioritaires continueront de fonctionner même pendant la résurgence actuelle (et éventuelle) de la pandémie.

Faits et chiffres à l’appui

• Réintégration en date du 18 novembre 2020 :
  • Au Canada : 9,4 % (834) des employés travaillent à partir du bureau, 81,5 % (7 208) font du télétravail et 9,1 % (806) sont en congé ou n’ont pas d’heures de travail prévues.
  • À l’étranger : 45,5 % (612) des employés travaillent à partir du bureau, 34,6 % (466) font du télétravail et 19,8 % (266) sont en congé.
• Congés 699 dans tout le Ministère (au Canada) :
  • Le 18 mars 2020, 2 312 employés étaient en congé 699; au 18 novembre 2020, 29 employés étaient en congé 699.

Contexte

Qui travaille? Où travaillent-ils?

• En date du 18 novembre 2020 :
  • Réseau centralisé : 25,6 % (520) des employés travaillent à partir du bureau, 65,3 % (1327) font du télétravail et 9,1 % (185) sont en congé ou n’ont pas d’heures de travail prévues.
  • Réseau national : 12,5 % (174) des employés travaillent à partir du bureau, 76,3 % (1 058) font du télétravail et 11,2 % (155) sont en congé ou n’ont pas d’heures de travail prévues.
  • Réseau international – Au Canada : 5,3 % (20) des employés travaillent à partir du bureau, 86,1 % (323) font du télétravail et 8,5 % (32) sont en congé ou n’ont pas d’heures de travail prévues.
  • Réseau international – À l’étranger : 46 % (603) des employés travaillent à partir du bureau, 33,7 % (441) font du télétravail et 20,3 % (266) sont en congé ou n’ont pas d’heures de travail prévues.
  • DGPCP : 0 % (0) des employés travaillent à partir du bureau, 93,3 % (140) font du télétravail et 6,7 % (10) sont en congé ou n’ont pas d’heures de travail prévues.
  • Établissement : 0,6 % (2) des employés travaillent à partir du bureau, 91,6 % (293) font du télétravail et 7,8 % (25) sont en congé ou n’ont pas d’heures de travail prévues.

Sur quoi travaillent-ils?

• Réseau national : Dans le cadre des efforts de reprise des activités, les employés ont été réintégrés au bureau depuis juillet afin de pourvoir les secteurs nécessitant une présence administrative pour permettre le télétravail ou, plus récemment, pour fournir des services en personne dans certains bureaux afin de maintenir le continuum de l’octroi de l’asile, et de tenir des reprises d’examens urgents pour la citoyenneté et des audiences. En raison de la réintroduction récente de restrictions de santé publique dans certaines provinces, les bureaux du Manitoba, de l’Alberta et de l’Ontario sont revenus au niveau critique (conformément au protocole de préparation à la résurgence) et ils ne s’en tiennent qu’aux fonctions essentielles pour le moment. Dans la mesure du possible, depuis les fermetures, le télétravail s’est poursuivi dans divers secteurs d’activité du RN grâce à des modèles de prise de décision à distance et d’autres innovations virtuelles, notamment la prise de décision à l’égard des demandes de RP et de RT, les octrois virtuels de la RP, les serments de citoyenneté virtuels, les examens en ligne (à venir), le triage des demandes d’asile et la réception des demandes par l’entremise de Postel. Le RN travaille également sur d’autres innovations telles que l’utilisation de MS Teams comme plateforme pour approfondir les entrevues d’ERAR – et l’application subséquente de ce processus à d’autres secteurs d’activité qui nécessiteraient également des entrevues avec les clients – et un portail de cartes RP visant à réduire l’envoi par courrier des photos pour les cartes RP et leur numérisation.
• Réseau centralisé : A repris la réception et le traitement des demandes dans tous les secteurs d’activité, à l’exception des demandes de résidence permanente pour la catégorie des aides familiaux. Cela comprend les octrois et les preuves de citoyenneté, les cartes de résidents permanents, et des secteurs d’activité des résidents permanents économiques (p. ex. PCP, TQQ, CEC, TQF), du regroupement familial (époux/conjoints au Canada et à l’étranger, parents et grands-parents) et de la résidence temporaire (prolongations au Canada, permis de travail et permis d’études à l’étranger, certaines AVE et certains VRT). Les ressources dans la catégorie des aides familiaux ont été réaffectées au traitement des demandes de prolongation de résidence temporaire au Canada, un secteur d’activité essentiel. Le traitement des demandes d’aides familiaux devrait reprendre en janvier.
• Réseau international :
  • Résidents temporaires :
    • Priorité de premier niveau : PT pour les secteurs essentiels de la CNP (agriculture, soins de santé, camionneurs, marins, etc.) et l’industrie du cinéma et de la télévision; VRT et autorisations écrites pour les personnes exemptées au titre des décrets (membres de la famille immédiate, membres de la famille élargie, voyages pour motifs humanitaires); PE pour les étudiants qui fréquenteront des EED dotés de plans de préparation à la COVID.
  • [Caviardé]
    • [Caviardé]
• Programmes de citoyenneté et de passeport :
  • Attributions de la citoyenneté :
    • Travailler avec les réseaux de traitement pour organiser des cérémonies de prestation du serment par vidéo, des examens de connaissances urgents, des audiences urgentes et des entrevues urgentes relatives à l’intégrité du programme.
    • Fournir de la formation pour ces modes de prestation.
    • Développer des PNF/IEP pour la prestation de ces services.
    • Préparer des procédures pour la tenue d’audiences urgentes devant des juges de la citoyenneté.
    • Prévoir des moyens de moderniser le programme et de s’éloigner du traitement sur papier grâce à des examens en ligne, des demandes électroniques et à une voie numérique pour la réception des demandes, à un formulaire de demande de code à barres 2D et à une formation sur la délégation virtuelle pour la citoyenneté.
  • Preuves de citoyenneté :
    • Instructions opérationnelles pour la mise en œuvre d’une nouvelle interprétation du parent aux fins de la citoyenneté par filiation;
    • Recherche sur les pratiques d’enregistrement des naissances dans d’autres pays pour appuyer la politique de parent légal à la naissance;
    • Révision et adaptation de la formation sur la délégation pour les preuves aux fins de prestation dans un environnement virtuel;
    • Orientation fonctionnelle sur les demandes de preuve urgentes et le rapatriement des Canadiens dans des zones d’urgence migratoire (c.-à-d. Hong Kong, Syrie);
    • Recherche d’options pour la préparation d’un certificat de citoyenneté électronique.
• Réseau de l’établissement :
  • Depuis le début de la pandémie de COVID-19, les interactions du Ministère avec les fournisseurs de services ont été entièrement virtuelles afin de limiter les contacts entre les personnes et de contenir la propagation du virus.
  • Les principales activités en personne menées par les agents d’établissement et de réinstallation ont maintenant lieu virtuellement avec l’aide de nos fournisseurs de services partenaires, y compris l’orientation sur le soutien du revenu au titre du Programme d’aide à la réinstallation, la mobilisation de nouveaux fournisseurs de services partenaires et les contrôleurs financiers
  • La gestion des ententes de contribution avec les fournisseurs de services s’est effectuée de manière efficace dans le contexte actuel de communications à distance. La gestion des ententes de contribution ne nécessite pas de présence physique au bureau et nous prévoyons qu’il en sera de même pendant un certain temps.

IRCC – Calendrier de réintégration dans les bureaux

Vague 1 /  projet pilote

Lancement la semaine du 6 juillet

Réintégration des activités administratives à :

• CTD-Sydney – Vancouver (Robson)
• Vancouver (Hornby)
• Centre des opérations de réinstallation-Ottawa

Vague 1B : Services administratifs (les CTD et le bureau de l’Expo à Vancouver)

Lancement la semaine du 10 août

Réintégration des activités administratives à :

• CTD-Mississauga
• CTD-Edmonton
• CSO (Gatineau)
• CTD-Ottawa
• Vancouver, bureau de l’Expo

Vague 1C : Services administratifs (RN)

Lancement la semaine du 24 août

Réintégration des activités administratives à :

• Montréal
• Etobicoke
• Halifax
• Réintégration de certaines activités au Centre de soutien à la clientèle

Vague 2A

Bureaux prêts le 14 septembre

Réintégration de certaines activités administratives et de certains services aux clients :

• Calgary (asile)
• Edmonton (asile)
• Hamilton (asile)
• Niagara Falls (asile)
• Etobicoke (CRP et CoRP)
• Montréal (CRP et CoRP)
• Bureau d’accueil Expo de Vancouver (citoyenneté)

Réintégration de certaines activités administratives et de certains services aux clients :

• Vancouver (Hornby) – Asile
• Montréal – Asile
• Etobicoke – Asile

Vague 2B

Lancement en sept./oct.

Réintégration de certaines fonctions régionales et de l’AC au sein et à l’extérieur du Secteur des opérations :

• ACI
• RI
• DGRH
• DGRC
• Opérations de TI

Vague 3A : Services administratifs et visites sur place

Lancement en nov./déc. (à confirmer)

Réintégration des bureaux administratifs et des activités en personne :

• RN (tous les bureaux)
• RE (visites sur place)

Vague 3B (AC)

Lancement en oct./nov.

Réintégration de certaines fonctions régionales et de l’AC au sein et à l’extérieur du Secteur des opérations :

• DGRH
• DGSM