Cahier de transition du ministre d’IRCC 2021 : Logistique et information de référence

Vue d’ensemble

Cette présentation vous fournira des renseignements logistiques et de référence pour vous aider à acquérir une compréhension générale des principaux services et responsabilités du Ministère :

1. Sécurité - Pratiques et protocoles
2. Services ministériels - Services offerts à votre cabinet et à vous-même    
3. Accès à l’information et protection des renseignements personnels - Aperçu des lois et statistiques récentes
4. Divulgation proactive - Nouvelles exigences et progrès accomplis à ce jour
5. Pouvoirs législatifs - Lois et instruments relevant de votre mandat
6. Pouvoirs financiers - Exigences relatives à la délégation des pouvoirs en matière de dépenses et de finances
7. Nominations par le gouverneur en conseil - Rôles et responsabilités

Sécurité : Mesures de protection en place pour votre sécurité

Sécurité ministérielle d’IRCC et la GRC

• Un certain nombre de protocoles de sécurité sont en place pour assurer votre sécurité. Une séance d’information en personne sur ces mesures vous sera offerte peu après votre arrivée.
• La Sécurité ministérielle d’IRCC assure la coordination avec les Services de protection de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) sur les questions de sécurité. À cette fin, vous devez communiquer votre programme et votre calendrier de déplacement à la Sécurité ministérielle d’IRCC en temps opportun.
  • Les évaluations des menaces et des risques (EMR) sont menées par la GRC en collaboration avec les organismes d’application de la loi, en votre nom, et ce qui concerne toutes les activités nationales et internationales et les invitations publiques.
  • Les EMR de votre résidence (ou résidences) sont effectuées par la Sécurité ministérielle d’IRCC dans les 90 premiers jours suivant votre entrée en fonction.
  • Une EMR de votre bureau de circonscription est également effectuée en collaboration avec la Sécurité de la Chambre des communes.
  • Les renseignements classifiés qui vous sont adressés, y compris ceux à accès restreint, sont reçus, distribués et consignés par la Sécurité ministérielle d’IRCC.
  • La Sécurité ministérielle d’IRCC offrira des séances de sensibilisation sur demande à la sécurité à votre personnel.

Services ministériels à votre disposition…

• Au cours de la session parlementaire 43-2, IRCC a répondu à 281 documents parlementaires et a comparu dans le cadre de 17 réunions de comité.
• L’an dernier, l’Unité des breffages a remis 301 notes de service au ministre.
• En raison de la pandémie, la production ministérielle de cartables a été relativement faible, avec 55 cartables et 59 cahiers électroniques contre 710 en 2019-2020.

CSM-21

• Le Cabinet du (de la) sous-ministre (CSM) dispose d’une équipe de direction et d’une équipe de ressources ministérielles affectées pour vous soutenir dans toutes les activités quotidiennes et dans vos relations importantes avec le Ministère. Dirigé par l’adjointe ministérielle/adjoint ministériel, le CSM-21 est formé de trois équipes :
  • Conseillers – votre première personne-ressource pour les questions de politiques et de programmes;
  • Services ministériels – votre ressource spécialisée sur les enjeux liés aux ressources humaines, aux finances, à la sécurité, à l’informatique et aux locaux et installations;
  • Unité des services de voyage et du protocole (USVP) – votre assistance pour toutes les demandes liées aux réunions avec des parties prenantes ainsi qu’aux engagements internationaux et nationaux.

Unité des breffages

• Cette équipe coordonne, révise et prépare tous les documents d’information que le Ministère vous a fournis, et s’assure d’offrir des produits de grande qualité. Cela comprend des notes de service pour que vous puissiez être avisé(e), prendre des décisions ou donner votre approbation, ainsi que des cartables d’information pour vous aider à l’occasion de réunions, d’événements, de voyages ou de comparutions devant des comités permanents.

Affaires parlementaires

• Une équipe offrant des services multiples dans le cadre de consultations régulières sur tous les enjeux parlementaires, notamment des conseils stratégiques sur les comparutions devant les comités, les débats, le processus législatif, le dépôt d’information au Parlement ainsi que sur d’autres processus parlementaires.

Direction des demandes de renseignements ministériels (DDRM) – Correspondance ministérielle

• Cette équipe reçoit, trie et traite la correspondance qui vous est adressée.
• Elle fournit des rapports statistiques sur les volumes et les tendances en matière de correspondance et sur les taux de respect des normes de service.
• Des réponses à prendre en considération, 2,5 % (sur 600 l’an dernier) sont rédigées en étroite collaboration avec les principaux secteurs d’expertise de tout le Ministère. Il s’agit de personnalités de marque, notamment des élus à tous les échelons, des représentants de gouvernements étrangers, des intervenants, des partenaires et des électeurs du ministre.

La DDRM prépare 97,5 % des réponses envoyées directement aux clients et correspondants (près de 27 000 l’an dernier). La plupart d’entre elles (environ 80 %) sont des demandes de renseignements de clients d’IRCC.

Accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP)

• 57 % de toutes les demandes d’AIPRP du gouvernement fédéral ont été soumises à IRCC en 2020-2021.
• Accroissement moyen de 31,5 % des pages passées en revue au cours des cinq dernières années
• Accroissement de 166 % du nombre de demandes depuis 2014-2015

Loi sur l’accès à l’information

• Donne accès aux dossiers ministériels : notes de service, notes d’information, rapports, etc.

Loi sur la protection des renseignements personnels

• Donne aux personnes un accès à leurs renseignements personnels.

Les deux lois sont assujetties à des restrictions quant aux renseignements qui peuvent être divulgués

• Le Commissariat à l’information du Canada et le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) sont chargés de surveiller la conformité aux deux lois. IRCC entretient des relations de travail collaboratives avec le Commissariat à l’information et le CPVP.
• La croissance du nombre de demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) soumises à IRCC au cours des dernières années est sans précédent, et nous nous attendons à ce que cette croissance se poursuive.
• IRCC possède l’une des divisions d’AIPRP les plus importantes du gouvernement du Canada. Les volumes de demandes d’AIPRP dépassent de loin ceux de tout autre ministère (c.-à-d. le nombre de demandes d’AIPRP reçues et le nombre de dossiers d’AIPRP fermés).

Les domaines d’intérêt de la Division de l’AIPRP d’IRCC comprennent :

• La mise en œuvre du Plan d’action de la direction en matière d’AIPRP, qui répond directement aux questions et recommandations soulevées dans le rapport d’enquête systémique du Commissariat à l’information;
• La préparation à l’entrée en vigueur du décret d’extension de la Loi sur la protection des renseignements personnels, une mesure qui améliorera l’accès, en ajoutant toutes les personnes à l’étranger à qui ce droit n’était pas reconnu auparavant.

Divulgation proactive

Depuis 2019, tous les ministères fédéraux sont tenus de publier les documents suivants en ligne :

• Titres des notes d’information et des notes de service à l’intention des ministres et des sous-ministres (mensuellement).
• Toutes les notes de la période des questions préparées pour les ministres (30 jours après le dernier jour de séance en juin et en décembre).
• Cartables de transition et de comparution des comités parlementaires préparés pour les ministres et les sous-ministres (120 jours après la nomination ou la comparution).
• Le projet de loi C-58 exige la divulgation proactive de tous les contrats du Cabinet du ministre dont la valeur dépasse 10 000 $, et de toute modification apportée à ceux-ci.

Les ministères doivent également publier d’autres composantes de façon proactive en fonction d’échéanciers :

• Divulgation des frais de voyage et d’accueil de l’ensemble du personnel du Cabinet du ministre et de la haute direction du Ministère (mensuellement)
• Rapport annuel portant sur toutes les dépenses encourues par un cabinet de ministre (dans les 120 jours suivant la fin de l’exercice).

Les noms et les titres du personnel ministériel ne sont plus considérés comme des renseignements personnels et seront désormais divulgués dans le cadre des demandes d’accès à l’information.

Gestion de l’information

Documents électroniques

• Les documents électroniques jusqu'au niveau Protégé B doivent être enregistrés dans GCdocs sous le dossier approprié.

Documents papier

• Les documents papier doivent être séparés dans différents classeurs en fonction de la catégorie d'information et de leur désignation ou classification.

Information classifiée et désignée

• Toute information doit être traitée, protégée et sécurisée en fonction de sa désignation ou de sa classification.
• Guide de la sécurité de l’information

AIPRP & Litiges

• Avant d'éliminer des renseignements, il faut être conscient des cas de litiges en cours et de l’obligation de préservation de la preuve légale et des demandes d'AIPRP.

MS Teams

• Toutes les conversations sont supprimées après 24 heures.
• Toutes les décisions capturées dans une conversation doivent être transférées dans GCdocs.
• Protégé B si tout le monde utilise un appareil IRCC. Sinon, la conversation doit rester non classifiée.
• Sauvegarder l’information dans GCdocs à partir des outils de collaboration

Adresse courriel personnelle

• N'utilisez pas votre adresse courriel personnelle pour mener des activités opérationnelles d’IRCC.

Pouvoirs financiers

Besoins immédiats

Conformément aux exigences de la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du Conseil du Trésor, on vous demandera d’approuver l’instrument de délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du Ministère dans les 90 jours civils suivant votre nomination.

• La nomination d’un nouveau ministre n’annule pas les pouvoirs existants.
• La responsabilité du contrôle budgétaire et des dépenses des deniers publics est conférée aux ministres et aux sous-ministres par le Parlement en vertu des lois de crédits, de la Loi sur la gestion des finances publiques et de son règlement d’application.
• Toutes les dépenses engagées pour le Ministère doivent être approuvées conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques.

Nominations par le gouverneur en conseil

Exigences relatives à la nomination

• Un processus de sélection ouvert, transparent et fondé sur le mérite pour les nominations par décret a été établi en février 2016.
• Le processus aide les ministres à formuler des recommandations de nomination de candidats de grande qualité qui représentent la diversité du Canada, pour des postes relevant de leur portefeuille.
• À titre de ministre responsable et de membre du Conseil privé de la Reine pour le Canada, il vous sera demandé de recommander au gouverneur en conseil des nominations pour deux organismes relevant de votre portefeuille :
  • Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada
  • Juges de la citoyenneté