Résumé de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée : Service de facilitation des entrevues (SFE)

Au sujet du programme

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) est chargé de traiter divers types de demandes d'immigration. Pour certaines de ces demandes, il existe des cas dans lesquels IRCC exige des informations supplémentaires ou des éclaircissements de la part du demandeur, ce qui nécessite une entrevue en personne. Ces entrevues ont toujours eu lieu dans un bureau de migration d'IRCC ou, parfois, à un endroit plus près du demandeur.

Les entrevues avec les demandeurs font partie intégrante du processus de demande, puisqu’elles  gèrent les risques des candidatures qui nécessitent un examen plus approfondi. En raison des risques pour la santé liés à la COVID-19, IRCC a été contraint de limiter son interaction physique avec le public, ou lorsque l'interaction est absolument nécessaire, pour s'assurer qu'elle se fait avec un contrôle direct sur l'environnement afin d'assurer la sécurité de ses employés. Lors des premières vagues de COVID-19, cela signifiait l'arrêt des entrevues physiques au bureau de migration afin de limiter l'exposition des demandeurs et des employés.

Les demandes étaient toujours en cours de traitement et le sont toujours, mais lorsque les entrevues sont essentiels à la poursuite du traitement des demandes, des retards se produisent et, dans certains cas, ont interrompu le processus.

Afin de réduire le nombre de demandeurs en attente d'entrevues, IRCC a étudié les options de déploiement d'une solution d'entrevue virtuel. Après avoir exploré plusieurs solutions, l'IRCC a décidé d’utiliser son fournisseur de services qui gère un réseau mondial de centres de réception de demande de visa (CRDV), et d'utiliser l'application MS Team sur ce réseau. Le service nouvellement approuvé, appelé Service de facilitation des entrevues (SFE), nécessite une modification du contrat des CRDV existant qui exige du fournisseur, VFS Global, de :

• Construire une salle d'entrevue sécurisée dans des CRDVs sélectionnés par IRCC. Les salles sécurisées doivent être compatibles avec les exigences d'insonorisation du Programme de sécurité des contrats de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et de Services publics et Approvisionnements Canada (SPAC), ainsi qu’avec les exigences de l'IRCC en matière de salles sécurisées.
• Tenir à jour un calendrier de rendez-vous pour la salle sécurisée en permettant au personnel de l'IRCC de prendre des rendez-vous pour mener des entrevues virtuels avec les demandeurs et de s'assurer que les salles d'entrevues sécurisées sont prêtes à les recevoir.
• Maintenir un poste de travail dans la salle sécurisée pour faciliter une connexion/réunion MS Teams.
• Effectuer un ratissage de sécurité de la salle sécurisée avant et après une entrevue.
• Recevoir les demandeurs, valider les identités individuelles, les escorter jusqu'à la salle sécurisée et établir la connexion MS Teams avec l'agent IRCC chargé de l'entrevue.
• S'assurer qu'aucun ordinateur portable, téléphone cellulaire, tablette ou autre appareil similaire ayant une capacité d'enregistrement n'est apporté dans la pièce sécurisée par le demandeur.
• Quittez la pièce une fois que la connexion MS Teams est établie ; et
• Une fois l'entrevue terminée, fermer la réunion MS Teams et escorter le demandeur hors de la pièce sécurisée/VAC.

Avec le SFE, la collecte d'informations personnelles par IRCC ne change pas. Le seul changement est la manière et le lieu où se déroule l'entrevue – plutôt que d'un face à face, l'entrevue est réalisé via l’application MS Teams à partir d'un CRDV (pour le demandeur). Pour le CRDV, il maintient déjà un calendrier de rendez-vous pour d'autres services, y compris des processus qui nécessitent la validation de l'identité par le fournisseur. Le plus grand changement pour le CRDV n'est pas lié aux informations personnelles – mais plutôt de la construction ou de la rénovation d'une salle sécurisée et de la mise en place d'un poste de travail dédié dans la salle sécurisée pour la réunion MS Teams.

Portée de l’EFVP

La portée de cette EFVP est étroitement limitée au déploiement de l’application MS Teams (appelé la solution IFS) et à son utilisation dans le processus d'examen d'immigration. Il ne s'agit pas d'une EFVP portant sur la totalité d'un processus d'immigration spécifique, ni sur les évaluations et les décisions prises dans le cadre de ce processus ou à partir des entretiens.

Résumé des enjeux relatifs à la protection de la vie privée et des stratégies d’atténuation

L'EFVP a identifié trois faibles risques pour la vie privée et les recommandations correspondantes. Premièrement, les changements apportés aux caractéristiques et aux fonctionnalités de MS Teams peuvent poser des risques futurs pour l'utilisation de l'application. Par conséquent, l'IRCC surveillera ces changements pour s'assurer qu'une évaluation est effectuée afin de déterminer leur impact sur les utilisations décrites dans l'EFVP. Deuxièmement, bien que toutes les approbations de sécurité pour MS Teams aient été fournies, il est important de surveiller continuellement la sécurité de MS Teams et pour les utilisateurs de s'assurer qu'aucune personne indésirable ne se trouve dans une entrevue. Troisièmement, les fichiers de renseignements personnels existants n'identifient pas l'utilisation par l'IRCC d'un fournisseur tiers pour soutenir les processus de demande à l'étranger ; par conséquent, des changements seront apportés à quatre FRP pour tenir compte de la participation des CRDV à ces processus.