Vérification du programme d’immigration à la mission canadienne de Beyrouth

Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation
Décembre 2014

Table des matières

• Résumé
  • Objectif et portée
  • Importance de la vérification
  • Principales constatations
  • Conclusion
• Énoncé de conformité
• Contexte
  • Introduction
  • Contexte de la mission
• Constatations et recommandations détaillées
  • Gouvernance
  • Gestion des risques et assurance de la qualité
  • Contrôle
• Annexe A – Résumé des contrôles
• Annexe B – Demandes traitées à la mission de Beyrouth de 2010 à 2013
• Annexe C – Plan d’action de la gestion

Résumé

Objectif et portée

La vérification avait pour objectifs d’évaluer la pertinence :

• du cadre de gouvernance régissant l’administration du programme d’immigration de la mission de Beyrouth;
• des pratiques de gestion des risques et d’assurance de la qualité de la mission à l’appui de l’exécution du programme d’immigration;
• du cadre des contrôles internes de la mission qui régit les activités administratives, financières et opérationnelles liées au programme d’immigration.

La vérification englobe les rôles et les responsabilités du Secteur des opérations à l’administration centrale de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) qui appuient l’exécution du programme d’immigration dans les missions. La vérification a porté sur les activités qui se sont déroulées du 1^er novembre 2012 au 31 octobre 2013, à l’exception d’un dénombrement des stocks et du rapprochement connexe effectués pendant l’examen sur place en mars 2014.

Importance de la vérification

La Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (LIPR) est le cadre législatif fédéral en matière d’immigration et de protection des réfugiés au Canada. En mettant en application la LIPR à l’échelle mondiale, les employés de CIC gèrent l’accès au Canada à travers la réception et le traitement des demandes de résidence temporaire et permanente.

Le contexte de travail dans lequel le personnel de l’immigration s’acquitte de ses fonctions peut être difficile. Une bonne gouvernance, de saines pratiques de gestion des risques et d’assurance de la qualité, et des contrôles internes doivent être en place pour s’assurer de la conformité aux exigences législatives, stratégiques et opérationnelles, de la gérance des fonds et de la sauvegarde des actifs clé.

Principales constatations

Pour mettre en contexte les principales constatations, il est important de souligner que le personnel de la mission travaille dans des conditions difficiles découlant de l’instabilité dans la région, des conflits locaux et des adaptations nécessaires pour maintenir une sécurité adéquate. Malgré les défis environnementaux, le traitement des demandes continue d’être effectué conformément aux contrôles ministériels normalisés.

Nous avons constaté que le cadre de gouvernance actuellement en place à la mission de Beyrouth devrait être amélioré. Suite aux changements organisationnels et opérationnels, une clarification des rôles et des responsabilités est nécessaire. Une formation appropriée et suffisante doit être dispensée au personnel local et aux agents affectés à la mission, et à l’administration centrale pour préparer les agents aux affectations, afin de s’assurer que les employés de l’immigration de la mission possèdent l’information et les compétences nécessaires pour exercer leurs fonctions. Les membres du personnel de l’immigration de la mission ont une solide compréhension des valeurs et de l’éthique ainsi que de leurs obligations en matière de conflits d’intérêts.

La mission dispose de mécanismes de gestion des risques. Des améliorations s’imposent pour s’assurer de la mise en œuvre systématique d’activités d’assurance de la qualité pour le traitement des demandes à la mission. Un système d’assurance de la qualité et de supervision des services offerts dans les centres de réception des demandes de visa est établi.

Des améliorations du cadre de contrôles internes sont nécessaires pour s’assurer que les contrôles sont en place pour l’accès aux systèmes, le recouvrement des coûts et la gestion des formulaires conformément aux attentes du Ministère. Le Secteur des finances et le Secteur des opérations de CIC devraient également veiller à ce que les obligations en matière de délégation des pouvoirs financiers soient communiquées à l’échelle du réseau, en particulier la documentation des pré-approbations exigées par la Loi sur la gestion des finances publiques.

Conclusion

Des améliorations doivent être apportées au cadre de gouvernance régissant l'administration du programme d'immigration à la mission de Beyrouth. Les pratiques de gestion des risques de la mission sont adéquates; des améliorations sont recommandées pour s’assurer que le système d’assurance de la qualité est mis en œuvre dans tous les secteurs d’activité de la mission. Le cadre de contrôle doit être renforcé de façon à ce que des procédures normalisées d’accès aux systèmes, aux activités liées au recouvrement des coûts, à la gestion des coûts et aux frais administratifs soient convenablement mises en œuvre.

La direction a accepté les conclusions de la vérification et a établi un plan d’action pour donner suite aux recommandations qui en découlent^{Note de bas de page 1}.

Énoncé de conformité

La vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Nous avons étudié suffisamment de données pertinentes pour étayer nos conclusions.

Contexte

Introduction

L’exécution du programme d’immigration du Canada à l’étranger relève du Secteur des opérations de CIC, à l’administration centrale, et est assurée dans 60 points de service dans les bureaux à l’étranger (missions). La Région internationale (RI) gère un effectif outre-mer de 1 300 employés de l’immigration dans les missions, qui comprend des fonctionnaires et des employés recrutés sur place (ERP) qui procèdent à une présélection des demandeurs et traitent leur demande d’admission au Canada. Les différentes demandes peuvent avoir trait à des visas de résidence permanente (immigrants de la catégorie du regroupement familial et de la catégorie économique, réfugiés et personnes protégées), à des visas de résidence temporaire (étudiants étrangers, visiteurs et travailleurs temporaires) et à d’autres documents d’immigration tels que les titres de voyage pour résident permanent, les permis de séjour temporaire et les autorisations de revenir au Canada (pour les personnes ayant fait antérieurement l’objet d’une mesure de renvoi).

La RI contribue également à l’avancement du programme international de CIC en assurant la liaison avec les gouvernements étrangers et les partenaires d’exécution du programme, ainsi qu’à la protection des réfugiés à l’échelle internationale, aux objectifs stratégiques internationaux en matière de mouvements migratoires et à la réalisation de l’objectif de faire du Canada une destination de choix pour les jeunes et les étudiants étrangers^{Note de bas de page 2}.

La RI s’occupe aussi d’activités de programme qui ne concernent pas l’immigration, par exemple, l’administration et la gestion des ressources, l’analyse du rendement et les rapports afférents. D’autres directions générales du Secteur des opérations de CIC sont chargées de l’élaboration de politiques et de procédures, des activités liées à l’intégrité du programme et des systèmes de technologie de l’information. Le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (MAECD) assure les services administratifs des missions, selon les modalités d’un protocole d’entente.

Cette vérification a porté principalement sur les activités du programme d’immigration réalisées à la mission canadienne située à Beyrouth (Liban), ainsi que sur l’orientation fournie par le Secteur des opérations de CIC à l’administration centrale. Pour la liste des critères de vérification utilisés, veuillez vous reporter à l’annexe A.

Contexte de la mission

La mission fonctionne dans un contexte d’instabilité régionale qui élève son niveau de difficulté.

En janvier 2012, le bureau des visas de la mission de Beyrouth est devenu un centre offrant des services complets à une population de quelque 27 millions de personnes originaires du Liban et de la Syrie. En mars 2013, la section de l’immigration comptait 15 employés nommés pour une période indéterminée : quatre agents canadiens à l’étranger (ACE) et 11 employés recrutés sur place (ERP). Les dépenses opérationnelles de la mission pour 2012-2013 totalisaient 119 139 $ et l’enveloppe budgétaire 2013-2014 s’élevait à 165 000 $.

En 2013, la mission de Beyrouth a délivré 160 % de plus de visas de résident permanent qu’en 2012. Cette croissance est principalement attribuable au nouveau secteur d’activités concernant les réfugiés mis sur pied à la mission et au nombre important de dossiers transférés à Beyrouth à la suite de la fermeture du bureau des visas de Damas (Syrie). Par comparaison, le secteur d’activités concernant les résidents temporaires est demeuré relativement stable durant la période de vérification. L’annexe B présente un résumé des demandes traitées à la mission de Beyrouth de 2010 à 2013 et une comparaison avec le réseau de bureaux à l’étranger de CIC.

Durant la période visée par la vérification, la mission de Beyrouth a été confrontée à un certain nombre de défis. À la suite de la fermeture du bureau des visas de Damas, le bureau de Beyrouth a mis sur pied un nouveau secteur d’activités concernant les résidents permanents, qui englobe les dossiers de réfugiés, et est devenu un centre offrant des services complets. La mission a dû engager un nombre assez important de ressources temporaires – employés recrutés sur place, agents canadiens à l’étranger et agents en affectation temporaire – pour faire face au nombre accru de dossiers et aux autres tâches connexes. Les préoccupations concernant la stabilité de la région et une évacuation possible ont eu des répercussions sur la dotation à la mission. Depuis l’été 2012 au mois de septembre 2013, l’un des postes d’agent canadien à l’étranger (ACE) a été pourvu par une série d’agents en affectation temporaire. Le nombre d’ACE disponibles pour accomplir les tâches de traitement et de supervision continue s’en est trouvé réduit.

Devant le climat d’instabilité régnant dans la région en raison du conflit en cours en Syrie voisine, la mission a effectué un exercice important de planification de la continuité des activités en 2013. Un projet important de rénovation et de construction a également débuté à la mission de Beyrouth, il s’est poursuivi jusqu’à l’été 2014. En juin 2013, un nouveau centre de réception des demandes de visa (CRDV) a ouvert ses portes à Beyrouth; en décembre 2013, la collecte des données biométriques au CRDV est devenue obligatoire pour les demandeurs de la résidence temporaire. À l’automne 2013, le programme d’immigration de Beyrouth a mis en œuvre une nouvelle structure organisationnelle pour mieux faire cadrer son effectif avec ses secteurs d’activité actuels. En décembre 2013, l’ancien Système informatisé de traitement des dossiers d’immigration (STIDI) de CIC a été démantelé et tous les cas ont été transférés dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC).

Constatations et recommandations détaillées

Gouvernance

L’objectif consistait à évaluer le cadre de gouvernance de la mission de Beyrouth régissant l’administration du programme d’immigration.

Nous nous attendions à ce que les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte concernant le programme d'immigration soient clairement définis et communiqués, à ce que les ressources financières et humaines soient planifiées et gérées pour appuyer l’exécution du programme et à ce que les valeurs et l'éthique de la fonction publique soient préconisées, documentées et comprises à la mission. Des rôles et des responsabilités clairement définis, la gestion des ressources et la promotion des valeurs de la fonction publique aident une organisation à maintenir le cap de l’efficacité en ce qui a trait à ses employés, son environnement de travail et à sa capacité d’atteindre les objectifs organisationnels.

Les vérificateurs ont observé que les relations avec les autres programmes (p. ex. le MAECD) à la mission étaient fondées sur la collaboration. Les agents canadiens à l’étranger du secteur de l’immigration participent activement à la gouvernance et aux activités générales de la mission, telles que la planification de la continuité des activités. Les employés recrutés sur place (ERP) possèdent une solide connaissance des valeurs et de l’éthique ainsi que des mesures relatives aux conflits d’intérêts qu’ils appliquent de façon constante. Par ailleurs, ils ont mis au point une approche commune pour régler les situations de conflits d’intérêts potentiels et faire face aux pressions survenant à l’extérieur du milieu de travail; les vérificateurs ont qualifié cette approche de bonne pratique.
Les vérificateurs ont observé la présence de contrôles pour la planification, la budgétisation et la surveillance des ressources financières et humaines appuyant l’exécution du programme d’immigration et l’affectation des ressources pour atteindre les objectifs. La mission demande du financement par le truchement de l’exercice annuel de planification de la gestion intégrée de la Région internationale et lorsque des ressources supplémentaires sont mises à la disposition des missions suite aux révisions budgétaires. Le gestionnaire du programme d’immigration se réunit tous les mois avec l’agent des finances pour examiner le budget avant de présenter les rapports et les mises à jour au Secteur des opérations, tel que requis. Les vérificateurs ont effectivement observé qu’un nombre important d’ERP d’urgence (ERPU) et d’agents canadiens en service temporaire continue d’être nécessaire pour répondre au nombre accru de demandes découlant de la transition vers un bureau offrant des services complets. Bien que la priorité soit accordée à la mission pour l’affectation de ces ressources temporaires, elle doit former de nouvelles ressources et procéder à de fréquentes opérations éclair pour faire face à la demande et prévenir les retards. Les dotations et les allocations provenant de l’administration centrale ne font pas partie de l’étendue de la présente vérification; cependant, le fait que la mission continue d’avoir besoin d’un soutien important en service temporaire témoigne de la nécessité d’une planification des ressources plus durable et plus proactive de la part l’administration centrale.

À l’automne 2013, le programme d’immigration de la mission de Beyrouth a procédé à une réorganisation de son personnel. Ce changement organisationnel visait à mieux harmoniser l’effectif avec les secteurs d’activités et les responsabilités fonctionnelles et à mettre en œuvre une structure analogue à celle des bureaux de taille similaire. Les ressources supplémentaires d’urgence, fournies à l’origine pour la transition, ont été retirées en 2013 afin de ramener les niveaux de dotation à ceux des missions de taille comparable. Les membres du personnel ont été informés verbalement et par écrit des changements et des nouvelles fonctions au moment de la mise en œuvre. Après la période de vérification, le gestionnaire du programme d’immigration s’est également entretenu avec chacun des employés pour obtenir leur avis sur la nouvelle structure et les domaines à améliorer. Au moment de la visite sur place, la transition était encore en cours.

Les objectifs de travail et les besoins en matière de formation n’étaient pas définis pour tous les membres du personnel, car les ententes de gestion du rendement et les plans d’apprentissage individuels n’étaient pas terminés durant la période de vérification. La formation polyvalente pour les tâches réalisées par roulement avait commencé au moment de la visite sur place, mais elle dépassait la période de la vérification.

Des lacunes ont été constatées dans les connaissances et la formation des personnes affectées aux tâches de recouvrement des coûts à la mission, ce qui s’est traduit par des faiblesses dans les contrôles, tel qu’indiqué à la constatation 4. L’attestation écrite de reconnaissance des instructions et engagements pour le recouvrement des coûts était également incomplète. Cette lacune est attribuable à l’absence de formation sur le recouvrement des coûts pour les agents en affectation unique; ce sont des personnes qui font l’objet d’une affectation temporaire dans une mission, mais qui ne sont pas des employés du groupe FS. Une formation est donnée à ces agents, mais elle est axée sur les tâches liées au traitement des demandes.

Le fait de définir les objectifs de travail et de répondre aux besoins en matière de formation permet de s’assurer que les membres du personnel possèdent les compétences nécessaires pour s’acquitter de leurs tâches, de déterminer les lacunes en matière de ressources et de contrôle et d’appuyer la réalisation des objectifs organisationnels.

Recommandation nº 1 (risque moyen) : La mission devrait déterminer officiellement les objectifs de travail et les besoins en matière de formation du personnel de l’immigration de la mission et y répondre. Elle devrait aussi s’assurer que les personnes affectées aux tâches de recouvrement des coûts signent une attestation de reconnaissance des instructions et engagements pour le recouvrement des coûts.

Recommandation nº 2 (risque moyen) : Le Secteur des opérations devrait s’assurer qu’une formation suffisante est donnée aux agents en affectation unique pour assumer leurs responsabilités fonctionnelles, telles que le recouvrement des coûts et le contrôle des formulaires, à la mission.

Gestion des risques et assurance de la qualité

L’objectif consistait à évaluer les pratiques de gestion des risques et d’assurance de la qualité de la mission à l’appui de l’exécution du programme d’immigration.

Nous nous attendions à l'existence de mécanismes pour déterminer, atténuer et surveiller les risques courus par le programme d'immigration et à ce que l'affectation des ressources soit guidée par cette évaluation. Nous nous attendions également à ce que le personnel de l’immigration de la mission mène des exercices d'assurance de la qualité de ses activités et de celles de tiers, tel que le CRDV, et qu’il utilise les résultats de ces évaluations pour améliorer les activités. Des pratiques formelles de gestion et de surveillance des risques appuient la prise de décisions opérationnelles, l’affectation des ressources et la détermination des facteurs internes et externes qui pourraient entraver l’atteinte des objectifs organisationnels.

La mission avait rempli la Liste de contrôle annuelle de la direction, qui est une évaluation obligatoire basée sur une liste uniformisée d’indicateurs de risque déterminés par la Région internationale à l’administration centrale. Le gestionnaire du programme d’immigration communique périodiquement par courriel, ou par d’autres moyens, avec la Région internationale à l’AC pour discuter des risques. Dans le rapport de vérification du programme d’immigration à la mission de Varsovie, il est recommandé de renforcer le regroupement des renseignements sur les risques propres à la mission à l’administration centrale afin d’aider les missions à réduire les lacunes en matière de connaissances du milieu local lors du roulement des agents entre les différentes affectations. Cela permettrait également de s’assurer que l’on dispose de renseignements fiables pour la prise de décisions et pour l’affectation des ressources humaines et financières dans l’ensemble du réseau des bureaux de traitement (au Canada et outre-mer). La mission de Beyrouth bénéficierait également de ce regroupement des renseignements sur les risques.

La mise en place de mécanismes d’assurance de la qualité permet à une organisation de s’assurer de l’efficacité et du bon fonctionnement des processus. Cela permet de détecter, de surveiller et de régler des problèmes avant qu’ils ne se transforment en risques. Le risque de non-respect des lois, des règlements et des procédures ministérielles applicables est réduit en vérifiant et en déterminant s’il existe des faiblesses dans les contrôles. Ces exercices sont également utiles pour déterminer les pratiques non efficaces ou les domaines nécessitant des ressources supplémentaires pour réduire le risque que les objectifs opérationnels ne soient pas atteints.

La mission de Beyrouth réalise des activités d’assurance de la qualité des opérations du CRDV et transmet des rapports mensuels à l’administration centrale, tel que requis; les renseignements détaillés figurant dans ces rapports sont considérés par l’administration centrale comme étant une bonne pratique.

La mission s’est engagée à réaliser deux activités d’assurance de la qualité du traitement des demandes durant la période de vérification dans le cadre de l’exercice de planification annuel : le Plan de gestion intégré de la Région internationale (PGIRI). Durant la période de vérification, la mission a participé à un exercice régional de lutte contre la fraude, mais n’a pas terminé ses deux exercices comme prévu. Cependant, des exercices occasionnels d’assurance de la qualité sont réalisés par le gestionnaire du programme d’immigration sur des dossiers individuels au stade de la demande de visa durant les absences d’agents.

En raison des priorités conflictuelles – processus de transformation en bureau offrant des services complets, travaux de construction en cours et exercices de planification de la continuité des activités – la mission ne disposait pas de ressources suffisantes pour la mise en œuvre d’activités formelles d’assurance de la qualité. Ces constatations cadrent avec celles de vérifications précédentes dans les missions : les activités d’assurance de la qualité sont fréquemment laissées de côté en présence de priorités conflictuelles ou lorsque la mission subit des contraintes additionnelles. L’administration centrale devra multiplier les efforts pour fournir davantage d’aide et s’assurer de l’adoption d’un système efficace d’assurance de la qualité dans l’ensemble du réseau des bureaux des visas, qu’une mission donnée soit en cours de transition importante ou non.

Recommandation nº 3 (risque élevé) : La mission de Beyrouth devrait se doter de mécanismes formels d’assurance de la qualité.

Recommandation nº 4 (risque élevé) : Le Secteur des opérations devrait fournir de l’aide à toutes les missions pour la planification d’un programme efficace d’assurance de la qualité et l’affectation de ressources à ce programme.

Contrôle

Nous nous attendions à l’existence de mécanismes pour contrôler les activités administratives, financières et opérationnelles, y compris l’accès aux aires de travail et aux systèmes d’immigration, au traitement des demandes, aux documents contrôlés, au recouvrement des coûts et aux frais administratifs à la mission afin de s’assurer du respect des exigences légales, stratégiques et opérationnelles.

Dans le contexte d’une mission, de solides contrôles internes permettent de s’assurer que le programme d’immigration est exécuté conformément aux directives applicables, que les biens et les recettes sont gérés et protégés, et que les frais sont engagés conformément aux principales politiques financières. Le contrôle de l’accès aux espaces de travail et aux systèmes de l’immigration permet de s’assurer que seules les personnes qui ont besoin des renseignements et des biens pour accomplir leur travail y ont accès pour appuyer l’exécution du programme d’immigration.

Des améliorations s’imposent pour s’assurer que l’accès est limité aux logiciels utilisés pour mener les activités de programme et que la maintenance est effectuée.

Au moment de la visite de vérification sur place, certains comptes du SMGC de quelques anciens ERP d’urgence (ERPU) et agents en service temporaire étaient toujours actifs, mais ils ont été désactivés immédiatement après la visite. La liste des profils d’utilisateur et les droits d’accès au système PDS+, utilisé pour la consignation des recettes, doivent être mis à jour pour s’assurer que l’accès n’est accordé qu’aux personnes qui en ont besoin pour accomplir leur travail. La mission devrait également procéder à l’entretien régulier du système PDS+ pour s’assurer de son bon fonctionnement.

L’accès aux aires de travail et aux dossiers de l’immigration est limité dans la mesure du possible, compte tenu des problèmes continus posés par les travaux de construction.

Les demandes de l’échantillon retenu pour la vérification ont été traitées conformément aux procédures ministérielles normalisées; toutefois, des faiblesses ont été observées dans trois domaines. Tout d’abord, la copie papier des lettres de refus, qui est exigée en vertu des lignes directrices relatives à la conservation de documents en vigueur en cas d’appel, ne se trouvait pas dans les dossiers de demande de résidence temporaire examinés; toutefois, des copies électroniques des lettres de refus figuraient dans le SMGC. Étant donné que le Ministère s’oriente de plus en plus vers la présentation de demandes électroniques pour les clients ainsi que l’adoption de logiciels de traitement électronique, les politiques relatives à la conservation de documents devront être révisées pour s’assurer qu’elles cadrent avec le processus opérationnel de CIC.

En deuxième lieu, des déclarations solennelles liées aux demandes de résidence permanente n’étaient pas signées par le demandeur après sa participation à une entrevue; l’absence de cette déclaration risque de nuire au gouvernement du Canada si le demandeur interjette appel de la décision le concernant, étant donné que les éléments probants recueillis au cours de l’entrevue pourraient entraîner l’interdiction de territoire pour le demandeur. Ce problème a été signalé dans le rapport de vérification du programme d’immigration à la mission canadienne de Nairobi et un rappel opérationnel a été envoyé au personnel à la fin de la période de vérification pour Beyrouth; par conséquent, aucune recommandation ne sera formulée dans le présent rapport.

En troisième lieu, le formulaire de prêt consenti aux réfugiés utilisé à la mission durant la période de vérification n’exigeait pas qu’un agent inscrive son nom, ce qui aurait permis que le niveau d’autorisation requis pour le prêt soit évalué; cependant, tous les prêts examinés ont été consentis conformément aux modalités et conditions du programme et tombaient sous le seuil de 10 000 $ au-delà duquel la signature du gestionnaire du programme d’immigration est exigée. En vertu du protocole d’entente en vigueur conclu avec l’Organisation internationale pour les migrations, qui administre les prêts au nom de CIC, les ententes de prêt ne peuvent pas porter sur des montants supérieurs à 10 000 $. Par conséquent, les directives de CIC devraient être mises à jour pour cadrer avec l’entente en vigueur et ce seuil devrait être surveillé de manière centralisée par les Finances.

Des faiblesses ont été observées dans l’application des contrôles des activités de recouvrement des coûts : la preuve de supervision et de surveillance de l’exactitude des données de paiement saisies dans le système PDS+ était minimale; des reçus officiels pour la présentation des chèques au MAECD n’étaient pas conservés dans les dossiers de recouvrement des coûts de CIC et les chèques n’étaient verrouillés avant leur présentation au MAECD; bien que les paiements soient saisis de façon quotidienne dans le système PDS+ par le préposé au recouvrement des coûts, le rapprochement effectué par l’agent de recouvrement des coûts était hebdomadaire au lieu de quotidien tel que requis; par ailleurs, la certification mensuelle des recettes pour mars 2013 n’avait pas été effectuée, bien que les recettes de tous les autres mois aient été certifiées par le gestionnaire du Programme d’immigration et l’agent de gestion des services consulaires du MAECD.

Les faiblesses observées dans le recouvrement des coûts sont attribuables au manque de formation et de connaissances des fonctions de recouvrement des coûts. De solides contrôles du recouvrement des coûts, y compris une formation, sont nécessaires pour s’assurer que les recettes sont perçues, enregistrées et comptabilisées convenablement et pour réduire le risque d’exposition aux actes répréhensibles. Les vérificateurs ont observé l’utilité de l’aide fournie par la section de la comptabilité du MAECD pour s’assurer que certains de ces contrôles soient adoptés. Par exemple, l’agent des finances du MAECD tient un relevé mensuel du caractère raisonnable des recettes de CIC saisies dans le système PDS+ et des dépôts bihebdomadaires effectués dans le compte principal du MAECD.

Certaines faiblesses ont été observées dans l’application des contrôles de la gestion des formulaires; on n’utilisait pas de registre d’inscription des entrées et des sorties à la mission lorsque les formulaires étaient retirés ou replacés à la fin de la journée dans le coffre-fort pour des fins d’impression; et les dossiers de l’inventaire électronique des stocks de la mission dans le Système de suivi des stocks de formulaires contrôlés à clé (SSSFCC) n’étaient pas à jour. Les sceaux conservés à la résidence officielle en cas d’urgence n’étaient pas enregistrés dans le SSSFCC au moment de la visite sur place; ces sceaux ont été ajoutés par la suite dans l’inventaire électronique.

De solides contrôles doivent être adoptés pour la gestion des formulaires contrôlés pour assurer la protection et l’enregistrement adéquat des actifs de valeur.Le rangement au mauvais endroit de ces actifs pourrait présenter un risque important pour les Canadiens si ces actifs étaient utilisés à des fins malveillantes pour entrer au Canada.

Recommandation nº 5 (risque moyen) : La mission de Beyrouth devrait mettre en œuvre des procédures ministérielles normalisées de recouvrement des coûts, de contrôle des formulaires et d’accès aux systèmes pour s’assurer que des contrôles efficaces sont adoptés pour l’exécution du programme d’immigration conformément aux exigences ministérielles.

Dans un environnement à risque élevé tel qu’une mission, les contrôle internes permettent de s’assurer que les dépenses sont engagées conformément aux principales politiques et lois financières.

La documentation des pré-approbations et de la certification exigée par l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques était absente dans 25 % des dossiers de déplacement examinés. Les pré-approbations des heures supplémentaires des agents canadiens à l’étranger étaient documentées dans certains cas, mais pas de façon régulière. Ces constatations indiquent le non-respect de la Loi sur la gestion des finances publiques et des instruments et pouvoirs financiers délégués établis par le Ministère. L’adoption de ces contrôles permettra de s’assurer que les dépenses sont convenablement autorisées et que les ressources sont utilisées de façon appropriée, en plus de réduire le risque de dépassement des budgets.

Ces constatations concordent avec celles qui ont été signalées dans les rapports de vérifications antérieures de missions (2013 à Nairobi et à Lagos et en 2014 à Varsovie). Il est, par conséquent, nécessaire d’effectuer un examen approfondi des outils administratifs, conjugué à des séances de sensibilisation accrues aux exigences en matière de pouvoirs financiers délégués et de certification, pour s’assurer que ce problème soit résolu dans l’ensemble du réseau des bureaux à l’étranger.

Recommandation nº 6 (risque élevé): Le Secteur des finances et le Secteur des opérations de CIC devraient renforcer la sensibilisation des agents aux exigences en matière d’approbation, de vérification et d’examen des processus de dépenses opérationnelles pour s’assurer qu’ils se conforment à la Loi sur la gestion des finances publiques. Ils devraient également veiller à ce que ces outils administratifs soient compris, et surveiller leur application.

Annexe A – Résumé des contrôles

Les conclusions énoncées pour chacun des critères utilisés dans la vérification ont été élaborées en accord avec les définitions qui suivent.

Bien contrôlé

bien gérée, aucune faiblesse importante constatée; et efficace.

Contrôlé

bien géré, mais des améliorations mineures sont nécessaires; et efficace.

Problèmes modérés

Certains problèmes modérés nécessitent l’attention de la direction (au moins un des deux critères suivants doit être rempli) :

• faiblesses en matière de contrôle, mais l’exposition au risque est limitée, car la probabilité d’occurrence du risque n’est pas élevée;
• il y a des faiblesses en matière de contrôle, mais l’exposition au risque est limitée, car l’incidence du risque n’est pas élevée.

Améliorations importantes requises^{Note de bas de page 3}

Des améliorations importantes doivent être apportées (au moins un des trois critères suivants doit être rempli) :

• des redressements financiers importants s’imposent à l’égard de certains points ou secteurs ou pour le Ministère; 
• des faiblesses en matière de contrôle pourraient avoir des répercussions considérables si elles ne sont pas atténuées;
• des lacunes importantes sont présentes dans la structure de contrôle globale.

Secteur d’intérêt : Gouvernance

Critères de vérification 1.1

Les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte du programme d’immigration sont clairement définies et communiquées.

Conclusion

Problèmes modérés

Éléments probants

• Un nouvel organigramme et une nouvelle structure hiérarchique du programme d’immigration ont été établis et communiqués durant la période de vérification; la mise en œuvre de la nouvelle structure était en cours au moment de la visite sur place.
• L’attestation de reconnaissance des responsabilités liées au recouvrement des coûts du programme d’immigration n’a pas été remplie par le personnel effectuant des tâches de recouvrement des coûts.
• Les pouvoirs financiers délégués ont été établis et documentés.
• Les pouvoirs désignés de prise de décisions sont adaptés à la mission et compatibles avec les rôles et les responsabilités.
• Les membres du personnel reçoivent une formation sur le tas pour s’acquitter de leurs responsabilités; toutefois, des lacunes ont été observées dans la formation des agents en affectation unique pour les tâches fonctionnelles, telles que le recouvrement des coûts..

Critères de vérification 1.2

Les ressources sont prévues et gérées de façon à appuyer la mise en œuvre du programme d’immigration.

Conclusion

Contrôlé

Éléments probants

• Des processus ont été établis pour la budgétisation et l’approbation de l’affectation des ressources de programme. La mission suit le processus du PGIRI et se sert des révisions budgétaires mensuelles pour examiner et mettre à jour les dépenses. Les allocations qui ne seront pas utilisées durant l’exercice, p. ex. accueil ou financement des ERPU, sont renvoyées à l’administration centrale.
• Les renseignements sur le rendement du programme provenant de l’administration centrale sont utilisés à l’appui de la prise de décisions, de l’affectation des ressources, des normes de service et de la réalisation des objectifs. Les unités assurent le suivi des cas et du pourcentage atteint de l’objectif, ce qui permet de déterminer les contraintes et les priorités.
• Les ressources humaines sont gérées de façon à répondre aux exigences de l’exécution du programme; toutefois, la mission continue d’avoir besoin d’un nombre important de ressources supplémentaires et d’urgence pour aider à la transition d’un bureau offrant des services partiels vers un bureau offrant des services complets, pour résoudre les questions de gestion de l’information engendrés par les travaux de construction entrepris à la mission et pour stabiliser les opérations. La planification des ressources de l’administration centrale n’est pas couverte dans le cadre de cette vérification.

Critères de vérification 1.3

Les valeurs et l'éthique de la fonction publique sont préconisées au sein de la mission, documentées et clairement communiquées.

Conclusion

Bien contrôlé

Éléments probants

• Les membres du personnel ont été informés de leurs obligations à l’égard des valeurs, de l’éthique et des conflits d’intérêts et ont attesté en avoir pris connaissance.
• Toutes les lettres d’offre comportent maintenant l’obligation de reconnaissance du code de conduite du gouvernement du Canada.
• En 2011, les ERP de longue date ont participé à des séances de formation et ont répondu à un sondage obligatoire en ligne sur les valeurs et l’éthique.
• Les ERP de l’immigration ont mis au point une approche commune pour régler les questions et les situations de conflits d’intérêts potentiels à l’extérieur du milieu de travail.

Secteur d’intérêt : Gestion des risques et assurance de la qualité

Critères de vérification 2.1

Les pratiques de gestion des risques sont intégrées aux opérations de la mission et appuient le maintien de l’intégrité du programme.

Conclusion

Contrôlé

Éléments probants

• Des mécanismes sont établis pour évaluer les contrôles en place à la mission, pour cerner et atténuer les risques pour le programme d’immigration. La Liste de contrôle de la direction a été remplie, tel que requis.
• Les risques font l’objet d’un suivi périodique tout au long de l’année avec la RI et l’administration centrale.
• Les risques éclairent la prise de décisions opérationnelles et financières. Le personnel participe fréquemment à des exercices de sécurité, et la planification de la continuité des activités constitue une priorité. À la suite de la fermeture de la mission de Damas, l’approbation du chef de la mission est exigée pour prolonger l’affectation des ERPU au-delà de 90 jours pour aider durant la période de transition afin de faire face à l’augmentation de la charge de travail.
• Le budget des déplacements et de l’accueil privilégie les réunions et les échanges avec les partenaires en charge des réfugiés; le secteur d’activités en charge des réfugiés représente une charge de travail relativement nouvelle et très médiatisée pour la mission.

Critères de vérification 2.2

Des mesures d’assurance de la qualité, y compris la supervision des tiers fournisseurs de services, ont été adoptées par la mission à l’appui de l’intégrité du programme..

Conclusion

Problèmes modérés

Éléments probants

• Durant la période de vérification, la mission ne disposait pas d’un mécanisme officiel d’assurance de la qualité pour le traitement des demandes; cependant, le gestionnaire du programme d’immigration effectue des contrôles informels d’assurance de la qualité de dossiers durant les absences d’agents. La mission a également participé à un exercice régional de lutte contre la fraude durant la période de vérification.
• Après la période de vérification, la mission a établi un plan d’assurance de la qualité pour les activités futures.
• Des mécanismes d’assurance de la qualité des services fournis par le centre de réception des demandes de visa (CRDV) sont établis à la mission. La mission effectue des visites inopinées au CRDV et présente des rapports mensuels, tel que requis, ce qui est considéré être une bonne pratique.

Secteur d’intérêt : Contrôle

Critères de vérification 3.1

Des contrôles ont été adoptés pour s’assurer de l’accès approprié aux systèmes du programme d’immigration de la mission et des aires de travail sécurisées. 

Conclusion

Problèmes modérés

Éléments probants

• L’accès au SMGC est contrôlé conformément aux lignes directrices, aux autorisations et aux exigences relatives aux postes. Certains anciens comptes d’ERPU ont été désactivés après la visite sur place.
• Un certain nombre de profils PDS+ d’anciens employés étaient encore actifs au moment de la visite sur place. L’entretien des systèmes, comme l’archivage et la compression de fichiers, n’est pas effectué de façon systématique.
• L’accès au SSSFCC cadre avec les lignes directrices relatives aux opérations, les pouvoirs attribués par désignation et les exigences relatives aux postes à la mission.
• L’accès aux aires de travail de l’immigration et aux renseignements et dossiers contrôlés est géré dans la mesure du possible, compte tenu des des travaux de construction à la mission et du contexte de sécurité.

Critères de vérification 3.2

Les demandes d’immigration sont traitées conformément aux contrôles ministériels normalisés.

Conclusion

Contrôlé

Éléments probants

• Certaines procédures uniformisées de traitement des demandes particulières à la mission étaient documentées et sauvegardées sur une unité commune; cependant, les procédures s’appliquant à toutes les unités n’étaient pas documentées.
• Les lettres de refus sur support papier n’étaient pas conservées dans 14 des 34 dossiers de visiteurs examinés, tel que requis par les lignes directrices relatives à la conservation des documents. Des copies électroniques des lettres de refus pour tous les dossiers examinés étaient sauvegardées dans le SMGC.
• Les déclarations solennelles n’étaient pas signées par tous les demandeurs de la résidence permanente qui avaient participé à une entrevue. Ce problème a été également souligné dans le rapport de vérification du programme d’immigration à la mission canadienne de Nairobi de 2013; par conséquent, un rappel opérationnel a été transmis aux missions.
• Les décisions clés ont été prises conformément aux pouvoirs désignés.
• le formulaire de prêt consenti aux réfugiés utilisé à la mission durant la période de vérification n’exigeait pas qu’un agent inscrive son nom, ce qui aurait permis que le niveau d’autorisation requis pour le prêt soit évalué; cependant, tous les prêts examinés ont été consentis conformément aux modalités et conditions du programme et tombaient sous le seuil de 10 000 $ au-delà duquel la signature du gestionnaire du programme d’immigration est exigée. Ce problème a été souligné dans le rapport de vérification du programme d’immigration à la mission canadienne de Nairobi de 2013.

Critères de vérification 3.3

Le recouvrement des coûts est effectué conformément aux contrôles ministériels uniformisés.

Conclusion

Problèmes modérés

Éléments probants

• Certaines procédures normalisées de recouvrement des coûts n’étaient pas adoptées à la mission, notamment la supervision et l’assurance de la qualité des transactions, l’entretien du système PDS+, la conservation d’un reçu officiel fourni par le MAECD en échange d’instruments financiers et l’entreposage sécurisé des instruments financiers avant de les remettre au MAECD aux fins de dépôt.
• Les annulations et les remboursements sont généralement traités conformément aux procédures normalisées. Les taux de changes utilisés pour les transactions de recouvrement des coûts examinées étaient appropriés durant la période de vérification.
• Le rapprochement dans le système PDS+ est hebdomadaire, au lieu de quotidien tel qu’il est exigé dans le manuel du recouvrement des coûts. On peut demander une dispense de l’obligation de rapprochement quotidien auprès de l’administration centrale; cependant, la mission n’a pas effectué cette démarche.
• La certification mensuelle de dépôt des recettes est effectuée régulièrement; cependant, elle n’avait pas été effectuée au mois de mars durant la période de vérification.
• Les comparaisons du caractère raisonnable entre les dossiers mensuels du PDS+ et les dépôts bancaires bihebdomadaires sont assurées par le MAECD.

Critères de vérification 3.4

Des contrôles sont établis pour assurer la protection et la sauvegarde des documents contrôlés conformément au programme de gestion des formulaires.

Conclusion

Problèmes modérés

Éléments probants

• La mission n’utilise aucun registre d’inscription des entrées et des sorties pour le retrait des autocollants de visa du coffre-fort pour fins d’impression.
• Le rapprochement des autocollants dans le SSSFCC est effectué toutes les semaines, au lieu de tous les jours.
• L’inventaire des stocks est, en général, géré; cependant, l’inventaire des stocks d’urgence de 500 sceaux ne figurait pas dans le SSSFCC au moment de la visite sur place et a été ajouté ultérieurement dans le système.
• Les rapports d’inventaire trimestriels sont établis en temps opportun, tel que requis.

Critères de vérification 3.5

Des contrôles sont établis pour s’assurer que les activités administratives sont réalisées conformément aux politiques et aux règlements applicables.

Conclusion

Problèmes modérés

Éléments probants

• La certification en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques pour les demandes de remboursement des frais de déplacement est souvent signée par une personne qui n’est pas habilitée à le faire au nom de CIC.
• Les frais d’accueil sont gérés conformément aux lois et à la politique.
• La documentation des pré-approbations des frais de déplacement et d’heures supplémentaires était irrégulière.
• Les ententes de gestion du rendement n’étaient pas remplies par le personnel de l’immigration durant la période de vérification.
• Toutes les prolongations d’ERPU de plus de 90 jours étaient approuvées par le chef de mission tel que requis.

Source : Données des dossiers de la Région internationale (AC) au 3 juin 2014.

Note : Toutes les données ci-dessus se rapportent à des personnes et non à des cas. Un cas consiste en une demande qui peut inclure plusieurs demandeurs (personnes), par exemple, une famille.

Annexe C – Plan d’action de la gestion

Recommandation nº 1

La mission devrait déterminer officiellement les objectifs de travail et les besoins en matière de formation du personnel de l’immigration de la mission et y répondre. Elle devrait aussi s’assurer que les personnes affectées aux tâches de recouvrement des coûts signent une attestation de reconnaissance des instructions et engagements pour le recouvrement des coûts.

Réponse de la direction :

Accepté. Au moment de la réorganisation des secteurs d’activités du programme d’immigration à l’automne 2013, les membres du personnel ont été informés verbalement et par écrit des changements institués. Le gestionnaire du programme d’immigration (GPI) s’est également entretenu avec chaque employé pour répondre aux préoccupations du personnel concernant la nouvelle structure et a organisé une journée de réflexion de tout le personnel, qui s’est tenue le 27 février 2014, pour discuter du travail d’équipe et de la gestion du changement. La mission de Beyrouth a établi une description de travail générique pour chaque niveau de classification des employés recrutés sur place (ERP) et continue de collaborer avec les membres du personnel pour résoudre les préoccupations soulevées par la nouvelle structure.

En août 2014, un agent canadien à l’étranger récemment affecté à la mission a assumé la fonction de gestion des coûts. Avant son arrivée, il a été informé qu’il assumerait cette fonction et a été invité à prendre les mesures nécessaires pour se familiariser avec les tâches et les documents de base liés à cette fonction.

Plan d’action

• La mission a récemment effectué l’exercice d’établissement des objectifs de rendement de 2014-2015 et a réitéré officiellement les rôles et les responsabilités de chaque employé.
  • Classement du risque : Risque moyen
  • Responsabilité : Mission de Beyrouth
  • Date cible : 1^er tr. 2014-2015
• Avant son arrivée à la mission, le nouvel agent de recouvrement des coûts a reçu et examiné le manuel du recouvrement des coûts et a reçu des directives supplémentaires.
  • Classement du risque : Risque moyen
  • Responsabilité : Mission de Beyrouth
  • Date cible : 2^e tr. 2014-2015
• À la mission, l’agent de recouvrement des coûts a reçu des directives du GPI et une formation sur la tas par l’agent chargé précédemment du recouvrement des coûts à la mission.
  • Classement du risque : Risque moyen
  • Responsabilité : Mission de Beyrouth
  • Date cible : 2^e tr. 2014-2015
• Le 22 août 2014, à la fin de sa première semaine à la mission de Beyrouth, le nouvel agent de recouvrement des coûts a signé tous les documents d’engagement requis et a confirmé qu’il comprenait clairement ses tâches et ses responsabilités.
  • Classement du risque : Risque moyen
  • Responsabilité : Mission de Beyrouth
  • Date cible : 2^e tr. 2014-2015
• La mission de Beyrouth offre des possibilités de formation polyvalente au sein des diverses équipes et entre les équipes au niveau requis.
  • Classement du risque : Risque moyen
  • Responsabilité : Mission de Beyrouth
  • Date cible : 3^e tr. 2014-2015

Recommandation nº 2

Le Secteur des opérations devrait s’assurer qu’une formation suffisante est donnée aux agents en affectation unique pour assumer leurs responsabilités fonctionnelles, telles que le recouvrement des coûts et le contrôle des formulaires, à la mission.

Réponse de la direction :

Accepté. Les responsabilités de recouvrement des coûts et de contrôle des formulaires sont habituellement attribuées aux agents en première affectation au niveau FS01, ce qui est le cas de la plupart des agents en affectation unique. Ce rôle est habituellement attribué à un agent du Service extérieur (SE) de niveau FS02. La mission de Beyrouth est une exception étant donné qu’il n’y a pas actuellement de FS affectés ici.

Les rôles et les responsabilités des agents de recouvrement des coûts et de contrôle des formulaires sont clairement décrits dans le manuel de recouvrement des coûts et de contrôle des formulaires. Les manuels précisent que le GPI est chargé de s’assurer que l’agent de recouvrement des coûts ou de contrôle des formulaires comprend son rôle et ses responsabilités et qu’il suit les procédures décrites dans les manuels.

L’équipe de formation de la Région internationale (EFRI) présente les modules de formation sur le recouvrement des coûts et le contrôle des formulaires aux nouveaux agents du SE durant la formation dispensée de six semaines. Ces sujets sont également étudiés durant le cours offert chaque année aux GPI.

L’EFRI offre un cours de deux semaines aux agents en affectation unique avant leur départ en affectation. En raison du manque d’espace, il est impossible d’inclure un module sur le recouvrement des coûts et le contrôle des formulaires; cependant, l’EFRI a affiché les manuels et d’autres renseignements pertinents sur son wiki.

Plan d’action

• L’EFRI soulignera le rôle du GPI, dans les séances de formation des GPI et des agents du SE, en veillant à ce que les agents de recouvrement des coûts et de contrôle des formulaires soient adéquatement formés, en particulier les agents en affectation unique.
  • Classement du risque : Risque moyen
  • Responsabilité : RI
  • Date cible : En cours
• Le matériel du module de formation sur le recouvrement des coûts et le contrôle des formulaires de la formation des FS sera mis à la disposition des futurs participants au cours en affectation unique, et nous soulignerons l’importance de connaître et de suivre les instructions, lorsqu’ils doivent assumer les fonctions de recouvrement des coûts ou de contrôle des formulaires.
  • Classement du risque : Risque moyen
  • Responsabilité : RI
  • Date cible : En cours

Recommandation nº 3

La mission de Beyrouth devrait se doter de mécanismes formels d’assurance de la qualité.

Réponse de la direction :

Accepté. La vérification de l’intégrité du programme fait partie du PGIRI officiel de 2014-2015 de la mission. Ce plan indique que la mission de Beyrouth a participé aux exercices liés à l’intégrité du programme à l’échelle du réseau, notamment à un examen important des dossiers de réfugié parrainé par le secteur privé (RPSP) au 4e trimestre de 2013-2014. De plus, des vérifications antifraude obligatoires ont été effectuées tout au long de la période et les dossiers visés ont été transmis à l’équipe de vérification.

Maintenant que la mission de Beyrouth dispose de son plein effectif d’agents canadiens à l’étranger et que les travaux de rénovation de l’ambassade devraient prendre bientôt fin, la mission est en mesure de procéder à deux activités liées à l’intégrité du programme propres à la mission, prévues pour 2014-2015.

Plan d’action

• Le premier exercice de vérification de l’intégrité du programme (IP) portant sur les services fournis par le CRDV sera entrepris.
  • Classement du risque : Risque élevé
  • Responsabilité : Mission de Beyrouth
  • Date cible : 3^e tr. 2014-2015
• La mission de Beyrouth procédera à un deuxième exercice de vérification de l’IP portant sur la pertinence de l’approche adoptée pour déterminer l’admissibilité des dossiers aux tâches partagées (Bucarest/Beyrouth).
  • Classement du risque : Risque élevé
  • Responsabilité : Mission de Beyrouth
  • Date cible : 4^e tr. 2014-2015

Recommandation nº 4

Le Secteur des opérations devrait fournir de l’aide à toutes les missions pour la planification d’un programme efficace d’assurance de la qualité et l’affectation de ressources à ce programme.

Réponse de la direction :

Accepté. Le cadre d’intégrité des programmes (CIP) de CIC fournit une orientation au personnel pour intégrer les principes de gestion des risques, d’assurance de la qualité, de détection et de dissuasion de la fraude à leurs tâches quotidiennes. La Division de l’intégrité des programmes (DIP) a élaboré divers outils, p. ex. l’outil en ligne IP, le Guide pour les exercices d’intégrité des programmes et le Guide de démarrage rapide, à l’appui des pratiques officielles de gestion des risques du Secteur des opérations. La DIP compte sur l’esprit de collaboration du réseau de la Région internationale pour assurer la diffusion de l’orientation fonctionnelle en matière d’intégrité des programmes. Des publications sur le sujet, notamment les mises à jour et les outils sur l’intégrité des programmes, sont offerts sur Connexion.

Plan d’action

• La DIP recevra et surveillera les rapports requis sur les exercices de vérification de l’intégrité du programme (minimum de 2 par an) de toutes les missions.
  • Classement du risque : Risque élevé
  • Responsabilité : DIP
  • Date cible : 4^e tr. 2014-2015
• La DIP transmettra de la rétroaction aux missions, en se servant d’un modèle uniformisé, pour améliorer la qualité et la pertinence des activités d’IP réalisées par le personnel de CIC et pour apporter des améliorations à l’échelle du réseau d’une année à l’autre.
  • Classement du risque : Risque élevé
  • Responsabilité : DIP
  • Date cible : 4^e tr. 2014-2015
• La DIP a dispensé, et continuera de dispenser, une formation en personne ou par vidéoconférence sur Internet sur l’utilisation des outils d’IP au personnel de l’administration centrale, ainsi que sur le traitement centralisé effectué au Canada et à l’étranger.
  • Classement du risque : Risque élevé
  • Responsabilité : DIP
  • Date cible : 4^e tr. 2014-2015

Formation dispensée dans la RI :

1. Asie : Ankara – novembre 2013; Singapour, Hong Kong, Beijing – janvier 2014
   • Classement du risque : Risque élevé
2. Europe : Londres et Paris – janvier 2014
   • Classement du risque : Risque élevé
3. Amérique du Sud : Sao Paolo (Brésil) – février 2014; Mexico – mars 2014
   • Classement du risque : Risque élevé
4. Caraïbes : Kingston (Jamaïque) (par des GPI de missions d’autres secteurs) – février 2014
   • Classement du risque : Risque élevé

Formation prévue dans la RI :

5. Asie du Sud-Est - octobre ou novembre 2014 – New Delhi (avec la participation possible d’agents de Chandigarh et de Bangalore)
   • Classement du risque : Risque élevé

• La DIP collaborera avec la RI pour s’assurer que des rapports sont transmis régulièrement à la DIP par les missions. Chaque mois, la DIP mettra à jour le registre des exercices d’IP à l’aide des renseignements sur les activités d’assurance de la qualité, de contrôle de la qualité et antifraude réalisées par l’ensemble du réseau de CIC (au Canada et à l’étranger).
  • Classement du risque : Risque élevé
  • Responsabilité : DIP
  • Date cible : 4^e tr. 2014-2015

Plan d’action (RI) :

• À court terme, afin de libérer des ressources de la mission de Beyrouth pour effectuer des exercices de vérification de l’intégrité du programme plus efficaces, la RI continuera d’étudier la possibilité de partager la charge de travail avec d’autres missions et continuera de fournir des agents en affectation temporaire à la mission de Beyrouth à l’appui du traitement.
  • Classement du risque : Risque élevé
  • Responsabilité : RI
  • Date cible : 4^e tr. 2014-2015
• La centralisation du traitement des cas effectué auparavant à l’étranger permet de libérer des ressources d’IP pour le SE qui peut ainsi consacrer plus de temps à des exercices d’IP de qualité. La RI a également reçu des ressources additionnelles pour 8 postes d’ACE et 15 postes d’ERP en fonction à partir de l’année prochaine, qui doivent se consacrer principalement au soutien des exercices accrus d’IP compte tenu du renforcement de la centralisation.
  • Classement du risque : Risque élevé
  • Responsabilité : RI
  • Date cible : 4^e tr. 2014-2015

Recommandation nº 5

La mission de Beyrouth devrait mettre en œuvre des procédures ministérielles normalisées de recouvrement des coûts, de contrôle des formulaires et d’accès aux systèmes pour s’assurer que des contrôles efficaces sont adoptés pour l’exécution du programme d’immigration conformément aux exigences ministérielles.

Réponse de la direction :

Accepté.

Plan d’action

• Une fois que le roulement de personnel estival sera terminé et que tous les nouveaux employés seront en poste, la mission de Beyrouth tiendra une journée de réflexion sur la gouvernance pour les ACE pour veiller à ce que les agents affectés à la gestion des coûts, au contrôle des formulaires et au SMGC connaissent tous leurs fonctions et qu’ils soient en mesure de les exercer.
  • Classement du risque : Risque moyen
  • Responsabilité : Mission de Beyrouth
  • Date cible : 3^e tr. 2014-2015
• Des réunions trimestrielles d’ACE se tiendront pour s’assurer que les processus et les comptes sont à jour et conformes aux échéanciers.

Recommandation nº 6

Le Secteur des finances et le Secteur des opérations de CIC devraient renforcer la sensibilisation des agents aux exigences en matière d’approbation, de vérification et d’examen des processus de dépenses opérationnelles pour s’assurer qu’ils se conforment à la Loi sur la gestion des finances publiques. Ils devraient également veiller à ce que ces outils administratifs soient compris, et surveiller leur application.

Réponse de la direction :

Accepté. Le service des finances de la RI a conçu une séance et une trousse de formation pour les gestionnaires du programme d’immigration (GPI), les adjoints au GPI et les agents d’immigration en affectation à l’étranger. La trousse de formation contient des renseignements sur les principales notions financières. La séance de formation est offerte deux fois par an à Ottawa, en juin avant la période d’affectation et à l’occasion des réunions des GPI à Ottawa à la fin de l’année civile.

Le service des finances de CIC surveille l’application des outils administratifs en demandant une copie du rapport budgétaire du GPI en rapport avec le calendrier des prévisions. Cela permet de s’assurer que le GPI examine les frais engagés jusqu’à présent par rapport au budget et que les codes de frais correspondent aux éléments de coût exacts. Le service des finances de la RI effectue un examen des rapports budgétaires présentés par les GPI, en s’assurant que le rapport est signé par le GPI et que les montants sont exacts.

CIC compte également sur les agents de la comptabilité du MAECD pour effectuer la surveillance étant donné que ce dernier effectue un examen de tous les paiements approuvés par les GPI. CIC ne conserve pas de copies des factures à l’administration centrale et compte par conséquent sur le MAECD pour effectuer ce contrôle.

Plan d’action

• Tous les membres du personnel à la mission de Beyrouth assumant des responsabilités à ce chapitre examinent les procédures administratives ainsi que les exigences prévues aux articles 32 et 34.
  • Classement du risque : Risque élevé
  • Responsabilité : Mission de Beyrouth
  • Date cible : 2^e tr. 2014-2015
• Le service des finances de la RI a envoyé la trousse de formation financière à la mission.
  • Classement du risque : Risque élevé
  • Responsabilité : Mission de Beyrouth
  • Date cible : 2^e tr. 2014-2015