Vérification interne du cadre de contrôle de la gestion des subventions et des contributions

Rapport de vérification
Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation
Citoyenneté et Immigration Canada
Février 2014

Table des Matières

• Résumé
• Pourquoi est-ce important?
• Principales constatations
• Conclusions
• Énoncé de conformité
• Contexte
• Objectifs et portée de la vérification
• Recommandations et conclusions
  • Conclusion 1 : gouvernance
  • Conclusion 2 : Gestion des risques
  • Conclusion 3 : Modernisation
• Annexe A – Critères de la vérification et résumé du contrôle
• Définition des conclusions du contrôle
• Annexe B – Plan d’action de la direction
• Annexe C – Programmes de subventions et de contributions à Citoyenneté et Immigration Canada en 2012-2013
• Annexe D – Vérification de l’architecture d’alignement des programmes de CIC
• Annexe E – Liens vers les lois, politiques et directives applicables

Résumé

L’objet de la vérification était de s’assurer que le cadre de contrôle de la gestion des programmes de subventions et de contributions était mis en œuvre à Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) en conformité avec les objectifs établis dans la Politique sur les paiements de transfert (la Politique) du Conseil du Trésor.

Pourquoi est-ce important?

Les subventions et les contributions représentent pour le gouvernement du Canada une façon économique de poursuivre ses objectifs au moyen de ressources non gouvernementales, par exemple des organismes à but non lucratif. La Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor du gouvernement du Canada exige que les programmes de subventions et contributions soient gérés de façon intègre, transparente et responsable en tenant compte des risques, soient centrés sur les citoyens et soient conçus et mis en œuvre en tenant compte des priorités du gouvernement en vue d’atteindre des résultats pour les Canadiens.

Principales constatations

Les modalités des programmes de subventions et de contributions de CIC sont conformes aux exigences de la Politique et de la présentation au Conseil du Trésor. Des stratégies de mesure de performances ont été élaborées pour les Programmes d’établissement, de réinstallation et du multiculturalisme; il serait possible de les renforcer davantage en fixant des cibles liées au rendement. Les décisions de financement sont décentralisées, selon le pouvoir délégué fondé sur l’importance relative. Il n’y a pas d’orientation relative aux conflits d’intérêts propre aux programmes de subventions et de contributions.

Les évaluations des risques réalisées avant la prise de décisions de financement ont notamment tenu compte des objectifs des programmes de subventions et de contributions. Les bénéficiaires approuvés sont évalués selon le risque afin de déterminer les besoins en matière de surveillance et de reddition de comptes. Un modèle d’évaluation du risque en financement a été mis au point afin de normaliser les évaluations des risques pour les Programmes d’établissement, de réinstallation et du multiculturalisme, et ce, afin de tenir compte d’une recommandation formulée dans des vérifications précédentes. CIC surveille les activités financières (comme les paiements aux bénéficiaires) au sein du Ministère, mais il n’y a aucune surveillance de la conformité des activités non financières aux exigences de la Politique. Les dépenses liées aux programmes sont présentées à la haute direction tous les trimestres; toutefois, les mises à jour n’incluent pas d’information sur le rendement.

Des gains en efficacité sont réalisés grâce aux efforts de modernisation incluant des appels nationaux pour des propositions et l’établissement d’un taux fixe pour les coûts administratifs liées aux bénéficiaires. La souplesse des normes de service de CIC pour les paiements de transfert ne permet pas une reddition de comptes claire et significative. Des outils administratifs normalisés ont été mis au point. CIC mène des activités de sensibilisation pour mobiliser les bénéficiaires; certains avec l’objectif d’atteindre des résultats, mais tel que c’est le cas pour les stratégies de mesure de performance, les objectifs de rendement n’ont pas été fixés.

Conclusions

Dans l’ensemble, des progrès au niveau du cadre de contrôle de la gestion des subventions et contributions ont été réalisés en matière de conformité avec la Politique sur les paiements de transfert. La gouvernance des programmes de subventions et contributions est en train d’être renforcée. plus documentation est requise pour appuyer la transparence des décisions de financement. CIC est présentement aux premières étapes de la gestion axée sur les risques de ses programmes de subventions et contributions. Des progrès par rapport aux efforts de modernisation ont été réalisés.

La direction a accepté les conclusions de la vérification et conçu un plan d’action pour donner suite aux recommandations qui en découlent^{Note de bas de page 1}.

Énoncé de conformité

La vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Nous avons examiné des éléments probants pertinents et en nombre suffisant pour étayer les conclusions auxquelles nous sommes arrivés.

Gibby Armstrong
Dirigeante principale de la vérification interne, CIA, CA
Citoyenneté et Immigration Canada

Contexte

En 2006, un groupe d’experts indépendant a conclu qu’il était fondamental de changer en profondeur la façon dont le gouvernement fédéral comprend, conçoit, gère et rend comptes par rapport aux programmes de subventions et contributions. Le rapport a également souligné le fait que la simplification des exigences administratives liées aux bénéficiaires et l’administration de programmes pourrait renforcer la responsabilisation dans la gestion des programmes des subventions et des contributions. Les modifications apportées en 2008 à la Politique sur les paiements de transfert dans le cadre du plan d’action du gouvernement du Canada pour réformer l’administration des programmes de subventions et de contributions tenaient compte des recommandations formulées par le groupe d’experts indépendant.

Les nouvelles exigences de la Politique sur les paiements de transfert de 2008 en lien avec la gestion des risques, la mobilisation des demandeurs et des bénéficiaires et l’établissement de normes de service ministérielles s’appliquent à tous les programmes de paiements de transfert approuvés après le 31 mars 2010, l’adoption précoce a été encouragée.

La réussite en matière de prestation de programmes de subventions et contributions est une des grandes priorités de CIC. Au moyen de neuf programmes de subventions et contributions^{Note de bas de page 2} gérés par six directions générales et qui contribuent à deux objectifs stratégiques du Ministère, CIC vise à aider les nouveaux arrivants et les citoyens à participer à une société intégrée et à gérer l’immigration de façon à promouvoir les intérêts des canadiens et protéger leur santé et sécurité.

L’administration de ces programmes se fait largement sur papier, ce qui peut poser des défis pour la normalisation. Des contrôle interne peuvent être mise en place dans un tel environnement mais ils seraient plus efficaces avec un système automatisé.

En 2012-2013, les programmes de subventions et contributions de CIC ont dépensé 933 M$, par rapport à 626 M$ en 2007-2008. Deux programmes – établissement et réinstallation – représentent 68 % des paiements de transfert de CIC pour tous les neuf programmes. Ce chiffre passe à 98 % des paiements de transfert lorsque l’Accord Canada-Québec n’est pas pris en compte. Un troisième programme, celui du multiculturalisme, représente 3,5 % de toutes les ententes avec les bénéficiaires et 1 % des paiements de transfert.

Ces trois programmes sont les seuls, étant donnée la fermeture récente du Programme de reconnaissance historique des communautés, qui comptent de nombreux bénéficiaires.

Objectifs et portée de la vérification

L’objectif de la vérification était de s’assurer que le cadre de contrôle de la gestion des programmes de subventions et contributions était mis en œuvre à CIC en conformité avec les objectifs établis dans la Politique sur les paiements de transfert (la Politique) du Conseil du Trésor.

La vérification a évalué le cadre de contrôle de la gestion centralisée du processus de subventions et contributions jusqu’aux décisions de financement. Le cadre est établi par la Politique sur les paiements de transfert et exige l’établissement de ce qui suit :

• des rôles et des responsabilités clairement définis relativement à la gestion des programmes de subventions et contributions;
• un processus garantissant que les programmes de subventions et de contributions soient conçus, exécutés et gérés d’une façon qui tient compte des risques et démontre clairement l’optimisation des ressources;
• des systèmes de surveillance et de contrôle rentables; et
• des programmes de subventions et contributions qui sont accessibles, compréhensibles et utilisables par les demandeurs et les bénéficiaires.

La vérification incluait les appels de propositions, les évaluations de l’admissibilité, les évaluations des risques et les décisions de financement. Elle incluait également les conceptions normalisées de l’administration des programmes, la surveillance des bénéficiaires fondée sur les risques et la réforme, et ce de l’exercice 2012-2013 jusqu’à présent. Les neuf programmes étaient inclus. La vérification a eu lieu de février à septembre 2013.

Cette vérification couvrait le cadre de contrôle de la gestion des subventions et contributions et s’appuyait en grande partie sur les activités réalisées à l’administration centrale (AC). Elle n’a pas évalué les activités réalisées dans les régions et dans le cas des activités partagées par l’AC et les régions, seules les activités de l’AC ont été évaluées. Des vérifications subséquentes seront réalisées au cours des prochaines années et évalueront l’administration des subventions et contributions, y compris les activités régionales. Les exigences liées à l’administration sont établies par la Directive sur les paiements de transfert. Conformément à cette Directive, les vérifications subséquentes examineront la conformité avec :

• les modalités des ententes;
• le processus établi pour déterminer le niveau de financement;
• les accords de financement avec les bénéficiaires;
• les processus de gestion de trésorerie du Ministère; et
• les exigences définies pour les bénéficiaires en matière de reddition de comptes, de surveillance et vérification.

Ces activités comprendront les opérations quotidiennes, y compris l’octroi des ententes de contribution, le traitement des demandes des bénéficiaires et les activités de surveillance des bénéficiaires.

En 2010, des vérifications de l’administration du Programme d’établissement et du Programme d’aide à la réinstallation ont été complétées. Elles portaient en grande partie sur l’administration des subventions et des contributions dans les régions. À cette époque, la gouvernance était grandement décentralisée, ce qui rendait difficile la normalisation au sein des régions et des programmes. Depuis ces vérifications, des changements importants concernant la modernisation ont été mis en œuvre, notamment la centralisation de la gouvernance des programmes à l’appui de la normalisation, de la gestion des risques et de l’efficacité.

Recommandations et conclusions

Conclusion 1 : gouvernance

Nous avons évalué si les modalités des programmes, y compris les modifications, sont conformes à la soumission au Conseil du Trésor pertinente et aux objectifs du gouvernement. Nous avons également examiné si des stratégies de performances, de collecte de données et de reddition de comptes ont été élaborées pour chaque programme. Nous avons évalué la surveillance et les contrôles internes mis en place pour appuyer les décisions de financement. Enfin, nous avons examiné l’orientation offerte aux employés pour les conflits d’intérêts véritables ou perçus.

Les programmes de subventions et contributions sont approuvés par le Cabinet et par le Conseil du Trésor afin d’approfondir les objectifs établis. Si les modalités d’un programme ne sont pas conformes à ces objectifs établis, les Canadiens ne peuvent pas être assurés que le gouvernement dépense les fonds de façon efficace. Les stratégies de mesure de performance permettent à un ministère de surveiller si un programme atteint ses objectifs en temps voulu et de façon rentable. Les décisions de financement permettent au gouvernement de conclure des ententes financières avec les bénéficiaires. Puisque les décisions de financement précèdent le versement des fonds, les ministères doivent s’assurer que les décisions sont justifiées et transparentes. L’orientation donnée aux agents de programmes relativement aux conflits d’intérêts est importante afin de les aider lorsqu’ils rencontrent des enjeux éthiques compliqués.

Les modalités des programmes de subventions et contributions de CIC sont conformes aux exigences de la Politique et de la présentation au Conseil du Trésor.

Les objectifs de tous les programmes sont clairement énoncés et conformes avec au moins un des résultats stratégiques de CIC, ainsi qu’avec les objectifs du gouvernement^{Note de bas de page 3}. Les modalités des programmes de subventions et de contributions sont conformes à la soumission au Conseil du Trésor respective et à la Politique sur les paiements de transfert. L’Accord Canada-Québec (l’Accord) a été mis en place en 1991 – avant la mise en œuvre de la Politique sur les paiements de transfert – et est par conséquent dispensé des exigences de la Politique.

Les modalités de l’Accord n’expirent pas et n’exigent pas que la province présente au gouvernement fédéral un rapport sur les résultats de la subvention d’établissement et d’intégration. Cette exigence de rapport est reflétée dans la Politique sur les paiements de transfert pour les programmes renouvelés depuis 2008 et ne s’applique donc pas en vertu des modalités de l’Accord de 1991.

Des stratégies de mesure du rendement ont été élaborées pour la plupart des activités de CIC en matière de subventions et de contributions; la plupart des stratégies n’ont pas d’objectifs de rendement.

Ensemble, les Programmes d’établissement, de réinstallation et du multiculturalisme représentent 99,3 % des paiements de transfert de CIC, en ne tenant pas compte de l’Accord Canada-Québec. Des stratégies de mesure du rendement ont été élaborées pour les Programmes d’établissement, de réinstallation et de multiculturalisme afin de gouverner la collecte de données et les évaluations. À CIC, ces stratégies sont élaborées en consultation avec le groupe d’évaluation; cependant, la responsabilité des stratégies incombe aux groupes stratégiques et opérationnels. Si les indicateurs, les sources de données et les calendriers de collecte de données ont été établis, la plupart des indicateurs pour les stratégies ne contiennent aucune cible de rendement. Cela permet à CIC de faire le suivi des activités de programme et de se rapporter sur ce qui a eu lieu, mais ne lui permet pas de mesurer périodiquement et rapporter les progrès en matière de performance par rapport aux résultats.

Les cibles pour les activités et les résultats sont définies dans les ententes de contribution conclues avec chacun des bénéficiaires, et des objectifs de rendement de haut niveau ont été élaborés pour le cadre de mesure du rendement du Ministère qui comprend des objectifs pour les programmes dans l’ensemble, et non seulement pour les composantes du paiement de transfert. Il n’y a aucune cible liant les 930^{Note de bas de page 4} ententes différentes aux résultats ministériels de façon intégrée. La vérification de l’administration du Programme d’établissement de 2010 et la vérification de l’administration du Programme d’aide à la réinstallation de 2010 (vérifications de l’établissement et de la réinstallation de 2010) ont souligné le fait que les stratégies de mesure du rendement en étaient au début de leur élaboration. Puisqu’elles ont maintenant été mises en œuvre, l’élaboration de cibles de rendement permettra d’accroître le niveau de maturité des rapports sur le rendement.

Les données sont recueillies à l’aide de différents systèmes dans les régions et agrégées par l’AC sur une base trimestrielle. Un nouveau système en ligne, Immigration – Environnement de déclarations d’ententes de contribution (iEDEC), a été mis au point pour recueillir de l’information normalisé pour les Programmes d’établissement et de réinstallation. Les renseignements sont saisis directement par les bénéficiaires et entreposés de façon centrale aux fins des exigences d’analyse et des rapports. Le système sera entièrement mis en œuvre en avril 2014 et permettra à CIC d’instaurer un régime solide de production de rapports pour ces deux programmes.

Il n’existe aucune stratégie officielle de mesure du rendement pour les six autres programmes, puisque le Ministère en élabore selon les risques.

Les décisions de financement sont décentralisées selon le pouvoir délégué fondé sur l’importance relative.

Les décisions de financement doivent être transparentes et justifiées. Elles doivent être fondées sur la capacité du demandeur à satisfaire les objectifs du programme grâce à des indicateurs tels une capacité démontrable, les risques et l’expérience.

À CIC, les projets sont approuvés selon le niveau de délégation de pouvoir. Les projets dont l’importance relative est élevée sont approuvés par lot par le sous-ministre adjoint délégué ou le sous-ministre, selon le niveau de délégation de pouvoir. Les pouvoirs de signature sont fondés sur la diligence raisonnable exercée dans les régions pour appuyer les décisions, à la suite d’un processus décisionnel officiel. Le fait d’accompagner une demande d’une approbation du sous-ministre adjoint délégué ou sous-ministre représente une attestation que les processus opérationnels ont été suivis. L’attestation indique que de la documentation peut être fournie sur demande.

Les vérifications de l’établissement et de la réinstallation de 2010 ont souligné le besoin d’ une plus grande documentation des décisions ainsi que d’une clarté des rôles des décideurs. La direction a indiqué que les comités décisionnels sont utilisés dans les régions pour appuyer le processus décisionnel lié au financement et qu’ils sont à un jeune stade de maturité. Puisque la modernisation et la centralisation ont fondamentalement changé la façon dont les subventions et les contributions sont administrées, CIC devra s’assurer que les nouveaux processus opérationnels appuient les changements mis en œuvre. Le caractère adéquat des processus opérationnels et des évaluations du financement dans les régions seront compris dans les futures vérifications de l’administration des programmes de subventions et contributions.

Il n’existe aucune orientation sur les conflits d’intérêts propre aux programmes de subventions et de contributions.

Le Ministère dispose d’une orientation interne sur le conflit d’intérêts, disponible pour tous les employés sur le site intranet du Ministère. L’orientation définit les différents types de conflits d’intérêts et énumère les questions fréquentes accompagnées de réponses. Ces renseignements, bien qu’utiles, ne tiennent pas compte de situations propres à l’administration des programmes de subventions et contributions. Les agents de programmes se trouvent dans une situation unique qui leur permet d’offrir des services aux clients et de guider les décisions de financement, ce qui peut causer des scénarios possiblement difficiles à régler sur le plan éthique. Sans orientation propre aux subventions et aux contributions, les agents de programme pourraient être limités dans leur capacité de régler efficacement des situations potentielles de conflits d’intérêts.

Recommandation 1 (risque modéré)

CIC devrait élaborer des cibles de rendement pour les composantes de paiements de transfert des programmes indiqués dans ses stratégies de mesure du rendement.

Recommandation 2 (risque faible)

CIC devrait élaborer une orientation sur les conflits d’intérêts propre à ses programmes de subventions et de contributions.

Conclusion 2 : Gestion des risques

Nous avons évalué si les exigences administratives liées aux bénéficiaires étaient proportionnelles au niveau de risque, y compris la façon dont la détermination des risques est utilisée pour établir les exigences en matière de surveillance. Nous avons également évalué la conception des contrôles internes normalisés et la supervision fondée sur le risque de la prestation des subventions et des contributions. Enfin, nous avons évalué la façon dont CIC surveille le respect des exigences de la Politique sur les paiements de transfert.

Afin de garantir que les ressources gouvernementales soient utilisées de façon stratégique, le risque est utilisé pour déterminer les exigences administratives liées aux bénéficiaires. Par exemple, un bénéficiaire présentant un risque élevé peut nécessiter une surveillance active afin de garantir sa conformité avec les modalités, tandis qu’un bénéficiaire présentant un risque faible peut exiger une surveillance moins active, voire même aucune surveillance. La Politique sur les paiements de transfert établit l’exigence, pour tous les ministères, de surveiller leur respect de la Politique et de régler les situations de non-respect.

Les évaluations des risques effectuées avant les décisions de financement comprennent la prise en compte des objectifs des programmes de subventions et contributions.

Après que l’admissibilité des demandeurs soit déterminée, tous les bénéficiaires éventuels font l’objet d’une évaluation de niveau 1 et d’une évaluation de niveau 2. L’évaluation de niveau 1 examine l’expérience du bénéficiaire avec CIC et l’alignement avec le volet du programme. Les vérifications de l’établissement et de la réinstallation de 2010 ont constaté le fait que de nombreux bénéficiaires avaient une entente avec le Ministère depuis de nombreuses années, ce qui pourrait démontrer qu’il existe un risque que ces mêmes bénéficiaires soient toujours approuvés parce qu’ils ont appris à connaître le processus de demande. Les demandeurs qui passent l’évaluation de niveau 1 font l’objet d’une évaluation de niveau 2, plus approfondie, qui examine la pertinence du projet, le potentiel de réussite et la rentabilité. Certaines de ces considérations représentent des facteurs de risque, comme le jumelage de la disponibilité des programmes avec les clients éventuels.

Le caractère adéquat des évaluations des risques faites dans les régions à l’appui des décisions de financement et les objectifs de programme seront inclus dans les vérifications futures de l’administration des programmes de subventions et de contributions.

Pour les deux principaux programmes, les bénéficiaires approuvés sont évalués en fonction du risque afin de favoriser la surveillance.

Pour les programmes d’établissement et de réinstallation, un modèle d’évaluation du risque en financement (MERF) a été élaboré pour évaluer le niveau de risque des bénéficiaires. Ceci contribue à informer la gestion des exigences potentielles de surveillance et adapter en conséquence l’entente de contribution avec les bénéficiaires. Le MERF a été mis en œuvre en juin 2012 et tient compte du besoin d’évaluations du risque pour simplifier les efforts de surveillance soulignés dans les vérifications de l’établissement et de la réinstallation de 2010. Son utilisation avec les Programmes d’établissement et de réinstallation couvre 98 % des dépenses en paiements de transfert (à l’exclusion de l’Accord Canada-Québec), et 97 % des bénéficiaires. CIC a l’intention d’entièrement mettre en œuvre le MERF dans le Programme du multiculturalisme pour 2013-2014 (ne fait partie de l’étendue de cette vérification).

Une évaluation externe du MERF a été réalisée en 2013 (avant la vérification) et a recommandé à ce que CIC utilise le MERF de façon plus uniforme dans les régions. De plus, l’évaluation a conclu que les descriptions narratives des risques ne soient pas généralement incluses par les agents, et que les documents justificatifs des évaluations des risques ne sont pas toujours conservés au dossier. Si la gestion a préparé des réponses aux recommandations de l’évaluation et que certaines mesures soient réellement mises en œuvre, aucun calendrier n’aurait été fourni pour la mise en œuvre. Des engagements fermes par la direction permettraient à CIC de prendre des mesures correctives à cet égard.

Chacun des six autres programmes utilisent ses propres procédures d’évaluation des risques pour déterminer les exigences en matière de surveillance des bénéficiaires. Le MERF a été mis en œuvre dans les Programmes d’établissement et de réinstallation et est présentement mis en œuvre dans le Programme de multiculturalisme, avant les autres programmes, puisque ces derniers représentent la majorité des subventions et des contributions à CIC. Étant donné l’expiration récente du Programme de reconnaissance historique pour les communautés et l’absence d’exigences de surveillance de l’Accord Canada-Québec, cette approche pourrait être efficace et tenir compte des risques étant donné le petit nombre de bénéficiaires, soit un à trois.

Le MERF permet à CIC d’être plus axé sur les risques lorsqu’il surveille les bénéficiaires, ce qui favoriserait une plus grande efficacité. Bien que cette vérification n’ait pas évaluée la façon dont l’outil est utilisé, une vérification future de l’administration des programmes de subventions et contributions examinera le caractère adéquat des évaluations des risques et à ce que la surveillance soit proportionnelle au niveau de risque attribué.

CIC surveille les activités financières, mais il n’y a aucune surveillance de la conformité aux exigences non financières dans la Politique.

Le cadre de contrôle interne en matière de rapports financiers exige des évaluations continues des contrôles internes à l’appui des rapports financiers du Ministère. Les résultats de ces évaluations feront l’objet d’un rapport annuel et sont fournis à la haute direction et au Comité ministériel de vérification.

Il n’existe aucun processus officiel pour garantir à ce que CIC respecte les éléments non financiers énoncés dans la section 6 de la Politique sur les paiements de transfert, tels le processus de sélection et de réception, la transparence des décisions de financement et la surveillance non financière des bénéficiaires. Dans sa vérification effectuée en janvier 2014 du cadre de gestion de la conformité, CIC a conclu que la Direction générale des finances est considérée comme l’autorité fonctionnelle pour assurer la conformité avec la Politique sur les paiements de transfert. Si la Direction générale des finances a partagé la responsabilité de la conception du MERF, de la surveillance financière et des paiements versés aux bénéficiaires, les responsabilités opérationnelles incombent à six directions générales différentes. Ces responsabilités couvrent tous les autres secteurs de la gestion des programmes de subventions et de contributions, y compris la réception des demandes, l’évaluation des projets, l’élaboration des ententes de contribution et les communications permanentes avec les demandeurs et les bénéficiaires. Ces divisions de la responsabilité compliquent l’élaboration d’un cadre normalisé de surveillance de la conformité avec la Politique.

Il n’existe aucune production régulière de rapports sur le rendement pour les programmes de subventions et contributions.

Les Programmes d’établissement, de réinstallation et de multiculturalisme présentent un rapport à la haute direction tous les trimestres. Les renseignements fournis sont fondés sur les activités et les ressources (le nombre de bénéficiaires et le financement engagé par exemple) et ne comprennent aucune information sur le rendement en fonction des cibles et des objectifs, comme l’atteinte de ces cibles de rendement à court terme. Les évaluations sont réalisées pour chaque programme au moins une fois tous les cinq ans; cependant, il n’y a aucun rapport sur le rendement entre deux évaluations. Les renseignements sur les activités de toutes ententes de contribution actives sont présentées, fournissant de l’information sur les dépenses par rapport aux prévisions et le nombre d’activités de surveillance en cours. Cependant, si un programme ne réalise par les progrès par rapport aux résultats attendus, la haute direction peut ne pas être en mesure de déterminer les mesures correctives nécessaires avant que les résultats de l’évaluation ayant lieu aux cinq ans soient présentés.

Puisque des stratégies de mesure du rendement ont été élaborées pour ces trois programmes et que des données normalisées sont maintenant recueillies, CIC est en mesure de présenter des rapports sur le rendement continu relativement aux objectifs ciblés à court, moyen et long terme.

Recommandation 3 (risque modéré)

CIC devrait élaborer et mettre en œuvre un cadre de surveillance pour s’assurer de sa conformité avec tous les éléments de la Politique sur les paiements de transfert.

Recommandation 4 (risque modéré)

CIC devrait déterminer la fréquence nécessaire de présentation de rapport sur le rendement et les résultats relativement aux indicateurs mis au point dans les stratégies de mesure du rendement.

Conclusion 3 : Modernisation

Nous avons évalué si CIC ait entreprit des efforts de modernisation de ses programmes de subventions et contributions afin de respecter les exigences de la Politique sur les paiements de transfert de 2008. Conformément à la Politique, nous avons évalué si des efforts ont été déployés pour réduire le fardeau administratif pour le Ministère et les bénéficiaires et ’accroître la collaboration au sein du Ministère et du gouvernement. Nous avons également évalué si des normes de service ont été établies et la façon dont les processus et les outils ont été normalisés afin d’augmenter l’efficacité. En outre, nous avons examiné la façon dont CIC mobilise les bénéficiaires éventuels afin d’accroître la sensibilisation à l’égard des programmes et d’améliorer la prestation des services.

Certains éléments clés de la Politique sur les paiements de transfert exigent que les ministères déploient des efforts pour moderniser leurs programmes de subventions et de contributions. On encourage les ministères à utiliser de nouvelles technologies pour améliorer leur efficacité tout en établissant des contrôles automatiques des processus. On les encourage également à collaborer avec les autres ministères et  s’assurer à ce que les processus administratifs et la gouvernance soient normalisés et axés sur les risques au sein même des ministères. Ces exigences doivent être mises en place afin de permettre de réduire le coût de la prestation des programmes et simplifier le processus pour les bénéficiaires éventuels.

Des gains en efficacité sont réalisés grâce aux efforts de modernisation.

Le premier appel pour des propositions nationales pour la prestation des activités d’établissement et de réinstallation a été lancé en 2012-2013 dans le but d’harmoniser les programmes au sein du Ministère. Il a remplacé une approche régionale à l’égard des appels de propositions qui demandait aux bénéficiaires éventuels de présenter une demande dans différentes régions à différents moments pour obtenir du financement, et par conséquent, requiert du Ministère de multiplier ses efforts à l’échelle nationale. Le tableau de délégation ministériel a aussi été modifié en 2012 afin de permettre aux autorités régionales d’approuver les ententes de contribution et les demandes des bénéficiaires sous un seuil monétaire précisé afin d’accroître l’efficacité.

CIC pourrait bénéficier d’une plus grande harmonisation en déterminant les besoins en  résultats des programmes à l’échelle de toutes les directions générales avant de publier un appel de propositions national. Par exemple, la précision sur l’orientation actuelles en matière de recherches ou des exigences en matière de communications aiderait à réaliser le mandat du Ministère de façon plus uniforme et efficace.
Un tarif fixe de 15 % pour les coûts administratifs liés aux bénéficiaires et la simplification des catégories de coûts ont été établis pour les Programmes d’établissement et de réinstallation afin d’éliminer le besoin d’évaluer ces coûts dans les demandes des bénéficiaires. Ce montant a été jugé raisonnable par la haute direction, compte tenu de l’expérience passée et de la conformité avec d’autres programmes gouvernementaux fédéraux.

En 2012, CIC et Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) ont débuté une collaboration à l’égard d’un projet pilote à l’horizontal dans le cadre de la stratégie des partenariats de lutte contre l’itinérance de RHDCC et du Programme d’établissement de CIC. Grâce à une collaboration accrue, les coûts administratifs seront réduits pour le gouvernement du Canada, et le processus administratif sera plus clair et plus efficace pour les bénéficiaires.

En parallèle avec le premier appel aux propositions nationales en 2012, un nouvel appel aux propositions internationales a été publié pour les Programmes d’établissement et de réinstallation. En raison des retards dans l’élaboration d’une stratégie, aucune des 22 propositions reçues n’a été évaluée.

Les normes de service de CIC pour les paiements de transfert ne sont pas claires.

Trois normes de service ont été élaborées et mises en œuvre pour le processus de sélection et de réception des demandes de subvention et contribution dans les Programmes d’établissement et de réinstallation; il n’existe aucune norme de service pour les sept autres programmes. Aucune norme de service a été élaborée pour les paiements versés aux bénéficiaires ou pour la réponse aux demandes de renseignements des récipiendaires.

L’accomplissement par rapport aux trois normes de service pour les 56 propositions a été testé; l’échantillon comprenait 14 propositions reçues dans le cadre de l’appel de propositions internationales, initiative qui a été annulée avant d’être terminée. Un taux de réussite de 100 % a été obtenu pour l’accusé de réception des propositions, effectué à l’aide d’un mécanisme de réponse automatique. La confirmation de l’admissibilité du demandeur dans les 40 jours suivant la date de clôture de l’appel aux propositions a obtenu un taux de réussite de 73 % (ce nombre passe à 98 % lorsqu’on exclut l’appel des propositions internationales).

La troisième norme de service – une décision de financement au demandeur dans les 125 jours civils suivant la date de clôture de l’appel de propositions – confère une certaine souplesse dans la façon de rendre des comptes sur les résultats. Dans le cadre de la norme de service, le délai de traitement de CIC peut excéder 125 jours civils, pourvu qu’il donne un « avis indiquant que le traitement de la proposition par le Ministère nécessite une période supplémentaire ». Il n’y a aucune période obligatoire associée à ce délai de traitement additionnel. En outre, la lettre normalisée que CIC considère une lettre de décision de financement et contient le texte « la présente lettre ne doit pas être considérée comme une confirmation de financement », ce qui complique encore davantage l’évaluation en vue de savoir si la norme de service a été respectée.

Selon la façon dont l’exigence est interprétée, l’atteinte des normes de service rapportée à la direction peut être aussi élevée que 99 % ou aussi basse que 20 %. Sans cibles de service clairement définies, la direction ne sera pas en mesure de tirer une conclusion au sujet de l’efficacité et l’efficience des services à la clientèle.

Des outils administratifs normalisés ont été élaborés pour l’établissement et la réinstallation.

Des outils normalisés ont été élaborés pour les Programmes d’établissement et de réinstallation, y compris des formulaires de demande normalisés, une évaluation normalisée de l’admissibilité, une évaluation normalisée des propositions, une évaluation normalisée des risques (grâce au MERF) et un modèle normalisé d’entente de contribution. Alors que les vérifications de l’établissement et de la réinstallation de 2010 n’ont constaté aucun outil normalisé dans l’ensemble des programmes et des régions, des progrès sont réalisés. À l’exception des Programmes d’établissement et de réinstallation, les formulaires de demande et les modèles d’entente de contribution n’ont pas été normalisés. Cela peut être suffisant pour les programmes qui comptent peu de bénéficiaires et d’ententes de contribution, mais réduit le contrôle et l’efficacité pour les programmes comptant de nombreuses ententes, comme celui du multiculturalisme. CIC a déclaré que le Programme du multiculturalisme a adopté bon nombre des outils normalisés, qui seront évalués dans de futures vérifications.

Les rôles et les responsabilités pour tous les programmes ont été définis en 2010, mais n’ont pas été mis à jour pour tenir compte des importantes modifications organisationnelles et de modernisation apportées depuis. Par exemple, l’appel aux propositions nationales a déplacé de nombreuses responsabilités des régions vers l’AC, mais cela n’est pas reflété dans les définitions des rôles et responsabilités de 2010.

Si CIC construisait un système automatisé pour appuyer ses programmes de subventions et de contributions, il pourrait accélérer de façon considérable ses efforts de normalisation. Il pourrait également inclure des contrôles pour s’assurer que les processus sont suivis en conformité avec les exigences de la politique.

CIC mène des activités de sensibilisation pour mobiliser les bénéficiaires; cependant, il n’y a aucun rapport sur l’efficacité des activités.

Le Ministère utilise un certain nombre de mécanismes de sensibilisation et de consultation pour mobiliser ses bénéficiaires partout dans le pays. Trois mécanismes promotionnels sont utilisés par le Ministère : le site Web de CIC, la correspondance avec des bénéficiaires éventuels qui communiquent avec CIC pour s’informer au sujet des différents programmes et une promotion active grâce à des conférences partout au pays.

Les partenariats locaux en matière d’immigration officiels ont été établis pour favoriser une approche systématique à l’égard de la prestation des services, pour appuyer la connaissance du milieu communautaire et la planification stratégique locale en vue d’éclairer les décisions en matière de politiques et de programmes et pour améliorer la coordination des services efficaces pour les programmes.

Il n’y a aucune cible de rendement de la sensibilisation pour les programmes de subventions et de contributions du Ministère. Cela pourrait être réglé à l’aide de l’élaboration de cibles de rendement pour l’ensemble des programmes, comme il est indiqué dans la recommandation 1. CIC ne présente pas de rapports sur l’efficacité de ses activités de sensibilisation.

Recommandation 5 (risque modéré)

CIC devrait établir des normes de service qui appuient des rapports clairs et objectifs sur les résultats.

Recommandation 6 (risque faible)

CIC devrait élaborer des outils normalisés pour ses programmes de subventions et de contributions lorsque ceux-ci visent de nombreux demandeurs et bénéficiaires.

Annexe A – Critères de la vérification et résumé du contrôle 

L’objet de la vérification était de s’assurer que le cadre de contrôle de la gestion des programmes de subventions et contributions soit appliqué à Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) en conformité avec les objectifs énoncés dans la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor.

Définition des conclusions

Bien contrôlé

• Bien géré, aucune faiblesse importante constatée
• Efficace

Contrôlé

• Bien géré, mais des améliorations mineures sont nécessaires
• Efficace

Problèmes modérés

Certains problèmes modérés nécessitent l’attention de la direction (au moins un des deux critères suivants doit être rempli) :

• faiblesses en matière de contrôle, mais l’exposition au risque est limitée, car la probabilité d’occurrence du risque n’est pas élevée;
• des faiblesses en matière de contrôle, mais l’exposition au risque est limitée, car l’incidence du risque n’est pas élevée.

Améliorations importantes requises

Des améliorations importantes doivent être apportées (au moins un des trois critères suivants doit être rempli) :

• des redressements financiers importants s’imposent à l’égard de certains points ou secteurs pour le Ministère;
• des faiblesses en matière de contrôle pourraient avoir des répercussions considérables si elles ne sont pas atténuées;
• des faiblesses en matière de contrôles auxquelles est associée une probabilité élevée d’occurrence du risque.

Annexe B – Plan d’action de la direction

Annexe C – Programmes de subventions et de contributions à Citoyenneté et Immigration Canada en 2012-2013

Annexe D – Vérification de l’architecture d’alignement des programmes de CIC

Annexe E – Liens vers les lois, politiques et directives applicables

• Politique sur les paiements de transfert
• Directive sur les paiements de transfert
• Loi sur la gestion des finances publiques
• Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat
• Loi sur les langues officielles
• Vérification de l’administration des Programmes d’établissement de Citoyenneté et Immigration Canada
• Vérification de l’administration du Programme d’aide à la réinstallation de Citoyenneté et Immigration Canada