Rapport annuel au Parlement sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2019-2020

Table des matières

• Résumé
  • Coup d’œil sur les demandes d’AIPRP à IRCC
  • Croissance de l’AIPRP à IRCC
  • Pages traitées en vertu des deux lois
  • Volume de plaintes d’AIPRP : 2014-2015 à 2019-2020
  • Format du rapport
• Section 1 : Renseignements généraux
  • À propos d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
  • Ordonnance de délégation de pouvoirs
  • Structure organisationnelle
  • Formation et sensibilisation
• Section 2 : Rapport sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information
  • Introduction
  • Objet de la Loi
  • Ententes de service
• Faits saillants du rapport statistique pour 2019-2020
  • Demandes reçues et traitées
  • Pages traitées
  • Source des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
  • Demandes d’accès non officielles en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
  • Exemptions
  • Exclusions
  • Consultations
  • Prorogations
  • Délais de traitement
  • Plaintes
  • Vérifications
  • Appels devant la Cour fédérale
  • Rapports sur les conséquences de la COVID-19
• Rapports sur les frais d’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service
• Surveillance de la conformité
• Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
• Section 3 : Rapport sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Introduction
  • Objet de la Loi
  • Ententes de service
• Faits saillants du rapport statistique pour 2019-2020
  • Demandes reçues et traitées
  • Pages traitées
  • Exemptions
  • Exclusions
  • Consultations
  • Prorogations
  • Délais de traitement
  • Plaintes
  • Vérifications
  • Appels devant la Cour fédérale
  • Rapports sur les conséquences de la COVID-19
  • Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
  • Communications de renseignements personnels en vertu des alinéas 8(2)(e) et 8(2)(m)
  • Atteintes substantielles à la vie privée
• Surveillance de la conformité
• Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
• Annexe A : Délégation de pouvoirs signée
• Annexe B : Ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
• Annexe C : Ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Annexe D : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
• Annexe E : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Annexe F : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information
• Annexe G : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Résumé

Chaque année, dans ses principaux secteurs d’activité, Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) interagit avec des millions de personnes, y compris celles qui cherchent à être admises à titre de résidents temporaires ou permanents au Canada pour s’établir par la suite dans la société canadienne, et celles qui demandent la citoyenneté canadienne. Le Ministère est également responsable de la prestation des services de passeport aux personnes qui souhaitent obtenir ou renouveler un passeport canadien ou tout autre titre de voyage, comme un certificat d’identité ou un titre de voyage pour réfugiés.

IRCC gère un volume considérable de renseignements personnels dans le cadre de la prestation de ces programmes et services, et reste déterminé à veiller à ce que les renseignements personnels qu’il détient soient protégés, utilisés et communiqués de manière responsable. Au cours de la période de référence débutant le 1^er avril 2019 et se terminant le 31 mars 2020, IRCC a réalisé cinq évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) visant à examiner les risques d’atteinte à la vie privée dans les nouvelles initiatives ministérielles. En outre, la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) a donné des conseils en matière de politique de confidentialité pour plus de 639 demandes (37 % plus que l’année précédente) concernant l’échange de renseignements, le consentement, les sondages, les contrats, les avis de confidentialité et d’autres questions.

Au cours des dernières années, le Ministère a observé une augmentation considérable des volumes dans certains de ses secteurs d’activité les plus importants en raison du grand nombre de personnes dans le monde qui cherchent à entrer au Canada à titre temporaire ou permanent et du nombre croissant de résidents permanents admissibles qui souhaitent devenir citoyens canadiens. Le défi pour IRCC est d’être en mesure de gérer efficacement ces demandes d’entrée et de séjour au Canada, tout en travaillant avec les intervenants pour veiller à ce que les nouveaux arrivants aient les meilleures chances de réussite et que l’économie et la société canadiennes récoltent les retombées de leur réussite.

Il y a une corrélation entre la hausse des volumes dans d’autres secteurs d’activité d’IRCC et l’augmentation importante du nombre de demandes d’AIPRP. En 2019-2020, IRCC a reçu 50 % de toutes les demandes d’AIPRP soumises aux institutions du gouvernement fédéral et a connu une croissance sans précédent du nombre de demandes d’AIPRP au cours des dernières années.

IRCC est unique en ce sens que la plupart des demandes qu’il reçoit en vertu de la Loi sur l’accès à l’information concernent les renseignements personnels de ses clients. En effet, la majorité de ses demandes concernent des clients d’IRCC qui sont des étrangers et qui comptent sur des représentants pour soumettre une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information en leur nom et avec leur consentement afin d’obtenir des renseignements sur leur dossier d’immigration d’IRCC.

Pour gérer efficacement ces volumes, la Division de l’AIPRP d’IRCC compte deux équipes chargées de traiter les demandes d’AIPRP :

• Une équipe gère les demandes soumises en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pour des documents ministériels et les demandes de renseignements personnels concernant les employés d’IRCC. Le processus de demande d’AIPRP de cette équipe comprend des agents de liaison de l’AIPRP qui coordonnent l’extraction des documents et le recensement de l’information de nature délicate qui ne doit pas être communiquée en réponse aux demandes d’AIPRP.
• L’autre équipe gère toutes les demandes d’AIPRP relatives aux dossiers des clients d’IRCC.

Le Ministère s’est engagé à faire en sorte que ses demandeurs obtiennent un accès rapide aux documents qu’ils demandent et a lancé un certain nombre d’initiatives pour améliorer son rendement et réduire l’arriéré de demandes. Malgré une augmentation de 36 % par rapport à l’exercice précédent, IRCC a réussi à fermer 26 % de demandes de plus par rapport à l’exercice précédent.

Coup d’œil sur les demandes d’AIPRP à IRCC

Version texte : Croissance de l’AIPRP à IRCC

• 50 % de toutes les demandes d’AIPRP des institutions fédérales ont été soumises à IRCC en 2019–2020
• 36 % de demandes de plus (+34 000) en 2019–2020 par rapport à 2018–2019
• Croissance de 178 % des demandes (+85 000) depuis 2014–2015

Croissance de l’AIPRP à IRCC

Version texte : Croissance de l’AIPRP à IRCC

Année	Pourcentage de croissance annuelle	Volume de demandes d’AIPRP	Pourcentage de croissance depuis 2014-2015
2014-2015	S. O.	47 800	S. O.
2015-2016	+19 %	57 000	+45 %
2016-2017	+11 %	63 300	+61 %
2017-2018	+23 %	77 600	+98 %
2018-2019	+26 %	98 000	+150 %
2019-2020	+36 %	132 891	+178 %

Pages traitées en Accès à l’information et la protection des renseignements personnels

Version texte : Pages traitées en vertu des deux lois

Année	Pages traitées
2019-2020	8 772 174
2018-2019	7 255 790
2017-2018	4 548 653
2016-2017	3 579 498
2015-2016	2 923 225

Alors que le nombre de demandes continue d’augmenter, le nombre de pages examinées augmente aussi constamment. En 2019-2020, IRCC a traité 8 772 174 pages.

Cela représente une augmentation de 21% comparé à l’année fiscale précédente; ce qui équivaut à plus d’1.5 millions de pages additionnelles que la Division de l’AIPRP a révisées.

Volume de plaintes d’AIPRP : 2014-2015 à 2019-2020

Version texte : Volume des plaintes : 2014-2015 à 2019-2020

Année	Plaintes reçues	Plaintes fermées
2014-2015	265	333
2015-2016	199	127
2016-2017	140	204
2017-2018	227	201
2018-2019	555	594
2019-2020	4 269	3 494

Comme en témoigne le présent rapport, IRCC a déployé de nombreux efforts pour renforcer son programme d’AIPRP; le Ministère a notamment stabilisé son effectif, peaufiné ses procédures et ses outils, amélioré la participation des intervenants et sensibilisé la collectivité à cette question. La transformation du programme d’AIPRP sera un thème récurrent en 2020-2021 et IRCC continuera d’appuyer la communauté de l’AIPRP en participant aux discussions sur les réformes législatives, les besoins en logiciels de la communauté de l’AIPRP et d’autres initiatives connexes du gouvernement du Canada.

Format du rapport

Tel qu’il est décrit dans le résumé, IRCC est unique en ce sens que la plupart de ses demandes d’AIPRP ont trait à des demandes de renseignements personnels, ce qui crée un lien plus étroit entre les deux lois à IRCC que dans les autres ministères. La Division de l’AIPRP, qui fait partie du Secteur de la gestion ministérielle et qui est chargée d’administrer le programme d’AIPRP à IRCC, est organisée de manière à ce que chaque équipe appuie ou administre les deux lois. Le Ministère a préparé un seul rapport intégré qui décrit les réalisations ayant permis à IRCC d’assumer ses responsabilités et ses obligations en matière d’AIPRP au cours de la période de référence 2019-2020.

Le document comporte trois sections:

• La première section décrit le mandat du Ministère, la structure organisationnelle et les efforts de formation et de sensibilisation qui soutiennent l’application des deux lois.
• La deuxième section porte sur les rapports annuels sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information.
• La troisième section porte sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Section 1 : Renseignements généraux

À propos d’IRCC

IRCC sélectionne et accueille comme résidents permanents et temporaires, des étrangers dont les compétences contribuent à la prospérité et au tissu culturel du Canada. Il réunit également les membres de la famille.

Le Ministère perpétue la tradition humanitaire du Canada en accueillant des réfugiés et d’autres personnes qui ont besoin de protection, confirmant ainsi ses obligations et sa réputation internationales.

IRCC, en collaboration avec ses partenaires, soumet à un contrôle les résidents permanents et temporaires potentiels afin de préserver la santé et la sécurité des Canadiens.

Le Ministère renforce le Canada en aidant tous les nouveaux arrivants à s’installer et à s’intégrer dans la société et l’économie canadiennes et en les encourageant à obtenir la citoyenneté canadienne, en accordant cette dernière et en fournissant la preuve.

Enfin, IRCC est également responsable de l’émission et du contrôle des passeports canadiens et d’autres documents qui facilitent les voyages des citoyens canadiens des résidents permanents et des visiteurs temporaires.

Le mandat d’IRCC découle de la Loi sur le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration. Le ministre d’IRCC est responsable de l’application de la Loi sur la citoyenneté de 1977 et partage, avec le ministre de la Sécurité publique, la responsabilité de faire appliquer la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés. L’immigration est un domaine de compétence partagée entre les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux en vertu de l’article 95 de la Loi constitutionnelle de 1867.

Le 2 juillet 2013, la responsabilité principale de Passeport Canada et l’administration du Décret sur les passeports canadiens et du Décret concernant la délivrance des passeports diplomatiques et des passeports spéciaux a été transférée du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international à Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Le ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté est chargé de traiter les demandes au titre de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le ministre autorise les membres de la haute direction du Ministère, incluant le coordonnateur ministériel de l’AIPRP (directeur de l’AIPRP), à exercer ses pouvoirs, ses tâches ou ses fonctions en vertu des deux lois, en ce qui a trait aux demandes d’AIPRP. Certains pouvoirs sont délégués aux titulaires de postes particuliers à la Division de l’AIPRP à l’administration centrale, comme il est indiqué à l’annexe B et à l’annexe C du présent rapport.

Structure organisationnelle

La Division de l’AIPRP fait partie de la Direction générale de l’AIPRP et de la responsabilisation, sous la responsabilité d’un directeur général, au sein du Secteur de la gestion ministérielle à IRCC. La Division applique la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels pour IRCC, et elle est dirigée par une directrice exécutive qui agit comme coordonnateur de l’AIPRP pour le Ministère. Le travail de la Division est accompli par quatre unités, ainsi que 35 agents de liaison qui coordonnent les activités d’AIPRP dans leurs directions générales respectives. Chaque unité a des responsabilités partagées pour l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Structure de la Division de l’AIPRP à IRCC

Version texte : Structure de la Division de l’AIPRP à IRCC

Opérations d’AIPRP

S’acquitte des fonctions administratives et de traiter la plupart des demandes d’AIPRP concernant les dossiers des clients. (85 employés)

Documents corporatifs, plaintes et informelles

Traite les demandes d’AIPRP complexes et délicates, gère les plaintes liées aux demandes d’AIPRP et prépare traite les demandes informelles. (21 employés)

Protection des renseignements personnels, politique et gouvernance de l’AIPRP

Élabore des politiques, donne des conseils, des directives, de la formation et du soutien en matière d’AIPRP et favorise la sensibilisation. (10 employés)

Technologie, transformation et analytique

Effectue une analyse statistique et un suivi des tendances, et dirige les efforts de transformation et de technologie de l’AIPRP. (3 employés)

Bureau de la directrice exécutive de l’AIPRP

(3 employés)

Formation et sensibilisation

Grâce à ses activités de formation et de sensibilisation, IRCC continue de travailler à instaurer une culture de respect de l’accès à l’information à l’échelle de l’institution, parallèlement à un engagement ferme à accroître la vigilance par rapport à la protection des renseignements personnels.

Au cours de la période de référence, 2 858 employés ont participé aux séances de formation de la Division de l’AIPRP, ce qui représente une diminution de 12 % par rapport à l’exercice précédent.

Formation sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels

La Division de l’AIPRP offre trois cours de formation de base qui traitent à la fois des exigences en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels:

1. La formation Comprendre et gérer les demandes d’AIPRP vise à mieux faire comprendre les rôles et les responsabilités de la Division de l’AIPRP, des agents de liaison et d’autres représentants du Ministère dans le traitement d’une demande d’AIPRP. Au total, 103 employés ont participé à 11 séances.
2. La Formation sur l’AIPRP à l’intention des cadres intermédiaires et des cadres supérieurs donne un aperçu des principes et des pratiques clés en matière d’AIPRP et favorise une meilleure compréhension des rôles et des responsabilités des gestionnaires et des employés. Au total, 24 gestionnaires et cadres supérieurs ont participé à trois séances.
3. La formation Protection des renseignements personnels et accès à l’information à IRCC est un cours en ligne obligatoire pour tous les employés d’IRCC. Le cours donne un aperçu des principes et des pratiques clés en matière d’AIPRP et favorise une meilleure compréhension des rôles et des responsabilités de tous les employés. Au cours de l’année, 1 168 employés ont suivi cette formation en ligne.

La Division de l’AIPRP offre également des séances de formation et des présentations personnalisées pour renforcer et approfondir la connaissance et la compréhension de l’accès à l’information, de la protection de la vie privée et des renseignements personnels. Ces séances sont établies indépendamment des cours obligatoires et elles sont offertes selon les intérêts particuliers d’un groupe, entre autres une formation conçue pour les agents de liaison de l’AIPRP et les agents à l’étranger. Au total, 413 employés ont suivi une formation personnalisée sur l’AIPRP en 50 séances au cours de l’exercice financier précédent.

Protéger, sécuriser et gérer l’information

IRCC a officialisé une formation obligatoire pour les nouveaux employés, qui comprend des considérations relatives à la sécurité, à la gestion de l’information et à l’AIPRP. Au total, 597 employés ont participé à 40 séances.

Formation sur la protection des renseignements personnels seulement

Formation sur les atteintes à la vie privée

Les séances de formation sur les atteintes à la vie privée aident à mieux comprendre les atteintes à la vie privée, les rôles et les responsabilités des employés et les nouvelles tendances quant aux atteintes à la vie privée.

Les séances sont axées non seulement sur la façon de prévenir les atteintes à la vie privée, mais aussi sur la façon de les évaluer, d’aviser les intervenants internes et externes, d’atténuer les répercussions et de diminuer les probabilités que ces atteintes se reproduisent. Elles offrent l’occasion aux secteurs de programme de poser des questions sur des scénarios réels et de recevoir des conseils pratiques du personnel de l’AIPRP.

Au total, 467 employés ont suivi cette formation dans le cadre de 38 séances en 2019-2020.

Formation personnalisée sur la protection des renseignements personnels

Les séances de formation personnalisées sur la protection des renseignements personnels sont conçues pour offrir un examen approfondi d’enjeux précis de la politique de confidentialité, tels que l’échange de renseignements ou les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

Au total, 86 employés ont suivi une formation personnalisée sur la protection des renseignements personnels dans le cadre de 7 séances.

Événement relatif à l’AIPRP d’IRCC

Au cours des trois dernières années, IRCC a célébré la Journée de la protection des données en janvier, ainsi que sa propre Journée de la protection des données d’IRCC, à l’automne.

Cette année, les deux célébrations ont été combinées en un seul événement qui s’est déroulé du 27 janvier 2020 au 31 janvier 2020 afin de renforcer la sensibilisation à la protection de la vie privée et de défendre à la fois la protection des renseignements personnels et le droit d’accès à l’information à IRCC.

La semaine a été lancée par la Commissaire à l’information du Canada, qui a parlé de l’importance de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée pour la démocratie canadienne. Cette présentation a été suivie par des intervenants clés du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) qui ont parlé de l’importance de la protection de la vie privée dans un monde numérique en rapide évolution.

De plus, de nombreuses formations et ateliers ont été proposés durant la semaine, dont deux marathons de programmation liés aux demandes d’AIPRP et à la politique de gestion de la vie privée, une présentation sur les jeunes et la vie privée (élaborée par le CPVP), ainsi qu’un jeu de détective sur la vie privée paranormale.

L’événement a fait l’objet d’une promotion dans Aujourd’hui@IRCC, le bulletin électronique interne du Ministère.

Section 2 : Rapport sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information

Introduction

Aux termes de l’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information et de l’article 20 de la Loi sur les frais de service, le responsable de chacune des institutions fédérales doit présenter un rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi au cours de l’exercice qui vient de se terminer.

IRCC est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information. Ce rapport décrit les activités mises en œuvre pour assurer la conformité aux dispositions de la Loi au cours de l’exercice allant du 1^er avril 2019 au 31 mars 2020.

Objet de la Loi

La Loi sur l’accès à l’information a pour objet d’accorder un droit d’accès aux documents que détient l’administration fédérale. La Loi prévoit que l’information fédérale doit être accessible au public, que les exceptions indispensables à ce droit doivent être limitées et précises, et que les décisions relatives à la divulgation de l’information gouvernementale sont susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.

Elle fixe également des exigences visant la publication proactive de renseignements.

Ententes de service

IRCC n’avait pas d’entente de service en vertu de l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information.

Faits saillants du rapport statistique pour 2019-2020

Demandes reçues et traitées

Version texte : Demandes d’accès à l’information reçues et traitées

Année	Demandes reçues	Demandes traitées
2013-2014	29 281	27 407
2014-2015	34 066	33 524
2015-2016	41 660	40 107
2016-2017	50 728	48 733
2017-2018	64 234	59 021
2018-2019	82 387	83 895
2019-2020	116 928	111 593

IRCC reçoit toujours plus de demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information que toute autre institution fédérale. Précisément, le Ministère a reçu un total de 116 928 demandes en 2019-2020, ce qui représente une augmentation de 42 % par rapport à l’exercice précédent. En raison de la croissance des demandes, le taux de conformité était de 64,39 % pour la période de référence.

La majorité des demandes d’accès à l’information reçues concernaient des dossiers de clients.

Pages traitées

IRCC a traité 7 787 738 pages en 2019-2020, une augmentation de 29 % par rapport à l’exercice précédent.

Source des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Le secteur des affaires (essentiellement composé d’avocats et de consultants spécialisés en immigration) reste la plus grande source de demandes, représentant 59,7 % de toutes les demandes. Le grand public a présenté 26,2 % pour cent des demandes, tandis que les médias, les universités et les autres organismes sont responsables de près de 8 % d’entre elles. Les autres demandes (6,1 %) proviennent de demandeurs qui ont refusé de s’identifier.

Source des demandes d’accès à l’information

Sources des demandes en vertu de la Loi sur l’Accès à l’information

Version texte : Source des demandes d’accès à l’information

Source	Demandes
Entreprises	69 839
Public	30 675
Médias, universités et organisations	9 230
Refus d’identification	7 184

Demandes d’accès non officielles en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

IRCC affiche les sommaires des demandes d’accès à l’information traitées concernant des dossiers ministériels sur le Portail du gouvernement ouvert. En 2019-2020, IRCC a traité 1 077 demandes non officielles (copies de demandes précédemment publiées).

Exemptions

Le Ministère a invoqué certaines exceptions pour 76 564 demandes (68,6 %), et a fourni tous les renseignements demandés dans 29 619 cas (26,6 %). Les 5 382 demandes restantes (1,2 %) ont été transférées, abandonnées, aucun dossier n’existait ou le Ministère ne pouvait ni confirmer ni nier l’existence de ces dossiers, car cela pouvait révéler des renseignements protégés en vertu de la Loi.

La majorité des exceptions invoquées par IRCC aux termes de la Loi sur l’accès à l’information relevaient des trois dispositions suivantes :

• le paragraphe 19(1) visant à protéger les renseignements personnels a été invoqué dans 49 212 cas (64 %);
• L’article 17, qui couvre les informations dont la communication pourrait raisonnablement menacer la sécurité des personnes, a été invoqué dans 32 935 cas (43 %);
• Le paragraphe 16(1) concernant l’exécution de la loi et les enquêtes criminelles a été invoqué dans 21 658 cas (28 %).

À noter que plus d’une disposition peut s’appliquer à une demande.

Exclusions

La Loi sur l’accès à l’information ne s’applique pas aux documents déjà accessibles au public (article 68) ni aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine (article 69). IRCC a exclu des documents dans 34 cas visés par l’article 68 et dans 29 cas visés par l’article 69.

Consultations

Les autres institutions fédérales ont consulté IRCC pour des documents liés à IRCC dans 318 cas aux termes de la Loi sur l’accès à l’information, et IRCC a été en mesure de répondre à 77 % de ces consultations dans un délai de 30 jours.

Prorogations

L’article 9 de la Loi sur l’accès à l’information permet une prolongation de la période prévue par la loi s’il est nécessaire de mener des consultations ou si la demande vise un volume important de documents et que le traitement de celle-ci dans le délai prescrit initial, entrave de façon sérieuse le fonctionnement du Ministère.

IRCC a invoqué 7 587 prorogations au cours de la période de référence 2019-2020. Des prorogations ont été requises dans 3 381 cas pour permettre à IRCC de consulter d’autres institutions fédérales avant de répondre. Dans 4 191 cas, des prolongations ont été nécessaires afin de traiter les demandes volumineuses ou pour répondre à l’afflux de demandes, ou les deux, ce qui entravait le fonctionnement du Ministère. Le Ministère s’est également prévalu de 9 prorogations afin de consulter un tiers.

Délais de traitement

Demandes en vertu de la Loi sur l’Accès à l’information

Version texte : Délais de traitement

Délais de traitement	Pourcentage des demandes
30 jours ou moins	51 %
31 à 60 jours	32 %
61 à 120 jours	11 %
121 jours ou plus	6 %

Plaintes

Volumes des plaintes : 2014-2015 à 2019-2020

Version texte : Volume des plaintes : 2014-2015 à 2019-2020

Année	Plaintes reçues	Plaintes fermées
2014-2015	265	333
2015-2016	199	127
2016-2017	140	204
2017-2018	227	201
2018-2019	555	594
2019-2020	4 220	3 450

Pendant la période de référence 2019-2020, le Ministère a été mis au courant de 4 220 plaintes au titre de l’accès à l’information reçues par le Commissariat à l’information du Canada (CIC). Cela représente 3,8 % de toutes les demandes traitées au cours de la période. La majorité des plaintes étaient liées aux prorogations et aux réponses tardives.

De plus, la Division de l’AIPRP a traité et conclu 3 450 enquêtes de plaintes. Parmi celles-ci, 68 plaintes ont été abandonnées, discontinuées ou étaient non justifiées, et 30 n’étaient pas bien fondées. Les 3 332 plaintes restantes ont été résolues à la satisfaction du demandeur et 20 étaient fondées. Veuillez noter que ces chiffres incluent les dossiers fermés sans rapport de conclusions du CIC et peuvent donc ne pas correspondre aux chiffres présentés dans le rapport statistique.

Principaux problèmes qui ont motivé les plaintes

Au cours de l’exercice 2019-2020, IRCC a enregistré une augmentation de plus de 700 % des plaintes relatives à l’AIPRP, ce qui représente un nombre de plaintes relatives à l’accès à l’information supérieur à celui de l’ensemble du gouvernement fédéral en 2018-2019.

La majorité des plaintes (98 %) étaient liées à des demandes d’AIPRP pour des dossiers d’immigration de clients. Au total, 65 % des plaintes étaient non fondées et liées aux délais de traitement ou aux prorogations et ont été déposées par un seul demandeur.

Mesures prises

L’augmentation du nombre de plaintes a forcé la Division de l’AIPRP d’IRCC et le CIC à trouver de nouvelles façons de travailler ensemble pour s’assurer que les deux bureaux gèrent les plaintes de manière efficace et efficiente. Le format des communications de l’équipe des plaintes a été modifié pour permettre l’envoi de courriels qui traitent plusieurs plaintes en même temps plutôt que des courriels individuels pour chaque plainte.

L’augmentation au niveau des plaintes a mené à l’agrandissement de l’équipe de traitement des plaintes et a forcé cette équipe à adopter une stratégie de travail plus compartimentée entre ses membres.

Vérifications

Aucune vérification n’a été conclue pendant l’exercice.

Appels interjetés auprès de la Cour fédérale

Au cours de l’exercice 2019-2020, aucun appel n’a été interjeté devant la Cour fédérale contre IRCC relativement à la Loi sur l’accès à l’information.

Rapports sur les conséquences de la COVID-19

Du 1^er avril 2019 au 13 mars 2020, IRCC a reçu 113 381 demandes au titre de la Loi sur l’accès à l’information. Du 14 mars 2020 au 31 mars 2020 (pendant le confinement obligatoire), IRCC a reçu 3 547 demandes d’accès à l’information, soit près de 40 % de demandes en moins que prévu.

Il convient de noter que malgré le confinement obligatoire, IRCC a encore reçu plus de demandes d’accès à l’information en deux semaines que 85 % des institutions fédérales en 2018-2019, ce qui représente plus de demandes que n’importe quelle institution en 2018-2019, à l’exception de la Gendarmerie royale du Canada et de l’Agence des services frontaliers du Canada. À titre de référence, consulter l’ANNEXE F : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information.

En raison du confinement obligatoire, la Division de l’AIPRP a dû ajuster les processus et les procédures pour faciliter le travail des employés à domicile et travailler en étroite collaboration avec nos services de technologie de l’information afin de doter les employés d’une capacité à distance suffisante. IRCC a demeuré efficace et a réussi à maintenir des taux de réponse similaires pour les demandes d’accès à l’information et les consultations.

La haute direction a offert beaucoup de soutient et continue de souligner l’importance du bien-être des employés, tout en s’efforçant de continuer à fournir des services de qualité en temps opportun à nos clients.

Rapports sur les frais d’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable fasse rapport annuellement au Parlement sur les frais perçus par l’institution.

En ce qui concerne les droits perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

• Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information
• Montant des frais : 5 $, frais exigés pour une demande d’accès à l’information
• Total des recettes : IRCC a perçu 582 080 $ pour 116 416 demandes
• Frais dispensés : Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information publiée le 5 mai 2016, IRCC dispense de tous les frais prévus par la Loi et son Règlement d’application, à l’exception des frais de demande de 5 $ prévus à l’alinéa 7(1)a) du Règlement. En 2019-2020, IRCC a exonéré un total de 1 845 $
• Coût de fonctionnement du programme : 5 804 708 $

Surveillance de la conformité

La Division de l’AIPRP a établi des procédures internes qui facilitent le traitement et la surveillance efficaces en temps opportun des demandes d’AIPRP.

• Au besoin, l’équipe des plaintes conseille la direction de l’AIPRP sur les problèmes systémiques cernés à la suite du règlement des plaintes.
• Chaque jour, des rapports statistiques sont soumis à la direction de l’AIPRP pour aider à gérer le flux de travail.
• Chaque semaine, différents rapports statistiques sont soumis à la direction générale :
  • Un rapport sommaire qui examine les volumes de demandes d’AIPRP reçues et clôturées, les taux de respect des délais, etc.
  • Un résumé des prochaines demandes d’accès à l’information qui seront bientôt communiquées.
  • Un rapport de progrès sur les demandes d’AIPRP.
  • Un résumé des demandes relatives à la COVID-19.
• Chaque mois, différents rapports statistiques sont soumis à la direction générale :
  • Un rapport sur la conformité de chaque secteur aux normes internes relatives à la fourniture de documents correspondant aux demandes de la Division d’AIPRP est transmis à la direction générale.
  • Un rapport sur les demandes d’AIPRP qui ont été traitées au cours du dernier mois.
• Tous les trimestres, le tableau de surveillance de l’admission est distribué aux programmes d’IRCC, à la Direction générale de l’expérience client et à la haute direction afin de démontrer les corrélations entre les initiatives des programmes d’immigration et les changements correspondants des volumes de demandes d’AIPRP.

Il est important de souligner qu’aucun renseignement personnel n’est communiqué dans ces rapports.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

IRCC a entrepris plusieurs projets liés à l’amélioration de ses processus de demandes d’accès à l’information qui ont une incidence sur l’administration des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information :

• Certains employés de la Division de l’AIPRP ont reçu une formation polyvalente sur diverses fonctions et ont été réaffectés temporairement à un projet spécial axé sur la réduction substantielle de l’arriéré de demandes d’AIPRP. Cela a également permis à la gestion de réaffecter temporairement des employés dans les équipes où le besoin de traitement était plus important.
• La gestion des plaintes relatives aux demandes d’accès à l’information a été mise à jour en fonction des recommandations issues de la vérification de 2018-2019 de la gestion de l’AIPRP, ainsi que des consultations avec le CIC afin de faciliter l’examen rapide d’un grand nombre de plaintes.
• Une présentation intitulée « Building Bridges: Creating an effective relationship with an Ombudsmen office » (Établir des liens : créer une relation efficace avec un bureau de l’ombudsman) a eu lieu en novembre 2019 dans le cadre de la conférence de l’Association canadienne d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels et portait sur les meilleures pratiques de gestion des plaintes en fonction de notre évolution depuis 2017-2018.
• La collaboration se poursuit avec les principaux intervenants d’IRCC afin d’évaluer et d’atténuer les répercussions des modifications apportées aux programmes d’IRCC sur les volumes de demandes d’AIPRP.
• Suite à l’examen LEAN réalisé en 2017-2018, un nouveau processus de récupération des demandes d’AIPRP a été mis en œuvre avec succès dans un secteur en 2018-2019 et déployé dans une plus grande partie du Ministère en 2019-2020. Le nouveau processus a permis de réduire le délai de traitement en réponse à une demande d’AIPRP et sera déployé dans le reste du Ministère en 2020-2021.
• Participation aux discussions de la communauté de l’AIPRP concernant le projet de loi C-58 et les besoins en logiciels de l’AIPRP.
• Des intervenants internes ont participé à la mise en œuvre des exigences en matière de transparence du gouvernement découlant du projet de loi C-58.

Section 3 : Rapport sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Aux termes de l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le responsable de chaque institution fédérale doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l’application de la Loi durant l’exercice.

IRCC est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce rapport décrit les activités mises en œuvre pour assurer la conformité aux dispositions de la Loi au cours de l’exercice allant du 1^er avril 2019 au 31 mars 2020.

Objet de la Loi

La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet de protéger les renseignements personnels des particuliers que détiennent les institutions fédérales et de donner à ces particuliers un accès aux renseignements personnels qui les concernent. La Loi protège les renseignements personnels des particuliers en empêchant d’autres personnes d’y avoir accès. La Loi protège les renseignements personnels des particuliers en empêchant d’autres personnes d’y avoir accès et leur confère des droits fondamentaux en ce qui a trait à la collecte, à l’utilisation et à la communication de leurs renseignements personnels.

Ententes de service

IRCC n’avait pas d’entente de service en vertu de l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

IRCC demeure l’une des institutions fédérales les plus consultées, ayant reçu au total 15 963 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2019-2020. Il s’agit d’une augmentation de 1,9 % par rapport à l’année précédente. Compte tenu du nombre de demandes de communication de renseignements personnels à traiter, le taux de conformité du Ministère était de 54,79 %.

La majorité des demandes de communication de renseignements personnels reçues concernaient des dossiers de clients.

Faits saillants du rapport statistique pour 2019-2020

Demandes de renseignements personnels reçues et complétées

Version texte : Demandes d’accès à l’information reçues et traitées

Année	Demandes reçues	Demandes traitées
2013-2014	9 961	9 225
2014-2015	13 778	13 082
2015-2016	15 292	15 077
2016-2017	12 605	11 808
2017-2018	13 368	12 698
2018-2019	15 655	16 846
2019-2020	15 963	15 349

Pages traitées

IRCC a traité 984 436 pages en 2019-2020, une diminution de 18 % par rapport à l’exercice précédent.

Exemptions

Le Ministère a invoqué certaines exceptions pour 8 635 demandes (56,3 %), et a fourni tous les renseignements demandés dans 3 142 cas (20,5 %). Les 3 572 demandes restantes (23,3 %) ont été transférées, abandonnées ou aucun dossier n’existait.

La majorité des exceptions invoquées par IRCC aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels relevaient des trois dispositions suivantes:

• L’article 26 visant à protéger les renseignements personnels a été invoqué dans 5 784 cas (67 %);
• L’article 21, qui porte sur les relations internationales, la défense et les activités subversives, a été invoqué dans 4 530 cas (52 %);
• L’alinéa 22(1)(b), qui concerne la mise en application de la loi et les enquêtes criminelles, a été invoqué dans 2 213 cas (27 %).

À noter que plus d’une disposition peut s’appliquer à une demande donnée.

Exclusions

La Loi sur la protection des renseignements personnels ne s’applique pas aux documents déjà accessibles au public (article 69) ni aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine (article 70). IRCC n’a pas appliqué d’exclusions aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période de référence.

Consultations

Les autres institutions fédérales ont consulté IRCC pour des documents liés à IRCC dans 47 cas aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et IRCC a été en mesure de répondre à 87 % de ces consultations à l’intérieur d’un délai de 30 jours.

Prorogations

L’article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels permet la prorogation des délais prévus par la Loi si des consultations sont nécessaires pour donner suite à la demande, si des services de traduction sont requis, ou encore si la demande vise un grand nombre de documents et que son traitement dans le délai prescrit entravait de façon sérieuse les activités du Ministère.

IRCC a invoqué 664 prorogations au cours de la période de référence 2019-2020. De ce nombre, 30 ont été jugées nécessaires aux fins de consultation d’autres institutions fédérales avant de répondre à la demande. De plus, des prolongations ont été requises dans 634 cas nécessitant le traitement de demandes volumineuses, ou pour répondre à l’afflux de demandes, ou les deux, ce qui entravait le fonctionnement. Enfin, le Ministère n’a invoqué aucune prorogation à des fins de traduction.

Délais de traitement

Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels temps de réponse

Version texte : Temps de réponse

Délais de traitement	Pourcentage des demandes
30 jours ou moins	47 %
31 à 60 jours	38 %
61 à 120 jours	7,5 %
121 jours ou plus	7,5 %

Plaintes

Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de l’exercice financier 2019-2020, le Ministère a été informé de 30 plaintes officielles concernant la protection de la vie privée et de 19 plaintes non officielles reçues par le CPVP. Cela représente 0,35 % de toutes les demandes traitées au cours de la période. La majorité de ces plaintes étaient liées à des réponses tardives.

Au cours de la période de référence, l’AIPRP a traité et conclu 30 enquêtes de plaintes officielles et 14 enquêtes de plaintes non officielles. Parmi celles-ci, une a été abandonnée, deux étaient fondées, deux n’étaient pas fondées et les autres ont été résolues à la satisfaction du demandeur.

Principaux problèmes qui ont motivé les plaintes

En raison du petit échantillon de plaintes relatives aux demandes de protection des renseignements personnels, il est impossible de cibler un problème.

Vérifications

Aucune vérification n’a été conclue pendant l’exercice.

Appels devant la Cour fédérale

Au cours de l’exercice 2019-2020, aucun appel n’a été interjeté devant la Cour fédérale contre IRCC relativement à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Rapports sur les conséquences de la COVID-19

Du 1^er avril 2019 au 13 mars 2020, IRCC a reçu 15 528 demandes de renseignements personnels. Du 14 mars 2020 au 31 mars 2020 (pendant le confinement obligatoire), IRCC a reçu 435 demandes de renseignements personnels, soit près de 50 % de demandes en moins que prévu.

Il convient de noter que malgré le confinement obligatoire, IRCC a reçu plus de demandes de renseignements personnels en deux semaines que 80 % des institutions fédérales en 2018-2019, ce qui représente plus de demandes que n’importe quelle institution en 2018-2019, à l’exception des 13 principales institutions qui font l’objet de demandes. À titre de référence, consulter l’Annexe G : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur la protection des renseignements personnels.

En raison du confinement obligatoire, la Division de l’AIPRP a dû ajuster les processus et les procédures pour faciliter le travail des employés à domicile et travailler en étroite collaboration avec nos services de technologie de l’information afin de doter les employés d’une capacité à distance suffisante. IRCC demeure efficace et a réussi à maintenir des taux de réponse similaires pour les demandes d’accès à l’information et les consultations.

La haute direction a offert beaucoup de soutient et continue de souligner l’importance du bien-être des employés, tout en s’efforçant de continuer à fournir des services de qualité en temps opportun à nos clients.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Pour pouvoir remplir son mandat et assurer la prestation efficace de ses programmes et services, IRCC recueille, utilise et communique des renseignements personnels. Conformément à la Politique du Secrétariat du Conseil du Trésor, le Ministère réalise des EFVP, qui lui permettent de garantir la conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels et de cerner les risques pour la vie privée présents dans les programmes, initiatives ou projets actuels ou nouveaux du Ministère, dans lesquels des renseignements personnels sont recueillis et utilisés.

Les descriptions des EFVP réalisées au cours de l’exercice 2019-2020 sont données ci-dessous. Les résumés complets de l’EFVP se trouvent à l’adresse suivante : https://www.canada.ca/fr/immigration-refugies-citoyennete/organisation/transparence/acces-information-protection/evaluation-facteurs-relatifs-vie-privee.html.

Système intégré de gestion des paiements et des revenus

Cette EFVP concerne un nouveau système de gestion des frais appelé le « Système intégré de gestion des paiements et des revenus » (SIGPR), qui est un système conçu pour remplacer trois anciens systèmes utilisés pour les frais de traitement, notamment le système de gestion des deniers publics (GDP), le système Point de service (PDS+) et la fonctionnalité personnalisée Point de service Canada (PDS Canada), tous intégrés dans les systèmes SAP de CIC. Le SIGPR recueillera des renseignements servant à assurer le contrôle financier adéquat des revenus de CIC, tels que le type de frais achetés et le montant et la forme du paiement reçu du payeur. Il tiendra à jour les coordonnées des payeurs, tel qu’elles existent déjà dans les systèmes GDP et PDS +.

Le SIGPR interagira avec le système mondial de gestion des cas du Ministère, le Système mondial de gestion des cas, et le système des finances du Ministère, le SIFM-SAP.

Utilisation de l’analytique informatisée dans les programmes d’IRCC — Annexes concernant les demandes de visa de résident temporaire (visa de visiteur) provenant de l’Inde

Une EFVP a été réalisée plus tôt au sujet de l’utilisation de l’analytique informatisée dans les programmes d’IRCC, plus précisément dans le traitement des demandes en ligne de visa de résident temporaire provenant de la Chine. Après la mise en œuvre de l’analytique informatisée en Chine, une deuxième mise en œuvre en Inde a nécessité un examen des risques d’atteinte à la vie privée.

Système de notification d’IRCC (ERMS Advantage)

IRCC introduit un système de notification d’urgence de masse entièrement hébergé et basé sur le Web qui permet une communication rapide avec les employés d’IRCC lors de divers événements liés à la sécurité (p. ex. incidents de sécurité, situations d’urgence, crises) au moyen de listes prédéfinies de distribution aux employés inscrits, et ce, de diverses façons (p. ex. courriel, message texte, téléphone, téléimprimeur). Les employés peuvent donc recevoir les alertes, qu’ils soient au travail ou non.

Entrepôt de données Ressources humaines (RH)-paye (EDRP)

L’EDRP fournit aux employés d’IRCC une vue d’ensemble de leurs données sur les RH (par exemple, le code d’identification du dossier personnel, le salaire annuel et la date de début du droit à pension), de leur rémunération et des informations sur les cas de paye à l’aide d’une « déclaration de l’employé » personnalisée. Par ailleurs, le tableau de bord du gestionnaire de l’EDRP permettra à ce dernier d’avoir une vue agrégée des renseignements de son équipe, et le tableau de bord de mesures contiendra des mesures de rendement utiles.

Surveillance des médias sociaux

La surveillance des médias sociaux englobe la collecte, l’analyse et le compte rendu de communications publiques en ligne, y compris les discussions de forum et les activités sur les médias sociaux. De telles communications sont recueillies en effectuant des recherches par mot‑clé dans un logiciel tiers de surveillance des médias sociaux; ces recherches ont pour but de recueillir des données sur des communications concernant le mandat d’IRCC et les questions d’intérêt relevant de ce mandat, et non des données sur des personnes/clients.

Communications de renseignements personnels en vertu des alinéas 8(2)(e) et 8(2)(m)

Conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, dans certaines circonstances, une institution fédérale est autorisée à communiquer des renseignements personnels qui relèvent d’elle, sans le consentement de la personne qu’ils concernent.

L’alinéa 8(2)(e) prévoit que la communication des renseignements personnels peut être faite à un organisme d’enquête déterminé par règlement et qui en fait la demande par écrit, en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d’enquêtes licites, pourvu que la demande précise les fins auxquelles les renseignements sont destinés et la nature des renseignements demandés. La demande doit indiquer l’objectif visé et décrire l’information à communiquer.

Au cours de la période visée par le présent rapport, IRCC a communiqué des renseignements personnels en application du paragraphe 8(2) dans ses réponses à 3 403 demandes provenant d’organismes d’enquête visés par l’alinéa 8(2)(e).

L’alinéa 8(2)(m) stipule que les renseignements personnels peuvent être communiqués à toute fin dans le cas où, de l’avis du responsable de l’institution, (i) des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée, ou (ii) l’individu concerné en tirerait un avantage certain.

Au cours de cette période, IRCC a communiqué des renseignements personnels dans 87 cas en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

Atteintes substantielles à la vie privée

Une atteinte à la vie privée correspond à la création, à la collecte, à l’utilisation, à la communication, à la conservation ou à l’élimination inappropriée ou non autorisée de renseignements personnels. Une atteinte substantielle à la vie privée est une atteinte à la vie privée qui vise des renseignements personnels de nature délicate et qui pourrait raisonnablement causer des dommages ou des préjudices à la personne concernée.

La Division de l’AIPRP a offert des avis et des conseils quant aux stratégies de confinement et d’atténuation dans le but d’améliorer la protection des renseignements personnels. De plus, les hauts fonctionnaires ont été informés de toutes les atteintes substantielles à la vie privée de façon à faciliter les communications au sein du Ministère et à accroître la sensibilisation aux enjeux pouvant nuire au droit à la vie privée du public.

La Division de l’AIPRP surveille toutes les atteintes à la vie privée signalées à IRCC. La Division examine également comment et où les atteintes se produisent au sein du Ministère. Elle étudie les tendances quant aux atteintes à la vie privée et offre des séances de formation personnalisées à cet égard pour accroître la sensibilisation et améliorer la prévention des atteintes à la vie privée.

En 2019-2020, IRCC a informé le CPVP et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) de neuf atteintes substantielles à la vie privée. IRCC surveille de près toutes les atteintes à la vie privée et met en place des mesures de signalement et des mesures correctives pour remédier à chaque situation. La majorité des atteintes substantielles étaient de petite envergure et ne concernaient qu’un nombre limité de personnes.

• Cinq atteintes substantielles concernaient des dossiers de clients perdus ou disparus lors de l’expédition d’un centre de traitement des demandes vers l’un des bureaux régionaux ou le destinataire prévu. Les personnes touchées ont été avisées.
• Trois atteintes substantielles concernaient la communication par inadvertance de renseignements à la mauvaise personne. Les personnes touchées ont été avisées.
• L’une des atteintes substantielles à la vie privée consistait en une communication planifiée d’informations comprenant, par inadvertance, des informations personnelles d’autres personnes. Les personnes touchées ont été avisées.

Surveillance de la conformité

La Division de l’AIPRP a établi des procédures internes qui facilitent le traitement et la surveillance efficaces en temps opportun des demandes d’AIPRP.

• Au besoin, l’équipe des plaintes conseille la direction de l’AIPRP sur les problèmes systémiques cernés à la suite du règlement des plaintes.
• Chaque jour, des rapports statistiques sont soumis à la direction de l’AIPRP pour aider à gérer le flux de travail.
• Chaque semaine, différents rapports statistiques sont soumis à la direction générale :
  • Un rapport sommaire qui examine les volumes de demandes d’AIPRP reçues et clôturées, les taux de respect des délais, etc.
  • Un résumé des prochaines demandes d’accès à l’information qui seront bientôt communiquées.
  • Un rapport de progrès sur les demandes d’AIPRP.
  • Un résumé des demandes en lien avec la COVID-19.
• Chaque mois, différents rapports statistiques sont soumis à la direction générale :
  • Un rapport sur la conformité de chaque secteur aux normes internes relatives à la fourniture de documents correspondant aux demandes de la Division d’AIPRP est transmis à la direction générale.
  • Un rapport sur les demandes d’AIPRP qui ont été traitées au cours du dernier mois.
• Tous les trimestres, le tableau de surveillance de l’admission est distribué aux programmes d’IRCC, à la Direction générale de l’expérience client et à la haute direction afin de démontrer les corrélations entre les initiatives des programmes d’immigration et les changements correspondants des volumes de demandes d’AIPRP.

En outre, la haute direction reçoit une mise à jour sur les atteintes substantielles deux fois par année.

Il est important de souligner qu’aucun renseignement personnel n’est communiqué dans ces rapports.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

IRCC a entrepris plusieurs projets liés à l’amélioration de ses processus de demandes d’accès à l’information qui ont une incidence sur l’administration des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

• Certains employés de la Division de l’AIPRP ont reçu une formation polyvalente sur diverses fonctions et ont été réaffectés temporairement à un projet spécial axé sur la réduction substantielle de l’arriéré de demandes d’AIPRP.
• La gestion des plaintes relatives aux demandes d’AIPRP a été mise à jour en fonction des recommandations issues de la vérification de 2018-2019 de la gestion de l’AIPRP.
• Une présentation intitulée « Building Bridges: Creating an effective relationship with an Ombudsmen office » (Établir des liens : créer une relation efficace avec un bureau de l’ombudsman) a eu lieu en novembre 2019 dans le cadre de la conférence de l’Association canadienne d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels et portait sur les meilleures pratiques de gestion des plaintes en fonction de notre évolution depuis 2017-2018.
• La collaboration se poursuit avec les principaux intervenants d’IRCC afin d’évaluer et d’atténuer les répercussions des modifications apportées aux programmes d’IRCC sur les volumes de demandes d’AIPRP.
• Suite à l’examen LEAN réalisé en 2017-2018, un nouveau processus de récupération des documents d’AIPRP a été mis en œuvre avec succès dans un secteur en 2018-2019 et déployé dans une plus grande partie du Ministère en 2019-2020. Le nouveau processus a permis de réduire le délai de traitement des dossiers en réponse à une demande d’AIPRP et sera déployé dans le reste du Ministère en 2019-2020.
• Le Ministère a participé aux discussions de la communauté de l’AIPRP concernant la réforme de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne et les besoins en logiciels de l’AIPRP.
• Le modèle d’EFVP a été mis à jour afin de mieux recueillir les informations nécessaires et d’améliorer l’évaluation des questions et des risques liés à la protection de la vie privée.
• Une vidéo de sensibilisation à la protection de la vie privée a été préparée. La mise en œuvre et la distribution de la vidéo sont prévues pour l’exercice 2020-2021.
• Un nouveau formulaire Web a été élaboré pour faciliter le signalement des atteintes à la vie privée par les employés d’IRCC.
• On a consacré une ressource à plein temps à l’évaluation des incidences sur la vie privée des projets d’analytique avancée.
• Élaboration d’une procédure pour assurer le traitement rapide des demandes de l’ASPC en vertu de l’alinéa 8(2)m) concernant les coordonnées des personnes qui peuvent avoir été à proximité d’une personne ayant reçu un diagnostic de COVID-19.

Annexe A : Délégation de pouvoirs signée

Version texte : Délégation signée

Document officiel

Ministère de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté du Canada

Délégation de pouvoir

Loi sur l’accès à l’information et Loi sur la protection des renseignements personnels

En ma qualité de ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté et conformément à l’article 95 de la Loi sur l’accès à l’information et à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, j’autorise par la présente l’agent(e) et employé(e) du Ministère de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté dont le poste ou la classification est énoncé dans l’annexe ci-jointe à exécuter mes fonctions, pouvoirs ou attributions en vertu des lois précisées dans l’annexe visant cet(te) agent(e) et employé(e).

Fait à Ottawa

ce jour 30 d’août 2019

Ahmed Hussen, C.P., député
Ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté

Annexe B : Ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Document officiel

Délégation des pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de son Règlement d’application

La délégation englobe les nominations et les affectations intérimaires à ces postes qui sont conformes à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et son Règlement.

Délégation entière

Délégation partielle

Loi sur l’accès à l’information — seulement la partie 2

Légende

AIPRP/PM-05 OPS

Agent(e)s supérieur(e)s de l’AIPRP, OPS

AIPRP/PM-05 DEPI

Agent(e)s supérieur(e)s de l’AIPRP, DEPI

AIPRP/PM-04 OPS

Administrateurs de l’AIPRP, OPS

AIPRP/PM-04 DEPI

Administrateurs de l’AIPRP, DEPI

AIPRP/PM-03 OPS

Agent(e)s de l’AIPRP, OPS

AIPRP/PM-03 DEPI

Agent(e)s de l’AIPRP, DEPI

Annexe C : Ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Document officiel

La délégation englobe les nominations et les affectations intérimaires à ces postes qui sont conformes à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et son Règlement.

Délégation entière

Délégation partielle

Légende :

AIPRP/PM-05 OPS

Agent(e) supérieur(e) de l’AIPRP, OPS

AIPRP/PM-05 DEPI

Agent(e)s supérieur(e)s de l’AIPRP, DEPI

AIPRP/PM-04 OPS

Administrateurs de l’AIPRP, OPS

AIPRP/PM-04 DEPI

Administrateurs de l’AIPRP, DEPI

AIPRP/PM-03 OPS

Agent(e)s de l’AIPRP, OPS

AIPRP/PM-03 DEPI

Agent(e)s de l’AIPRP, DEPI

Annexe D : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada

Période de référence : 2019-04-01 au 2020-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Sources des demandes

1.3 Demandes informelles

Remarque : Toutes les demandes précédemment enregistrées sous « traitement informel » sont désormais représentées dans cette section seulement.

Section 2 : Refus de donner suite aux demandes vexatoires, faites de mauvaise foi ou d’abus du droit de demande

Section 3 : Demandes fermées pendant la période de référence

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

3.3 Exclusions

3.4 Support des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

3.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de la taille des demandes

3.5.3 Autres complexités

3.6 Demandes ferméess

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Raisons du non-respect des délais prévus par la loi

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prorogation)

3.8 Demandes de traduction

Section 4 : Prorogations

4.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

4.2 Durée des prorogations

Section 5 : Frais

Section 6 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et organismes

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales

6.3 Recommandations et délai de traitement des demandes de consultation reçues d’autres organismes

Section 7 : Délais de traitement des consultations sur les documents confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes acheminées aux Services juridiques

7.2 Demandes acheminées au Bureau du Conseil privé

Section 8 : Plaintes et enquêtes

Section 9 : Demandes de révision judiciaire

9.1 Demandes de révision judiciaire sur les plaintes reçues avant la date d’entrée en vigueur du projet de loi C-58 et en cours

9.2 Demandes de révision judiciaire sur les plaintes reçues avant la date d’entrée en vigueur du projet de loi C-58

Section 10 : Ressources liées à Loi sur l’accès à l’information

10.1 Coûts

10.2 Ressources humaines

Remarque : Saisir les valeurs jusqu’à deux décimales.9

Annexe E : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada

Période de référence : 2018-04-01 au 2019-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 : Demandes fermées pendant la période de référence

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

2.3 Exclusions

2.4 Support des documents communiqués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Demandes fermées

2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

2.7 Présomptions de refus

2.7.1 Raisons du non-respect des délais prévus par la loi

2.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prorogation)

2.8 Demande de traduction

Section 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 5 : Prorogation

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Partie 6 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et organismes

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales

6.3 Recommandations et délai de traitement des demandes de consultation reçues d’autres organismes

Section 7 : Délais de traitement des consultations sur les documents confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes acheminées aux Services juridiques

7.2 Demandes acheminées au Bureau du Conseil privé

Section 8 : Plaintes et avis d’enquêtes

Section 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

9.2 Fichiers de renseignements personnels

Section 10 : Atteintes substantielles à la vie privée

Section 11 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

11.1 Coûts

11.2 Ressource humaines

Annexe F : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information

Tableau 1 — Demandes reçues

Tableau 2 — Demandes fermées

Tableau 3 — Demandes reportées

Annexe G : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Tableau 4 — Demandes reçues

Tableau 5 — Demandes fermées

Tableau 6 — Demandes reportées