États financiers consolidés pour l’exercice terminé le 31 mars 2016

Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapport financiers – Exercice financier 2015-2016

Table des matières

1. Introduction
2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
3. Résultats de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice financier 2015-2016
4. Plan d’action du ministère

1. Introduction

Le présent document présente de l’information sommaire sur les mesures prises par Immigration, réfugiés et citoyenneté Canada (« IRCC » ou « le ministère ») pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne et les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs d’IRCC, son mandat et ses activités de programme se trouvent dans son Rapport ministériel sur le rendement et son Rapport sur les plans et priorités les plus récents.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

Le ministère est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion des contrôles internes financiers, approuvé par l’administrateur général, est en place et comprend :

• des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion des contrôles internes financiers en vue d’appuyer une saine gestion financière et les rapports financiers. Cela comprend les rôles et les responsabilités de la haute direction dans leurs secteurs de responsabilité vis-à-vis la gestion du contrôle;
• les valeurs et éthique, incluant un code de conduite ministériel et un réseau de champions des valeurs et éthique dirigé par la sous-ministre;
• des activités de communication courantes et de formation sur les exigences législatives, les politiques et les procédures de saine gestion financière et de contrôle; et
• des moyens de surveillance exercés, au minimum, sur une base semestrielle, et des mises à jour régulières sur la gestion des contrôles internes financiers en plus de rapports sur les résultats d’évaluation annuels et les plans d’action connexes à l’administrateur général, à la haute direction et au Comité de vérification ministériel.

Le Comité de vérification ministériel fournit des conseils à l’administrateur général quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du ministère. 

La haute direction d’IRCC reconnaît l’importance de donner le ton et veille à ce que les employés de tous les niveaux comprennent leur rôle dans le maintien d’un système de CIRF efficace et à ce qu’ils soient en mesure d’exercer leurs responsabilités efficacement. Le ministère a pour priorité de s’assurer que les risques sont bien gérés grâce à un environnement de contrôle souple axé sur les risques qui appuie un processus continu d’amélioration et d’innovation.

2.2 Ententes de services pertinentes par rapport aux états financiers

Le ministère a recours à d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers tel qu’indiqué ci-bas :

Ententes courantes :

• le ministère des Services publics et approvisionnement du Canada (SPAC) exerce une gestion centrale du versement des salaires et de l’acquisition de biens et services en fonction de l’instrument de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers du ministère, et lui fournit aussi des locaux;
• le Secrétariat du Conseil du trésor fournit au ministère les renseignements nécessaires pour calculer certaines charges à payer et provisions, telles que la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
• le ministère de la Justice fournit des services juridiques à IRCC; et
• Services partagés Canada (SPC) fournit des services d'infrastructure des technologies de l’information au ministère dans les domaines des centres de données et des réseaux. La portée et les responsabilités sont abordées dans l’accord interministériel entre SSC et IRCC.

Ententes particulières :

• Le ministère des affaires mondiales du Canada (MAMC) offre des services administratifs communs et un soutien au Programme d’immigration à l’étranger, aux termes d’un protocole d’entente conclu avec IRCC. Les services administratifs communs incluent les locaux à bureaux, le traitement des revenus et des dépenses, la comptabilité et les télécommunications. Le soutien au programme est fourni par des agents canadiens à l’étranger et des employés recrutés sur place dans les missions. Le MAMC prépare également des rapports financiers périodiques destinés au personnel d’IRCC sur les revenus perçus et les dépenses encourues directement à l’étranger.
• Le ministère de l’emploi et développement social du Canada (MEDSC) offre des services de traitement et de livraison de passeports à IRCC. Ces services sont régis par une entente de niveaux de service avec IRCC qui assure une gestion financière saine et optimale du Programme de passeports et le recouvrement des coûts associés aux opérations et à livraison des services de passeports, aux services des agents de réception, ainsi que les coûts de la transition et modernisation et des services internes fournis par Service Canada, une initiative opérant au sein du MEDSC;
• VFS Global et Computer Sciences Canada Inc. gèrent des centres de demandes de visas qui offrent des services de réception des demandes de visas et de perception des frais de demandes connexes à l’étranger. Par conséquent, le ministère se fie aux procédures de contrôle de ces fournisseurs de services externes; et,
• Croix Bleue Medavie administre les demandes de règlement au titre du Programme fédéral de santé intérimaire (PFSI). Le PFSI rembourse les fournisseurs de services pour les services de santé essentiels et d’urgence fournis aux clients admissibles, tels que les réfugiés, qui ne sont pas couverts par un régime d’assurance-maladie provincial, territorial ou privé. Par conséquent, le ministère se fie aux procédures de contrôle de Croix-Bleue Medavie.

3. Résultats de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice financier 2015-2016

Les principales conclusions et les rajustements importants requis découlant des activités d’évaluation de l’année en cours sont résumés ci-dessous.

Contrôles clés nouveaux ou modifiés de façon importante : Pendant l’année en cours, IRCC a complété sa transition à un nouveau système de gestion intégrée des revenus. Le ministère a progressé significativement dans son évaluation de la conception et de l’efficacité opérationnelle des contrôles clés modifiés connexes, et les résultats de ces travaux seront divulgués dans l’annexe de l’année prochaine. IRCC a également achevé sa mise en œuvre ministérielle de l’Initiative de transformation de la paye du Conseil du Trésor vers la fin de l’année financière et, conformément à son programme de surveillance continue, évaluera tout contrôle clé modifié au sein du processus des salaires et avantages sociaux en 2017-18. Il n’y a pas eu lieu d’apporter d’importants rajustements aux contrôles clés de tout autre processus d’affaires existant qui a été sujet à une réévaluation en 2015-16.

Programme de surveillance continue : IRCC a complété sa transition à la phase de surveillance continue de son système de contrôle interne en matière de rapports financiers en 2015-16. Le ministère a terminé l’évaluation initiale du processus des paiements de transfert à d’autres paliers de gouvernement, y compris toute mesure corrective nécessaire, ainsi que la mise en œuvre des plans d’action de la direction découlant de ses évaluations antérieures.

Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, le ministère a également achevé la réévaluation des contrôles généraux des technologies de l’information qu’il gère et des contrôles financiers incorporés aux processus d’affaires suivants : budgétisation et prévisions, clôture d’exercice financier et rapports, paiements de transfert aux organisations prestataires de services (au siège social et à trois bureaux régionaux canadiens), services fournis gratuitement par d’autres ministères, immobilisations, tous les processus d’affaires importants à un bureau régional canadien et à deux missions internationales. Dans la plupart des cas, les contrôles clés évalués ont été exercés tel que désiré, avec des mesures correctives nécessaires dans les secteurs suivants :

• présence de preuves documentaires de l’application de certains contrôles clés, tels que des révisions, conciliations et approbations importantes;
• exécution de la revue de certains documents, transactions et conciliations; et,
• documentation des procédures et contrôles financiers significatifs.

Des plans d’action abordant les mesures correctives nécessaires ont été élaborés par les responsables de processus d’affaires et plusieurs d’entre eux ont déjà été mis en œuvre. Les plans d’action restants seront opérationnalisés dans un délai raisonnable.

De plus, en 2015-16, le ministère a progressé significativement dans sa réévaluation des contrôles financiers incorporés aux processus d’affaires suivants : salaires et avantages sociaux (avant l’achèvement de l’Initiative de transformation de la paye), revenus au siège social, tous les processus d’affaires importants à un centre canadien de traitement des demandes et à une autre mission internationale. Ces travaux de réévaluation seront complétés en 2016-17, et leurs résultats seront divulgués dans l’annexe de l’année prochaine.

4. Plan d’action du ministère

4.1 Progrès au cours de l’exercice financier 2015-2016

IRCC a commencé à mener ses activités de surveillance continue selon la portion de son plan cyclique représentée dans le tableau suivant :

En 2015-16, en plus des progrès réalisés dans sa surveillance continue, le ministère a terminé l’évaluation du processus des paiements de transfert à d’autres paliers de gouvernement, et a remédié à toute faiblesse de contrôle financier reliée. IRCC a également apporté un suivi à tous les contrôles financiers qui requéraient des améliorations suite aux évaluations réalisées antérieurement, et a conclu que tous ces contrôles avaient été dûment renforcés. De plus, IRCC a progressé significativement dans son évaluation des contrôles financiers associés à son récent système de gestion intégrée des revenus, et les résultats de cette évaluation seront divulgués dans l’annexe de l’année prochaine.

4.2 Plan d’action pour le prochain exercice et les années subséquentes

Le plan cyclique de surveillance continue d’IRCC au cours des trois prochaines années, fondé sur une validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé et sur les rajustements connexes au plan de surveillance continue, s’il y a lieu, est présenté dans le tableau suivant :

En plus de son plan cyclique de surveillance continue, IRCC prévoit de continuer à revoir la mise en œuvre des mesures correctives nécessaires découlant de ses réévaluations des contrôles financiers en place.