Recours aux services d’un représentant : Lignes directrices concernant d’autres intervenants

De nombreux intervenants qui n’étaient pas auparavant tenus de devenir membres d’un organisme de réglementation ou d’un ordre professionnel prescrit doivent maintenant le faire s’ils souhaitent offrir des services à leurs clients.

Il est cependant important de comprendre que certaines fonctions sont permises pour les personnes qui ne sont pas des représentants autorisés. En règle générale, si quelqu’un fournit des services qui ne comportent pas la prestation de conseils ou d’une représentation en matière de citoyenneté ou d’immigration, il n’est pas tenu d’être un représentant autorisé. Parmi les personnes qui peuvent fournir ces services se trouvent les traducteurs, les agents de voyage, les recruteurs et les organismes d’adoption. Ce qui est essentiel, c’est que ces personnes ne fournissent pas à leurs clients de conseils ou une représentation en matière de citoyenneté ou d’immigration.

Ce que les autres intervenants peuvent faire et ne pas faire

Ce qu’ils peuvent faire

• Diriger une personne vers un site Web d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) pour trouver des renseignements sur :
  • des programmes de citoyenneté et d’immigration;
  • les formulaires de demande;
  • les représentants autorisés.
• Fournir des services, notamment :
  • de la traduction;
  • des préparatifs de voyage;
  • des services de messagerie;
  • des services médicaux (c’est‑à‑dire des examens médicaux, l’analyse de l’ADN).
• Conseiller les étudiants étrangers sur la façon de choisir leurs cours ou de s’inscrire.
• Mener des entrevues d’emploi.

Ce qu’ils ne peuvent pas faire

• Fournir des explications ou des conseils à une personne sur les options en matière de citoyenneté ou d’immigration.
• Indiquer à un client comment choisir le meilleur volet d’immigration.
• Communiquer avec IRCC et l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) au nom d’un client (sauf dans le cas d’une traduction directe des observations écrites ou orales d’un client).
• Représenter un client dans le cadre d’une demande ou d’une instance de citoyenneté ou d’immigration.
• Représenter un client dans une étude d’impact sur le marché du travail (EIMT).
• Annoncer qu’ils peuvent offrir des conseils ou une représentation en matière de citoyenneté ou d’immigration.

Agents d’emploi et recruteurs (recruteurs des Ressources humaines et de travailleurs étrangers temporaires)

Les agents d’emploi et les recruteurs sont souvent embauchés par des entreprises qui cherchent à pourvoir des postes vacants. En vertu du Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés (RIPR), un agent ou un recruteur qui agit au nom d’une entreprise, pour recruter des demandeurs d’emploi ou leur faire passer des entrevues, faire des offres d’emploi et examiner les demandes d’emploi, n’est pas tenu d’être un représentant autorisé.

Cependant, les agents d’emploi ou les recruteurs doivent être des représentants autorisés s’ils fournissent des conseils ou une représentation en matière d’immigration à leurs clients (notamment leur offrir une aide relativement aux demandes de permis de travail ou de visa), même si ces services sont offerts avant la présentation de la demande. Ces services comprendraient aussi la prestation de conseils ou de représentation dans le cadre d’une demande d’étude d’impact sur le marché du travail (EIMT) à Emploi et Développement social Canada (EDSC), car ces demandes sont reliées aux demandes d’immigration.

Employés d’avocats et de consultants

Les employés de cabinets d’avocats ou d’entreprises de consultation qui ne sont pas des membres en règle d’un barreau, de la Chambre des notaires du Québec ou du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (CCIC) ne sont pas des représentants autorisés. Par conséquent, ils ne peuvent, moyennant rétribution, fournir des conseils ou une représentation dans le cadre d’instances, y compris les entrevues, à IRCC.

Cependant, après la soumission du formulaire Recours aux services d’un représentant [IMM 5476], il est acceptable que les employés directement supervisés par le représentant autorisé et travaillant au même endroit que ce dernier préparent la documentation et la correspondance au nom de ce représentant. Aux termes des dispositions de son code de déontologie, l’avocat, le notaire ou le membre du CCIC est responsable des actions et du comportement de ses employés. La correspondance écrite provenant des employés du représentant autorisé doit respecter tous les critères qui suivent :

• être écrite sur une feuille avec l’en-tête de la compagnie du représentant autorisé;
• si elle n’est pas signée par le représentant autorisé, la communication doit indiquer clairement, dans l’espace prévu pour la signature, que l’employé « agit au nom » du représentant autorisé;
• indiquer clairement le nom du représentant autorisé et, s’il y a lieu, le nom de l’organisme de réglementation dont il est membre et le numéro de membre que l’organisme lui a attribué.

Les bureaux d’IRCC qui permettent le ramassage de documents peuvent continuer de fournir ces documents aux employés d’un avocat ou d’un consultant réglementé, dans la mesure où le demandeur a avisé le bureau par écrit qu’il autorise la personne en question à ramasser le document. Cette personne devra s’identifier adéquatement lorsqu’elle se présentera pour ramasser le document. La section Communication avec les représentants énonce les procédures à suivre par les bureaux pour communiquer oralement ou par écrit avec ceux-ci.

Députés et adjoints de circonscription d’un député

Selon l’alinéa 8(2)g) de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LIPR), une institution gouvernementale a le droit de communiquer des renseignements « à un parlementaire fédéral en vue d’aider l’individu concerné par les renseignements à résoudre un problème ».

Habituellement, les députés délèguent les activités de circonscription aux adjoints de circonscription. Ces adjoints demandent des renseignements personnels au nom du député. Les bureaux d’IRCC peuvent communiquer des renseignements personnels aux adjoints de circonscription dans la mesure où il apparaît clairement que les députés les ont désignés à cette fin.

Organismes d’adoption

Les personnes employées par une agence d’adoption qui fournissent des conseils ou une représentation concernant une demande de citoyenneté ou d’immigration, comme remplir des formulaires, ou représenter le demandeur dans des échanges avec IRCC, doivent être des représentants autorisés, car ces activités sont directement liées à la demande de citoyenneté ou d’immigration qui sera présentée.

Agents d’aides familiaux

Les agents des aides familiaux qui fournissent des conseils ou une représentation en lien avec la présentation de la demande d’immigration, comme remplir des formulaires ou représenter le demandeur dans ses échanges avec IRCC, doivent être des représentants autorisés.

Entités ou organisations ayant conclu un accord ou une entente avec le gouvernement du Canada

Le paragraphe 91(4) de la LIPR ou le paragraphe 21.1(4) de la Loi sur la citoyenneté autorise les entités ou les organisations, ou les personnes qui agissent en leur nom, qui ont conclu des accords ou des ententes avec le gouvernement du Canada à offrir ou à fournir des conseils ou une représentation en matière de citoyenneté ou d’immigration. Ces dispositions prévoient que ces services offerts ne contreviennent pas au paragraphe 91(1) de la LIPR ou au paragraphe 21.1(1) de la Loi sur la citoyenneté. Cela s’applique seulement si cette aide est conforme à leur accord ou entente avec le gouvernement du Canada.

Voici des exemples d’organisations qui ont conclu ce type d’entente ou d’accord : l’Organisation internationale pour les migrations (OIM), le Haut-Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés (UNHCR) et certains fournisseurs de services, comme les centres de réception des demandes de visa (CRDV), qui s’acquittent de leurs obligations conformément à leur entente ou accord qu’ils ont conclu avec la Couronne. La Couronne doit d’abord proposer l’accord ou l’entente.

Centres de réception des demandes de visa (CRDV)

Les CRDV sont des fournisseurs de services avec lesquels le gouvernement du Canada a conclu un marché visant à assurer un service de soutien administratif aux demandeurs relativement à leur demande de permis d’études, de permis de travail, de visa de visiteur et de titre de voyage dans le cadre de demandes de résidence permanente. Comme il a été mentionné, les CRDV peuvent fournir ces services en conformité avec l’accord qu’ils ont conclu avec la Couronne.