Programme d’aide à la réinstallation (PAR) : Gestion du soutien du revenu : Engagements financiers et prévisions

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• Engagements financiers et prévisions
• Préparation des dossiers
• Stockage et conservation

Engagements financiers et prévisions

Il est très important de tenir à jour les renseignements sur les engagements, les dépenses ou les prévisions dans le cadre du PAR afin de permettre aux Finances d’IRCC de déterminer si les fonds affectés au programme sont suffisants ou si l’on doit trouver des fonds supplémentaires.

Les conseillers du PAR doivent consigner et prévoir les engagements relatifs à chaque client en s’approchant le plus possible des coûts estimatifs réels. Les engagements doivent être mis à jour chaque mois pour correspondre à tout changement dans la situation du client susceptible d’influer sur le montant de l’allocation à laquelle il a droit.

Les conseillers du PAR doivent éviter :

• d’engager trop d’argent, pour éviter un dépassement du budget en fin d’exercice;
• de ne pas engager assez d’argent, ce qui nuit au contrôle du budget.

Préparation des dossiers

Les agents locaux d’IRCC doivent s’assurer que tous les dossiers de soutien du revenu sont traités et documentés de façon appropriée.

Un dossier doit être créé pour chaque prestataire du PAR aux fins de vérification; pour en savoir plus sur les documents à conserver dans le dossier du PAR, consultez le Plan de stockage et de conservation des documents de SR du PAR.

Le personnel du PAR n’a pas besoin de rassembler les documents d’immigration contenus dans le SMGC. Les versions électroniques de ces documents se trouvent dans le SMGC, sous le numéro de la demande RÉF-ÉTR (code G, suivi de chiffres). Ces documents ne doivent donc pas être imprimés ni copiés dans la demande de soutien du revenu du PAR (code IS suivi de chiffres) :

• Confirmation de résidence permanente (CRP)
• Formulaire du Programme fédéral de santé intérimaire (PSFI)
• Formulaire du Programme des prêts aux immigrants (PPI) – prêt de transport
• Permis de résident temporaire (PRT)
• Document de voyage d’aller simple (DVAS)
• Demande de destination jumelage (DDJ)
• Transmission du préavis d’arrivée (TPA)

En plus des documents d’immigration, le personnel du PAR ne devrait pas conserver les renseignements liés au NAS des clients (après les avoir entrés dans le SAP) ou au dépôt direct.

Stockage et conservation

Lorsque le bureau local reçoit des documents dans le cadre de la gestion des dossiers du SR du PAR ou de soins aux clients, ils doivent généralement être téléversés dans le dossier du SR du PAR du client dans le SMGC aux fins de consultation. On recommande que tous les documents soient soumis par voie électronique au bureau du PAR afin qu’ils soient produits en format numérique et puissent être conservés dans ce format. Si le bureau local reçoit des documents en format papier (soit par la poste, soit en personne de la part de FS, de répondants ou de clients) et qu’ils sont requis dans le dossier ou aux fins de prise de décision, les copies papier doivent donc être conservées à titre d’originaux, pendant la période de conservation, si elles ne sont pas dûment numérisées. Le format original de la copie correspond au format dans lequel le document a d’abord été reçu à IRCC. Si le bureau local reçoit le document en version électronique (courriel), le courriel et les pièces jointes doivent être conservés sur support électronique dans le dossier du SR du PAR du client dans le SMGC ou dans GCdocs, selon le protocole de convention d’appellation normalisée pour le SR du PAR.

Les documents imprimés peuvent être conservés au bureau local ou expédiés aux Opérations de la GI, qui les géreront lorsqu’ils seront considérés comme étant inactifs, pour éviter de surcharger l’espace des bureaux locaux. Si des documents sont expédiés aux Opérations de la GI, la liste de documents qui l’accompagne doit comprendre tous les documents contenus dans les boîtes. Les Opérations de la GI peuvent fournir d’autres orientations sur la mise en boîte de ces documents et l’étiquetage des boîtes, s’il y a lieu.