Bulletin opérationnel 624 – le 13 juin 2016

Mesures visant à réduire le nombre de demandes en attente de traitement dans la catégorie des époux ou conjoints de fait au Canada

Sommaire

Le présent Bulletin opérationnel (BO) fournit des renseignements sur les mesures prises par le Ministère en vue de réduire le nombre de demandes présentées au titre de la catégorie des époux ou conjoints de fait au Canada (ECFC) qui sont toujours en attente de traitement au 13 juin 2016 et qui n’ont pas encore fait l’objet d’une décision de l’étape 1 (recevabilité). Le BO fournit également des directives fonctionnelles à l’égard du traitement de ces demandes. Les mesures visant à réduire l’arriéré de demandes de la catégorie des ECFC s’appliquent aux demandes présentées au Canada et traitées en tant que CF1 (époux), CFC (conjoint de fait) et CFH, conformément aux dispositions de la politique d’intérêt public; et, s’il y a lieu, leurs enfants à charge. Des directives concernant la confirmation de résidence permanente et la délivrance de cartes de résident permanent seront fournies sous peu.

Objet

Le Ministère s’efforce d’accélérer la réunification des époux et des conjoints de fait des citoyens canadiens et des résidents permanents. Dans le cadre de ces mesures, Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) prévoit réduire de façon importante les demandes dans la catégorie des ECFC qui sont toujours en attente de traitement afin de diminuer la pression qui s’est accumulée en raison des contraintes liées aux niveaux d’immigration des années antérieures.

Comme la plupart des demandes de la catégorie des ECFC toujours en attente en sont aux premières étapes du traitement, le réseau doit s’assurer que les demandes progressent vers les étapes suivantes de façon efficace; pour ce faire, nous devons utiliser les outils et les connaissances à notre disposition, ce qui signifie également qu’il faut trouver le moyen de s’assurer que l’expertise des agents soit mise à profit de façon ciblée.

1 Contexte

La réduction des délais de traitement globaux et l’amélioration du service aux époux et aux conjoints de fait de citoyens canadiens et de résidents permanents constituent l’une des principales priorités du Ministère. Par conséquent, IRCC a mis en place des mesures visant à réduire considérablement l’arriéré actuel de demandes de la catégorie des ECFC.
Quatre facteurs sous-tendent ces mesures :

1. la priorité et l’intérêt renouvelé du Ministère à réunir les familles;
2. l’augmentation des niveaux en 2016 afin de faciliter l’admission d’un nombre plus élevé d’époux et de conjoints de fait en tant que résidents permanents, et ce, dans le but de clore les dossiers actuellement en cours;
3. la perspective qu’un nombre suffisant de places soit prévu dans les niveaux en 2017 pour nous permettre de poursuivre la réduction de l’arriéré en début d’année et pour éviter la formation d’un nouvel arriéré de demandes à traiter;
4. l’allocation de fonds supplémentaires de 25 M$ répartis dans l’ensemble du réseau de traitement au cours du présent exercice dans le but de réduire les délais de traitement.

On s’attend à ce que ces facteurs, combinés aux efforts ciblés visant à réduire la quantité de demandes en attente, aident le Ministère à maintenir un arriéré plus facilement gérable de demandes à traiter dans la catégorie des ECFC, ce qui contribuera à améliorer les délais de traitement.

Il sera impératif de gérer efficacement les dossiers pour s’assurer que les demandes qui sont bien documentées, complètes, dont les principaux documents sont valides et qui sont désignées comme non complexes puissent être réglées aussi rapidement que possible.

2 Gestion des dossiers

IRCC devra gérer l’arriéré de façon à éviter autant que possible le dépassement de la date d’expiration des principaux documents exigés — notamment le passeport et les examens médicaux — au cours du traitement.

De plus, tout en tenant compte de la date d’expiration des examens médicaux et du passeport, le Ministère traitera les demandes qui contiennent tous les documents nécessaires avant celles qui sont incomplètes (p. ex. les dossiers pour lesquels le certificat de police ou les documents d’état civil n’ont pas été fournis). Cela signifie que la priorité de traitement sera accordée aux clients ayant joint à leur demande tous les documents figurant sur la liste de contrôle d’IRCC.

Pour s’assurer que tous les autres demandeurs ont l’occasion de mettre à jour leur demande et de fournir tous les documents nécessaires à la prise de décision, le Ministère enverra un courriel à chaque demandeur principal des dossiers ciblés pour leur demander de présenter dans les 60 jours suivant la date du courriel :

• les documents d’état civil manquants;
• les certificats de police manquants;
• la preuve qu’ils ont en main un passeport qui sera valide pendant encore au moins six mois;
• tout document manquant pour les personnes à charge, y compris les documents concernant la garde;
• si le demandeur habite au Québec, le Certificat de sélection du Québec (CSQ);
• la copie du reçu des frais relatifs au droit de résidence permanente, s’ils n’ont pas déjà été acquittés.

Quant aux demandes pour lesquelles certains éléments de la liste de contrôle sont manquants, la Région du traitement centralisé (RTC) établira l’ordre de priorité de traitement en fonction de la rapidité avec laquelle les demandeurs fourniront les documents exigés, comme le certificat de police ou les documents d’état civil ne figurant pas au dossier.

3 Simplification du traitement des cas non complexes

Afin d’améliorer l’efficacité du traitement, les demandes de la catégorie des ECFC figurant déjà dans l’arriéré feront l’objet d’une évaluation préliminaire pour déterminer quels sont les cas non complexes pouvant être simplifiés, et quels sont ceux nécessitant un examen minutieux.

Le traitement des demandes de la catégorie des ECFC qui figurent dans l’arriéré, autres que celles ayant déjà fait l’objet d’un renvoi aux bureaux locaux en vue d’un examen minutieux, sera effectué par la RTC. Les cas déjà renvoyés aux bureaux locaux doivent être traités conformément aux procédures habituelles. Pour toutes les demandes, les agents veilleront à réaliser une recherche intégrée conformément aux procédures normales, tout en portant une attention particulière aux relations potentiellement exclues.

Il est possible de renvoyer certains cas aux bureaux locaux si un examen plus poussé ou une entrevue s’avèrent nécessaires, au titre de la section 5.34 du chapitre IP 8.

4 Évaluer l’admissibilité

4.1 Examen médical

L’examen médical doit être mené conformément aux pratiques et aux procédures actuellement en vigueur. Les demandeurs qui n’ont jamais subi d’examen médical à des fins d’immigration ou qui ne sont pas admissibles à une réévaluation en vue d’obtenir un nouveau certificat médical recevront  à cet effet de nouvelles instructions de la part d’IRCC.

4.2 Évaluation de la criminalité

L’évaluation de la criminalité doit être réalisée conformément aux pratiques et aux procédures en vigueur.

Tous les demandeurs de la catégorie des ECFC âgés de 18 ans et plus sont toujours assujettis à une vérification obligatoire des antécédents criminels au Canada, qui est menée par la Gendarmerie royale du Canada.

Dans le cadre de son exercice de réduction de l’arriéré de demandes de la catégorie des ECFC, IRCC exigera que tous les demandeurs de la catégorie des ECFC dont le dossier est en attente fournissent tous les certificats de police nécessaires qui n’ont pas déjà été reçus. Les demandeurs disposeront d’un délai de 60 jours pour répondre à cette demande. Pour assurer l’équité procédurale, les demandeurs doivent être informés que, si après 60 jours, ils n’ont pas présenté les documents exigés ou la preuve qu’ils ont fait tout ce qui était possible pour fournir ces documents, ils pourraient voir leur demande rejetée pour non-respect des exigences.

Si un demandeur démontre qu’il n’a reçu aucun courriel, l’agent doit être disposé à reconsidérer le cas et à donner au demandeur l’occasion de présenter les certificats de police ou la preuve de ses démarches en vue de les obtenir. Consulter les instructions concernant les communications par courriel avec les clients dans le BO 265-A.

Tous les demandeurs qui ont déclaré avoir été arrêtés ou déclarés coupables par le passé, et tous les cas renvoyés au bureau local en raison des préoccupations qu’ils soulèvent en matière de criminalité, doivent continuer d’être soumis à des évaluations complètes. Pour en savoir plus, consulter la section 3 du chapitre ENF 2/OP 18.

4.3 Contrôle de sécurité

Tous les demandeurs de la catégorie des ECFC ont déjà envoyé les formulaires et les documents nécessaires au contrôle de sécurité qui sont demandés systématiquement par la RTC lorsque la demande est créée dans le SMGC. Dans le cadre de l’exercice de réduction de l’arriéré, les contrôles de sécurité se poursuivront selon les directives établies.

5 Évaluation des membres de la famille à l’étranger

L’admissibilité des enfants à charge des demandeurs de la catégorie des ECFC, qu’ils les accompagnent ou non, doit faire l’objet d’une évaluation au moment de traiter la demande de résidence permanente pour s’assurer que le demandeur principal n’est pas interdit de territoire.

Les bureaux des visas responsables de l’évaluation des membres de la famille à l’étranger des demandeurs de la catégorie des ECFC sont confrontés à de nombreux facteurs pouvant causer des retards de traitement. Pour accélérer le traitement des demandes de cette catégorie, les bureaux de traitement au Canada, dont la RTC et les bureaux locaux, devront exécuter certaines étapes qui sont actuellement exécutées par les bureaux des visas. En même temps, les bureaux de traitement au Canada continueront de tirer profit des connaissances spécialisées des bureaux à l’étranger afin de rendre une décision.

Remarque : Les bureaux des visas recevront une liste de toutes les demandes internes pour lesquelles une demande d’évaluation d’un membre de la famille à l’étranger a déjà été envoyée pour leur recommander de tenir compte immédiatement des cas où cette évaluation n’a pas encore été effectuée.

5.1 Membres de la famille à l’étranger n’accompagnant pas le demandeur

Les bureaux des visas ne participeront pas à l’évaluation des membres de la famille à l’étranger qui ne recevront pas de visa d’immigrant, à moins que des connaissances spécialisées soient requises pour évaluer l’admissibilité.

Le bureau responsable au Canada :

• enverra les demandes d’examen médical ou de certificat de police manquant directement au demandeur principal;
• évaluera l’admissibilité (examen médical, contrôle de la sécurité et vérification des antécédents criminels);
• enverra un courriel au bureau des visas, seulement dans les cas où des connaissances locales sont requises, pour obtenir de l’aide à des fins de décision.

5.2 Membres de la famille à l’étranger qui accompagnent le demandeur

Le bureau responsable au Canada :

• enverra au demandeur principal un courriel contenant les instructions médicales à l’intention des enfants à charge à l’étranger;
• communiquera, au besoin, avec le demandeur principal pour lui demander les documents d’état civil ou les certificats de police manquants pour les enfants à charge à l’étranger;
• ajoutera le bureau des visas responsable comme bureau secondaire dans le SMGC;
• numérisera les certificats de police, les certificats de naissance, les ordonnances d’adoption et les autres documents d’état civil, dont les documents liés à la garde et à la tutelle d’enfant, et les téléchargera dans le SMGC;
• enverra un courriel au bureau des visas, après la réception et le téléchargement des documents nécessaires à l’évaluation, pour demander une évaluation des membres de la famille;
• surveillera le statut de l’évaluation à l’étranger dans le SMGC pour déterminer si elle est terminée;
• rendra une décision finale sur la recevabilité et l’admissibilité du demandeur principal et des membres à charge de sa famille, lorsque le bureau des visas aura terminé l’évaluation demandée;
• enverra aux enfants à charge ou au mandataire une lettre de préparation au visa affichant l’en-tête du bureau des visas applicable pour leur demander d’envoyer une photo de passeport respectant les précisions du Ministère, ainsi que leur passeport (si un visa est demandé) au bureau des visas en question;
• dans le SMGC, pour le demandeur et les membres de sa famille qui l’accompagnent, en même temps :
  • entrera une décision finale,
  • suivra les instructions du BO 475 dans les cas où les visas doivent être envoyés à une mission à l’extérieur du Canada.

Sur une base prioritaire, le bureau des visas :

• évaluera la relation entre l’enfant à charge et le demandeur principal;
• évaluera si le parent ayant la garde ou le tuteur consent à l’immigration de l’enfant au Canada;
• évaluera si l’enfant à charge répond aux critères liés à la criminalité et à la sécurité;
• entrera des notes sur son évaluation et indiquera qu’il a terminé l’évaluation de l’enfant à charge.

Remarque : Les bureaux des visas ne participeront pas à l’évaluation des résultats médicaux ou au suivi des documents manquants : ces tâches seront effectuées par le bureau au Canada. Dans la plupart des cas, le bureau des visas devrait être en mesure de procéder à un examen dès qu’il en reçoit la demande, étant donné que le SMGC devrait déjà contenir tous les renseignements nécessaires au moment d’envoyer la demande d’évaluation.

Lorsque la RTC aura rendu sa décision finale, le bureau des visas imprimera le document de Confirmation de résidence permanente pour l’enfant à charge à l’étranger et, au besoin, un visa, et enverra ces documents à l’enfant à charge ou à son mandataire selon les directives établies dans le BO 475.

Pour tenir compte de ces changements, les lettres et les modèles servant à communiquer avec les clients seront revus et mis à jour.

6 Bureaux locaux : traitement des cas complexes

Les bureaux locaux continueront de traiter les demandes renvoyées par la RTC qui exigent un examen plus approfondi ou un entretien selon les directives en vigueur. Les bureaux locaux peuvent également participer au traitement des cas inclus dans les exercices d’assurance de la qualité.

7 Étape finale du traitement des demandes

Dans le cadre du processus de gestion des dossiers, la RTC coordonnera avec les bureaux locaux régionaux le traitement des demandes afin de permettre aux bureaux locaux de gérer efficacement l’attribution du statut de résident permanent à un nombre important de demandeurs.

7.1 Exigence en matière de passeport

Les ressortissants étrangers qui souhaitent devenir résidents permanents du Canada doivent avoir un passeport valide de leur pays de nationalité. Seule une copie du passeport doit être présentée avec la demande, alors qu’un passeport original et valide doit être présenté pour obtenir le statut de résident permanent.

8 Intégrité du programme

Les activités continues de validation et d’assurance de la qualité se poursuivront durant l’exercice de réduction de l’arriéré pour assurer l’efficacité du traitement simplifié tout en maintenant l’intégrité du programme.

9 Code de programme spécial

Le code de programme spécial ci-dessous a été créé pour faire le suivi des demandes de la catégorie des ECFC traitées durant l’exercice de réduction de l’arriéré des demandes de la catégorie des ECFC.

Code de programme spécial : SIR

10 Renseignements supplémentaires

D’autres renseignements sur les politiques et les opérations concernant le traitement des demandes de la catégorie des ECFC sont disponibles au chapitre IP 8.