Bulletin opérationnel 412 – le 27 avril 2012

Projet pilote de distribution directe des cartes de RP aux résidents permanents existants

Objet

Ce Bulletin opérationnel fournit des directives concernant la distribution directe des cartes de résident permanent (RP) (phase II) dans le cadre du projet pilote qui doit entrer en vigueur le 30 avril 2012. Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) amorce en effet un projet pilote dans le cadre duquel la majorité des cartes RP (phase II) seront envoyées directement aux clients par la poste. Une évaluation du projet sera effectuée après un an.

Contexte

À l’heure actuelle, toutes les cartes RP (phase II) sont récupérées en personne par les clients dans les bureaux de CIC. Dans 2,5 % des cas environ, il a fallu transmettre la demande au bureau de CIC concerné pour investigation avant qu’une carte RP puisse être délivrée. Pendant la durée du projet pilote, on prévoit qu’un maximum de 5 % de demandes seront transmises aux bureaux locaux de CIC pour investigation; cette hausse prévue est attribuable à la modification des critères de renvoi. Parmi les 95 % restants, des clients (10 %) seront sélectionnés au hasard pour aller chercher leur carte en personne dans les bureaux locaux, et 90 % des cartes RP seront envoyées directement aux clients par la poste par la Compagnie canadienne des billets de banque (CCBB).

Les demandes urgentes de carte RP seront incluses dans le projet pilote. Bien qu’elles fassent l’objet d’un traitement prioritaire, elles seront traitées avec la même rigueur que toutes les autres demandes.

Les procédures d’investigation existantes continuent de s’appliquer aux cas que le Centre de traitement des demandes de Sydney (CTD-S) transmet aux bureaux de CIC selon les critères de renvoi modifiés.

Des procédures de transition ont été mises en place pour traiter les dossiers de carte RP en attente dans les bureaux de CIC au Canada.

Procédures générales

Délivrance des cartes valides pendant cinq ans

Dans 90 % des cas, l’approbation de la demande donnera lieu à la délivrance d’une carte RP valide pendant cinq ans qui sera envoyée au client par la poste. Pour les autres cas (10 %) sélectionnés au hasard par le système du CTD, les cartes seront envoyées aux bureaux locaux afin que les clients aillent les chercher en personne. Des cartes RP normales et urgentes seront comprises dans cette sélection.

Les bureaux de CIC continueront d’accuser réception des cartes RP dans le Système de soutien des opérations des bureaux locaux (SSOBL) et d’aviser les clients de venir chercher leur carte, selon les procédures courantes (voir la section 8.6 du guide ENF 27).

Cartes RP urgentes

Les demandes urgentes feront partie du projet pilote et continueront d’être traitées en priorité au CTD-S conformément aux critères applicables. La majorité des cartes seront envoyées directement aux clients par la poste, et quelques-unes compteront parmi les 10 % qui seront sélectionnées pour être récupérées en personne dans les bureaux locaux.

Les bureaux locaux qui reçoivent des cartes RP urgentes ont la responsabilité de les remettre aux clients en priorité.

Renvoi de demandes aux bureaux de CIC

Selon les critères de renvoi modifiés, le CTD-S transmettra un certain nombre de demandes de carte RP aux bureaux locaux (pourrait représenter jusqu’à 5 % du nombre total de demandes). Les procédures d’investigation demeureront les mêmes.

Délivrance de cartes valides pendant un an et cinq ans après un renvoi à un bureau de CIC

L’investigation mènera à l’un des résultats suivants :

• Si la décision est favorable et l’agent de CIC recommande la délivrance d’une carte valide pendant cinq ans…
  • Alors le CTD-S traitera la demande en conséquence et approuvera la délivrance d’une carte valide pendant cinq ans. La CCBB délivrera une carte RP valide pendant cinq ans et l’enverra directement au client par la poste.
• Si la décision est défavorable (p. ex. le client fait l’objet d’un rapport en vertu du L44) et l’agent de CIC recommande la délivrance d’une carte valide pendant un an…
  • Alors le CTD-S traitera la demande en conséquence et approuvera la délivrance d’une carte valide pendant un an. La CCBB délivrera une carte RP valide pendant un an et l’enverra directement au client par la poste.
• Si le client ne s’est pas présenté et le délai de 180 jours est écoulé…
  • Alors le bureau local renverra le dossier au CTD-S.
• Aucune carte RP ne sera délivrée…
  • Le dossier sera présumé abandonné.

Destruction des cartes non distribuées

Lorsqu’une nouvelle carte RP est délivrée, le système du CTD est configuré pour annuler l’ancienne carte 60 jours après la date de délivrance de la nouvelle carte, afin qu’il y ait une seule carte RP valide à la fois. Cette mesure vise également à prévenir la fraude.

Postes Canada renverra les cartes non distribuées au CTD-S. À la réception d’une carte non distribuée, l’agent vérifiera dans le système du CTD et le SSOBL si une nouvelle adresse a été enregistrée depuis l’expédition de la carte.

• Si aucune nouvelle adresse n’est disponible…
  • Alors le CTD-S fera une mise à jour dans le SSOBL et conservera la carte non distribuée dans un classeur verrouillé pendant 180 jours.
  • Le CTD-S interrompra le processus d’annulation si la carte non distribuée lui est retournée à l’intérieur du délai de 60 jours et s’assurera que l’ancienne carte est toujours valide jusqu’à la date d’expiration originale.
  • Les clients ont 180 jours (selon la procédure courante des bureaux locaux) pour réclamer leur carte RP. Après ce délai, si le client n’a pas fourni une nouvelle adresse, le dossier sera présumé abandonné et la carte sera détruite.
  • La date d’expiration d’une carte RP existante remplace le délai de 180 jours pour réclamer une carte non distribuée. Cela signifie qu’une carte RP peut expirer avant la fin du délai de 180 jours. Dans ce cas, la période d’annulation de 60 jours ne s’applique pas puisque l’ancienne carte n’est plus valide.
• Si une nouvelle adresse est disponible…
  • Alors le CTD-S modifiera l’adresse dans le SSOBL et enverra la carte au client par la poste à la nouvelle adresse fournie.
  • La modification dans le SSOBL déclenchera la période d’annulation de 60 jours pour l’ancienne carte, et le client sera avisé qu’il doit détruire son ancienne carte à la réception de la nouvelle.

Télécentre

Lorsqu’un client communique avec le Télécentre pour s’informer au sujet de sa carte, l’agent doit l’informer qu’à compter du 30 avril 2012, la majorité des cartes RP seront expédiées directement par la poste, à l’exception de celles sélectionnées au hasard pour être récupérées en personne. Cette sélection aléatoire permettra à CIC de recueillir des renseignements dans le but d’améliorer le traitement des demandes de carte RP. Chaque client sélectionné recevra un avis l’invitant à venir chercher sa carte aux date, heure et lieu indiqués, et précisant le type de document à apporter avec lui.

Les clients qui téléphonent pour reporter le rendez-vous seront traités selon les procédures courantes. Des modifications ont été apportées au système WebSRI pour aider les agents du Télécentre à répondre aux questions du public concernant la distribution directe des cartes RP.

Intégrité du programme (DIP)

L’expédition directe des cartes RP (phase II) par la poste fera l’objet d’une surveillance durant le projet pilote. Un exercice de validation sera effectué pour garantir l’intégrité du programme, et les critères de renvoi seront modifiés au besoin.

Collecte de données aux fins de l’assurance de la qualité

Si la personne chargée du cas découvre des irrégularités lorsque le client vient chercher sa carte RP, par exemple des problèmes touchant à la résidence ou des pièces d’identité douteuses, elle transmettra le dossier à un agent pour examen. Les données recueillies sur ces irrégularités seront envoyées au CTD-S pour analyse. Les directives particulières pour la collecte des données feront l’objet d’un bulletin distinct.