Forum multi-intervenants-Mandat

Fréquence

Le Forum se réunit tous les trimestres à une date convenue par les membres. Le Forum peut toutefois se réunir plus fréquemment lorsqu’il faut travailler en collaboration dans le cadre du processus de création du Plan d’action national (par exemple, nombre d’événements, lieu et format).

Réunions extraordinaires

Les membres peuvent convenir d’organiser des réunions supplémentaires et de créer des groupes de travail chargés de se pencher sur des défis particuliers. Ces groupes de travail se réunissent séparément et rendent des comptes au groupe élargi lors des réunions périodiques.

Moyens de participation

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) prend des dispositions pour la participation à distance par téléconférence ou vidéoconférence et, s’il y a lieu, réserve une salle pour la participation en personne. Une participation en personne est recommandée, dans la mesure du possible, pour améliorer la communication, la compréhension et la collaboration et renforcer la confiance. Tous les membres se réuniront en personne une fois par an. Le SCT fournira une aide financière pour les dépenses liées au voyage pour la réunion en personne en utilisant la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

Lieu

À moins que les membres n’en conviennent autrement, la réunion en personne aura lieu à Ottawa.

Langue

Les membres peuvent s’exprimer en anglais ou en français. Tous les documents de la réunion seront disponibles dans ces deux langues.

Participation de non-membres

Les présidents peuvent convenir d’inviter des non-membres à une réunion. Par exemple, si les membres se réunissent pour discuter d’un engagement particulier du Plan d’action national du PGO, le ministère chargé de mettre en œuvre l’engagement peut être invité à participer à la réunion.

Composition

Le Forum sera composé de huit membres de la société civile et de quatre membres du gouvernement fédéral. Des observateurs du gouvernement ou d’autres secteurs peuvent être invités aux réunions selon les besoins et comme convenu par les membres. Au moins six membres de la société civile doivent être des représentants d’organisations de la société civile canadienne. La sélection des membres est guidée par le principe de diversité afin d’assurer la représentativité d’une variété de régions, d’origines ethniques et culturelles, de genres et de profils linguistiques au sein du Forum.

Sélection des membres du gouvernement

Le Forum comprend des hauts représentants auxquels le gouvernement a délégué un niveau de pouvoir décisionnel suffisant pour prendre des mesures. Les représentants du gouvernement comprendront au moins un représentant du SCT.

Sélection des membres de la société civile

Les nouveaux membres de la société civile seront choisis par un comité de sélection, composé de deux membres de la société civile du Forum actuel, élus par les membres de la société civile. Les coprésidents du Forum ne feront pas partie de ce comité.

La candidature des candidats aux postes de la société civile au sein du Forum peut être présentée par le candidat lui-même ou une autre personne, comme l’indique l’annexe B.

Le comité évaluera la liste préliminaire de candidatures à l’aide des critères de sélection énoncés à l’annexe A, afin d’établir une première liste restreinte, qui devra contenir au moins deux fois plus de noms que de postes à pourvoir. La liste restreinte sera rendue publique. Les candidats présélectionnés devront fournir deux références et seront invités à une entrevue (dans la mesure du possible, en personne). Le comité rendra public un procès-verbal de son processus, de ses délibérations et de son choix.

Postes vacants

Si un siège de la société civile devient vacant, les membres s’entendent sur un calendrier de sélection. Le même bassin de candidats évalués est utilisé pour pourvoir les postes vacants.

Durée du mandat

Les membres sont élus pour un mandat de quatre ans. Les mandats seront échelonnés, commençant le mois et l’année où un nouveau membre prend ses fonctions. Les mandats peuvent être prolongés pour une période d’un an sans limites.

Intégration

Les nouveaux membres reçoivent l’information nécessaire ainsi qu’une formation afin d’assurer une compréhension et des attentes communes, ce qui comprend un appel prévu avec les nouveaux membres.

Description des fonctions et des responsabilités

• Présidents : le Forum est présidé par un membre du gouvernement et un membre de la société civile. Les présidents préparent les projets d’ordre du jour des réunions et les modifient en fonction des commentaires des autres membres. Les réunions sont présidées à tour de rôle par les deux présidents. Lors des réunions, un président peut déléguer des responsabilités à un autre membre. Les présidents représentent également le Forum dans tous les domaines publics susceptibles d’être publiés, par exemple les articles de blogue ou les rapports de rétroaction.
• Secrétariat : il revient au SCT de fournir un soutien administratif au Forum, par exemple la distribution des documents, la rédaction des procès-verbaux des réunions, la réservation des salles, l’invitation des non-membres et la préparation des communications. Le SCT fournira également le soutien nécessaire pour que les membres du Forum puissent s’exprimer dans la langue officielle de leur choix pour participer pleinement et équitablement aux activités du Forum, conformément aux conditions énoncées dans la Loi sur les langues officielles et la Politique sur les langues officielles du SCT.

Nomination des hauts représentants

• Président du gouvernement : le directeur exécutif du SCT qui est responsable de la politique de transparence gouvernementale assume le rôle de président du gouvernement.
• Président de la société civile : les membres de la société civile sélectionnent le président de la société civile.

Fin de l’adhésion

L’adhésion au Forum prend fin si :

• l’organisation du membre est dissoute;
• le membre démissionne;
• le mandat du membre arrive à échéance;
• le membre n’assiste pas à trois réunions consécutives sans motif raisonnable;
• le membre n’assiste pas à la plupart des réunions au cours d’une année civile sans motif raisonnable.

Nonobstant ce qui précède, la fin du mandat d’un membre peut être temporairement prolongée jusqu’à la nomination d’un successeur, à condition que cette prolongation ne dépasse pas 12 mois.

Objectif

L’objectif des lignes directrices sur les conflits d’intérêts est d’aider les membres à s’acquitter de leurs fonctions au sein du Forum de manière à conserver la confiance du public dans l’intégrité du Conseil du Trésor, du Forum et du gouvernement du Canada.

Il est entendu que les membres ne participent aux travaux du Forum qu’à temps partiel et qu’ils possèdent une expertise dans les domaines pertinents pour un gouvernement ouvert et les intervenants. Par conséquent, les membres peuvent être liés à des organisations qui reçoivent des fonds du Conseil du Trésor ou d’organes fédéraux. Il peut en résulter des conflits d’intérêts potentiels, réels ou apparents qui doivent être gérés efficacement afin de protéger la réputation du gouvernement du Canada, du Forum, des membres et de l’organisation bénéficiaire.

Tout membre qui a un lien officiel avec le bénéficiaire proposé doit indiquer sa relation avec celui-ci et se retirer de toute discussion, décision, débat ou vote concernant le bénéficiaire en question. Toutefois, le retrait ne doit pas avoir une incidence sur l’existence du quorum.

Signification d’un conflit d’intérêts

Un conflit d’intérêts survient lorsqu’un membre a un intérêt personnel susceptible d’influencer l’exercice de ses fonctions et responsabilités au sein du Forum.

Un intérêt personnel concerne notamment un avantage économique qui peut être accordé ou fourni à un membre, à un membre de sa famille immédiate ou à une organisation avec laquelle le membre est officiellement lié.

Un conflit d’intérêts réel existe s’il survient au moment présent. Un conflit d’intérêts apparent est une situation qui pourrait être raisonnablement perçue comme un conflit d’intérêts par un observateur, que ce soit ou non le cas. Un conflit d’intérêts potentiel est une situation qui pourrait raisonnablement se produire à l’avenir.

Divulgation

Le Forum et le SCT comptent sur les membres pour qu’ils divulguent leurs conflits d’intérêts individuels, le cas échéant, de façon continue et au fur et à mesure qu’ils se présentent. Les membres doivent remplir chaque année un formulaire de divulgation et le soumettre en toute confidentialité aux présidents du Forum. Ils doivent en outre signaler aux présidents tous les conflits d’intérêts réels, potentiels ou apparents qui peuvent parfois survenir. Le président de la société civile doit signaler au Forum multi-intervenants tous les conflits d’intérêts réels, potentiels ou apparents avec lesquels il est aux prises.

Les membres examinent l’ordre du jour de chaque réunion du Forum en vue de repérer tout conflit d’intérêts potentiel et, le cas échéant, déclarent tout conflit d’intérêts au début de la réunion.

Devoir général de régler tout conflit d’intérêts

Un membre se retire de toute discussion, décision, débat ou vote concernant une question à l’égard de laquelle il se trouverait en conflit d’intérêts.

Dans la mesure du possible, les membres évitent de se retrouver dans des situations de conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent, ou s’abstiennent de participer à des activités susceptibles de les placer dans une telle situation. Les membres devraient passer en revue leurs activités et leurs affiliations afin de déterminer si elles pourraient être perçues par un observateur réfractaire comme présentant un conflit d’intérêts avec leur rôle de membre et discuter avec les présidents des mesures à prendre pour remédier au conflit d’intérêts perçu.

Il est impossible de prévoir toutes les situations qui pourraient donner lieu à un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel. Tout membre qui a le moindre doute quant à l’existence d’un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent ou d’une action particulière qui pourrait compromettre l’intégrité du SCT ou du Forum, il doit en faire part aux présidents pour obtenir des conseils et des orientations.

Les présidents veilleront à ce qu’un accord soit conclu entre le membre et le Forum afin de régler le conflit d’intérêts d’une manière qui préserve et protège la réputation de toutes les parties concernées.

Moyens

Au sein du Forum, les membres peuvent communiquer entre eux en dehors des réunions par courriel ou par listes de diffusion. Le forum utilisera Google Docs comme outil principal de partage et de collaboration sur les documents. Le Forum peut communiquer avec les intervenants externes, entre autres, au moyen de sites Web, de bulletins d’information, des médias sociaux ou de listes de diffusion. Le Forum peut faire des présentations lors d’événements existants sur le gouvernement ouvert et peut organiser de nouveaux événements. Le SCT publiera l’information et les documents du Forum sur le site ouvert.canada.ca en français et en anglais.

Responsabilisation

Le Forum publie en ligne les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions dans un délai de six semaines, une fois qu’ils ont été approuvés par les membres. Les membres peuvent convenir de publier des documents supplémentaires sur les activités du Forum. Les intervenants externes doivent être invités à formuler des commentaires sur l’information fournie, à poser des questions et à demander de l’information. Le Forum doit prendre des mesures à l’égard des commentaires reçus, et y répondre.

Participation

Le Forum devrait normalement publier en ligne les avis de réunion et les possibilités de faire des commentaires avant les réunions, ainsi que d’autres avis de participation du public.