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Livre blanc Ouvert en premier : Culture ouverte

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Organisation ouverte

La Open Organization Definition (en anglais seulement) a été rédigée par les Open Organization Ambassadors, un groupe formé de membres de la collectivité opensource.com (en anglais seulement) qui se consacrent à enseigner comment les principes du libre accès peuvent améliorer (et, ultimement, redéfinir) les cultures organisationnelles.

Définition

L’ouverture joue un rôle de plus en plus central dans la façon dont les groupes et les équipes de toutes tailles travaillent ensemble pour atteindre des objectifs communs. Aujourd’hui, les organisations les plus avant-gardistes - quelles que soient leurs missions - adoptent l’ouverture en tant qu’orientation essentielle au succès. Ces organisations ont constaté ce que peut leur apporter l’ouverture, notamment :

  • Plus grande souplesse, car leurs membres sont plus aptes à travailler ensemble et en fonction d’une même vision pour atteindre des objectifs.
  • Innovation accélérée, car les idées provenant de l’intérieur et de l’extérieur de l’organisation sont prises en considération de façon plus équitable et sont plus rapidement mises à l’essai.
  • Plus grande mobilisation, car les membres voient clairement les liens entre les activités qu’ils exercent et les valeurs, la mission et l’esprit de l’organisation.

Mais l’ouverture est fluide. L’ouverture est multidimensionnelle. L’ouverture est contestée.

Bien que chaque organisation soit différente - et que chaque exemple d’une organisation ouverte soit par conséquent unique -, nous croyons que les cinq caractéristiques suivantes sont les conditions fondamentales de l’ouverture dans la plupart des contextes :

  • Transparence
  • Inclusivité
  • Facilité d’adaptation
  • Collaboration
  • Collectivité

Caractéristiques d’une organisation ouverte

Les organisations ouvertes peuvent prendre différentes formes. Leur taille, leur composition et leur mission varient. Mais les cinq caractéristiques suivantes sont les traits distinctifs de toute organisation ouverte.

Dans la pratique, il est probable que chaque organisation ouverte incarne chacune de ces caractéristiques différemment et à divers degrés. De plus, certaines organisations qui ne se considèrent pas comme étant ouvertes peuvent néanmoins présenter certaines de ces caractéristiques. Mais les organisations véritablement ouvertes incarnent toutes ces caractéristiques et les relient entre elles de manières puissantes et productives.

C’est pour cette raison qu’il est difficile d’expliquer l’une seule de ces caractéristiques sans faire mention des autres.

Transparence

Dans les organisations ouvertes, la transparence règne. Dans la mesure du possible (et de ce qui est à conseiller) compte tenu des lois applicables, les organisations ouvertes s’efforcent de rendre leurs données et autres documents facilement accessibles aux participants internes et externes; n’importe quel membre peut les examiner au besoin (voir aussi inclusivité). Les décisions sont transparentes dans la mesure où toutes les personnes touchées comprennent les processus et les arguments qui ont mené à ces décisions; dans ce contexte d’ouverture, les décisions se prêtent à l’évaluation (voir aussi collaboration). Le travail est transparent dans la mesure où chacun peut surveiller et évaluer l’état d’avancement d’un projet tout au long de son élaboration; dans ce contexte d’ouverture, le travail se prête à l’observation et à d’éventuelles révisions, s’il y a lieu (voir aussi facilité d’adaptation).

Dans les organisations ouvertes, la transparence se manifeste comme suit :

  • Toute personne qui travaille sur un projet ou une initiative a accès par défaut à tous les documents pertinents.
  • Les gens divulguent volontairement leur travail, invitent d’autres personnes à participer à des projets avant qu’ils ne soient terminés ou « finals » et répondent de manière positive aux demandes d’informations supplémentaires.
  • Les personnes touchées par les décisions peuvent consulter et examiner les processus et les arguments qui ont mené à ces décisions, et elles peuvent les commenter et y répondre.
  • Les dirigeants encouragent les gens à raconter leurs échecs et leurs réussites sans crainte d’incidences; les associés parlent ouvertement des deux.
  • Les gens apprécient à la fois les réussites et les échecs pour les leçons qu’ils peuvent en tirer.
  • Les objectifs sont publics et explicites, et les personnes qui travaillent sur les projets définissent clairement les rôles et les responsabilités pour favoriser la responsabilisation.

Inclusivité

Les organisations ouvertes sont inclusives. En plus d’accueillir divers points de vue, elles mettent en place des mécanismes expressément conçus pour favoriser l’apport d’une multiplicité de points de vue au dialogue, chaque fois et partout où c’est possible. Les parties intéressées et les nouveaux arrivants peuvent commencer à aider l’organisation sans demander la permission expresse de chacun de ses intervenants (voir aussi collaboration). Les règles et les protocoles de participation sont clairs (voir aussi transparence) et fonctionnent selon des normes approuvées et communes.

Dans les organisations ouvertes, l’inclusivité se manifeste comme suit :

  • Les moyens techniques et les normes sociales favorisant la diversité des points de vue sont bien établis et évidents.
  • Les protocoles et les procédures de participation sont clairs, largement disponibles et reconnus, ce qui permet l’inclusion constructive de divers points de vue.
  • L’organisation propose divers moyens ou méthodes pour recueillir les commentaires des gens afin de tenir compte de leurs préférences.
  • Les dirigeants évaluent régulièrement les commentaires qu’ils reçoivent et y répondent, et ils favorisent une culture qui encourage de fréquents dialogues sur ces commentaires.
  • Les dirigeants sont conscients des voix qui manquent au dialogue et cherchent activement à les inclure ou à les intégrer.
  • Les gens sentent qu’il est de leur devoir d’exprimer leurs opinions sur des questions qui sont liées à leur travail ou qui leur tiennent à cœur.
  • Les gens travaillent de façon transparente et partagent les documents selon des normes communes ou au moyen de plateformes convenues qui n’empêchent pas d’autres personnes d’accéder aux documents ou de les modifier.

Facilité d’adaptation

Les organisations ouvertes sont des organisations souples et résilientes. Les politiques organisationnelles et les appareils techniques permettent de veiller à ce que les boucles de rétroaction, tant positive que négative, ont un effet réel et substantiel sur le fonctionnement de l’organisation; les participants peuvent contrôler et possiblement modifier les conditions dans lesquelles ils travaillent. Les organisations ouvertes rendent compte fréquemment et rigoureusement des résultats de leurs efforts (voir aussi transparence) et suggèrent des ajustements à apporter à l’action collective en fonction des évaluations de ces résultats. Ainsi, les organisations ouvertes sont fondamentalement axées sur un engagement et un apprentissage en continu.

Dans les organisations ouvertes, la facilité d’adaptation se manifeste comme suit :

  • Les mécanismes de rétroaction sont accessibles tant aux membres de l’organisation qu’aux membres de l’extérieur, qui peuvent faire des suggestions.
  • Les mécanismes de rétroaction permettent aux pairs de s’entraider et les encouragent à le faire sans supervision de la direction, si nécessaire.
  • Les dirigeants veillent à ce que les boucles de rétroaction aient une incidence réelle et substantielle sur la façon dont les gens travaillent au sein de l’organisation.
  • Des processus de résolution collective des problèmes, de prise de décisions concertée et d’apprentissage continu sont en place, et l’organisation récompense l’apprentissage personnel et en équipe pour renforcer une mentalité de croissance.
  • Les gens ont tendance à comprendre le contexte des changements qu’ils apportent ou qu’ils vivent.
  • Les gens n’ont pas peur de commettre des erreurs, mais les équipes sont à l’aise d’adapter leur travail préexistant en fonction du contexte propre à un projet afin d’éviter des échecs répétés.

Collaboration

Dans une organisation ouverte, le travail implique par défaut plusieurs parties. Les participants croient que le travail conjoint produit de meilleurs résultats (plus efficaces, plus durables) et cherchent expressément à faire participer les autres à leurs efforts (voir aussi inclusivité). Les produits issus du travail effectué dans les organisations ouvertes peuvent être encore améliorés et révisés, même par des personnes qui ne sont pas affiliées à l’organisation (voir aussi facilité d’adaptation).

Dans les organisations ouvertes, la collaboration se manifeste comme suit :

  • Les gens ont tendance à croire que travailler ensemble donne de meilleurs résultats.
  • Les gens ont tendance à commencer d’emblée à travailler en collaboration, plutôt que d’attendre d’avoir chacun terminé leur partie du travail avant de collaborer.
  • Les gens ont tendance à mobiliser des partenaires à l’extérieur de leur équipe immédiate lorsqu’ils entreprennent de nouveaux projets.
  • Les travaux effectués en collaboration sont facilement accessibles au sein de l’organisation pour que d’autres puissent s’en servir.
  • Les travaux effectués en collaboration sont disponibles à l’extérieur de l’organisation pour que des créateurs à l’externe puissent éventuellement les utiliser de manières imprévues.
  • Les gens peuvent facilement découvrir et commenter les travaux en cours, et sont les bienvenus s’ils souhaitent y participer.

Collectivité

Les organisations ouvertes sont communales. Dans les organisations ouvertes, la participation repose sur des valeurs et des objectifs communs, et ce sont ces valeurs - plus que les emplacements géographiques ou les positions hiérarchiques arbitraires - qui aident à déterminer les limites et les conditions de cette participation. Les valeurs fondamentales sont claires, mais elles font aussi l’objet de révisions et de critiques continues, et elles sont déterminantes dans la définition des conditions qui sous-tendent la réussite ou l’échec d’une organisation (voir aussi facilité d’adaptation).

Dans les organisations ouvertes, la collectivité se manifeste comme suit :

  • Les valeurs et les principes communs qui éclairent la prise de décisions et les processus d’évaluation sont clairs et évidents pour les membres.
  • Les gens se sentent outillés et habilités à contribuer de manière significative au travail collaboratif.
  • Les dirigeants agissent comme mentors et font preuve d’une grande responsabilité envers le groupe en se comportant conformément aux valeurs et aux principes communs.
  • Les gens ont un langage commun et travaillent ensemble afin de veiller à que les idées ne se perdent pas au fil des communications. Ils sont à l’aise de partager leurs connaissances et leurs histoires pour faire avancer le travail du groupe.

Renseignements connexes

Risques et inconvénients

Zone de confort

Il est possible que travailler ouvertement puisse pousser certains employés hors de leur zone de confort et conduire à une certaine peur de l’inconnu et des critiques potentiels de cette approche. Pour les employés qui ont travaillé exclusivement dans des groupes fermés, savoir que le code que vous développez peut être accessible pour tout le monde à consulter et à étudier pourrait être très intimidant et stressant.

Afin d’aider ces employés à surmonter leur peur, des communications ouvertes sont nécessaires et un soutien doit être fourni pour les aider à surmonter les obstacles qu’ils peuvent percevoir. Comme toute nouvelle approche de gestion, le temps et la formation peuvent être nécessaires pour aider tout le monde à réussir.

Pratiques établies et bureaucratie

Pour une organisation traditionnellement réticente au risque et habituée à opérer dans les limites des processus préétablis, savoir que ses activités peuvent être scrutées par le public, travailler ouvertement peut sembler contre-intuitif et contraire au meilleur intérêt de ses services.

Cependant, le gouvernement du Canada a établi une orientation claire en vue de devenir un gouvernement ouvert. À l’appui de cette nouvelle orientation, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a mis en place un guide relatif au numérique avec des normes relatives au numérique qui indiquent clairement pourquoi et comment les ministères et les organismes doivent fonctionner ouvertement.

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