Code de confidentialité

Code de confidentialité pour la collecte des données de déclaration volontaire dans la fonction publique du Canada

La confidentialité des renseignements contenus dans les déclarations volontaires et recueillis par les ministères et organismes de la fonction publique du Canada doit être assurée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur l'équité en matière d'emploi et ses règlements. Le Code de confidentialité qui suit précise comment appliquer les dispositions de ces lois.

1. Quiconque a accès à des renseignements tirés de la déclaration volontaire d'un individu doit se conformer au présent code de confidentialité, soit toute personne responsable a) de la collecte et de la mise à jour de ces renseignements dans les ministères et organismes, b) de l'élaboration, de la gestion et de la mise à jour des registres ministériels de ces renseignements, c) de la gestion et de la tenue de la banque de données sur l'équité en emploi (BDÉE) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), et d) des données tirées des déclarations volontaires dont se sert la Commission de la fonction publique aux termes de la Loi sur l'équité en matière d'emploi.
2. Par « renseignements/données de déclaration volontaire », on entend l'information fournie par un individu et l'identifiant comme autochtone, personne handicapée ou membre d'une minorité visible. Ces renseignements sont habituellement fournis sur les formulaires de déclaration volontaire des employés.
3. Les renseignements de déclaration volontaire, y compris les antécédents autochtones, l'appartenance à une minorité visible ou la nature d'un handicap quelconque, sont conservés dans la banque de données du SCT sur l'équité en emploi (SCT/P-CE-706). Les renseignements peuvent aussi être détenus dans les banques de données des ministères sur l'ÉE.
4. Les renseignements conservés dans la BDÉE ne peuvent être consultés que par un petit nombre d'employés du Secrétariat du Conseil du Trésor et sont traités de façon strictement confidentielle. On ne s'en sert que pour compiler des statistiques servant à analyser et à suivre l'élaboration de la situation d'emploi et les progrès des groupes désignés, en termes de répartition et de mobilité régionales et professionnelles, ainsi que pour préparer des rapports sur l'évolution de l'équité en emploi au sein des ministères et organismes de la fonction publique.
5. Chaque année, les renseignements de déclaration volontaire font l'objet d'un rapprochement entre le Secrétariat du Conseil du Trésor et les ministères pour garantir que les données de la BDÉE correspondent parfaitement aux registres ministériels.
6. Pourvu que l'intéressé ait donné son consentement, les coordonnateurs de l' équité en emploi des ministères peuvent se servir des renseignements de déclaration personnelle pour gérer les ressources humaines de manière à promouvoir l'équité en emploi, notamment en proposant une formation spéciale, des affectations temporaires, la participation à un comité de sélection, du counselling d'emploi, ainsi que l'inscription aux programmes destinés aux membres des groupes désignés.
7. Les renseignements de déclaration volontaire utilisés pour la gestion des ressources humaines sont conservés dans un registre ministériel et considérés strictement confidentiels.
8. Les renseignements contenus dans la BDÉE sur un individu ne sont pas utilisés à d'autres fins que celles mentionnées dans le Code, ni mis à la disposition d'un autre organisme sauf sur assignation, mandat ou stipulation d'une loi fédérale, ou toute autre obligation décrite dans la Loi sur la protection des renseignements personnels. Une telle divulgation doit être approuvée par le Dirigeant principal des ressources humaines, Direction des ressources humaines, Secrétariat du Conseil du Trésor.
9. Aux fins du Code, la protection de la confidentialité s'étend à tous les supports sur lesquels les données de déclaration volontaire peuvent être mémorisées (p. ex., photocopie du formulaire de déclaration volontaire d'un employé, bande magnétique, disquette, etc.).
10. La confidentialité doit être assurée dès qu'un formulaire de déclaration volontaire rempli ou qu'une cassette enregistrée est scellé dans l'enveloppe-retour, posté ou autrement confié à un responsable de la collecte des renseignements.
11. N'importe qui peut demander confirmation par écrit des renseignements contenus dans la déclaration volontaire qu'il a faite, en écrivant :
    1. dans le cas de renseignements qui se trouvent dans un registre ministériel, au coordonnateur ministériel de l'équité en emploi ou au coordonnateur ministériel de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels;
    2. dans le cas de renseignements conservés dans la BDÉE, à la banque de données sur l'équité en emploi, Direction des ressources humaines, Secrétariat du Conseil du Trésor, 7e étage, tour ouest de L'Esplanade Laurier, Ottawa (Ontario), K1A 0R5.
12. Les personnes décrites à l'article 1 ci-dessus doivent être mises au courant du présent Code de confidentialité avant de prendre connaissance de renseignements provenant d'une déclaration volontaire.
13. Ce Code de confidentialité peut être communiqué à toute personne intéressée.