Mandat du groupe de travail des intervenants : Inventaire national des rejets de polluants

Version: Mai 2021

1. Introduction

L’Inventaire national des rejets de polluants (INRP) est l’inventaire légiféré du Canada, accessible au public, des polluants rejetés (dans l’atmosphère, dans l’eau et dans le sol), éliminés et recyclés. Il s’agit d’une ressource indispensable pour définir les priorités de prévention de la pollution, soutenir l’évaluation et la gestion des risques que présentent les produits chimiques et le modèle de la qualité de l’air, aider à élaborer une réglementation ciblée pour la réduction des rejets de substances toxiques et de polluants atmosphériques, favoriser les mesures visant à diminuer les rejets de polluants dans l’environnement, améliorer la compréhension du public au sujet des sources de pollution, et appuyer l’établissement de rapports à l’échelle internationale.

Le groupe de travail multilatéral (groupe de travail) de l’INRP est l’organe consultatif principal de l’INRP. Ce groupe de travail a activement fourni des commentaires et formulé des recommandations au sujet du programme depuis sa mise en place. Il continuera d’exercer ses fonctions dans le cadre d’un processus de consultation élargi pour l’INRP, processus qui inclura tous les intervenants canadiens intéressés et le grand public.

Environnement et Changement climatique Canada (ECCC) et le groupe de travail collaboreront pour examiner ce mandat au moins une fois tous les trois ans pour déterminer s’il faut y apporter des modifications.

2. Mandat

Le groupe de travail constitue un forum pour l’échange d’information et d’idées entre le gouvernement et les intervenants, et parmi les différents groupes d’intervenants. Le mandat du groupe de travail est de fournir des commentaires et de formuler des recommandations concernant des questions se rapportant au programme de l’INRP du point de vue des intervenants. Parmi ces questions, mentionnons les modifications apportées à la liste des substances et aux critères de déclaration de l’INRP, la détermination et la résolution des lacunes dans les données, l’optimalisation de l’accès du public aux données sur les polluants ainsi que de l’interprétation qu’il en fait, et l’amélioration de la qualité des données. Le groupe de travail est également un moyen de présenter aux intervenants des renseignements sur les activités de l’INRP qu’ils peuvent ensuite communiquer à leurs membres ou à leur clientèle.

Il est important de noter que le groupe de travail n’est pas un organisme décisionnaire. Toutefois, ECCC prendra en considération tous les commentaires et toutes les recommandations lorsqu’il prendra ses décisions finales au sujet de l’INRP.

3. Composition

Le groupe de travail sera formé d’un maximum de 25 membres, dont chacun représentera une ou plusieurs organisations. La liste finale des membres visera à assurer une représentation équilibrée des catégories d’intervenants. La répartition des membres du groupe de travail sera guidée par les catégories d’intervenants suivantes :

• Représentants de la communauté des déclarants, comme des associations de l’industrie (maximum de 50 % des membres);
• Organisations de la société civile (environ 40 % des membres);
• Organisations et gouvernements autochtones (environ 10 % des membres).

L’objectif d’ECCC est d’avoir un groupe de travail à l’image de la diversité qui caractérise la population canadienne et un éventail de connaissances, d’expertise et d’expérience pertinentes afin de fournir les meilleurs conseils possible.

La composition du groupe de travail sera revue pour chaque plan de travail afin de s’assurer que la représentation convient pour les éléments de consultation et d’engagement prévus. Même si, en général, ce sont les organisations membres qui s’occuperont des nominations au sein de leurs catégories d’intervenants, la sélection finale dépend de l’approbation d’ECCC. En outre, ECCC peut revoir ou modifier la composition du groupe si nécessaire, par exemple pour assurer une représentation équilibrée ou si un membre ne participe pas activement au groupe ou n’assiste pas aux réunions.

Chaque organisation membre nommera un membre principal pour le groupe de travail. L’organisation membre peut nommer un remplaçant qui devra assister aux réunions dans le cas où le membre principal ne pourrait être présent. Le membre et son remplaçant peuvent assister à une réunion en personne du groupe de travail, selon les places et autres restrictions, en ayant d’abord obtenu l’approbation d’ECCC. Par contre, dans le cas où le membre et son remplaçant seraient présents, seulement un des deux sera autorisé à intervenir et l’autre agira à titre d’observateur pour assurer une représentation équitable au sein des différents groupes.

4. Observateurs et personnes-ressources

Une liste des observateurs sera tenue par ECCC, qui recevra les communications envoyées au groupe de travail. Les observateurs sont invités à assister aux réunions virtuelles du groupe de travail. Les observateurs peuvent aussi assister aux réunions en personne du groupe de travail à condition d’avoir d’abord obtenu l’autorisation d’ECCC, et en fonction des places disponibles, de la répartition de la réunion, des questions à l’ordre du jour et autres considérations pertinentes.

Les observateurs sont invités à communiquer avec ECCC pour faire part de leurs commentaires ou poser leurs questions par téléphone ou par courriel, avant ou après les réunions, mais ne peuvent habituellement pas participer aux discussions entre les membres.

D’autres représentants du gouvernement qui s’intéressent aux questions de l’INRP, par exemple de Santé Canada et des gouvernements provinciaux, seront inclus dans la correspondance du groupe de travail et pourront participer aux réunions du groupe de travail en tant que personnes-ressources ou observateurs. Le rôle principal d’une personne-ressource est de fournir des renseignements ou une expertise au groupe de travail, au besoin. Toutefois, le groupe de travail de l’INRP ne constitue pas le forum où ECCC consulte d’autres représentants du gouvernement et, par conséquent, les personnes-ressources ne peuvent pas participer à la formulation de commentaires ou de recommandations.

5. Rôles et responsabilités

Membres

Les membres du groupe de travail doivent bien connaître l’INRP, avoir de bonnes connaissances sur la déclaration des polluants et la divulgation publique, représenter un grand groupe et avoir de l’expérience dans la participation de discussions multilatérales au nom de leur clientèle.

Le rôle du membre du groupe de travail est de communiquer les questions soulevées par leur clientèle. Les membres du groupe de travail doivent se préparer pour les réunions, faire de leur mieux pour faire en sorte que les opinions qu’ils expriment représentent celles de leur clientèle et que leur statut au sein du groupe de travail ainsi que leurs coordonnées sont tenues à jour. Ils doivent aussi communiquer le fait de leur participation, les positions qu’ils prendront concernant diverses questions et les résultats du groupe de travail aux membres de leur clientèle respective. Les membres peuvent proposer des sujets de discussion dans le cadre du processus d’élaboration de l’ordre du jour.

Environnement et Changement climatique Canada

ECCC présidera le groupe de travail et assurera le service de secrétariat. Le président du groupe de travail de l’INRP dirigera les réunions, favorisera un contexte de discussions productives, réglera les conflits au besoin et orientera la réunion pour obtenir des résultats fructueux.

Le secrétariat fera office de point de contact principal du groupe de travail pour les membres. Il programmera notamment les réunions, s’occupera de la logistique, offrira des mécanismes d’intervention pour les commentaires des membres, s’assurera que les membres reçoivent les documents de réunion le plus à l’avance possible (soit environ trois semaines), élaborera et fera circuler des sommaires de réunion, préparera et mettra à jour le plan de travail, gérera les adhésions et s’assurera que le présent mandat est révisé à intervalles réguliers.

6. Réalisation des activités du groupe de travail

Plan de travail

Les activités attendues du groupe de travail seront décrites dans un plan de travail. Chaque plan de travail sera établi en fonction des échéances d’élaboration des exigences du prochain avis de l’INRP dans la Gazette du Canada.

Réunions du groupe de travail

Il y aura un minimum de deux réunions virtuelles (téléconférence ou conférence Web) par année, et le groupe de travail visera à se réunir en personne au moins une fois tous les deux ans. D’autres réunions en personne et des communications par courriel peuvent être utilisées, au besoin. Le secrétariat fixera les dates des réunions en tenant compte, dans la mesure du possible, de la disponibilité du plus grand nombre de membres.

Les lignes directrices suivantes s’appliqueront au cours des réunions du groupe de travail :

• être ouvert, respectueux et à l’écoute des idées des autres membres et des participants;
• travailler pour résoudre les questions d’une manière constructive, professionnelle et opportune;
• reconnaître les opinions divergentes et les inclure dans les résumés des réunions;
• les participants peuvent communiquer dans la langue officielle de leur choix;
• le matériel de référence sera fourni dans les deux langues officielles.

Un résumé de la réunion avec les mesures à prendre sera communiqué aux membres. Les résumés seront rédigés par le secrétariat et ils définiront les points de vue par secteur, si approprié, mais sans y attribuer le nom des personnes. Les membres auront la possibilité d’examiner et de commenter l’ébauche avant l’établissement de la version finale.

Réunions bilatérales

Si on lui en fait la demande, ECCC s’efforcera d’organiser des réunions bilatérales entre ECCC et des membres individuels ou des observateurs du groupe de travail ou des groupes d’intervenants. Cela pourrait fournir une occasion supplémentaire de discuter de détails généraux ou techniques concernant des points particuliers de la consultation ou de l’engagement et, pour les membres représentant des organismes sans but lucratif, cela pourrait inclure des discussions concernant la planification et le financement.

Périodes de consultation et d’engagement

En général, les documents de référence sont requis au début du processus consultatif pour une question particulière afin de permettre des discussions productives et de soutenir la justification d’une proposition. Ces documents peuvent comprendre une analyse des données existantes, des résumés des écrits et des publications sur le sujet, ou des études de consultants. C’est généralement à l’organisation ou à la personne à l’origine de la demande de changement qu’il incombera de fournir les documents de référence. Les membres d’ECCC et du groupe de travail pourront aider à l’élaboration de ces documents de référence dans certains cas, notamment si l’initiateur de la demande n’a pas accès aux ressources nécessaires pour préparer les documents requis.

Afin de reconnaître les efforts déployés par les membres du groupe de travail pour fournir des soumissions écrites pendant les périodes de consultation, ECCC élaborera un résumé des commentaires des intervenants et des réponses d’ECCC, et le partagera avec le groupe de travail après la publication de l’avis de l’INRP dans la Gazette du Canada.

Accès aux documents

ECCC utilisera une plateforme de partage de fichiers en ligne pour partager les documents avec le groupe de travail. Cela permettra de résoudre les problèmes liés à la taille des boîtes de courriel et aux pare-feu et de disposer d’un emplacement pratique pour les versions les plus récentes des documents. Les documents de consultation publique seront partagés sur une plateforme publique.

Sous-groupes

ECCC et le groupe de travail peuvent décider de former des sous-groupes pour aider le groupe de travail à prendre en charge des questions complexes où il faut des avis et de l’aide techniques. Les sous-groupes doivent avoir des objectifs clairement définis, des échéanciers et des produits livrables précis, établis dans un mandat qui lui est propre pour assurer l’utilisation la plus efficace des ressources. Les participants du sous-groupe seront choisis parmi les membres et les remplaçants du groupe de travail. Les autres participants y compris les observateurs, seront invités à participer aux sous-groupes, selon les besoins et les questions présentées. Les membres du sous-groupe doivent représenter proportionnellement les diverses catégories d’intervenants.

7. Financement

Les membres qui ont besoin d’une aide financière pour participer au groupe de travail peuvent être admissibles à un financement. En général, le financement n’est disponible que pour les membres représentant des organisations sans but lucratif.

Vous trouverez ci-dessous un résumé du financement qu’ECCC s’efforcera de fournir. Il importe de noter que tout financement nécessite l’approbation écrite préalable d’ECCC.

Le montant du financement disponible dépend des allocations budgétaires pour le programme de l’INRP d’ECCC. Dans la mesure du possible, ECCC et les membres concernés discuteront du financement disponible pour les points suivants et arriveront à une entente lors de l’élaboration du plan de travail. Ce financement peut être ajusté au besoin, pour tenir compte des changements de priorités et de calendrier du plan de travail.

Frais de déplacement

ECCC remboursera les membres pour les dépenses engagées lors de voyages approuvés pour le groupe de travail, comme les déplacements, les repas et l’hébergement, conformément à la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Conseil du Trésor.

Participation aux réunions et aux consultations

ECCC s’efforcera de fournir un financement pour le temps consacré à la participation et à la préparation des réunions, ou un financement plus général pour le temps consacré à la participation aux processus de consultation du groupe de travail au cours de l’année. Le type de financement disponible dépendra du mécanisme de financement utilisé, qui peut varier d’un membre à l’autre en raison des exigences financières d’ECCC ou des besoins d’un membre individuel représentant un organisme sans but lucratif.

Réunions préparatoires

ECCC s’efforcera de fournir un espace de réunion pour un maximum d’une journée aux membres représentant les organismes sans but lucratif afin de discuter des questions du groupe de travail avant la tenue des réunions en personne du groupe de travail.

Études techniques

S’il y a un besoin de renseignements particuliers ou d’expertise technique pour aider à mieux comprendre certains sujets de consultation ou d’engagement, les membres doivent en informer ECCC. Le financement (au moyen de contrats administrés par ECCC) de produits livrables particuliers, comme des études, peut être mis à disposition pour soutenir le développement des recommandations des intervenants et pour faire avancer les dossiers du groupe de travail.