Regards sur l’audit : Gestion et contrôle des dépenses, Environnement et Changement climatique Canada

Un système de gestion des dépenses bien conçu et efficace est essentiel pour que le gouvernement soit en mesure de s’acquitter de ses responsabilités financières, de financer ses programmes, de maîtriser ses dépenses et de communiquer l’information financière et l’information sur le rendement au Parlement et au public. Un système qui fonctionne bien aide le gouvernement à être efficient et responsable.  La gestion des dépenses et l’exercice approprié des contrôles contribuent à ce qu’Environnement et Changement climatique Canada (ECCC) dépense les fonds publics avec prudence et probité et reçoive une valeur appropriée pour l’argent dépensé.

Ce que l’audit a examiné

Les objectifs de l’audit consistaient à déterminer si :

• le cadre de gestion des dépenses d’ECCC est efficace;
• les dépenses d’ECCC respectent les politiques et directives des organismes centraux et du Ministère concernant les opérations liées aux comptes créditeurs.

L’audit a porté sur la période allant du 1^er avril 2016 au 31 mars 2017. Il était axé sur la gouvernance, la gestion des risques et les contrôles internes, comme les rôles et les responsabilités, la formation, la surveillance et la supervision, la séparation des tâches et le respect des exigences des politiques pertinentes. Compte tenu de leur nature, de leur complexité et de leurs risques particuliers, la paye, les avances salariales et les paiements de transfert ont été exclus de l’audit.

Les critères d’audit ont été fondés sur les politiques et les directives du Conseil du Trésor (CT) et du Ministère, en particulier sur la Politique sur la gestion financière du CT et la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers.

Ce que l’audit a révélé

L’audit a conclu que, pour la période à l’étude, ECCC a un cadre de contrôle de gestion adéquat pour soutenir la gestion des dépenses et veiller au respect des politiques des organismes centraux et du Ministère applicables. Particulièrement, l’audit a permis de constater ce qui suit :

• Les rôles et les responsabilités sont définis, documentés et communiqués.
• Une formation est offerte et dispensée régulièrement aux employés pour leur permettre de s’acquitter de leurs obligations en matière de formation et d’accomplir leurs tâches.
• Un processus est en place pour vérifier que les fiches de spécimen de signature sont adéquatement tenues à jour et examinées régulièrement.
• Des outils sont généralement en place pour aider les employés à effectuer la vérification des comptes.
• La séparation des tâches est clairement définie.
• Des examens de l’assurance de la qualité sont systématiquement effectués tous les trimestres, et les résultats sont communiqués à la haute direction aux fins d’information et de prise de décision.

Recommandation et réponse de la direction

L’audit a permis de constater que la direction doit prendre les mesures nécessaires pour faire passer les taux d’erreurs critiques dans les catégories à faible risque et à risque moyen en deçà du taux d’erreur maximal tolérable. Une recommandation a été mise au point pour traiter cette question.

Recommandation 1 : La sous-ministre adjointe de la Direction générale des services ministériels et des finances devrait prendre les mesures nécessaires pour faire passer les taux d’erreurs critiques dans les catégories à faible et à moyen risque en deçà du taux d’erreur maximal tolérable.

Réponse de la direction 

La direction est d'accord avec la recommandation. Les taux d'erreurs critiques dans la catégorie de risque faible et moyen ont déjà considérablement diminué depuis l’année fiscale 2016 à 2017. La Direction générale des services ministériels et des finances (DGSMF) continuera de surveiller les transactions afin de prendre les mesures nécessaires pour aider les gestionnaires délégués d’ECCC à réduire les taux d'erreurs critiques de cette catégorie dans les limites du taux d'erreur maximal acceptable.

Ces mesures comprennent le programme de sensibilisation trimestriel de la DGSMF lancé au troisième trimestre de l’année fiscale 2016 à 2017. Dans le cadre de ce programme, toutes les erreurs détectées (pour les transactions à risque élevé, moyen et faible) constituent la base des rapports au personnel administratif, aux gestionnaires délégués ayant commis deux erreurs ou plus au cours de la période de référence et, depuis mai 2018, aux chefs de direction générale, conseillers en gestion financière et cadres supérieurs en finances (directeurs, dirigeant principal des finances adjoint et dirigeante principale des finances).