Indemnité de dépenses liées au travail – IPG-120

Date d’entrée en vigueur: 9 juillet 2023

Sur cette page

Objet
Date d’application
Interprétations
Vue d’ensemble
Critères d’admissibilité
Comment les employés peuvent réclamer des dépenses
Délais de remboursement

Objet

Le présent Interprétation, Politique et Guide (IPG) vise à clarifier et fournir des orientations sur l’application de l’article 238.1 de la section XII.1 de la partie III du Code canadien du travail (Code) concernant l’indemnité de dépenses liées au travail.

Date d’application

L’indemnité de dépenses liées au travail s’applique aux dépenses engagées à compter de la date d’entrée en vigueur le 9 juillet 2023.

Interprétations

Aux fins du présent IPG :

« De sa poche » - dépenses liées au travail qu’un employé paie avec son propre argent pour le compte d’un employeur.
« Avance de fonds » - argent qu'un employeur remet à un employé pour payer des dépenses liées au travail.
« Retenues » - sommes retenues sur le salaire ou autres sommes dues à un employé.

Vue d'ensemble

L’indemnité de dépenses liées au travail exige que les employeurs remboursent les employés :

pour les dépenses raisonnables liées au travail que les employés ont payées de leur poche; et
dans des délais précis.

Une dépense doit être remboursée par l’employeur lorsque tous les critères d'admissibilité sont satisfaits. Les faits de chaque situation doivent être soigneusement examinés lorsqu’il s’agit de déterminer si une dépense doit être remboursée par l’employeur.

Critères d’admissibilité

Pour être admissible au remboursement, une dépense doit répondre aux quatre critères d'admissibilité suivants :

L’employé n’est pas tenu de payer la dépense conformément à une entente écrite ou une convention collective;
L’employé doit avoir payé la dépense de sa poche;
La dépense doit être liée au travail; et
Elle doit être raisonnable.

Critère d'admissibilité 1 - L'employé n'est pas tenu de payer la dépense

Une dépense n’est pas éligible au remboursement quand :

une entente écrite entre un employé non syndiqué et son employeur exige que l'employé paie la dépense
- Exemple : Une entente écrite précise qu'un employé non syndiqué est responsable :
  - du coût de remplacement des uniformes perdus.
  - des pénalités encourues pour la non-annulation d’une réservation d'hôtel.
une convention collective ou une entente écrite entre le syndicat d'un employé syndiqué et l'employeur exige que l'employé paie la dépense
- Exemple : Une convention collective précise que les employés sont responsables des :
  - coûts des chaussures de sécurité dépassant l’allocation annuelle pour les chaussures de sécurité.
  - frais d'examen de la vue pour obtenir des lunettes de sécurité.

Lorsqu'un employé est responsable du paiement d'une dépense, un employeur n'est autorisé à déduire cette dépense du salaire de l'employé que si la retenue est conforme aux exigences du Code. Pour de plus amples renseignements sur les retenues sur le salaire, veuillez consulter l’IPG-060.

Critère d'admissibilité 2 - La dépense est payée de la poche de l’employé

Pour être admissible au remboursement, une dépense doit être payée de la poche de l’employé.

Lorsqu'un employé ne paie pas avec son propre argent, la dépense n'est pas admissible au remboursement. Par exemple, la dépense est payée avec une :

Allocation versée à l’employé;
Avance de fonds;
Carte de crédit d'entreprise/de société appartenant à l’employeur;
Carte d'achat d’entreprise/de société appartenant à l’employeur; ou
Carte de carburant appartenant à l’employeur.

Critère d'admissibilité 3 - La dépense est liée au travail

Pour être admissible à un remboursement, une dépense doit être liée au travail.

Le Règlement du Canada sur les normes du travail (Règlement) énumère 5 facteurs à considérer pour déterminer si une dépense est liée au travail. Lors de l’examen :

tous les facteurs doivent être évalués dans leur ensemble et analysés en fonction des faits spécifiques du cas;
certains facteurs pourraient ne pas être pertinents ou avoir une incidence différente; et
certains faits pourraient confirmer si la dépense est liée au travail.

Facteurs à considérer	Interprétation
Si la dépense est liée à l'exécution du travail de l'employé	Les dépenses liées à l'exécution du travail de l'employé ont plus de probabilités d'être liées au travail. Exemple : Frais de déplacement (réunion d'affaire dans un lieu différent du lieu de travail habituel)
Si la dépense permet à l'employé d'exécuter son travail	Les dépenses qui permettent à l'employé d'exécuter son travail sont plus susceptibles d'être liées au travail. Exemple : Formation obligatoire
Si la dépense est exigée par l'employeur comme une condition d'emploi ou de maintien de l'emploi	Les dépenses exigées par un employeur comme une condition d'emploi ou de maintien de l'emploi sont plus susceptibles d'être liées au travail. Exemple : Attestation de sécurité
Si la dépense satisfait à une exigence du travail de l'employé imposée par une norme de santé ou de sécurité au travail	Les dépenses relatives à une norme de santé ou de sécurité au travail sont plus susceptibles d’être liées au travail. Exemple : L'équipement de protection individuelle
Si la dépense est engagée dans un but professionnel légitime et non pour un usage ou un plaisir personnel	Les dépenses engagées dans un but professionnel légitime sont plus susceptibles d'être liées au travail. Exemple : Les frais de téléphonie mobile pour des appels professionnels seront probablement considérés comme liés au travail. Les frais de téléphonie mobile pour des appels personnels ne seraient pas liés au travail

Critère d'admissibilité 4 - La dépense est raisonnable

Pour être admissible à un remboursement, une dépense doit être raisonnable.

Le Règlement énumère 8 facteurs à considérer pour déterminer si une dépense est raisonnable. Lors de l’examen :

tous les facteurs doivent être évalués dans leur ensemble et analysés en fonction des faits spécifiques du cas;
certains facteurs pourraient ne pas être pertinents ou avoir une incidence différente; et
certains faits pourraient confirmer si la dépense est liée au travail.

Facteurs à considérer	Interprétation
Si la dépense est liée à l'exécution du travail de l'employé	Les dépenses liées à l'exécution du travail de l'employé sont plus susceptibles d'être raisonnables. Exemple : Les uniformes exigés par l'employeur
Si la dépense a été engagée pour permettre à l'employé d'exécuter son travail	Les dépenses engagées pour permettre à l'employé de travailler sont plus susceptibles d'être raisonnables. Exemple : Les frais de transport routiers tels que le carburant, ou les péages engagés par les conducteurs de camions
Si la dépense est engagée à la demande de l'employeur	Les dépenses engagées à la demande d'un employeur sont plus susceptibles d'être raisonnables. Exemple : Les frais de remorquage que l'employeur demande à l'employé de payer après qu'un véhicule de l'entreprise soit tombé en panne
Si la dépense est supérieure au montant nécessaire pour l’exécution du travail	Les dépenses qui dépassent le montant nécessaire pour l’exécution du travail sont moins susceptibles d'être raisonnables. Exemple : La politique de voyage d'un employeur autorise la classe économique, mais l'employé opte pour un billet de classe affaire ou classe premium. Cette dépense ne sera probablement pas raisonnable
Si la dépense est habituellement remboursée par un employeur dans un secteur semblable	Les dépenses qui sont normalement remboursées par des employeurs dans des secteurs semblables sont plus susceptibles d'être raisonnables. Exemple : Les dépenses de carburant ou de pesée sont plus susceptibles d’être raisonnables dans le secteur du transport routier
Si la dépense est autorisée à l’avance par l’employeur	Un employeur peut autoriser une dépense par écrit ou verbalement. L'autorisation écrite peut inclure les politiques de l’employeur ou d'autres ententes, si les dépenses sont dans le champ d’application de la politique ou de l'entente. Exemple : Un employeur autorise un employé à passer la nuit à l’hôtel par courriel, message texte ou autres moyens électroniques avant que l’employé ne parte en voyage
Si la dépense est engagée de bonne foi par l’employé	Un employé engage une dépense de bonne foi lorsqu’il est honnête et n’a pas l’intention de tromper délibérément. Exemple : Un employeur a autorisé un employé à passer la nuit dans un hôtel. Contrairement à la politique de voyage, l'employé a réservé une suite exécutive alors que des chambres standard étaient disponibles. Comme l’employé n’a pas engagé la dépense de bonne foi, il est peu probable qu'elle soit raisonnable
Si la demande comprend des documents, tels qu'un reçu ou une facture, qui indiquent que les dépenses ont été engagées	Les demandes de dépenses soumises à l'employeur avec des pièces justificatives ont plus de probabilités d'être raisonnables. Les pièces justificatives fournies à un employeur peuvent être présentées sous forme papier ou électronique. L'absence de documentation ne signifie pas automatiquement qu'une dépense n'est pas raisonnable. Exemple : Reçus/factures

Comment les employés peuvent-ils réclamer des dépenses

L'article 253.2 du Code exige que les employeurs fournissent aux employés une déclaration d’emploi écrite. Cette déclaration doit inclure des informations sur la manière dont les employés peuvent demander le remboursement des dépenses raisonnables liées au travail.

Délais de remboursement

Les employeurs doivent rembourser les dépenses raisonnables liées au travail dans des délais précis.

Pour les employés syndiqués, le délai est :

spécifié dans la convention collective ou une entente écrite, ou
s’il n’y a pas d’entente écrite, dans les 30 jours à compter de la date à laquelle l’employé a présenté la demande de remboursement à l’employeur.

Pour les employés non syndiqués, le délai est :

précisé dans une entente écrite, ou
s'il n'y a pas d'entente écrite, dans les 30 jours à compter de la date à laquelle l’employé a présenté la demande de remboursement à l'employeur.

Détails de la page

Date de modification :: 2023-06-23

Sélection de la langue

Recherche