Règlement sur l’équité en matière d’emploi – Analyse de l’effectif – IPG-112

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Objet

Analyse de l’effectif en vertu du Programme légiféré d’équité en matière d’emploi (PLEME).

Enjeu

La présente ligne directrice explique comment les employeurs doivent effectuer une analyse de leur effectif dans le cadre de la mise en œuvre de l’équité en matière d’emploi, en conformité avec :

• la Loi sur l'équité en matière d'emploi  (la Loi); et
• le Règlement sur l’équité en matière d’emploi (le Règlement).

Elle inclut des conseils et des outils pour :

• calcul de la représentation et des écarts de rémunération
• l’analyse de données sur la mobilité
• l’analyse des regroupements, et
• le résumé des résultats de l’analyse des effectifs

Contexte

Le PLEME concerne les employeurs du secteur privé relevant de la compétence fédérale, y compris les sociétés d'État et les autres organisations fédérales soumises à la Loi.

Les employeurs doivent effectuer une analyse de leur effectif pour déterminer toute sous-représentation de personnes appartenant aux groupes désignés.

Les employeurs doivent fonder cette analyse sur la cueillette de renseignements sur l’effectif puis l’utiliser pour leur étude des systèmes d’emploi.

Définitions

Groupes désignés

Les groupes désignés sont « les femmes, les autochtones, les personnes handicapées et les personnes qui font partie des minorités visibles. »

Femmes

La Loi ne définit pas les femmes. Des conseils sont disponibles pour la cueillette de données sur les femmes (voir Cueillette de renseignements sur l’effectif).

Autochtones

Les autochtones sont « les Indiens, les Inuit et les Métis. » L’expression « Premières Nations » est plus couramment utilisée que « Indiens. »

Personnes handicapées

Les personnes handicapées sont « les personnes qui ont une déficience durable ou récurrente soit de leurs capacités physiques, mentales ou sensorielles, soit d’ordre psychiatrique ou en matière d’apprentissage et :

1. soit considèrent qu’elles ont des aptitudes réduites pour exercer un emploi;
2. soit pensent qu’elles risquent d’être classées dans cette catégorie par leur employeur ou par d’éventuels employeurs en raison d’une telle déficience.

La présente définition vise également les personnes dont les limitations fonctionnelles liées à leur déficience font l’objet de mesures d’adaptation pour leur emploi ou dans leur lieu de travail. »

Minorités visibles

« Font partie des minorités visibles les personnes, autres que les autochtones, qui ne sont pas de race blanche ou qui n’ont pas la peau blanche. »

Catégories professionnelles d’équité en matière d’emploi

Il y a 14 Catégories professionnelles de l’équité en matière d’emploi (CPÉME):

• Cadres supérieurs
• Cadres intermédiaires et autres cadres
• Professionnels
• Personnel semi-professionnel et technique
• Superviseurs
• Contremaîtres : métiers et artisans 
• Personnel administratif et de bureau principal
• Personnel spécialisé de la vente et des services
• Artisans et ouvriers qualifiés
• Personnel de bureau
• Personnel intermédiaire de la vente et des services
• Ouvriers manuels spécialisés
• Autre personnel de la vente et des services
• Autres ouvriers manuels

Population apte au travail

La population apte au travail signifie l’ensemble « des personnes, au Canada, en âge de travailler et capables et désireuses de le faire. »  Elle peut également se référer aux secteurs de cette population « apte au travail susceptibles d’être distingués en fonction de critères de compétence, d’admissibilité ou d’ordre géographique où il serait fondé à choisir ses salariés. » Le ministre du Travail fournit aux employeurs des renseignements sur la population apte au travail. L’information est basée sur les données de Statistique Canada et n'est mise à jour que lorsque de nouvelles données sont disponibles.

Salarié

Un salarié est toute personne employée « à l’exclusion d’une personne employée sur une base temporaire ou occasionnelle pendant moins de 12 semaines par année civile. »

Recrutement

Le recrutement est l’embauche par l’employeur « d’une personne à titre de salarié. »

Avancement

L’avancement signifie qu’un salarié s’est vu déplacé de façon permanente « d’un poste ou emploi vers un autre poste ou emploi au sein de l’organisation de l’employeur qui comporte à la fois :  

1. une rémunération ou une échelle de rémunération plus élevée que celle de l’ancien poste ou emploi,
2. un rang plus élevé dans la hiérarchie organisationnelle de l’employeur. »

Cessation de fonctions

Cessation de fonctions signifie « de cesser d’être un salarié, notamment en raison de sa retraite, sa démission, son licenciement ou son congédiement. Sont exclues de la présente définition la mise à pied temporaire et l’absence en raison d’une maladie, d’une blessure ou d’un conflit de travail. »

Analyse de données sur la mobilité

L'analyse de données sur la mobilité se concentre sur les mouvements professionnels : recrutements, promotions et cessations de fonctions. Elle cherche à déterminer si les membres des groupes désignés sont sur ou sous-représentés dans ces mouvements.

Analyse par regroupement

Une analyse de regroupement permet de déterminer si les membres des groupes désignés se trouvent dans une proportion disproportionnée dans :

• une catégorie professionnelle de l'équité en matière d'emploi (CPÉME), ou
• les quartiles inférieurs des salaires d'une CPÉME

Taux d’atteinte

Le taux d’atteinte, exprimé en pourcentage, désigne la mesure dans laquelle la représentation des groupes désignés dans l’effectif des employeurs s’approche, atteint ou dépasse leur représentation dans la population apte au travail.

Politique

Les employeurs doivent faire l’analyse de leur effectif en se fondant sur les renseignements recueillis et les renseignements pertinents dans ses autres dossiers d’emploi, afin de déterminer pour chaque Catégorie professionnelle d’équité en matière d’emploi :

• le nombre de femmes
• le nombre d’autochtones
• le nombre de personnes handicapées
• le nombre de personnes faisant partie des minorités visibles
• le degré de sous-représentation des membres de chaque groupe désigné en comparant le nombre de membres de chaque groupe désigné dans leur effectif à leur représentation :
• dans l’ensemble de la population apte à travailler, ou
• dans les secteurs de la population apte au travail susceptibles d’être distingués en fonction de critères de compétence, d’admissibilité ou d’ordre géographique où l’employeur serait fondé à choisir ses salariés
• le nombre de recrutements, avancements et cessations d’emploi des membres des groupes désignés

Pour déterminer le degré de sous-représentation, les employeurs doivent utiliser les données relatives au marché du travail que le ministre met à sa disposition ou juge pertinentes.

Les employeurs doivent préparer un sommaire des résultats de leur analyse de l’effectif et de l’utiliser dans la préparation de leur plan d’équité en matière d’emploi.

Les employeurs doivent aussi déclarer les renseignements sur la rémunération, y compris la répartition des salariés dans les écarts salariaux et les éventuels écarts de rémunération.

En outre, les employeurs doivent établir et conserver les dossiers suivants sur chaque salarié :

• l'appartenance à un groupe désigné, le cas échéant
• classification de la catégorie professionnelle
• la rémunération et les augmentations de rémunération
• la rémunération, à l'exclusion des primes et de la paie d’heures supplémentaires
• période pendant laquelle la rémunération est versée
• nombre d'heures travaillées et payées
• primes
• paie d’heures supplémentaires
• nombre d'heures supplémentaires effectuées et payées
• avancements

Les employeurs doivent également établir et conserver les dossiers suivants :

• tout autre renseignement utilisé dans l’analyse de l’effectif
• un sommaire des résultats de l’analyse de l’effectif

Interprétations

Calcul des écarts

Lorsque les employeurs utilisent le Système de gestion de l’information sur l’équité en matière d’emploi (SGIEMT) du Programme du travail, celui-ci calcule automatiquement tous les écarts de représentation et de rémunération, en utilisant des valeurs par défaut pour la représentation des membres des groupes désignés de la population apte au travail.

Les employeurs qui n’utilisent pas le SGIEMT doivent :

• déterminer la disponibilité des membres des groupes désignés dans la population apte au travail en se fondant sur les données relatives au marché du travail  pertinentes retrouvées dans le Rapport statistique de 2016 sur l’équité en matière d’emploi et le Portail du gouvernement ouvert
• s'assurer qu'ils ont identifié tous les écarts importants dans la représentation de chacun des groupes désignés dans chaque catégorie professionnelle
• documenter et enregistrer ces renseignements aux fins d’une éventuelle vérification de la conformité par la Commission canadienne des droits de la personne.

Écarts significatifs de représentation

Des écarts significatifs dans la représentation existent lorsque :

• il existe un écart de 3 salariés ou plus pour 1 groupe désigné dans une CPÉME et le taux d’atteinte pour ce groupe désigné dans cette CPÉME est inférieur à 80%
• il existe un écart pour un groupe désigné dans plus de 2 CPÉME
• il existe un écart pour les 4 groupes désignés dans la même CPÉME

 

Analyse de données sur la mobilité

Les employeurs doivent compléter une analyse de données sur la mobilité pour chaque groupe désigné dans chaque CPÉME afin de comparer :

• la proportion de recrutements de membres des groupes désignés par rapport à leur représentation de la population apte au travail
• la proportion d’avancements de membres des groupes désignés par rapport à leur représentation dans l’effectif de l’employeur  
• la proportion de cessations d’emploi des membres des groupes désignés par rapport à leur représentation au sein de l’effectif de l’employeur  
• le taux d’avancement des membres des groupes désignés par rapport à celui des membres des groupes non désignés
• le taux de cessation d'emploi des membres des groupes désignés par rapport à celui des membres des groupes non désignés

Analyse de regroupement

Les employeurs doivent aussi effectuer une analyse de regroupement si :

• un écart de représentation ou de rémunération existe pour un groupe désigné dans une CPÉME, et que
• cette CPÉME compte au moins 20 membres du groupe désigné

Il y a regroupement lorsque le ratio des membres d'un groupe désigné présents dans une CPÉME ou dans les quartiles inférieurs de salaire (quartiles 1 ou 2) d'une CPÉME est supérieur au ratio des salariés qui ne sont pas membres d'un groupe désigné. Ce regroupement peut être la preuve d'une ségrégation professionnelle ou d'obstacles à l'emploi liés au salaire, ce que l’étude des systèmes d’emploi déterminera.

Rapport sommaire

Dans leur résumé des résultats de l'analyse de l'effectif, les employeurs doivent inclure les éléments suivants

• un bref profil de leur organisation
• une description de la méthode utilisée pour effectuer l'analyse de l'effectif, y compris une explication de la raison pour laquelle les valeurs par défaut dans le SGIEMT ont été modifiées, le cas échéant
• les tableaux du rapport sommaire indiquant tous les écarts de représentation par CPÉME et par groupe désigné
• une description écrite des écarts de représentation identifiés dans les tableaux du rapport sommaire
• une liste des écarts significatifs, qui feront l'objet de l'étude des systèmes d'emploi
• une description de la méthodologie et des résultats des analyses de regroupement et/ou des analyses de données sur la mobilité, le cas échéant
• conclusion

Conseils supplémentaires

Des conseils supplémentaires sur la collecte d’informations sur l’effectif sont fournis ici.

Liens connexes

• Loi sur l’équité en matière d’emploi
• Règlement sur l’équité en matière d’emploi
• Programme légiféré sur l’équité en matière d’emploi
• Interprétations, politiques, et guides de l'équité en matière d'emploi
• Système de gestion de l'information sur l'équité en milieu de travail (SGIÉMT)
• Tâches d’équité en matière d’emploi