RE Web – Guide du fichier extrait de la paie

1.5 Étape 1 - Sélection du fichier

Sélectionnez le bouton Parcourir afin de localiser sur votre ordinateur le fichier RE extrait de la paie que vous désirez télécharger. Sélectionnez le fichier à télécharger et choisissez le bouton Ouvrir

Les utilisateurs peuvent maintenant télécharger jusqu'à 10 fichiers extraits de la paie à la fois. Afin de télécharger plusieurs fichiers, veuillez utiliser le bouton Ctrl lorsque vous sélectionnez les fichiers à partir de votre ordinateur.

1.6 Étape 2 - Sélectionnez le fichier

Cette étape est seulement affichée aux utilisateurs qui ont accès à au moins un fichier dans leur organisation.

À partir du menu déroulant, vous devez faire un choix parmi les options suivantes :

• Aucun dossier ou le dossier spécifié dans le fichier extrait (option par défaut); ou
• Tout dossier auquel vous avez accès dans la liste.

Si le code du dossier manque ou est laissé en blanc, le RE sera émis comme si aucun dossier n'avait été choisi. Si un fichier RE extrait de la paie contient un identifiant de dossier qui est maintenant inactif ou invalide, le RE ne sera pas soumis et sera affiché dans la colonne des RE Rejetés. Si vous choisissez le chiffre en hyperlien dans la colonne des RE rejetés, les raisons du rejet (Dossier inactif, Dossier invalide ou NE (numéro d'entreprise) invalide) s'afficheront. Vous référer à la section 2.6 sur les RE rejetés pour obtenir plus de renseignements.

1.7 Étape 3 - Remplir la déclaration

Afin de télécharger un fichier extrait de la paie, vous devez également attester que les renseignements à envoyer sont véridiques et aussi confirmer que vous êtes bien la personne nommée à l'écran. Ceci s'effectue en cochant la boite appropriée au bas de la page. Si cette boite n'est pas cochée, un message s'affiche vous avisant que vous devez attester aux renseignements et cocher la boite afin de soumettre le fichier.

La transmission débute lorsque vous choisissez le bouton Télécharger le fichier au bas de l'écran. L'écran de confirmation de transfert de fichier de RE extrait de la paie s'affiche avec le message « Merci d’avoir soumis votre fichier extrait de la paie. Veuillez cliquer sur le lien Voir le progrès afin de voir le statut de vos RE »

Description texte de la Figure 3  :

Un message de téléchargement réussi est présenté à l'utilisateur lorsque le téléchargement du fichier est terminé.

1.8 Pour transmettre un autre fichier, choisissez de nouveau l'option Je veux télécharger un fichier extrait de la paie. Vous pouvez également choisir l'option Télécharger un fichier extrait de la paie à partir du menu de gauche et suivre la procédure décrite précédemment. Répétez autant de fois que nécessaire.

2.3 En-têtes et descriptions des colonnes

• Nom du fichier : Indique le nom des fichiers que vous avez transmis à l'aide de RE Web.
• Date du transfert : Indique la date de transfert de chaque fichier.
• Statut : Indique le statut du fichier pendant la transmission.
• Total de RE : Indique le nombre total de RE dans le fichier transmis.

2.4 Statuts et leurs descriptions

• Reçu : Votre fichier a été reçu et est en attente de traitement.
• En cours de traitement : La validation de votre fichier est en cours.
• Traitement terminé : Votre fichier a été traité et est disponible sous Visualiser.
• Fichier invalide : Votre fichier a été traité mais le format n'est pas valide - vous devez ouvrir le fichier de nouveau et vérifier s'il y a des erreurs. Par exemple, vous n’avez pas utilisé l’extension “RP” dans le numéro d’entreprise inclus dans le fichier XML.
• Transfert échoué : Veuillez télécharger votre fichier à nouveau– vous devez ouvrir le fichier de nouveau et vérifier s'il y a des erreurs.

2.5 Actions possibles à partir de cet écran

Choisissez le bouton bleu Mise à jour du statut pour mettre à jour les renseignements du tableau.

Si vous choisissez un nom de fichier en hyperlien, l'écran Visualiser les fichiers de RE extrait de la paie s'affichera. Celui-ci contient deux sections : Résumé du fichier et Contenu du fichier.

Description texte de la Figure 5 :

La page Visualiser les fichiers de RE extrait de la paie permet aux utilisateurs de visionner leur Résumé du fichier et Contenu du fichier

Si vous choisissez un des statuts en hyperlien, le Résumé du fichier s'affichera pour le statut sélectionné.

Une fois que l'utilisateur choisi un des statuts en hyperlien, RE Web vérifiera si l'utilisateur a les droits d'accès nécessaires pour les RE ayant le statut sélectionné (RE émis, RE réussi, RE échoué et RE rejeté). Si le nombre ou total contient des RE pour lesquels l'utilisateur n'a pas les droits appropriés (soit qu'il n'ait pas accès au NE ou au dossier), ces RE ne seront pas affichés dans le résumé.

La section Contenu du fichier indique le nombre total de RE contenu dans chaque statut :

• La colonne RE émis indique le nombre d'enregistrements qui ont été validés et transmis avec succès.
• La colonne RE réussis indique le nombre d'enregistrements ont été validés avec succès et sauvegardés en tant qu'ébauche.
• La colonne RE échoués indique le nombre d'enregistrements qui renferment au moins une erreur et doivent être corrigés.
• La colonne RE rejetés indique le nombre d'enregistrement qui ont été transférés avec un NE de l'Agence du revenu du Canada (ARC) non valide ou manquant.

Vous pouvez également importer vos fichiers. Le bouton Importer tout au bas de l'écran vous permet de créer un fichier renfermant les numéros de série des RE que vous avez transmis dans un fichier RE extrait de la paie particulier. Vous pouvez ainsi retourner et modifier tout RE dans un fichier RE extrait de la paie qui contient des erreurs. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez la Section 6 : Importer des RE qui ont été transmis au moyen d'un fichier RE extrait de la paie.

2.6 RE rejetés

Un RE peut rejeter entre autres quand un utilisateur essaie de soumettre un RE pour un NE ou un dossier auquel il n'a pas accès. Ces RE rejetés sont sauvegardés sans renseignements au sujet de l'entreprise puisque RE Web connaît seulement les entreprises auxquelles l'utilisateur a accès. Vous ne pouvez pas visualiser les RE individuels qui ont été rejetés, vous pouvez seulement visualiser le NAS, Nom de l'employé et numéro de référence du registre de paie des RE rejetés.

2.6.1 Raison des messages de rejet

Quand les utilisateurs consultent les dossiers rejetés lors du téléchargement du fichier extrait de la paie, une colonne supplémentaire détaillant la raison pour laquelle le dossier fut rejeté est présentée.

Les dossiers sont rejetés lorsqu'ils contiennent des erreurs critiques, telles que lorsqu'un utilisateur tente de modifier un NAS, lorsque l'accès à l'entreprise ou le dossier référé est refusé, lorsque le numéro de série modifié fut modifié auparavant ou lorsque le numéro de série modifié n'existe pas ou n'est pas accessible par l'utilisateur.

2.7 Actions pouvant être prises à partir des écrans Contenu du fichier

Vous pouvez prendre les actions suivantes à partir des écrans de Contenu du fichier des statuts RE émis, RE réussis et RE échoués :

• Sélectionner tout : Place un crochet aux côtés de tous les RE affichés sur la page actuelle.
• Effacer sélection : Efface les RE qui avaient été sélectionnés.
• Importer : Vous permet d'importer vos RE.
• Déplacer au dossier : Vous permet de déplacer des RE vers un dossier spécifique.
• Imprimer : Vous permet d'imprimer des RE individuels ou multiples.
• Options d'impression : Vous permet de sélectionner la langue du RE à imprimer ainsi que si les renseignements qui apparaissent à la page 2 du RE devraient être imprimés ou non. Cette page renferme des renseignements utiles aux individus qui demandent des prestations d'assurance-emploi.

Description texte de la Figure 6 :

L'écran Contenu du fichier permet aux utilisateurs de :

• Sélectionner tout ;
• Effacer la sélection ;
• Importer ;
• Déplacer au dossier ; et
• Imprimer les RE

3.1 Options d'impression et bouton Imprimer

À l'écran du Contenu du fichier d'un statut particulier, choisissez le bouton Sélectionner tout afin de sélectionner tous les RE sur la page actuelle ou encore sélectionner des RE individuellement en plaçant de crochets dans la colonne de gauche. Vous pouvez maintenant sélectionner des RE figurant sur des pages différentes et vous pouvez également imprimer plus de 50 RE à la fois.

Une fois que vous avez sélectionné les RE à imprimer, choisissez le bouton Options d’impression si vous désirez changer la langue dans laquelle le(s) RE(s) sera/seront imprimé/s ou encore si vous désirez imprimer la page 2 du RE. Sélectionnez le bouton Imprimer. La fenêtre de téléchargement apparaîtra à l'écran. Choisissez Ouvrir pour visualiser les RE dans un format PDF. Vous pouvez également Sauvegarder les RE sur votre ordinateur ou encore Annuler le rapport.

Description texte de la Figure 7 :

La page des RE émis affiche la liste de tous les RE émis dans le fichier extrait de la paie.

La version PDF d'un RE est identique au formulaire RE papier et tous les RE sélectionnés apparaitront au même écran. Choisissez l'icône Imprimer à partir de la barre d'outils au haut de votre écran pour imprimer les RE.

6.4 Page Fichiers à importer demandés

À chaque fois qu’un utilisateur demande d’importer des RE, le fichier à importer sera disponible à la page Visualiser les fichiers à importer demandés pendant une période de sept (7) jours. Cette page est disponible dans le menu de gauche.

Description texte de la Figure 15 :

La page des Fichiers à importer demandés affiche toutes les demandes de fichiers à importer dans les sept derniers jours

8.1 Introduction

Il est maintenant possible de supprimer les RE qui rencontrent les critères suivant à partir de RE Web :

• Les RE ont été émis au moyen de RE Web;
• Les RE n'ont pas été utilisés dans le calcul d'une demande d'assurance-emploi;
• Les RE originaux qui n'ont pas été modifiés ou ne sont pas des RE modifiés eux-mêmes;
• Les RE n’ont pas été corrigés par Service Canada;
• Les RE ont été émis dans les 3 mois précédant la recherche pour la suppression; et
• Seul l'utilisateur qui a soumis le RE à supprimer peut le supprimer.

8.2

Afin de supprimer un RE, sélectionnez l'option Supprimer un RE émis à partir du menu de gauche. La page Rechercher un RE afin de le supprimer s'affichera.

Description texte de la Figure 17 :

La page Rechercher un RE afin de le supprimer permet à l'utilisateur de saisir le numéro de série et le NAS du RE à supprimer

Une fois le numéro de série et le NAS du RE à supprimer saisis et que l’utilisateur a sélectionné le bouton Rechercher, RE Web affichera le RE si celui-ci rencontre tous les critères mentionnés plus haut.

L'utilisateur peut alors vérifier les renseignements afin de s'assurer que le RE doit réellement être supprimé. Une raison doit être sélectionnée à partir du menu déroulant se trouvant au bas de la page. Les raisons disponibles sont les suivantes :

• Le RE a été émis avec le mauvais NAS;
• Le RE a été émis par erreur;
• L'employé(e) a un nouveau NAS; et
• Autre (SVP inclure la raison)

Si l’utilisateur choisit “Autre”, une raison doit être saisie dans la case texte fournie à cet effet.

8.3

RE Web supprimera le RE s’il rencontre les critères énoncés plus haut. Si le RE ne rencontre par un ou plus des critères énoncés plus haut, un message sera présenté à l’utilisateur pour l’informer que le RE ne peut être supprimé et qu’il peut contacter le Centre de services aux employeurs (CSE) pour obtenir des renseignements supplémentaires.

9.1 Internet Explorer 9 et les versions les plus récentes

• Dans la barre de menus, cliquer sur Outils et sélectionner Options Internet.
• Dans l'onglet Général de la boîte de dialogue Options Internet, cliquer sur le bouton Paramètres sous la section fichiers temporaires.
• Dans la boîte de dialogue suivante, sélectionner l'option À chaque visite de cette page Web.
• Cliquer sur OK et sur OK une autre fois.