Rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'exercice financier 2016 à 2017
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Rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'exercice financier 2016 à 2017 [PDF - 881,23 Ko]
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- Sommaire
- 1.0 Introduction
- 2.0 Gestion de la protection des renseignements personnels à Emploi et Développement social Canada
- 3.0 Activités et réalisations liées à la protection des renseignements personnels pendant l'exercice financier 2016 à 2017
- 4.0 Rapport sur le rendement en matière de protection des renseignements personnels pour l'exercice financier 2016 à 2017
- 5.0 Prochaines étapes
- Annexes
Sommaire
Emploi et Développement social Canada (EDSC) est responsable de divers programmes et services qui soutiennent les Canadiens à toutes les étapes de leur vie – de l’école au travail, d’un emploi à un autre, du chômage au travail et de la population active à la retraite.
La mission d’EDSC, y compris le Programme du travail et Service Canada, consiste à bâtir un Canada plus fort et plus concurrentiel, à aider les Canadiens à faire les bons choix afin que leur vie soit productive et gratifiante, et à améliorer leur qualité de vie. EDSC offre ses programmes et services directement à la population dans 589 points de service à la grandeur du pays. Il sert des millions de Canadiens au moyen de divers canaux, notamment en personne, par Internet, par téléphone et par l’entremise de son réseau de centres d’appels. Les Canadiens ont choisi d’interagir en ligne avec EDSC, puisque le site Web de Service Canada reçoit environ 78,5 millions de visites par année.
La protection efficace des renseignements personnels constitue une valeur organisationnelle essentielle, sur laquelle repose la confiance du public. La gestion et la prestation des programmes et services d’EDSC nécessitent souvent la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels de particuliers. Pour certains programmes du Ministère, des renseignements personnels détaillés et parfois sensibles sont requis afin de déterminer si une personne est admissible à un programme ou pour faire en sorte qu’elle reçoive des prestations et des services.
EDSC doit respecter les exigences en matière de protection des renseignements personnels exposées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que les dispositions relatives à la protection des renseignements personnels qui se trouvent dans la partie 4 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social. La partie 4 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social établit des circonstances précises et particulières en ce qui a trait à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels, qui prévalent sur les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Voici des exemples de réalisations importantes effectuées pendant l'exercice financier 2016 à 2017 :
- amélioration de la planification et de la production de rapports pour soutenir le plan de travail annuel sur la protection des renseignements personnels et la sécurité de l’information;
- élaboration de consignes et de directives sur la protection de la vie privée pour appuyer les programmes;
- gestion et coordination des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée sur les nouveaux programmes et les nouvelles activités;
- élaboration et mise à jour des ententes d’échange de renseignements;
- sensibilisation des employés aux questions relatives à la protection des renseignements personnels et à la sécurité de l’information dans le cadre de la Semaine de la sensibilisation à la protection de la vie privée et de la Journée de la protection des données.
À l’avenir, le Ministère continuera de promouvoir une approche de gestion des renseignements personnels proactive et fondée sur les risques, et de favoriser une culture organisationnelle engagée à l’égard de la gestion de l’information pour relever efficacement les défis liés au contexte de la protection des renseignements personnels, qui est en constante évolution.
1.0 Introduction
1.1 À propos de la Loi sur la protection des renseignements personnels
La Loi sur la protection des renseignements personnels, qui a reçu la sanction royale le 1er juillet 1983, exige des institutions fédérales qu’elles respectent le droit des personnes à la vie privée en limitant la collecte, l’utilisation et la divulgation de leurs renseignements personnels. La Loi sur la protection des renseignements personnels confère également aux personnes un droit d’accès aux renseignements les concernant et un droit de correction des renseignements erronés.
Aux termes de l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le responsable d’une institution fédérale doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l’application de la Loi à la fin de chaque exercice.
La Loi sur la protection des renseignements personnels n’a pas été modifiée de façon significative depuis sa mise en œuvre. Elle fait donc l’objet de deux examens distincts :
- Le Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique (Comité ETHI) de la Chambre des communes a amorcé un examen de la Loi sur la protection des renseignements personnels en mars 2016. Il a déposé un rapport faisant état des conclusions de cet examen et de recommandations visant à mettre à jour la Loi le 12 décembre 2016.
- En novembre 2016, la ministre de la Justice a annoncé au Comité ETHI que Justice Canada dirigera un examen additionnel en vue de moderniser la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Emploi et Développement social Canada est membre du groupe de travail de Justice Canada chargé de la réforme de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
1.2 À propos d’Emploi et Développement social Canada
La mission d’Emploi et Développement social Canada (EDSC), y compris le Programme du travail et Service Canada, est de bâtir un Canada plus fort et plus concurrentiel, d’aider les Canadiens à faire les bons choix afin que leur vie soit productive et gratifiante, et d’améliorer leur qualité de vie.
EDSC est l’un des plus grands ministères du gouvernement et il assure une présence dans de nombreuses régions du Canada. Les citoyens et les clients interagissent avec EDSC dans 589 points de service répartis partout au pays. En plus des services en personne, le Ministère répond également aux besoins des Canadiens en ligne au Canada.ca, au moyen de Mon dossier Service Canada ainsi qu’au téléphone, au moyen de la ligne 1-800 O-Canada et de son réseau de centres d’appels. EDSC a fourni des prestations totalisant environ plus 120 milliards de dollars et a aidé des millions de Canadiens par l’entremise de ses nombreux programmes et services :
- 78,5 millions de visites sur le site Web de Service Canada;
- 8,7 millions de visites en personne dans les Centres Service Canada ou aux sites de services mobiles réguliers de Service Canada;
- plus de 2 millions d’appels traités par les agents du service 1 800 O-Canada;
- 4,6 millions de passeports délivrés;
- 2,95 millions de demandes de prestations d’assurance-emploi (demandes initiales et renouvellements), 690 000 demandes de prestations du Régime de pensions du Canada et 775 000 demandes de prestations de la Sécurité de la vieillesse traitées;
- 3,27 milliards de dollars retirés de régimes enregistrés d’épargne-études par des étudiants pour aider à payer leurs études postsecondaires;
- 94 % des conflits de travail ont été réglés dans le cadre de la négociation collective.
EDSC fournit une gamme de programmes et de services qui touchent les Canadiens tout au long de leur vie. Le Ministère garantit aux aînés un revenu de base, appuie les travailleurs sans emploi, aide les étudiants à financer leurs études postsecondaires et soutient les parents qui élèvent de jeunes enfants. Le Programme du travail se charge des lois et des politiques s’appliquant aux milieux de travail de compétence fédérale. Service Canada aide les citoyens à bénéficier des programmes d’EDSC, de même que des autres programmes et services du gouvernement du Canada.
1.3 Nos ministres
Les mandats des trois ministres d’EDSC reflètent les activités du Ministère, lesquelles sont régies par les lois fédérales :
- L’honorable Jean-Yves Duclos, ministre de l’Emploi et du Développement social portant le titre de ministre de la Famille, des Enfants et du Développement social;
- L’honorable Patty Hajdu, ministre du Travail portant le titre de ministre de l’Emploi, du Développement de la main-d’œuvre et du Travail;
- L’honorable Carla Qualtrough, ministre des Sports et des Personnes handicapées.
L’honorable Jean-Yves Duclos est le ministre responsable aux fins de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social à EDSC.
2.0 Gestion de la protection des renseignements personnels à Emploi et Développement social Canada
Emploi et Développement social Canada (EDSC) est largement reconnu comme l’un des plus importants détenteurs de renseignements personnels au sein du gouvernement du Canada. La gestion des fonds de renseignements personnels du Ministère est une entreprise complexe. Les renseignements personnels des clients sont conservés physiquement et électroniquement dans de nombreux systèmes, secteurs de programme, directions générales, bureaux et régions d’un bout à l’autre du pays. En ce qui concerne plusieurs programmes, les directions et les régions se partagent la responsabilité de la protection des renseignements personnels pendant la durée du programme.
Par conséquent, EDSC a donné la priorité à la gestion et à la protection des renseignements personnels. Cela comprend :
- un cadre législatif en matière de protection des renseignements personnels comme défini dans sa loi habilitante (partie 4);
- la mise en œuvre d’un cadre de gestion de la protection des renseignements personnels fiable;
- l’établissement de solides mesures de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels, y compris de comités de direction pour appuyer la prise efficace de décisions sur les questions liées à la protection des renseignements personnels;
- l’organisation de la fonction de protection des renseignements personnels du Ministère sous l’autorité et la direction du Secrétariat ministériel et du chef de la protection des renseignements personnels.
2.1 Cadre juridique relatif à la protection des renseignements personnels
La Loi sur la protection des renseignements personnels protège la vie privée des personnes en ce qui a trait aux renseignements personnels les concernant détenus par des institutions gouvernementales. Elle confère aussi aux personnes un droit d’accès à cette information, sous réserve des prescriptions prévues dans la loi, ainsi que le droit de demander que soient corrigés les renseignements inexacts.
Les articles 4 à 8 de la Loi, que l’on désigne communément comme le code de pratiques équitables en matière de gestion des renseignements personnels, régissent la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et le retrait des renseignements personnels. Le paragraphe 8 (2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels précise que des renseignements personnels peuvent être divulgués conformément à cette disposition, sous réserve d’une autre loi du Parlement régissant la divulgation de renseignements personnels.
La divulgation de renseignements personnels par Emploi et Développement social Canada est régie par une telle loi du Parlement, la partie 4 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social. La partie 4 prévoit que les renseignements personnels qu’Emploi et Développement social Canada a obtenus par l’entremise d’un programme ou de l’information qui en découle constituent des renseignements privilégiés et peuvent être fournis seulement dans les circonstances précises et particulières énoncées dans cette partie. La partie 4 prévoit aussi des dispositions qui régissent l’utilisation de ces renseignements personnels à des fins de recherche ou statistiques.
2.2 Ordonnance de délégation des pouvoirs liés à la protection des renseignements personnels
L’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels habilite le responsable de l’institution à déléguer aux employés de l’institution les pouvoirs, les attributions ou les fonctions que lui confère cette loi.
Pendant l'exercice financier 2016 à 2017, le Ministère a mis à jour son ordonnance de délégation des pouvoirs liés à la protection des renseignements personnels, dont une copie signée et datée figure à l’annexe A.
2.3 Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels d’Emploi et Développement social Canada
Étant donné l’importance de la protection des renseignements personnels à EDSC, le Ministère a adopté une approche proactive et fondée sur les risques en matière de gestion de la protection des renseignements personnels. Cette approche est fondée aussi sur le concept de « protection intégrée de la vie privée », qui insiste sur l’importance d’intégrer la protection des renseignements personnels directement à la conception et à l’architecture des programmes, systèmes, technologies et processus administratifs. Le Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels d’EDSC inclut les éléments clés suivants :
| Élément | Définition |
|---|---|
| 1. Gouvernance et responsabilisation | Les rôles et les responsabilités en matière de gestion de la protection des renseignements personnels sont clairement définis en vue de se conformer aux exigences de la loi, de la réglementation, des politiques et des normes ainsi que pour répondre aux attentes du public. |
| 2. Intendance des renseignements personnels | Des mesures appropriées de protection des renseignements personnels sont mises en œuvre afin de permettre la gestion des renseignements personnels pendant tout leur cycle de vie. |
| 3. Assurance de la conformité | Des processus et des pratiques officiels sont établis afin d’assurer le respect des spécifications, des politiques, des normes et des lois en matière de protection des renseignements personnels. |
| 4. Gestion efficace des risques | Des évaluations des risques structurées et coordonnées sont menées pour réduire la probabilité que des incidents négatifs se produisent et limiter leurs répercussions, le cas échéant, de même que pour exploiter au maximum les occasions qui s’offrent au Ministère par le recensement, l’évaluation et la priorisation des risques. |
| 5. Culture, formation et sensibilisation | La protection des renseignements personnels est une valeur fondamentale de l’organisation qui est essentielle pour conserver la confiance du public. Des activités officielles de formation et de sensibilisation à ce chapitre font la promotion d’une organisation sensible à la protection des renseignements personnels qui valorise la gérance de l’information. |
2.4 Gouvernance de la protection des renseignements personnels
EDSC s’assure de l’exécution de ses responsabilités décisionnelles et de gouvernance par l’entremise du Comité de gestion ministérielle et du Comité de la protection des renseignements personnels et de la sécurité de l’information.
Comité de gestion ministérielle
Le Comité de gestion ministérielle, un comité permanent du Conseil de gestion du portefeuille d’EDSC, surveille la mise en œuvre du programme de gestion du portefeuille, y compris l’opérationnalisation des plans et des priorités du Ministère en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels.
Le Comité de gestion ministérielle est coprésidé par le sous ministre délégué principal d’EDSC et chef de l’exploitation pour Service Canada.
Comité de la protection des renseignements personnels et de la sécurité de l’information
Le Comité de la protection des renseignements personnels et de la sécurité de l’information, à titre de sous-comité du Comité de gestion ministérielle, a le mandat d’examiner les questions liées à la protection des renseignements personnels. Le Comité appuie la coordination horizontale et la priorisation des enjeux, des plans et des stratégies liés à la gestion et à la protection des renseignements personnels. Le Comité de la protection des renseignements personnels et de la sécurité de l’information est soutenu par le Groupe de travail sur l’examen des banques de données. Ce dernier voit à l’application de la politique en matière de protection des renseignements personnels et surveille l’utilisation des renseignements personnels à des fins non administratives, notamment les activités d’analyse de politiques, de recherche et d’évaluation.
Le Comité de la protection des renseignements personnels et de la sécurité de l’information est coprésidé par le chef de la protection des renseignements personnels et l’agent de sécurité du Ministère.
2.5 Organisation de la fonction de protection des renseignements personnels
Le Secrétariat ministériel est le bureau de première responsabilité du Ministère pour ce qui est de l’élaboration de politiques en matière de protection des renseignements personnels, de la prestation de conseils et d’une orientation au portefeuille en matière de protection des renseignements personnels, et de la gestion des opérations relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels. Le secrétaire ministériel d’EDSC exerce la fonction de chef de la protection des renseignements personnels pour le Ministère.
Description textuelle
Ce plan organisationnel décrit une hiérarchie dans laquelle Secrétaire ministériel et Chef de la protection des renseignements personnels d'EDSC se retrouve au sommet. De ce niveau, une ligne pointillée mène aux gestionnaires régionaux de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. Deux niveaux se retrouvent directement en-dessous de la Chef de la protection des renseignements personnels. Il s'agît de la Division de la gestion de la protection des renseignements personnels et puis de la Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.
Sous la Division de la gestion de la protection des renseignements personnels on retrouve l'unité des politiques, de la planification et de la coordination ainsi que l'unité de la conformité et de l'examen de la protection des renseignements personnels. Sous la Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels nous retrouvons l'unité de traitement des demandes ainsi que l'unité de gestion des incidents et des divulgations législatives.
Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
Le secrétaire ministériel assume également les fonctions de chef de la protection des renseignements personnels d’EDSC et il est l’autorité fonctionnelle du Ministère sur les questions relatives à la confidentialité, ce qui inclut offrir des conseils faisant autorité et une orientation fonctionnelle à l’ensemble des directions générales et des régions du Ministère. Le chef de la protection des renseignements personnels est responsable de la gestion proactive des questions relatives à la protection des renseignements personnels au sein du Ministère et de la mise en place de cadres, de programmes et de processus d’examen en vue de la gestion de la protection des renseignements personnels, ainsi que d’approches à la gestion des renseignements personnels axées sur le risque. La personne occupant ce poste est également chargée de fournir des conseils et une orientation, et de diriger les opérations liées au traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Division de la gestion de la protection des renseignements personnels
La Division de la gestion de la protection des renseignements personnels constitue le point de convergence du Ministère en ce qui a trait à la gestion de la politique de confidentialité et à la mise en œuvre du cadre de gestion de la protection des renseignements personnels du Ministère. Sous l’autorité et la direction du chef de la protection des renseignements personnels, la Division appuie la coordination horizontale et la mise en œuvre des plans et des priorités stratégiques du Ministère en lien avec la protection de la confidentialité. La Division est responsable des services d’examen et de conformité en matière de protection des renseignements personnels, des politiques en matière de protection de renseignements personnels, ainsi que de la planification stratégique et de la coordination des questions liées à la protection des renseignements personnels. Elle est également chargée de soutenir la mise en place des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et des ententes d’échange de renseignements et d’offrir une orientation à cet égard.
Division des opérations de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
La Division des opérations de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels met en application les obligations législatives du Ministère aux termes de la Loi sur l’accès à l’information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de certaines parties de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social. Cette division dirige le traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et fournit des conseils à cet effet en gérant les demandes d’accès à l’information concernant les dossiers administrés par EDSC, en répondant aux demandes du public, en effectuant un examen détaillé des documents faisant l’objet d’une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi qu’en offrant des programmes de formation et de sensibilisation aux employés sur l’application des lois.
Opérations régionales
Le Ministère compte sur un réseau d’agents de liaison travaillant au sein de ses directions générales ainsi que de gestionnaires régionaux de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels qui facilitent le travail en fournissant des conseils et des avis d’expert concernant la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels directement aux secteurs de programme, en consultation avec la Division des opérations de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. Les responsables des opérations régionales sont chargés de traiter la majorité des demandes de renseignements personnels présentées au Ministère.
3.0 Activités et réalisations liées à la protection des renseignements personnels pendant l'exercice financier 2016 à 2017
Pendant l'exercice financier 2016 à 2017, Emploi et Développement social Canada (EDSC) a continué à faire des progrès pour promouvoir une approche proactive et basée sur le risque de la gestion de la protection des renseignements personnels ainsi que pour soutenir l’épanouissement d’une culture organisationnelle dévouée à la saine gestion de l’information. Les principales activités et réalisations en matière de protection des renseignements personnels d’EDSC comprennent :
- le soutien continu de la réforme législative de la Loi sur la protection des renseignements personnels entreprise par le ministère de la Justice;
- l’élaboration et la mise en œuvre du plan annuel de travail sur la protection et la sécurité des renseignements personnels, en mai 2016;
- l’exécution de 13 évaluations des facteurs relatifs à la vie privée;
- la formulation de conseils stratégiques sur la protection des renseignements personnels dans le cadre de deux mémoires au Cabinet et de 20 présentations au Conseil du Trésor;
- la publication d’une mise à jour du chapitre d’Info Source d’EDSC en janvier 2017;
- la fourniture de conseils et de consignes aux secteurs de programme relativement à plus de 127 ententes d’échange de renseignements et la participation à la préparation de plus de 26 ententes d’échange de renseignements;
- les activités de formation et de sensibilisation à la protection des renseignements personnels à plus de 2 000 employés à l’échelle du Ministère (en personne et en ligne);
- l’intégration de la protection des renseignements personnels dès la conception en donnant une formation sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.
3.1 Plan annuel de travail sur la protection et la sécurité des renseignements personnels
Pendant l'exercice financier 2016 à 2017, le Ministère a élaboré et mis en œuvre son plan annuel de travail intégré sur la protection et la sécurité des renseignements personnels en vue d’appuyer la planification et la mise en œuvre stratégiques de ses priorités à cet égard. Le plan annuel de travail sur la protection et la sécurité des renseignements personnels, supervisé par le Comité de la protection des renseignements personnels et de la sécurité de l’information, comprend des plans stratégiques et opérationnels visant à atteindre les objectifs en matière de gestion de la protection et de la sécurité des renseignements personnels.
Les priorités pour l'exercice financier 2016 à 2017 continuent de viser l’atteinte de résultats dans les domaines suivants :
- soutien efficace des programmes ministériels en matière de protection et de sécurité des renseignements personnels;
- renforcement des liens horizontaux;
- assurance de la conformité relative à la protection des renseignements personnels.
3.2 Politiques, conseils et consignes
Par l’entremise des fonctions de la Division de la gestion de la protection des renseignements personnels, EDSC gère ses politiques en matière de protection des renseignements personnels et fournit des renseignements sur la protection des renseignements personnels et l’examen de la conformité pour l’élaboration des produits et des instruments de politique du Ministère. Pendant l'exercice financier 2016 à 2017, la Division de la gestion de la protection des renseignements personnels a fourni des renseignements sur la protection des renseignements personnels dans le cadre de 20 présentations au Conseil du Trésor et de deux mémoires au Cabinet pour le Ministère.
Au total, la Division de la gestion de la protection des renseignements personnels du Ministère a reçu 490 demandes pour lesquelles des conseils et des consignes ont été fournis sur divers produits comme les ententes d’échange de renseignements, les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, les évaluations de seuils, les formulaires de consentement, les énoncés de confidentialité, les contrats, les énoncés des travaux, les formulaires, les enquêtes et les questionnaires. La Division a également traité 103 demandes de conseils et de consignes de nature générale en matière de protection des renseignements personnels et 162 demandes reportées de l’exercice précédent.
Des 755 produits et demandes traités, 487 ont été examinés et achevés pendant l'exercice financier 2016 à 2017.
3.3 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée terminées
Conformément à la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor, EDSC doit effectuer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée avant d’établir une activité ou un programme nouveau ayant subi des modifications importantes ou exigeant l’utilisation de renseignements personnels à des fins administratives afin de déterminer les répercussions et les risques sur la protection de la vie privée, ainsi que les stratégies d’atténuation des risques connexes. EDSC a terminé 13 évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pendant l'exercice financier 2016 à 2017. Des copies des évaluations approuvées des facteurs relatifs à la vie privée ont été remises au Secrétariat du Conseil du Trésor et au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Chacune de ces évaluations comprenait un plan d’action pour atténuer les risques liés à la protection des renseignements personnels. Les 13 évaluations des facteurs relatifs à la vie privée terminées pour l'exercice financier 2016 à 2017 sont les suivantes :
- Programme canadien pour l’épargne-invalidité : administration du Bon canadien et de la Subvention canadienne pour l’épargne-invalidité
- Programme canadien pour l’épargne-études : administration et mise en œuvre de la subvention canadienne pour l’épargne études, du Bon d’études canadien et des incitatifs provinciaux à l’épargne études
- Programme des rentes du gouvernement du Canada
- Système mondial de gestion des cas de Citoyenneté et Immigration Canada et d’Emploi et Développement social Canada : projet de liens avec le Registre d’assurance sociale
- Divulgation de renseignements recueillis en vertu de la Loi sur la sécurité de la vieillesse à la province de l’Alberta pour l’administration des programmes de l’Alberta pour les aînés et le logement
- Échange de renseignements recueillis en vertu du Régime de pensions du Canada à l’appui des programmes de pension de retraite administrés par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
- Échange de renseignements personnels entre Emploi et Développement social Canada et le ministère des Aînés et du Logement de l’Alberta pour l’administration de la prestation pour aînés de l’Alberta
- Rétroaction sur la qualité individuelle : programme d’exactitude
- Système intégré de gestion de l’apprentissage
- Mon dossier Service Canada : projet de lien avec l’Agence du revenu du Canada
- Sécurité de la vieillesse : phase II de l’initiative d’inscription proactive
- Rôle de Service Canada dans les inspections relatives au Programme de mobilité internationale
- Programme des travailleurs étrangers temporaires : administration des nouvelles pénalités administratives pécuniaires et des règlements sur les diverses interdictions
Pour obtenir les résumés des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée terminés pour l'exercice financier 2016 à 2017, veuillez consulter l’annexe B.
3.4 Mise à jour d’Info Source
En 2016-17, EDSC a effectué une révision exhaustive et une mise à jour de son chapitre d’Info Source. Info Source est une série de publications sur les programmes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels du gouvernement du Canada. Son but premier est d’aider les personnes à exercer les droits qui leur sont conférés par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Info Source appuie également l’engagement du gouvernement en ce qui a trait à la facilité d’accès à l’information sur ses activités. Dans le cadre de l’examen, EDSC a entrepris un vaste nettoyage de son contenu Info Source et continue de mettre à jour les descriptions de ses fonds de renseignements personnels. En janvier 2017, EDSC a publié une mise à jour de son chapitre Info Source, dans lequel 6 descriptions de renseignements personnels et 13 catégories de documents ont été créées ou mises à jour.
3.5 Vérifications internes liées à la protection des renseignements personnels
La protection des ressources d’information demeure une priorité pour le Ministère dans le cadre de la mise en œuvre de son Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels. Dans son plan de vérification, EDSC continue de se pencher sur les risques liés à la protection des renseignements personnels et à la sécurité au moyen de plusieurs rapports de vérification ciblées. Le plan donne la liste des rapports de vérification prévues sur trois ans et qui sont affichées sur le site Web d’EDSC. Le Ministère n’a effectué aucune vérification liée à la protection des renseignements personnels pendant l'exercice financier 2016 à 2017. EDSC prépare des vérifications attendues prochainement et liées à la protection des renseignements personnels touchant la gestion des risques, l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et les ententes d’échange de renseignements.
3.6 Ententes d’échange de renseignements liées aux renseignements personnels
Une entente d’échange de renseignements est un protocole d’entente entre deux parties qui décrit les conditions selon lesquelles les renseignements personnels seront échangés entre les parties en question. La partie 4 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social contient des dispositions précises en ce qui a trait à l’échange de renseignements personnels dans des circonstances limitées et particulières. La Division de la gestion de la protection des renseignements personnels d’EDSC a fourni des conseils et des consignes aux secteurs de programme relativement à 127 ententes d’échange de l’information et a contribué à 26 ententes d’échange de renseignements.
3.7 Accroître la sensibilisation à la protection des renseignements personnels
Le Ministère a continué de promouvoir une information et une orientation pratiques, faciles à comprendre et accessibles à l’intention des employés pour favoriser des pratiques adéquates de protection des renseignements personnels tout au long de l'exercice financier 2016 à 2017. Il s’agit notamment du lancement du site Web du Bureau virtuel de la protection des renseignements personnels, qui a été mis à la disposition des employés en avril 2016, des séances sur des sujets touchant la protection des renseignements personnels durant la Semaine de sensibilisation à la protection de la vie privée du 2 au 6 mai 2016, de la reconnaissance de la Journée de la protection des renseignements personnels le 28 janvier 2017 et d’une série de discussions sur les connaissances spécialisées. Pendant la Semaine de sensibilisation à la protection de la vie privée, des centaines de dépliants et de brochures informatifs élaborés par le Ministère et le Commissariat à la protection de la vie privée ont été distribués au personnel. Un kiosque d’information avait aussi été aménagé afin de sensibiliser les employés à la protection des renseignements personnels ainsi que de promouvoir les multiples activités de formation en protection des renseignements personnels qui ont été offertes tout au long de la semaine.
De plus, dans le cadre de l’engagement public d’EDSC de maintenir la sécurité des systèmes et de protéger les renseignements personnels des clients et des collègues, tous les employés doivent conserver une certification valide en gérance de l’information et des comportements en milieu de travail. Voir la section 4.8, Activités de formation sur la protection des renseignements personnels, pour de plus amples précisions à ce sujet.
Formation en protection des renseignements personnels dans le cadre du processus de gestion du portefeuille de projets
| Détails | Nombre de séances | Nombre d’employés |
|---|---|---|
| Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée | 3 | 34 |
| Processus des seuils | 3 | 56 |
| TOTAL | 6 | 90 |
Le processus de gestion du portefeuille de projets supervise l’élaboration et la mise en œuvre de projets d’investissement majeurs et mineurs à EDSC. Le Ministère s’engage à offrir une formation en protection des renseignements personnels afin de promouvoir l’intégration des concepts de protection des renseignements personnels dès la conception au processus de gestion du portefeuille de projets.
Des séances de formation sur la protection des renseignements personnels ont été offertes aux gestionnaires responsables de projets à l’échelle du Ministère. Ces séances visaient à fournir de l’information sur les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et les étapes de l’analyse de la protection des renseignements personnels des programmes et des activités du Ministère.
4.0 Rapport sur le rendement en matière de protection des renseignements personnels pour l'exercice financier 2016 à 2017
En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les Canadiens ont le droit d’accéder aux renseignements personnels que détiennent à leur sujet les institutions gouvernementales. À EDSC, les demandes typiques liées à la protection des renseignements personnels émanent de clients qui veulent obtenir une copie de leur dossier du Régime de pensions du Canada, de leur dossier de Sécurité de la vieillesse, du contenu de leur dossier d’assurance-emploi ou de leur dossier de prêt canadien aux étudiants, ainsi que d’employés fédéraux qui veulent obtenir une copie des renseignements les concernant.
Selon le Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels (annexe C) du Secrétariat du Conseil du Trésor, EDSC assure le suivi des données sur les demandes de renseignements personnels et l’information qui s’y rapportent afin de produire des rapports sur les demandes reçues, la rapidité du traitement, la divulgation de renseignements personnels et les atteintes à la vie privée. Les renseignements ainsi obtenus servent à surveiller les tendances et à analyser les problèmes afin d’améliorer les opérations relatives à la protection des renseignements personnels. Pendant l'exercice financier 2016 à 2017, EDSC a reçu 8 353 demandes formelles en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et a traité à 8 510 demandes, dont celles reportées depuis l'exercice financier 2015 à 2016. En outre, le Ministère a approuvé 300 demandes de divulgation d’intérêt public, reçu 22 plaintes et déclaré 141 atteintes substantielles à la vie privée. Les données clés sont présentées dans le tableau sommaire ci-dessous (figure 4). En outre, le Ministère a approuvé 300 demandes de divulgation de renseignements dans l’intérêt public ainsi que 22 plaintes, et a reçu 141 atteintes substantielles à la vie privée. Les principales données sont présentées dans le tableau sommaire ci-dessous (figure 4). Le graphique suivant présente des renseignements détaillés sur le rendement du Ministère en matière de protection des renseignements personnels.
| Activité | Exercice financier | ||
|---|---|---|---|
| 2014 à 2015 | 2015 à 2016 | 2016 à 2017 | |
| Demandes officielles reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels | 7 998 | 8 353 | 8 353 |
| Demandes traitées durant la période de référence | 7 781 | 8 240 | 8 510 |
| Demandes traitées dans les 30 jours civils | 6 983 | 7 169 | 8 234 |
| Demandes traitées dans les 31 à 60 jours civils | 663 | 999 | 252 |
| Demandes traitées dans les 61 jours civils ou plus | 135 | 72 | 24 |
| Divulgations d’intérêt public | 211 | 230 | 300 |
| Plaintes adressées au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada | 18 | 12Note de bas de page 1 | 22 |
| Atteintes substantielles à la vie privée | 3 | 18 | 141Note de bas de page 2 |
4.1 Demandes de renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Pendant l'exercice financier 2016 à 2017, EDSC a reçu 8 353 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. De plus, le nombre total de demandes traitées au cours de la période visée par le rapport est passé de 8 240 pendant l'exercice financier 2015 à 2016 à 8 510 pendant l'exercice financier 2016 à 2017, soit une augmentation de 3,3 %.
Figure 5 – Description textuelle
| Année financière | Demandes formelles reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels | Demandes traitées durant la période de référence |
|---|---|---|
| 2014 à 2015 | 7 998 | 7 781 |
| 2015 à 2016 | 8 353 | 8 240 |
| 2016 à 2017 | 8 353 | 8 510 |
4.2 Demandes en fonction du nombre de jours civils de traitement
EDSC a accru son rendement au chapitre des délais de traitement pendant l'exercice financier 2016 à 2017. Les tendances pour l'exercice financier 2016 à 2017 sont les suivantes :
- Des 8 510 demandes qu’EDSC a traitées, 8 234 ont été traitées dans les 30 jours civils, ce qui représente une hausse par rapport à 7 169 demandes sur 8 240 traitées dans le même délai pendant l'exercice financier 2015 à 2016;
- EDSC a réduit le nombre de demandes traitées dans les 31 à 60 jours civils, lequel est passé de 999 pendant l'exercice financier 2015 à 2016 à seulement 252 pendant l'exercice financier 2016 à 2017;
- EDSC a également réduit le nombre de demandes traitées en 61 jours civils ou plus, lequel est passé de 72 pendant l'exercice financier 2015 à 2016 à seulement 24 pendant l'exercice financier 2016 à 2017.
Le graphique ci-après indique la distribution du nombre de demandes traitées selon le nombre de jours civils.
Figure 6 – Description textuelle
| Année financière | Demandes traitées dans un délai de 30 jours civils | Demandes traitées dans un délai de 31 à 60 jours civils | Demandes traitées dans un délai de plus de 61 jours civils |
|---|---|---|---|
| 2014 à 2015 | 6 983 | 663 | 135 |
| 2015 à 2016 | 7 169 | 999 | 72 |
| 2016 à 2017 | 8 234 | 252 | 24 |
4.3 Pages examinées
En raison du plus grand nombre de demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui ont été traitées, le nombre de pages à examiner à des fins d’exception ou d’exemption a aussi augmenté. Pendant l'exercice financier 2016 à 2017, 818 954 pages ont été examinées, soit 29 192 pages (3,7 %) de plus que pendant l'exercice financier 2015 à 2016, alors que 789 762 pages avaient été examinées.
4.4 Demandes de correction de renseignements
Une personne peut demander la correction de tout renseignement personnel erroné à son sujet, à la condition de pouvoir justifier les corrections. EDSC a accepté deux demandes de correction de renseignements personnels pendant l'exercice financier 2016 à 2017, soit une diminution par rapport à l'exercice financier 2015 à 2016, alors que le Ministère avait accepté quatre demandes de correction de renseignements personnels.
4.5 Divulgations d’intérêt public
Comme l’indique la section 2.1, Cadre juridique relatif à la protection des renseignements personnels, la partie 4 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social prévaut sur la Loi sur la protection des renseignements personnels en ce qui concerne l’utilisation et la communication de renseignements personnels. Par conséquent, toute communication de renseignements personnels pour des raisons d’intérêt public doit se faire conformément au paragraphe 37(1) de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social, qui établit qu’un renseignement personnel peut être communiqué « … si le ministre estime que l’intérêt du public à la communication justifierait nettement une éventuelle violation de la vie privée ou que la communication profiterait nettement au particulier visé par les renseignements. » Comme dans le cas des divulgations d’intérêt public en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, celles en vertu de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social sont communiquées au Commissariat à la protection de la vie privée.
Pendant l'exercice financier 2016 à 2017, le Ministère a approuvé la divulgation des renseignements personnels dans l’intérêt public dans 300 cas.
La Division des opérations de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a été avisée par les régions de 228 divulgations d’intérêt public. Ces cas concernaient surtout des personnes menaçant de s’en prendre à elles-mêmes ou à d’autres personnes. Les pouvoirs en matière de divulgation ont été délégués au personnel des régions pour les cas où la santé ou la sécurité d’une personne est en danger immédiat. Compte tenu de l’urgence de ces situations, le Commissariat à la protection de la vie privée est informé après la divulgation.
La Division des opérations de l’accès à l’information et de la protection des renseignements de l’administration centrale a reçu 113 demandes supplémentaires de divulgation d’intérêt public, ainsi que 17 dossiers reportés de l’exercice précédent, pour un total de 130 demandes. Dans 72 cas, la divulgation a été autorisée (voir le tableau ci-dessous pour un sommaire). Des 72 demandes autorisées par l’administration centrale, le Commissariat à la protection de la vie privée a été informé avant la divulgation dans 42 cas, après la divulgation dans 10 cas et n’en a pas été informé dans 20 cas où l’on a déterminé qu’il n’existait aucune information.
| Nombre de divulgations d’intérêt public | Motif de la divulgation |
|---|---|
| 20 | Trouver une personne disparue |
| 18 | Sécurité des personnes |
| 12 | Vol d’identité/fraude/trafic de drogue |
| 6 | Retracer un proche parent ou procuration |
| 9 | Confirmer ou valider l’information ou l’identité des personnes |
| 7 | Trouver des personnes devant faire face à la justice |
Total de 72 divulgations d’intérêt public à l’administration centrale
Des 58 autres demandes de divulgation, 12 cas ont été refusés, 10 ont été transférés à une autre institution ou à un programme interne de traitement en vertu d’une autre disposition de la partie 4 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social, 30 ont été abandonnées et les 6 autres sont toujours en cours.
4.6 Atteintes substantielles à la vie privée
Une atteinte à la vie privée suppose la collecte, l’usage, la communication, la conservation ou le retrait inapproprié ou non autorisé de renseignements personnels. Selon la définition du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, une atteinte substantielle à la vie privée « présente le risque d’impact le plus élevé et […] elle concerne des renseignements personnels sensibles et on peut raisonnablement penser qu’elle risque de causer un préjudice ou un dommage sérieux à la personne ou implique un nombre élevé de personnes touchées ».
En tant que l’un des ministères fédéraux les plus importants et les plus présents en région, EDSC est responsable de la gestion quotidienne des programmes et services sociaux offerts directement aux Canadiens. À titre de fournisseur de services, le Ministère a chaque année des millions d’interactions avec les citoyens. Les renseignements personnels des clients, soit presque tous les citoyens canadiens (et d’autres), sont stockés physiquement et sous forme électronique dans plusieurs systèmes, secteurs de programme, directions générales, bureaux et régions partout au pays. Ces facteurs contribuent à la complexité de la protection des renseignements personnels du Ministère et devraient être pris en compte lors qu’on tente de comprendre le nombre d’atteintes substantielles survenues au sein du Ministère.
Étant donné que le contexte évolue constamment et devient plus complexe, EDSC s’efforce d’adapter son modèle de protection des renseignements personnels. Au cours des trois dernières années, le Ministère a consacré plus de temps et de ressources à sensibiliser l’organisation à la protection des renseignements personnels grâce à des activités officielles de formation et de sensibilisation en matière de protection des renseignements personnels et d’accès à l’information. Pendant l'exercice financier 2014 à 2015, EDSC a adopté de nouvelles méthodes qui ont eu pour résultat le signalement d’un nombre toujours croissant d’atteintes substantielles. Trois ont été signalés pendant l'exercice financier 2014 à 2015 et 18 pendant l'exercice financier 2015 à 2016 (voir le tableau sommaire ci-dessous).
Vu l’objectif d’EDSC de d’amélioration continue des services pour les clients, la Division des opérations de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a concentré ses efforts sur le suivi auprès des programmes clés, ceci afin appuyer la sensibilisation, la compréhension et le signalement des atteintes substantielles. Pendant l'exercice financier 2016 à 2017, EDSC a déclaré 141 atteintes substantielles à la vie privée qui résultaient des méthodes opérationnelles, par exemple, renseignements perdus durant leur expédition par la poste. Cet accroissement du nombre d’atteintes signalées est du surtout à une meilleure compréhension de la part des programmes et secteurs opérationnels du Ministère et à une méthode de signalement améliorée. À la suite de ces atteintes, des mesures correctives appropriées ont été prises tel que l’examen et la mise à jour des procédures et la formation pour les employés.
Après l'exercice financier 2016 à 2017, EDSC compte procéder à un examen des problèmes répétés associés aux atteintes graves et trouver des solutions éventuelles qui seront présentées à la haute direction aux fins de discussion et d’approbation. Le Ministère s’engage également à sensibiliser continuellement l’organisation à la protection des renseignements personnels et continuera d’améliorer ses moyens de signaler les atteintes substantielles.
| Nombre d’atteintes | Sommaire et nature de l’information compromise | Stratégies de communication et de notification | Mesures prises |
|---|---|---|---|
| 107 | Des demandes individuelles de prestations n’ont pas été acheminées au bon endroit. | Les personnes touchées ont été avisées par la poste ou par téléphone qu’une atteinte est survenue. Dans certains cas on a demandé aux personnes de soumettre leur demande de nouveau, laquelle a été traitée en priorité afin de ne pas trop retarder les paiements. | Diverses stratégies d’atténuation ont été mises en œuvre :
|
| 6 | Les renseignements personnels (certains accompagnés de documents à l’appui) ont été communiqués à des particuliers, des entreprises ou des professionnels de la santé auxquels ils n’étaient pas destinés. | Des lettres personnelles ont été envoyées aux personnes concernées pour les informer de l’atteinte. |
|
| 3 | Renseignements personnels téléversés dans un nuage (au moyen d’un convertisseur PDF en ligne). | Dans certains cas, l’information ne nécessitait pas une communication sécurisée; par conséquent, il a été déterminé qu’aucun avis ne serait envoyé. Dans les autres cas, des lettres doivent être envoyées aux personnes touchées. | Bulletin interne envoyé à tous les employés du Ministère les avisant de ne pas utiliser des sites Web gratuits qui convertissent des fichiers PDF de manière à permettre la modification du texte |
| 25 | Perte de demandes de passeport, perte de passeports ou de documents associés aux demandes de passeport où des renseignements personnels auraient pu être compromis. | Des lettres personnelles ont été envoyées aux personnes concernées pour les informer de l’atteinte. |
|
Total de 141 atteintes substantielles
4.7 Plaintes et enquêtes
Pendant l'exercice financier 2016 à 2017, le Ministère a été avisé de 33 plaintes liées à la protection des renseignements personnels :
- 22 plaintes reçues par le Commissariat à la protection de la vie privée en lien avec le traitement de demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. De ce nombre, 10 cas portaient sur des retards, 10 autres concernaient le refus d’accès, il y avait 1 cas d’utilisation et de communication inappropriée, et 1 cas avait trait à une prolongation de délai. EDSC a également reçu des conclusions relativement à 20 plaintes. Le Commissariat à la protection de la vie privée a statué que 8 plaintes étaient fondées alors que 2 ne l’étaient pas, 1 plainte a été réglée en cours d’enquête et 9 plaintes ont été résolues.
- En outre, le Ministère a été informé de 11 plaintes reçues par le Commissariat à la protection de la vie privée relativement aux articles 4 à 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. De ce nombre, 7 portaient sur la collecte inappropriée de renseignements et les 4 autres avaient trait à l’utilisation, la divulgation, la conservation ou l’élimination inappropriée. Ces dossiers sont toujours en cours de traitement.
4.8 Activités de formation sur la protection des renseignements personnels
EDSC a mis en place une stratégie exhaustive de formation en ligne obligatoire visant à mieux faire connaître la gouvernance de l’information et les comportements efficaces en milieu de travail. De même, le Ministère offre une formation en ligne sur la protection des renseignements personnels et l’accès à l’information afin de favoriser une compréhension commune de la gestion appropriée des ressources documentaires, pour ainsi garantir la protection des renseignements personnels, de même que l’amélioration des résultats en matière de respect des délais et de conformité.
Dans le cadre de l’engagement du Ministère à maintenir la sécurité de nos systèmes et protéger les renseignements personnels de nos clients et collègues, tous les employés d’EDSC doivent maintenir une certification valide pour la formation de la Gérance de l’information et comportements en milieu de travail (GICMT). La certification GICMT offre à tous les employés nommés pour une période déterminée et indéterminée, aux étudiants, aux employés temporaires et aux entrepreneurs les connaissances essentielles dont ils ont besoin pour gérer de façon sécuritaire les biens d’EDSC.
Le processus de certification GICMT a été mis sur pied en 2014, et ce, sur une base permanente pour les nouveaux employés. Depuis la mise en place du programme de formation GICMT, 26 398 employés ont réussi le cours, dont 2 251 pendant l'exercice financier 2016 à 2017. Son contenu a été mis à jour en 2016 et aborde des sujets tels que la protection des renseignements personnels, l’accès à l’information, la gestion de l’information, la sécurité, ainsi que les valeurs et l’éthique. Au début de 2017, le Ministère a avisé les employés ayant complétés la formation initiale qu’ils seraient tenus d’être certifiés de nouveau d’ici cet été.
Par ailleurs, 5 462 employés ont réussi le module de formation en ligne, intitulé « Protection des renseignements personnels et accès à l’information : c’est l’affaire de tous » (dont 2 364 pendant l'exercice financier 2016 à 2017). Ces activités de formation et de sensibilisation sont à l’image des efforts soutenus que le Ministère déploie pour sauvegarder et protéger les renseignements qu’il détient. Elles visent également à s’assurer que la sécurité des renseignements personnels des Canadiens est prise au sérieux.
Figure 9 – Description textuelle
| Année financière | Séances de formation | Employés formés |
|---|---|---|
| 2014 à 2015 | 37 | 1 120 |
| 2015 à 2016 | 48 | 1 131 |
| 2016 à 2017 | 59 | 963 |
Figure 10 – Description textuelle
| Année financière | Gouvernance de l’information et comportements efficaces en milieu de travail | La protection des renseignements personnels et l’accès à l’information : c’est l’affaire de tous |
|---|---|---|
| 2013 à 2014 | 8 669 | Sans objet |
| 2014 à 2015 | 13 800 | 1 356 |
| 2015 à 2016 | 1 678 | 1 742 |
| 2016 à 2017 | 2 251 | 2 364 |
Le Ministère a entrepris un bon nombre d’activités visant à éduquer et à augmenter la connaissance de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, telles que des rencontres régulières avec des agents de liaison et des séances de formation en personne (ou par WebEx). Depuis l'exercice financier 2014 à 2015, le Ministère a présenté 144 séances de formation en personne à 3 214 employés. Pendant l'exercice financier 2016 à 2017, EDSC a présenté 59 séances en personne à 953 employés.
5.0 Prochaines étapes
Le Ministère continue d’améliorer ses processus et ses politiques en matière de protection des renseignements personnels, d’effectuer des évaluations de la protection des renseignements personnels et des risques associés et de renforcer son approche générale en matière de gestion de la protection de la vie privée.
Au cours de la prochaine année, EDSC prévoit donner suite aux priorités suivantes en matière de protection des renseignements personnels :
- appuyer l’intégration de la « protection intégrée de la vie privée » proactive aux politiques, aux programmes et à la prestation des services;
- moderniser la prestation des services de protection des renseignements personnels aux clients internes;
- améliorer la surveillance, les rapports et l’analyse de la protection des renseignements personnels;
- intégrer la protection des renseignements personnels à la prestation des services;
- appuyer la réforme législative de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
- évaluer l’état actuel des opérations, y compris la vérification interne de certaines fonctions.
Annexes
Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs
Ordonnance de délégation de pouvoirs – Emploi et du Développement social
En vertu de l’article 11 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social, le ministre de l’Emploi et du Développement social délègue, par les présentes, aux personnes, cadres ou employés qui occupent les postes mentionnés en annexe au ministère de l’Emploi et du Développement social Canada, ou aux personnes, cadres ou employés occupant ces postes à titre intérimaire, les attributions du ministre ou du responsable de l’institution, comme il est indiqué en annexe.
- Loi sur la protection des renseignements personnels
Signée en date du 22 juin 2017 par l'honorable Jean-Yves Duclos, Ministre de l’Emploi et du Développement social
Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements – Délégations de pouvoirs – Emploi et Développement social Canada
La Loi sur la protection des renseignements personnels
| Description | Disposition | Fonctionnaires délégués |
|---|---|---|
| Conservation d’une copie des demandes reçues et d’une mention des renseignements communiqués aux organismes d’enquête en ayant fait la demande aux termes de l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. | 8(4) |
|
| Relevés des cas d’usage de renseignements personnels. | 9(1) |
|
| Aviser le commissaire à la protection de la vie privée de tous les nouveaux cas compatibles d’usage de renseignements personnels et veiller à ce que ces cas soient recensés dans le prochain relevé des cas compatibles d’usage compris dans le répertoire. | 9(4) |
|
| Verser les renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels. | 10 |
|
| Répondre aux demandes de communication de renseignements personnels dans les 30 jours suivant leur réception puis aviser par écrit. Lui communiquer les renseignements advenant une réponse positive. | 14 |
|
| Prorogation du délai prévu de 30 jours pour répondre à une demande de renseignements personnels. | 15 |
|
| Décision de faire traduire ou non une réponse à une demande de renseignements personnels vers l’une des deux langues officielles. | 17(2)b) |
|
| Décision de transférer ou non les renseignements personnels sur un support de substitution. | 17(3)b) |
|
| Décision de refuser la communication des renseignements personnels contenus dans des fichiers inconsultables. | 18(2) |
|
| Décision de refuser la communication des renseignements personnels qui ont été obtenus à titre confidentiel des gouvernements des États étrangers ou de leurs organismes; des organisations internationales d’États ou de leurs organismes; des gouvernements provinciaux ou de leurs organismes; des administrations municipales ou régionales constituées en vertu de lois provinciales ou de leurs organismes; du conseil, au sens de l’Accord d’autonomie gouvernementale de la première nation de Westbank mis en vigueur par la Loi sur l’autonomie gouvernementale de la première nation de Westbank et du conseil de la première nation participante selon la Loi sur la compétencedes premières nations en matière d’éducation en Colombie-Britannique. | 19(1) |
|
| Pouvoir de communiquer les renseignements personnels visés au paragraphe 19(1) si le gouvernement, l’organisation ou l’institution décrite dans ce paragraphe consent à la communication ou rend les renseignements publics. | 19(2) |
|
| Refuser la communication de renseignements personnels dont la divulgation risquerait de porter préjudice à la conduite des affaires fédéro‑provinciales. | 20 |
|
| Refuser la communication de renseignements personnels dont la divulgation risquerait de porter préjudice à la conduite des affaires internationales ou à la défense du Canada ou d’États alliés. | 21 |
|
| Refuser la communication de renseignements personnels préparés par un organisme d’enquête, de renseignements dont la divulgation risquerait de nuire aux activités destinées à faire respecter une loi, ou de renseignements dont la divulgation risquerait de nuire à la sécurité des établissements pénitentiaires. | 22 |
|
| Refuser de divulgation des renseignements personnels préparés pour la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles | 22.3 |
|
| Refuser de divulguer des renseignements personnels préparés par un organisme d’enquête lors des enquêtes de sécurité. | 23 |
|
| Refuser à un individu de lui communiquer des renseignements personnels qui ont été recueillis ou obtenus par le Service correctionnel du Canada ou la Commission nationale des libérations conditionnelles pendant qu’il était sous le coup d’une condamnation si les conditions énoncées dans l’article sont respectées. | 24 |
|
| Refuser la communication de renseignements personnels dont la divulgation risquerait de nuire à la sécurité des individus. | 25 |
|
| Refuser la communication de renseignements personnels portant sur un autre individu et obligation de refuser cette communication dans les cas où elle est interdite aux termes de l’article 8. |
26 |
|
| Refuser la communication des renseignements personnels protégés par le secret professionnel qui lie un avocat à son client. | 27 |
|
| Refuser la communication de renseignements personnels portant sur l’état physique ou mental de l’individu, dans les cas où la prise de connaissance par l’individu concerné de ces renseignements desservirait celui‑ci. |
28 |
|
| Recevoir un avis d’enquête du commissaire à la protection de la vie privée. | 31 |
|
| Droit de présenter des observations au commissaire à la protection de la vie privée pendant une enquête. | 33(2) |
|
| Recevoir du commissaire à la protection de la vie privée un rapport des conclusions de son enquête et signaler les mesures prises. | 35(1) |
|
| Communication de renseignements personnels supplémentaires à un plaignant après la réception d’un avis aux termes de l’alinéa 35(1)b). | 35(4) |
|
| Recevoir, du commissaire à la protection de la vie privée, ses rapports de ses conclusions tirées à la suite d’examens de fichiers inconsultables. | 36(3) |
|
| Recevoir, du commissaire à la protection de la vie privée, ses rapports de ses conclusions tirées à la suite de ses enquêtes de conformité. | 37(3) |
|
| Demander qu’une audience commencée conformément à certaines dispositions de la Loi soit tenue dans la Région de la capitale nationale. | 51(2)b) |
|
| Demander et recevoir le droit de présenter des observations au cours des audiences tenues conformément à l’article 51. | 51(3) |
|
| Préparer les rapports annuels à l’attention du Parlement. | 72(1) |
|
Règlement sur la protection des renseignements personnels
| Description | Disposition | Fonctionnaires délégués |
|---|---|---|
| Autorisation de consulter des documents (Salle de lecture) | 9 |
|
| Avis de corrections | 11(2) |
|
| Correction refusée, mention du dossier | 11(4) |
|
| Divulgation de renseignements personnels à un praticien médical ou à un psychologue | 13(1) |
|
Divulgation de renseignements personnels en présence d’un praticien médical ou à un psychologue |
14 |
|
Annexe B : Sommaire des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée qui ont été réalisées
Programme canadien pour l’épargne-études : administration et mise en œuvre de la Subvention canadienne pour l’épargne-études, du Bon d’études canadien et des incitatifs provinciaux à l’épargne études
Le gouvernement du Canada invite les Canadiens à utiliser un régime enregistré d’épargne-études (REEE) pour épargner en prévision des études postsecondaires de leurs enfants. Le Programme canadien pour l’épargne-études (PCEE) offre deux incitatifs financiers à l’épargne-études liés aux régimes enregistrés d’épargne-études, à savoir, la Subvention canadienne pour l’épargne-études et le Bon d’études canadien. EDSC offre également deux incitatifs d’épargne-études provinciaux. Une nouvelle évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) a été menée en 2016 pour cerner, évaluer et atténuer les risques liés à la protection des renseignements personnels après qu’ EDSC eut offert la Subvention d'épargne-études et de formation de la Colombie-Britannique en 2014 et la Subvention pour l’épargne-études Avantage Saskatchewan en 2013.
Programme canadien pour l’épargne-invalidité : administration des bons canadiens et de la Subvention canadienne pour l’épargne-invalidité
En 2007, le Parlement a adopté la Loi canadienne sur l’épargne-invalidité et des modifications connexes de la Loi de l’impôt sur le revenu pour aider les parents et d’autres personnes à épargner pour assurer la sécurité financière à long terme des personnes ayant une invalidité grave et prolongée en établissant des régimes enregistrés d’épargne-invalidité. Le gouvernement du Canada peut aussi verser des cotisations sous la forme de la Subvention canadienne pour l’épargne-invalidité et du Bon canadien pour l’épargne-invalidité. EDSC administre cette subvention et ce bon conformément à la Loi canadienne sur l’épargne-invalidité. Une EFVP a été menée afin de cerner, d’évaluer et d’atténuer les risques liés à la protection des renseignements personnels associés à l’administration de ces mesures, qui constituent le Programme canadien pour l’épargne-invalidité.
Rôle de Service Canada dans les inspections relatives au Programme de mobilité internationale
Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) est chargé d’administrer le Programme de mobilité internationale (PMI), qui permet aux employeurs d’embaucher des travailleurs temporaires sans qu’une évaluation des répercussions sur le marché du travail ne soit nécessaire Moyennant un protocole d’entente, Service Canada (EDSC) effectue des inspections pour le compte d’IRCC afin vérifier que les employeurs participant au PMI respectent les exigences du programme. Les renseignements recueillis par Service Canada pendant ces inspections sont fournis à IRCC, qui entreprend toute prise de décision sur le statut de conformité des employeurs du PMI. Pour appuyer l’administration et l’exécution du PMI et du Programme des travailleurs étrangers temporaires, EDSC et IRCC ont remplacé un protocole d’entente conclu en 2009 par une entente d’échange de renseignements qui élargit la portée de l’entente précédente pour tenir compte de l’échange de renseignements personnels liés aux activités d’inspection du PMI et aux sanctions de non-conformité applicables aux employeurs du Programme des travailleurs étrangers temporaires. Une EFVP a été menée pour déterminer, évaluer et atténuer les risques liés à la vie privée associés au rôle de Service Canada dans l’administration des inspections du PMI au nom d’IRCC, y compris l’échange de renseignements personnels avec IRCC en vertu de la nouvelle entente d’échange de renseignements.
Programme des travailleurs étrangers temporaires : administration des nouvelles pénalités administratives pécuniaires et des règlements sur les diverses interdictions
Le Programme des travailleurs étrangers temporaires (PTET) aide les employeurs à combler leurs graves pénuries de main-d’œuvre, de façon temporaire et limitée, lorsqu’il n’y a pas de Canadiens ou de résidents permanents qualifiés de disponibles. Le PTET est géré conjointement par EDSC, IRCC et l’Agence des services frontaliers du Canada en vertu de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés et du Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés. En juin 2014, la Loi a été modifiée de manière à conférer le pouvoir d’adopter des règlements pour établir un système de sanctions administratives pécuniaires et diverses interdictions pour les employeurs qui ne respectent pas les conditions du PTET et du PMI. Les modifications apportées au Règlement en décembre 2015 ont remplacé la suspension de l’employeur pour deux ans par des périodes d’inadmissibilité pouvant aller jusqu’à l’interdiction permanente de l’employeur, selon l’infraction commise. À l’appui de l’administration et de l’exécution du PTET et du PMI, EDSC et IRCC ont remplacé un protocole d’entente conclu en 2009 par une entente d’échange de renseignements qui élargit la portée de l’entente précédente pour tenir compte de l’échange de renseignements personnels en lien avec les sanctions de non-conformité imposées aux employeurs du PTET et les activités d’inspection du PMI. Une EFVP a été menée afin de cerner, d’évaluer et d’atténuer les risques liés à la vie privée associés aux modifications apportées au Règlement autorisant la mise en place d’un système de sanctions administratives pécuniaires et de diverses interdictions pour le PTET et la modification de l’entente d’échange de renseignements entre ESDC et IRCC pour étendre l’échange de renseignements personnels aux fins du PTET.
Programme des rentes du gouvernement du Canada
Le Programme des rentes du gouvernement du Canada administre le Compte des rentes sur l’État, qui a été établi en vertu de la Loi relative aux rentes sur l’État en 1908. Dans le cadre de ce programme, des rentes de l’État (rentes différées et rentes immédiates) ont été achetées par des employés ou par des employeurs à titre de régimes de retraite pour leurs employés. Ce programme vise à encourager les Canadiens à se préparer financièrement à leur retraite. En 1975, une loi fédérale a officiellement mis fin à la vente de rentes et le dernier groupe de nouveaux employés a été ajouté jusqu’en 1979. Le Compte des rentes sur l’État est déclaré dans les Comptes publics du Canada et, au 31 mars 2016, plus de 31 024 rentiers détenaient 33 673 contrats actifs avec le gouvernement du Canada. Une EFVP a été menée afin de cerner, d’évaluer et d’atténuer les risques liés à la protection des renseignements personnels associés à l’administration du programme, y compris l’échange de renseignements personnels avec les ministères et organismes partenaires aux fins du versement des paiements aux rentiers, du recouvrement des rentes payées en trop et de l’impôt.
Système intégré de gestion de l’apprentissage
Le Collège d’Emploi et Développement social Canada (College@ESDC) élabore et gère actuellement la formation pour le compte du Ministère. En août 2015, un contrat a été conclu et signé avec Saba, un fournisseur de services tiers, pour un système de gestion de l’apprentissage en nuage. En 2017, EDSC a mis en œuvre le nouveau système de gestion de l’apprentissage qui peut appuyer pleinement les activités de formation du Ministère. La nouvelle application remplace les trois anciens systèmes d’apprentissage d’EDSC et offre le même type d’activités d’apprentissage. Une EFVP a été menée pour déterminer, évaluer et atténuer les risques liés à la protection des renseignements personnels associés à la collecte, à l’utilisation, à la conservation et à la divulgation des renseignements personnels pour l’administration du système de gestion de l’apprentissage en nuage fourni par Saba.
Rétroaction sur la qualité individuelle : programme d’exactitude
L’assurance de la qualité est une composante essentielle de l’administration de l’assurance-emploi, de la Sécurité de la vieillesse et du Régime de pensions du Canada pour EDSC. L’assurance de la qualité englobe la capacité de déceler, de mesurer et de corriger les erreurs de paiement et de traitement, de même que celle d’évaluer la qualité du travail des employés chargés du traitement et de fournir de la rétroaction et des renseignements opérationnels pour améliorer la qualité de l’exécution des programmes. Le programme d’exactitude de la rétroaction individuelle sur la qualité a été mis en œuvre afin de permettre l’examen de la qualité de l’assurance-emploi, de la Sécurité de la vieillesse et du Régime de pensions du Canada en instaurant une approche uniforme à l’échelle nationale pour mesurer l’exactitude du traitement des dossiers des employés, cerner et corriger les erreurs de paiement et de traitement, fournir la rétroaction des employés et générer des renseignements opérationnels pour favoriser l’amélioration continue de l’exécution des programmes. Une EFVP a été menée pour déterminer, évaluer et atténuer les risques liés à la protection des renseignements personnels associés à la collecte, à l’utilisation, à la conservation et à la divulgation des renseignements personnels concernant le programme d’exactitude de la rétroaction sur la qualité individuelle.
Système mondial de gestion des cas de Citoyenneté et Immigration Canada et d’Emploi et Développement social Canada : projet de liens avec le Registre d’assurance sociale
La capacité d’EDSC de valider les renseignements personnels contenus dans les documents d’immigration et de citoyenneté auprès d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), auparavant Citoyenneté et Immigration Canada, est essentielle à l’exécution du programme du numéro d’assurance sociale. Le 6 décembre 2014, IRCC a intégré les données de son Système de soutien des opérations des bureaux locaux (SSOBL) à son Système mondial de gestion des cas (SMGC) et a mis fin à l’accès d’EDSC au SSOBL. Par conséquent, afin que le processus de validation puisse se poursuivre, EDSC et IRCC ont établi un lien entre le Registre d’assurance sociale et le SMGC. Afin de permettre une transition sans heurts au SMGC, on a adopté une approche en deux étapes. Une EFVP a été menée afin de déterminer, d’évaluer et d’atténuer les risques liés à la protection des renseignements personnels associés à la phase I de cette approche, soit le remplacement de l’accès d’EDSC au SSOBL mis hors service aux fins de validation par la mise en œuvre de la validation électronique des documents de citoyenneté d’IRCC, transmis par l’entremise du Registre d’assurance sociale au SMGC.
Échange de renseignements recueillis en vertu du Régime de pensions du Canada à l’appui des programmes de pension de retraite administrés par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
EDSC et Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), auparavant Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, ont collaboré pour améliorer l’efficacité de l’échange de renseignements entre eux aux fins de l’administration du programme de pension de retraite de la fonction publique, du programme de pension de retraite des Forces canadiennes et du programme de pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada. De nombreux paiements en trop résultent du fait que SPAC n’est pas informé du décès d’un prestataire d’une pension de retraite. L’entente d’échange de renseignements proposée permettra à EDSC de divulguer à SPAC la date de décès des personnes qui sont des bénéficiaires du Régime de pensions du Canada et d’une pension de retraite. Une EFVP a été menée pour déterminer, évaluer et atténuer les risques associés à la nouvelle divulgation de renseignements personnels à SPAC.
Divulgation de renseignements recueillis en vertu de la Loi sur la sécurité de la vieillesse à la province de l’Alberta pour l’administration des programmes de l’Alberta pour les aînés et le logement
Au printemps 2015, EDSC a appris qu’environ 141 000 comptes clients n’avaient pas été automatiquement renouvelés aux fins du Supplément de revenu garanti de la Sécurité de la vieillesse. Par conséquent, ces comptes ont été désignés aux fins d’examen manuel afin de déterminer s’ils devaient faire l’objet d’un paiement rétroactif au titre du Supplément ou d’un rajustement. Le ministère de l’Emploi et du Logement de l’Alberta a examiné ses programmes et a constaté que les paiements rétroactifs du Supplément pourraient avoir une incidence négative sur les demandeurs et bénéficiaires des programmes destinés aux aînés albertains. EDSC et l’Alberta ont négocié une entente d’échange de renseignements afin d’établir les paramètres d’une divulgation à sens unique, par EDSC à l’Alberta, de l’examen rétroactif des renseignements personnels du Supplément, qui servira à administrer les programmes de l’Alberta. L’entente d’échange de renseignements est d’une durée limitée et comporte une disposition de temporisation en vertu de laquelle l’entente viendra à échéance le 31 décembre 2017. Une EFVP a été menée afin de déterminer, d’évaluer et d’atténuer les risques associés à la divulgation à sens unique de renseignements personnels à l’Alberta pour l’administration des programmes destinés aux aînés albertains.
Mon dossier Service Canada : projet de lien avec l’Agence du revenu du Canada
Dans le cadre d’initiatives visant à améliorer le service numérique, EDSC et l’Agence du revenu du Canada ont trouvé une occasion de travailler ensemble pour accroître l’utilisation de leurs modes de service numériques respectifs en les joignant par un lien dans un espace sécurisé. Les clients d’EDSC qui utilisent Mon dossier Service Canada pourront accéder à Mon dossier de l’Agence du revenu (et vice-versa) sans devoir ouvrir une session distincte ou créer un compte dans l’autre portail. On demande aux utilisateurs de consentir à communiquer leurs renseignements au ministère destinataire pour avoir accès à Mon compte ou à Mon dossier Service Canada au moyen du lien. Une EFVP a été menée pour déterminer, évaluer et atténuer les risques associés à la création d’un lien entre Mon compte et Mon dossier Service Canada.
Sécurité de la vieillesse : phase II de l’initiative d’inscription proactive
Au cours des prochaines décennies, les membres de la génération du baby-boom commenceront à atteindre l’âge de 65 ans et le nombre de prestataires de la Sécurité de la vieillesse devrait augmenter de 39 %. Cette hausse exercera des pressions exceptionnelles sur le programme de la Sécurité de la vieillesse. Par conséquent, EDSC a élaboré la Stratégie d’amélioration des services de la Sécurité de la vieillesse et du Supplément de revenu garanti. La Stratégie vise à alléger l’obligation de soumettre une demande de prestations sur papier et, pour ce faire, propose l’initiative d’inscription proactive. La Stratégie est mise en œuvre par étapes. L’EFVP pour la phase I de l’initiative d’inscription proactive à la Sécurité de la vieillesse a été menée en 2012 et comprenait l’inscription automatique des personnes de la catégorie 1. La phase II prévoit la mise en œuvre de l’inscription automatique des personnes de la catégorie 2. L’EFVP a été menée pour déterminer, évaluer et atténuer les risques associés à l’administration de l’inscription automatique à la Sécurité de la vieillesse des personnes de la catégorie 2.
Échange de renseignements personnels entre Emploi et Développement social Canada et le ministère des Aînés et du Logement de l’Alberta pour l’administration de la prestation pour aînés de l’Alberta
À l’heure actuelle, entre 200 et 300 aînés par mois sont tenus de fournir à l’Alberta une preuve qu’ils reçoivent la pension de la Sécurité de la vieillesse afin de recevoir la prestation pour aînés de l’Alberta. Si le client ne peut pas fournir de preuve, il communique avec EDSC pour obtenir une lettre confirmant qu’il reçoit la pension de la Sécurité de la vieillesse, qu’il transmet à l’Alberta pour recevoir sa prestation pour aînés. L’entente d’échange de renseignements vise à réduire ce fardeau en établissant un échange électronique mensuel de renseignements entre EDSC et l’Alberta. Une EFVP a été menée pour déterminer, évaluer et atténuer les risques associés à l’échange de renseignements personnels pour l’administration de la prestation pour aînés.
Annexe C : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Nom de l’institution : Emploi et Développement social Canada
Période d’établissement de rapport : 2016-04-01 à 2017-03-31
Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
| Détails | Nombre de demandes |
|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 8 353 |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 588 |
| Total | 8 941 |
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 8 510 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 431 |
Partie 2 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport
2.1 Disposition et délai de traitement
| Disposition des demandes | Délai de traitement | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 282 | 517 | 27 | 2 | 0 | 0 | 0 | 828 |
| Communication partielle | 1 642 | 4 723 | 212 | 13 | 5 | 3 | 0 | 6 598 |
| Exception totale | 13 | 2 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 15 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n’existe | 723 | 154 | 3 | 0 | 0 | 0 | 0 | 880 |
| Demande abandonnée | 144 | 34 | 10 | 1 | 0 | 0 | 0 | 189 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 2 804 | 5 430 | 252 | 16 | 5 | 3 | 0 | 8 510 |
2.2 Exceptions
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 18(2) | 0 |
| 19(1) a) | 0 |
| 19(1) b) | 0 |
| 19(1) c) | 0 |
| 19(1) d) | 0 |
| 19(1) e) | 1 |
| 19(1) f) | 1 |
| 20 | 0 |
| 21 | 0 |
| 22(1) a)(i) | 1 |
| 22(1) a)(ii) | 0 |
| 22(1) a)(iii) | 0 |
| 22(1) b) | 43 |
| 22(1) c) | 1 |
| 22(2) | 1 |
| 22.1 | 1 |
| 22.2 | 4 |
| 22.3 | 1 |
| 23 a) | 0 |
| 23 b) | 0 |
| 24 a) | 0 |
| 24 b) | 0 |
| 25 | 2 |
| 26 | 5 977 |
| 27 | 91 |
| 28 | 1 |
2.3 Exclusions
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 69(1) a) | 0 |
| 69(1) b) | 0 |
| 69.1 | 0 |
| 70(1) | 0 |
| 70(1) a) | 0 |
| 70(1) b) | 0 |
| 70(1) c) | 0 |
| 70(1) d) | 0 |
| 70(1) e) | 0 |
| 70(1) f) | 0 |
| 70.1 | 0 |
2.4 Support des documents communiqués
| Disposition | Papier | Électronique | Autres |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 757 | 67 | 4 |
| Communication partielle | 6 006 | 560 | 32 |
| Total | 6 763 | 627 | 36 |
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
| Disposition des demandes | Nombre de pages traitées | Nombre de pages communiquées | Nombre de demandes |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 17 892 | 13 075 | 828 |
| Communication partielle | 800 004 | 755 192 | 6 598 |
| Exception totale | 62 | 0 | 15 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 996 | 906 | 189 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 |
| Total | 818 954 | 769 173 | 7 630 |
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
| Disposition | Moins de 100 pages traitées | 101 à 500 pages traitées | 501 à 1 000 pages traitées | 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demand-es | Pages commu-niquées | Nombre de demand-es | Pages commu-niquées | Nombre de demand-es | Pages commu-niquées | Nombre de demand-es | Pages commu-niquées | Nombre de demand-es | Pages communi-quées | |
| Communic-ation totale | 797 | 9 653 | 29 | 3 398 | 2 | 24 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communic-ation partielle | 4 223 | 195 237 | 2 207 | 412 357 | 121 | 80 890 | 46 | 61 227 | 1 | 5 481 |
| Exception totale | 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 184 | 130 | 5 | 776 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 5 219 | 205 020 | 2 241 | 416 531 | 123 | 80 914 | 46 | 61 227 | 1 | 5 481 |
2.5.3 Autres complexités
| Disposition | Consultation requise | Avis juridique | Renseignements entremêlés | Autres | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| Communication totale | 0 | 0 | 1 | 89 | 90 |
| Communication partielle | 24 | 0 | 600 | 305 | 929 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 2 | 2 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 24 | 0 | 601 | 396 | 1 021 |
2.6 Présomption de refus
2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire
| Nombre de demandes fermées après le délai statutaire | Motif principal | |||
|---|---|---|---|---|
| Charge de travail | Consultation externe | Consultation interne | Autres | |
| 71 | 45 | 1 | 8 | 17 |
2.6.2 Nombre de jours de retard
| Nombre de jours de retard | Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé | Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé | Total |
|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 26 | 6 | 32 |
| 16 à 30 jours | 17 | 2 | 19 |
| 31 à 60 jours | 8 | 2 | 10 |
| 61 à 120 jours | 3 | 2 | 5 |
| 121 à 180 jours | 2 | 0 | 2 |
| 181 à 365 jours | 1 | 2 | 3 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 |
| Total | 57 | 14 | 71 |
2.7 Demandes de traduction
| Demandes de traduction | Acceptées | Refusées | Total |
|---|---|---|---|
| De l’anglais au français | 0 | 0 | 0 |
| Du français à l’anglais | 6 | 0 | 6 |
| Total | 6 | 0 | 6 |
Partie 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
| Section | Alinéa 8(2)e) | Alinéa 8(2)m) | Paragraphe 8(5) | Total |
|---|---|---|---|---|
| Communications | 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
| Disposition des demandes de correction reçues | Nombre |
|---|---|
| Mentions annexées | 0 |
| Demandes de correction acceptées | 2 |
| Total | 2 |
Partie 5 : Prorogations
5.1 Motifs de prorogation et disposition des demandes
| Disposition des demandes où le délai a été prorogé | 15a)(i) Entrave au fonctionnement |
15a)(ii) Consultation |
15b) Traduction ou conversion |
|
|---|---|---|---|---|
| Article 70 | Autres | |||
| Communication totale | 4 | 0 | 1 | 0 |
| Communication partielle | 71 | 0 | 9 | 5 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n’existe | 1 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 1 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 77 | 0 | 10 | 5 |
5.2 Durée des prorogations
| Durée des prorogations | 15a)(i) Entrave au fonctionnement |
15a)(ii) Consultation |
15b) Traduction ou conversion |
|
|---|---|---|---|---|
| Article 70 | Autres | |||
| 1 à 15 jours | 0 | 0 | 1 | 0 |
| 16 à 30 jours | 77 | 0 | 9 | 5 |
| Total | 77 | 0 | 10 | 5 |
Partie 6 : Demandes de consultations reçues d’autres institutions et organisations
6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
| Consultations | Autres institutions du gouvernement du Canada | Nombre de pages à traiter | Autres organisations | Nombre de pages à traiter |
|---|---|---|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 8 | 132 | 0 | 0 |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 8 | 132 | 0 | 0 |
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 8 | 132 | 0 | 0 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 0 | 0 | 0 | 0 |
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
| Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 2 | 2 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 4 |
| Communication partielle | 3 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 4 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 5 | 2 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 8 |
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
| Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet
7.1 Demandes auprès des services juridiques
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | De 101 à 500 pages traitées | De 501 à 1 000 pages traitées | De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | De 101 à 500 pages traitées | De 501 à 1 000 pages traitées | De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 8 : Plaintes et enquêtes
| Section | Article 31 | Article 33 | Article 35 | Recours judiciaire | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| Nombre | 22 | 24 | 20 | 0 | 66 |
Partie 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
- Nombre d’ÉFVP terminées = 13
Partie 10 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
10.1 Coûts
Montants des dépenses :- Salaires = 4 757 032$
- Heures supplémentaires = 31 877$
- Biens et services = 143 710$
- Contrats de services professionnels = 32 999$
- Autres = 110 711$
- Total = 4 932 619$
10.2 Ressources humaines
| Ressources | Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels |
|---|---|
| Employés à temps plein | 30.23 |
| Employés à temps partiel et occasionnels | 0.31 |
| Employés régionaux | 42.64 |
| Experts-conseils et personnel d’agence | 1.00 |
| Étudiants | 0.80 |
| Total | 74.98 |
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