Politique de remise pour les frais en vertu de la Loi sur les frais de service

1. Date d’entrée en vigueur

• 1.1 Cette politique prend effet le 21 november 2022.

2. Contexte

• 2.1 La présente politique est adoptée conformément aux exigences énoncées à l’article 4.2.4 de la Directive sur l’imputation et les autorisations financières spéciales (la Directive) du Conseil du Trésor et à l’article 7 de la Loi sur les frais de service (la Loi).
• 2.2 Cette politique établit le cadre en ce qui concerne les rôles et les responsabilités ainsi que les principes directeurs sur l’élaboration et la mise à jour des politiques de remise applicables aux frais.

3. Application

• 3.1 Cette politique s’applique aux frais imposés par le Bureau du Conseil privé (BCP) qui sont assujettis aux articles 4 et 7 de la Loi.
• 3.2 Cette politique doit être lue conjointement avec les articles 4.2.4 et 6.2 de la Directive.

4. Principes directeurs

• 4.1 Au moment de déterminer si une remise doit être accordée ou non, il faut tenir compte des facteurs suivants :
  • 4.1.1 La proportion dans laquelle la norme de service a été respectée.
  • 4.1.2 L’impact subi par le payeur de frais si la norme de service n’a pas été respectée.
  • 4.1.3 Les circonstances hors du contrôle du BCP qui pourraient avoir nui à sa capacité de respecter la norme de service (par exemple, panne d’électricité, inondation).
  • 4.1.4 Le rôle que pourrait avoir joué le payeur de frais dans le non-respect de la norme de service.
• 4.2 Des remises sont accordées lorsque les normes de service ne sont pas respectées conformément aux critères établis dans la politique de remise applicable aux frais (Annexe 1).
• 4.3 La portion d’un frais à remettre doit être proportionnelle au niveau de non-respect de la norme de service.
• 4.4 Les remises sont accordées à un payeur sous forme de remboursement, de crédit, d’une exonération ou d’une autre forme acceptable pour le BCP.
• 4.5 Des intérêts ne sont pas payés pour les remises en vertu de l’article 4.2.4.3 de la Directive.
• 4.6 Le BCP va initier le versement d’une remise dans les cas où la norme de service n’est pas respectée.
• 4.7 Les remises doivent être versées avant le 1er juillet suivant l’exercice financier au cours duquel la norme de service n’a pas été respectée en vertu de l’article 7 de la Loi.

5. Admissibilité

• 5.1 Un payeur de frais peut être admissible à une remise en vertu de l’article 7 de la Loi lorsque les conditions suivantes s’appliquent :
  • 5.1.1 La norme de service n’est pas respectée.
  • 5.1.2 Le payeur de frais n’a joué aucun rôle dans le non-respect de la norme de service (par exemple, parce que sa demande était incomplète ou qu’il n’a pas fourni les renseignements additionnels demandés).
  • 5.1.3 Le non-respect de la norme de service ne découle pas de situations qui sont hors du contrôle du BCP, y compris :
    • 5.1.3.1 perturbations ou défaillances imprévues d’un système
    • 5.1.3.2 catastrophes naturelles
    • 5.1.3.3 situations d’urgence
    • 5.1.3.4 fermetures imprévues de bureaux
    • 5.1.3.5 interruptions de travail
    • 5.1.3.6 toute autre circonstance exceptionnelle similaire.

6. Critères

Le BCP établira des critères et des méthodes de calcul pour remettre les frais lorsqu’une norme de service n’est pas respectée. Veuillez consulter l’Annexe 1 pour prendre connaissance des détails de la politique de remise applicable aux frais.

7. Rôles et responsabilités

• 7.1 Le dirigeant principal des finances du BCP a les responsabilités suivantes :
  • 7.1.1 Veiller à ce que la politique ministérielle sur les remises soit élaborée, mise en œuvre et respectée par le BCP.
  • 7.1.2 Veiller à ce que les mesures appropriées soient prises en cas de non-conformité avec les dispositions de la politique ministérielle sur les remises.
  • 7.1.3 Rendre la politique et les procédures sur les remises accessibles au public.
• 7.2 Les cadres supérieurs du Ministère (c’est à dire, sous-ministres adjoints/chefs des directions générales) ont les responsabilités suivantes :
  • 7.2.1 Établir des normes de service pour les frais qui sont facturés, y compris pour l’utilisation des installations, conformément aux politiques et directives pertinentes du Conseil du Trésor.
  • 7.2.2 Élaborer, mettre en œuvre et réviser les politiques de remise applicables aux frais.
  • 7.2.3 Établir et mettre en œuvre des processus pour suivre et surveiller l'imposition de frais, le respect des normes de service et les remises, le cas échéant.
  • 7.2.4 Veiller à ce que les normes de service soient significatives et mesurables.
  • 7.2.5 Veiller à ce que la détermination du respect d’une norme de service et de l’admissibilité du payeur de frais à une remise soit effectuée conformément aux exigences des politiques de remise applicables aux frais.
  • 7.2.6 Offrir un mécanisme permettant aux payeurs de frais de formuler des commentaires sur les frais et les normes de service du BCP.
• 7.3 Les gestionnaires de programme du Ministère ont les responsabilités suivantes :
  • 7.3.1 Veiller à ce que des mesures correctives soient prises pour remédier au non-respect des politiques de remise applicables aux frais, y compris la remise de certaines parties des frais.

8. Demandes de renseignements

• 8.1 De l’information sur l’admissibilité aux remises, les critères et le statut des remises est offerte à l’Annexe 1.

9. Références

• 9.1 Loi
  • Loi sur les frais de service
  • Loi sur la gestion des finances publiques
• 9.2 Politiques connexes
  • Directive sur l’imputation et les autorisations financières spéciales, articles 4 et 6.2.
  • Directive sur les paiements

Annexe 1 : Frais engagés pour l’inspection et l’obtention de copies de textes réglementaires

1. Contexte

La présente politique sur les remises énonce les critères de remise propres aux frais engagés pour l’inspection et l’obtention de copies de textes réglementaires et devrait être lue conjointement avec la Politique sur les remises du Bureau du Conseil privé.

Depuis l’adoption de la Loi sur les textes réglementaires, en 1972, quiconque acquitte les frais fixés à cet égard peut consulter les textes réglementaires enregistrés par le greffier du Conseil privé et en obtenir un exemplaire.

Avec les progrès technologiques et l'arrivée d'Internet, les décrets approuvés sont systématiquement affichés sur le site Web des décrets, le troisième jour ouvrable suivant leur approbation et ils sont accessibles gratuitement.

2. Normes de service

90 % des demandes sont complétées en moins de 5 jours ouvrables.

3. Admissibilité/critères

À moins d’indication contraire, un rabais partiel peut être appliqué lorsque le BCP n’a pas respecté la norme de service.

4. Inadmissibilité

Un payeur de frais n’est pas admissible à un rabais lorsque la norme de service n’a pas été respectée pour un des motifs suivants :

• Situations hors du contrôle du BCP, par exemple, dans lesquelles :
  • il y a une perturbation ou défaillance imprévue des systèmes de TI;
  • l’équipement est brisé ou non accessible;
  • il y a une panne d’électricité;
  • les installations ne sont pas accessibles.

5. Montant de la remise – règles et méthode de calcul

Lorsqu’une norme de service n’est pas respectée, le payeur de frais peut avoir droit à une remise pour compenser une perte potentielle liée à l’accès qu’il n’a pas eu; cette remise prendra la forme d’un rabais. De manière spécifique, si le taux de non-respect d’une norme de service est de 1 % à 30 %, les payeurs reçoivent une remise de 20 %; s’il est de 31 % à 50 %, les payeurs reçoivent une remise de 50 %. S'il est supérieur à 50 %, ils recevront un remboursement complet.

Par exemple, si une norme de service est de 90 % en 10 jours et que le service a été fourni en 15 jours, le temps prescrit par la norme de service a été dépassé de 50 % (il y a non-respect de la norme de service), le BCP offrirait un rabais de 50 % au payeur de frais.

6. Versement du paiement

Les payeurs de frais qui sont admissibles à une remise de frais n’ont pas besoin de réclamer cette remise; le processus sera initié par le BCP.