Rapport Annuel au Parlement en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2020-2021

Au sujet de cette publication

Auteur de la publication : Commission des libérations conditionnelles du Canada
ISSN 2564-0232

Introduction

Aux termes de l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, un rapport annuel au Parlement concernant l’application de la Loi est préparé à chaque exercice. Le présent rapport porte sur la période allant du 1er avril 2019 au 31 mars 2021. Ce Rapport annuel est déposé au Parlement conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels donne aux citoyens canadiens et aux résidents permanents du Canada le droit d’avoir accès aux renseignements personnels qui sont détenus par le gouvernement et de faire protéger ces renseignements contre toute communication ou tout usage non autorisé. La Loi sur la protection des renseignements personnels comprend des dispositions sur la collecte, la conservation et le retrait des renseignements personnels. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les personnes ont le droit de se faire communiquer les renseignements qui les concernent et qui ont été versés dans un fichier de renseignements personnels ainsi que les autres renseignements personnels les concernant et relevant d’une institution fédérale et pouvant être retrouvés sans problèmes sérieux. La Loi sur la protection des renseignements personnels permet aussi aux individus de demander la correction des renseignements personnels les concernant qui, selon eux, sont erronés ou incomplets, et il peut être exigé qu’il soit fait mention des corrections qui ont été demandées mais non effectuées.

Mandat de la Commission des libérations conditionnelles du Canada

La Commission des libérations du Canada (CLCC) est un tribunal administratif indépendant. La CLCC est dirigée par une présidente qui rend compte au Parlement par l’entremise du ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile.

La Commission des libérations conditionnelles du Canada, en tant que composante du système de justice pénale, contribue à la protection de la société en favorisant, le cas échéant, la réinsertion en temps opportun des délinquants et la réhabilitation soutenue des individus au sein de la société en tant que citoyens respectueux des lois. La Commission prend en toute indépendance des décisions judicieuses sur la mise en liberté sous condition, la suspension du casier et la radiation, et formule des recommandations en matière de clémence, d'une façon transparente et responsable, tout en respectant la diversité et les droits des délinquants et des victimes.

En vertu de la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (LSCMLC), la CLCC a le pouvoir exclusif d’accorder, de refuser, d’annuler, de mettre fin ou de révoquer la semi‑liberté et la libération conditionnelle totale. La Commission peut également ordonner que certains délinquants restent incarcérés jusqu'à la fin de leur peine.  La Commission rend des décisions en matière de libération conditionnelle pour les délinquants de ressort fédéral, ainsi que pour les délinquants de ressort provincial dans les provinces et territoires qui n'ont pas leur propre commission provinciale. Les provinces de l'Ontario, du Québec et de l'Alberta ont leur propre commission des libérations conditionnelles.

Il appartient également à la CLCC d’ordonner, de refuser d’ordonner et de révoquer les suspensions du casier (pardons) en vertu de la Loi sur le casier judiciaire (LCJ) et du Code criminel. La suspension du casier est un moyen officiel offert aux personnes qui ont été condamnées pour une infraction et qui ont purgé leur peine en totalité et n’ont pas commis d’autres crimes pendant un nombre d'années déterminé d’atténuer les répercussions négatives de leur casier judiciaire. La CLCC a également la responsabilité légale d'ordonner ou de refuser d'ordonner la radiation d'une condamnation en vertu de la Loi sur la radiation de condamnations constituant des injustices historiques (Loi sur la radiation). La Commission fait aussi des recommandations en matière de clémence en vertu de la Prérogative royale de clémence.

La CLCC est composée d’employés à temps plein et de commissaires nommés par le gouverneur en conseil. Le bureau national de la CLCC se trouve à Ottawa et ses six bureaux régionaux sont situés dans les villes suivantes : Moncton (Atlantique), Montréal (Québec), Kingston (Ontario), Saskatoon et Edmonton (Prairies) et Abbotsford (Pacifique). La Section d’appel de la Commission est située à Ottawa.

Structure organisationnelle permettant à la CLCC de s’acquitter de ses responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’Unité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est dirigée par le directeur des Affaires publiques et des partenariats, qui relève du directeur général exécutif de la Commission. L’Unité de l’AIPRP est chargée :

• d’assurer le traitement de toutes les demandes officielles présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de répondre à ces demandes;
• de répondre aux demandes de consultations interministérielles;
• de donner suite aux plaintes déposées au Commissariat à la protection de la vie privée;
• de conseiller les cadres supérieurs et les employés sur toute question touchant le respect de la vie privée;
• de produire le Rapport annuel devant être présenté au Parlement;
• de mettre à jour Info Source;
• de former les employés;
• de répondre aux demandes de renseignements informelles; et
• de coordonner et d’appliquer les politiques, lignes directrices et procédures afin d’assurer la conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le directeur et les chefs d’équipe sont responsables de l’application de la Loi au sein de l’organisation et de l’approbation des exceptions conformément au pouvoir qui leur a été délégué. Il leur appartient également de donner des conseils et des avis aux représentants de l’organisation sur toute question touchant la Loi sur la protection des renseignements personnels. En 2020-2021, la Division était composée des employés suivants : un directeur, deux chefs d’équipe, une analyste et un commis à l’AIPRP. Tout le personnel de l’AIPRP se trouve au bureau national.

Les demandes sont traitées comme suit : on examine la demande pour en vérifier l’intégralité, les chefs d'équipe et les analystes de l’AIPRP s’assurent que la signature figurant dans les dossiers est la même que celle qui figure sur le formulaire de demande de renseignements personnels et, en cas de doute, on communique avec le demandeur pour valider son identité. Si une personne fait une demande au nom d’une autre personne, on s’assure d’obtenir un formulaire de consentement signé et on vérifie si la signature figurant dans les dossiers est la même que celle qui figure sur le formulaire de consentement, on accuse réception de la demande, on procède à la recherche des documents demandés, on analyse les documents en tenant compte des dispositions de la loi, on consulte d’autres organismes ou ministères et services de police au besoin, on applique les exceptions qui s’imposent et on achemine au demandeur une copie des documents non visés par une exception.

Un système de suivi sert à consigner toutes les mesures prises. Des consultations (principalement auprès des services de police) ont lieu dans la plupart des cas où des documents provenant d’une autre institution fédérale se trouvent dans les dossiers de la CLCC; la recommandation formulée par l’organisation consultée est normalement suivie.

Une salle de lecture est disponible dans chacun des six bureaux régionaux de la CLCC ainsi qu’au bureau national.

Arrêté de délégation de pouvoirs

Certains pouvoirs, devoirs et fonctions concernant l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont été délégués à la présidente, à la première vice-présidente, au directeur général exécutif, au directeur des Affaires publiques et des partenariats, ainsi qu’aux chefs d’équipe. Pour consulter l’arrêté de délégation de pouvoirs dûment signé, veuillez vous reporter à l’annexe A.

Interprétation du Rapport statistique pour la période de référence 2020-2021

Pour consulter le Rapport statistique, veuillez vous reporter à l’annexe B.

PARTIE l – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Trois cent une (301) demandes ont été reçues en 2020-2021 et vingt (20) demandes étaient en suspens par rapport à la période de référence précédente, 2019-2020. Deux cent quatre-vingt-quinze (295) demandes ont été traitées au cours de la période de référence 2020-2021. Vingt-six (26) demandes ont été reportées à l'exercice 2021-2022. Les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont mises en évidence dans le graphique ci-dessous pour les quatre derniers exercices.

PARTIE 2 – Demandes fermées durant la période de référence

2.1 Disposition et délai de traitement

De les deux cent quatre-vingt-quinze (295) demandes traitées, des informations ont été divulguées en partie en réponse à cent cinquante-sept (157) demandes et en totalité pour cent un (101) demandes. La CLCC n'avait aucun dossier pour vingt-deux (22) demandes, treize (13) demandes ont été abandonnées et deux (2) demandes étaient toutes exemptées. La CLCC reçoit régulièrement de nombreuses demandes de confidentialité de membres du public qui n'ont pas de dossier auprès de la CLCC.

Parmi ces demandes, 37 % ont été traitées dans les 15 jours, 46 % ont été traitées de 15 à 30 jours, 16 % des demandes ont été traitées dans les 31 à 60 jours et 1 % dans les 181 à 365 jours.

De les 295 demandes traitées, 53 % ont été entièrement divulguées et 34 % ont été divulguées en partie.

2.2 Exceptions

Conformément aux exercices précédents, l’article 26 est l’exception qui a été invoquée le plus souvent, suivie des alinéas 19(1)(c), 19(1)(d) et 22(1)(b). 

Demandes officielles et informelles

La Commission des libérations conditionnelles communique aux délinquants beaucoup de renseignements contenus dans leur dossier dans des contextes autres que le traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Par exemple, des renseignements sont communiqués au cours des audiences et lorsque la Commission informe les délinquants des décisions rendues à leur endroit. Lorsqu’elle s’acquitte de telles responsabilités, la Commission doit se conformer à la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (LSCMLC). Selon l’article 141 de la LSCMLC, au moins 15 jours avant la date fixée pour l’examen d’un délinquant, la CLCC se doit de fournir ou de faire parvenir au délinquant, par écrit, l’information qui sera prise en considération à l’examen du cas ou au moins un résumé de cette information. Ce processus peut donc amener la Commission à communiquer plus d’information qu’elle ne serait normalement autorisée à le faire en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Par ailleurs, la LSCMLC donne aux citoyens canadiens un plus grand droit d’accès à l’information concernant les délinquants. La LSCMLC prévoit notamment :

1. Un Registre des décisions renfermant toutes les décisions relatives à la mise en liberté sous condition rendues par la CLCC depuis novembre 1992 auquel peut accéder toute personne qui montre un intérêt à l'égard d'un cas particulier ou d'un ensemble de cas, suite à une demande écrite;
2. La possibilité pour les victimes d’avoir accès à certains renseignements sur les délinquants, et;
3. La possibilité pour les membres du public d’assister aux audiences de la CLCC.

Cette loi a une incidence importante sur la divulgation à des tiers de renseignements personnels concernant les délinquants.

Incidences de la COVID-19

Durant la COVID-19, les opérations de l’Unité de l'AIPRP ont été légèrement affectées au départ, étant donné que les fonctions d'un poste de commis ne pouvaient pas être exécutées à distance. Une solution de rechange a été mise en place et les chefs d'équipe et l’analyste de l'AIPRP ont pu effectuer leur travail à distance, ce qui a permis à l’unité de l'AIPRP de continuer à traiter les demandes existantes et nouvelles dans les délais prévus par la loi. Le rapport statistique supplémentaire sur la capacité de réception et de traitement des demandes au cours de la période de référence figure à l’annexe C.

Activités de formation

La CLCC demande à tout son personnel de la fonction publique de suivre le cours en ligne « Principes fondamentaux de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée » dans le cadre de son Parcours d'apprentissage collectif. Une (1) séance informelle sur les Lois sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels a également été offerte par le chef d’équipe aux nouveaux commissaires. Voici quelques exemples du type d’information fournie aux employés de la Commission durant le dernier exercice : information concernant la collecte, la correction, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels, la rédaction d’énoncés de confidentialité, et le traitement des atteintes à la vie privée. Ces séances de formation ont été données à environ seize (16) employés de la Commission.

La CLCC offre toujours un outil de formation sur l'AIPRP sur son site Web interne. L’outil de formation est axé sur les rôles et responsabilités de chaque employé de la Commission des libérations conditionnelles relativement à la Loi sur la protection des renseignements personnels et met l’accent sur le fait que tous les employés ont un rôle à jouer sur le plan de la collecte, de la conservation, de l’élimination et de la protection des renseignements personnels. De plus, la CLCC a continué à élargir sa formation sur la protection des renseignements personnels en finalisant et en affichant les principes liés à la protection des renseignements personnels sur son site Web interne.

Politiques, lignes directrices et procédures révisées concernant la CLCC

L’Unité de l'AIPRP continuera de participer à la création et à la révision des formulaires dans l'ensemble de la CLCC. Durant la période de rapport, la CLCC a également commencé des vérifications de confidentialité sur les disques partagés afin de garantir que l'accès des employés aux informations personnelles respecte le principe du besoin de savoir.

Questions clés et mesures prises à l’égard des plaintes

Deux (2) plaintes ont été reçue au cours de la période de rapport sous la catégorie « Refus Général » et elles n’ont pas encore été résolues.

Surveillance du temps de traitement des demandes de renseignements personnels et des demandes de correction

La CLCC surveille le temps de traitement de toutes les demandes de renseignements personnels et de correction au moyen d’un système de suivi informatisé. La surveillance est effectuée par le chef d’équipe responsable de la demande.

Atteintes substantielles à la vie privée

Aucune atteinte substantielle à la vie privée ne s’est produite durant cette période de rapport.

ANNEXE A – Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignments personnels

Par le présent arrêté pris en vertu de l’article 73(1) sur la Loi sur la protection des renseignements personnels, j’autorise les agents et les employés de la Commission des libérations conditionnelles du Canada occupant, par intérim ou autrement, les postes identifiés dans l’annexe ci-jointe à exercer en mon nom, les attributions, les fonctions et les pouvoirs qui y sont spécifiés.

Le présent document remplace et annule tous les arrêtés antérieurs.

Originale signé par
L’Honorable Bill Blair, C.P., C.O.M., député
Sécurité publique Canada
Date : le 22 juillet 2020

Partie 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des Services juridiques