Rapport Annuel au Parlement de la Commission des libérations conditionnelles du Canada en vertu de la loi sur l’Accès à l’information - 2017-2018

Introduction

Aux termes de l’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information (LAI), un rapport annuel au Parlement concernant l’application de la LAI est préparé à chaque exercice. Le présent rapport porte sur la période allant du 1er avril 2017 au 31 mars 2018. Le rapport annuel est déposé au Parlement conformément à l’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information.

Objet de la loi sur l’Accès à l’information

La Loi sur l’accès à l’information donne aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne physique ou morale présente au Canada le droit d’accès aux renseignements détenus par une institution fédérale, sous réserve d’exceptions précises et limitées, et prévoit que les décisions relatives à la divulgation des renseignements soient examinées indépendamment du gouvernement. Cette Loi a pour objet de compléter les procédures actuelles d’accès aux renseignements du gouvernement et ne vise aucunement à restreindre l’accès aux renseignements que les institutions fédérales mettent normalement à la disposition du public au moyen de tout accès informel.

La Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC/Commission) reconnaît le droit d’accès aux renseignements détenus par les institutions gouvernementales comme une condition essentielle à la démocratie, à l’ouverture et à la transparence. Elle respecte l’esprit et les exigences de la Loi sur l’accès à l’information, du Règlement sur l’accès à l’information, des lignes directrices et des instruments de politiques connexes.

Mandat de la Commission des libérations conditionnelles du Canada

La CLCC est un organisme qui rend compte au Parlement par l’entremise du ministre de la Sécurité publique.

La Commission est un tribunal administratif indépendant qui, en vertu de la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (LSCMLC), a le pouvoir exclusif d’accorder, de refuser, d’annuler, de faire cesser ou de révoquer une semi-liberté ou une libération conditionnelle totale. La Commission peut aussi ordonner que certains détenus purgent leur peine jusqu’au bout. Il s’agit du maintien en incarcération au cours de la période prévue pour la libération d’office. La CLCC contribue à la protection de la société en favorisant, au besoin, la réinsertion sociale en temps opportun des délinquants comme citoyens respectueux des lois. Elle rend des décisions de libération conditionnelle pour les délinquants sous responsabilité fédérale qui purgent des peines de deux ans ou plus et pour les délinquants sous responsabilité provinciale qui purgent des peines allant de six mois à deux ans moins un jour, dans les provinces et les territoires autres que l’Ontario et le Québec, où il n’y a pas de commissions provinciales des libérations conditionnelles.

Il appartient à la CLCC d’ordonner, de refuser ou de révoquer la suspension du casier en vertu de la Loi sur le casier judiciaire (LCJ) et du Code criminel. La suspension du casier est un moyen officiel offert aux personnes qui ont été condamnées pour une infraction et qui ont purgé leur peine en totalité et n’ont pas commis d’autres crimes d’atténuer les répercussions négatives de leur casier judiciaire. La Commission fait aussi des recommandations en matière de clémence en vertu de la prérogative royale de clémence.

La Commission est composée d’employés à temps plein et de commissaires nommés par le gouverneur en conseil. Le bureau national de la CLCC se trouve à Ottawa et ses six bureaux régionaux sont situés dans les villes suivantes : Moncton (Atlantique), Montréal (Québec), Kingston (Ontario), Saskatoon et Edmonton (Prairies) et Abbotsford (Pacifique).

La Section d’appel de la Commission est située à Ottawa.

Structure organisationnelle permettant à la CLCC de s’acquitter de ses responsabilités en vertu de la loi sur l'accès à l'information

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est dirigée par la directrice des affaires publiques, qui relève directement du directeur général exécutif de la Commission. La Division est chargée d’assurer :

• le traitement de toutes les demandes officielles présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de répondre à ces demandes,
• de répondre aux demandes de consultations interministérielles,
• de donner suite aux plaintes déposées au Commissariat à l’information du Canada,
• de conseiller les cadres supérieurs et les employés sur toute question touchant l’AIPRP,
• de produire le rapport annuel devant être présenté au Parlement,
• de mettre à jour Info Source,
• de former les employés,
• de répondre aux demandes de renseignements informelles ainsi que de coordonner et d’appliquer les lignes directrices, politiques et procédures afin d’assurer la conformité avec la Loi sur l’accès à l’information.

La directrice des affaires publiques est responsable de l’application de la Loi au sein de l’organisation et de l’approbation des exceptions conformément au pouvoir qui lui a été délégué. En 2017-2018, la Division de l’AIPRP était composée des employés suivants : une directrice, deux chefs d’équipe, une analyste et un commis à l’AIPRP. Tout le personnel de l’AIPRP se trouve au bureau national.

Les demandes sont traitées comme suit : on examine la demande pour en vérifier l’intégralité, on accuse réception de la demande, on procède à la recherche des documents demandés, on analyse les documents en tenant compte des dispositions de la loi, on consulte d’autres organismes ou ministères au besoin, on applique les exceptions qui s’imposent, et on achemine au demandeur une copie des documents non visés par une exception.

Un système de suivi sert à consigner toutes les mesures prises. La consultation d’autres organismes ou ministères à lieu dans la plupart des cas où des documents provenant d’une autre institution fédérale se trouvent dans les dossiers de la Commission; la recommandation formulée par l’organisation consultée est normalement suivie.

Une salle de lecture est disponible dans chacun des cinq bureaux régionaux de la Commission ainsi qu’au bureau national.

Arrêté de délégation de pouvoirs

Certains pouvoirs, devoirs et fonctions concernant l’application de la Loi sur l’accès à l’information ont été délégués à la présidente, à la première vice-présidente, à la directrice des affaires publiques et aux chefs d’équipe. Pour consulter l’arrêté de délégation de pouvoirs dûment signé, veuillez-vous reporter à l’Annexe A.

Interprétation du Rapport Statistique pour la période de référence 2017-2018

Pour consulter le Rapport statistique, veuillez-vous reporter à l’Annexe B.

PARTIE 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

Vingt-deux (22) demandes ont été reçues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information durant la période de référence actuelle. Deux demandes ont été reportées depuis le dernier exercice (2016-2017) et aucune demande ne serait reporté au prochain exercice (2018-2019). Le graphique ci-dessous présente les données des quatre derniers exercices.

1.2 Sources des demandes

En 2017-2018, la majorité des demandes provenaient du public. Une comparaison des sources des demandes, selon le pourcentage du total des demandes reçues, est présentée dans le graphique qui suit.

PARTIE 2 – Demandes fermées durant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Quatre-vingt-quatre pour cent (84 %) des demandes ont été traitées dans un délai de 15 jours, huit pour cent (8 %) des demandes ont été traitées dans un délai de 30 jours et un autre huit pour cent (8%) dans un délai de 60 jours. Un graphique montrant la disposition et le délai de traitement des demandes pour 2017 2018 est présenté ci-après.

2.2 Exceptions

Au cours de l’exercice 2017 2018, l’alinéa 19(1) a été invoqué le plus souvent. Les exceptions invoquées variaient d’un dossier à l’autre. Le graphique présenté ci-dessous montre toutes les exceptions invoquées au cours des quatre derniers exercices.

2.3 Exclusions

Aucune des demandes traitées au cours du présent exercice ne comportait de documents confidentiels du Cabinet.

2.4 Support des documents divulgués

La plupart des renseignements ont été communiqués en format papier, et trois demandes ont été communiquées en format électronique.

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées

Conformément aux tendances antérieures à la Commission, la majorité des pages traitées et divulguées provenaient de dossiers comportant une disposition de communication partielle. Une comparaison des pages pertinentes traitées et divulguées au cours des deux derniers exercices est présentée ci-après.

2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des demandes

41% des demandes traitées au cours du dernier exercice comportaient plus de 500 pages.

2.5.3 Autres complexités

Au cours de l’exercice 2017-2018, les complexités étaient l’estimation des frais.

2.6 Présomption de refus

Au cours de l’exercice 2017-2018, aucune demande n’a été traitée après le délai réglementaire. 

2.7 Demandes de traduction

Comme par le passé, il n’y a eu aucune demande de traduction.

PART 3 – Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Au cours de l’exercice 2017-2018, deux prorogations ont été accordées à des fins d’entrave au fonctionnement. Ces deux demandes comportaient une disposition de communication partielle. Une comparaison des types de prorogations accordées et de la disposition des demandes est présentée dans le graphique ci-dessous.

3.2 Durée des prorogations

Deux prorogations était de moins 30 jours.

PARTIE 4 – Frais

Des frais de demande (100 $) ont été recueillis en 2017-2018. Il s’agit d’une réduction de 20 $ par rapport au dernier exercice. Il y a eu deux renonciations en frais de demande au cours du dernier exercice. Dans certains cas, on peut, à la discrétion du directeur, renoncer aux frais de demande, par exemple lorsqu’aucun dossier n’existe. Une comparaison des frais de demande au cours des quatre derniers exercices est présentée dans le graphique ci-dessous.

PARTIE 5 – Demandes de consultations reçues d’autres institutions et organismes

Sept (7) demandes de consultations d’autres institutions gouvernementales ont été reçues, ce qui représente une augmentation d’une demande par rapport à l’exercice précédent. Au total, 42 pages ont été examinées, ce qui représente une diminution de 132 pages par rapport à l’exercice précédent. Les sept demandes ont été traitées dans un délai de 15 jours. Comme par le passé, aucune demande n’a été reçue d’autres organismes.

PARTIE 6 – Délai de traitement des consultations sur les documents confidentiels du Cabinet

Aucune demande n’a nécessité de consultation avec les Services juridiques ou le Bureau du Conseil privé.

PARTIE 7 – Plaintes et enquêtes

Une plainte a été reçue, aucune vérification ni enquête n’a été effectuée durant la période visée par le rapport. La plainte alléguait que la Commission n’a pas fourni tous les documents disponibles. La plainte a été fondée et résolue.

PARTIE 8 – Poursuites judiciaires

Il n’y a pas d’affaire en cours devant la Cour fédérale.

PARTIE 9 – Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

Les coûts totaux des ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information ont augmenté, passant de 49 710 $ en 2016-2017 à 50 898 $ au cours du dernier exercice. Les ressources connexes liées aux équivalents temps plein (ETP) étaient de 0,70, les mêmes que ceux enregistrés au cours de l’exercice précédent. Les coûts salariaux étaient de 49 917 $ au cours du dernier exercice, comparativement à 48 150 $ en 2016 2017. Les coûts salariaux associés à l’AIPRP sont liés à l’application de la Loi. Il s’agit des coûts salariaux rattachés aux personnes affectées aux activités touchant l’accès à l’information, qui s’occupent notamment de traiter les demandes d’AIPRP, de seconder le Commissariat à l’information du Canada dans la conduite des enquêtes relatives à des plaintes, de donner suite aux demandes de consultation présentées par d’autres organisations gouvernementales, d’établir des rapports, de tenir des statistiques et de former les employés sur la Loi sur l'accès à l'information. Compte tenu du faible volume des demandes d’accès au cours du dernier exercice, la vaste majorité des coûts salariaux du bureau de l’AIPRP étaient associés aux activités liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Un graphique montrant les coûts associés à la Loi sur l'accès à l'information en pourcentage des dépenses est présenté ci-dessous.

Demandes officielles et informelles

Tel qu’il est indiqué dans les rapports annuels précédents, la CLCC continue de s’occuper d’un grand nombre de demandes officieuses par l’intermédiaire de sa Division des communications et de ses bureaux régionaux. La publication de brochures et le site Web de la CLCC facilitent grandement l’accès à l’information concernant la Commission et ses programmes. De plus, la LSCMLC exige que la Commission maintienne un registre de ses décisions sous forme écrite afin que ces décisions soient rendues accessibles aux membres du public après présentation d’une demande écrite. Cette disposition donne aux citoyens canadiens un plus grand droit d’accès à l’information concernant les délinquants. La LSCMLC prévoit notamment :

• Un registre des décisions renfermant toutes les décisions relatives à la mise en liberté sous condition rendues par la Commission depuis novembre 1992 auquel peut accéder toute personne qui montre un intérêt à l'égard d'un cas particulier ou d'un ensemble de cas;
• La possibilité pour les victimes d’avoir accès à certains renseignements sur les délinquants;
• La possibilité pour les membres du public d’assister aux audiences de la CLCC.

Cette loi a une incidence importante sur la divulgation à des tiers de renseignements concernant les délinquants.

Activités de formation

Cinq (5) séances de formation informelles sur la Loi sur l'accès à l'information incluant la formation des nouveaux commissaires ont été offertes par le chef d’équipe et la directrice. Voici quelques exemples du type d’information fournie aux employés de la Commission : marche à suivre pour aider les personnes à demander de l’information à la Commission, évaluation de la pertinence des dossiers et implications de l’AIPRP pour le processus de dossier électronique. Ces séances de formation ont été offertes à environ 50 employés de la Commission. Aucune séance de formation officielle n’a été offerte.

La Commission offre toujours un programme de formation sur son site Web interne. Cette formation est axée sur les rôles et responsabilités de chaque employé de la Commission relativement à la Loi sur l’accès à l’information. Le questionnaire de formation demeure sur le site Web interne et met l’accent sur le fait que nous avons tous un rôle à jouer pour garantir l’accès approprié du public aux renseignements gouvernementaux et en assurer la protection.

Politiques, procédures et lignes directrices révisées concernant la CLCC

Conformément aux politiques, aux lignes directrices et aux procédures du Conseil du Trésor concernant la Loi sur l’accès à l’information, la Commission a un manuel de procédures de l’AIPRP visant à garantir l’uniformité du traitement des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Par ailleurs, de l’information destinée à aider les demandeurs à obtenir de l’information de la Commission a été diffusée sur le site Web externe de la Commission. Il s’agissait de renseignements sur la façon de faire une demande d’accès à l’information, les délais de réponse aux demandes d’accès à l’information, les principes sur l’assistance aux auteurs de demande, les demandes d’accès à l’information remplies, Info Source, l’accès aux rapports annuels sur l’accès à l’information, les questions fréquemment posées et les liens connexes.

Surveillance du temps de traitement des demandes d’accès à l’information

La Commission surveille le temps de traitement de toutes les demandes d’accès à l’information au moyen d’un système de suivi informatisé. La surveillance est effectuée par l’analyste responsable des demandes et ne consiste pas à conseiller d’autres fonctionnaires. Comme la Commission respecte à 100% les délais prévus par la Loi, aucune surveillance additionnelle n’est requise.

Annexe A - Arrêté de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Par le présent arrêté pris en vertu de l’article 73 sur la Loi sur l’accès à l’information, j’autorise les agents et les employés de la Commission des libérations conditionnelles du Canada occupant, par intérim ou autrement, les postes identifiés dans l’annexe ci-jointe à exercer en mon nom, les attributions, les fonctions et les pouvoirs qui y sont spécifiés.

Le présent document remplace et annule tous les arrêtés antérieurs.

Original signé par

Ralph Goodale, C.P., député
Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile
le 11 juillet 2017

Annexe 1

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Arrêté sur la délégation en vertu du Règlement sur l’accès à l’information

Annexe B – Rapport Statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Commission des libérations conditionnelles du Canada

Période d’établissement de rapport : 2017-04-01 au 2018-03-31

Partie 1 – Demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombres de demandes

1.2 Sources des demandes

1.3 Demandes informelles

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

2.3 Exclusions

2.4 Support des documents communiqués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire

2.6.2 Nombre de jours de retard

2.7 Demandes de traduction

PARTIE 3 – Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

3.2 Durée des prorogations

PARTIE 4 – Frais

PARTIE 5 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

5.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

PARTIE  6 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

6.1 Demandes auprès des services juridiques

6.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

PARTIE 7 - Plaintes et enquêtes

PARTIE 8 - Recours judiciaire

PARTIE 9 - Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

9.1 Coûts

9.2 Ressources humaines