Sommaire de l’Examen des leçons apprises : Mesures d’adaptation pour les tests en ligne non supervisés d’évaluation de langue seconde

But du projet

• Faciliter l’accès aux tests d’évaluation de langue seconde pour les personnes qui ont besoin de mesures d’adaptation.
• Permettre aux ministères et organismes de pourvoir des postes bilingues durant la pandémie de la Covid-19.

Contexte de l’examen

• L’examen figure dans le plan de vérification interne et d’évaluation 2021-2023.

Objectifs de l’examen

• L’examen visait à identifier les leçons apprises et les bonnes pratiques à propos des activités entreprises lors de la planification, de la conception et de la mise en œuvre du projet.
• L’examen visait également à vérifier comment la CFP travaille à mettre en œuvre la gestion de projet agile.

Principales constatations

• Le projet est un succès, car la CFP a pu mettre en place en quelques mois une plateforme pour l’administration des examens à distance non supervisés de façon à répondre aux attentes des personnes qui ont besoin de mesures d’adaptation.
• Ce projet est aussi un succès compte tenu des délais serrés dans lesquels il fallait réagir aux principaux risques signalés et en raison des circonstances difficiles obligeant la CFP à travailler sur un tel projet dans un contexte de travail à distance, en raison de la pandémie de la COVID-19.
• L’adoption de la méthode agile comme approche de gestion de projet a été perçue par beaucoup de répondants comme un facteur qui a grandement contribué au succès du projet et a permis d’obtenir de résultats positifs pour la CFP et pour les candidats aux tests.
• L’équipe de projet ne disposait pas des outils et applications appropriés pour assurer le suivi adéquat des dépenses engagées, ce qui est une composante essentielle de la méthode de gestion agile, afin de déceler et corriger en temps opportun tout éventuel dépassement des coûts.
• La plateforme a été élaborée selon les meilleures normes de l’industrie et en tenant compte des besoins futurs de la CFP en matière de solution numérique.

Leçons apprises et bonnes pratiques

Leçon apprise : Il est primordial de s’assurer que l’équipe de projet comprend un chef de projet et un analyste d’affaires, et que tous les secteurs contribuant au projet travaillent ensemble et coordonnent leurs efforts, dès l’étape de planification.

Leçon apprise : Il est important de s’assurer, dès l’étape de planification, que les principaux intervenants aient une compréhension commune tant de l’approche de gestion du projet et de la façon dont elle sera mise en œuvre, que des livrables prévus dans le cadre du projet.

Leçon apprise : Dans les solutions numériques, il est important de prendre en considération, dès l’étape de planification, certaines exigences essentielles, comme la gestion et la qualité des données, la sécurité informatique et la production de rapports aux fins de communication.

Bonne pratique : Le projet a été un succès parce que la CFP a mis en place une équipe de projet, englobant tous les experts nécessaires, qui se réunissait quotidiennement, conformément au plan de travail établi.

Bonne pratique : L'équipe de projet a bénéficié de la structure de gouvernance établie pour ce projet, du soutien de la haute direction, et d'une bonne collaboration à tous les niveaux de l'organisation, ce qui a permis de prendre des décisions de manière opportune et efficace.