Loi sur la protection des renseignements personnels – Rapport annuel – 1er avril 2014 au 31 mars 2015

Table des matières

• Introduction
  • Exemplaires additionnels
• Partie I – Renseignements généraux sur la Commission de la fonction publique
  • 1.1 Raison d'être et mandat
  • 1.2 Résultat stratégique et architecture d'alignement des programmes (AAP)
• Partie II – Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • 1. Organisation du pouvoir de délégation et des activités
    • 1.1 Arrêté de délégation de pouvoirs
    • 1.2 Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
    • 1.3 Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
    • 1.4 Agents de liaison
  • 2. Résumé des activités de la direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
    • 2.1 Élaboration de politiques, directives, lignes directrices et autres documents clés
    • 2.2 Conseils et formation
    • 2.3 Système de suivi et logiciel d'imagerie
    • 2.4 Collecte, utilisation et communication de renseignements personnels
    • 2.5 Atteintes à la vie privée
    • 2.6 Vérification interne de la gestion des renseignements personnels
  • 3. Rapport statistique : Interprétation
    • 3.1 Demandes présentées en vertu de la Loi
    • 3.2 Nature des demandes
    • 3.3 Consultations entre les organisations
    • 3.4 Examen informel de l'information
    • 3.5 Réponses données aux demandes traitées
    • 3.6 Exceptions invoquées
    • 3.7 Exclusions invoquées
    • 3.8 Prorogation du délai
    • 3.9 Délai de traitement
    • 3.10 Traduction
    • 3.11 Support des documents communiqués
    • 3.12 Corrections et mentions
    • 3.13 Coûts
  • 4. Plaintes
    • 4.1 Nombre de plaintes
    • 4.2 Nature des plaintes
    • 4.3 Plaintes réglées
  • 5. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
• Annexe A – Instrument de délégation
• Annexe B – Rapport statistique 2014-2015 sur la loi sur la protection des renseignements personnels
• Appendice I – Comparaison avec les années précédentes

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (L.R., 1985, ch. P-21) est entrée en vigueur le 1^er juillet 1983.

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) donne aux particuliers accès aux renseignements qui les concernent et qui sont détenus par le gouvernement, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.

La Loi protège également la vie privée des particuliers en empêchant des tiers d'avoir accès aux renseignements personnels qui les concernent et en leur permettant d'exercer un contrôle appréciable sur la collecte, l'utilisation et la communication de ces renseignements.

Selon l'article 72 de la Loi, le responsable de chaque institution fédérale établit, pour présentation au Parlement, un rapport annuel faisant état de l'application de la Loi dans son organisation. Dans les trois mois suivant la fin de chaque exercice, ces rapports sont déposés devant chacune des Chambres du Parlement ou, si ces dernières ne siègent pas, dans les 15 premiers jours de la session suivante.

Le présent rapport annuel donne un aperçu de la gestion et de l'administration de la Loi à la Commission de la fonction publique (CFP) du Canada pendant l'exercice 2014-2015.

Exemplaires additionnels

Vous pouvez obtenir d'autres exemplaires du présent rapport en écrivant à l'adresse postale suivante :

Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels Commission de la fonction publique du Canada

Commission de la fonction publique du Canada
22, rue Eddy
Gatineau (Québec) K1A  0M7

Ou à l'adresse électronique suivante : CFP.AIPRP-ATIP.PSC@cfp-psc.gc.ca

Ou en composant le 819-420-6561 (télécopieur : 819-420-6552).

Le rapport annuel de la CFP concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve également au site web de la CFP.

Partie I – Renseignements généraux sur la Commission de la fonction publique

1.1 Raison d'être et mandat

Raison d'être

La Commission de la fonction publique (CFP) a pour mandat de promouvoir et de préserver les nominations fondées sur le mérite et, en collaboration avec d'autres intervenants, de protéger la nature impartiale de la fonction publique. La CFP rend directement compte de son mandat au Parlement.

Conformément au système de dotation fondé sur la délégation des pouvoirs établi par la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), la CFP remplit son mandat en fournissant des orientations et une expertise stratégiques, ainsi qu'en exerçant une surveillance efficace. De plus, la CFP offre des services de dotation et d'évaluation novateurs.

Responsabilités

La CFP est chargée de promouvoir et de protéger les nominations fondées sur le mérite qui sont exemptes de toute influence politique et, en collaboration avec les autres intervenants, de préserver l'impartialité politique de la fonction publique. Elle fait rapport de façon indépendante au Parlement des activités qu'elle mène dans le cadre de son mandat.

Voici en quoi consiste le mandat de la CFP :

• Nommer ou faire nommer à la fonction publique des personnes appartenant ou non à celle-ci au moyen de nominations fondées sur le mérite et exemptes de toute influence politique. La LEFP confère à la Commission le droit de déléguer aux administrateurs généraux ses pouvoirs de nomination à des postes au sein de la fonction publique. Actuellement, la CFP délègue ces pouvoirs aux administrateurs généraux assujettis à la LEFP dans toute l'administration fédérale.
• Administrer les dispositions de LEFP qui portent sur les activités politiques des fonctionnaires et des administrateurs généraux. La partie 7 de la LEFP reconnaît aux fonctionnaires le droit de se livrer à des activités politiques tout en respectant le principe d'impartialité politique au sein de la fonction publique. Elle précise en outre les rôles et responsabilités des fonctionnaires et de la CFP au chapitre des activités politiques.
• Surveiller l'intégrité du système de dotation et, en collaboration avec d'autres intervenants, garantir l'impartialité politique de la fonction publique. Ce rôle de surveillance comprend ce qui suit : le pouvoir de réglementation et la fonction d'établissement des lignes directrices; le contrôle continu du rendement en matière de dotation auprès des organisations délégataires de même que l'appui et l'orientation à cet égard; et la tenue de vérifications permettant une évaluation indépendante du rendement et de la gestion des activités de dotation et la conduite d'enquêtes sur les processus de dotation et les activités politiques irrégulières des fonctionnaires.

1.2 Résultat stratégique et architecture d'alignement des programmes (AAP)

L'architecture d'alignement des programmes de la CFP consiste en un résultat stratégique et quatre programmes.

Résultat stratégique de la CFP

Offrir à la population canadienne une fonction publique hautement compétente, impartiale et représentative, capable de lui fournir des services dans les deux langues officielles, et au sein de laquelle les nominations sont fondées sur le mérite et sur les valeurs que sont la justice, l'accessibilité, la représentativité et la transparence.

Activité de programme – Intégrité du système de dotation et impartialité politique

Le programme d'intégrité du système de dotation et d'impartialité politique vise la protection indépendante du principe du mérite et de l'impartialité politique à la fonction publique fédérale. Ce programme englobe l'élaboration et la promotion de positions de principe et d'orientations stratégiques, la réalisation de travaux de recherche liés aux politiques, l'établissement de lignes directrices et de normes de la CFP, la formulation de conseils, l'interprétation et l'orientation, ainsi que l'administration des pouvoirs délégués et non délégués, notamment en matière de langues officielles, de gestion du régime d'activités politiques et d'administration des priorités.

Activité de programme – Services de dotation et évaluation

Le programme de services de dotation et d'évaluation tient à jour les systèmes qui permettent aux Canadiens et aux fonctionnaires à la recherche de possibilités d'emploi dans la fonction publique fédérale de communiquer avec les ministères et organismes d'embauche, et vice versa. Il offre des produits et services d'évaluation, tels que la recherche et le développement, la consultation, l'évaluation et le counselling aux fins du recrutement et de la sélection de candidats ainsi que du perfectionnement des employés dans l'ensemble de la fonction publique fédérale. Ce programme comprend également l'offre de services, programmes et produits de dotation aux ministères et organismes, à la population canadienne et aux fonctionnaires par l'entremise d'unités de service à la clientèle situées partout au Canada.

Activité de programme – Surveillance de l'intégrité de la dotation et de l'impartialité politique

Le programme de surveillance de l'intégrité de la dotation et de l'impartialité politique consiste à fournir un régime de responsabilisation pour la mise en œuvre des lignes directrices et du cadre réglementaire en matière de nomination, dans le but de protéger l'intégrité de la dotation dans la fonction publique et de veiller à ce que les activités de dotation soient exemptes de toute influence politique. Ce programme comprend la surveillance du rendement en dotation des ministères et organismes et de leur conformité avec les exigences législatives, la réalisation de vérifications et d'études, la tenue d'enquêtes et la présentation au Parlement de rapports sur l'intégrité du processus de dotation dans la fonction publique et de l'impartialité politique de celle-ci.

Activité de programme – Services internes

Les services internes sont des groupes d'activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d'une organisation. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance, services des communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l'information, services des technologies de l'information, services de gestion des biens immobiliers, services de gestion du matériel, services des acquisitions et services de gestion des voyages et autres services administratifs. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l'ensemble d'une organisation, et non celles fournies à un programme particulier.

Partie II – Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

1. Organisation du pouvoir de délégation et des activités

1.1 Arrêté de délégation de pouvoirs

En vertu de l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi), la présidente de la CFP est la personne désignée à titre de responsable de l'institution fédérale aux fins de l'administration de la Loi.

Conformément à l'article 73 de la Loi, les administrateurs généraux peuvent, par arrêté, déléguer certaines de leurs attributions à des cadres ou employés de l'institution qui occupent un poste au niveau approprié afin que ceux-ci exercent les pouvoirs ou assument les attributions du responsable qui sont précisées dans l'arrêté.

En vertu de la Loi, les attributions de la présidente sont déléguées au directeur, Accès à l'information, protection des renseignements personnels et projets de transition, à titre de coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) à la CFP (voir l'annexe A – Instrument de délégation).

1.2 Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Le coordonnateur de l'AIPRP est responsable et imputable de l'élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces en vue d'assurer le traitement adéquat des demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le coordonnateur est aussi responsable de l'élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, systèmes et procédures exigés par les deux lois ainsi que par les directives et politiques du Conseil du Trésor du Canada (CT). Le coordonnateur exerce, entre autres, les activités suivantes :

• Traiter les demandes présentées en vertu des deux lois.
• Servir de porte-parole de la CFP auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) et d’autres ministères ou organismes fédéraux pour les questions relatives à la Loi.
• Répondre aux demandes de consultation présentées par d'autres institutions fédérales.
• Examiner la collecte de renseignements conformément à la Politique de communication du Gouvernement du Canada et la Procédure de gestion de la recherche sur l'opinion publique.
• Produire le rapport annuel au Parlement ainsi que d'autres rapports législatifs, de même que tout autre document requis par les organismes centraux.
• Sensibiliser le personnel et fournir des conseils aux employés de la CFP pour s'assurer qu'ils respectent les obligations qui leur échoient en vertu des deux lois et des politiques du CT et qu'ils en connaissent l'incidence sur les diverses initiatives de programme.
• Veiller à ce que la CFP respecte les deux lois, les règlements ainsi que les procédures et politiques pertinentes.

1.3 Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

La Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (la Direction) appuie le coordonnateur de l'AIPRP relativement à l'administration des dispositions législatives et des politiques connexes du SCT. La Direction est composée d'un gestionnaire et de deux analystes. Au cours de la période visée par le présent rapport, la Direction a embauché deux consultants pour l'aider à traiter les demandes officielles. De plus, la Direction a bénéficié du soutien spécial du Secrétariat aux affaires générales pour la mise à jour d'Info Source, l'élaboration de rapports ainsi que la numérisation et la saisie de données.

Les analystes sont chargés de traiter les consultations et les demandes liées à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, de préparer les réponses aux plaintes, de revoir le chapitre d'Info Source qui concerne la CFP et d'appuyer les autres responsabilités en matière d'AIPRP.

La Direction actualise régulièrement son site intranet, son principal outil de communication avec les employés de la CFP. La Direction offre également des séances de formation aux employés de la CFP.

En outre, la Direction examine les procédures administratives pour améliorer le soutien offert à ses agents de liaison et favoriser une meilleure compréhension de leur rôle, de leurs responsabilités et de leurs obligations à l'égard du traitement des demandes présentées en vertu des deux lois.

1.4 Agents de liaison

La Direction traite les demandes avec le soutien des agents de liaison, des employés qui connaissent bien les activités de leur direction générale. On trouve un agent de liaison et un remplaçant dans chaque direction générale ainsi qu'au Secrétariat aux affaires générales. En plus d'agir comme intermédiaires entre leur direction générale et la Direction, les agents de liaison sont chargés de :

• Demander aux spécialistes de programme au sein de leur direction générale de chercher les dossiers pertinents.
• Préciser s'il existe d'autres bureaux de première responsabilité.
• Tenir la Direction au courant des problèmes liés à des demandes en particulier (délai de recherche excessif, interférences possibles avec les opérations, consultations requises, etc.).
• Fournir à la Direction, en temps voulu, les documents pertinents assortis des recommandations de la direction générale. Les agents de liaison jouent un rôle important en vérifiant si la Commission a effectué une recherche approfondie et exhaustive dans ses fonds de renseignements pour traiter les demandes d'accès à l'information.

2. Résumé des activités de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

2.1 Élaboration de politiques, directives, lignes directrices et autres documents clés

Au cours de la période visée par le présent rapport, la CFP a rédigé l'ébauche d'un document d'orientation sur le traitement des demandes d'accès à l'information liées aux enquêtes menées en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP). Une fois approuvé, cet outil permettra de rationaliser l'extraction de ces documents de nature délicate et de favoriser la constance dans leur traitement.

Pendant la période visée, la Direction a terminé l'examen de la politique et des procédures de la CFP en matière d'atteinte à la vie privée. Le Comité exécutif de gestion a approuvé les deux documents. Cette politique va au-delà des objectifs fixés dans les Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée du CT et constitue une partie importante du cadre relatif à la protection des renseignements personnels établi par la CFP.

Selon les nouvelles procédures, les employés de la CFP doivent informer leur superviseur immédiat et la Direction de toute atteinte possible à la vie privée. La Direction doit aider les spécialistes des programmes et les services de sécurité de l'institution à régler les dossiers d'atteinte potentielle. Conformément à la nouvelle politique de la CFP, toute atteinte à la vie privée doit être rapportée au SCT et au CPVP.

2.2 Conseils et formation

Conseils

En plus de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Direction a reçu 184 demandes de conseils de gestionnaires et d'employés de la CFP, d'autres organisations et du public concernant divers enjeux et questions relatifs aux deux lois.

Une partie de ces 184 demandes de conseils concernaient les initiatives suivantes de la CFP :

• Prestation de conseils concernant l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et les autres éléments du cadre de gestion de la CFP pour la protection des renseignements personnels, compte tenu des répercussions possibles du renouvellement et des changements législatifs sur les programmes et les services.
• Réponses aux questions portant sur la communication autorisée de renseignements personnels et la protection des renseignements personnels dans les rapports, les protocoles d'entente, les ententes sur le partage des renseignements et les contrats.
• Aide aux secteurs de programme concernant la rédaction et la mise à jour des énoncés de confidentialité.
• Révision des rapports de vérification, des réponses aux questions émanant du Parlement et d'autres documents avant leur publication pour s'assurer que les renseignements sont communiqués conformément aux deux lois.
• Réponses aux demandes de renseignements généraux présentées par le public.

Participation au processus de gouvernance

Le gestionnaire de l'AIPRP siège au Comité d'examen des projets et au Comité de sécurité. Le coordonnateur de l'AIPRP fait partie du Comité de gestion de l'information et de la technologie de l'information ainsi que du Comité de gestion des ressources. La participation active à ces comités permet à la Direction de se tenir au fait des questions, des initiatives et des projets à venir qui pourraient avoir une incidence sur l'AIPRP. Ces tribunes favorisent des échanges francs et ouverts et permettent de fournir des conseils ponctuels en matière d'AIPRP.

Formation

Durant la période visée par le présent rapport, la Direction a élaboré, mis à l'essai et mis en œuvre un nouveau programme de formation obligatoire à l'intention des superviseurs et des gestionnaires de la CFP. L'objectif principal de ce programme est de s'assurer que ces derniers connaissent à fond les responsabilités qui leur incombent en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que des autres politiques gouvernementales. La Direction a élaboré ce cours obligatoire dans la foulée de la vérification interne de la gestion des renseignements personnels. (Voir le paragraphe 2.7.)

La Direction a offert trois séances de formation à 20 employés et gestionnaires concernant les dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que leur incidence sur les programmes et initiatives.

Le groupe de travail composé d'agents de liaison a tenu six réunions pour discuter des pratiques exemplaires, remédier aux lacunes et offrir de la formation.

La Direction a retenu les services d'un consultant renommé pour animer un cours de trois jours sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). Cette formation a permis à la Direction d'accroître sa capacité d'examiner les demandes et d'orienter les clients relativement à l'EFVP. La formation a également été proposée aux clients que l'EFVP intéresse ou qui devaient procéder à une EFVP au cours de la prochaine année.

2.3 Système de suivi et logiciel d'imagerie

Au cours de la période visée, la Direction a continué d'utiliser les logiciels AccessPro Case Management et AccessPro Redaction, et a procédé à leur mise à niveau pour passer à la version la plus récente.

2.4 Collecte, utilisation et communication de renseignements personnels

2.4.1 Fichiers de renseignements personnels

Au cours de la période visée par le présent rapport, la CFP a examiné 69 fichiers de renseignements personnels (FRP) pour vérifier leur conformité à l'architecture d'alignement des programmes.

Dans le cadre de cet examen, on a mis à jour le FRP des Services de ressourcement pour tenir compte de la fusion du Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP) et de Publiservice. D'autres modifications ont aussi été apportées en prévision de l'adoption du projet de loi C-27 (Loi sur l'embauche des anciens combattants).

2.4.2 Fichiers inconsultables

La CFP ne détient aucun fichier inconsultable. Aucun accès n'a été refusé aux termes du paragraphe 18(2) de la Loi.

2.4.3 Communications en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi

À défaut du consentement de la personne concernée, les renseignements personnels qui relèvent d'une institution fédérale peuvent seulement être communiqués conformément au paragraphe 8(2) de la Loi.

L'alinéa 8(2)m) de la Loi couvre les cas où, de l'avis du responsable de l'institution, des raisons d'intérêt public justifieraient nettement une violation éventuelle de la vie privée ou lorsque la personne concernée en tirerait un avantage certain.

Au cours de la période visée, la CFP a communiqué des renseignements personnels en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi à deux reprises. Dans les deux cas, la CFP a donné un préavis écrit de la communication des renseignements personnels au Commissaire à la protection de la vie privée, conformément au paragraphe 8(5) de la Loi.

2.4.4 Examen des documents

La Direction examine régulièrement certains documents avant leur communication ou avant la mise en œuvre d'un projet pour vérifier les renseignements personnels qu'ils pourraient contenir. Cet examen permet l'application des procédures appropriées avant leur communication et appuie les dispositions de la Loi.

Rapports de vérification

La Direction a examiné six rapports de vérification au cours de la période visée par le présent rapport.

Formulaires relatifs au lancement de projets

En 2014-2015, la Direction a régulièrement examiné des formulaires relatifs au lancement de projets (FRLP) de technologie de l'information et des énoncés de sensibilité pour :

• Veiller à ce que les exigences en matière de protection des renseignements personnels soient respectées dans les nouvelles initiatives technologiques.
• Déterminer si une EFVP est nécessaire.
• Veiller à ce que des descriptions adéquates soient intégrées aux FRP.

La Direction a traité deux FRLP au cours de la période visée par le présent rapport; sept étaient encore actifs à la fin de l'année, dont la plupart concernaient les aspects techniques du déménagement de la CFP à Gatineau; les autres concernent des projets du gouvernement du Canada tels que « Voix sur IP » et l'initiative de transformation des services de courriel.

Énoncés de confidentialité et clauses de contrat

La Direction a examiné les mises à jour de six énoncés de confidentialité et fourni des conseils à leur propos. Aucune clause de contrat en matière de confidentialité ou de sécurité n'a fait l'objet d'un examen.

Protocoles d'entente et études statistiques

La Direction a passé en revue un protocole d'entente et une étude statistique pendant la période visée.

2.5 Atteintes à la vie privée

Au cours de la période visée par le présent rapport, la CFP a signalé un cas d'atteinte à la vie privée.

L'incident concernait la publication involontaire sur le site Web de la CFP du nom d'une personne qui touche une pension de la fonction publique, dans le cadre de la divulgation proactive des contrats attribués dont la valeur dépasse 10 000 $. Dans ce dossier, une offre à commandes avait été négociée, mais aucun contrat n'avait encore été attribué. Par la suite, le nom a été retiré du site Web.

Il a été déterminé que cet incident ne constituait pas une atteinte substantielle à la vie privée. Par conséquent, il n'était pas obligatoire de le signaler en vertu des Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée du SCT. L'incident a quand même été signalé au SCT et au CPVP, conformément à la nouvelle politique de la CFP sur les atteintes à la vie privée.

2.6 Vérification interne de la gestion des renseignements personnels

Au cours de la période visée par le présent rapport, la CFP a mené une vérification interne de la gestion des renseignements personnels. La présidente a approuvé le rapport de vérification final et le plan d'action en mars 2015.

La vérification a permis de constater que :

• La CFP a conçu un cadre de contrôle efficace pour gérer les renseignements personnels.
• Les rôles et responsabilités sont définis, mais gagneraient à être mieux communiqués à l'interne.
• Les principaux systèmes et programmes ont été évalués au regard des risques afin de déterminer les mécanismes de contrôle requis pour gérer les renseignements personnels au sein de l'organisation.
• Il y aurait lieu d'évaluer également certains programmes secondaires.

La direction a approuvé le plan d'action connexe incluant les mesures suivantes :

1. Élaborer et fournir un cours de formation obligatoire à l'intention des superviseurs et des gestionnaires sur le Cadre de gestion des renseignements personnels de la CFP.
2. Rédiger et présenter, à l'intention du Comité exécutif de gestion, un rapport annuel sur les EFVP terminées, en cours ou requises au sein de l'organisation.
3. Examiner les ententes sur le partage de renseignements afin de limiter la collecte de renseignements à ceux qui sont requis.
4. Examiner la configuration du Système de gestion de l'information sur les priorités afin de limiter l'accès selon le besoin de savoir.
5. Fournir des clés USB et des télécopieurs sécurisés aux secteurs qui en ont besoin.
6. Revoir le calendrier de conservation et d'élimination de tous les fonds de renseignements personnels.
7. Renforcer les pratiques de surveillance et de production de rapports relatives aux plans d'action portant sur la protection des renseignements personnels et veiller à intégrer les mesures qui découlent de ces plans aux processus de planification de la CFP.

Le rapport portant sur l'exercice 2015-2016 fera état de la mise en œuvre de ces mesures.

3. Rapport statistique : Interprétation

3.1 Demandes présentées en vertu de la Loi

Du 1^er avril 2014 au 31 mars 2015, la CFP a reçu 16 nouvelles demandes en vertu de la Loi, en plus des deux demandes reportées de la période précédente.

La CFP a répondu à 17 de ces demandes, dont le traitement a exigé l'examen de 1 222 pages de renseignements. Une seule demande était encore active à la fin de la période visée par le présent rapport et a été reportée à la période suivante.

Pour une comparaison avec le nombre de demandes reçues et de réponses fournies les années précédentes, consulter l'appendice I.

3.2 Nature des demandes

Comme les années précédentes, les 17 demandes traitées touchaient une grande partie des activités de la CFP, à savoir :

• Huit demandes (47 %) concernaient des activités de dotation. La plupart d'entre elles provenaient de personnes en quête de renseignements personnels ou de leurs résultats aux tests (y compris les examens d'évaluation de langue seconde) dans le cadre d'un processus de sélection.
• Huit demandes (47 %) provenaient de personnes souhaitant connaître les renseignements personnels conservés à leur sujet dans les dossiers de la CFP.
• Une demande (6 %) provenait d'une personne en quête de renseignements concernant des dossiers d'enquêtes menées en vertu de la LEFP.

3.3 Consultations entre les organisations

La CFP a reçu trois demandes de consultation sur la protection des renseignements personnels de la part d'autres organisations gouvernementales. Le traitement de ces demandes a exigé l'examen de 97 pages d'information.

La CFP a jugé que, dans les trois demandes, les renseignements la concernant pouvaient :

• être entièrement communiqués dans un cas;
• être partiellement communiqués dans un cas;
• faire l'objet d'une exception dans un cas.

La CFP a elle-même consulté d'autres ministères ou organismes fédéraux pour deux des 17 demandes traitées.

3.4 Examen informel de l'information

Pour accroître et simplifier l'accès à l'information, la CFP traite le plus grand nombre possible de demandes d'information de manière informelle. Un demandeur peut obtenir l'accès aux renseignements personnels le concernant en communiquant officieusement avec le gestionnaire du programme qui contrôle ces documents. Dans ce cas, la Direction offre de l'aide et des conseils, selon les besoins.

3.5 Réponses données aux demandes traitées

En réponse aux 17 demandes traitées, les renseignements demandés ont été communiqués en totalité ou en partie dans 12 cas (70 %).

3.5.1 Communication totale

Les demandeurs ont eu entièrement accès à tous les documents pertinents dans 7 cas sur 17 (41 %).

3.5.2 Communication partielle

En vertu des dispositions d'exception et d'exclusion de la Loi, la CFP a accordé aux demandeurs un accès partiel dans 5 cas sur 17 (29 %).

3.5.3 Aucune communication (exception ou exclusion)

Aucune demande n'a fait l'objet d'une exception ou d'une exclusion complète en vertu de la Loi.

3.5.4 Traitement impossible

La CFP n'a pas été en mesure de traiter quatre demandes (24 %) parce qu'elle ne disposait d'aucune information relative à celles-ci.

3.5.5 Demande abandonnée par le demandeur

Une des demandes (6 %) a été abandonnée par le demandeur.

3.6 Exceptions invoquées

Les articles 18 à 28 de la Loi énoncent les exceptions visant à protéger les renseignements personnels concernant des intérêts publics ou privés. Au cours de la période visée, l'exception la plus souvent invoquée est celle énoncée à l'article 26 – renseignements concernant un autre individu. Pour une comparaison avec les exceptions des années précédentes, voir l'Appendice I.

3.7 Exclusions invoquées

Les articles 68 et 69 précisent les types de renseignements auxquels la Loi ne s'applique pas. Ces exclusions concernent les documents publiés, les documents de bibliothèque ou de musée, les documents déposés à Bibliothèque et Archives Canada par ou pour des tiers, certains documents relatifs à Radio-Canada ainsi que les documents confidentiels du Cabinet.

Au cours de la période visée par le présent rapport, la CFP n'a invoqué aucune exclusion.

3.8 Prorogation du délai

Conformément à l'article 15 de la Loi, il est possible de proroger le délai législatif de 30 jours pour répondre à une demande. Cet article précise les différents motifs justifiant une prorogation. Au cours de la période visée par le présent rapport, la CFP a approuvé une prorogation de délai pour 2 des 17 demandes traitées (12 %). Dans les deux cas, il a fallu proroger le délai pour mener des consultations avec d'autres institutions fédérales.

3.9 Délai de traitement

La CFP a répondu en 30 jours ou moins à 15 des 17 demandes traitées (88 %). Les deux autres demandes (12 %) ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours.

Dans l'ensemble, la CFP a réussi à répondre à toutes les demandes dans les délais prescrits.

3.10 Traduction

La CFP n'a reçu aucune demande de traduction des renseignements.

3.11 Support des documents communiqués

Sur les 12 demandes pour lesquelles des renseignements ont été communiqués, les demandeurs ont reçu une copie papier dans 10 cas et une version électronique dans un cas. Pour ce qui est du dernier cas, le demandeur a eu l'occasion d'écouter des enregistrements.

3.12 Corrections et mentions

La CFP n'a reçu aucune demande officielle de correction de renseignements personnels en vertu du paragraphe 12(2) de la Loi.

La Direction a cependant facilité l'annotation des renseignements personnels au dossier dans deux cas. Ces demandes ne satisfaisaient pas aux exigences du paragraphe 12(2) de la Loi, car elles ne faisaient pas suite à une demande officielle présentée en vertu du paragraphe 12(1) de la Loi.

3.13 Coûts

Au cours de la période visée par le présent rapport, aux fins de l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Direction de l'AIPRP a dépensé 110 239 $ en frais salariaux et 27 770 $ pour les fournitures et services, dont 17 030 $ étaient consacrés à des contrats de services professionnels.

Les coûts salariaux représentent 1,52 équivalent temps plein.

4. Plaintes

4.1 Nombre de plaintes

Le CPVP n'a reçu aucune plainte portant sur des demandes présentées à la CFP en vertu de la Loi au cours de la période visée. Cependant, neuf plaintes ont été reportées de l'exercice 2012-2013. Deux d'entre elles ont été traitées pendant la période visée. Sept plaintes étaient encore actives au CPVP à la fin de la période visée.

4.2 Nature des plaintes

La plupart des plaintes en souffrance portaient sur des allégations de refus d'accès à l'information, de dossiers introuvables ou de mauvais usage des exemptions. Deux demandes en souffrance avaient trait à des allégations de communication inappropriée de renseignements personnels dans le contexte d'enquêtes menées en vertu de la LEFP.

4.3 Plaintes réglées

Le CPVC a effectué deux enquêtes au cours de la période visée. L'une concernait la communication de renseignements personnels à un psychologue dont la CFP avait retenu les services. L'autre portait sur la perception selon laquelle la CFP avait refusé de corriger ou d'annoter des renseignements personnels, en vertu du paragraphe 12(2) de la Loi. Dans les deux cas, le CPVP a jugé que les plaintes n'étaient pas fondées.

5. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

La Politique d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) du CT en vigueur depuis mai 2002, a été remplacée en avril 2010 par la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Cette dernière a pour but de permettre aux institutions gouvernementales de déterminer si un programme ou une initiative de prestation de services comportant la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels, au sens de la Loi, est conforme aux principes de protection des renseignements personnels. Les EFVP visent également à éviter ou à atténuer tout risque identifiable d'atteinte à la vie privée. La Direction donne des conseils et de l'aide aux gestionnaires de la CFP tout au long des processus de production d'EFVP; elle examine notamment les rapports d'EFVP et assure la liaison avec le CPVP.

La CFP a effectué l'EFVP sur l'environnement analytique et l'a transmise au CPVP et au SCT pendant la période visée.

On peut consulter les sommaires des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée sur le site Internet de la CFP.

La Direction continuera d'appuyer en 2015-2016 l'élaboration des EFVP suivantes :

1. Mise à jour du Système de gestion de l'information sur les priorités (SGIP) – Améliorations au portail des utilisateurs et autres mises à niveau du système
2. Addenda à l'EFVP portant sur le Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP) – Prorogation pour la dotation interne