Sécurité des examens

Les examens de la CFP, dont se servent les ministères et les organismes du gouvernement, sont des instruments d’évaluation protégés dont les Droits d’auteur de la Couronne sont réservés par la Commission de la fonction publique (CFP). Toute divulgation ou diffusion à quiconque d’éléments du contenu de ces examens constitue une violation du droit d’auteur et peut diminuer gravement la valeur de l’examen en question et compromettre la validité de ses résultats. La confidentialité des examens est nécessaire pour en assurer l’intégrité et la validité.

La sécurité des examens a toujours été une priorité du CPP. De l’emballage sous double-pli du matériel d’examen à l’approvisionnement d’étiquettes de retour autoadhésives pré-adressées pour nos clients, et ce, dans le but de s’assurer que le matériel devant être retourné au CPP soit acheminé sans délai.  Le CPP tente de répondre à toutes les questions de sécurité dans ses manuels d’administration afin de faciliter le travail des administrateurs d’examens.

Au cours des ans, le CPP a mis à jour ses directives d’administration afin que les administrateurs d’examens soient bien au fait des nouvelles pratiques en matière de sécurité. La lecture et le respect des directives contenues dans le manuel d’administration de l’examen assurent le bon déroulement des séances d’examen et font en sorte que la sécurité entourant les copies d’examen et les feuilles de réponses constitue une priorité, du jour où le matériel d’examen arrive au centre d’examen au jour où il est retourné au CPP.

Une infraction à la sécurité, telle la perte ou le vol de matériel d’examen, constitue une menace à l’utilisation future de tout instrument d’évaluation. Elle se répercute sur de nombreux clients qui pourraient devoir interrompre un processus de nomination. Elle se répercute aussi sur le CPP qui pourrait devoir retirer l’examen en question jusqu’à ce que la situation soit réglée.

Qu’il s’agisse de la perte ou du vol d’une copie d’examen,  ouvrir une enquête peut s’avérer nécessaire pour élucider les faits entourant la perte ou le vol de matériel d’examen et, dans le cas ou les conclusions tirées confirment qu’il y a eu vol, des Accusations Criminelles Peuvent Être Portées.

Les répercussions sur le principe du mérite d’une infraction à la sécurité d’un examen

On nomme au mérite une personne à un poste lorsque celle-ci possède les qualifications essentielles du poste à pourvoir. Toute infraction à la sécurité menant à la perte ou au vol de matériel d’examen protégé pourrait se traduire par un usage frauduleux des copies d’examen de la CFP. Par conséquent, le processus d’évaluation serait déclaré nul, compromettant du coup le processus de nomination dans son ensemble.

Toute nomination découlant de résultats d’examen compromis, de pratiques ou de comportements frauduleux, que ce soit de la part des gestionnaires, du personnel des RH ou des candidats, contrevient au principe du mérite.

L’article 69 de la Loi de l’emploi dans la fonction publique (LEFP) donne à la CFP l’autorité de mener une enquête concernant toute allégation si elle a des raisons de croire qu’une fraude a été commise alors que l’article 133 permet à la CFP d’agir si les conclusions tirées confirment la fraude. L’enquête pourrait conduire à la révocation de la nomination ou à son empêchement pur et simple. La CFP peut aussi prendre toute mesure correctrice qu’elle juge adéquate, elle peut également référer le cas aux autorités compétentes pour qu’elles entreprenent une enquête criminelle qui pourrait possiblement menée à des poursuites judiciaires.

Responsabilités et responsabilisation

• Gestionnaires de personnel qui administre les examens de la CFP
  • veiller à ce que tout nouvel administrateur d’examen ait lu et compris l’information fournie dans le manuel d’administration avant de lui permettre d’administrer un examen de la CFP;
  • veiller à ce que le matériel soit conservé sous clé dans un endroit sûr avant et après la séance d’examen, et avant qu’ils ne soient retournés au CPP;
  • veiller à ce que les administrateurs suivent les directives énoncées dans le manuel d’administration.
• Personnel des RH et administrateurs d’examens
  • lire au complet le manuel d’administration et comprendre le rôle de l’administrateur d’examen;
  • protéger en tout temps la sécurité du matériel d’examen;
  • aborder les questions et les incertitudes relatives à l’administration de l’examen avec les Services de consultation avant la tenue de la séance d’examen;
  • assurer la constance dans l’administration des examens d’une séance à l’autre;
  • retourner le matériel d’examen par courrier recommandé ou par messagerie. Ne jamais utiliser le courrier ordinaire.

Perte d’une copie d’examen

La perte d’une copie d’examen entraîne de graves conséquences tant pour le client que pour le CPP. Comme il manque un instrument d’évaluation au répertoire du CPP, celui-ci est contraint d’offrir un choix limité à ses clients et pourrait ne pas être en mesure d’honorer les futures commandes pour l’évaluation de compétences particulières. La perte d’une copie d’examen peut aussi entraîner le retrait de l’examen du répertoire pendant une période prolongée, voire indéfinie.

Le remplacement d’un examen par l’élaboration d’un autre instrument qui permettra d’évaluer des compétences similaires est un processus coûteux, exigeant en termes de ressources et de temps.

Infraction à la sécurité

Façons de compromettre la sécurité du matériel d’examen :

• faire des photocopies, des copies sous forme électronique ou tout autre type de copies;
• laisser des copies d’examen sans surveillance;
• ne pas vérifier les quantités (ne pas savoir en tout temps combien de copies on a en sa possession ni où elles se trouvent);
• conserver les copies d’examen dans un endroit non sécuritaire;
• laisser les candidats sans surveillance pendant une séance d’examen;
• garder les copies d’examen sur place pour ensuite les utiliser pour d’autres processus de nomination;
• prêter les copies d’examen à d’autres administrateurs d’examen;
• retourner les documents par courrier ordinaire.

Exemples de comportements inacceptables

• donner des trucs, des indices ou toute autre forme d’aide;
• donner les réponses aux candidats;
• donner des copies d’examen aux amis, aux collègues ou aux membres de sa famille avant la séance d’examen;
• laisser un candidat subir l’examen en évitant délibérément d’envoyer sa feuille de réponses pour notation;
• conserver des copies d’examens pour son usage personnel;
• apporter l’examen chez soi dans le but de partager son contenu avec parents et amis;
• utiliser ses privilèges et l’avantage de l’accès, à titre de gestionnaire ou membre du personnel des RH, pour commander un examen afin de l’étudier avant un processus de nomination à venir;
• savoir que des copies d’examen sont illégalement en circulation et omettre de le signaler.

Nous vous incitons, en tant que membres de la communauté des ressources humaines, à remplir le questionnaire Auto-évaluation et liste de vérification des erreurs matière de sécurité et d’administration des examens. Toute infraction à la sécurité doit être rapportée au Centre d’information du CPP au 819-420-8671 .