Sélection des fonctionnaires aux fins de maintien en poste ou de mise en disponibilité : Guide à l’intention des gestionnaires et des spécialistes des ressources humaines
Table des matières
- Contexte
- Stratégies de gestion des personnes
-
Avant de mener un processus de sélection des fonctionnaires aux fins de maintien en poste ou de mise en disponibilité
- Étape 1 : Déterminer l’état actuel et l’état futur souhaité de l’organisation
- Étape 2 : Déterminer la ou les parties de l’organisation qui sont touchées
- Étape 3 : Identifier les postes et les fonctionnaires touchés
- Étape 4 : Avis au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada – Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines, aux agents négociateurs et aux fonctionnaires
- Étape 5 : Mener des activités de classification et de dotation
- Étape 6 : Établir un programme de départ volontaire
-
Procéder à une sélection des fonctionnaires aux fins de maintien en poste ou de mise en disponibilité
- Étape 7 : Établir les qualifications, les exigences et les besoins
- Étape 8 : Déterminer les méthodes d’évaluation
- Étape 9 : Identification des préjugés et des obstacles
- Étape 10 : Informer les fonctionnaires
- Étape 11 : Évaluation des fonctionnaires
- Étape 12 : Sélection des fonctionnaires
- Étape 13 : Fournir un avis écrit
- Étape 14 : Consigner les motifs justifiant la sélection
- Responsabilités à la suite d’une sélection des fonctionnaires aux fins de maintien en poste ou de mise en disponibilité
- Foire aux questions
- Lois et références
Contexte
Le présent guide a pour but d’aider les gestionnaires délégués et les spécialistes des ressources humaines à explorer et à mener les activités qui pourraient être requises avant de procéder à une sélection des fonctionnaires aux fins de maintien en poste ou de mise en disponibilité (SMPMD), à mener un processus de SMPMD et à s’acquitter des responsabilités à la suite une SMPMD. Chaque organisation et chaque situation étant uniques, l’ordre de certaines étapes peut changer, ou certaines étapes peuvent ne pas être applicables. Les organisations doivent se référer à leur instrument de délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines pour déterminer qui est responsable des différentes activités.
Les renseignements contenus dans ce guide sont destinés aux organisations dont le Conseil du Trésor est l’employeur et pour lesquelles la Commission de la fonction publique du Canada a le pouvoir de nommer des personnes en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP). Les organisations qui sont leur propre employeur doivent consulter leurs lois habilitantes, politiques et directives.
Le Règlement modifiant le Règlement sur l'emploi dans la fonction publique a introduit des changements aux exigences à la SMPMD qui sont entrés en vigueur le 29 janvier 2025. Ce guide reflète ces changements et s'applique lorsqu’un fonctionnaire a été avisé par écrit, à compter du 29 janvier 2025, qu’il est un « employé touché » ou qu’il fait l’objet d’un réaménagement des effectifs conformément à la Directive sur le réaménagement des effectifs ou à la convention collective à laquelle il est assujetti.
Ce guide s’applique aux fonctionnaires représentés, non représentés et exclus.
Ce guide doit être lu de concert avec la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, le Règlement sur l’emploi dans la fonction publique, la Directive sur le réaménagement des effectifs (DRE) du Conseil national mixte, les appendices sur le réaménagement des effectifs des conventions collectives applicables et la Directive sur les conditions d’emploi pour les cadres supérieurs. Bien que les cadres supérieurs de l’administration publique centrale puissent être visés par le processus de SMPMD, ils sont assujettis aux annexes E, F et G de la Directive sur les conditions d’emploi pour les cadres supérieurs.
Les situations de réaménagement des effectifs ou de transition dans la carrière peuvent être déstabilisantes pour toutes les personnes concernées. Tous les fonctionnaires et les gestionnaires ont accès au Programme d’aide aux employés, au Système de gestion informelle des conflits ou à des services de counseling organisationnels.
Stratégies de gestion des personnes
Une planification adéquate des ressources humaines et l’utilisation précoce de stratégies de gestion des personnes minimiseront l’impact du réaménagement des effectifs ou de la transition dans la carrière sur les personnes, sur l’organisation et sur la fonction publique.
Les stratégies de gestion des personnes peuvent comprendre des mécanismes de contrôle de la dotation, la gestion des ressources temporaires et l’attrition.
Les mécanismes de contrôle de la dotation supposent que des restrictions soient imposées à certaines ou à l’ensemble des activités de dotation. Il s’agit par exemple de ne doter que les postes essentiels, de ne pas avoir recours aux processus de nomination externe annoncés ou de limiter les nominations ou les mutations en provenance de l’extérieur de l’organisation. Il peut également s’agir de limiter la délégation des pouvoirs de dotation à un niveau de direction supérieur de l’organisation ou de créer un comité d’examen de la dotation chargé de superviser certaines activités de dotation.
Comme le prévoit la DRE ou l’appendice sur le réaménagement des effectifs de la convention collective applicable, les organisations doivent examiner leur effectif de ressources temporaires, y compris les personnes nommées pour une période déterminée, les étudiants, les travailleurs occasionnels, les sous-traitants et les consultants. Les ressources temporaires comprennent également les personnes nommées par intérim, les personnes qui sont en affectation au sein de l’organisation ou en détachement d’une autre organisation et les participants à Échanges Canada. L’utilisation de ressources temporaires devrait être envisagée au cas par cas. Les organisations devraient songer à tenir compte de l’incidence des périodes de travail cumulatives sur la conversion des personnes nommées pour une période déterminée en personnes nommées pour une période indéterminée conformément au paragraphe 4.2.3 de la Directive sur l’emploi pour une période déterminée.
L’attrition est une réduction du nombre de fonctionnaires dans une organisation résultant de nominations et de mutations à l’extérieur de l’organisation, et de départs à la retraite et de démissions, au fur et à mesure qu’ils se produisent. Lorsqu’un poste devient vacant, les gestionnaires délégués peuvent choisir de ne pas le pourvoir, le laissant ainsi vacant. Un poste ne peut être visé par l’attrition que si le fonctionnaire a accepté une offre d’emploi ou a confirmé par écrit qu’il prendrait sa retraite ou démissionnerait à une date précise.
Pour les postes de cadres supérieurs, les organisations doivent communiquer avec la Division des politiques de leadership du Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (BDPRH du SCT) lors de la planification des ressources humaines et avant les activités de transition dans la carrière.
Pour obtenir de plus amples renseignements et du soutien concernant les stratégies de gestion des personnes, veuillez consulter les politiques suivantes :
Avant de mener un processus de sélection des fonctionnaires aux fins de maintien en poste ou de mise en disponibilité
Étape 1 : Déterminer l’état actuel et l’état futur souhaité de l’organisation
Les gestionnaires délégués, avec l’aide de leur spécialiste des ressources humaines, doivent consulter leur plan ministériel et leur plan de ressources humaines pour bien comprendre les programmes, services et priorités actuels et futurs de l’organisation. Une analyse de l’environnement, qui peut comprendre une analyse des effectifs (y compris le taux de représentation des groupes désignés au titre de l’équité en matière d’emploi), et une analyse des lacunes en matière de compétences aideront les gestionnaires délégués à prendre des décisions qui servent les intérêts de l’organisation, aujourd’hui et à l’avenir.
Pour obtenir de plus amples renseignements et du soutien concernant cette étape, veuillez consulter les sources suivantes :
- Plans ministériels
- Principes fondamentaux de la gestion des risques : Comment effectuer une analyse environnementale pour la gestion des risques
- Représentation des groupes et sous-groupes visés par l’équité en matière d’emploi, par ministères et organismes
- Boussole de la diversité et de l'inclusion (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)
Étape 2 : Déterminer la ou les parties de l’organisation qui sont touchées
Conformément au paragraphe 64(1) de la LEFP, lorsque les services d’un fonctionnaire ne sont plus nécessaires faute de travail, par suite de la suppression d’une fonction ou à cause de la cession du travail ou de la fonction à l’extérieur des secteurs de l’administration publique fédérale, les organisations peuvent en informer le fonctionnaire et le mettre en disponibilité conformément au Règlement sur l’emploi dans la fonction publique (REFP).
Comme l’indique le paragraphe 64(2) de la LEFP, lorsque seulement certains des fonctionnaires d’une partie de l’organisation seront mis en disponibilité, la sélection des fonctionnaires aux fins de maintien en poste ou de mise en disponibilité (SMPMD) doit également être conforme au REFP.
En se fondant sur les programmes, services et priorités actuels et futurs de l’organisation, les gestionnaires délégués, avec l’aide de leur spécialiste des ressources humaines, doivent d’abord cerner les parties de l’organisation pour lesquels une SMPMD pourrait être nécessaire.
Exemple 1 : Partie de l’organisation qui est touchée
Il y a 20 postes au sein d’une unité de travail, dans un même lieu géographique, dont les tâches sont identiques et les postes appartiennent aux mêmes groupe et niveau.
Les derniers plans d’affaires et de ressources humaines indiquent que le travail actuel n’a pas changé, mais que seulement 12 postes sont maintenant requis en raison d’un manque de travail. Une analyse des effectifs confirme que personne d’autre au sein de l’organisation n’effectue un travail semblable.
En se fondant sur ces renseignements, le gestionnaire délégué détermine que la partie de l’organisation qui est touchée est l’unité de travail située dans ce seul lieu où se trouvent les 20 postes.
Exemple 2 : Partie de l’organisation qui est touchée
Il y a 20 postes IT-01 au sein de la Direction de la technologie de l’information d’une petite organisation. Bien que le travail actuel de la direction n’ait pas changé, la quantité de travail a diminué et seuls 16 postes sont maintenant nécessaires.
Les postes sont répartis équitablement entre l’unité de travail du développement de logiciels et l’unité de travail des services à la clientèle.
Cependant, la réduction du travail n’est pas répartie de manière égale dans les 2 volets de travail, ce qui entraînera 3 réductions dans l’unité de travail du développement de logiciels et une réduction dans l’unité de travail des services à la clientèle. Comme le travail effectué dans chaque volet est différent, le gestionnaire délégué détermine qu’il y a 2 parties de l’organisation touchées : l’unité de travail du développement de logiciels et l’unité de travail des services à la clientèle.
Étape 3 : Identifier les postes et les fonctionnaires touchés
Conformément aux paragraphes 22(1) et 22(2) du REFP, les gestionnaires délégués, avec l’aide de leur spécialiste des ressources humaines, doivent maintenant identifier les postes et les personnes nommées pour une période indéterminée qui appartiennent aux mêmes groupe et niveau professionnels et qui exercent des fonctions semblables ou qui occupent des postes semblables.
Les postes appartenant aux mêmes groupe et niveau professionnels peuvent avoir des descriptions de travail génériques. Cela ne signifie pas pour autant qu’ils doivent être regroupés dans le cadre d’une SMPMD. Les gestionnaires délégués doivent évaluer objectivement la similitude des postes ou des tâches au sein de chaque partie concernée de l’organisation.
Après avoir recensé les postes au sein de la ou des parties concernées de l’organisation, les gestionnaires délégués doivent identifier les personnes nommées pour une période indéterminée qui occupent ces postes.
Les personnes suivantes ne sont pas visées par la SMPMD conformément au paragraphe 64(2) de la LEFP :
- les fonctionnaires qui occupent un poste unique ou autonome, ou un poste à un groupe et à un niveau différents;
- les fonctionnaires nommés pour une période d’emploi déterminée;
- les fonctionnaires qui ont accepté une offre d’emploi ou qui ont confirmé par écrit qu’ils prendront leur retraite ou démissionneront à une date précise;
- les cadres supérieurs qui sont en affectation spéciale;
- les ressources temporaires.
Exemple 1 : Postes et fonctionnaires touchés
Dans une partie touchée de l’organisation, 20 postes identiques ont été ciblés en vue d’une réduction, et des fonctionnaires occupent chacun de ces postes.
Sur les 20 postes, 17 sont occupés par des personnes nommées pour une période indéterminée et occupant un poste d’attache, un est occupé par une personne de l’extérieur de l’organisation qui a été détachée au poste pour remplacer une personne nommée pour une période indéterminée en congé, un est occupé par une personne nommée pour une période d’emploi déterminée et un est occupé par une personne de l’intérieur de l’organisation nommée pour une période indéterminée à titre intérimaire.
Par conséquent, les 18 personnes nommées pour une période indéterminée occupant un poste d’attache, y compris la personne en congé, sont identifiées comme étant touchées par le gestionnaire délégué conformément à la DRE ou à l’appendice sur le réaménagement des effectifs de la convention collective applicable.
Exemple 2 : Postes et fonctionnaires touchés
Le gestionnaire délégué a identifié 2 parties de l’organisation touchées : l’unité de travail du développement de logiciels et l’unité de travail des services à la clientèle.
Les 20 postes sont occupés par des personnes nommées pour une période indéterminée. Cependant, un fonctionnaire de l’unité de travail de développement de logiciels a déjà présenté un avis de départ à la retraite, qui a été accepté et entrera en vigueur dans 6 mois. Le fonctionnaire ne sera pas identifié comme étant touché, car son poste sera aboli une fois qu’il sera vacant.
Puisque le travail effectué dans chaque unité de travail est différent, le gestionnaire délégué identifie 2 groupes de fonctionnaires distincts comme étant touchés : 9 fonctionnaires de l’unité de travail du développement de logiciels et 10 fonctionnaires de l’unité de travail des services à la clientèle.
Pour obtenir de plus amples renseignements et du soutien concernant cette étape, veuillez consulter les directives suivantes :
- Directive sur les conditions d’emploi pour les cadres supérieurs
- Directive sur l’emploi pour une période déterminée
Étape 4 : Avis au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada – Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines, aux agents négociateurs et aux fonctionnaires
Comme le prévoit la DRE ou l’appendice sur le réaménagement des effectifs de la convention collective applicable, les organisations sont tenues d’informer et de consulter de la façon la plus complète possible les représentants de l’agent négociateur au sujet de toute situation de réaménagement des effectifs. Cette consultation doit avoir lieu le plus tôt possible après la prise de la décision et se poursuivre tout au long du processus, et elle doit inclure les noms et les lieux de travail des fonctionnaires touchés.
Les organisations doivent aviser le BDPRH du SCT, par écrit et de façon confidentielle, le plus tôt possible et en aucun cas moins de 4 jours ouvrables avant l’annonce d’une situation de réaménagement des effectifs susceptible de toucher un certain nombre de fonctionnaires, tel que déterminé par la DRE ou l’appendice sur le réaménagement des effectifs de la convention collective applicable.
Les avis sont généralement coordonnés et transmis au niveau de l’organisation, à moins que le réaménagement des effectifs ne concerne qu’un très petit nombre de fonctionnaires, auquel cas les gestionnaires délégués doivent consulter leur spécialiste des ressources humaines.
Les organisations doivent également aviser le responsable national de chaque agent négociateur ayant des membres touchés, par écrit et de façon confidentielle, en donnant un avis préalable de tout fonctionnaire potentiellement touché, tel que déterminé par la DRE ou l’appendice sur le réaménagement des effectifs de la convention collective applicable.
Une fois que le BDPRH du SCT et les agents négociateurs auront été avisés, les organisations aviseront les fonctionnaires touchés par écrit. De même, les avis aux fonctionnaires seront coordonnés au niveau organisationnel. La participation au processus de notification peut varier selon l’instrument de délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines au sein de chaque organisation. Les gestionnaires délégués et les spécialistes des ressources humaines seront informés de leurs rôles et responsabilités liés à ces activités.
En ce qui concerne les cadres supérieurs, les organisations doivent informer la Division des politiques de leadership du BDPRH du SCT et maintenir une communication continue avec elle, avant et pendant les activités de transition dans la carrière. Les administrateurs généraux doivent aviser par écrit les cadres supérieurs potentiellement touchés, conformément à la Directive sur les conditions d’emploi pour les cadres supérieurs.
Pour obtenir de plus amples renseignements et du soutien concernant cette étape, veuillez consulter les sources suivantes :
- Partie II – Avis officiel
- Conventions collectives de la fonction publique
- Directive sur les conditions d’emploi pour les cadres supérieurs
Étape 5 : Mener des activités de classification et de dotation
Lorsqu’ils ont établi l’état actuel et futur de l’organisation à l’étape 1, les gestionnaires délégués ont pris en compte les programmes, services et priorités actuels et futurs et la manière dont ceux-ci pourraient à leur tour engendrer des lacunes potentielles sur le plan des compétences et des ressources humaines. L’adaptation des effectifs ou la transition dans la carrière peut nécessiter la suppression de postes, la modification de postes, la création de nouveaux postes ou une combinaison de ces éléments.
Avant et pendant un réaménagement des effectifs ou une transition dans la carrière, il convient de consulter l’équipe de la classification pour s’assurer que les descriptions de travail sont à jour, que les postes sont correctement classifiés, que de nouveaux postes sont créés, le cas échéant, et que les postes vacants sont supprimés. Les lieux des postes doivent également être exacts et mis à jour, au besoin.
En cas de création d’un nouveau poste, les gestionnaires délégués doivent collaborer avec leur spécialiste des ressources humaines pour déterminer les stratégies de dotation les plus appropriées afin de réduire ou de minimiser le nombre de fonctionnaires concernés par le réaménagement des effectifs ou la transition dans la carrière. Dans ces situations, les gestionnaires délégués doivent envisager de pourvoir d’abord les nouveaux postes. Cette mesure leur permet de placer certains des fonctionnaires touchés, réduisant ainsi leur nombre. Les gestionnaires délégués et les spécialistes des ressources humaines doivent tenir compte de leur orientation organisationnelle en matière de classification et de dotation.
Exemple : Activités de classification et de dotation
Pour répondre aux besoins du futur programme et des services connexes, le gestionnaire délégué a déterminé que 2 postes de superviseurs seront nécessaires. La consultation de l’équipe de la classification a permis de confirmer qu’aucun poste n’existe actuellement au sein de l’unité de travail. On procède donc à la classification et à la création de 2 nouveaux postes.
Le gestionnaire délégué sait que certains membres de l’unité de travail possèdent les qualifications et les compétences requises pour les postes de superviseurs.
Afin de réduire au minimum le nombre de fonctionnaires susceptibles d’être visés par une SMPMD, le gestionnaire délégué a l’intention de doter les 2 postes au moyen d’un processus de nomination interne annoncé, ouvert uniquement aux personnes occupant des postes d’attache dans l’unité de travail touchée, ou de la zone de sélection minimale conformément aux lignes directrices de l’organisation sur la zone de sélection pour les processus de nomination internes. Avant de lancer le processus de nomination, le gestionnaire délégué communique avec le fonctionnaire en congé pour l’informer de ses intentions.
Dans la planification du processus de nomination, le gestionnaire délégué établit et applique les qualifications essentielles et les autres critères, en tenant compte du « placement des fonctionnaires touchés » en tant que besoin organisationnel. Le gestionnaire délégué invoque l’article 43 de la LEFP lorsqu’il demande une autorisation en matière de priorité pour nommer un fonctionnaire touché, car la nomination d’une personne bénéficiant d’un droit de priorité provenant de l’extérieur de l’unité entraînerait la nécessité de déclarer un employé excédentaire. À la suite de l’évaluation des candidats, le gestionnaire délégué nomme 2 fonctionnaires de l’unité de travail touchée aux postes de superviseurs.
Des 18 personnes nommées pour une période indéterminée qui ont été initialement identifiées comme étant touchées, 16 demeurent des fonctionnaires touchés.
Étape 6 : Établir un programme de départ volontaire
Selon la DRE ou l’appendice sur le réaménagement des effectifs de la convention collective applicable, les organisations peuvent être tenues d’établir des programmes de départ volontaire pour les situations de réaménagement des effectifs qui touchent un certain nombre de fonctionnaires travaillant dans le même groupe et au même niveau et dans la même unité de travail, et lorsque l’administrateur général ne peut pas garantir une offre d’emploi raisonnable. Il convient de noter que, même dans les cas où un programme de départ volontaire n’est pas exigé, les organisations peuvent décider d’établir un programme à l’échelle de l’organisation pour examiner les demandes tout au long de la période de réaménagement des effectifs.
Il est nécessaire de mener une consultation par l’intermédiaire des comités mixtes patronaux‑syndicaux sur le réaménagement des effectifs lorsqu’un programme de départ volontaire est établi conformément à la DRE et l’appendice sur le réaménagement des effectifs de la convention collective applicable. L’établissement des comités de réaménagement des effectifs est généralement coordonné et établi au niveau de l’organisation.
L’objectif d’un programme de départ volontaire est de permettre aux fonctionnaires de se porter volontaires pour être mis en disponibilité, réduisant ainsi le nombre de personnes à inclure dans un processus de SMPMD et, dans certains cas, éliminant la nécessité d’en mener un.
De tels programmes doivent être mis en place après que les fonctionnaires ont été avisés de leur statut de fonctionnaire touché et avant la tenue d’un processus de SMPMD. Le programme de départ volontaire ne doit pas entraîner plus de réductions que prévu. Avant de mettre en place le programme de départ volontaire, les organisations doivent déterminer le nombre de postes à supprimer. Si le nombre de volontaires est supérieur au nombre de postes à supprimer, les volontaires doivent être sélectionnés en fonction de leur ancienneté (nombre total d’années de service au sein de la fonction publique, qu’elles soient continues ou discontinues), si le programme de départ volontaire est conforme à la DRE ou à l’appendice sur le réaménagement des effectifs de la convention collective applicable.
Les annexes de la Directive sur les conditions d'emploi pour les cadres supérieurs ne comprennent pas de dispositions pour un programme de départ volontaire.
Exemple : Programme de départ volontaire
Il a été déterminé qu’il reste maintenant 16 fonctionnaires touchés.
Plus tôt dans la semaine, un des fonctionnaires a remis au gestionnaire une copie de sa lettre d’acceptation d’une offre de mutation dans une autre organisation. Il reste maintenant 15 fonctionnaires touchés.
Comme plus de 5 fonctionnaires font partie du même groupe et du même niveau et travaillent dans la même unité de travail, conformément à la DRE, le gestionnaire délégué doit établir un programme de départ volontaire. Ce programme est établi après une consultation approfondie avec le comité mixte sur le réaménagement des effectifs. Les fonctionnaires ont droit à un minimum de 30 jours civils pour réfléchir à la possibilité d’une mise en disponibilité et se porter volontaires en choisissant l’une des options suivantes : B (mesure de soutien à la transition), C(i) (mesure de soutien à la transition, indemnité d’études et démission) ou C(ii) (mesure de soutien à la transition, indemnité d’études et jusqu’à deux ans de congé non payé avant la démission).
Avant le délai minimum de 30 jours civils prévu par la DRE, un fonctionnaire se porte volontaire pour être mis en disponibilité. Cependant, le gestionnaire délégué doit attendre que les 30 jours soient écoulés afin que tous les fonctionnaires aient la possibilité de soumettre leur demande. Si le nombre de volontaires est supérieur au nombre de postes à supprimer, le gestionnaire délégué sélectionne les volontaires en fonction de leur ancienneté.
À la fin des 30 jours civils, un seul fonctionnaire s’est porté volontaire pour être mis en disponibilité. Il reste 14 fonctionnaires, dont 12 seront maintenus en poste et 2 seront sélectionnés pour une mise en disponibilité.
Le gestionnaire délégué communique avec les fonctionnaires restants pour leur expliquer qu’un fonctionnaire a accepté une mutation à l’extérieur de l’unité de travail et qu’un fonctionnaire s’est porté volontaire pour être mis en disponibilité. Il explique qu’une SMPMD est désormais nécessaire et que la possibilité de se porter volontaire pour être mis en disponibilité reste offerte aux fonctionnaires touchés si le nombre de postes à supprimer n’a pas été atteint.
Pour obtenir de plus amples renseignements et du soutien concernant cette étape, veuillez consulter les sources suivantes :
Procéder à une sélection des fonctionnaires aux fins de maintien en poste ou de mise en disponibilité
Étape 7 : Établir les qualifications, les exigences et les besoins
Le processus de sélection des fonctionnaires aux fins de maintien en poste ou de mise en disponibilité (SMPMD) vise à désigner les fonctionnaires qui seront maintenus en poste et ceux qui seront mis en disponibilité. Les gestionnaires délégués, avec l’aide de leur spécialiste en ressources humaines, doivent, conformément au paragraphe 22(2) du REFP, établir :
- les qualifications essentielles les plus pertinentes pour le travail à accomplir, y compris les exigences de la compétence dans les langues officielles, et toute qualification supplémentaire que l’administrateur général considère comme un atout pour le travail à accomplir ou pour l’administration, pour le présent ou l’avenir; et
- toutes exigences opérationnelles ou tous besoins de l’administration qui sont pertinents, de même qu’actuels ou futurs.
Puisqu’une SMPMD n’est pas un processus de nomination, les qualifications, les exigences et les besoins établis peuvent différer des critères de mérite qui auraient été établis dans le cadre d’un processus de nomination.
Qualifications essentielles
Pour être sélectionnés aux fins de maintien en poste, les fonctionnaires doivent posséder chacune des qualifications essentielles considérées par les gestionnaires délégués comme étant les plus pertinentes pour le travail à accomplir.
La compétence dans les langues officielles doit être considérée comme une qualification essentielle; elle ne peut pas être considérée comme une qualification constituant un atout. Conformément à l’article 91 de la Loi sur les langues officielles, les exigences en matière de langues officielles doivent être établies de façon objective pour les fonctions à exercer. Un processus de SMPMD peut viser des postes ayant différents niveaux de compétence dans les langues officielles. Avant de procéder à une SMPMD, les gestionnaires délégués doivent déterminer si les exigences linguistiques continuent de répondre aux besoins du ou des postes.
Puisque la SMPMD n’est pas un processus de nomination, la dotation non impérative, telle qu’elle est prévue par la Directive sur les langues officielles pour la gestion des personnes, ne s’applique pas.
Besoin organisationnel en matière d’équité en matière d’emploi, de diversité et d’inclusion
L’équité en matière d’emploi se rattache aux obligations prévues par la Loi sur l’équité en matière d’emploi concernant les 4 groupes désignés :
- les femmes
- les Autochtones
- les personnes en situation de handicap
- les membres des minorités visibles
Lorsqu’un écart est constaté dans la représentation des membres d’un ou de plusieurs groupes visés par l’équité en matière d’emploi, les gestionnaires délégués peuvent considérer l’appartenance à l’un ou à plusieurs de ces groupes comme un besoin actuel ou futur de l’organisation dans le cadre d’une SMPMD.
La diversité et l’inclusion ont une portée plus large, qui comprend le soutien et les améliorations à apporter pour mettre en place un milieu de travail diversifié, inclusif et sensibilisé aux réalités culturelles. Les instruments relatifs à la diversité peuvent être utilisés pour remédier à une sous-représentation avérée dans d’autres groupes ou au sein de sous‑groupes des 4 groupes désignés (par exemple, les personnes ayant un handicap intellectuel ou les personnes de la communauté noire).
Les organisations peuvent avoir établi leurs propres objectifs en matière de diversité et d’inclusion en tenant compte du niveau de sous-représentation et de la disponibilité de personnes qualifiées dans la population active (en se fondant sur des données pertinentes).
Exemple : Établir les qualifications, les exigences et les besoins
L’examen du travail à accomplir par le gestionnaire délégué indique que, bien que le travail reste le même, l’unité de travail devra produire davantage de documents écrits qui doivent être clairs, concis et précis.
Aux fins de la SMPMD, le gestionnaire délégué établit que les qualifications essentielles ci‑dessous sont celles qui sont les plus pertinentes pour le travail à accomplir :
- compétence dans les langues officielles : poste bilingue de niveau impératif CBC/CBC
- capacité à interpréter la loi et les règlements dont la mise en application relève de la responsabilité de l’équipe
- compétences en communication écrite
- habiletés interpersonnelles
- esprit d’initiative
Pour obtenir de plus amples renseignements et du soutien concernant cette étape, veuillez consulter les sources suivantes :
- Représentation des groupes et sous-groupes visés par l’équité en matière d’emploi par ministères ou organismes
- Normes de qualification
- Profil des compétences clés en leadership
Étape 8 : Déterminer les méthodes d’évaluation
Comme le prévoit le paragraphe 22(4) du REFP, les gestionnaires délégués peuvent avoir recours à toute méthode d’évaluation qu’ils estiment indiquée pour l’évaluation des fonctionnaires. Conformément au paragraphe 22(6) du REFP, toute évaluation de la compétence d’un fonctionnaire dans sa seconde langue officielle est effectuée au moyen des mêmes méthodes que celles utilisées pour les nominations à la fonction publique ou au sein de celle‑ci.
Le choix des outils d’évaluation à utiliser doit se fonder principalement sur l’efficacité avec laquelle ces outils évaluent les qualifications, les exigences et les besoins établis pour le poste dans le cadre précis de la SMPMD.
Il faut notamment envisager de créer un plan d’évaluation (ou un guide de cotation) qui établit un lien clair entre chaque qualification, exigence et besoin et les outils d’évaluation qui sont choisis ou élaborés.
Exemple : Méthodes d’évaluation et modalités d’utilisation
Il reste maintenant 14 fonctionnaires touchés.
Le gestionnaire délégué a établi les méthodes d’évaluation mentionnées ci‑dessous.
- Compétence dans les langues officielles : poste bilingue de niveau impératif CBC/CBC
Le gestionnaire délégué vérifiera auprès du spécialiste des ressources humaines si les résultats de la dernière évaluation de langue seconde (ELS) des fonctionnaires démontrent qu’ils satisfont aux exigences relatives à la compétence dans les langues officielles. Dans le cas des personnes qui ne satisfont pas aux exigences, le gestionnaire délégué utilisera les méthodes approuvées par la Commission de la fonction publique pour évaluer ces personnes.
- Capacité à interpréter la loi et les règlements dont la mise en application relève de la responsabilité de l’équipe
Le gestionnaire délégué utilisera les résultats de l’évaluation précédente pour les fonctionnaires qui se sont joints à l’équipe à la suite du processus de nomination mené plus tôt dans l’année, ou il examinera des échantillons des travaux antérieurs des fonctionnaires qui font partie de l’équipe depuis plusieurs années.
- Compétences en communication écrite
Le gestionnaire délégué examinera des échantillons des travaux antérieurs.
- Habiletés interpersonnelles
- Esprit d’initiative
Le gestionnaire délégué procèdera à une vérification structurée des références qu’il complètera, le cas échéant, par des observations concernant les comportements.
Pour obtenir de plus amples renseignements et du soutien concernant cette étape, veuillez consulter les sources suivantes :
- Ressources principales sur l’évaluation équitable (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)
- Examens de la Commission de la fonction publique
- Évaluation des langues officielles dans le cadre d’un processus de nomination
Étape 9 : Identification des préjugés et des obstacles
Conformément au paragraphe 22(5) du REFP, avant d’utiliser les méthodes d’évaluation qu’ils ont choisies, les gestionnaires délégués doivent les évaluer et la façon dont elles seront appliquées. Une évaluation sert à déterminer et à éliminer les préjugés ou les obstacles qui désavantagent les personnes qui proviennent de tout groupe en quête d’équité, ou à atténuer leurs effets sur ces personnes.
L’évaluation comprend généralement 3 activités principales :
- décrire la méthode d’évaluation et son application;
- vérifier si la méthode d’évaluation et son application comportent des préjugés ou obstacles potentiels; et
- prendre les mesures nécessaires pour éliminer les préjugés et les obstacles, ou pour en atténuer les effets.
Le Guide et l’Outil sur l’atténuation des préjugés et obstacles en matière d’évaluation (accessibles uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) de la Commission de la fonction publique peuvent être utilisés pour examiner les méthodes d’évaluation et leur application. Certaines organisations ont élaboré leurs propres outils pour évaluer les préjugés et les obstacles en matière d’évaluation; ces outils peuvent également convenir pour procéder à une SMPMD.
Pour obtenir de plus amples renseignements et du soutien concernant cette étape, veuillez consulter les sources suivantes (accessibles uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) :
- Guide sur l’atténuation des préjugés et obstacles en matière d’évaluation
- Outils sur l’atténuation des préjugés et obstacles en matière d’évaluation
- Ateliers et séances d’information
Étape 10 : Informer les fonctionnaires
Conformément au paragraphe 22(3) du REFP, les gestionnaires délégués doivent informer par écrit chaque groupe de fonctionnaires participant à la SMPMD au sujet des qualifications, des exigences et des besoins à satisfaire; des méthodes d’évaluation qui ont été choisies; du fait qu’ils peuvent demander des mesures d’adaptation; et de la marche à suivre pour en faire la demande.
Remarque : L’administrateur général doit informer, par écrit, chaque cadre supérieur participant à la SMPMD des éléments susmentionnés.
Pour faire preuve d’une plus grande transparence, les gestionnaires délégués peuvent également communiquer des renseignements supplémentaires tels que les définitions des qualifications, les facteurs qui seront utilisés pour sélectionner les fonctionnaires à maintenir en poste, l’ensemble du processus et l’échéancier des évaluations, ainsi que le soutien et les services mis à la disposition des fonctionnaires touchés par le réaménagement des effectifs.
La communication doit se faire en temps utile et fournir autant de renseignements concrets que possible.
Étape 11 : Évaluation des fonctionnaires
L’objectif du processus d’évaluation est de déterminer quels sont les fonctionnaires qui possèdent les qualifications essentielles les plus pertinentes, les qualifications constituant un atout, les exigences et les besoins pour exercer les fonctions continues de leur poste. Les gestionnaires délégués doivent s’assurer que chaque fonctionnaire sélectionné aux fins de maintien en poste obtient la cote ou les notes de passage établies. Avant d’évaluer les qualifications essentielles, les gestionnaires délégués peuvent d’abord appliquer et évaluer une qualification constituant un atout, une exigence opérationnelle ou un besoin organisationnel, s’il est plus efficace de procéder ainsi.
Conformément au paragraphe 22(7) du REFP, les gestionnaires délégués doivent veiller à ce que les fonctionnaires soient évalués dans la langue officielle de leur choix – soit le français, l’anglais ou les deux langues – durant l’évaluation des qualifications, des exigences et des besoins. De plus, l’évaluation de la connaissance et de la maîtrise du français, de l’anglais, des deux langues ou d’une troisième langue doit se faire dans la langue évaluée. Par exemple, un poste à doter à l’étranger pourrait nécessiter la capacité de lire, d’écrire et de parler dans une troisième langue. L’évaluation doit alors être effectuée dans la langue en question.
Les résultats de l’évaluation de langue seconde (ELS) du fonctionnaire sont considérés comme valides pendant une période indéterminée tant que ce dernier reste dans son poste d’attache et tant que le profil linguistique du poste n’a pas été rehaussé au-dessus du niveau de compétence du fonctionnaire. Le gestionnaire délégué peut également réévaluer un fonctionnaire à tout moment s’il a des doutes sur le niveau de compétence de ce dernier ou pour respecter les politiques de l’organisation en matière de mise à jour des résultats expirés des examens.
Si les résultats de la dernière ELS du fonctionnaire montrent qu’il ne satisfait plus aux exigences de son poste d’attache en matière de compétence dans les langues officielles, le fonctionnaire doit se soumettre à une autre ELS afin de prouver qu’il satisfait à ces exigences.
Exemptions : Si un fonctionnaire a été nommé ou muté de façon non impérative à son poste d’attache, sous réserve du Décret d’exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique (DELOFP), et qu’une exemption est en vigueur au moment où une décision concernant la SMPMD est prise, il est exempté de l’obligation de posséder la compétence dans les langues officielles. Cette exemption continue de s’appliquer même si le profil du poste est modifié dans le cadre d’une SMPMD, car une exemption en vigueur au titre du DELOFP doit être respectée. Cette exemption peut être fondée sur un engagement à devenir bilingue signé, une raison médicale ou une démission (si la personne est admissible à une pension immédiate dans les 2 ans suivant sa nomination).
Dans le cadre d’une SMPMD, il n’y a pas d’autre exemption à l’obligation de posséder la compétence dans les langues officielles; les « droits du titulaire », qui permettent à un fonctionnaire qui ne possède pas le profil requis dans les langues officielles de rester en poste dans certaines circonstances, ne s’appliquent pas.
Les mesures d’adaptation en matière d’évaluation sont conçues pour éliminer les obstacles et faire en sorte que les fonctionnaires ayant des limitations puissent démontrer pleinement leurs capacités. Les principes liés à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation s’appliquent au processus de SMPMD.
Pour obtenir de plus amples renseignements et du soutien concernant cette étape, veuillez consulter les sources suivantes :
- Évaluation de langue seconde à la fonction publique fédérale
- Obligation de prendre des mesures d’adaptation : Démarche générale à l’intention des gestionnaires
Étape 12 : Sélection des fonctionnaires
La sélection est une étape cruciale du processus décisionnel. Conformément au paragraphe 22(8) du REFP, les gestionnaires délégués doivent examiner la façon dont les qualifications, les exigences et les besoins seront pris en compte dans leur sélection aux fins de maintien en poste. Ils pourraient rechercher certaines capacités dans une combinaison d’éléments, et cette combinaison pourrait varier d’un poste à l’autre, au besoin.
Tous les fonctionnaires qui seront maintenus en poste doivent au moins posséder les qualifications essentielles, y compris la compétence dans les langues officielles établie aux fins de la SMPMD. Un fonctionnaire qui ne possède pas la compétence requise dans les langues officielles ne peut pas être sélectionné aux fins de maintien en poste, quels que soient ses résultats relatifs aux autres facteurs, à moins qu’il ne bénéficie d’une exemption au titre du DELOFP. Les gestionnaires délégués ne peuvent pas établir qu’un niveau de compétence dans les langues officielles supérieur à celui exigé pour le poste permettra de garantir le maintien en poste d’un fonctionnaire.
Les facteurs de sélection peuvent être les mêmes pour tous les postes à maintenir ou ils peuvent être différents. Les gestionnaires délégués devront fournir à chaque fonctionnaire, par écrit, les motifs justifiant la sélection aux fins de mise en disponibilité.
Exemple : Sélection
Pour établir les qualifications, les exigences et les besoins, le gestionnaire délégué prend en considération le travail actuel et futur à accomplir et décide d’utiliser les facteurs de sélection suivants :
- capacité à communiquer par écrit;
- capacité à interpréter la loi et les règlements dont la mise en application relève de la responsabilité de l’équipe.
Par conséquent, parmi les fonctionnaires qui possèdent toutes les qualifications essentielles les plus pertinentes, le gestionnaire délégué en sélectionne 12 aux fins de maintien en poste, c’est-à-dire ceux qui ont démontré la plus grande capacité à communiquer par écrit et la capacité à interpréter la loi et les règlements.
Les 2 fonctionnaires restants seront mis en disponibilité.
Étape 13 : Fournir un avis écrit
Une fois la détermination des fonctionnaires à maintenir en poste et des fonctionnaires à mettre en disponibilité effectuée, les gestionnaires délégués doivent informer les fonctionnaires, par écrit, le plus rapidement possible. Par souci de transparence et d’équité du processus, il est recommandé d’informer simultanément tous les fonctionnaires évalués des résultats de la sélection.
Fonctionnaires sélectionnés aux fins de mise en disponibilité
Selon le paragraphe 21(1) du REFP, avant de mettre un fonctionnaire en disponibilité conformément au paragraphe 64(2) de la LEFP, le gestionnaire délégué doit fournir par écrit au fonctionnaire les éléments ci‑dessous :
- une déclaration indiquant que le fonctionnaire sera mis en disponibilité,
- le motif justifiant la sélection du fonctionnaire aux fins de mise en disponibilité,
- le droit du fonctionnaire de déposer une plainte en vertu du paragraphe 65(1) de la LEFP,
- la date à laquelle ses services ne seront plus nécessaires;
- la date à laquelle le fonctionnaire est mis en disponibilité ou, si cette date n’est pas connue, une déclaration indiquant qu’il sera informé par écrit de cette date lorsqu’elle sera connue.
Comme le prévoit l’article 1.1.7 de la DRE ou l’appendice sur le réaménagement des effectifs de la convention collective applicable, lorsqu’un fonctionnaire est informé de sa mise en disponibilité parce que ses services ne sont plus nécessaires en raison d’un manque de travail ou de la suppression d’une fonction, la communication doit également indiquer :
- que l’organisation offre au fonctionnaire une garantie d’offre d’emploi raisonnable et que le fonctionnaire sera déclaré excédentaire à partir de cette date; ou
- que l’organisation n’est pas en mesure de fournir une garantie d’offre d’emploi raisonnable, que le fonctionnaire est déclaré optant et qu’il bénéficie des options prévues dans la section 6.4 de la DRE ou de celles énoncées à l’appendice sur le réaménagement des effectifs de la convention collective applicable.
Sauf s’il s’agit de cadres supérieurs, les organisations sont censées offrir une garantie d’offre d’emploi raisonnable aux fonctionnaires lorsqu’ils savent ou peuvent prévoir qu’il existe un emploi disponible pour eux dans l’administration publique centrale.
Remarque : En ce qui concerne les cadres supérieurs, les organisations doivent consulter la Division des politiques de leadership du BDPRH du SCT avant de fournir un avis écrit.
Fonctionnaires maintenus en poste
Conformément au paragraphe 21(2) du REFP, les gestionnaires délégués doivent également informer par écrit les fonctionnaires qui n’ont pas été sélectionnés aux fins de mise en disponibilité qu’ils seront maintenus en poste.
Les gestionnaires délégués doivent être prêts à expliquer les résultats de l’évaluation à chacun des fonctionnaires et à en discuter avec eux. Les renseignements fournis au fonctionnaire ne doivent concerner que ce dernier, car ces renseignements sont protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Étape 14 : Consigner les motifs justifiant la sélection
Conformément au paragraphe 22(10) du REFP, les organisations doivent consigner les motifs sur lesquels est fondée chaque décision de mettre ou non un fonctionnaire en disponibilité. La consignation des motifs assure la transparence et renforce la responsabilité des gestionnaires délégués à l’égard des décisions prises.
Les organisations doivent être en mesure de démontrer que les exigences du REFP ont été respectées. La consignation des décisions prises avant et pendant une SMPMD est utile, car ces décisions permettent d’étayer les discussions avec les fonctionnaires et peuvent être nécessaires dans le cadre d’activités de surveillance de la Commission de la fonction publique ou de plaintes ou de griefs déposés auprès de la Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral (CRTESPF).
Responsabilités à la suite d’une sélection des fonctionnaires aux fins de maintien en poste ou de mise en disponibilité
Une fois la sélection des fonctionnaires aux fins de maintien en poste ou de mise en disponibilité (SMPMD) terminée, certaines tâches restent à accomplir. En voici quelques exemples, sans ordre particulier.
Activités liées au réaménagement des effectifs ou à la transition dans la carrière
Avant et pendant une SMPMD, les fonctionnaires peuvent s’être fait offrir la possibilité de se porter volontaires en vue d’une mise en disponibilité. Dans le cadre du programme de départ volontaire, les fonctionnaires ont disposé d’un certain nombre de jours pour réfléchir et se porter volontaires en vue d’une mise en disponibilité en choisissant l’une des options conformément à la DRE ou à l’appendice sur le réaménagement des effectifs de la convention collective applicable.
De plus, les fonctionnaires sélectionnés aux fins de mise en disponibilité ont été informés par écrit que leurs services n’étaient plus nécessaires, qu’ils bénéficiaient d’une garantie d’offre d’emploi raisonnable ou qu’ils n’en bénéficiaient pas, et qu’ils disposaient de 120 jours pour examiner et choisir l’une des options proposées, c’est‑à‑dire A, B, C(i) ou C(ii), conformément à la DRE ou à l’appendice sur le réaménagement des effectifs de la convention collective applicable.
Les gestionnaires délégués doivent soutenir l’option choisie par chaque fonctionnaire et veiller à ce qu’elle soit appliquée. Ils doivent notamment remplir et transmettre les documents nécessaires pour permettre la mise en œuvre de chaque option.
Lorsqu’elles mènent des activités de transition dans la carrière à l’intention des cadres supérieurs, les organisations doivent communiquer avec la Division des politiques de leadership du BDPRH du SCT.
Activités de classification
Lors des différentes étapes d’une SMPMD, y compris celles qui précèdent, les gestionnaires délégués peuvent avoir établi qu’un ou plusieurs postes doivent être mis à jour. L’état actuel ou futur souhaité de l’organisation peut entraîner des changements dans le travail à accomplir, et rendre nécessaire une mise à jour des descriptions de poste.
Lorsqu’ils établissent les qualifications essentielles les plus pertinentes, les gestionnaires délégués doivent déterminer si les exigences linguistiques continuent de répondre aux besoins de chaque poste à maintenir. Si les exigences ont changé, les gestionnaires délégués doivent actualiser le profil linguistique du poste.
Conformément au paragraphe 64(4) de la LEFP, lorsqu’une mise en disponibilité prend effet, le fonctionnaire cesse d’être un fonctionnaire et n’occupe plus son poste d’attache. À partir de ce moment, le gestionnaire délégué doit collaborer avec l’équipe de la classification pour abolir le poste vacant.
Recours
Dans le cas où certains fonctionnaires, mais pas tous, sont informés qu’ils seront mis en disponibilité, ces fonctionnaires, y compris les cadres supérieurs, qui ont été sélectionnés aux fins de mise en disponibilité, ont le droit de déposer une plainte en vertu du paragraphe 65(1) de la LEFP au motif que leur sélection constitue un abus de pouvoir. Selon le paragraphe 65(2) de la LEFP, aucune plainte ne peut être déposée à l’encontre de la décision de mettre en disponibilité des fonctionnaires, de la détermination de la partie de l’organisation au sein de laquelle se fait la mise en disponibilité ni du nombre de fonctionnaires qui sont mis en disponibilité.
Les administrateurs généraux sont informés des plaintes déposées auprès de la CRTESPF. L’équipe des ressources humaines informera de la plainte les gestionnaires délégués qui ont procédé à la sélection aux fins de mise en disponibilité. Le spécialiste des ressources humaines travaillera en étroite collaboration avec les gestionnaires délégués pour s’assurer qu’ils disposent de tous les renseignements pertinents et que les délais de procédure sont respectés.
Pour obtenir de plus amples renseignements et du soutien concernant cette étape, veuillez consulter les sources suivantes :
Foire aux questions
Les questions suivantes sont en cours d’élaboration. Ces informations sont sujettes à évoluer et à être mises à jour de temps à autre.
Avant de procéder à une sélection des fonctionnaires aux fins de maintien en poste ou de mise en disponibilité (SMPMD)
Est-ce qu'une notification doit être émise pour les employés exclus et non représentés?
Les organisations doivent aviser le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (SCT-BDPRH), par écrit et à titre confidentiel, le plus tôt possible, et dans les délais prescrits par la Directive sur le réaménagement des effectifs, les appendices sur le réaménagement des effectifs des conventions collectives applicables et la Directive sur les conditions d’emploi pour les cadres supérieurs et ce, avant tout annonce d’une situation de réaménagement des effectifs ou d’une transition dans la carrière.
Est-il possible de muter (et non de nommer) un employé touché à des postes nouvellement classifiés et créés?
Oui, il est possible de muter les employés touchés. Conformément à l’alinéa 51(5)(a) de la LEFP, la mutation ne peut constituer une promotion. L'employé muté doit satisfaire à la norme de qualification et satisfaire au profil linguistique et aux conditions d'emploi du poste.
Comment faut-il traiter les employés saisonniers qui occupent un poste touché dans le cadre d’une SMPMD?
Les employés saisonniers qui occupent un poste pour une période indéterminée doivent être pris en compte lors de l'identification des postes et des employés de mêmes groupe et niveau professionnels qui exercent des fonctions semblables ou occupent des postes semblables dans les parties touchées de l'organisation qui peuvent nécessiter une SMPMD.
Comment faut-il traiter les employés à temps partiel qui occupent un poste touché dans le cadre d’une SMPMD?
Les employés à temps partiel qui occupent un poste pour une période indéterminée doivent être pris en compte lors de l'identification des postes et des employés de mêmes et niveau professionnels qui exercent des fonctions semblables ou occupent des postes semblables dans les parties touchées de l'organisation qui peuvent nécessiter une SMPMD.
Comment faut-il traiter les employés qui bénéficient d’une protection salariale dans le cadre d’une SMPMD?
Les employés qui bénéficient d’une protection salariale doivent être pris en compte lors de l'identification des postes et des employés de mêmes groupe et niveau professionnels qui exercent des fonctions semblables ou occupent des postes semblables dans les parties touchées de l'organisation qui peuvent nécessiter une SMPMD. La protection du salaire à un groupe et à un niveau différent n'a pas d'incidence sur l'inclusion dans la SMPMD; les employés sont considérés en fonction du poste d’attache qu'ils occupent.
Un employé qui est nommé pour une période déterminée dans la partie touchée de l'organisation approche 3 ans de service. Cet employé doit-il être inclus dans une SMPMD?
Le paragraphe 59(1) de la LEFP prévoit que la durée des fonctions d’un fonctionnaire devient automatiquement indéterminée si les conditions déterminées par l’employeur sont respectées. Si l’employé nommé pour une période déterminée a atteint la fin de la période cumulative spécifiée par l'employeur, il devient un employé nommé pour une période indéterminée et est inclus dans la sélection des fonctionnaires aux fins de maintien en poste ou de mise en disponibilité.
Si l’employé nommé pour une période déterminée n’a pas encore atteint la fin de la période cumulative fixée par l’employeur, il doit être traité conformément aux politiques de l'employeur. Les gestionnaires délégués et les spécialistes en ressources humaines doivent examiner la façon dont l'organisation gère l’emploi pour une période déterminée afin de déterminer si les périodes de travail cumulatives comptent pour la conversion de la durée déterminée en durée indéterminée conformément à la section 4.2.3 de la Directive sur l'emploi pour une période déterminée. Si l’employé nommé pour une période déterminée conserve son statut d’employé nommé pour une période déterminée au-delà des 3 ans de service conformément à la section 4.2.3 de la Directive, il n’est pas inclus dans la SMPMD.
Évaluation
Les résultats d'évaluations antérieures peuvent-ils être utilisés dans le cadre d'une SMPMD?
Dans certains cas, les résultats d’évaluation d'un processus de sélection antérieur peuvent être utilisés dans une SMPMD.
Dans leur décision d'utiliser ou non les résultats d'une évaluation antérieure, les gestionnaires délégués doivent prendre en compte les éléments suivants :
- Quelle est la qualité des outils d'évaluation utilisés?
- Est-ce que la pertinence des outils d'évaluation s’est maintenue au fil du temps?
- Est-ce que la ou les qualifications antérieures et la ou les qualifications de la SMPMD sont identiques ou semblables en termes de profondeur et d'étendue?
- Est-ce que l’employé a eu l'occasion d'améliorer leurs qualifications depuis l'évaluation précédente?
- Dans quelle mesure les résultats précédents obtenus dans un autre contexte organisationnel sont-ils pertinents pour le contexte d’une SMPMD?
Il peut également y avoir des considérations propres à chaque organisation.
Les gestionnaires délégués doivent également déterminer si une évaluation des méthodes d'évaluation, et la manière dont elles ont été appliquées, a été effectuée pour identifier les préjugés et les obstacles qui désavantagent les personnes qui proviennent de tout groupe en quête d’équité, conformément au paragraphe 22(5) du REFP. Les gestionnaires délégués qui procèdent à une SMPMD sont tenus de s'assurer qu'une évaluation a eu lieu, même lorsqu'ils recourent à une méthode d'évaluation et à une évaluation réalisées par une autre personne, une autre organisation ou un autre prestataire de services que la Commission de la fonction publique.
Les employés en congé sans solde peuvent-ils faire l’objet d’une évaluation dans le cadre d’une SMPMD?
Dans de nombreuses circonstances, un employé en congé sans solde peut faire l’objet d’une évaluation dans le cadre d’une SMPMD. Si un employé ne peut pas participer au processus d'évaluation en raison d'une absence liée à des motifs qui relèvent de la Loi canadienne sur les droits de la personne, les gestionnaires délégués doivent travailler avec leur spécialiste des ressources humaines pour déterminer, au cas par cas, si l'employé en congé peut ou non être inclus dans le SMPMD.
Un employé peut-il refuser de participer à une SMPMD?
Si un employé ne souhaite pas participer à une SMPMD, cela ne signifie pas qu'il se retire du processus. Contrairement à une procédure de nomination, dans le cadre d'une SMPMD, il incombe aux gestionnaires délégués d'épuiser toutes les possibilités d'évaluation des employés. Les gestionnaires délégués doivent collaborer avec leur spécialiste des ressources humaines pour déterminer, au cas par cas, si l'évaluation peut se poursuivre et, le cas échéant, pour envisager les différentes options d'évaluation.
Sélection
L'ancienneté peut-elle être utilisée dans une SMPMD?
Non. Une SMPMD doit être basée sur les qualifications essentielles les plus pertinentes, les qualifications constituant un atout, les exigences et les besoins pour le travail à effectuer ou pour l'organisation, actuellement ou à l'avenir.
Bien que l'expérience puisse être utilisée comme qualification et comme facteur de sélection des fonctionnaires à retenir, la profondeur et l'étendue de l'expérience ne sont pas toujours proportionnellement corrélées au nombre d'années d'expérience.
Pour de plus amples renseignements
Les gestionnaires délégués peuvent communiquer avec leur spécialiste des ressources humaines pour discuter de la façon dont certaines questions sont traitées au sein de leur organisation.
La Commission de la fonction publique du Canada fournit du soutien par l’entremise des conseillers au soutien en dotation affectés à chacune d’elles.
Lois et références
Lois
- Loi sur l’emploi dans la fonction publique
- Règlement sur l’emploi dans la fonction publique
- Loi sur les langues officielles
- Décret d’exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique
- Règlement sur les langues officielles – nominations dans la fonction publique
- Loi sur l’équité en matière d’emploi
- Loi sur la protection des renseignements personnels
Autres références
- Directive sur le réaménagement des effectifs du Conseil national mixte
- Conventions collectives de la fonction publique
- Politique sur la gestion des personnes
- Politique de gestion des cadres supérieurs
- Directive sur les conditions d’emploi pour les cadres supérieurs
- Directive sur les langues officielles pour la gestion des personnes
- Directive sur l’emploi pour une période déterminée
- Normes de qualification
- Profil des compétences clés en leadership
- Plans ministériels
- Principes fondamentaux de la gestion des risques : Comment effectuer une analyse environnementale pour la gestion des risques
- Représentation des groupes et sous-groupes visés par l’équité en matière d’emploi par ministères ou organismes
- Boussole de la diversité et de l'inclusion (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)
- Normes de qualification relatives aux langues officielles
- Déterminer le profil linguistique des postes bilingues
- Outil sur l’identification linguistique des postes
- Évaluation de langue seconde à la fonction publique fédérale
- Ressources principales sur l’évaluation équitable (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)
- Guide sur l’atténuation des préjugés et obstacles en matière d’évaluation (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)
- Outil sur l’atténuation des préjugés et obstacles en matière d’évaluation (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)
- Mesures d’adaptation en matière d’évaluation
- Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral
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