Archivée - Série d'orientation - Évaluation, sélection et nomination

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Sélection et nomination

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Table des matières

• Introduction

1. Évaluation
   • 1.1 Planification
   • 1.2 Communication
   • 1.3 Critères de mérite
   • 1.4 Application des critères de mérite
   • 1.5 Présélection
   • 1.6 Évaluation des qualifications et des autres critères de mérite
   • 1.7 Vérification des attestations d’études
   • 1.8 Comité d'évaluation
   • 1.9 Méthodes d'évaluation
   • 1.10 Mesures d'adaptation
   • 1.11 Langues officielles
   • 1.12 Outils d'évaluation
   • 1.13 Achèvement de l'évaluation
2. Sélection
   • 2.1 Options
   • 2.2 Modification des critères de mérite
   • 2.3 Utilisation des résultats d'évaluations antérieures
   • 2.4 Personnes bénéficiaires d'un droit de priorité de nomination
   • 2.5 La préférence accordée aux anciens combattants et aux citoyens canadiens
   • 2.6 Exemples d'options pour la sélection
     • 2.6.1 Situation
     • 2.6.2 Énoncé des critères de mérite
     • 2.6.3 Exemples d'options
3. Nomination
   • 3.1 Offres conditionnelles
   • 3.2 Date d'entrée en vigueur de la nomination et le serment ou l'affirmation solennelle
   • 3.3 Affirmation d’affiliation autochtone
   • 3.4 Contenu de l'offre de nomination
   • 3.5 Durée des fonctions
   • 3.6 Langues officielles
   • 3.7 Obligation de prendre des mesures d'adaptation
   • 3.8 Documents de dotation

Introduction

Le présent document se veut un outil pratique pour les conseillers en ressources humaines (RH) leur permettant de fournir des renseignements et une orientation en ce qui a trait à l'évaluation, à la sélection et à la nomination. La souplesse dans les processus de nomination s'est grandement accrue, comme en témoignent les nombreux exemples présentés dans ce document. Parallèlement, on ne peut surestimer l'importance de la transparence et de la responsabilisation. Les décisions doivent être communiquées ouvertement et elles doivent être justifiées.

La Commission de la fonction publique (CFP), par l'entremise de ses Lignes directrices en matière de nomination, a exposé ses attentes selon lesquelles les nominations doivent être fondées sur le mérite, l'impartialité et les valeurs directrices que sont la justice, la transparence, l'accessibilité et la représentativité. De plus, les nominations doivent être exemptes de toute influence politique. Les administrateurs généraux doivent également s'assurer que les évaluations sont élaborées et mises en place de façon impartiale, qu'elles n'entraînent pas d'obstacles systémiques et de favoritisme personnel et que les processus et les méthodes d'évaluation évaluent efficacement les critères de mérite. Ces attentes aideront à forger l'opinion des gestionnaires délégataires au moment où ils entrent dans l'étape de planification et de gestion des processus d'évaluation, de sélection et de nomination. Les gestionnaires comptent également sur l'avis des conseillers en RH pour les aider à envisager les options et à prendre des décisions éclairées. Ce document renferme des exemples d'options, mais les gestionnaires peuvent, à leur discrétion et selon leur jugement, en explorer d'autres. Au fur et à mesure que les organisations acquerront de l'expérience dans les secteurs de l'évaluation, de la sélection et de la nomination, conformément à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), et qu'elles exploreront de nouvelles possibilités, on s'attend à ce que d'autres options se présentent.

1. Évaluation

Le mérite a été défini autrement et il n'est désormais plus nécessaire de comparer et de classer les candidats (déterminer le mérite relatif). Ces seuls facteurs ont des répercussions importantes sur la façon dont l'évaluation sera menée. Par exemple, un gestionnaire peut, en premier lieu, décider d'évaluer une qualification qui constitue un atout afin d'identifier les personnes qu'il voudra évaluer de façon exhaustive.

Un processus d'évaluation, peu importe s'il fait partie d'un processus de nomination annoncé ou non, comprend une planification minutieuse, une communication ouverte, du temps et des efforts. De cette façon, on sélectionnera des personnes compétentes, capables d'effectuer le travail. Par conséquent, l'établissement de critères de mérite par le gestionnaire est une étape importante du processus de nomination, puisque ces critères serviront de fondement pour l'élaboration ou le choix des méthodes ou des outils d'évaluation appropriés et, finalement, la nomination d'une personne qualifiée.

Message clé : Une nomination devrait être perçue comme un investissement à long terme, puisque la personne sélectionnée peut demeurer à l'emploi de l'organisation ou de la fonction publique pendant de nombreuses années. Ainsi, la qualité du processus d'évaluation et des outils utilisés est essentielle si l'on veut identifier des personnes qualifiées.

1.1 Planification

La planification intégrée des RH et des activités est le fondement qui permet de comprendre les besoins actuels et futurs d'une organisation et ceux de la fonction publique dans son ensemble. Les résultats d'une planification intégrée peuvent aider les gestionnaires à déterminer les options de nomination, à identifier les qualifications essentielles et les autres critères de mérite que l'on retrouve dans le processus de nomination (p. ex., les besoins organisationnels découleraient de la planification intégrée des RH et des activités, plutôt que d'être définis de façon arbitraire) ainsi que dans la prise en considération des méthodes d'évaluation. Les conseillers en RH peuvent apporter leur aide à ce processus de planification en demandant aux gestionnaires de se pencher sur un certain nombre de questions, telles que :

• le contexte opérationnel et si les critères de mérite établis sont nécessaires pour l'emploi, actuellement ou à l'avenir;
• le plan d'activités ou le plan stratégique de l'organisation;
• si les critères de mérite peuvent être évalués de façon juste et transparente;
• les méthodes ou les outils d'évaluation les plus appropriés pour le processus d'évaluation et qui faciliteront l'identification des personnes qualifiées;
• si les méthodes ou les outils d'évaluation évalueront efficacement les critères de mérite établis et s'ils peuvent être administrés de façon juste.

Un plan d'évaluation (ou guide de cotation) devrait être préparé par le gestionnaire, de concert avec les personnes responsables de l'évaluation et le conseiller en RH. Ce plan établirait un lien entre chaque critère de mérite et les outils d'évaluation sélectionnés ou élaborés. Le plan devrait décrire :

• les critères de mérite à être évalués et la façon dont ils ont été définis, ainsi que leur importance relative, le cas échéant;
• les outils qui seront utilisés pour évaluer chaque critère de mérite (p. ex., les questions posées en entrevue, la vérification des références, etc., consultez le modèle de tableau ci-dessous qui dresse la liste des critères évalués par chacun des outils);
• les critères de notation, tels que les bonnes réponses aux questions sur les connaissances, ou les comportements attendus lors des jeux de rôles ou des simulations, etc.;
• l'échelle d'évaluation (ou de cotation), comme les cotes numériques ou les descriptions narratives;
• la façon dont les résultats de l'évaluation seront utilisés lors du processus de nomination dans son ensemble;
• les critères de mérite, autres que les qualifications essentielles, qui seront appliqués et qui devront être évalués;
• la zone de sélection;
• le moment opportun des évaluations;
• les membres du comité d'évaluation et les noms des personnes-ressources;
• les définitions des qualifications qui figurent dans l’énoncé des critères de mérite sont claires.

Message clé : Un plan d'évaluation clair est un outil précieux qui a pour but d'aider le gestionnaire à identifier les personnes qualifiées et de gérer le processus d'évaluation. Ce plan peut aider le comité d'évaluation à trouver un consensus sur la signification des critères de mérite, ainsi que sur le mode d'évaluation. De plus, un plan peut être utilisé pour fournir de la rétroaction aux personnes lors des discussions informelles, lors d'une enquête ou lorsqu'une plainte est déposée devant le Tribunal de la dotation de la fonction publique (TDFP). Enfin, dans un rôle de surveillance ou de vérification, ce plan peut donner un aperçu de la façon dont les renseignements ont été recueillis et utilisés au cours du processus de nomination et soutenir la décision prise quant à la sélection.

1.2 Communication

Un milieu de travail marqué par un dialogue et des pratiques ouvertes qui reflète la planification intégrée des RH et des activités stimulera la confiance des personnes à l'égard du cadre de nomination. La façon dont les gestionnaires traitent les personnes dans le cadre du processus, leur ouverture et le niveau de confiance qu'ils ont établi constituent des facteurs importants pour atteindre cet objectif.

Les gestionnaires devront tenir compte des facteurs de réussite lorsqu'ils prendront leurs décisions d'évaluation ou lorsqu'ils élaboreront leurs modes d'évaluation. Par exemple, décider de faire passer des examens et d'utiliser des évaluations de rendement afin d'évaluer certaines qualifications ou déterminer, dès le départ, la façon dont un processus fonctionnera, comme la représentation accrue qui constituerait un critère de mérite pour certains postes puis communiquer ces décisions aux personnes participant au processus de nomination.

Conseils

• fournir un énoncé des critères de mérite clair;
• communiquer les différentes étapes de l'évaluation tout au long du processus;
• s'assurer que les définitions des critères de mérite sont disponibles sur demande, le cas échéant, afin que les personnes puissent connaître les critères d'évaluation;
• aviser rapidement les personnes lorsque leur candidature n'est pas retenue et leur en expliquer les raisons;
• répondre rapidement aux demandes de rétroaction ou de discussions informelles;
• s'il s'agit d'un processus annoncé, s'assurer que tous les renseignements pertinents qui permettront aux candidats de prendre une décision éclairée quant à leur candidature figurent sur l'annonce;
• s'il s'agit d'un processus non annoncé, communiquer la décision d'utiliser ce type de processus et les résultats aux fonctionnaires dès que possible;
• informer les personnes de la période de validité des résultats, le cas échéant;
• communiquer les critères qui seront appliqués, la façon dont les résultats seront utilisés et le nombre de postes à combler, s'ils sont connus.

Message clé : Transparence! Un gestionnaire devrait communiquer aux personnes autant de renseignements pertinents que possible concernant le processus de nomination (à l'exception de renseignements personnels à propos des autres candidats et candidates) : quels sont les critères de mérite, quel processus sera utilisé, comment les renseignements seront recueillis et comment les décisions seront prises.

1.3 Critères de mérite

Comme le stipule la LEFP, le mérite comporte plusieurs éléments. La personne qui sera nommée doit posséder toutes les qualifications essentielles (y compris la compétence dans les langues officielles) pour le travail à accomplir. De plus, le gestionnaire (ou tout autre délégataire de l'administrateur général) peut prendre en considération les qualifications qui constituent un atout pour le travail à accomplir, toutes les exigences opérationnelles et tous les besoins organisationnels, qu'ils soient actuels ou futurs. Les besoins organisationnels peuvent également comprendre les besoins actuels et les besoins futurs de la fonction publique, tels qu'identifiés par l'employeur. Les qualifications essentielles, les qualifications qui constituent un atout, les exigences opérationnelles et les besoins organisationnels, désignés collectivement comme les critères de mérite, constituent le fondement pour l'évaluation du mérite. Vous trouverez de plus amples renseignements sur les critères de mérite et les conditions d'emploi sur le site Web du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines.

Les qualifications essentielles sont des qualifications qui sont requises de la personne pour qu'elle puisse effectuer le travail. Pour que l'on tienne compte de la candidature d'une personne aux fins de nomination, cette personne doit posséder toutes les qualifications essentielles. Lorsqu'un gestionnaire identifie une qualification comme étant essentielle, il affirme qu'une personne qui ne possède pas cette qualification ne sera pas en mesure d'exercer les fonctions du poste. Donc, si cinq qualifications essentielles ont été identifiées, il faut posséder chacune d'elles. Si une qualification n'est pas essentielle pour le travail à accomplir, on peut alors la considérer comme une qualification constituant un atout et, le cas échéant, elle devrait être identifiée comme telle.

Le gestionnaire devrait préciser clairement ce qu'il recherche. Par exemple, au besoin, il devrait fournir davantage de détails sur les qualifications essentielles afin que les personnes puissent comprendre les attentes du ou de la gestionnaire.

• Exemple - Un gestionnaire a établi que la capacité d'analyse est une qualification essentielle. Il a ajouté deux éléments qui précisent davantage cette qualification : peut discerner rapidement les principaux aspects d'un problème ou d'une situation et comprend le lien entre les éléments.

Le gestionnaire pourrait déterminer que chaque élément est essentiel et que chacun doit être satisfait. En revanche, le gestionnaire peut décider de procéder à une évaluation globale de ces deux éléments. Par exemple, le gestionnaire peut estimer satisfaisant que la personne ne possède qu'un seul des deux éléments de la qualification essentielle. La méthode doit être clairement établie et consignée au dossier dès le départ. Bien que ces éléments ne figurent pas nécessairement sur l'énoncé des critères de mérite, ils devraient être précisés dans le plan d'évaluation, d'autant plus que le choix des outils repose sur la nature de ces éléments. Ils seront également utiles lorsque le gestionnaire expliquera ses décisions lors de discussions informelles.

Conseils

• Limitez la liste de qualifications essentielles à celles qui sont cruciales pour le poste à pourvoir et utilisez les qualifications qui constituent un atout pour apporter de la souplesse dans la composition de l'équipe ou consolider les forces identifiées dans le bassin de candidatures. Par exemple, le gestionnaire peut déterminer que la capacité de présenter des exposés oraux est une qualification qui constitue un atout si elle vient s'ajouter à la compétence de l'équipe de travail ou si l'organisation peut en tirer avantage à l'avenir.
• Si une exigence opérationnelle doit être conservée après la nomination, le gestionnaire peut, le cas échéant, décider d'en faire une condition d'emploi.

1.4 Application des critères de mérite

Les critères de mérite peuvent être appliqués dans n'importe quel ordre (consultez la section 2.6 - Exemples d'options pour la sélection). Afin d'accroître l'efficacité, une exigence opérationnelle pourrait être appliquée en premier et les qualifications essentielles seraient ensuite évaluées uniquement chez les personnes qui répondent à l'exigence opérationnelle. Cela signifie que la nomination pourrait être fondée sur le fait qu'une personne réponde à une qualification qui constitue un atout, à un besoin organisationnel ou à une exigence opérationnelle et que les critères de mérite, autres que les qualifications essentielles, pourraient être utilisés afin de restreindre le processus de nomination aux candidats qui répondent à ces critères.

• Exemple - Un gestionnaire a identifié la connaissance d'une troisième langue, le mandarin, comme une qualification qui constitue un atout pour un poste d'agent ou agente des douanes en Colombie-Britannique. Des 600 demandes reçues, 35 candidats possédaient cet atout. Le gestionnaire peut donc décider qu'il serait logique de ne pas retenir la candidature des personnes qui ne maîtrisent pas cette troisième langue puisqu'il est fort probable que l'on retienne la candidature d'une des 35 personnes qui maîtrisent cette langue. Toutefois, si le processus de nomination a pour objectif de combler un certain nombre de postes différents au fil du temps, les personnes dont la candidature n'est pas retenue parce qu'elles ne répondaient pas à ce critère pourraient être considérées pour un autre poste dans le cadre du processus de nomination lorsque cette qualification qui constitue un atout n'est pas appliquée. De plus, si la candidature d'aucune des 35 personnes qui maîtrisent cette troisième langue n'est retenue, le gestionnaire pourrait alors décider d'examiner de nouveau les candidatures qui n'avaient pas été retenues en fonction de ce critère.

Il est important de se rappeler qu'un processus de nomination peut être utilisé pour combler des postes qui ont des critères de mérite communs, mais également des postes qui ont des critères de mérite distincts propres à eux.

• Exemple - Les mêmes qualifications essentielles ont été établies pour tous les postes de préposé à la clientèle, mais le gestionnaire veut y appliquer un besoin organisationnel. Par exemple, le gestionnaire doit satisfaire aux objectifs d'équité en matière d'emploi (EE) seulement pour un des postes à pourvoir et il veut appliquer une qualification qui constitue un atout, telle que l'expérience des relations avec les groupes communautaires, pour un autre poste.

1.5 Présélection

Une fois que les critères de mérite ont été établis pour un processus de nomination donné, le gestionnaire et les personnes responsables de l'évaluation doivent décider de quelle façon les qualifications essentielles seront évaluées, quels autres critères s'appliqueront et seront évalués pour chaque nomination, ainsi que la meilleure façon de procéder (certaines activités peuvent être menées en parallèle, d'autres selon un ordre séquentiel) pour évaluer les critères. Le processus d'évaluation peut comprendre diverses étapes où les candidats doivent répondre à des critères précis sinon leur candidature ne sera pas retenue. Un processus initial de présélection est souvent une des premières étapes de ce processus d'élimination de candidatures, avant de procéder à une évaluation exhaustive des qualifications et d'appliquer les critères de mérite. La présélection comprend habituellement une première décision quant à l'admissibilité des candidats fondée sur les renseignements fournis dans leur demande d'emploi ou disponibles dans le dossier afin d'identifier les candidats qui passeront à l'étape suivante.

Il est important que tous les critères de mérite qui seront utilisés à des fins de présélection soient précisés de façon claire dans les annonces et les renseignements à propos des répertoires afin que les candidats éventuels puissent déterminer si le poste les intéresse et afin qu'ils connaissent les renseignements à inscrire sur leur demande d'emploi ou leur fiche d'inscription à un répertoire dans le but de démontrer s'ils répondent à ces critères.

Les qualifications d'une personne sont évaluées selon le mode de notation « satisfait » ou « ne satisfait pas » en fonction des critères établis par le gestionnaire aux fins de présélection, comme les études, l'expérience et l'accréditation professionnelle.

Conseil

• Lors de la présélection en fonction du niveau d'études requis, le comité d'évaluation doit prendre en considération les diplômes étrangers qui ont un équivalent canadien. Vous trouverez de plus amples renseignements à ce sujet sur le site Web d'emplois de la CFP.

Toute qualification essentielle, toute qualification qui constitue un atout (ou un agencement des deux), tout besoin organisationnel ou toute exigence opérationnelle peut être utilisé à des fins de présélection.

Une qualification peut être évaluée selon le mode de notation « satisfait » ou « ne satisfait pas » à l'étape de la présélection et elle peut être utilisée pour la suite du processus d'évaluation. Le comité d'évaluation devrait s'assurer que les personnes soient évaluées de la même façon, en fonction de leurs qualifications, tout au long du processus, y compris lors de la présélection.

• Exemple - L'expérience en l'élaboration de politiques a été identifiée comme une qualification constituant un atout et le gestionnaire a décidé de l'utiliser en tant que critère de présélection. Les personnes qui répondent à ce critère franchissent donc l'étape de la présélection. Ensuite, lors de l'étape de l'évaluation, les personnes présélectionnées pourraient être évaluées d'après ce même critère afin de déterminer leur niveau d'expérience de l'élaboration de politiques OU leur expérience en élaboration de politiques. Par exemple, le gestionnaire pourrait décider de donner une cote à l'expérience et utiliser cette information dans la compilation des résultats globaux des candidats.

Dans le but de faciliter la présélection des candidats, il est important que le gestionnaire mette au point une définition de certains mots : par exemple, la signification d'une expérience récente ou appréciable. Une fois qu'une telle définition a été établie, le gestionnaire, ou le comité d'évaluation si le gestionnaire en fait la demande, devrait être prêt à répondre aux demandes et à transmettre ces renseignements aux candidats éventuels. Lorsque le gestionnaire apporte des précisions aux critères de mérite, il devrait éviter de donner à une qualification une définition dont le sens serait plus large que celui qui figure sur l'énoncé des critères de mérite, ce qui pourrait avoir des répercussions sur les personnes qui n'ont pas postulé, mais qui l'auraient fort probablement fait si elles avaient su que la définition de la qualification serait élargie. Les définitions sont élaborées en fonction des exigences du poste et non pas d'après l'expérience ou les compétences du candidat. Par conséquent, elles devraient être élaborées avant de passer en revue les candidatures et les qualifications des personnes considérées.

• Exemple - L'annonce pour un poste précisait que les personnes devaient posséder une expérience appréciable de l’élaboration de politiques. Le gestionnaire devrait définir le mot appréciable et il pourrait inclure cette définition dans l'annonce. La définition ne doit pas donner un sens plus large à la définition de politique pour y englober les lignes de conduite, puisque certaines personnes pourraient décider de ne pas postuler si elles ignorent que l'expérience en élaboration de lignes de conduite aurait été acceptable.

Les personnes qui satisfont aux critères de présélection sont admissibles à la seconde étape de l'évaluation qui porte sur l'évaluation des autres critères de mérite. Les personnes qui ne satisfont pas aux critères de présélection ne verront pas leur candidature retenue dans le processus de nomination. À des fins de justice, de transparence et d'efficacité et conformément aux Lignes directrices en matière de discussions informelles de la CFP, les personnes dont la candidature n'a pas été retenue dans le processus de nomination interne sont informées des résultats en temps opportun afin qu'elles puissent déposer une demande de discussion informelle.

Conseil

• Il est possible de ne pas retenir une candidature pour une nomination et de prendre cette même candidature en considération pour une autre nomination au cours du même processus. Par exemple la candidature de certaines personnes ne serait pas retenue pour le processus de nomination parce qu'elles ne maîtrisent pas la troisième langue identifiée comme une qualification constituant un atout. Toutefois, leur candidature pourrait être retenue pour pourvoir d'autres postes pour lesquels la connaissance d'une troisième langue n'est pas utilisée comme une qualification constituant un atout. Dans des situations comme celle-ci, il est important d'en informer les personnes concernées.

1.6 Évaluation des qualifications et des autres critères de mérite

L'évaluation relative à chaque nomination effectuée dans le cadre d'un processus de nomination doit être complétée avant que la nomination puisse être effectuée. Toutefois, il n'est pas nécessaire de compléter d'un seul coup l'évaluation de tous les critères de mérite pouvant s'appliquer à toutes les nominations possibles. Les qualifications essentielles doivent toujours être évaluées, mais il n'est pas nécessaire d'évaluer à tout coup les autres critères identifiés dès le début du processus de nomination pour chaque décision de nomination. Le gestionnaire décidera quels seront les autres critères qui s'appliqueront à la sélection de la personne qui convient au poste à pourvoir (c.-à-d., il est possible d'appliquer différents critères pour différentes nominations dans le cadre du même processus de nomination).

• Exemple - Une nomination pourrait répondre à un besoin organisationnel rattaché à la réalisation des objectifs EE alors qu'une autre nomination, dans le cadre du même processus de nomination, serait fondée sur une capacité d'analyse très poussée ou une certaine qualification qui ajouterait de la valeur à l'équipe de travail. Tant que la personne sélectionnée possède les qualifications essentielles pour le poste à pourvoir, les autres critères peuvent être utilisés dans le but d'identifier la bonne personne pour le poste.

Dans le cadre de processus de nomination de grande envergure desquels découleront de nombreuses nominations échelonnées sur une certaine période, il pourrait être plus efficace d'évaluer tous les éléments communs tôt dans le processus et d'appliquer les autres critères au fur et à mesure que les postes doivent être dotés. Cette procédure pourrait être utilisée surtout lorsque le gestionnaire ou les gestionnaires appliquent des critères différents aux diverses nominations, selon les facteurs propres à chaque poste. En revanche, il pourrait s'avérer plus efficace, dans certaines situations, de déterminer quelles personnes répondent à un besoin organisationnel ou à une exigence opérationnelle (et leur donner l'occasion de déterminer si elles peuvent y satisfaire) avant d'évaluer les qualifications essentielles.

Il en va de la responsabilité de la personne de démontrer qu'elle satisfait aux critères de mérite qui seront évalués, puisque les résultats de l'évaluation seront fondés sur les renseignements recueillis lors du processus d'évaluation.

• Exemple - Sur la demande d'emploi, rien n'indique que la personne est diplômée d'une université. Le comité d'évaluation ne retiendrait donc pas cette candidature si un diplôme universitaire est une qualification essentielle pour pourvoir ce poste. Si le comité éprouve certains doutes à savoir si une personne satisfait aux critères de mérite (par exemple, elle a indiqué sur sa demande d'emploi qu'elle a fréquenté l'université pendant un certain nombre d'années, mais elle ne mentionne pas si elle a obtenu son diplôme), il devrait alors vérifier ces renseignements.

Le comité d'évaluation devrait utiliser tous les renseignements mis à sa disposition, tant que ces renseignements sont basés sur des faits. Cela inclut l'information directe ou personnelle sur le candidat dont les personnes responsables de l'évaluation peuvent disposer.

• Exemple - Dans une situation donnée, la personne responsable de l'évaluation est également à être le superviseur du candidat; par conséquent, cette personne connaît le rendement au travail du candidat ainsi que son dossier d'évaluation du rendement. Elle saura reconnaître, le cas échéant, les divergences entre les propos de l'ancien superviseur lors de la vérification des références et ses propres observations. Dans un tel cas, la personne responsable de l'évaluation ne peut fermer les yeux sur sa connaissance du dossier, et les renseignements conflictuels doivent être réconciliés avant de compléter l'évaluation.

1.7 Vérification des attestations d’études

Il faut s’assurer que les exigences relatives aux qualifications en matière d’études sont satisfaites. Pour ce faire, il faut généralement examiner les attestations d’études, qui prouvent qu’un programme d’enseignement a été terminé avec succès.

Ce sont les gestionnaires d’embauche qui sont chargés de s’assurer que les exigences relatives aux qualifications en matière d’études sont satisfaites. Une preuve d’attestation d’études d’un niveau supérieur à celui qui est demandé peut être acceptable. Par exemple, la preuve que le candidat possède un baccalauréat serait acceptable dans le cas où un diplôme d’études secondaires est requis. Consultez la page « Foire aux questions » pour les Normes de qualification du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Les gestionnaires ont le pouvoir discrétionnaire de choisir la méthode à utiliser, mais ils doivent tout de même tenir compte des considérations importantes énumérées ci‑dessous :

• La méthode choisie doit pouvoir être vérifiée et doit permettre de confirmer que les candidats possèdent les attestations d’études demandées;
• La méthode choisie doit permettre aux gestionnaires de déterminer si l’attestation d’études satisfait aux critères relatifs aux qualifications établies en matière d’études.

Voici une liste non exhaustive de documents acceptables :

• Une copie (une photocopie ou une copie envoyée par télécopieur) du grade ou du diplôme. Il faut toutefois une confirmation qu’il s’agit d’une vraie copie du grade ou du diplôme original;
• Une attestation provenant du gestionnaire d’embauche selon laquelle il a vu l’original du grade ou du diplôme;
• Une confirmation écrite ou un relevé officiel provenant de l’établissement d’enseignement, notamment un énoncé confirmant que toutes les exigences relatives à l’obtention du diplôme ou du grade ont été satisfaites;
• Des imprimés provenant de systèmes de technologies de l’information (comme le SGRH ou PeopleSoft) qui renferment des documents semblables à ceux qui sont demandés et qui confirment que toutes les exigences relatives au programme d’études ont été satisfaites (cette solution est particulièrement indiquée pour les nominations effectuées à l’interne).

Certains facteurs contextuels peuvent faire en sorte qu’un candidat satisfasse ou non aux exigences liées aux qualifications en matière d’études pour un poste donné. Il existe notamment des normes de qualification s’appliquant aux groupes professionnels; par exemple, pour le groupe Gestion du personnel (PE), la norme de qualification prévoit qu’une alternative à la norme minimale d’études s’applique à un poste en particulier, et non à tous les postes faisant partie de ce groupe professionnel. Dans le cadre de la dotation de postes faisant partie de groupes professionnels où ce type de norme s’applique, il est possible que la vérification préalable de l’attestation d’études d’un candidat ait été effectuée en fonction de cette alternative aux études précise et qu’elle ne soit donc pas valide pour d’autres postes à doter. De plus, les normes de certains groupes professionnels, comme le groupe Systèmes d’ordinateurs (CS), contiennent des dispositions spéciales sur le maintien des droits acquis, lesquelles doivent être respectées.

Par conséquent, ce qui peut constituer une méthode appropriée et efficace d’évaluation des attestations d’études dans une situation donnée peut ne pas l’être dans une autre. Par exemple, les quatre situations suivantes doivent faire l’objet d’une attention particulière : nouvelle nomination à la fonction publique; changement d’un groupe professionnel à un autre, qui est assorti d’une norme de qualification différente sur le plan des études; augmentation des exigences en matière d’études pour un poste donné; et prise en considération d’une qualification constituant un atout sur le plan des études.

Dans tous les cas, il faut verser au dossier de dotation les documents indiquant la méthode utilisée et confirmant que les candidats ont bel et bien été évalués en fonction de la méthode choisie.

1.8 Comité d'évaluation

Le rôle du gestionnaire est de déterminer les critères de mérite, de décider lesquels seront évalués/appliqués pour chaque poste et de sélectionner les personnes qui seront nommées. Un gestionnaire peut toutefois décider de faire appel à d'autres personnes pour l'aider dans le cadre du processus d'évaluation. Un comité d'évaluation peut être formé d'une ou de plusieurs personnes et peut comprendre ou non le gestionnaire. Un gestionnaire peut choisir de nommer d'autres personnes au comité d'évaluation en raison de l'efficacité accrue qui en résulterait ou parce qu'il aimerait accroître la perception d'impartialité qui s'en dégagerait. De plus, un comité d'évaluation peut être composé de membres provenant de l'extérieur de l'organisation. Par exemple, les membres du comité peuvent provenir d'autres organisations ou du secteur privé et le comité peut faire participer différentes personnes à diverses étapes du processus d'évaluation. Le rôle du comité d'évaluation est d'évaluer la personne par rapport aux critères de mérite, tels qu'établis par le gestionnaire, et fournir au gestionnaire les renseignements nécessaires pour prendre une décision quant à la nomination.

Les gestionnaires peuvent faire en sorte que les décisions en matière de nomination soient impartiales et n'entraînent pas d'obstacles systémiques en :

• s'efforçant de former un comité d'évaluation composé de personnes provenant de milieux différents et qui reflètent le bassin de candidats et de candidates. Par exemple, les gestionnaires pourraient inviter des membres des groupes désignés à se joindre au comité d'évaluation;
• s'assurant que les membres des comités d'évaluation ont été sensibilisés à l'exigence d'une évaluation impartiale;
• consultant le Centre de psychologie du personnel (CPP) de la CFP ou le site Internet sur L'évaluation des compétences;
• s'assurant que les relations entre les candidats et les membres du comité d'évaluation n'influencent pas le processus d'évaluation ou ne semblent pas l'influencer;
• s'assurant, dans la mesure du possible, que les membres du comité d'évaluation n'ont pas un intérêt personnel quant au résultat du processus d'évaluation; si le gestionnaire ne peut s'en assurer, il doit alors former un comité composé de plusieurs membres plutôt qu'une seule personne de sorte que les résultats de l'évaluation soient impartiaux;
• s'assurant que les membres du comité d'évaluation comprennent la nature du poste et les critères de mérite afin de procéder à une évaluation juste; et
• s'assurant que les membres du comité d'évaluation ont les qualifications ou les compétences nécessaires, y compris la compétence dans les langues officielles afin de permettre une communication efficace, dans le but d'assurer une évaluation juste et complète. Voici quelques points dont il faut tenir compte :
  • créer un comité d'évaluation composé d'experts en évaluation (p. ex., le personnel du CPP, les conseillers en RH, les consultants en évaluation provenant du secteur privé, les gestionnaires qui ont une vaste expérience en matière d'évaluation, etc.); et
  • demander à des personnes qui possèdent de l'expérience ou une formation dans l'utilisation du type d'outils d'évaluation choisis ou le travail à effectuer de siéger sur le comité d'évaluation.

Les activités du comité d'évaluation sont déterminées par le gestionnaire en fonction du type de processus de nomination choisi (p. ex., annoncé ou non annoncé, interne ou externe) et des outils ou des méthodes d'évaluation choisis. Il est important que le gestionnaire aborde la question des critères de mérite avec les membres du comité d'évaluation avant le début du processus d'évaluation afin de s'assurer qu'ils comprennent bien les exigences du poste.

Le comité d'évaluation joue un rôle important dans le processus de nomination, puisque la qualité du processus d'évaluation et des outils sélectionnés est fondamentale à l'identification des personnes qualifiées. En plus des exigences précisées dans les lignes directrices en matière de nomination de la CFP et de toutes les politiques ou lignes de conduite organisationnelles, le comité d'évaluation peut assumer certaines ou l'ensemble des responsabilités suivantes, telles que déterminées par le gestionnaire :

• préparer un plan d'évaluation;
• évaluer certains ou l'ensemble des critères de mérite pour le processus de nomination;
• respecter l'importance relative des qualifications, le cas échéant, telles que déterminées par le gestionnaire;
• se familiariser avec les principes d'évaluation et les outils particuliers qui seront utilisés;
• choisir ou élaborer des outils d'évaluation justes et transparents et qui permettront d'identifier les personnes qui possèdent les qualifications essentielles et les qualifications qui constituent un atout et qui satisfont à tous les autres critères de mérite établis par le gestionnaire pour le processus de nomination;
• s'assurer que les outils d'évaluation évaluent les qualifications qu'ils se doivent d'évaluer;
• déterminer, de façon objective et transparente, si les personnes possèdent les qualifications essentielles et les qualifications qui constituent un atout, et si elles répondent aux exigences opérationnelles et aux besoins organisationnels;
• s'assurer que toute mesure d'adaptation adoptée ne change pas la nature ou le niveau de la qualification évaluée et qu'elle fournit des renseignements similaires à ceux recueillis à l'aide d'un ou d'autres outils;
• donner de la rétroaction aux personnes sur une base continue et participer aux discussions informelles, si la personne en fait la demande. On peut également donner de la rétroaction sur les outils d'évaluation, mais uniquement en ce qui a trait au processus de nomination. Pour les tests standardisés de la CFP, les demandes de rétroaction devraient être envoyées à la personne responsable de l'outil en question afin de respecter la nature protégée de ces tests;
• traiter toutes les personnes à évaluer avec respect et de façon équitable;
• recueillir, intégrer et consigner l'information relative à l'évaluation.

Lorsqu'il y a un grand nombre de candidats, ou s'il faut évaluer les candidats dans diverses régions, il est parfois impossible pour les mêmes personnes d'évaluer tous les candidats. Dans de tels cas, le gestionnaire devrait prendre les mesures nécessaires pour s'assurer qu'il est possible de procéder à l'évaluation de façon cohérente. Par exemple, toutes les personnes responsables de l'évaluation pourraient prendre part à une conférence téléphonique ou être informées autrement avant le début du processus d'évaluation pour s'assurer que les évaluations sont cohérentes et que l'information recueillie par ces personnes peut être intégrée dans le but de déterminer le mérite de toutes personnes évaluées. Il pourrait s'avérer utile de faire parvenir une trousse d'information (comprenant des renseignements sur le poste à pourvoir et les procédures d'évaluation) à toutes les personnes responsables de l'évaluation, leur rappelant qu'elles devront consigner par écrit leurs motifs, leurs cotes ou leurs observations et fournir des exemples concrets afin de s'assurer que les résultats ont été obtenus en utilisant des critères comparables.

Une fois toutes les évaluations pour cette nomination terminées et après avoir intégré l'information recueillie, le comité d'évaluation transmet cette information au gestionnaire afin qu'il puisse compléter le processus de nomination et sélectionner les personnes dont la candidature a été retenue.

1.9 Méthodes d'évaluation

Les méthodes d'évaluation sont choisies ou élaborées par le comité d'évaluation en fonction de la qualité de l'information qu'elles peuvent fournir. Le type et la quantité de renseignements nécessaires pour évaluer une qualification donnée doivent être déterminés et un lien clair doit être établi entre la qualification évaluée et les méthodes ou les outils choisis.

Prises ensemble, les méthodes d'évaluation doivent pouvoir produire des résultats pertinents pour toutes les qualifications évaluées. La quantité d'information nécessaire pour évaluer la compétence d'une personne en regard d'une qualification particulière dépend de la nature et de l'importance de cette qualification selon le gestionnaire. La série de documents sur l'Évaluation des compétences fournit des renseignements supplémentaires relatifs à l'élaboration et l'utilisation de diverses méthodes d'évaluation, y compris les renseignements relatifs à l'établissement des points de coupure (ou note de passage), la détermination des profils linguistiques pour les postes bilingues et l'évaluation des candidats handicapés.

L'évaluation devrait être perçue comme un processus plutôt que comme l'administration d'outils d'évaluation individuels. Les conseillers en RH, dans le but d'accroître l'efficacité, peuvent aider les gestionnaires à identifier les outils d'évaluation qui se complètent les uns les autres et ceux qui permettent d'évaluer plus d'une qualification à la fois. L'utilisation de multiples outils d'évaluation bien conçus fournit des renseignements valides et plus complets et l'intégration de l'information à partir de plus d'une source brosse un portrait plus complet et plus juste des candidats évalués. Inversement, un seul outil d'évaluation bien conçu pourrait être utilisé pour évaluer un groupe de qualifications. Le choix des outils d'évaluation peut être influencé par divers facteurs tels que :

• des questions d'ordre opérationnel telles que les frais associés à l'élaboration ou les coûts d'achat;
• la disponibilité des tests standardisés provenant des secteurs public et privé;
• la qualité et la validité éprouvée des outils disponibles;
• la facilité d'acquisition et d'administration;
• la vitesse à laquelle les résultats peuvent être obtenus;
• la nature des résultats obtenus;
• la disponibilité des personnes expérimentées et compétentes qui participent au processus d'évaluation;
• le nombre de personnes à évaluer;
• le niveau et la complexité du poste;
• la disponibilité des outils d'évaluation dans les deux langues officielles;
• leur capacité d'adaptation à divers besoins;
• savoir si les tests en question nécessitent l'approbation de la CFP (par exemple, les tests de personnalité et d'intelligence);
• les exceptions aux exigences d'évaluation relatives aux groupes EX.

Tout d'abord, la décision relative aux outils d'évaluation à utiliser lors d'un processus en particulier devrait reposer sur l'efficacité des outils à évaluer les qualifications identifiées pour le poste; par exemple, s'ils mesurent ces qualifications avec précision. Ainsi, bien qu'une seule question d'entrevue prenne peu de temps et ne coûte presque rien à rédiger et à poser, on pourrait douter de sa capacité à évaluer tous les critères de mérite.

1.10 Mesures d'adaptation

Le fait de fournir en temps opportun à tous les candidats des renseignements concernant les méthodes et les outils d'évaluation utilisés est conforme aux valeurs directrices de justice et de transparence, de même qu'aux lignes directrices en matière d'évaluation puis donne aux candidats le temps nécessaire pour se préparer adéquatement. Ces renseignements donneront également suffisamment de temps pour préparer l'adaptation, si une personne en fait la demande, et pour discuter des particularités du dossier d'un candidat (p. ex., obtenir des documents médicaux ou faire appel à un spécialiste en matière d'adaptation, provenant de l'organisation ou de la CFP). Il n'est pas nécessaire que les candidats s'auto-identifient pour demander des mesures d'adaptation durant le processus de nomination puisque ces mesures ne sont pas limitées aux membres de groupes désignés. Les mesures d'adaptation s'appliquent à toute personne protégée contre la discrimination selon les motifs décrits dans la Loi canadienne sur les droits de la personne (LCDP).

• Exemple - Une personne peut avoir besoin d'un certain type de matériel informatique précis afin de faire un exercice en ligne (p. ex., un dispositif qui traduit le texte en braille).

Comme nous l'avons mentionné précédemment, les méthodes d'évaluation doivent traiter toutes les personnes de façon équitable et non discriminatoire; l'évaluation doit être élaborée et mise en place de façon impartiale, sans influence politique, sans favoritisme personnel et elle ne doit entraîner d'obstacles systémiques. Une évaluation équitable n'exige pas nécessairement l'utilisation des mêmes méthodes d'évaluation ou sources d'information pour toutes les personnes; les méthodes et les outils sont plutôt adaptés à chaque situation.

• Exemple - Il a été convenu d'administrer un examen écrit pour évaluer une qualification particulière. Toutefois, ce même examen pourrait être administré différemment dans un format plus accessible pour une personne atteinte de déficience visuelle (p. ex., utiliser un logiciel de synthèse vocale).

Il peut arriver que l'on doive modifier les modalités d'évaluation pour assurer une évaluation équitable.

• Exemple - Il a été convenu qu'une entrevue aura lieu à une date déterminée. Toutefois, si la date choisie pour l'entrevue coïncide avec une fête religieuse importante pour une des personnes, alors celle-ci pourrait se voir offrir la possibilité de se présenter à l'entrevue un autre jour.

Le gestionnaire devrait s'assurer que l'utilisation de différentes méthodes d'évaluation ou sources d'information pour diverses personnes permet de procéder à une évaluation juste et que les renseignements recueillis à l'aide de ces différentes méthodes ou sources sont comparables. Par exemple, la modification ou les mesures d'adaptation ne doivent changer ni le niveau ni la nature de la qualification évaluée. De plus, les mesures d'adaptation dans le cadre de méthodes ou d'outils d'évaluation ne devraient pas avantager les personnes qui en bénéficient.

Il y a des limites aux mesures d'adaptation; par exemple, dans des circonstances où la qualification évaluée est une exigence professionnelle justifiée (EPJ), il ne serait peut-être pas possible d'adapter un outil (p. ex., un test d'acuité visuelle pour un pilote).

Dans le but d'appuyer les gestionnaires dans leur préparation pour relever les défis associés à la création et au maintien d'un milieu de travail diversifié dans la fonction publique fédérale par le biais d'une évaluation inclusive qui n'entraîne pas d'obstacles, le CPP a produit les Lignes directrices relatives à une évaluation équitable dans un milieu de travail diversifié : supprimer les obstacles que rencontrent les membres des minorités visibles et les peuples autochtones ainsi que le Guide relatif à l'évaluation des personnes handicapées.

Conseils

• communiquer avec les personnes qui font une demande d'adaptation dès que possible après ladite demande dans le but d'éviter les délais indus;
• accorder un délai suffisant afin de préparer les mesures d'adaptation; et
• ne pas précipiter cette étape du processus, puisque son but ultime est de s'assurer que les évaluations sont élaborées et mises en place de façon impartiale et que les personnes sont traitées de façon juste et équitable.

1.11 Langues officielles

Vous trouverez plus de renseignements sur les exigences en matière des langues officielles liées à l’évaluation dans les Lignes directrices en matière de langues officielles dans le processus de nomination de la CFP, dans le Guide de mise en oeuvre des Lignes directrices en matière de langues officielles dans le processus de nomination, et à la section 5 de la Série d'orientation - Les langues officielles dans le processus de nomination.

Cela inclut la langue d'évaluation pour les qualifications, à l'exception de celles en matière de langues officielles, les implications du fait que la compétence dans les langues officielles est une « qualification essentielle », et l’évaluation de la compétence dans les langues officielles pour les postes unilingues, bilingues et réversibles.

Conseils

• s'assurer que l'évaluation des qualifications, autres que la compétence dans les langues officielles, est effectuée dans la ou les langues officielles choisies par la personne;
• s'assurer que les outils sont adaptés afin de répondre aux exigences en matière de langues officielles, par exemple, si un test à l'aide d'un ordinateur est administré en français, alors le clavier et le correcteur d'orthographe doivent être disponibles en français;
• s'assurer que les outils en anglais et en français sont équivalents en termes de ce qu'ils mesurent et évaluent.

1.12 Outils d'évaluation

Il existe divers modes d'évaluation des candidats. L'objectif est d'identifier les outils les plus susceptibles de prévoir le rendement futur d'une personne au travail. Le rendement d'une personne sur une période de temps donnée et selon diverses situations peut être déterminé à l'aide de plusieurs sources et méthodes d'évaluation. Parmi ces types d'évaluation, on retrouve :

• Entrevue - communication directe entre l'évaluateur ou les évaluateurs et la personne. Il peut s'agir d'entretiens libres ou d'entrevues structurées. L'entretien libre est une conversation informelle au cours de laquelle les questions peuvent varier d'une entrevue à l'autre et les résultats sont analysés et appliqués de façon subjective. Lors de l'entrevue structurée, l'intervieweur pose des questions normalisées d'après les critères du poste à pourvoir et donne une cote à chaque réponse à l'aide d'un système de cotation. Il existe différents types de questions d'entrevue, comme des questions sur le comportement où une personne doit décrire de quelle façon elle a accompli une tâche quelconque dans le passé, ou celles portant sur des mises en situation où on demande à la personne de décrire comment elle réagirait face à une situation donnée.
• Échantillons de travail antérieur - un exemple du travail qu'une personne a réalisé dans le cadre de son emploi actuel ou d'un emploi antérieur.
• Simulations/mises en situation - ce type d'exercice place la personne dans une situation qui simule le milieu de travail réel et exige de la personne qu'elle exerce d'importantes facettes de l'emploi. Les simulations peuvent comprendre des exercices individuels ou de groupe.
• Tests écrits - peuvent être utilisés pour évaluer différents types de qualifications. Il y a différentes modalités possibles (p. ex., questionnaire à choix multiples, questionnaire à réponses courtes, dissertation, administration de tests en ligne).
• Centre d'évaluation - méthode d'évaluation qui permet de juger de plusieurs qualifications en même temps, grâce à des méthodes d'évaluation multiples qui comprennent une ou plusieurs simulations. Au cours de ce processus, le rendement de la personne est évalué par plusieurs évaluateurs.
• Examen des réalisations antérieures et de l'expérience - de nombreuses méthodes permettent de réunir des renseignements au sujet des réalisations d'une personne et de son expérience : formule de demande d'emploi, questions d'entrevue portant sur le passé de la personne, auto-évaluation sur ses antécédents, curriculum vitae, rapports d'évaluation du rendement, vérification des références, relevés de notes, échantillons de travail antérieur, questions d'entrevue et connaissance personnelle de la personne par les membres du comité d'évaluation. Les renseignements les plus utiles sont ceux qui indiquent dans quelle mesure (en fonction de la profondeur et de la qualité) la personne a démontré la qualification évaluée par le passé. Par exemple, ces renseignements pourraient s'avérer très utiles dans des situations où le gestionnaire connaît toutes les personnes évaluées et lorsque l'utilisation d'entrevues ou de tests peut être perçue comme inutile.
• Vérification des références - cette méthode peut être utilisée afin d'évaluer les connaissances, les capacités, les qualifications personnelles ou d'autres qualifications. Des faits, des descriptions, des incidents pertinents et des exemples de comportement sont mis au jour par les gens qui ont eu l'occasion d'observer la personne par exemple parce qu'ils ont travaillé étroitement avec elle durant une certaine période de temps. Les vérifications de référence devraient être structurées afin d'obtenir des résultats optimaux; par exemple, en utilisant un questionnaire écrit rempli par la personne qui donne la référence. Le gestionnaire ou le comité d'évaluation pourrait assurer un suivi par téléphone ou en personne afin d'obtenir de plus amples renseignements.

Conseils

• Soyez créatifs lors de l'élaboration des questions à poser au cours du processus d'évaluation. Parfois, lorsqu'on réutilise les mêmes questions pendant un certain temps, les candidats peuvent préparer leurs réponses au préalable, au lieu de donner une réponse qui démontre vraiment leur réaction face à une situation donnée.
• On recommande une entrevue structurée et bien préparée plutôt qu'une démarche non officielle parce que les mêmes questions sont posées à toutes les personnes et le processus dans son ensemble demeure constant.
• Des méthodes combinées d'évaluation, comme l'utilisation d'une entrevue et de la vérification des références pour évaluer un critère de mérite précis, peuvent brosser un portrait plus juste si elles sont bien élaborées; les différentes sources peuvent donner des résultats similaires d'une méthode d'évaluation à une autre ou mettre au jour des discordances au niveau du comportement ou du rendement.
• Différentes méthodes peuvent être utilisées pour mettre au jour des renseignements; par exemple, les réalisations antérieures peuvent être évaluées au moyen d'entrevues sur le rendement antérieur ou de vérifications des références.
• Faites un lien entre l'évaluation des réalisations antérieures et les critères de mérite évalués et structurez votre recherche afin d'obtenir des renseignements pertinents au poste à pourvoir.
• Même si une personne n'a pas été en mesure d'exécuter une tâche, par le passé, cela ne signifie pas nécessairement qu'elle n'est pas en mesure de l'effectuer aujourd'hui. Les simulations et les mises en situation peuvent s'avérer utiles dans ces circonstances.
• Structurez toutes les vérifications de référence afin d'obtenir des renseignements de qualité en demandant au répondant de donner des exemples concrets du comportement antérieur de la personne plutôt que de se fier uniquement à de vagues descriptions ou à des opinions (p. ex., « c'est une personne très gentille »).
• La vérification des références peut être effectuée par des sources extérieures, comme il a été déterminé par le gestionnaire (p. ex., en demandant à un gestionnaire d'un autre secteur de procéder à la vérification des références ou en faisant appel à un fournisseur de services externes).
• Lorsque cela est possible, avant de procéder à l'évaluation, vous pourriez faire l'essai de nouveaux outils d'évaluation sur de petits groupes qui ne participent pas au processus dans le but de vous assurer que les instructions sont claires et que le contenu des outils évalue le critère de mérite pertinent.

Tests standardisés

Lorsque les organisations déterminent les méthodes et les processus d'évaluation des qualifications, elles peuvent élaborer ou acheter des outils d'évaluation connus sous le nom de « tests standardisés ». Un test standardisé est une procédure systématique permettant d'échantillonner le comportement d'une personne afin d'évaluer ses qualifications par rapport à un emploi. Le document intitulé Les tests dans l'administration publique fédérale publié par la CFP, énonce les lignes directrices en matière d'élaboration de tests standardisés.

Un certain nombre de tests standardisés, allant des tests de compétences élémentaires, comme les tests de communication écrite, aux épreuves plus complexes visant à évaluer les compétences en leadership et les capacités en gestion que l'on recherche chez les personnes qui aspirent à des postes de gestion intermédiaire et supérieure, comme l'exercice de la corbeille et les simulations, sont disponibles auprès du CPP. De plus, certains tests peuvent être conçus pour répondre à des besoins précis. Les organisations peuvent également consulter le CPP, au besoin, pour obtenir de l'information, des conseils et recevoir de la formation, ou pour se renseigner sur les éléments essentiels de l'élaboration de tests tels que la validité et la fiabilité. Conformément aux Lignes directrices en matière d'évaluation de la CFP, il faut obtenir l'approbation de la CFP, avant d'utiliser tout test de personnalité, d'intelligence, d'aptitude ou tout autre test de nature semblable.

Les tests standardisés élaborés par les entreprises privées peuvent également être utilisés. Toutefois, les tests de personnalité, d'intelligence, d'aptitude ou tout autre test de nature semblable doivent être approuvés par le personnel chargé de la surveillance en matière d'évaluation à la CFP. Si vous décidez d'utiliser des tests élaborés par des entreprises privées, il est important de vous assurer que ces tests ont été évalués afin de garantir qu'ils ont été élaborés et mis en place de façon impartiale, de veiller à ce qu'ils soient équivalents dans les deux langues officielles et de faire en sorte à ce qu'ils évaluent correctement les critères de mérite pertinents.

On encouragera les organisations à explorer la gamme complète d'options qui s'ouvrent à elles lors de l'élaboration, de l'adaptation ou de l'utilisation des outils d'évaluation (p. ex., utiliser leurs propres outils d'évaluation internes ou ceux d'autres organisations ou encore utiliser des produits commerciaux).

Conseils

• envisager de mettre sur pied des répertoires de compétences afin d'éviter d'évaluer les mêmes qualifications pour les mêmes personnes dans le cadre de divers processus, de sorte que les résultats précédents puissent être utilisés lors de futurs processus de nomination;
• envisager d'utiliser l'information obtenue dans le cadre d'un autre processus de nomination, à condition que l'évaluation soit la même pour toutes les personnes participant au processus et qu'elle mesure les mêmes critères de mérite au même niveau;
• envisager des partenariats (entre les gestionnaires, les organisations ayant des mandats ou des domaines de travail similaires) afin de réduire au minimum le temps alloué à l'élaboration d'outils, par exemple, le recrutement des FI-2 (la dotation collective);
• envisager d'avoir un gestionnaire de projet qui gérera le processus d'évaluation lorsqu'un partenariat est formé;
• utiliser les profils de compétences génériques de la CFP ou de l'organisation, tel que le Profil clé des compétences en leadership, afin d'aider à déterminer les critères de mérite;
• convenir dès le début de tout processus, des définitions des critères de mérite; il s'agit d'une étape essentielle puisque les définitions des critères de mérite sont le fondement de toutes les étapes du processus de nomination, allant des décisions prises à l'étape de présélection au choix des outils d'évaluation et finalement la sélection d'une personne qualifiée;
• s'enquérir des besoins en matière d'adaptation dès le début du processus de nomination;
• souvenez-vous que les mesures d'adaptation s'appliquent à toute personne protégée contre la discrimination fondée sur les motifs énoncés dans la LCDP;
• consultez ou informez les représentants des fonctionnaires comme il convient (p. ex., la décision organisationnelle de faire passer un nouveau test d'entrée à un groupe professionnel propre à l'organisation);
• aviser les personnes à l'avance des critères de mérite requis et de la façon dont ils seront évalués.

1.13 Achèvement de l'évaluation

Au cours d'un processus de nomination interne, les nominations peuvent être effectuées lorsque l'évaluation des personnes a été complétée et que les exigences en matière de notification ont été satisfaites. En général, l'évaluation est complétée lorsque chaque critère de mérite appliqué au poste à pourvoir a été satisfait. De plus, dans le cas d'un processus de nomination unique, au cours duquel un gestionnaire effectue seulement une nomination, ce concept est facile à mettre en application. Le gestionnaire connaît les besoins du poste et l'évaluation pourrait être complétée avant que tous les critères de mérite n'aient été évalués. Par exemple, si seulement une personne possède les qualifications essentielles, le gestionnaire peut alors décider de ne pas évaluer les qualifications qui constituent un atout et procéder à la nomination.

Dans les cas de processus de nominations multiples auxquels participent plusieurs gestionnaires (ou organisations), ce concept est plus complexe.

• Exemple - Un processus de nomination annoncé est en cours : un poste est à pouvoir immédiatement et trois autres au cours des six prochains mois. Le gestionnaire a évalué les qualifications essentielles, les qualifications qui constituent un atout et l'exigence opérationnelle qui s'applique à ce poste. Il a sélectionné une personne et il est maintenant prêt à proposer sa nomination, ce qui signifie que le processus d'évaluation est complété pour cette nomination particulière. Lorsqu'un autre poste devient disponible, un deuxième processus d'évaluation sera entrepris, tenant compte des critères de mérite propres à ce nouveau poste. Par exemple, il est possible qu'une qualification constituant un atout différent soit appliquée pour ce poste. Il est donc nécessaire d'évaluer cette qualification avant de compléter le processus d'évaluation et de procéder à la nomination.

2. Sélection

La sélection désigne l'application des critères de mérite lors du choix parmi les personnes qui, à la suite du processus d'évaluation, ont les qualifications requises pour le poste à pourvoir. Il s'agit d'une étape critique du processus décisionnel, puisqu'elle s'appuie sur les décisions antérieures quant à la définition et à l'évaluation des critères de mérite et de l'étape finale avant la nomination d'une personne. Les valeurs directrices que sont la justice, la transparence, l'accessibilité et la représentativité doivent être respectées lors de chacune des décisions de sélection.

2.1 Options

Il existe un certain nombre d'options possibles auxquelles le gestionnaire peut faire appel au moment de choisir la personne qui convient au poste (souvent appelée « la bonne personne ») et au moment de choisir parmi les personnes qui se sont qualifiées pour le poste, à la suite du processus d'évaluation. En plus d'évaluer les qualifications essentielles, les autres critères de mérite comme les qualifications constituant un atout, les besoins organisationnels ou les exigences opérationnelles identifiés au début du processus de nomination peuvent également être appliqués au moment de la décision de sélection.

• Exemple - Un gestionnaire peut choisir de sélectionner une personne qui possède de l'expérience en gestion de projets, laquelle a été identifiée comme une qualification constituant un atout, puisque l'équipe de travail est chargée de la coordination d'un certain nombre de projets. Dans un autre cas, un gestionnaire peut sélectionner une personne qui possède une capacité marquée en rédaction, qui a été identifiée comme une qualification constituant un atout, afin de remplacer un fonctionnaire qui vient tout récemment de prendre sa retraite.

Il est également possible d'appliquer différents critères à différentes nominations dans le cadre d'un même processus de nomination annoncé.

• Exemple - Une nomination pourrait répondre à un besoin organisationnel rattaché à la réalisation des objectifs d'EE et elle constituerait le fondement de la sélection pour ce poste alors que pour une autre nomination, dans le cadre du même processus de sélection, le gestionnaire pourrait décider qu'une qualification constituant un atout, comme de l'expérience en négociation de contrats, servira aux fins de sélection.

Il peut arriver qu'un gestionnaire ait appliqué toutes les qualifications qui constituent un atout, toutes les exigences opérationnelles et tous les besoins organisationnels, et qu'il, doive toujours avoir à choisir parmi deux ou trois personnes qui sont qualifiées et qui semblent toutes être la bonne personne pour le poste à pourvoir. Dans ce cas, le gestionnaire peut décider d'appliquer de manière différente un critère existant afin de procéder à la sélection.

• Exemple - Un gestionnaire peut avoir pris en considération toutes les personnes qui possèdent la capacité de communiquer par écrit. À ce moment, le gestionnaire peut vouloir revenir à ce critère et sélectionner la personne qui a démontré la plus grande capacité de communiquer par écrit. Il pourrait également sélectionner la personne qui possède l'expérience la plus pertinente pour le poste à pourvoir.

Les gestionnaires peuvent également comparer et classer les personnes dans les cas où les qualifications évaluées se prêtent bien à ce type de classement ou de comparaison. Toutefois, ni la LEFP ni les lignes directrices en matière de nomination de la CFP ne contiennent de telles exigences au moment de la prise de décision aux fins de sélection. Les gestionnaires peuvent se servir de leur jugement lorsqu'ils prendront en considération les valeurs directrices et les aspects pratiques de la gestion.

Conseils

• on s'attend à ce que les gestionnaires puissent expliquer les décisions relatives aux nominations;
• une mise en garde au sujet de la notion de « bonne personne » : la sélection doit se faire d'après les critères de mérite et la personne sélectionnée doit être qualifiée.

2.2 Modification des critères de mérite

Compte tenu de la souplesse qui leur est offerte, les gestionnaires devraient accorder une attention particulière aux valeurs directrices de justice, de transparence, d'accessibilité et de représentativité et respecter ces dernières lorsqu'ils prennent des décisions de sélection. Pour chaque processus de nomination, les décisions doivent être prises en fonction des critères de mérite identifiés pour le poste et elles doivent être communiquées. Si l'on décide d'utiliser des critères de mérite nouveaux ou différents pour sélectionner une personne, cela pourrait être perçu comme une injustice.

Si un gestionnaire décide qu'il est nécessaire de modifier les critères de mérite (p. ex., à la suite d'une révision du travail à effectuer), cette modification devrait être analysée avec soin afin de déterminer les répercussions qu'elle aura sur les personnes participant au processus de nomination. Si la modification aurait pu avoir pour effet d'accroître le bassin de candidats, surtout dans le cas d'un processus de nomination annoncé, il pourrait s'avérer nécessaire d'annoncer à nouveau le processus de nomination. Par exemple, le fait de remplacer une exigence annoncée, soit « expérience en élaboration de politiques en matière d'affaires internationales », par un énoncé plus général comme « expérience en élaboration de politiques », aurait pour effet d'accroître le bassin de personnes. Dans d'autres cas, si une modification touche uniquement les personnes participant déjà au processus, le gestionnaire pourrait alors être en mesure de poursuivre le processus de nomination. Afin de s'assurer que le processus est transparent, les gestionnaires devraient communiquer ouvertement leurs décisions.

2.3 Utilisation des résultats d'évaluations antérieures

Il pourrait s'avérer nécessaire de déterminer si les résultats de l'évaluation obtenus dans le cadre d'un processus de nomination complété peuvent toujours être utilisés. Avant de décider d'enclencher un nouveau processus ou d'utiliser les résultats d'évaluations antérieures, le gestionnaire peut tenir compte des facteurs suivants :

• la qualité des outils d'évaluation utilisés et les résultats obtenus;
• si les tests étaient standardisés ou non et la date d'échéance des résultats;
• la pertinence continue des outils d'évaluation au fil du temps (ils devraient refléter les connaissances et les compétences actuelles);
• les modifications possibles au bassin de candidats;
• les modifications apportées aux qualifications, aux besoins organisationnels ou aux exigences opérationnelles;
• la période de validité des résultats d'évaluation a-t-elle été communiquée;
• les personnes ont-elles eu l'occasion d'améliorer leurs qualifications.

2.4 Personnes bénéficiaires d'un droit de priorité de nomination

Une personne bénéficiaire d'un droit de priorité de nomination peut être présentée ou peut s'identifier comme telle à tout moment du processus de nomination, mais avant la nomination d'une personne; si elle est qualifiée, elle doit être nommée en priorité avant toutes les autres personnes. Les personnes bénéficiaires d'un droit de priorité de nomination doivent posséder les qualifications essentielles du poste à pourvoir afin d'être nommées.

Tel que mentionné, les personnes peuvent s'identifier comme bénéficiaires d'un droit de priorité de nomination et n'ont pas à être présentées officiellement par la CFP. Si une personne s'identifie comme bénéficiaire d'un droit de priorité de nomination, sa situation d'emploi devrait faire l'objet d'une discussion et être vérifiée auprès de la Section de l'administration des priorités de la CFP avant la poursuite du processus. Vous trouverez de plus amples renseignements dans les Lignes directrices en matière de choix du processus de nomination de la CFP et dans le Guide de mise en œuvre des lignes directrices en matière de choix du processus de nomination.

L'évaluation des personnes bénéficiaires d'un droit de priorité de nomination peut comprendre toutes les méthodes et tous les outils d'évaluation mentionnés précédemment. Par exemple, si une personne bénéficiaire d'un droit de priorité de nomination est identifiée lors d'un processus de nomination et qu'il y a plusieurs postes à pourvoir, il pourrait être plus efficace d'évaluer la personne bénéficiaire d'un droit de priorité de nomination en même temps que tous les autres candidats lors d'un processus de nomination annoncé. Toutefois, cette évaluation ne ferait pas partie du processus de nomination.

2.5 La préférence accordée aux anciens combattants et aux citoyens canadiens

Lors d'un processus de nomination externe annoncé, sous réserve de la prise en compte de personnes bénéficiaires de priorité de nomination, les personnes suivantes, qui possèdent les qualifications essentielles, doivent être nommées avant les autres personnes selon l'ordre indiqué ci-après : les pensionnés de guerre, les anciens combattants ou les survivants d’anciens combattants (c.-à-d., son conjoint ou son conjoint de fait) et les citoyens canadiens.

Toutefois, si deux personnes ou plus appartenant à l'un des groupes mentionnés ci-dessus possèdent les qualifications essentielles pour le poste, le gestionnaire peut alors évaluer ces personnes en fonction des autres critères de mérite à savoir, les qualifications qui constituent un atout, les exigences opérationnelles ou les besoins organisationnels.

Exemples

1. Deux anciens combattants possèdent les qualifications essentielles. Le gestionnaire pourrait choisir de sélectionner la personne qui est la plus qualifiée à l'égard d'un certain critère ou encore évaluer ces personnes à l'égard d'un autre critère de mérite qui lui permettra de procéder à la sélection.
2. Un ancien combattant et un citoyen canadien possèdent les qualifications essentielles pour le poste. Le gestionnaire doit respecter l'ordre préétabli par la LEFP et sélectionner l'ancien combattant.

2.6 Exemples d'options pour la sélection

L'exemple de processus de nomination suivant illustre certaines options pour la sélection d'une personne qualifiée qui est la bonne personne dans un cas précis.

2.6.1 Situation

Le ministère des Affaires culturelles a récemment annoncé un processus de nomination afin de pourvoir deux postes d'agent principal des politiques dans différents secteurs du ministère (voir l'Énoncé des critères de mérite ci-dessous). Deux gestionnaires utiliseront ce processus de nomination afin de pourvoir leurs postes respectifs puisque les qualifications essentielles sont les mêmes pour les deux postes. Toutefois, ils ont tous deux des critères de mérite additionnels distincts pur le poste qu'ils ont à doter :

• le premier gestionnaire (gestionnaire 1) décide d'utiliser un besoin organisationnel afin d'accroître la représentativité des Autochtones puisque le plan d'EE de l'organisation indique que les Autochtones sont sous-représentés;
• le deuxième gestionnaire (gestionnaire 2) identifie 1) un grade de maîtrise en commerce international et 2) la connaissance du droit international applicable au commerce international comme des qualifications qui constituent un atout en raison des besoins de son équipe et des tâches qui devront être effectuées dans un avenir rapproché;
• les deux gestionnaires indiquent que la capacité de parler le mandarin est une qualification qui constitue un atout en raison de la région où se trouvent les deux postes à pourvoir;
• la disposition à travailler occasionnellement les fins de semaine est une exigence opérationnelle pour les deux postes.

Trente demandes d'emploi ont été reçues en réponse à cette annonce. Les personnes ont été présélectionnées en fonction des qualifications essentielles que sont les études et l'expérience. En conséquence, 20 personnes ont franchi l'étape de la présélection et passeront à l'étape suivante de l'évaluation.

Note : Les critères de mérite peuvent être évalués selon n'importe quel ordre. De plus, puisque les gestionnaires connaissent à l'avance quels critères de mérite seront appliqués à chaque poste, on pourra donc retrouver sur l'annonce les critères de mérite qui s'appliquent à chaque poste. Ainsi, les personnes pourront déterminer le poste ou les postes les intéressent.

2.6.2 Énoncé des critères de mérite

2.6.3 Exemples d'options

Le tableau suivant illustre diverses méthodes d'évaluation et certaines options pour la sélection d'une personne qualifiée qui est la bonne personne pour un poste.

Exemple 1

Option

• Les gestionnaires décident d'évaluer les 20 personnes présélectionnées en fonction des qualifications essentielles (en plus de la connaissance du droit international et si la personne détient un grade de maîtrise qui sont des qualifications qui constituent un atout), et sélectionnent ensuite parmi les personnes qui sont qualifiées. Ces directives sont fournies au comité d'évaluation.

Résultats de l'évaluation

• Les résultats suivants sont transmis aux gestionnaires :
  • Cinq personnes possèdent toutes les qualifications essentielles et les deux qualifications qui constituent un atout;
  • Deux de ces personnes se sont identifiées en tant qu'Autochtone;
• Si le grade de maîtrise n'est pas appliqué comme une qualification qui constitue un atout, alors le nombre de personnes qui possèdent les qualifications essentielles et le critère de connaissance (atout) est porté à 10.

Sélection

• Le gestionnaire 1 décide de choisir l'un des Autochtones jugés qualifiés. Il sélectionne la personne qui a la plus grande capacité à communiquer (qualification essentielle), puisqu'il s'agit d'une lacune au sein de son équipe de travail actuelle.
• Le gestionnaire 2 décide de faire son choix parmi les cinq personnes qualifiées pour le poste.
  • Puisqu'il a déterminé que la connaissance du droit international est importante, il pourrait choisir la personne qui s'est le mieux démarquée à cet égard; ou
  • il pourrait décider de ne pas appliquer le grade de maîtrise et sélectionner (parmi les 10 personnes qualifiées) la personne qui a démontré une bonne connaissance du droit international lié au commerce international; ou
  • la personne qui a obtenu une très bonne évaluation globale au chapitre de l'expérience de l'élaboration de politiques (qualification essentielle) agencée à une bonne connaissance du droit international lié au commerce international (qualification qui constitue un atout).

Exemple 2

Option

• Les gestionnaires décident de déterminer quelles personnes présélectionnées répondent au besoin organisationnel et possèdent les atouts pertinents associés au poste à pourvoir dont ils ont la responsabilité (c.-à-d., un Autochtone pour un poste, détenir un grade de maîtrise et la connaissance du droit international lié au commerce international pour l'autre poste) et ils évaluent ensuite ces candidats d'après les qualifications essentielles. Ces directives sont fournies au comité d'évaluation.

Résultats de l'évaluation

• Les résultats suivants sont transmis aux gestionnaires :
  • Pour le premier poste, trois candidats se sont identifiés comme étant Autochtones et possèdent les qualifications essentielles.
  • Pour le deuxième poste, cinq personnes détiennent un grade de maîtrise et possèdent des connaissances en droit international liées au commerce international (atout) et toutes les qualifications essentielles.

Sélection

• Le gestionnaire 1 décide de sélectionner une des trois personnes jugées qualifiées. À cette fin, il sélectionne la personne qui possède le plus d'expérience de l'élaboration de politiques (qualification essentielle).
  
  Note : si aucun Autochtone ne possède les qualifications essentielles, le gestionnaire pourrait décider d'évaluer les autres personnes présélectionnées et choisir parmi elles celles qui se qualifient selon les autres critères de mérite.
  
• Le gestionnaire 2 décide de choisir parmi les cinq personnes jugées qualifiées pour le poste. Il sélectionne la personne qui possède le plus d'expérience en matière d'accords de commerce international (qualification essentielle), agencée à la connaissance en droit international liée au commerce international (atout).

Exemple 3

Option

• Les gestionnaires décident d'évaluer les 20 personnes par rapport aux qualifications essentielles et à l'ensemble des qualifications qui constituent un atout. Ces directives sont fournies au comité d'évaluation.

Résultats de l'évaluation

• Les résultats suivants sont transmis aux gestionnaires :
  • Huit personnes (y compris deux Autochtones) possèdent toutes les qualifications essentielles et la connaissance du droit international lié au commerce international (atout).
  • Cinq de ces huit personnes détiennent un grade de maîtrise.
  • Un des cinq candidats qui détiennent une maîtrise, peut parler et écrire le mandarin (mais il n'est pas autochtone).

Sélection

• Le gestionnaire 1 décide de sélectionner un des deux Autochtones. Le gestionnaire sélectionne la personne qui a obtenu la plus haute note lors du test d'évaluation sur la capacité de communiquer (qualification essentielle).
• Le gestionnaire 2 sélectionne la personne qui parle et écrit le mandarin, car le poste vacant est situé à Vancouver.

3. Nomination

Une fois que la décision de sélection a été prise, que la notification concernant les personnes dont la candidature a été retenue aux fins de nomination a été émise et que la période d'attente est terminée, l'offre de nomination peut être faite.

Une offre de nomination orale peut d'abord être faite, mais conformément aux lignes directrices de la CFP, elle doit être suivie d'une offre écrite qui établit clairement toutes les conditions de cette nomination. Toute offre, qu'elle soit orale ou écrite, doit être faite par un délégataire qui possède le pouvoir nécessaire. Il est important de se rappeler que l'offre doit être faite dans la langue officielle choisie par la personne et qu'elle doit être fournie dans un format accessible, le cas échéant.

3.1 Offres conditionnelles

Dans certains cas, lorsqu'il n'est pas possible de faire une offre d'emploi ferme, une lettre d'offre conditionnelle peut être émise. Comme dans le cas de toute offre, une offre conditionnelle doit être faite par une personne à laquelle le pouvoir a été subdélégué. Légalement, elle est aussi exécutoire qu'une offre sans condition, sous réserve du respect de la condition. Une offre conditionnelle peut être nécessaire pour diverses raisons, par exemple pour maintenir l'intérêt d'éventuels fonctionnaires dans un marché concurrentiel ou pour aider à accélérer le processus de nomination en permettant aux personnes de donner un préavis à leur employeur actuel. Les bénéficiaires d'offres conditionnelles doivent bien comprendre que, si la condition n'est pas remplie, l'offre n'est plus valide. Il ne serait pas sage qu'une personne quitte son emploi actuel ou vende sa maison, par exemple, avant que l'offre ne soit définitive. Voici quelques exemples de cas où une offre conditionnelle peut être émise :

• lors d'une offre de nomination à un étudiant qui a posé sa candidature dans le cadre d'un processus de nomination interne annoncé, mais qui n'a pas encore complété ses études, une offre conditionnelle pourrait être faite sous réserve que l'étudiant fournisse une attestation prouvant qu'il a terminé ses études avant la date d'entrée en vigueur de la nomination; ou
• en attendant de recevoir la confirmation qu'une personne respecte une condition d'emploi, une autorisation de sécurité par exemple, à condition que cette autorisation soit octroyée avant la date de la nomination.

3.2 Date d'entrée en vigueur de la nomination et le serment ou l'affirmation solennelle

Conformément aux Lignes directrices en matière de sélection et de nomination, les personnes nommées ou proposées aux fins de nomination doivent posséder toutes les qualifications essentielles (à l'exception des compétences en matière de langues officielles si elles sont exclues en vertu du Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique). La nomination peut uniquement entrer en vigueur après que toutes les conditions de la nomination ont été respectées et aucune nomination ou proposition de nomination ne peut être effectuée dans le cadre d'un processus de nomination interne, durant la période d'attente identifiée dans le processus de notification.

Toute nomination (ou mutation) d'une personne appartenant à la partie de la fonction publique dans laquelle les nominations relèvent exclusivement de la CFP prend effet à la date dont ont convenu par écrit l'administrateur général et la personne à être nommée, indépendamment de la date de l'entente (c.-à-d., la date qui figure sur la lettre d’offre ne détermine pas la date d'entrée en vigueur).

Toute nomination (ou mutation) d'une personne ne provenant pas de la partie de la fonction publique dans laquelle les nominations relèvent exclusivement de la CFP prend effet uniquement une fois qu'elle a prêté et souscrit le serment ou l'affirmation solennelle (tel qu'indiqué ci-dessous). Dans les cas où faire prêter et souscrire le serment ou l'affirmation solennelle constitue une exigence, la date d'entrée en vigueur de la nomination est la date la plus éloignée à laquelle conviennent, par écrit, l'administrateur général et cette personne et la date à laquelle cette dernière prête et souscrit le serment ou l'affirmation solennelle.

Le serment ou l'affirmation solennelle doit prendre la forme indiquée à l'article 54 de la LEFP.

Le serment ou l'affirmation solennelle doivent être prêté et souscrit devant la personne déléguée pour administrer le serment. Le serment ou l'affirmation solennelle ne peut être administré par le biais d'une lettre d'offre, d'une télécopie, etc., et la signature attestant que la personne nommée a prêté et souscrit le serment ou l’affirmation solennelle doit être apposée devant cette personne. Cette exigence permet à la personne qui fait prêter et souscrire le serment ou l'affirmation solennelle de s'assurer de l'identité de la personne qui fait une déclaration et elle renforce l'importance du serment ou de l'affirmation solennelle pour la personne devant s'y conformer.

Comme les nominations ou les mutations de personnes qui ne sont pas déjà employées dans de la partie de la fonction publique dans laquelle les nominations relèvent exclusivement de la CFP ne peuvent entrer en vigueur avant la prestation du serment ou de l'affirmation solennelle, les administrateurs généraux pourraient envisager l'établissement d'un processus organisationnel visant à ce que l'administration et la documentation relatives au serment ou à l'affirmation solennelle se fassent en temps opportun. Si le serment ou l’affirmation solennelle est prêté et souscrit avant ou lors de la nomination, cette dernière peut entrer en vigueur.

• Exemple - Une personne peut être embauchée afin de travailler selon les besoins dans des situations d'urgence. Dans un tel cas, la personne pourrait prêter et souscrire le serment ou l'affirmation solennelle lorsque l'évaluation sera complétée et la nomination entrera en vigueur lorsque la personne devra se présenter au travail.

Si la personne n'a pas prêté et souscrit le serment ou l'affirmation solennelle lorsque la nomination entre en vigueur, cela peut avoir une incidence négative sur d'autres volets de l'emploi. À titre d'exemples :

• des répercussions sur le service continu de la personne, les crédits de congés annuels et de congés de maladie, les augmentations salariales, etc.;
• si certains pouvoirs délégués sont rattachés au poste, comme les pouvoirs de dotation ou de signer des documents financiers, alors toute action entreprise avant de prêter le serment ou de faire l'affirmation solennelle avant la nomination au poste serait invalide.

3.3 Affirmation d’affiliation autochtone

L’affirmation d’affiliation autochtone est une attestation solennelle par laquelle un Autochtone déclare son appartenance autochtone. Le Formulaire d’affirmation d’affiliation autochtone (FAAA) doit être rempli ou signé si la personne nommée ou proposée aux fins de nomination a fait une autodéclaration comme Autochtone et le processus de nomination :

• a une zone de sélection restreinte aux peuples autochtones ou aux membres des groupes désignés au titre de l’équité en matière d’emploi incluant les Autochtones; ou
• applique comme critère de mérite le besoin organisationnel d’accroître la représentation des Autochtones ou d’accroître la représentation des membres des groupes désignés, incluant les Autochtones; ou
• est basé sur une sélection à partir d’un répertoire de candidats autochtones ou au moyen de programmes d’emploi pour les étudiants approuvés par le Secrétariat du Conseil du Trésor dont le but est d’accroître la représentation des Autochtones ou des groupes désignés, incluant les Autochtones.

Le FAAA ne remplace pas la section d’auto-déclaration du formulaire de demande d’emploi, utilisée pour déterminer l’admissibilité à une nomination. Il n’est pas utilisé à des fins statistiques liés à la représentation de l’effectif, ni à des fins de gestion des ressources humaines.

Le fait de remplir le FAAA constitue une condition d’emploi. Il doit être rempli et signé avant la présentation de l’offre de nomination ou au moment de celle-ci. Les formulaires remplis sont versés au dossier de dotation organisationnel seulement, et les renseignements fournis sont protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les Autochtones qui remplissent le FAAA pourraient devoir appuyer les renseignements fournis, qui pourraient faire l’objet d’une vérification. Le fait de présenter des renseignements faux ou trompeurs pourrait être considéré comme de la fraude et pourrait entraîner des mesures correctives après enquête par la CFP.

3.4 Contenu de l'offre de nomination

L'offre de nomination devrait comprendre tous les renseignements pertinents sur le poste et les conditions qui s'appliquent à cette nomination. Parmi ces renseignements, on pourrait retrouver par exemple :

• les principaux descripteurs du poste (p. ex. l'organisation, la direction générale, le titre, le groupe et le niveau ainsi que le numéro du poste);
• la date d'entrée en fonction et la date de cessation d'emploi, dans le cas d'une nomination pour une période déterminée;
• le taux de rémunération à la nomination ou une mention de la façon dont le traitement sera établi, de même que des renseignements sur les avantages sociaux de la personne nommée lorsque celle-ci vient de l'extérieur de la fonction publique;
• la durée de la période de stage et les conditions afférentes, le cas échéant;
• un exemplaire du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique ainsi que l'énoncé : Vous trouverez ci-joint un exemplaire du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique. Ce Code est une politique clé en matière de gestion des ressources humaines et la conformité à ce Code fait partie de vos conditions d'emploi;
• un exemplaire du dépliant sur les activités politiques ainsi que l'énoncé : Vous trouverez ci-joint un bref document qui contient des renseignements généraux concernant les droits et les obligations des fonctionnaires fédéraux qui souhaitent participer à des activités politiques;
• l'obligation de produire un rapport confidentiel et de le présenter dans les 60 jours;
• l'obligation pour une personne nommée ne provenant pas d'organisations de la fonction publique pour lesquelles les nominations relèvent exclusivement de la CFP de prêter le serment ou faire l'affirmation solennelle avant ou la journée même de l'entrée en vigueur de la nomination;
• toute information concernant les exigences linguistiques du poste, la compétence dans les langues officielles de la personne jugée qualifiée;
• l'admissibilité à une prime de bilinguisme et tout renseignement pertinent concernant la formation linguistique, le cas échéant (durée, heures, résultats attendus, etc.);
• si le poste est exclu du processus de négociation collective et, dans la négative, l'obligation de verser à la source les cotisations syndicales prévues par la convention collective;
• l'obligation pour les personnes de consentir au dépôt direct, de s'abstenir de fumer sur les lieux de travail (nomination initiale à la fonction publique), et de se conformer à d'autres conditions d'emploi;
• tout renseignement pertinent à propos de l'auto-identification aux fins de l'EE, le cas échéant;
• le montant et les modalités de paiement des frais de réinstallation, le cas échéant;
• l'obligation de se déplacer pour son travail, de posséder une automobile ou de travailler par quarts, etc., le cas échéant;
• l’information indiquant que l’obligation de remplir et signer le FAAA constitue une condition de nomination, et que la nomination ne peut prendre effet que lorsqu’il a été rempli et signé, le cas échéant;
• l'obligation pour les personnes d'accepter, à titre de condition d'emploi, d'être mutés ultérieurement sans qu'on leur demande à nouveau leur consentement;
• qu'en acceptant l'offre, la personne consent à ce que son numéro d'assurance sociale soit communiqué à Ressources humaines et Développement social Canada afin d'éviter les paiements en trop de prestations d'assurance-emploi.

3.5 Durée des fonctions

La durée d'emploi est indéterminée à moins que l'administrateur général n'ait précisé une période déterminée (p. ex., un emploi pour une période déterminée, un emploi occasionnel, un emploi pour étudiant ou étudiante, ou une nomination intérimaire). Par conséquent, il est très important de préciser clairement une date de fin d'emploi dans les lettres d'offre de nomination de durée déterminée.

3.6 Langues officielles

Les renseignements sur les langues officielles liés aux nominations sont disponibles dans les Lignes directrices en matière de langues officielles dans le processus de nomination et dans le Guide de mise en œuvre des Lignes directrices en matière de langues officielles dans le processus de nomination et à la section 7 de la Série d'orientation - Les langues officielles dans le processus de nomination.

Entre autres renseignements, vous trouverez les facteurs à prendre en considération dans le cadre de nominations impératives et non impératives, y compris les exemptions particulières énoncées dans le Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique.

3.7 Obligation de prendre des mesures d'adaptation

Les administrateurs généraux doivent respecter la Politique sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale établie par le Conseil du Trésor et la CFP, qui exige que tout document soit diffusé, sur demande, dans un format accessible aux fins de communication avec les personnes handicapées lorsqu'il s'agit de présenter une offre de nomination ou d'administrer le serment ou l'affirmation solennelle.

3.8 Documents de dotation

Conformément aux Lignes directrices en matière de sélection et de nomination, les motifs d'une décision en matière de nomination doivent être documentés. Ces documents aideront à assurer la justice et la transparence et renforceront également la responsabilisation du gestionnaire quant aux décisions prises. Ces documents seront utiles lors des discussions informelles ou pour fournir des renseignements lors d'une enquête ou à la suite d'une plainte déposée devant le TDFP. De plus, ces renseignements doivent être accessibles pour une période de cinq ans à partir de la dernière mesure administrative (tel que requis dans l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination).