Archivée - Guide de mise en œuvre des Lignes directrices en matière de sélection et de nomination
Ce guide est fourni par la Commission de la fonction publique pour aider les conseillers en ressources humaines (RH) à appuyer les administrateurs généraux dans l’élaboration des lignes directrices organisationnelles.
Table des matières
Le présent Guide a été élaboré afin d'aider les conseillers en RH à comprendre les attentes concernant les Lignes directrices en matière de sélection et de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP). Il sert à expliquer et à traduire, en termes pratiques, l'application des valeurs primordiales aux lignes directrices. Il présente également la façon dont la CFP s'attend à ce que les lignes directrices soient mises en œuvre.
La sélection et la nomination de personnes sont des points de décision critiques du processus de nomination puisqu'elles se fondent sur les décisions antérieures prises par les gestionnaires dans le cadre de l'établissement et de l'évaluation des critères de mérite.
C'est à l'étape de sélection que les gestionnaires sont en mesure de choisir la ou les bonnes personnes qualifiées pour exécuter les fonctions du ou des postes au sein de leur organisation afin de répondre aux besoins pour le présent ou l'avenir tels que déterminés dans le cadre de la planification des RH.
Les lignes directrices précisent les exigences que les administrateurs généraux doivent respecter en ce qui a trait à la sélection et à la nomination ainsi que leur responsabilité à l'égard du respect des valeurs directrices de justice, de transparence, d'accessibilité et de représentativité.
L'énoncé des lignes directrices précise que « les nominations sont fondées sur le mérite et sont exemptes d'influence politique et de favoritisme personnel ». Cet énoncé souligne l'exigence d'impartialité dans la fonction publique ainsi que celle des administrateurs généraux de veiller à ce que les systèmes de nomination de leur organisation soient fondés sur le mérite.
Que signifie les expressions « influence politique » et « favoritisme personnel »?
Par influence politique, on entend habituellement une interférence de la part d'un ministre, d'un député, ou d'un membre de leur personnel.
L'expression favoritisme personnel est définie dans l'Étude sur le favoritisme personnel dans la dotation et le recrutement à la fonction publique fédérale de la CFP. Le favoritisme personnel comprend un acte ou un comportement inapproprié de la part d'un fonctionnaire qui, en utilisant ses connaissances, ses pouvoirs et son influence, accorde un avantage indu ou un traitement de faveur à : 1) un fonctionnaire en poste, ou à 2) un candidat, en vue d'un emploi dans la fonction publique, afin d'en tirer un gain personnel contraire au bien de l'organisation. La définition, y compris les quatre éléments principaux est disponible à : http://www.psc-cfp.gc.ca/adt-vrf/rprt/2005/fvrtsm/index-fra.htm#i7
Selon l'objectif des lignes directrices, il faut « s'assurer que la sélection aux fins de nomination est juste et transparente ». La LEFP et les Lignes directrices en matière de nomination de la CFP appuient les valeurs directrices de nomination que sont la justice, la transparence, et la représentativité.
Par justice, on entend que les décisions sont prises de façon objective, et sont exemptes de toute influence politique ou de favoritisme personnel; les lignes directrices et pratiques témoignent d'un traitement juste des personnes. Dans le cadre d'un processus de nomination, les personnes ont le droit d'être évaluées dans la ou les langues officielles de leur choix.
Par transparence, on entend que les renseignements concernant les stratégies, les décisions, les lignes directrices et les pratiques sont communiqués ouvertement et en temps opportun.
Par représentativité, on entend que les processus de nomination sont menés de façon objective et n'entraînent pas d'obstacles systémiques afin que la fonction publique soit représentative de la population canadienne qu'elle sert.
Les exigences suivantes ont été intégrées dans ces lignes directrices afin de faire valoir leur importance et de préciser clairement les responsabilités de l'administrateur général par rapport à cette étape du processus de nomination.
Les exigences des lignes directrices précisent que les administrateurs généraux doivent s'assurer :
- que les personnes nommées ou proposées aux fins de nomination possèdent toutes les qualifications essentielles, à l'exception des compétences en matière de langues officielles, si elles sont exclues en vertu du Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique (DELOFP);
L'alinéa 30(2)a) de la LEFP stipule qu'une nomination est fondée sur le mérite lorsque, selon la CFP, la personne à nommer possède les qualifications essentielles établies pour le travail à accomplir, y compris la compétence en langues officielles. Cependant, la CFP a mis en œuvre le DELOFP, un décret qui prévoit une exception à cet article de la LEFP. Ainsi, lorsqu'une personne répond aux critères d'une exclusion précisée dans le DELOFP, elle peut être proposée aux fins de nomination ou nommée sans avoir à satisfaire aux exigences en matière de langues officielles du poste au moment de sa nomination. Pour de plus amples renseignements concernant le DELOFP, veuillez consulter le Guide de mise en œuvre des Lignes directrices en matière de langues officielles dans le processus de nomination ainsi que le DELOFP et le Règlement sur les langues officielles — nominations dans la fonction publique (RLONFP).
- que les personnes nommées ou proposées aux fins de nomination se trouvent dans la zone de sélection, le cas échéant;
Aux fins de transparence et de justice, cette exigence a été intégrée aux lignes directrices afin d'assurer la cohérence entre la zone de sélection définie pour le processus de nomination et celle qui, en dernier ressort, a été utilisé, à savoir que la personne qui, finalement, est proposée aux fins de nomination ou qui est nommée se trouve dans la zone de sélection indiquée.
Les paragraphes 34(1) et (2) de la LEFP permettent à la CFP de définir des zones de sélection fondées sur des critères géographiques, organisationnels et professionnels, ou sur l'appartenance à tout groupe désigné au sens de la Loi sur l'équité en matière d'emploi. La CFP a délégué aux administrateurs généraux le pouvoir de définir des zones de sélection et exige d'eux de créer et de diffuser leurs propres lignes directrices organisationnelles en matière de zone de sélection.
Pour que leur candidature soit retenue ou qu'elles soient proposées aux fins de nomination ou qu'elles soient nommées, les personnes doivent se trouver dans la zone de sélection définie pour un processus annoncé ou non annoncé particulier, tel que précisé dans les lignes directrices en matière de zone de sélection de l'organisation.
Que signifie l'expression « le cas échéant »?
Il existe deux types de processus pour lesquels on n'est pas tenu de définir une zone de sélection. Les processus externes non annoncés n'exigent pas la définition d'une zone de sélection. De plus, le paragraphe 34(1) de la LEFP précise que les processus de nomination fondés sur les qualités du titulaire ne sont pas visés par les exigences en matière de zone de sélection.
- que les personnes nommées ou proposées aux fins de nomination possèdent les qualifications qui constituent un atout et répondent aux exigences opérationnelles et aux besoins de l'administration qui ont été utilisés pour prendre la décision de nomination;
Outre les qualifications essentielles nécessaires à l'exécution du travail que toutes les personnes doivent posséder pour être nommées ou proposées aux fins de nomination, l'alinéa 30(2)b) de la LEFP stipule que la CFP prend en compte toute qualification qui constitue un atout, tout besoin organisationnel et toute exigence opérationnelle, pour le présent ou l'avenir.
Avant de procéder à une nomination donnée, la ou les personnes proposées aux fins de nomination ou nommées doivent avoir été évaluées au regard de toutes les qualifications essentielles précisées et doivent les posséder. En outre, la ou les personnes doivent avoir été évaluées au regard de toute qualification constituant un atout et la posséder, ainsi qu'au regard des besoins organisationnels et des exigences opérationnelles déterminés et utilisés pour prendre la décision de nomination. Pour obtenir des renseignements supplémentaires sur l'évaluation, veuillez consulter le document de la CFP intitulé L'évaluation du mérite.
- que les personnes nommées ou proposées aux fins de nomination ont postulé dans les délais prescrits aux fins de présentation des demandes d'emploi, si une telle période existe;
Au besoin, dans un processus de nomination, les administrateurs généraux ont la responsabilité de déterminer les délais pendant lesquels les personnes peuvent poser leur candidature. Une fois ce délai établi dans le cadre de lignes directrices organisationnelles générales ou pour un processus annoncé particulier, les personnes doivent postuler l'emploi dans les délais prescrits pour être prises en considération dans le cadre du processus de nomination.
Pour des raisons de transparence et de justice, cette exigence des lignes directrices vise à assurer la cohérence entre le délai communiqué aux personnes dans le cadre d'un processus de nomination annoncé et celui qui, en dernier ressort, est utilisé, à savoir que la personne qui, finalement, est proposée aux fins de nomination ou qui est nommée a effectivement présenté sa demande d'emploi dans le délai prescrit, si un tel délai a été déterminé.
Dans les cas où une organisation a créé un « répertoire permanent », il est possible qu'aucun délai prescrit au cours duquel les personnes doivent présenter leurs demandes d'emploi n'ait été établi.
- que les personnes nommées ou proposées aux fins de nomination ont rempli et signé le Formulaire d’affirmation d’affiliation autochtone si elles ont fait une autodéclaration comme Autochtone et le processus de nomination :
- a une zone de sélection restreinte aux peuples autochtones ou aux membres des groupes désignés au titre de l’équité en matière d’emploi incluant les Autochtones; ou
- applique comme critère de mérite le besoin organisationnel d’accroître la représentation des Autochtones ou d’accroître la représentation des membres des groupes désignés, incluant les Autochtones; ou
- est basé sur une sélection à partir d’un répertoire de candidats autochtones ou au moyen de programmes d’emploi pour les étudiants approuvés par le Secrétariat du Conseil du Trésor dont le but est d’accroître la représentation des Autochtones ou des groupes désignés, incluant les Autochtones.
Cette exigence a été développée à la suite de la consultation des groupes d’intervenants-clé, pour répondre aux préoccupations concernant des fausses déclarations formulées par des non-Autochtones. L’exigence assure une approche cohérente de toutes les organisations relativement à la confirmation d’affiliation autochtone, à savoir que la personne qui, finalement, est proposée aux fins de nomination ou nommée est effectivement Autochtone.
Le Formulaire d’affirmation d’affiliation autochtone (FAAA) est utilisé de concert avec le formulaire d’autodéclaration, lui-même utilisé pour confirmer l’admissibilité à la nomination. Le FAAA n’est pas utilisé à des fins statistiques, comme les analyses d'effectifs, ni à des fins de gestion des ressources humaines.
Le FAAA est une condition de nomination; il doit être rempli et signé avant ou en même temps que l’offre de nomination.
- que les raisons justifiant la décision relative à la nomination ont été documentées;
L'exigence de documenter la justification des décisions de nomination contribuera à assurer la justice et la transparence lors du processus de nomination. Cette exigence renforce la responsabilisation des décisions et permet de s'assurer de la disponibilité de documents qui, au besoin, peuvent être utilisés dans le cadre de discussions informelles ou qui sont susceptibles de fournir de l'information dans le cadre d'une enquête (menée par l'administrateur général, ou par la CFP) ou d'une audition devant le Tribunal de la dotation de la fonction publique (TDFP). Cette documentation peut également être utilisée aux fins d'activités de surveillance et de vérification.
- que l'offre de nomination est présentée par une personne autorisée à le faire au nom de l'administration;
Les administrateurs généraux ont la responsabilité de veiller à la mise en place d'un système dans le cadre duquel les pouvoirs de nomination et des pouvoirs connexes peuvent être subdélégués. Cette exigence des lignes directrices renforce le fait que seules les personnes à qui l'administrateur général a subdélégué des pouvoirs peuvent faire une offre de nomination. Une offre de nomination précise les conditions de la nomination et, une fois signée par une personne investie des pouvoirs subdélégués, devient un document contraignant sur le plan juridique. Si l'offre est signée par une personne qui ne possède pas de pouvoir subdélégué, la nomination est alors nulle et non avenue.
Lorsqu’ils utilisent une autorisation électronique pour les offres de nomination, les administrateurs généraux doivent instaurer des mécanismes de contrôle semblables à ceux qui existent déjà pour les opérations financières. L’information pertinente doit être accessible en version imprimée ou électronique, notamment aux fins de vérification.
À noter que certains documents ne peuvent faire l’objet d’une autorisation électronique, soit le Formulaire d’affirmation d’affiliation autochtone et le serment ou l’affirmation solennelle.
- que les offres de nomination sont présentées par écrit et précisent clairement toutes les conditions de la nomination;
Cette exigence appuie la valeur directrice de transparence, à savoir que les offres de nomination sont faites par écrit et doivent clairement préciser toutes les conditions de la nomination. Ainsi, les personnes sont officiellement informées d'éléments tels le traitement, la durée des fonctions et toute autre exigence liée au poste. Ces renseignements leur permettent de prendre une décision éclairée quant à l'acceptation ou au refus de l'offre. De plus, en précisant clairement toutes les conditions de nomination par écrit, la nature contractuelle de la possibilité d'emploi est établie. Il est important de noter que toutes les communications avec les personnes visées par un processus d'évaluation, y compris l'offre de nomination, doivent être faites dans la ou les langues officielles choisies par chacune d'elles et que les personnes handicapées doivent y avoir accès au moyen de médias substituts.
- que les nominations n'entrent en vigueur que lorsque toutes les conditions d'emploi sont remplies;
Lorsque des conditions d'emploi sont établies pour un poste précis, la nomination à ce poste ne peut être faite avant que toutes ces conditions ne soient remplies. Le serment ou l'affirmation solennelle est une condition de nomination qui s'applique dans le cas des nominations de personnes hors de la partie de la fonction publique dans laquelle les nominations relèvent exclusivement de la CFP.
Les administrateurs généraux doivent respecter :
- la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) et le Règlement sur l'emploi dans la fonction publique, qui prévoient qu'une personne bénéficiant d'un droit de priorité et qui possède les qualifications essentielles d'un poste doit être nommée prioritairement à toute autre personne;
Cette exigence a été intégrée à la section « Autres exigences » car elle constitue une exigence légale de la LEFP, à savoir nommer les personnes bénéficiaires d'un droit de priorité de nomination (qui possèdent les qualifications essentielles du poste) en priorité absolue.
La définition du mérite précise que les personnes proposées aux fins de nomination ou qui sont nommées doivent posséder les qualifications essentielles. L'article 40 et les paragraphes 41(1) à 41(4) de la LEFP présentent une liste des droits de priorité de nomination d'ordre légale (p. ex., fonctionnaires excédentaires dans une organisation, personnes en congé, etc.) et précisent également que la personne qui bénéfice d'un droit de priorité de nomination n'est obligée que de posséder les qualifications essentielles mentionnées à l'alinéa 30(2)a) de la LEFP. Aussi, l'article 38 de la LEFP signale que l'alinéa 30(2)b), qui traite des autres critères du mérite, ne s'applique pas dans le cas des personnes bénéficiaires d'un droit de priorité de nomination. Ces dispositions s'appliquent à toute personne qui bénéfice d'un droit de priorité de nomination tel qu'établi par la CFP dans le Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (p. ex., fonctionnaires excédentaires, réinstallation du conjoint, etc.).
- la LEFP, qui prévoit que dans les processus de nomination externes annoncés, les pensionnés de guerre, les anciens combattants ou les survivants d'anciens combattants et les personnes de citoyenneté canadienne, pourvu qu'ils possèdent les qualifications essentielles, soient nommés avant les autres candidats, dans cet ordre;
Cette exigence a été intégrée dans les lignes directrices pour souligner le fait que le paragraphe 39(1) de la LEFP accorde la préférence aux pensionnés de guerre, aux anciens combattants ou aux survivants d’anciens combattants et aux personnes de citoyenneté canadienne (dans cet ordre), avant les autres candidats dans le cadre d'un processus de nomination externe annoncé.
Ce paragraphe précise que ces personnes ne sont obligées que de posséder les qualifications essentielles mentionnées à l'alinéa 30(2)a) de la LEFP et, le cas échéant, elles seront nommées avant les autres personnes dans le cadre de ce processus.
Le paragraphe 39(2) de la LEFP mentionne que si plusieurs pensionnés de guerres, anciens combattants ou survivants d'anciens combattants, ou encore personnes de citoyenneté canadienne possèdent, selon la CFP, les qualifications essentielles, il est possible d'appliquer d'autres critères du mérite (p. ex., qualifications constituant un atout, exigences opérationnelles et besoins organisationnels) pour procéder à une sélection parmi ces personnes. Toutefois, il faut continuer de respecter l'ordre de préférence. Par exemple, si deux anciens combattants possèdent les qualifications essentielles, les autres critères du mérite peuvent être appliqués pour prendre une décision de sélection. Cependant, si un ancien combattant et trois personnes de citoyenneté canadienne possèdent les qualifications essentielles, les autres critères de mérite ne peuvent être utilisés pour prendre une décision étant donné que l'ancien combattant doit être sélectionné en premier.
- la LEFP, qui prévoit que toute personne nommée ne provenant pas de la partie de la fonction publique dans laquelle les nominations relèvent exclusivement de la Commission prête et souscrit le serment ou l'affirmation solennelle, comme il est précisé à l'article 54 de la LEFP, avant l'entrée en vigueur de sa nomination; dans un tel cas, la date d'entrée en vigueur est la date dont ont convenu par écrit l'administrateur général et la personne ou, si elle est postérieure, la date où la personne prête et souscrit le serment ou l'affirmation solennelle;
Cette exigence a été intégrée dans les lignes directrices pour veiller à ce que les administrateurs généraux soient informés que, lorsqu’une personne ne provenant pas de la partie de la fonction publique dans laquelle les nominations relèvent exclusivement de la CFP est nommée, la nomination ne peut prendre effet avant que la personne ait prêté et souscrit le serment ou l'affirmation solennelle. Plus précisément, si une personne commence à travailler un lundi mais qu'elle ne prête et souscrit pas le serment ou l’affirmation solennelle que le mercredi, la date d'entrée en vigueur de la nomination est le mercredi.
Le serment ou l’affirmation solennelle doit être prêté et souscrit devant la personne à qui l'administrateur général a subdélégué le pouvoir de l'administrer, et la signature attestant que la personne nommée a prêté et souscrit le serment ou l’affirmation solennelle doit avoir lieu en présence de cette personne. Le serment ou l’affirmation solennelle ne peut être prêté et souscrit par le biais d'une lettre d'offre ou par télécopieur, etc.
- la LEFP, qui prévoit que toute nomination d'une personne appartenant à la partie de la fonction publique dans laquelle les nominations relèvent exclusivement de la Commission prend effet à la date dont ont convenu par écrit l'administrateur général et la personne, indépendamment de la date de l'entente;
La date d'entrée en vigueur de la nomination est la date dont ont convenu la personne à nommer et l'administrateur général, indépendamment de la date de la lettre d’offre ou de la date à laquelle l'entente a été conclue.
Par exemple, une lettre d'offre peut être datée du 30 juin 2006 alors que la personne l'a signée le 5 juillet 2006, indiquant par là qu'elle accepte la nomination. Toutefois, la date d'entrée en vigueur de la nomination, sur laquelle se sont entendues les deux parties, est le 5 septembre 2006.
- la LEFP, qui prévoit qu'une période d'emploi est considérée comme étant indéterminée, à moins que l'administrateur général ait spécifié une durée déterminée (p. ex., un emploi de durée déterminée, un emploi occasionnel, un emploi pour étudiant ou une nomination intérimaire);
Cet énoncé provient directement de l'article 57 de la LEFP. L'exigence des lignes directrices souligne l'importance de préciser clairement une date de fin d'emploi dans les lettres d'offre de nomination de durée déterminée, d'emploi occasionnel, d'emploi étudiant ou de nomination intérimaire. Le défaut de préciser une date de fin d'emploi pourrait être interprété comme une offre d'emploi de durée indéterminée.
- le DELOFP et le Règlement sur les langues officielles - nominations dans la fonction publique (RLONFP), qui disposent que les personnes nommées ou proposées aux fins de nomination à un poste de nomination non impérative doivent répondre aux exigences du DELOFP et du RLONFP afin d'être exemptées de l'obligation de satisfaire à la compétence dans les langues officielles au moment de la nomination;
Toutes les personnes proposées aux fins de nomination ou qui sont nommées doivent répondre aux exigences en matière de langues officielles à moins d'en être exemptées en vertu du DELOFP ou du RLONFP. Cela met en lumière l'exigence selon laquelle l'administrateur général doit veiller à ce que les personnes nommées à un poste bilingue doté de façon non impérative répondent aux exigences particulières énoncées dans le DELOFP ou dans le RLONFP, avant d'être exemptées de l'obligation de répondre aux exigences en matière de langues officielles du poste au moment de la nomination.
- les Lignes directrices de la CFP sur les langues officielles dans le processus de nomination, qui exigent que les communications adressées aux personnes, y compris les offres de nomination et l'administration du serment ou de l'affirmation solennelle, soient exprimées dans la ou les langues officielles de choix de la personne concernée;
Toute communication avec les personnes qui participent à un processus de nomination doit être faite dans la ou les langues officielles choisies par la personne pendant le processus, indépendamment des exigences linguistiques du poste en cause. Le fait de ne pas évaluer une personne dans la ou les langues officielles de son choix constitue un motif de plainte auprès du TDFP.
- la Politique conjointe de la Commission de la fonction publique et du Conseil du Trésor sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale, qui exige que tout document soit diffusé, sur demande, dans un format accessible aux fins de communication avec les personnes handicapées lorsqu'il s'agit de présenter une offre de nomination ou d'administrer le serment ou l'affirmation solennelle.
Les organisations doivent communiquer dans un format accessible avec les personnes handicapées lorsqu'elles émettent une lettre d'offre ou administrent le serment ou l'affirmation solennelle.
Législation
- Loi sur l'emploi dans la fonction publique, articles 29, 30, 34, 38, 39, 43, 40, 41, 54, 55, 56 et 57
- Règlement sur l'emploi dans la fonction publique
- Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique
- Règlement sur les langues officielles — nominations dans la fonction publique
- Loi sur les langues officielles
- Loi sur l'équité en matière d'emploi
Autres documents
- Lignes directrices en matière sélection et nomination de la CFP
- Lignes directrices en matière de langues officielles dans le processus de nomination de la CFP
- Lignes directrices sur l'équité en matière d'emploi dans le processus de nomination de la CFP
- Politique du CT/de la CFP sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale
- Cadre de politiques en matière de langues officielles du CT
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