Archivée - Guide de mise en oeuvre des Lignes directrices en matière d'évaluation
Ce guide est fourni par la Commission de la fonction publique pour aider les conseillers en ressources humaines à appuyer les administrateurs généraux dans l'élaboration des lignes directrices organisationnelles.
Table des matières
Le présent guide a été conçu afin d'aider les conseillers et les conseillères en ressources humaines à comprendre les attentes relatives aux Lignes directrices en matière d'évaluation adoptées par la Commission de la fonction publique (CFP). On y explique, en termes pratiques, l'application des valeurs qui sont primordiales à l'égard de ces lignes directrices, et on y indique aussi de quelle façon la CFP s'attend à ce que ces lignes directrices soient mises en oeuvre.
La Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) donne la possibilité de rendre les évaluations souples, efficaces et ciblées afin de trouver la « bonne personne » pour le poste et ainsi répondre aux besoins de l'organisation. Les administrateurs généraux et les administratrices générales pourront adapter le processus d'évaluation utilisé pour combler un poste (ou des postes) en particulier, afin de répondre aux besoins de leur organisation, tout en faisant preuve de jugement solide dans la prise de ces décisions.
Comme l'évaluation de personnes fait partie intégrante du processus de nomination et est un élément clé afin d'assurer une fonction publique compétente, représentative et non partisane, les présentes lignes directrices visent à souligner le besoin de respecter le mérite et les valeurs directrices de justice, de transparence, d'accessibilité et de représentativité pendant tout le processus.
La LEFP définit le « mérite ». Le paragraphe 30(1) de la Loi indique que les nominations à la fonction publique, internes ou externes, doivent être fondées sur le mérite, et les paragraphes 30(2) et (3) énoncent les éléments d'une nomination fondée sur le mérite, à savoir :
- Premièrement, toute personne nommée doit posséder les qualifications essentielles, ce qui comprend la compétence dans les langues officielles.
- Deuxièmement, le ou la gestionnaire (ou toute autre personne déléguée par l'administrateur général ou l'administratrice générale) peut tenir compte de ce qui suit :
- les qualifications considérées comme un atout pour le travail à accomplir, pour le présent ou l'avenir;
- toute exigence opérationnelle et tout besoin organisationnel actuel ou futur qu'il ou elle a déterminé;
- et finalement, les besoins actuels et futurs de la fonction publique, tels qu'établis par l'employeur, pour déterminer les besoins de son organisation.
Ainsi, les qualifications essentielles, les qualifications considérées comme un atout, les exigences opérationnelles et les besoins organisationnels constituent le fondement de l'évaluation du mérite, et forment ensemble les « critères de mérite ». Le document qui énumère les critères de mérite établis est connu sous le nom d'« Énoncé des critères de mérite ».
Avant de procéder à une nomination en particulier, toutes les qualifications essentielles établies doivent avoir été évaluées. On ne doit évaluer les qualifications considérées comme un atout, les exigences opérationnelles et les besoins organisationnels que s'ils sont pertinents au poste à pourvoir. Vous trouverez des renseignements supplémentaires sur l'évaluation dans le document de la CFP intitulé « Évaluation du mérite ».
Le paragraphe 30(4) de la LEFP stipule qu'il n'est pas nécessaire de prendre en compte plus d'une personne pour faire une nomination fondée sur le mérite. Cependant, il est bien avisé de prendre en compte les valeurs directrices de justice, de transparence, d'accessibilité et de représentativité avant de prendre une décision concernant le nombre de personnes qui seront prises en compte pour un poste en particulier dans le cadre du processus de nomination.
L'énoncé des Lignes directrices en matière d'évaluation exige ce qui suit :
- l'évaluation est élaborée et mise en application de façon impartiale, exempte d'influence politique ou de favoritisme personnel et n'entraîne pas d'obstacles systémiques;
- les processus et les méthodes d'évaluation utilisés permettent d'évaluer efficacement les qualifications essentielles et autres critères de mérite qui sont déterminés, et ils sont administrés de façon juste;
- l'identification des personnes qui répondent aux exigences opérationnelles et aux besoins organisationnels est effectuée de façon objective.
Les éléments susmentionnés énoncent les attentes de la CFP selon lesquelles les administrateurs généraux et les administratrices générales s'assureront que le processus d'évaluation, y compris les méthodes d'évaluation utilisées sont effectuées de façon efficace et respectent les valeurs directrices que sont la justice, la transparence, l'accessibilité et la représentativité.
Le premier élément met l'accent sur l'exigence de traiter les candidates ou les candidats équitablement et sans discrimination :
- Par « exempte de parti pris », on entend, prendre des mesures afin de réduire des préjugés et des attitudes partiales;
- Par « exempte d'obstacles systémiques », on entend l'utilisation d'outils et de processus dont l'élaboration et la mise en oeuvre sont faites de façon inclusive, qui ne restreignent ou n'excluent pas les personnes membres des groupes désignés et qui n'entraînent pas de discrimination fondée sur tout motif de discrimination illicite.
- Par « influence politique », on entend habituellement une interférence (ou tentative d'interférence) dans un processus de nomination de la part d'un ou d'une ministre, d'un député ou d'une députée, ou d'un membre de leur personnel.
- L'expression « favoritisme personnel » est définie dans « l'Étude sur le favoritisme personnel dans la dotation et le recrutement à la fonction publique fédérale » de la CFP. Le favoritisme personnel comprend un acte ou un comportement inapproprié de la part d'un ou d'une fonctionnaire qui, en utilisant ses connaissances, ses pouvoirs et son influence, accorde un avantage indu ou un traitement de faveur à : 1) un ou une fonctionnaire en poste ou à 2), une candidate ou un candidat, en vue d'un emploi dans la fonction publique, afin d'en tirer un gain personnel contraire au bien de l'organisation. La définition, y compris les quatre éléments principaux est disponible à: http://www.psc-cfp.gc.ca/adt-vrf/rprt/2005/fvrtsm/index-fra.htm#i7
Le deuxième élément est lié précisément à la valeur de justice et indique que les méthodes et les processus doivent servir à évaluer efficacement les qualifications essentielles et les autres critères de mérite qui ont été établis. Pour assurer une évaluation efficace, il est important que les méthodes, les processus et les outils d'évaluation soient liés directement aux critères de mérite établis et qu'ils puissent servir à mesurer les critères de façon précise. Cela aura, en fin de compte, des répercussions sur la capacité de la personne retenue à faire le travail. L'administration « juste » de l'évaluation signifie que des personnes ont eu l'occasion de démontrer leur mérite par rapport au poste convoité, et que les gestionnaires aient une justification solide pour la ou les décisions prises.
Le dernier élément exige une identification objective des personnes qui répondent aux exigences opérationnelles et aux besoins organisationnels. Cette exigence est liée à l'établissement de critères de mérite avant le début du processus, et elle requiert que les gestionnaires doivent être en mesure de démontrer que leurs décisions n'étaient ni partiales, ni arbitraires et d'avoir des preuves à l'appui.
Les objectifs des lignes directrices indiquent que les méthodes et les processus d'évaluation doivent :
- permettre d'identifier la ou les personnes qui satisfont aux qualifications et aux autres critères de mérite utilisés pour décider d'une nomination; et
- fournir un fondement solide pour effectuer des nominations selon le mérite.
L'objectif d'un processus d'évaluation est d'assurer que la personne retenue est qualifiée pour effectuer les fonctions du poste et elle répondra aux besoins identifiés lors de la planification des ressources humaines de l'organisation. Dans le but de s'assurer que la bonne personne est choisie, il faut choisir ou élaborer des méthodes d'évaluation appropriées afin que les critères de mérite établis puissent être évalués de façon approfondie.
Il existe diverses méthodes d'évaluation. L'article 36 de la LEFP stipule que :
« La Commission peut avoir recours à toute méthode d'évaluation - notamment prise en compte des réalisations et du rendement antérieur, examens ou entrevues - qu'elle estime indiquée pour décider si une personne possède les qualifications visées [...] ».
Ensemble, les méthodes d'évaluation doivent pouvoir permettre d'évaluer les critères de mérite établis pour le processus de nomination en question. L'utilisation de plus d'une méthode d'évaluation ou source d'information peut améliorer la qualité de l'évaluation. De fait, l'utilisation de plus d'une méthode d'évaluation ou de sources d'information concernant le même critère de mérite permet une évaluation de la constance du rendement d'une personne. Par exemple, une entrevue et un examen des réalisations et du rendement antérieur peuvent être utilisés pour évaluer la capacité de gérer.
Les exigences des lignes directrices indiquent que les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent :
i. fournir des renseignements en temps opportun aux personnes à évaluer au sujet des méthodes d'évaluation qui seront utilisées, de leur droit de recevoir des mesures d'adaptation et de la façon d'exercer ce droit;
Il est important que les personnes visées soient informées, en temps opportun des méthodes qui seront utilisées lors de l'évaluation. Cette mesure améliorera la transparence et permettra à la personne de se préparer en vue de l'évaluation. Le fait d'inviter une personne à subir un test et de lui fournir le plus de renseignements possible, dans la mesure de ce qui est raisonnable, sur l'administration de ce test permettrait de répondre à cette exigence. Une autre façon de faire consisterait à inclure de l'information concernant la ou les méthodes d'évaluation, directement dans l'Énoncé des critères de mérite, si cette information est connue à ce moment. La notion de
« temps opportun» varie selon les circonstances, mais on devrait fournir aux personnes visées une période de temps raisonnable pour leur permettre de se préparer en vue de l'évaluation.
Il est important de noter que la personne ne doit pas obligatoirement avoir un handicap ou avoir rempli le formulaire d'« auto-identification » pour demander des mesures d'adaptation pendant le processus de nomination. Lors du premier contact avec le postulant ou la postulante, la ou les personnes responsables de l'évaluation à qui les pouvoirs ont été subdélégués (il pourrait s'agir du conseiller ou de la conseillère en RH) devraient obtenir les renseignements nécessaires concernant les besoins de la personne en matière de mesures d'adaptation, s'il y a lieu. Cela laissera assez de temps pour déterminer la meilleure façon de fournir des mesures d'adaptation à la personne, avant l'évaluation, et cela pourrait également empêcher tout retard injustifié dans le processus d'évaluation.
Des renseignements supplémentaires sur l'obligation de fournir des mesures d'adaptation et sur l'évaluation équitable de personnes d'horizons variés se trouvent dans les documents suivants :
- la Politique conjointe de la Commission de la fonction publique et du Conseil du Trésor sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale
- le Guide relatif à l'évaluation des personnes handicapées
- les lignes directrices relatives à une Évaluation équitable dans un milieu de travail diversifié : supprimer les obstacles que rencontrent les membres des minorités visibles et les autochtones
ii. s'assurer que les personnes responsables de l'évaluation :
- possèdent les compétences voulues afin d'assurer une évaluation juste et entière des qualifications des personnes à évaluer;
Pour évaluer de façon efficace et juste si une personne répond aux critères de mérite, les personnes responsables de l'évaluation doivent comprendre pleinement les exigences du poste et avoir la compétence nécessaire pour administrer l'outil ou les outils d'évaluation utilisés. Par exemple, dans un domaine aussi hautement technique que le droit, il est important d'avoir les compétences qui permettront d'évaluer non seulement les connaissances exigées, mais aussi l'application de ces connaissances.
- possèdent les compétences linguistiques voulues afin de permettre une communication efficace avec les personnes à évaluer, dans la ou les langues officielles choisies par ces personnes, afin de permettre l'évaluation juste de leurs qualifications;
Une personne a le droit d'être évaluée dans la ou les langues officielles de son choix et, en conséquence, les membres du comité d'évaluation doivent pouvoir communiquer avec la personne dans la ou les langues officielles de son choix. Le niveau de compétence dans les langues officielles que doivent posséder les membres du comité d'évaluation dépend de la nature technique ou spécialisée du poste, ainsi que de la complexité des interactions et de la communication avec la personne faisant l'objet de l'évaluation. Il est important de noter que le fait de ne pas évaluer une personne dans la ou les langues officielles de son choix constitue un motif de plainte devant le Tribunal de la dotation de la fonction publique.
- ne sont pas en conflit d'intérêts et sont en mesure de remplir les rôles, les responsabilités et les fonctions qui leur sont propres de façon juste;
Comme l'intégrité d'un processus d'évaluation pourrait faire l'objet d'un examen, il est important non seulement que le processus en question soit juste, mais aussi qu'il soit perçu comme tel. Par exemple, les membres du comité d'évaluation devraient faire l'effort raisonnable de minimiser toute apparence de partialité dans le processus d'évaluation et les membres du comité d'évaluation devraient s'assurer que le favoritisme personnel n'influence pas le résultat du processus de nomination.
- obtiennent l'autorisation de la CFP avant d'utiliser des tests de personnalité, d'intelligence ou d'aptitudes ou de nature semblable;
Il s'agit de la même exigence qui existait dans le régime de dotation antérieur.
- se conforment aux consignes établies dans le document intitulé Les tests dans l'administration publique fédérale publiées par la CFP, lorsqu'elles élaborent et utilisent les tests normalisés;
Il s'agit de la même exigence qui existait dans le régime de dotation antérieur.
- utilisent des outils d'évaluation qui n'entraînent pas d'obstacles systémiques à l'emploi;
Les méthodes et les outils d'évaluation doivent traiter toutes les personnes de façon équitable et non discriminatoire (cela ne signifie pas nécessairement la même chose). Ceci contribuera ainsi à un processus d'évaluation inclusif. Les outils d'évaluation ne doivent pas avoir pour effet de restreindre ou d'exclure la candidature de personnes membres des groupes désignés, et n'entraînent pas de discrimination fondée sur tout motif de discrimination illicite.
- utilisent l'Évaluation de langue seconde (ELS) de la CFP ou un autre instrument approuvé par la CFP pour évaluer les compétences en matière de langue officielle selon le mode « satisfait/ne satisfait pas ». Dans les cas de nominations d'étudiants et d'étudiantes ou de personnel occasionnel, l'évaluation peut être effectuée par la ou les personnes responsables de l'évaluation si elles possèdent les compétences linguistiques nécessaires pour ce faire;
La CFP a approuvé l'ELS pour l'évaluation de la compétence en langue seconde. L'ELS constitue donc l'outil d'évaluation normalisé qui offrira une approche cohérente pour l'évaluation de la compétence en langue seconde.
Pour des raisons d'efficacité, et en raison de la durée et de la nature des occasions d'emploi offertes aux étudiants et étudiantes ainsi qu'au personnel occasionnel, les personnes responsables de l'évaluation peuvent évaluer la compétence en langue seconde, pourvu qu'elles possèdent elles-mêmes les compétences linguistiques nécessaires pour ce faire.
Il est important de se souvenir que la prolongation d'un emploi d'une durée déterminée (paragraphe 58(2) de la LEFP) et la conversion du statut de fonctionnaire nommé pour une période déterminée à celui de fonctionnaire nommé pour une durée indéterminée (paragraphe 59(2) de la LEFP) ne constituent pas des nominations. Il pourrait donc s'agir de la seule et unique occasion d'évaluer la compétence en langue seconde de la personne. Par conséquent, il est important d'assurer que la compétence en langue seconde est évaluée convenablement pendant l'évaluation initiale.
- évaluent elles-mêmes les compétences linguistiques professionnelles ou spécialisées en matière de langues officielles;
Certains postes bilingues peuvent exiger l'utilisation d'une terminologie spécialisée ou technique nécessitant que les exigences linguistiques soient identifiées comme nécessitant la cote P. L'ELS n'est pas conçu pour évaluer ce type de compétences linguistiques. Par conséquent, la personne à qui les pouvoirs de nomination ont été subdélégués, ou le comité d'évaluation est responsable d'identifier l'outil ou les outils d'évaluation et de mener sa propre évaluation des personnes visées afin de s'assurer qu'elles répondent à cette exigence. (Lien menant au Guide de mise en oeuvre des Lignes directrices en matière de langues officielles dans le processus de nomination, pour de plus amples renseignements.)
- évaluent les qualifications associées aux nominations au groupe EX ou en son sein :
- au moyen d'une entrevue structurée et d'une vérification structurée des références;
- grâce à tout autre outil d'évaluation nécessaire pour obtenir les renseignements permettant d'étayer clairement les décisions de nomination (p. ex. SELEX)
- obtenir l'approbation de la CFP pour déroger aux exigences relatives à l'évaluation pour le groupe EX et ce, au cas par cas.
- forment des comités d'évaluation EX composés de membres occupant un poste supérieur d'un niveau au poste à doter ou l'équivalent
Il n'y aura plus de processus de nomination centralisé étant donné que les pouvoirs de nomination au sein du Groupe de la direction (peu importe le niveau) ont été délégués aux administrateurs généraux et aux administratrices générales. Par conséquent, en raison de l'importance de s'assurer du professionnalisme des personnes qui sont admises à ce groupe et de la cohérence de l'approche lorsque des nominations ont lieu au sein de ce groupe, la CFP exige l'application des méthodes d'évaluation minimales susmentionnées.
Les lignes directrices exigent également que les administrateurs généraux et les administratrices générales respectent :
- la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), article 37, lequel prévoit que les examens ou les entrevues, lorsqu'ils ont pour objet d'évaluer les qualifications essentielles ou celles constituant un atout, à l'exception des compétences linguistiques, se tiennent en français ou en anglais, ou dans les deux langues, au choix de la personne dont les qualifications sont évaluées;
Une personne a le droit d'être évaluée dans la langue officielle de son choix (en français, en anglais ou dans les deux langues), qui n'est pas nécessairement la langue exigée pour le poste à pourvoir, sauf lors de l'évaluation des compétences linguistiques. Par exemple, la personne peut demander que l'entrevue se déroule en français (ou dans les deux langues), et que l'examen écrit soit en anglais.
- la Loi sur l'équité en matière d'emploi (LEE), qui établit notamment l'obligation d'éliminer tout obstacle systémique à l'emploi;
La LEE exige que les organisations identifient et éliminent les obstacles à l'emploi pour les personnes faisant partie des groupes désignés.
- la Politique conjointe de la Commission de la fonction publique et du Conseil du Trésor sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale, qui rend obligatoire de prendre des mesures d'adaptation; et
Cette politique exige que l'on fournisse des mesures d'adaptation aux personnes handicapées si cela n'impose pas une contrainte excessive et que l'on fournisse des renseignements en temps opportun et dans un format utilisable et accessible. Veuillez noter qu'il pourrait être nécessaire de modifier les procédures d'évaluation pour permettre une évaluation équitable des personnes handicapées. Toutefois, il faut se rappeler qu'une mesure d'adaptation dans le cadre d'une évaluation ne doit pas donner un avantage indu à la personne qui bénéficie de cette mesure d'adaptation.
- la Charte canadienne des droits et libertés (Charte) et la Loi canadienne sur les droits de la personne (LCDP), qui interdisent certains motifs de discrimination.
La Charte établit le principe de l'égalité des chances, et la LCDP interdit toute discrimination dans les pratiques d'emploi (y compris lors de l'évaluation) qui serait fondée sur la race, l'origine nationale ou ethnique, la couleur de la peau, la religion, l'âge, le sexe, l'orientation sexuelle, l'état matrimonial, la situation de famille, la déficience ou l'état de personne graciée.
Législation
- Loi sur l'emploi dans la fonction publique : articles 30, 31, 36, 37 et 38
- Règlement sur l'emploi dans la fonction publique
- Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique et le Règlement connexe
- Loi sur les langues officielles
- Loi sur l'équité en matière d'emploi
Autres documents de référence
- Lignes directrices en matière de nomination de la CFP (évaluation)
- Lignes directrices de la CFP en matière de langues officielles dans le processus de nomination
- Lignes directrices en matière d'équité en emploi dans les processus de nomination de la CFP
- Série « L'évaluation des compétences »
- Politique conjointe de la CFP et du CT sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale
- Guide relatif à l'évaluation des personnes handicapées
- Une évaluation équitable dans un milieu de travail diversifié : supprimer les obstacles que rencontrent les membres des minorités visibles et les autochtones
- BDPRH - Élaboration des critères de mérite
- Conseil du Trésor - Cadre de politiques en matière de langues officielles
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