Charte de vérification

Direction de la vérification, Secteur de la surveillance et des enquêtes

Objet

La présente charte définit les pouvoirs, le mandat, la portée, les normes de vérification, l’indépendance, les rôles et les responsabilités autorisant la Direction de la vérification au sein du Secteur de la surveillance et des enquêtes d’effectuer des vérifications au nom de la Commission de la fonction publique (la Commission ou la CFP) conformément à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP).

Pouvoirs

La LEFP confère à la CFP le mandat d’effectuer des vérifications Note de bas de page 1. Cette charte décrit les fondements et offre une orientation à la Direction de la vérification de la CFP pour mener des vérifications au nom de la Commission Note de bas de page 2.

Cette charte énonce les exigences applicables à la Direction de la vérification dans la conduite de ses projets de vérification.

La Direction de la vérification de la CFP doit avoir accès, au nom de la Commission, aux installations, aux renseignements, aux documents, aux éléments de preuve oraux et écrits et aux autres éléments jugés nécessaires à la réalisation des projets de surveillance approuvés par la Commission Note de bas de page 3. Il incombe à la Direction de la vérification de veiller à la confidentialité et à la protection des documents et des renseignements.

Mandat de vérification

La CFP est responsable de l’intégrité des nominations dans la fonction publique et de la protection d’une fonction publique non partisane, fondée sur le mérite et représentative. Pour ce faire, elle mène notamment des projets de vérification et d’autres activités de surveillance.

Le mandat de vérification, tel qu’il est défini dans la LEFP, confère à la CFP, le pouvoir d’effectuer des vérifications sur toute question relevant de sa compétence. Le mandat de vérification fournit une assurance à l’échelle du système et une évaluation de l’efficacité des processus de dotation pour parvenir à une fonction publique non partisane fondée sur le mérite, provenant de partout au pays, représentative de la diversité du Canada et capable de servir le public avec intégrité et dans la langue officielle de son choix. Le mandat de vérification de la CFP comprend également le pouvoir d’effectuer des vérifications pour déterminer l’existence de préjugés ou d’obstacles qui pourraient désavantager les personnes provenant de tout groupe en quête d’équité. Les vérifications fournissent des renseignements objectifs, des conseils et une assurance au Parlement, et finalement aux Canadiens, sur l’intégrité et l’équité des nominations dans la fonction publique.

Des vérifications peuvent être effectuées sur les aspects délégués et non délégués du mandat de la CFP. Ainsi, les vérifications peuvent comprendre les activités de nomination effectuées par les organisations assujetties à la LEFP telles que déléguées par la CFP aux administrateurs généraux. Les vérifications peuvent également porter sur des aspects non délégués de la LEFP, comme les enquêtes et les activités politiques. En termes généraux, les exigences et l’incidence du mandat de vérification sont liées au pouvoir de la CFP, tel que prévu dans la LEFP

Selon le secteur soumis à un examen, les vérifications effectuées par la CFP peuvent également informer et bénéficier aux organisations qui ne relèvent pas de sa juridiction. Dans ce cas, les organisations externes qui utilisent ou qui s’inspirent de la politique, du système ou du processus faisant objet d’une vérification, peuvent tirer profit des vérifications et prendre en considération les recommandations découlant de la vérification.

La Direction de la vérification s’acquitte de diverses vérifications et d’autres activités de surveillance pour fournir une assurance de la conformité de la dotation et des renseignements concernant le rendement du système de dotation. En général, les vérifications de la conformité servent à offrir une assurance du respect des politiques et de la législation relatives à la dotation. Les vérifications de performance visent à fournir des renseignements sur l’efficience et l’efficacité avec lesquelles les résultats prévus en matière de dotation sont atteints. Les travaux de consultation, comme les services consultatifs demandés par les administrateurs généraux, peuvent être envisagés s’il y a lieu et lorsque ces projets contribuent à la surveillance efficace du système de dotation. Comme pour tous les projets de vérification, tout projet de consultation devra être approuvé par la Commission.

Les nominations et les systèmes de dotation organisationnels peuvent être vérifiés sous plusieurs angles, notamment le respect du mérite, l’impartialité, les valeurs fondamentales de dotation, les langues officielles, les questions ayant une incidence sur les groupes en quête d’équité ainsi que tout autre aspect de la Politique de nomination et de l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination de la CFP. Les vérifications menées par la CFP peuvent cibler des domaines connexes comme les plans et les politiques en matière de RH, la classification, l’équité en emploi et d’autres facteurs et causes qui ont une incidence sur les décisions de nomination ou qui sont à l’origine d’obstacles systémiques dans le cadre du processus de nomination.

Portée

La portée des projets de vérification comprend toute question relevant de la compétence de la CFP inscrite dans la LEFP.

La portée des projets de vérification effectuées par la CFP peut inclure toute organisation à qui des pouvoirs ont été délégués aux administrateurs généraux aux termes de la LEFP. Si les projets de vérification ne peuvent porter sur les organisations ne relevant pas de la compétence de la CFP, il convient de signaler que l’étendue des projets de vérification peut avoir une incidence sur ces organisations et les informer.

Le mandat de vérification de la Direction de la vérification inclut la CFP elle‑même, à titre d’organisation assujettie à la LEFP en vertu du pouvoir de dotation délégué. La portée de la vérification consiste notamment à évaluer l’efficience et l’efficacité de l’orientation générale donnée par la CFP aux organisations au sujet des politiques et des procédures permettant de protéger l’intégrité des processus de nomination faisant objet des projets de vérification. Toutefois, en ce qui concerne la Direction de la vérification, les activités et les processus opérationnels internes de la CFP ne seront pas inclus dans la portée des projets, puisque ces éléments doivent être soumis à la fonction de la vérification interne.

Normes de vérification

Comme elle est assujettie au pouvoir de vérification de la LEFP, la Direction de la vérification adhère au Cadre international de référence des pratiques professionnelles (CRIPP) de l’Institut des auditeurs internes pour orienter son programme de vérification et sa prestation, notamment en ce qui concerne la fonction d’assurance et d’amélioration de la qualité. Les éléments obligatoires du CRIPP sont : les Principes fondamentaux pour la pratique professionnelle de l’audit interne, le Code de déontologie, les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne et la Définition de l’audit interne.

Lorsque utile et pratique, la Direction de la vérification intégrera également des directives provenant d’autres organismes professionnels reconnus, incluant les normes de l’Organisation internationale des institutions supérieures quant aux vérifications de performance (ISSAI 3000) et les normes de saine gestion de l’Ordre des Comptables professionnels agréés du Canada (missions d’appréciation directe – NCMC 3001).

Indépendance

Afin de s’acquitter correctement de ses responsabilités en matière de vérification qui consistent à fournir une assurance concernant la dotation à l’échelle du gouvernement, la Direction de la vérification doit éviter d’assumer des rôles qui pourraient compromettre ou sembler compromettre son indépendance, son objectivité et sa neutralité Note de bas de page 4.

La CFP peut travailler conjointement avec d’autres organismes centraux et ministères dans le cadre de projets de vérification relevant de sa compétence afin de contribuer davantage à la surveillance à l’échelle du système. Dans le but de mettre en commun les pratiques exemplaires et d’assurer la cohérence en matière de vérification, la Direction de la vérification peut également fournir des conseils, des outils et un soutien aux fonctions de vérification interne dans le cadre des projets de vérification liés à la dotation.

Dans tous les cas où les projets de vérification sont réalisés conjointement avec d’autres organisations, la Direction de la vérification doit s’assurer que son rôle est clairement défini et que les mesures nécessaires sont en place afin de ne pas compromettre son indépendance réelle ou perçue.

Rôles et responsabilités

Commission 

La Commission (composée du président de la CFP et d’autres commissaires) assume des responsabilités liées à la protection d’une fonction publique fondée sur le mérite et l’impartialité, représentative de la diversité du Canada. Pour ce faire, elle mène notamment des projets de vérification et d’autres activités de surveillance.

Responsabilités de la Commission

  1. Réviser et approuver au moins une fois par année le plan de vérification basé sur les priorités et les risques;
  2. Approuver les rapports de vérification et autres rapports sur les activités de surveillance, y compris les recommandations et les réponses connexes de la direction à l’intention de la CFP, d’autres ministères et des administrateurs généraux;
  3. Approuver les plans des projets de vérification incluant les objectifs, la portée et la méthodologie;
  4. Réviser et approuver les progrès réalisés à l’égard des mesures de suivi en réponse aux recommandations découlant des projets de vérification formulés par la CFP et les administrateurs généraux;
  5. Réviser et approuver les résultats de l’examen externe de la qualité de la vérification et suivre les progrès de la Direction de la vérification à l’égard des recommandations; et
  6. Réviser et approuver la charte de vérification au moins une fois tous les deux ans.

Vice-président, Secteur de la surveillance et des enquêtes

Le vice‑président supervise tous les aspects de la surveillance à l’échelle du système à la CFP, y compris la vérification, les enquêtes et les services de données. Le vice‑président doit rendre compte à la Commission de la réalisation des projets de vérification conformément aux exigences énoncées dans la présente charte et, il est responsable devant le président de la CFP du rendement global de la Direction de la vérification.

Responsabilités du vice-président, Secteur de la surveillance et des enquêtes

  1. Veiller à ce que la Direction de la vérification réalise les projets de vérification approuvés par la Commission dans le plan de vérification basé sur les priorités et les risques;
  2. S’assurer qu’un plan d’assurance et d’amélioration de la qualité soit en place, et superviser la conduite d’une revue externe de la qualité au moins une fois tous les cinq ans;
  3. Allouer suffisamment de ressources provenant du budget du Secteur, en tenant compte des recommandations de la Commission, pour entreprendre les projets de vérification énoncés au plan de vérification basé sur les priorités et les risques et du programme d’assurance de la qualité;
  4. Fournir une orientation et des conseils quant à l’élaboration du plan de vérification basé sur les priorités et les risques et tout au long des phases de planification, d’examen et de production de rapports de chaque projet de vérification.

Directeur général, Direction de la vérification

Le directeur général, Direction de la vérification, est responsable devant la Commission de la conduite des projets de vérification approuvés conformément aux normes professionnelles de vérification, ainsi que devant le vice‑président, Secteur de la surveillance et des enquêtes du rendement global de la Direction.

Responsabilités du directeur général de la vérification

  1. Préparer un plan de vérification basé sur les priorités et les risques devant être soumis pour revue par la gouvernance interne de la CFP et pour approbation par la Commission au moins une fois par année;
  2. Réaliser des projets de vérification et d’autres activités de surveillance conformément au plan de vérification basé sur les priorités et les risques approuvé, ou à la demande de la Commission;
  3. Fournir au vice‑président, au président et à la Commission des mises à jour régulières sur les progrès réalisés concernant les projets de vérification en cours, et demander l’approbation de la Commission pour toute modification au plan qui pourrait s’avérer nécessaire en cours d’année;
  4. Produire un plan pour chaque projet de vérification qui comprend les objectifs, la portée des travaux et les méthodologies requises, solliciter l’avis du vice‑président et du Comité exécutif de gestion, et obtenir l’approbation de la Commission;
  5. Consulter le secteur responsable et le Comité consultatif des directeurs généraux aux étapes de planification et de production de rapports.
  6. S’assurer que les rapports de vérification sont présentés au Comité exécutif de gestion et aux autres organismes centraux partenaires, le cas échéant, aux fins de revue et de rétroaction, et pour obtenir des réponses et des plans d’action de la direction sur toutes les recommandations.
  7. Présenter, pour revue et approbation par la Commission, les rapports de vérification complets incluant les réponses de la direction;
  8. Assurer un suivi régulier des progrès réalisés sur les mesures prises en réponse aux recommandations découlant des vérifications formulées par la CFP et par les administrateurs généraux, et rendre compte de ces résultats à la Commission;
  9. Communiquer les résultats des projets de vérification, par le biais d’une stratégie de sensibilisation approuvée, y compris, le cas échéant, les organismes centraux, les ministères et les organisations participants et les parties externes;
  10. Planifier et mettre en œuvre un programme d’assurance et d’amélioration de la qualité, incluant la réalisation d’un examen externe au moins une fois tous les cinq ans, pour assurer une conformité aux normes professionnelles de vérification;
  11. Assurer la confidentialité et la protection des dossiers et des renseignements recueillis au cours des projets de vérification et des exercices de planification;
  12. Veiller à ce que la fonction de vérification demeure exempte de toutes conditions pouvant nuire à la capacité des vérificateurs à s’acquitter de leurs responsabilités de manière impartiale et à faire rapport sur l’indépendance de la vérification au moins une fois par année à la Commission;
  13. Veiller à ce que la fonction de vérification possède collectivement les qualifications, les connaissances, les aptitudes et autres compétences, ou qu’elle acquiert les ressources externes nécessaires à l’exécution de ses projets de vérification;
  14. Réviser la charte de vérification de la Direction de la vérification au moins une fois tous les deux ans et solliciter l’avis du vice‑président, du président et du Comité exécutif de gestion en vue de son approbation par la Commission.

Approuvée par la Commission le 17 novembre 2022

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