Aide concernant les services d’ouverture de session de l'ARC - Gérer comment votre entreprise utilise Représenter un client
Après vous être connecté à Représenter un client, vous pouvez inscrire votre entreprise et y associer des employés. Cela vous permettra de gérer l'accès des employés aux renseignements de vos clients. Les clients peuvent autoriser une entreprise à titre de représentant autorisé, et seuls les employés associés à l'entreprise peuvent accéder aux renseignements des clients.
Sur cette page
- Inscrire votre entreprise dans Représenter un client
- Rôles et accès des employés
- Gérer l'accès des employés
Inscrire votre entreprise dans Représenter un client
Vous pouvez inscrire votre entreprise dans Représenter un client en utilisant votre numéro d'entreprise (NE) si vous répondez à tous les critères suivants :
- Vous avez enregistré votre entreprise auprès de l'ARC.
- Vous êtes identifié comme propriétaire, associé, administrateur ou dirigeant de l'entreprise dans notre base de données des NE de l'ARC.
- Votre numéro d'assurance sociale (NAS) est associé à votre entreprise.
Connectez-vous à Représenter un client et suivez ces étapes pour y inscrire votre entreprise :
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C'est la première fois que vous vous connectez à Représenter un client : Option 1
- Choisissez Inscrire votre entreprise à partir de l'écran d'accueil et suivez les instructions fournies.
Vous recevrez aussi un ID Rep que vous pourrez remettre à tout client qui souhaite n'autoriser que vous à titre de représentant.
- Choisissez Inscrire votre entreprise à partir de l'écran d'accueil et suivez les instructions fournies.
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Vous vous êtes déjà connecté à Représenter un client : Option 2
- Choisissez Réviser et mettre à jour.
- Choisissez votre ID Rep (si nécessaire).
- Dans l'onglet Gérer les associations, choisissez Inscrire mon entreprise auprès du service Représenter un client.
Une fois l'entreprise inscrite dans Représenter un client, vous remettrez votre NE aux clients qui souhaitent autoriser votre entreprise à titre de représentant.
Rôles et accès des employés
Vous pouvez attribuer différents rôles à vos employés pour gérer leurs accès et leurs responsabilités. Consultez le tableau ci-dessous pour comprendre les fonctionnalités offertes pour chaque rôle.
Function
| Fonctionnalités | Accès |
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Représentants associés |
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Administrateurs subalternes et principaux associés |
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Attribuer des privilèges aux employés |
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Voir la liste des employés |
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Dissocier ou réassocier un employé |
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Modifier ou supprimer des associations d'employés |
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Afficher et télécharger la liste des clients de l'entreprise |
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Créer et gérer des groupes |
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Afficher et mettre à jour les renseignements sur l'inscription des entreprises |
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Suspendre, annuler la suspension ou annuler l'inscription de votre entreprise à ce service |
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Demande d'autorisation |
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Supprimer l'autorisation |
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Gérer le courrier en ligne (pour l'inscription) |
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Accéder au courrier |
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Un rôle supplémentaire, Représentant subalterne (limité), peut seulement présenter des demandes d'autorisation pour une entreprise. Il ne sert à rien d'autre et les privilèges ne peuvent lui être attribués.
Assigner des privilèges
Vous pouvez assigner certains privilèges aux employés qui leur permettront d'effectuer différentes tâches. Les privilèges peuvent être assignés à un employé qui ne les a pas déjà. Lorsqu’ils sont assignés à un employé, il aura la possibilité d'effectuer toutes les tâches permises (permissions) regroupées sous ce privilège.
Voir et supprimer les clients particuliers
Le privilège Voir et supprimer les clients particuliers regroupe ces 4 permissions :
- Voir la liste de clients particuliers
- Supprimer des autorisations
- Voir des transactions individuelles (les administrateurs subalternes ont cette possibilité par défaut)
- Voir Liste d’avis émis
Voir et supprimer les clients d’entreprises
Le privilège Voir et supprimer les clients d'entreprises regroupe ces 3 permissions :
- Voir la liste des clients d’entreprises
- Supprimer des autorisations
- Voir des transactions commerciales (les administrateurs subalternes ont cette possibilité par défaut)
Voir et supprimer les fiducies de clients
Le privilège Voir et supprimer les fiducies de clients regroupe ces 3 permissions :
- Voir la liste des fiducies de clients
- Supprimer des autorisations
- Voir des transactions de fiducie (les administrateurs subalternes ont cette possibilité par défaut)
Gérer l’accès au courrier
Consultez les lettres de programme d’examen précotisation et de revue du traitement qui ont été transmises par voie électronique.
Gérer l'accès des employés
Créer des groupes NE
Tout client particulier qui a autorisé une entreprise peut être assigné à un groupe NE. Les employés doivent ensuite être associés à ce groupe pour accéder aux renseignements de ces clients.
- Connectez-vous à Représenter un client.
- Choisissez Réviser et mettre à jour.
- Sélectionnez le nom de l'entreprise que vous souhaitez gérer.
- Dans l'onglet Information de l'entreprise, choisissez Créer un groupe.
- Entrez et confirmez les renseignements sur le groupe
Associez des employés à votre entreprise ou à votre groupe NE
Vos employés doivent s'inscrire pour obtenir un ID Rep au moyen du lien Inscrivez-vous sur la page d'accueil de Représenter un client. Lorsqu'ils vous remettent leur ID Rep, vous pouvez associer vos employés à votre entreprise ou au groupe NE pour leur permettre d'accéder aux renseignements de votre client.
- Connectez-vous à Représenter un client.
- Choisissez Réviser et mettre à jour.
- Sélectionnez le nom de l'entreprise ou le groupe NE que vous souhaitez gérer.
- Dans l'onglet Gérer l'accès des employés, choisissez Associer des employés.
- Choisissez un rôle pour l'employé et entrez son ID Rep.
Vous pouvez aussi assigner des privilèges supplémentaires à des employés particuliers qui ne les ont pas déjà.
Assigner des contribuables à votre groupe NE
Seuls les propriétaires d'entreprise et les employés associés à un groupe NE seront autorisés à accéder aux renseignements des clients assignés à ce groupe.
- Connectez-vous à Représenter un client.
- Choisissez Réviser et mettre à jour.
- Sélectionnez le groupe NE que vous souhaitez gérer.
- Dans l'onglet Gérer des clients, choisissez Assigner les contribuables.
- Entrez les NAS ou les numéros d'entreprise des contribuables.
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