Manuel financier d’examen des demandes - Procédures d’examen pour les examinateurs financiers
Programme de la RS&DE
Chapitre 3.0 Lignes directrices concernant les examens coordonnés
Table des matières
Ce message indique que le Manuel d'examen des demandes à l'intention des examinateurs financiers de la RS&DE est maintenant en vigueur et que la version épurée publique est disponible.
3.1 Résumé du chapitre
Ce chapitre présente et explique les lignes directrices liées à un examen coordonné entre le conseiller en recherche et technologie (CRT) et l'examinateur financier (EF). Spécifiquement, ce chapitre touche les points suivants :
3.2 Exigences du chapitre
3.3 Contexte (définition et caractéristiques d'un examen coordonné)
3.4 Travailler avec les demandeurs dans le cadre de l'examen coordonné
3.2 Exigences du chapitre
Selon le chapitre 1.6, deux exigences s'appliquent tant au CRT qu'à l'EF :
1. Le travail du CRT et de l'EF doit être coordonné, et ce, pour toutes les demandes qui font l'objet d'un examen.
2. Les interactions pertinentes sont documentées.
3.3 Contexte
Les principes sous-jacents de la coordination entre le(s) CRT et l'EF s'appliquent aussi à d'autres situations où la consultation et le partage de renseignements mènent à offrir des services plus efficaces et efficients, tels que les examens du processus, le service d'examen préliminaire des projets (EPP), le service aux nouveaux demandeurs, le service de chargés de compte (CC), et les services de visibilité (par exemple, séances d'information).
En général, selon les enjeux précis identifiés dans le plan d'examen, il sera possible de faire un examen coordonné en appliquant les lignes directrices pertinentes décrites ci-dessous. Dans plusieurs cas, ces lignes directrices viennent renforcer le besoin d'une discussion avec l'autre examinateur (le CRT ou l'EF) dans le but de planifier les examens, de coordonner les tâches et de contrôler la progression du dossier. Lorsque cela est approprié, le gestionnaire en recherche et technologie (GRT) et / ou le gestionnaire des examens financiers (GEF) peuvent devoir participer à la discussion et à la résolution des enjeux du dossier.
Il est préférable que l'EF et le CRT puissent recevoir le dossier au même moment afin de faciliter la coordination des efforts et la planification en temps opportun.
3.3.1 Définition d'un examen coordonné
Un examen coordonné est entrepris au moyen d'une approche où le CRT et l'EF et, au besoin, leurs gestionnaires respectifs, ont discuté et déterminé les principaux enjeux de la demande et se sont organisés pour coordonner leurs activités respectives durant l'examen. Par exemple, lorsqu'un examen est coordonné, le CRT et l'EF auront discuté ou échangé sur certains des points pertinents suivants :
- la portée de leur examen, y compris le besoin d'une visite sur place;
- les enjeux du dossier qui sont communs aux deux examinateurs et qui nécessitent l'apport des deux pour être résolus, et une approche planifiée pour résoudre ces enjeux;
- la responsabilité d'initier le premier contact avec le demandeur et les façons d'obtenir, puis communiquer les renseignements pertinents à l'autre examinateur;
- les événements (comme les projets de vacances ou des changements à la disponibilité) ou circonstances importantes (comme les nouvelles priorités ou la décision d'abandonner l'examen) qui pourraient avoir une incidence sur le processus de l'examen ou qui pourraient engendrer des délais ou des modifications au processus d'examen;
- les révisions importantes envisagées aux plans d'examen du CRT ou de l'EF – dans le MED, les mots « plan d'examen » pourraient représenter un plan d'examen conjoint;
- les résultats obtenus au cours du travail d'examen effectué, surtout lorsqu'ils ont une incidence sur les enjeux communs;
- les redressements que chaque examinateur proposera et les représentations / renseignements supplémentaires reçus du demandeur;
- les sources des retards qui affecteront la continuation du processus de l'examen;
- le contenu des communications avec le demandeur;
- le rapport d'examen de la recherche scientifique et développement expérimental (RS&DE) et le projet de cotisation afin d'obtenir et de donner des commentaires à chaque examinateur avant l'envoi au demandeur; et
- toute autre information qui a une incidence sur le processus d'examen de l'autre examinateur ou qui touche la fermeture du dossier dans les plus brefs délais.
Un examen coordonné est nécessaire dans tous les cas où le CRT et l'EF reçoivent leur partie du dossier au même moment. Un examen coordonné offre plus de souplesse dans la façon et au moment où chaque examinateur effectue son travail.
Lors d'un examen conjoint, d'autre part, toutes les étapes de l'examen, incluant les visites chez le demandeur, la planification et la correspondance peuvent s'effectuer conjointement avec le CRT et l'EF. Ce type d'examen est encouragé, particulièrement pour les dossiers importants, mais il n'est pas exigé. Le Manuel d'examen des demandes (MED) ne traite pas des procédures relatives à un examen conjoint étant donné qu'on les considère comme faisant partie de l'examen coordonné.
En résumé, un examen coordonné est un processus de collaboration et de soutien qui, en utilisant la communication comme outil principal, permet de résoudre les enjeux communs ou les chevauchements des enjeux et aide chaque examinateur à atteindre et gérer ses propres objectifs d'examen avec efficacité et efficience.
3.3.2 Caractéristiques d'un examen coordonné
Les examens coordonnés ont deux objectifs :
- accroître l'efficacité et l'efficience du processus d'examen des demandes en favorisant une plus grande communication entre le CRT et l'EF;
- réduire le fardeau administratif pour le demandeur et minimiser l'interruption de ses opérations commerciales (par exemple, en coordonnant les demandes de renseignements et les visites sur place).
Dans le but d'atteindre ces objectifs, chaque examinateur devrait s'engager à fournir de l'aide à l'autre examinateur sur les enjeux communs identifiés dans le plan d'examen et à l'informer de tous les développements pertinents qui pourraient avoir une incidence sur le processus d'examen de l'autre examinateur. Ces responsabilités réciproques ainsi que le processus d'examen coordonné global devraient normalement être appuyés par des documents qui confirment que, pour ce dossier en particulier, il y a eu suffisamment d'interactions pertinentes pour atteindre les deux objectifs énoncés d'un examen coordonné.
Interactions courantes dans le cadre d'un examen coordonné :
- Au début du processus d'examen, l'EF et le CRT se communiquent la portée de l'examen qu'ils prévoient effectuer. Ils discutent et déterminent quels enjeux communs requièrent une coordination des procédures d'examen.
- Chaque examinateur partage les renseignements pertinents qu'il détient concernant la demande ou le demandeur avec l'autre examinateur.
- Les examinateurs discutent des renseignements dont ils ont besoin pour effectuer l'examen. De cette façon, l'efficience de l'examen peut être améliorée en évitant que les deux examinateurs examinent les mêmes renseignements ou des renseignements semblables, ou chercheraient à obtenir des renseignements différents de la même source. À titre d'exemple, le CRT et l'EF peuvent tous deux souhaiter obtenir une ventilation des coûts par projet.
- La manière la plus appropriée et efficace d'obtenir des renseignements du demandeur est décidée conjointement. Ainsi, on évite de demander deux fois au demandeur les mêmes renseignements et on peut éliminer le besoin d'une deuxième visite.
- Les examinateurs discutent et coordonnent la nécessité d'une visite sur place chez le demandeur.
- Les examinateurs se tiennent l'un et l'autre au courant des progrès et de l'état d'avancement de leur examen respectif. Cela peut comprendre des mises à jour concernant les points suivants :
- le calendrier des rencontres avec le demandeur;
- les demandes de renseignements émises et les renseignements reçus;
- les résultats provisoires du CRT concernant l'admissibilité du projet;
- les nouveaux enjeux soulevés au cours de l'examen;
- les changements ou les modifications qui ont dû être apportés au plan d'examen ou à la portée de l'examen;
- l'insuffisance de la documentation ou des livres et registres du demandeur,
- les retards prévus à l'interne (par exemple, projets de vacances);
- l'estimation, par chacun des examinateurs, du temps requis pour compléter leur examen.
- Toute nouvelle information découverte par un des examinateurs et qui pourrait avoir une incidence sur le processus d'examen de l'autre examinateur lui sera communiquée rapidement, particulièrement l'information dont il est question dans le chapitre 4.6.1 du MED technique des CRT qui porte sur les « enjeux communs techniques-financiers ».
- Le rapport d'examen de la RS&DE du CRT est remis à l'EF pour qu'il le lise et fasse ses commentaires. Tout commentaire fait par l'EF sera traité par le CRT avant d'envoyer le rapport au demandeur. Cette mesure vise à s'assurer qu'aucun élément important pour l'examen financier n'ait été négligé dans le rapport d'examen de la RS&DE. Dans ce contexte, le CRT s'assure que le rapport d'examen de la RS&DE ne comprend pas de décision sur des enjeux strictement financiers. Néanmoins, le CRT fera des commentaires sur tout enjeu financier potentiel lorsqu'il a des préoccupations ou des réserves en raison de renseignements reçus du demandeur ou autrement. Ces commentaires consisteront uniquement en des commentaires factuels et des observations pertinentes qui pourraient aider l'EF à prendre des décisions relativement aux enjeux de son ressort. Par exemple, le CRT pourrait commenter le rôle d'un employé qui exécute des activités de RS&DE, ou le temps ou la période qu'une personne consacre à un projet, mais il ne devrait pas faire de commentaires indiquant si une personne est un « employé déterminé ». Le CRT pourrait toutefois signaler dans son rapport que l'employé a affirmé qu'il était un actionnaire de la société.
- Si un consultant externe (CE) est impliqué dans le processus d'examen, le CRT responsable du consultant communique régulièrement avec l'EF pour le mettre à jour sur la progression du travail du consultant dans le cadre de l'examen. Une copie du rapport du CE est fournie à l'EF à des fins de commentaires avant que le rapport soit envoyé au demandeur avec le rapport d'examen de la RS&DE du CRT.
- L'EF peut devoir accéder aux renseignements contenus dans le dossier TF98 pour l'année courante ou des années antérieures et du fait, il a besoin d'accéder à cette information qui n'est pas disponible au Système de traitement des déclarations de revenus des sociétés (CORTAX). La direction du bureau des services fiscaux coordonnateur (BSFC) est libre de déterminer et de mettre en place les procédures à cet égard. Il est possible que les distances géographiques entre le BSFC et le bureau des services fiscaux (BSF) puissent toutefois compliquer l'acheminement du dossier TF98 à l'EF.
- Les arrêts au compteur établis ou enlevés au Système d'information de gestion de la vérification (SIGV) sont communiqués entre le CRT et l'EF en temps opportun.
- On encourage le CRT et l'EF à visiter le demandeur ensemble en vue de discuter des enjeux litigieux afin que le demandeur puisse comprendre les répercussions de l'examen sur les crédits d'impôt à l'investissement (CII) demandés.
- Sur demande, L'EF fournira le projet de cotisation au CRT avant de le soumettre au demandeur.
- Le projet de cotisation inclut les redressements relatifs à l'admissibilité et les redressements financiers afin d'éviter des délais associés aux réponses multiples du demandeur. Cela nécessite que le Rapport d'examen de la RS&DE du CRT soit inclus dans le projet de cotisation. Toutefois, il est entendu que dans certaines circonstances, il est préférable d'envoyer un rapport préliminaire d'examen au demandeur avant la projet de cotisation, comme c'est le cas lorsqu'il y a un écart important entre l'achèvement des examens technique et financier. La décision d'envoyer un rapport préliminaire d'examen relève du pouvoir discrétionnaire du CRT et de la direction locale.
Lorsqu'un enjeu du dossier est purement technique ou financier, l'EF ou le CRT résoudra cet enjeu sans impliquer l'autre examinateur. Cependant, il existe aussi un certain nombre d'enjeux et de situations communs pour lesquels la coordination des examens est particulièrement utile, notamment :
- Travaux et dépenses liées – pour déterminer si les dépenses ont été engagées pour la RS&DE, le CRT doit décider si le nombre d'heures demandées est raisonnable en fonction des travaux de RS&DE effectués. Le CRT peut aussi devoir déterminer le contexte des dépenses.
- Salaires – pour déterminer si les dépenses ont été engagées pour la RS&DE, le CRT doit décider si l'employé a exercé directement des activités de RS&DE ou si ces activités pouvaient être directement attribuables à la RS&DE.
- Matériaux – pour déterminer si les dépenses ont été engagées pour la RS&DE, le CRT doit décider si les matériaux demandés ont été « consommés » ou « transformés » lors de l'exécution de la RS&DE et si ces matériaux ont été consommés en totalité ou presque.
- Contrats de RS&DE – pour déterminer si les dépenses liées à un contrat ont été engagées pour la RS&DE, le CRT doit décider si l'entrepreneur ou le sous-traitant (exécutant) a exécuté de la RS&DE.
- Équipements – pour déterminer si les dépenses ont été engagées pour la RS&DE, le CRT doit décider si le demandeur avait l'intention d'utiliser l'équipement pour la RS&DE et si oui, dans quelle proportion, ou s'il s'agit d'un bien amortissable visé par règlement aux fins du matériel à vocations multiples.
- Prototypes et usines pilotes – pour déterminer si les dépenses ont été engagées pour la RS&DE, le CRT doit décider le but réel ou prévu et l'utilisation réelle du bien par le demandeur.
- Production expérimentale par rapport à la Production commerciale avec développement expérimental (PE vs PC+DE) – pour déterminer si les dépenses ont été engagées pour la RS&DE, le CRT doit décider du contexte de la production demandée.
3.3.3 Travailler avec les demandeurs dans le cadre de l'examen coordonné
Toutes les pratiques liées à un examen coordonné abordées au chapitre 3 profitent autant à l'ARC qu'au demandeur. Du point de vue du demandeur, les examens coordonnés sont plus cohérents, rapides et demanderont moins de ressources. Une bonne façon de s'assurer que les examens coordonnés fonctionnent pour l'ARC et le demandeur consiste à obtenir l'avis du demandeur afin de s'assurer que l'examen peut être achevé de façon efficace. Cela s'avère d'autant plus important dans des situations où le CRT, l'EF ou les employés et les représentants du demandeur doivent voyager.
Voici quelques pratiques qui aideront à démontrer l'engagement de l'ARC à travailler avec le demandeur pour s'assurer que chacun tire avantage de l'examen coordonné.
Si le CRT ou l'EF est familier avec le demandeur, que ce soit à la suite d'examens antérieurs ou de recherches préliminaires, ils partageront ces informations, qui sont susceptibles de modifier le plan d'examen ou la qualité du service à fournir. Le partage de ces renseignements entre le CRT et l'EF permet de réduire le nombre de questions posées au demandeur.
Avant la rencontre, lorsque le CRT et l'EF se sont mis d'accord sur le plan d'examen, ils peuvent planifier ensemble le contact initial avec le demandeur, soit par téléphone ou par lettre de contact initial, afin de déterminer ou de confirmer ce qui suit :
- Les échéances et le temps prévu sur place pour compléter l'examen;
- Les moyens (lettre ou téléphone) que l'ARC utilisera pour demander des renseignements, et à qui dans l'entreprise du demandeur la demande sera envoyée;
- Les délais pour répondre à toute demande ou question de l'ARC, afin que le temps nécessaire pour compléter l'examen puisse être respecté;
- Quand et comment les mises à jour concernant les progrès et les enjeux non résolus seront communiquées entre le demandeur et l'ARC;
- Les mécanismes permettant de résoudre toute préoccupation du demandeur.
Durant l'examen, lorsque des lacunes sont observées dans la documentation ou dans la compréhension de l'admissibilité des travaux, le CRT et l'EF devraient donner des suggestions au demandeur sur les façons possibles d'améliorer sa documentation, ce qui permet de donner au demandeur un message cohérent sur les attentes et les exigences de l'ARC. Un message cohérent améliorera la compréhension qu'a le demandeur du programme de la RS&DE et améliorera sa relation avec l'ARC.
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