Documenter l'utilisation d'un véhicule

Le présent document explique les diverses manières pour une personne qui utilise un véhicule à des fins commerciales de faire le suivi de ses déplacements d'affaires.

Lorsqu'un véhicule est utilisé en partie à des fins commerciales et en partie à d'autres fins, les dépenses liées à son utilisation doivent être réparties. Seules les dépenses liées aux déplacements d'affaires ou à une activité commerciale sont considérées comme admissibles à une déduction d'entreprise et à des crédits de taxe sur les intrants dans la déclaration de TPS/TVH. Dans de tels cas, la répartition se fait en fonction de la distance parcourue. Afin de justifier une déduction ou une demande, le particulier doit pouvoir démontrer la distance parcourue à des fins commerciales et d'activités commerciales.

La Loi de l'impôt sur le revenu et la Loi sur la taxe d'accise ne font pas mention des documents requis afin de consigner l'utilisation d'un véhicule. En général, on s'attend à ce que la personne conserve des registres qui permettraient de déterminer de façon objective ses impôts et taxes à payer. 

Registre complet

La meilleure façon de démontrer qu'un véhicule est utilisé à des fins commerciales est de conserver un registre exact de tous les déplacements effectués pour toute l'année, en précisant pour chaque déplacement la destination, la raison du déplacement et la distance parcourue. 

Autres registres

Le fait qu'une entreprise viable existe est habituellement un indicateur tangible que la personne a engagé des dépenses pour un véhicule, puisqu'il est extrêmement difficile d'exploiter une entreprise sans se déplacer à l'occasion. Une demande de remboursement minime ne nécessite pas de documentation approfondie afin de démontrer que le déplacement a eu lieu pour affaires. Au fur et à mesure que le pourcentage d'utilisation du véhicule aux fins de l'entreprise et les demandes de déduction connexes augmentent, tel qu'il est mentionné ci-après, on s'attend à ce qu'une documentation plus substantielle soit disponible à cet effet.

Pour de nombreuses personnes, les livres comptables qu'elles conservent dans le cadre de leurs opérations d'affaires courantes peuvent montrer la
présence et l'étendue de l'utilisation du véhicule à des fins commerciales. Un registre de rendez-vous qui indique les adresses où l'on s'est rendu ainsi que la raison du déplacement ou un carnet des appels de service peuvent suffire. Les factures d'achat ou de vente peuvent indiquer que le contribuable est passé prendre les articles ou qu'il les a livrés lui-même. D'autres exemples de preuve peuvent être pris en considération, tels que les suivants :

• si la personne a un autre véhicule à sa disposition pour ses déplacements personnels;
• le type de véhicule;
• la nature de l'entreprise et la justification des déplacements;
• si une autre personne conduit le véhicule (p. ex : un membre de la famille);
• le type d'assurance-automobile;
• d'autres preuves de déplacements personnels.

Les vérificateurs de l'ARC vont généralement prendre en considération l'utilisation du véhicule par rapport à l'ensemble des activités de l'entreprise en question. Une proposition qui interdit une partie d'une demande de remboursement relative à des dépenses d'automobile aurait seulement lieu lorsque des dépenses liées à des déplacements semblent disproportionnées dans un tel contexte et qu'elles ne sont pas suffisamment justifiées, tel qu'on le décrit ici. Cependant, il faut noter que les particuliers seront responsables de fournir des preuves suffisantes afin de démontrer l'exactitude de leurs demandes relativement aux distances parcourues à des fins commerciales, et ce, tout au long de l'année.

Registre pour une période représentative

L'ARC se dit disposée à accorder une grande importance à un registre maintenu pendant une période représentative comme preuve d'utilisation d'un véhicule tout au cours d'une année, s'il répond aux critères suivants. 

• Le contribuable a précédemment rempli et conservé un registre couvrant une période de 12 mois qui était typique à l'entreprise (« l'année de base »). La période de 12 mois ne doit pas nécessairement être une année civile.
• On a tenu un registre pour une période représentative d'au moins trois mois continus pour chaque année subséquente (la « période de l'année représentative »).
• Les distances parcourues et l'utilisation du véhicule à des fins commerciales pendant la période représentative de trois mois se situent à l'intérieur des 10 points de pourcentage des chiffres correspondants pour la même période de trois mois de l'année de base (la « période de l'année de base »).
• Le calcul de l'utilisation annuelle du véhicule à des fins commerciales dans toute année subséquente n'augmente ni ne diminue de plus ou de moins de 10 points de pourcentage en comparaison avec l'année de base.  

L'utilisation du véhicule à des fins commerciales au cours de l'année subséquente sera calculée en multipliant son utilisation à des fins commerciales, telle qu'elle a été déterminée dans l'année de base, par le ratio entre la période représentative et la période de l'année de base. La formule de ce calcul va comme suit :

(Pourcentage de la période de l'année représentative ÷ Pourcentage de la période de l'année de base) × Pourcentage annuel de l'année de base = Utilisation aux fins de l'entreprise calculée annuellement

Si l'utilisation aux fins de l'entreprise calculée annuellement augmente ou diminue de plus de 10 % dans une année subséquente, l'année de base n'est pas un indicateur approprié de l'utilisation annuelle de cette année. Dans un tel cas, le registre pour la période représentative ne serait fiable que pour la période de trois mois pendant laquelle il a été tenu. Pour le reste de l'année, l'utilisation du véhicule à des fins commerciales devra être déterminée en s'appuyant sur des dossiers de déplacement courants ou sur tout autre dossier, tel qu'il a été mentionné ci-dessus. Dans de pareilles circonstances, le contribuable devra envisager d'établir une nouvelle année de base en tenant un registre pour une nouvelle période de 12 mois.

Année d'acquisition du véhicule

L'utilisation d'un véhicule à des fins commerciales au cours de l'année où il est acheté ou loué peut avoir une incidence sur la façon dont on le définit, ainsi que sur les montants que l'on peut réclamer pour certaines dépenses. Les particuliers devraient documenter avec soin l'utilisation qu'ils en font pendant l'année d'acquisition. De plus amples renseignements sont disponibles sur le site Web de l'ARC au http://www.cra-arc.gc.ca/tx/bsnss/tpcs/slprtnr/bsnssxpnss/mtr/typ-fra.html.