Distribuer les feuillets

Sur cette page

• Quand distribuer les feuillets
• Méthode à utiliser
• Que se passe-t-il si vous distribuez les feuillets en retard ou si vous ne les distribuez pas
• Que se passe-t-il si vous ne pouvez pas distribuer les feuillets
• Quel registre conserver
• Références

Quand distribuer les feuillets

Feuillets T4
Feuillets T4A
Feuillets T4A-NR
Feuillets T4A-RCA

Vous devez fournir à vos employés ou aux destinataires leurs feuillets au plus tard le dernier jour de février suivant l'année civile à laquelle les feuillets s'appliquent.

Feuillets T1204
Feuillets T5018

Vous n'avez pas besoin de distribuer ces feuillets. Vous pouvez en fournir une copie au destinataire.

Méthode à utiliser

Portail électronique de l'employeur ou du payeur

Nouveau Vous pouvez distribuer des feuillets T4, T4A, T5 ou T4FHSA en utilisant le portail sécurisé d'un employeur ou d'un payeur sans obtenir le consentement écrit ou électronique des employés ou des destinataires avant de distribuer les feuillets, sauf si l'un des éléments suivants s'applique :

• l'employé ou le destinataire a demandé que le feuillet lui soit remis en format papier;
• on ne peut pas raisonnablement s’attendre à ce que l'employé ou le destinataire ait accès au feuillet en format électronique au moment de l'émission du feuillet;
• si vous distribuez des feuillets T4, l'employé est absent pour une période prolongée ou est un ancien employé au moment où le feuillet est émis.

Si vous distribuez en utilisant le portail électronique d'un employeur ou d'un payeur, vous devez :

• rendre les feuillets accessibles à vos employés ou destinataires sur un portail sécurisé à partir duquel ils peuvent imprimer les feuillets de manière sécurisée
• offrir à vos employés ou aux destinataires la possibilité d'obtenir des copies papier.

Lorsque le destinataire n'a pas accès à un portail sécurisé à partir duquel il peut imprimer le feuillet de manière sécurisée ou lorsque le destinataire en fait la demande, vous devrez fournir 2 copies du feuillet, en format papier, au destinataire en personne ou par la poste. 

Courriel

Vous pouvez distribuer les feuillets T4, T4A, T5 ou T4FHSA par courriel. Si vous les distribuez par courriel, vous devez obtenir le consentement écrit ou électronique des employés ou des destinataires avant de le faire.

Papier

Si vous distribuez les feuillets sur papier :

• vous devez fournir à vos employés ou aux destinataires 2 copies des feuillets T4, T4A, T4A-NR et T4A-RCA en personne ou par la poste à la dernière adresse connue de l'employé ou du destinataire;
• l'ARC suggère que les 2 copies soient produites sur une seule feuille;
• pour des raisons de sécurité, le numéro de compte de votre programme de paie ne doit pas être imprimé sur ces copies;
• une fois les feuillets remplis, vous pouvez en distribuer des photocopies à vos employés ou aux destinataires.

Que se passe-t-il si vous distribuez les feuillets en retard ou si vous ne les distribuez pas

Si vous distribuez les feuillets en retard ou si vous ne les distribuez pas, vous pourriez vous voir imposer une pénalité de 25 $ par jour par feuillet, avec une pénalité minimale de 100 $ et maximale de 2 500 $.

Que se passe-t-il si vous ne pouvez pas distribuer les feuillets

Si les feuillets vous sont retournés parce qu'ils n'ont pas pu être livrés, vous devez conserver les copies avec le dossier de l'employé ou du destinataire.

Si vous savez que l'adresse d'un employé ou du destinaire est incorrecte, les feuillets ne doivent pas y être envoyés. Vous devez prendre toutes les mesures suivantes :

• documentez les raisons pour lesquelles les copies n'ont pas été envoyées et les mesures prises pour obtenir la bonne adresse;
• conservez ces renseignements avec les copies des feuillets dans le dossier de l'employé ou du destinataire;
• joignez le feuillet à la déclaration de renseignements lors de la production.

Quel registres conserver

Vous devez conserver vos livres et registres au cas où l'ARC demanderait à les voir plus tard.

Apprenez-en plus : Tenue de registres comptables.