Utilisation de signatures électroniques

Une signature électronique est un moyen efficace de donner son consentement et de déclarer que les renseignements fournis dans les formulaires échangés entre des tiers sont exacts et complets.

Qu’elle soit sur papier ou électronique, la signature vise à lier une personne à un document (ou à une transaction), et elle fournit habituellement une preuve de l’intention de cette personne d’approuver le contenu du document ou d’y être liée. Comme toujours, il appartient au contribuable de choisir s'il souhaite signer le formulaire de manière traditionnelle ou appliquer une signature électronique.

L’Agence accepte une signature électronique dans les formulaires suivants :

• T183, Déclaration de renseignements pour la transmission électronique d'une déclaration de revenus et de prestations d'un particulier ;
• T183CORP, Déclaration de renseignements des sociétés pour la transmission électronique ;
• T183TRUST, Déclaration de renseignements pour la transmission électronique d'une déclaration de fiducie ;
• T2183, Déclaration de renseignements pour la production électronique des choix spéciaux ;
• T2200, Déclaration des conditions de travail ; et
• T1223, Déduction pour la résidence d’un membre du clergé

À compter de février 2024 :

• RC71, Déclaration relative à l'opération d'escompte
• RC72, Avis du montant du remboursement de l'impôt réel

Pour plus d’informations sur les conditions d’escomptes, voir les informations sur les escompteurs.

Application de signatures électroniques dans les formulaires

Pour que l'ARC accepte l'utilisation de la signature électronique entre des tiers, il est attendu que la vérification de l'identité ait été effectuée par la partie recevant le formulaire signé. La signature électronique qui est incorporée, jointe ou associée au formulaire doive remplir les conditions suivantes :

1. si la signature électronique est apposée en personne sur le formulaire, elle doit être apposée en présence de l'autre partie à l'aide de méthodes telles qu'un stylet ou le doigt sur une tablette; et
2. si la signature électronique n'est pas apposée en personne sur le formulaire, elle est soit :
   1. appliquée sur le formulaire qui est envoyé à l'autre partie en utilisant l'adresse électronique la plus récente fournie à l'autre partie à cette fin ; ou
   2. appliquée au formulaire qui est ensuite envoyé à l'autre partie via un emplacement électronique sécurisé à accès contrôlé, tel qu'un site Web sécurisé, qui n'est accessible que parce que l'autre partie a fait connaître cet emplacement et en a accordé l'accès.

Sûreté et sécurité des renseignements personnels et fiscaux

Peu importe l’option utilisée pour obtenir une signature électronique, les déclarants électroniques doivent s’assurer que la méthode utilisée respecte la sécurité des renseignements personnels et fiscaux. L’Agence recommande fortement que lorsqu’un formulaire est imprimé ou généré à partir d’un logiciel fiscal, les cinq premiers chiffres du NAS soient masqués. Elle suit cette pratique lorsqu’elle génère ou affiche des avis et des relevés qui contiennent un numéro d’assurance sociale.

Signatures électroniques dans un logiciel d’impôt homologué

Les logiciels homologués de transmission électronique des déclarations peuvent comprendre des solutions de signature électronique élaborées à l’interne ou des solutions de tiers. Les déclarants par voie électroniques peuvent également offrir des solutions de signature électronique de leur choix qui opèrent ou fonctionnent indépendamment du logiciel de la TED.

Certains formulaires peuvent nécessiter un timbre de date et d’heure :

• Année/mois/jour
• HH/MM/SS (heure/minute/seconde)

L'ARC acceptera une date et un horodatage qui ont été remplis automatiquement par le logiciel ou entrés manuellement par le contribuable ou le déclarant par voie électronique.

En raison de la variété des solutions de signature électronique disponibles, chacune ayant ses propres paramètres par défaut pour l'affichage de la date et de l'heure, les déclarants par voie électroniques pourraient devoir modifier les paramètres de formatage des documents dans leur compte de service de signature électronique pour s'assurer que la date et l'heure sont affichées sur le formulaire signé électroniquement.

De tels ajustements aux paramètres de formatage des documents peuvent être nécessaires, que la solution de signature électronique soit intégrée ou non au logiciel ou qu'elle fonctionne de façon indépendante.

Certificat d’achèvement

En plus du formulaire signé électroniquement, les services de signature électronique de tiers peuvent également fournir un certificat d'achèvement de la signature électronique. Les déclarants par voie électroniques devraient également conserver ce document avec les formulaires signés électroniquement si l'ARC leur demande dans le cadre de notre programmes de contrôle. Il sera particulièrement important de conserver ces certificats d'achèvement si la copie signée électroniquement des formulaires n’affiche pas l'horodatage de la signature électronique.