Documents requis pour demander des crédits de taxe sur les intrants

Mémorandum sur la TPS/TVH 8.4
Août 2012

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NOTE : La présente version annule et remplace le mémorandum sur la TPS 400-1-2, Documents requis.

Avertissement
Les renseignements dans cette publication ne remplacent pas les dispositions de la Loi sur la taxe d'accise (la Loi) et des règlements connexes. Ils vous sont fournis à titre de référence. Comme ils ne traitent peut-être pas des aspects de vos activités particulières, vous pouvez consulter la Loi ou le règlement pertinent ou communiquer avec n'importe quel bureau des décisions en matière de TPS/TVH de l'Agence du revenu du Canada pour obtenir plus de renseignements. Vous devriez demander une décision pour établir avec certitude si une situation donnée est assujettie ou non à la TPS/TVH. La brochure RC4405, Bureaux des décisions en matière de TPS/TVH – Les experts des dispositions législatives sur la TPS/TVH, renferme une explication sur la façon d'obtenir une décision, ainsi qu'une liste des bureaux des décisions en matière de TPS/TVH. Si vous désirez obtenir un renseignement technique sur la TPS/TVH par téléphone, composez le 1-800-959-8296.

Si vous êtes situé au Québec et que vous désirez obtenir un renseignement technique ou une décision en matière de TPS/TVH, contactez Revenu Québec en composant le 1-800-567-4692, ou visitez le site web de Revenu Québec pour obtenir des renseignements généraux.

Note
Les fournitures dont il est question dans la présente publication sont assujetties à la TPS ou à la TVH. La TVH s'applique dans les provinces participantes aux taux suivants : 13 % en Ontario, au Nouveau-Brunswick et à Terre-Neuve-et-Labrador, 15 % en Nouvelle-Écosse et 12 % en Colombie-Britannique. La TPS s'applique au taux de 5 % dans le reste du Canada. Si vous n'êtes pas certain si une fourniture est effectuée dans une province participante, consultez le bulletin d'information technique sur la TPS/TVH B-103, Taxe de vente harmonisée – Règles sur le lieu de fourniture pour déterminer si une fourniture est effectuée dans une province.

À compter du 1er avril 2013, la TVH au taux de 12 % en Colombie-Britannique sera remplacée par la TPS de 5 % et une taxe de vente provinciale. Il a également été proposé qu'à compter de cette même date, la taxe de vente provinciale et la TPS de 5 %, qui sont actuellement en vigueur à l'Île-du-Prince-Édouard, soient remplacées par une TVH de 14 %.

Table des matières

• Généralités
• Divulgation de la taxe
• Documents requis
  • Renseignements prescrits
    • Montant total payé ou payable est inférieur à 30 $
    • Montant total payé ou payable est de 30 $ ou plus et de moins de 150 $
    • Montant total payé ou payable est de 150 $ ou plus
  • Renseignements supplémentaires pour appuyer une demande de CTI calculés au prorata
  • Exigences documentaires particulières lorsque la taxe est établie par autocotisation
• Conservation des preuves documentaires
• Dispenses relatives aux exigences documentaires et conditions qui y sont liées
  • Paiements en espèces déposés dans un appareil automatique et non justifiés par un reçu
  • Registres informatisés
  • Accords contractuels
  • Remboursements
  • Dépenses payées par carte de crédit
  • Indemnités
  • Frais de taxi
• Annexe – Renseignements sur la TPS/TVH prescrits pour les demandes de CTI

Généralités

1. Un inscrit doit respecter les règles générales sur les demandes de CTI prévues au paragraphe 169(1) avant d'être admissible à la demande de CTI dans sa déclaration de TPS/TVH. Les règles générales d'admissibilité aux CTI et les restrictions et les limites s'appliquant à la demande de CTI sont définies dans les mémorandums sur la TPS/TVH suivants : 8.1, Règles générales d'admissibilité, 8.2, Restrictions et limites générales et 8.3, Calcul des crédits de taxe sur les intrants. Les règles particulières visant les demandes de CTI par les institutions financières sont traitées dans les mémorandums sur la TPS/TVH suivants :

• 17-11, Déterminer si une institution financière est une institution admissible pour l’application de l’article 141.02;
• 17-12, Méthodes d’attribution des crédits de taxe sur les intrants pour les institutions financières au titre de l’article 141.02;
• 17-13, Application de l’article 141.02 aux institutions financières qui sont des institutions admissibles.

2. En plus de respecter les conditions visant la demande de CTI, l'inscrit doit, avant de produire sa demande de CTI, obtenir suffisamment de pièces justificatives pour établir le montant du CTI, y compris tout renseignement prescrit dans le Règlement sur les renseignements nécessaires à une demande de crédit de taxe sur les intrants (TPS/TVH).

Divulgation de la taxe

paragr. 223(1) et (1.1)

3. L'inscrit qui effectue une fourniture taxable (sauf une fourniture détaxée) doit indiquer à l'acquéreur, selon les modalités réglementaires ou sur la facture ou le reçu délivré à l'acquéreur ou dans la convention écrite conclue avec celui-ci :

• soit la contrepartie payée ou payable par l'acquéreur pour la fourniture et la taxe payable relativement à celle-ci;
• soit la mention que le montant payé ou payable par l'acquéreur pour la fourniture comprend la TPS/TVH.

Si l'inscrit indique la taxe payable, ou le ou les taux de taxe auxquels la taxe est payable, relativement à la fourniture sur la facture ou le reçu ou dans la convention écrite, il doit également indiquer clairement l'un des renseignements suivants :

• le total de la taxe payable relativement à la fourniture;
• le total des taux auxquels la taxe est payable relativement à la fourniture.

4. L'inscrit peut inclure les sigles « TPS » ou « TVH » sur la facture ou le reçu, ou dans la convention, afin d'indiquer clairement le montant de taxe ou le montant total payable comprenant la taxe.

Montants comprenant la taxe

5. Lorsqu'un inscrit a clairement indiqué que le montant total payé ou payable par l'acquéreur des fournitures taxables comprend des fournitures taxables au taux de 5 % ou au taux en vigueur dans la province participante, ce dernier peut établir le montant de la taxe en utilisant l'un des calculs suivants :

• en multipliant le montant payé ou payable pour la fourniture par 5/105 (pour les fournitures taxables au taux de 5 %), par 12/112 (pour les fournitures taxables au taux de 12 %), 13/113 (pour les fournitures taxables au taux de 13 %) ou 15/115 (pour les fournitures taxables au taux de 15 %) pour établir le montant de taxe payé ou payable;
• en multipliant le montant total payé ou payable pour la fourniture (contrepartie plus la taxe) par 100/105 (pour les fournitures taxables au taux de 5 %), par 100/112 (pour les fournitures taxables au taux de 12 %), par 100/113 (pour les fournitures taxables au taux de 13 %) ou par 100/115 (pour les fournitures taxables au taux de 15 %) pour déterminer la valeur de la contrepartie pour la fourniture et calculer ensuite le montant de la taxe payée ou payable en soustrayant la valeur de la contrepartie du montant total payé ou payable.

Modalités prescrites pour indiquer la taxe
art. 223 et paragr. 2(1) du Règlement sur la divulgation de la taxe (TPS/TVH)

6. D'autres modalités pour indiquer la taxe sont visées par le Règlement sur la divulgation de la taxe (TPS/TVH). L'une de ces modalités consiste à aviser l'acquéreur d'une fourniture taxable de manière clairement visible (p. ex. au moyen d'une affiche) sur les lieux de la fourniture. Cette méthode est utilisée par exemple lorsque la facture ou le reçu émis par l'inscrit ou la convention écrite conclut avec l'inscrit ne fait pas état de la taxe payable pour la fourniture ou des taux de taxe qui s'y appliquent. Pour satisfaire aux règles en matière de divulgation de la taxe, l'inscrit aurait simplement à placer une affiche indiquant les taux de taxe applicables ou spécifiant que la taxe est incluse dans le montant facturé à l'acquéreur. Toutefois, cette façon de divulguer la taxe ne suffit pas toujours pour établir l'admissibilité aux CTI de l'acquéreur.

Autres modalités prescrites
paragr. 2(2) et (3) du Règlement sur la divulgation de la taxe (TPS/TVH)

7. Les autres modalités prescrites incluent les suivantes :

• pour la fourniture d'un service téléphonique au moyen d'un téléphone public, les modalités consistent à aviser l'acquéreur d'une fourniture taxable de manière clairement visible à l'endroit où se trouve le téléphone, ou à inclure un avis des taux de taxe applicables dans le bottin publié par l'inscrit;
• pour la fourniture d'un service de stationnement au moyen de pièces de monnaie insérées dans un parcomètre, les modalités consistent à aviser l'acquéreur d'une fourniture taxable de manière clairement visible à l'endroit où se trouve le parcomètre, ou à donner un avis public de l'inclusion de la taxe dans le prix de la fourniture.

Exception – fourniture effectuée dans une province participante
paragr. 223(1.2)

8. L'inscrit qui effectue une fourniture taxable dans une province participante et qui, aux termes du paragraphe 234(3) [c.-à-d. remboursement de la TVH au point de vente en vertu du Règlement sur la déduction pour le remboursement provincial (TPS/TVH)], peut déduire un montant au titre de la fourniture dans le calcul de sa taxe nette (c.-à-d. qu'il paie ou crédite ce remboursement à l'acquéreur de la fourniture) n'a pas à inclure, en vertu des paragraphes 223(1) ou (1.1), la taxe prévue au paragraphe 165(2), ou le taux de cette taxe, dans le total de la taxe payable ou dans le total des taux de taxe payable relativement à la fourniture. Pour en savoir plus sur les remboursements provinciaux au point de vente accordés dans les provinces participantes, voir les info TPS/TVH suivants :

• GI-060, Taxe de vente harmonisée de l'Ontario – Remboursement au point de vente pour les journaux;
• GI-061, Taxe de vente harmonisée de la Colombie-Britannique – Remboursement au point de vente pour les carburants;
• GI-062, Taxe de vente harmonisée de l'Ontario, de la Colombie-Britannique et de la Nouvelle-Écosse – Remboursement au point de vente pour les produits d'hygiène féminine;
• GI-063, Taxe de vente harmonisée de l'Ontario, de la Colombie-Britannique et de la Nouvelle-Écosse – Remboursement au point de vente pour les produits pour enfants;
• GI-064, Taxe de vente harmonisée de l'Ontario – Remboursement au point de vente pour les aliments et les boissons préparés;
• GI-065, Taxe de vente harmonisée de l'Ontario et de la Colombie-Britannique – Remboursement au point de vente pour les livres.

Pour en savoir plus sur le remboursement provincial au point de vente pour les livres qui est accordé en Nouvelle-Écosse, au Nouveau-Brunswick et à Terre-Neuve-et-Labrador, voir le mémorandum sur la TPS/TVH 13.4, Remboursements pour les livres imprimés, les enregistrements sonores de livres imprimés et les versions imprimées des Écritures d'une religion.

Exception – L'inscrit n'est pas tenu de percevoir la taxe
paragr. 223(1.3)

9. Le paragraphe 223(1) ne s'applique pas à l'inscrit qui n'est pas tenu de percevoir la taxe relativement à la fourniture taxable qu'il effectue. Cette disposition s'appliquerait par exemple à la vente d'un immeuble à laquelle s'applique le paragraphe 221(2).

Indication par écrit
paragr. 223(2)

10. L'inscrit qui effectue une fourniture taxable au profit d'une personne doit, à la demande de celle-ci, lui remettre, sans délai et par écrit, les renseignements dont elle a besoin pour justifier une demande de CTI ou une demande de remboursement.

11. Lorsque l'inscrit divulgue la taxe selon des modalités prescrites (p. ex. au moyen d'affiches indiquant que la taxe est incluse dans le montant total payable pour la fourniture), l'acquéreur de la fourniture pourrait être tenu de demander au fournisseur de lui donner les renseignements supplémentaires pertinents par écrit s'il veut demander un CTI ou un remboursement relativement à la fourniture taxable.

12. Les dispositions prévues au paragraphe 223(2) ne visent pas uniquement les inscrits qui effectuent des fournitures taxables, mais bien toute personne qui effectue une fourniture taxable et qui est tenue de percevoir la taxe dans une situation donnée.

Pénalité pour défaut de présenter des renseignements
art. 284

13. Toute personne qui effectue une fourniture taxable et qui ne donne pas des renseignements ou des documents selon les modalités de temps ou autres prévues par la Loi est passible, sauf renonciation du ministre, d'une pénalité de 100 $ pour chaque défaut à moins que, s'il s'agit de renseignements concernant une autre personne, la personne se soit raisonnablement appliquée à les obtenir.

Documents requis

al. 169(4)a)

14. Lorsqu'il demande un CTI, l'inscrit doit d'abord obtenir les preuves documentaires nécessaires pour appuyer sa demande. Les renseignements requis pour appuyer une demande de CTI sont prévus à l'alinéa 169(4)a). Plus précisément, avant de produire sa déclaration visant la période pour laquelle il demande un CTI, l'inscrit doit obtenir les renseignements suffisants pour établir le montant du crédit, y compris les renseignements visés par le Règlement sur les renseignements nécessaires à une demande de crédit de taxe sur les intrants (TPS/TVH).

Art. 2 du Règlement sur les renseignements nécessaires à une demande de crédit de taxe sur les intrants (TPS/TVH)

15. Les pièces justificatives relatives aux demandes de CTI sont visées par règlement et comprennent, notamment :

1. une facture;
2. un reçu;
3. un bordereau de carte de crédit;
4. une note de débit;
5. un livre ou registre de comptabilité;
6. une convention ou un contrat écrits;
7. tout registre faisant partie d'un système de recherche documentaire informatisé ou électronique ou d'une banque de données;
8. tout autre document signé ou délivré en bonne et due forme par un inscrit pour une fourniture qu'il a effectuée et à l'égard de laquelle la TPS/TVH est payée ou payable.

Sens de facture
paragr. 123(1)

16. Le terme « facture » comprend les états de compte, les notes, les additions et les documents semblables, sans égard à leur forme ni à leurs caractéristiques, ainsi que les relevés ou reçus de caisse.

Sens de registre
paragr. 123(1)

17. Sont compris parmi les « registres », les comptes, conventions, livres, graphiques et tableaux, diagrammes, formulaires, images, factures, lettres, cartes, notes, plans, déclarations, états, télégrammes, pièces justificatives et tout autre document renfermant des renseignements, qu'ils soient par écrit ou sous toute autre forme.

Renseignements prescrits

art. 3 du Règlement sur les renseignements nécessaires à une demande de crédit de taxe sur les intrants (TPS/TVH)

18. Le Règlement sur les renseignements nécessaires à une demande de crédit de taxe sur les intrants (TPS/TVH) porte sur les renseignements qu'un inscrit doit obtenir avant de produire une déclaration dans laquelle il demande un CTI. L'annexe du présent document donne un aperçu général, sous forme de tableau, des renseignements prescrits pour les demandes de CTI. Ce tableau comporte trois colonnes dont chacune représente un montant total payé ou payable, dont il est question ci-dessous.

Montant total payé ou payable est inférieur à 30 $

al. 3a) du Règlement sur les renseignements nécessaires à une demande de crédit de taxe sur les intrants (TPS/TVH)

19. Lorsque le montant total payé ou payable, selon la pièce justificative, à l'égard de une ou de plusieurs fournitures est de moins de 30 $, la pièce justificative doit inclure les renseignements suivants :

1. le nom du fournisseur, le nom sous lequel il fait des affaires (c.-à-d. le nom commercial de l'entreprise) ou le nom de son mandataire ou représentant autorisé;
2. si une facture a été remise pour la ou les fournitures, la date de cette facture;
3. si aucune facture n'a été remise pour la ou les fournitures, la date à laquelle il y a un montant de TPS/TVH payé ou payable sur celles-ci;
4. le montant total payé ou payable pour la ou les fournitures.

Intermédiaire
art. 2 du Règlement sur les renseignements nécessaires à une demande de crédit de taxe sur les intrants (TPS/TVH)

20. Lorsqu'il y a lieu, la condition stipulée au paragraphe 19 a) du présent mémorandum est remplie si le nom de l'intermédiaire d'une personne plutôt que son nom figure sur la pièce justificative. Dans le cadre d'une fourniture, l'« intermédiaire » d'une personne s'entend d'un inscrit qui, agissant à titre de mandataire de la personne ou aux termes d'une convention conclue avec elle, permet à cette dernière d'effectuer une fourniture ou en facilite la réalisation.

Nom commercial

21. Lorsqu'une personne ou son intermédiaire a un nom commercial qu'elle utilise pour faire des affaires, ce nom commercial satisfait aux exigences relatives aux renseignements prescrits décrites au paragraphe 19 a) du présent mémorandum. Il n'est pas nécessaire pour satisfaire aux exigences documentaires relatives à la demande de CTI que le nom sous lequel le fournisseur ou son intermédiaire fait des affaires soit inscrit auprès de la province où ces derniers résident ou celle où la fourniture est effectuée.

La taxe doit être facturée et payable

22. En vertu du paragraphe 169(1), aucun CTI ne peut être demandé relativement à une fourniture si aucune TPS/TVH n'est payable sur cette fourniture. Malgré le fait qu'il ne soit pas nécessaire, lorsque le coût d'une fourniture est de moins de 30 $, d'indiquer le montant de TPS/TVH séparément de la valeur de la contrepartie d'une fourniture sur les pièces justificatives ou d'aviser que la taxe est incluse dans la contrepartie, ces documents doivent néanmoins permettre à la personne qui acquière le produit ou le service d'établir le montant du CTI. Les pièces justificatives ne suffisent donc pas à justifier la demande de CTI si elles ne permettent pas d'établir clairement que la TPS/TVH a été facturée ou quel est le montant de taxe.

Montant total payé ou payable est de 30 $ ou plus et de moins de 150 $

al. 3b) du Règlement sur les renseignements nécessaires à une demande de crédit de taxe sur les intrants (TPS/TVH)

23. Lorsque le montant total payé ou payable, selon la pièce justificative, à l'égard de une ou de plusieurs fournitures est de 30 $ ou plus et de moins de 150 $, la pièce justificative doit inclure au moins les renseignements prescrits prévus au paragraphe 19 du présent mémorandum, ainsi que les renseignements suivants :

1. le numéro d'inscription aux fins de la TPS/TVH (le numéro d'entreprise et le numéro de compte de TPS/TVH) attribué, conformément au paragraphe 241(1), au fournisseur ou à son intermédiaire, selon le cas;
2. dans le cas où la TPS/TVH payée ou payable n'est pas comprise dans le montant payé ou payable pour la ou les fournitures :
   1. ou bien la taxe payée ou payable pour toutes les fournitures ou pour chacune d'elles;
   2. ou bien, si une taxe de vente provinciale (TVP) est payable pour chaque fourniture taxable qui n'est pas une fourniture détaxée, mais ne l'est pas pour une fourniture exonérée ou une fourniture détaxée :
      1. soit le total de la TPS/TVH et de la TVP payées ou payables pour chaque fourniture taxable, ainsi qu'une déclaration selon laquelle le total pour chaque fourniture taxable comprend la TPS/TVH payée ou payable,
      2. soit le total de la TPS/TVH et de la TVP payées ou payables pour toutes les fournitures taxables, ainsi qu'une déclaration selon laquelle ce total comprend la TPS/TVH payée ou payable;
3. dans le cas où la TPS/TVH payée ou payable est comprise dans le montant payé ou payable pour la ou les fournitures et que l'une ou plusieurs de celles-ci sont des fournitures taxables qui ne sont pas des fournitures détaxées :
   1. une déclaration selon laquelle la taxe est comprise dans le montant payé ou payable pour chaque fourniture taxable;
   2. le taux de taxe total payé ou payable relativement à chacune des fournitures taxables qui n'est pas une fourniture détaxée;
   3. le montant payé ou payable pour chacune de ces fournitures ou le montant total payé ou payable pour l'ensemble de ces fournitures auxquelles s'applique le même taux de taxe total;
4. dans le cas où deux fournitures ou plus se rapportent à différentes catégories, une mention de la catégorie de chaque fourniture taxable qui n'est pas une fourniture détaxée.

TPS/TVH facturée – fourniture d'un numéro d'inscription aux fins de la TPS/TVH faux ou inexact

24. Lorsque le fournisseur facture la TPS/TVH sur un montant total payé ou payable pour la fourniture qui est de 30 $ ou plus et que le numéro d'inscription aux fins de la TPS/TVH qu'il fournit est faux ou inexact, l'acquéreur ne peut pas demander de CTI relativement à cette fourniture. Bien que la Loi ne contienne aucune disposition selon laquelle un inscrit qui demande un CTI est tenu de vérifier le numéro d'inscription aux fins de la TPS/TVH du fournisseur, ce numéro peut être confirmé à www.arc.gc.ca/tpstvhregistre ou s'il s'agit de la province de Québec, à www.registreentreprises.gouv.qc.ca. On peut également vérifier ce numéro en appelant la ligne de demande de renseignements des entreprises de l'ARC au 1-800-959-7775, ou en communiquant avec Revenu Québec. L'ARC ou Revenu Québec, selon le cas, confirmera l'inscription par écrit ou verbalement lorsque nécessaire. Il est possible de poster ou de télécopier à un numéro de télécopieur sécurisé une lettre de confirmation à la personne qui effectue la demande ou cette dernière peut venir chercher la lettre personnellement.

Discrétion ministérielle
paragr. 169(5)

25. Si le numéro d'inscription aux fins de la TPS/TVH est inexact en raison, par exemple, d'une faute de transcription, le ministre peut à sa discrétion valider le CTI en cause. Les règles visant la discrétion ministérielle prévues au paragraphe 169(5) sont traitées aux paragraphes 42 et 43 du présent mémorandum.

Montant total payé ou payable est de 150 $ ou plus

al. 3c) du Règlement sur les renseignements nécessaires à une demande de crédit de taxe sur les intrants (TPS/TVH

26. Lorsque le montant total payé ou payable, selon la pièce justificative, à l'égard de une ou de plusieurs fournitures est de 150 $ ou plus, la pièce justificative doit inclure au moins les renseignements prescrits prévus au paragraphe 19 et 23 du présent mémorandum, ainsi que les renseignements suivants :

1. le nom de l'acquéreur, le nom sous lequel il fait des affaires (c.-à-d. le nom commercial de l'entreprise) ou le nom de son mandataire ou représentant autorisé;
2. les modalités de paiement;
3. une description suffisante pour identifier chaque fourniture.

Acquéreur

27. En règle générale, l'acquéreur de la fourniture est la personne responsable d'en payer la contrepartie aux termes d'une convention portant sur une fourniture. Le mémorandum sur la TPS/TVH 8.1, Règles générales d'admissibilité renferme une explication détaillée du terme « acquéreur ».

Demandeurs multiples

28. Il arrive parfois qu'un fournisseur conclue une convention avec plus d'une personne pour la réalisation d'une fourniture unique et qu'il envoie une facture à plus d'une personne. Si, dans une convention écrite ou une facture portant sur la fourniture, de nombreuses personnes sont citées comme ayant acquis le bien ou le service, chacune de ces personnes peut demander un CTI pour le montant de taxe proportionnel payé ou payable, dans la mesure où le bien ou le service est acquis pour être utilisé, consommé ou fourni dans le cadre des activités commerciales de chaque personne. En règle générale, cette détermination est faite d'après d'autres pièces justificatives, telles que des lettres, des conventions écrites ou d'autres documents déterminants.

29. Lorsqu'il est possible que deux personnes aient demandé des CTI pour la même fourniture, l'ARC examinera les dossiers des deux parties afin de s'assurer que la personne ayant droit à ces CTI est celle qui les réclame.

Mandataire/représentant

30. On peut indiquer, au lieu du nom de l'acquéreur, celui de son mandataire ou représentant autorisé sur une facture de vente ou autre pièce justificative. Si une personne agit uniquement à titre de mandataire lorsqu'elle accepte de payer une fourniture, le mandant est l'acquéreur de la fourniture et est responsable du paiement de la taxe. Le mandant peut demander un CTI, pourvu que toutes les conditions liées à la demande de CTI soient remplies.

Renseignements supplémentaires

31. L'énoncé de politique sur la TPS/TVH P-182, Du mandat, le mémorandum sur la TPS/TVH 8.1, Règles générales d'admissibilité et l'info TPS/TVH GI-012, Mandataires renferment plus de renseignements sur les mandataires et les relations de mandant-mandataire.

Modalités de paiement

32. La mention au paragraphe 26 b) du présent mémorandum des modalités de paiement renvoie à des éléments tels que le moment où le paiement est dû, la façon dont il doit être effectué (espèces, chèque, carte de crédit, etc.), l'existence de pénalités en cas de paiement en retard ou d'escompte en cas de paiement avant échéance et aux autres conditions générales qui peuvent avoir une incidence sur le moment où la taxe doit être payée.

Plus d'un document

33. Les preuves nécessaires pour justifier une demande de CTI n'ont pas à être présentées dans un seul document. Il n'est pas rare, surtout lorsqu'il existe une convention écrite, que les renseignements fournis initialement doivent être appuyés de documents supplémentaires. Par exemple, il arrive qu'un contrat de service précise des détails en ce qui concerne le fournisseur, l'acquéreur, les modalités de paiement, etc., mais que la contrepartie et la taxe payée ou payable ne soient déterminées que périodiquement et documentées sur des factures distinctes. La convention écrite et la facture seront toutes deux nécessaires pour satisfaire aux exigences documentaires permettant de demander un CTI.

Renseignements supplémentaires pour appuyer une demande de CTI calculés au prorata

Méthode de mesure de l'utilisation
paragr. 141.01(5)

34. En plus des exigences discutées précédemment, les renseignements permettant d'établir le montant du CTI lorsqu'une méthode pour attribuer la mesure d'utilisation est utilisée comprennent, notamment :

• les renseignements indiquant la méthode de répartition utilisée par l'inscrit pour calculer les CTI au prorata;
• les renseignements indiquant que la méthode choisie est juste et raisonnable selon les circonstances;
• les renseignements indiquant que la méthode a été suivie tout au long d'un exercice.

35. Le mémorandum sur la TPS/TVH 8.3, Calcul des crédits de taxe sur les intrants renferme plus de renseignements au sujet des CTI calculés au prorata et des méthodes de répartition.

Exigences documentaires particulières lorsque la taxe est établie par autocotisation

al. 169(4)b)

36. Pour satisfaire aux exigences documentaires permettant de demander un CTI lorsqu'il est tenu d'établir la taxe par autocotisation dans sa déclaration de TPS/TVH, l'inscrit doit avant tout déclarer la taxe payable dans sa déclaration de TPS/TVH avant de demander un CTI pour le montant établi par autocotisation. La déclaration est un élément essentiel (c.-à-d. qu'elle est considérée comme un « registre ») des exigences documentaires requises pour toute demande de CTI à l'égard d'une fourniture. L'inscrit qui déclare la taxe établie par autocotisation peut demander dans la même déclaration le CTI auquel il a droit en application de l'article 169, comme dans les deux cas suivants :

1. lorsqu'il établit par autocotisation la taxe relative à l'acquisition d'un immeuble taxable (lorsque l'immeuble est utilisé ou fourni principalement dans le cadre de ses activités commerciales), en application du paragraphe 228(4);
2. lorsqu'il établit par autocotisation la partie provinciale de la TVH en application de la section IV.1, dans le cas où les biens et les services sont transférés dans une province participante.

37. Le mémorandum sur la TPS/TVH 19.1, Les immeubles et la TPS/TVH renferme plus de renseignements sur les règles d'autocotisation visant l'acquisition d'immeubles et la demande de CTI. Pour en savoir plus sur l'autocotisation de la partie provinciale de la TVH, voir l'avis sur la TPS/TVH 266, Appel aux commentaires du public – Version préliminaire du bulletin d'information technique, Taxe de vente harmonisée – Autocotisation de la partie provinciale de la TVH à l'égard des biens et services transférés dans une province participante et le bulletin d'information technique sur la TPS/TVH B-081, Application de la TVH aux importations.

Conservation des preuves documentaires

Tenue de registres
paragr. 286(1)

38. Toute personne qui exploite une entreprise au Canada ou y exerce une activité commerciale, toute personne qui est tenue de produire une déclaration de TPS/TVH ainsi que toute personne qui présente une demande de remboursement doit tenir des registres en anglais ou en français au Canada ou à tout autre endroit, selon les modalités que le ministre précise par écrit, en la forme et avec les renseignements permettant d'établir ses obligations et responsabilités ou de déterminer le remboursement auquel elle a droit. La personne peut aussi conserver ses registres à un autre endroit s'ils sont conservés selon les modalités que le ministre précise par écrit.

Période de conservation
paragr. 286(3) et (6)

39. L'inscrit qui demande des CTI n'est pas tenu de présenter des pièces justificatives avec sa déclaration de TPS/TVH. Cependant, il doit conserver ces documents pendant la période de six ans suivant la fin de l'année qu'ils visent ou pendant toute autre période fixée par règlement. À ce jour, aucune autre période n'a été prescrite. Toutefois, une personne peut se départir de ses registres avant la fin de la période de conservation si le ministre lui en donne l'autorisation par écrit.

40. La période minimale de conservation des livres et des registres est, en règle générale, déterminée par la dernière année au cours de laquelle ils peuvent être exigés en vertu de la Loi et non par l'année au cours de laquelle la transaction a eu lieu et le registre a été créé. Par exemple, les registres appuyant l'acquisition d'un bien et les coûts en capital afférents devraient être conservés jusqu'au jour où les six années se sont écoulées à compter de la fin de la dernière année au cours de laquelle cette acquisition a fait l'objet de calculs aux fins de la TPS/TVH, y compris la teneur en taxe visant le bien.

41. Pour en savoir plus sur la conservation des livres et registres, voir les mémorandums sur la TPS/TVH 15.1, Exigences générales relatives aux livres et registres et 15.2, Registres informatisés.

Dispenses relatives aux exigences documentaires et conditions qui y sont liées

Dispenses
paragr.169(5)

42. L'ARC peut, dans certaines circonstances, dispenser un inscrit, une catégorie d'inscrits ou les inscrits en général des exigences en matière de documents et de renseignements prévues au paragraphe 169(4) de la Loi, ou de toute disposition qui y est contenue, relativement à la fourniture ou à l'importation ou à une fourniture ou une importation de la catégorie. Pour accorder une dispense, l'ARC doit être convaincue qu'il existe ou existera des preuves suffisantes pour établir les faits relatifs à une fourniture ou à une importation, ou à une catégorie de fournitures ou d'importations, ainsi que pour calculer la taxe relative à la fourniture ou à l'importation qui est payée ou payable à l'égard de la fourniture ou de l'importation. L'ARC peut aussi préciser les modalités de la dispense.

43. Les dispenses du ministre sont approuvées pour tous les inscrits dans les cas où, par exemple, les renseignements ne sont pas accessibles avant de produire la déclaration, mais que des registres adéquats contenant suffisamment de renseignements seront tenus pour justifier la demande de CTI. Il en va de même pour certains types d'opérations pour lesquelles on ne créerait habituellement pas de documents pour justifier les CTI ou pour lesquelles les documents pourraient ne pas être accessibles au moment où le CTI est demandé dans la déclaration. Dans certaines circonstances, les demandes générales de dispense du ministre sont approuvées pour les éléments suivants :

• les paiements en espèces déposés dans des appareils automatiques qui ne sont pas justifiés par un reçu;
• les registres informatisés;
• les accords contractuels;
• les remboursements (y compris les remboursements de frais de repas et de divertissement) lorsque le calcul du CTI demandé est basé sur un facteur;
• les remboursements pour les dépenses portées à la carte de crédit de la société lorsque le calcul du CTI demandé est basé sur un facteur;
• les indemnités (y compris les indemnités relatives aux frais de repas et de divertissement);
• les frais de taxi.

Paiements en espèces déposés dans un appareil automatique et non justifiés par un reçu

Taxe réputée payable
art. 160

44. Lorsqu'un inscrit acquiert un bien ou un service en vue de le consommer, de l'utiliser ou de le fournir dans le cadre de ses activités commerciales et que le bien ou service est payé au moyen de pièces de monnaie déposées dans un appareil automatique, la taxe est réputée payée le jour où l'inscrit insère la ou les pièces de monnaie dans l'appareil. L'inscrit pourrait toutefois ne pas satisfaire aux exigences légales et réglementaires prévues à l'alinéa 169(4)a).

Livres et registres lorsque les preuves documentaires ne sont pas disponibles

45. Le ministre accorde ainsi une dispense dans les cas où l'inscrit a effectué un paiement en espèces non justifié par un reçu pour un montant jugé raisonnable (selon l'activité commerciale de l'inscrit qui produit la demande de CTI et d'autres caractéristiques pertinentes qui le concernent) lorsque le paiement est documenté dans les livres et registres de l'inscrit. Ces livres et registres doivent contenir les renseignements suivants :

1. des renseignements suffisants pour déterminer le lieu où la fourniture taxable a été effectuée;
2. des renseignements suffisants pour déterminer la période de déclaration au cours de laquelle la TPS/TVH relative à la fourniture a été payée ou est devenue payable;
3. la contrepartie payée pour la fourniture;
4. le montant de TPS/TVH payé ou payable;
5. des renseignements suffisants pour déterminer la nature de la fourniture et la quantité d'articles fournis.

46. Ces livres et registres doivent être mis à la disposition de l'ARC, si elle en fait la demande, pour lui permettre d'établir les faits entourant la fourniture taxable visée et la taxe payée ou payable sur celle-ci.

Livres et registres lorsque les preuves documentaires sont disponibles

47. Dans les cas où des paiements en espèces sont justifiés par des preuves documentaires respectant les exigences légales et réglementaires en matière de documents et de renseignements, l'inscrit doit obtenir ces documents avant de demander un CTI pour la TPS/TVH qu'il a payée à l'égard du bien ou du service fourni par l'appareil automatique.

Registres informatisés

48. De nombreux inscrits s'en remettent à des systèmes électroniques pour tenir leurs registres financiers. Dans certaines situations, par exemple en cas de transfert électronique, il se peut qu'aucun document papier traditionnel ne soit émis relativement à une fourniture.

Livres et registres lorsque les preuves documentaires ne sont pas disponibles

49. Lorsqu'un inscrit n'est pas en mesure de satisfaire aux exigences documentaires avant de produire sa déclaration de TPS/TVH visant une période de déclaration au cours de laquelle il demande un CTI, ou si les pièces justificatives ne satisfont pas aux exigences en matière de renseignements visées par règlement, le ministre dispense généralement l'inscrit de ces exigences si ce dernier tient des livres et registres informatisés adéquats dans lesquels sont consignés suffisamment de renseignements pour déterminer ce qui suit :

1. le nom ou le nom commercial et l'adresse du fournisseur ou de son mandataire ou représentant autorisé;
2. le numéro d'inscription aux fins de la TPS/TVH du fournisseur;
3. la période de déclaration au cours de laquelle la TPS/TVH relative à la fourniture a été payée ou est devenue payable et le montant de TPS/TVH payé ou payable;
4. le nom ou le nom commercial et l'adresse de l'acquéreur ou de son mandataire ou représentant autorisé;
5. la nature de la fourniture.

Nature de la fourniture

50. En règle générale, des renseignements satisfaisants pour déterminer la nature de la fourniture consistent en une description adéquate de chaque fourniture qui permet de la distinguer aux fins de la TPS/TVH. Plus précisément, l'inscrit (c'est-à-dire l'acheteur ou l'acquéreur) doit consigner dans ses registres informatisés le type de service exécuté ou le genre de bien vendu à l'acquéreur (p. ex. une coupe de cheveux ou un livre) ainsi que le statut fiscal de la fourniture (c.-à-d. taxable, détaxée ou exonérée) et le taux de taxe applicable à chaque fourniture.

Livres et registres lorsque les preuves documentaires sont disponibles

51. Lorsque la documentation émise par le fournisseur satisfait aux exigences légales et réglementaires, l'inscrit doit d'abord obtenir ces pièces justificatives avant de produire la déclaration de TPS/TVH dans laquelle il demande un CTI.

52. Pour en savoir plus sur les registres informatisés, voir le mémorandum sur la TPS/TVH 15.2, Registres informatisés.

Accords contractuels

53. Les accords contractuels conclus entre inscrits et visant la fourniture de biens ou de services sont très fréquents. Par conséquent, les faits relatifs à ces fournitures et la TPS/TVH payée ou payable sur ces dernières ne sont pas nécessairement de nature à permettre aux inscrits de satisfaire aux exigences légales et réglementaires en matière de documents et de renseignements aux fins des demandes de CTI.

Livres et registres lorsque les preuves documentaires ne sont pas disponibles

54. Si l'inscrit n'est pas en mesure de satisfaire aux exigences documentaires avant de produire une déclaration de TPS/TVH visant une période de déclaration au cours de laquelle il demande un CTI, ou si les pièces justificatives ne satisfont pas aux exigences documentaires visées par règlement, le ministre accorde généralement à l'inscrit une dispense de ces exigences s'il tient des livres et registres adéquats (y compris l'accord contractuel et tous les documents connexes) qui contiennent suffisamment de renseignements pour déterminer ce qui suit :

1. le nom ou le nom commercial et l'adresse du fournisseur ou de son mandataire ou représentant autorisé;
2. le numéro d'inscription aux fins de la TPS/TVH du fournisseur;
3. la période de déclaration au cours de laquelle la TPS/TVH relative à la fourniture a été payée ou est devenue payable et le montant de TPS/TVH payé ou payable;
4. le nom ou le nom commercial et l'adresse de l'acquéreur ou de son mandataire ou représentant autorisé;
5. la nature de la fourniture.

Livres et registres lorsque les preuves documentaires sont disponibles

55. Lorsque l'accord contractuel, ou l'accord accompagné des pièces justificatives connexes établies en vertu de l'entente-cadre, satisfont aux exigences légales et réglementaires, l'inscrit doit d'abord obtenir ces pièces justificatives avant de demander un CTI relativement à la TPS/TVH payée ou payable sur le bien ou le service visé par le l'accord.

Remboursements

56. Aux fins de l'article 175, un remboursement s'entend d'un paiement effectué par un employeur, une société de personnes, un organisme de bienfaisance ou une institution publique au profit d'un salarié, d'un associé ou d'un bénévole pour lui repayer les sommes qu'il a dépensées. Un montant constitue un remboursement lorsque les critères suivants sont respectés :

• le salarié, l'associé ou le bénévole rend compte du montant en entier (c.-à-d. que ce montant est attesté par des pièces justificatives ou des registres);
• le salarié, l'associé ou le bénévole a engagé cette dépense dans le cadre des activités de l'employeur, de la société de personnes, de l'organisme de bienfaisance ou de l'institution publique.

57. Lorsqu'un salarié, un associé dans une société de personnes ou un bénévole d'un organisme de bienfaisance ou d'une institution publique acquiert ou importe un bien ou un service, ou le transfère dans une province participante, pour consommation ou utilisation dans le cadre des activités de l'employeur, de la société de personnes, de l'organisme de bienfaisance ou de l'institution publique (appelés personnes) et paie la TPS/TVH applicable à l'acquisition, que l'employeur lui rembourse, il est réputé avoir reçu la fourniture du bien ou du service et avoir payé la taxe au moment du versement du remboursement. De plus, toute consommation ou utilisation du bien ou du service par le salarié, l'associé ou le bénévole dans le cadre des activités de la personne est considérée être celle de la personne, et non celle du salarié, de l'associé ou du bénévole.

Preuves documentaires – acquéreur de la fourniture

58. En règle générale, le nom du salarié, de l'associé ou du bénévole, et non celui de la personne, figure en tant qu'acquéreur du bien ou du service dans les documents émis relativement à une somme dépensée. C'est pourquoi en application du paragraphe 175(1) de la Loi, la personne est réputée :

• avoir reçu une fourniture des biens ou des services;
• avoir payé la taxe relativement à cette fourniture;
• avoir consommé ou utilisé les biens ou les services dans le cadre de ses activités.

59. Ainsi, aucune preuve documentaire supplémentaire n'est requise lorsque cette disposition s'applique, puisque la personne ayant acquis le bien ou le service est réputée, plutôt que le salarié, l'associé ou le bénévole, être celle qui a remboursé la somme dépensée. C'est pourquoi les pièces justificatives portant le nom du salarié, de l'associé ou du bénévole, plutôt que celui de la personne, devraient satisfaire aux exigences documentaires.

60. Pour en savoir plus sur les remboursements, voir le mémorandum sur la TPS/TVH 9.4, Remboursements. On y explique également les deux méthodes de calcul des CTI pour les montants remboursés (la méthode de calcul exact et la méthode factorielle).

Livres et registres – utilisation de la méthode de calcul exact

61. Lorsqu'une personne demande un CTI relativement à des remboursements en se fondant sur la méthode de calcul exact, elle est assujettie aux exigences générales en matière de documents et de renseignements prévues à l'alinéa 169(4)a).

Preuves documentaires insatisfaisantes

62. Toutefois, une pièce justificative relative à une dépense ne satisfait pas aux exigences générales pour la demande de CTI prévues à l'alinéa 169(4)a) si elle ne présente que des données limitées (p. ex. un reçu de restaurant ou un bon de taxi n'indique pas le montant de TPS/TVH payé ou payable). Dans de tels cas, l'ARC permet, à des fins administratives, à l'employeur, à la société de personnes, à l'organisme de bienfaisance ou à l'institution publique de calculer le CTI pour le montant remboursé en se fondant sur le facteur de la taxe réputée payée.

Livres et registres – méthode factorielle

63. La dispense des exigences légales et réglementaires en matière de documents et de renseignements n'est accordée que si la personne utilise la méthode factorielle relativement aux dépenses remboursées au salarié, à l'associé ou au bénévole. Dans un tel cas, la personne doit tenir des livres et des registres, y compris tous les documents requis pour justifier de telles déductions en application de la Loi de l'impôt sur le revenu; où figurent les renseignements suivants :

1. le nom et le numéro d'inscription aux fins de la TPS/TVH de l'employeur, de la société de personnes, de l'organisme de bienfaisance ou de l'institution publique qui a versé le montant de remboursement;
2. le nom du salarié, de l'associé ou du bénévole qui a reçu le remboursement;
3. le montant total du remboursement payé à chaque salarié, associé ou bénévole;
4. le total de la TPS ou de la TVH réputée payée relativement au remboursement;
5. la période de déclaration au cours de laquelle le remboursement a été payé;
6. la nature de la dépense (c.-à-d. une description de la dépense, son motif et son statut fiscal).

Dépenses payées par carte de crédit

Preuves documentaires

64. L'ARC permet à l'inscrit qui est un employeur, une société de personnes, un organisme de bienfaisance ou une institution publique d'utiliser la méthode factorielle pour calculer les CTI pour les dépenses payées par carte de crédit d'entreprise, pourvu que les conditions suivantes soient remplies :

1. le membre détenteur de la carte doit avoir acquis le bien ou le service en vue de le consommer ou de l'utiliser dans le cadre des activités commerciales de l'inscrit;
2. il doit y avoir au moins une convention écrite entre l'inscrit, le membre détenteur de la carte et la société émettrice de la carte de crédit, qui stipule que le membre détenteur de la carte est soit tenu seul responsable, soit tenu solidairement responsable avec l'inscrit, de payer toutes les dépenses imputées à la carte de crédit émise au nom du membre détenteur;
3. l'inscrit doit avoir remboursé au membre détenteur de la carte les biens ou les services figurant sur le relevé de carte de crédit, lesquels doivent être tous ou presque (dans une proportion de 90 % ou plus) des fournitures taxables (autres que des fournitures détaxées);
4. les pièces justificatives appuyant le calcul du CTI doivent satisfaire aux exigences suivantes :
   • lorsqu'un reçu de carte de crédit est émis conjointement avec une autre pièce justificative, l'inscrit doit avoir obtenu ces deux pièces avant de produire la déclaration dans laquelle il demande un CTI;
   • lorsqu'aucune pièce justificative n'est remise conjointement avec le relevé de carte de crédit (p. ex. les fournitures effectuées dans le domaine hospitalier ou par l'exploitant d'une station-service), le reçu de la carte de crédit constitue une pièce justificative suffisante aux fins de la demande de CTI.

Pièces justificatives suffisantes

65. L'inscrit doit savoir qu'un relevé mensuel de carte de crédit ne constitue pas une pièce justificative suffisante aux fins des demandes de CTI. Ainsi, que l'inscrit calcule son CTI en utilisant la méthode factorielle ou la méthode fondée sur la taxe réelle payée ou payable, il doit joindre une autre pièce justificative (p. ex. un reçu de carte de crédit ou une facture) au relevé de carte de crédit pour avoir le droit de demander un CTI.

66. Pour en savoir plus sur les CTI visant les dépenses payées par carte de crédit, voir le mémorandum sur la TPS/TVH 9.4, Remboursements.

Indemnités

67. Le terme « indemnité », aux fins de l'article 174, s'entend de tout paiement périodique ou autre paiement qu'un salarié, un associé ou un bénévole reçoit d'un employeur, d'une société de personnes, d'un organisme de bienfaisance ou d'une institution publique sans avoir à rendre compte de son utilisation. Un montant versé constitue une indemnité aux fins des articles 174 (indemnités de déplacement et autres), 236 (aliments, boissons et divertissements), 253 (salariés et associés) et 259 (municipalités et autres organismes de services publics), s'il répond à tous les critères suivants :

• il est prédéterminé;
• il est payé pour un besoin particulier;
• il est à la disposition entière de la personne qui le reçoit;
• la personne qui le reçoit n'a aucune obligation de le rembourser ou de rendre compte de son utilisation; la personne n'a pas à démontrer que le montant a réellement été dépensé (c.-à-d. que le salarié n'est pas tenu de fournir de reçus ou de documents à l'employeur).

Indemnités de déplacement et autres
art. 174

68. Un employeur, une société de personnes, un organisme de bienfaisance ou une institution publique peut, en application de l'article 174, demander un CTI relativement à des indemnités versées à titre de dépenses (engagées au Canada et visant des fournitures taxables autres que des fournitures détaxées), dans la même mesure où ils auraient pu demander le CTI s'ils avaient engagé la dépense directement. Lorsque les conditions prévues à l'article 174 sont satisfaites, l'employeur, la société de personnes, l'organisme de bienfaisance ou l'institution publique qui verse l'indemnité est réputé avoir payé la TPS/TVH sur le bien ou le service acquis par le salarié, l'associé ou le bénévole et toute consommation ou utilisation du bien ou du service est réputée être celle de l'employeur, de la société de personnes, de l'organisme de bienfaisance ou de l'institution publique, et non celle du salarié, de l'associé ou du bénévole.

Livres et registres

69. En raison de la nature des indemnités, elles ne sont généralement pas justifiées par des documents liés à une fourniture de biens ou de services donnée. Par conséquent, une dispense générale des exigences documentaires relatives aux CTI est accordée à des fins administratives à la condition que l'employeur, la société de personnes, l'organisme de bienfaisance ou l'institution publique tienne des livres et registres adéquats, y compris tous les documents requis pour justifier de telles déductions en application de la Loi de l'impôt sur le revenu. Les livres et registres doivent contenir les renseignements suivants :

• le nom et le numéro d'inscription aux fins de la TPS/TVH de l'employeur, de la société de personnes, de l'organisme de bienfaisance ou de l'institution publique qui a versé l'indemnité;
• le nom du salarié, de l'associé ou du bénévole qui a reçu l'indemnité;
• le montant total de l'indemnité versée à chaque salarié, associé ou bénévole;
• le total de la TPS/TVH réputée payée à l'égard de l'indemnité;
• la période de déclaration au cours de laquelle l'indemnité a été versée;
• la nature de l'indemnité (c.-à-d. une description de l'indemnité, son motif et son statut fiscal).

70. Pour en savoir plus sur les CTI et les indemnités, voir le mémorandum sur la TPS/TVH 9.3, Indemnités.

Frais de taxi

Entreprises de taxi et divulgation des numéros d'inscription

71. Étant donné que tous les frais de taxi sont assujettis à la TPS (c.-à-d. que toutes les entreprises de taxi doivent s'inscrire et facturer la TPS/TVH sur les frais de taxi), toutes les entreprises de taxi sont dispensées de l'obligation d'inclure leur numéro d'inscription aux fins de la TPS/TVH sur les reçus dont le total est supérieur à 30 $. Bien que les entreprises de taxi soient encouragées à divulguer leur numéro d'inscription aux fins de la TPS/TVH, l'acquéreur d'un service de taxi peut demander un CTI pour la taxe payée sur le service même si le numéro d'inscription n'est pas indiqué, pourvu que l'acquéreur satisfasse à toutes les autres exigences relatives aux demandes de CTI. Les conducteurs de taxi sont néanmoins tenus de fournir à l'acquéreur toutes les autres pièces justificatives prévues dans le Règlement sur les renseignements nécessaires à une demande de crédit de taxe sur les intrants (TPS/TVH).

72. Le mémorandum sur la TPS/TVH 2.1, Inscription requise renferme plus de renseignements sur l'application de la TPS/TVH aux entreprises de taxi. Les règles générales d'admissibilité pour la demande de CTI sont décrites en détail dans les mémorandums sur la TPS/TVH 8.1, Règles générales d'admissibilité et 8.2, Restrictions et limites.

Demandes de renseignements par téléphone

Toutes les publications techniques sur la TPS/TVH se trouvent dans le site web de l'ARC à www.arc.gc.ca/tpstvhtech.

Annexe – Renseignements sur la TPS/TVH prescrits pour les demandes de CTI