Vérification du niveau d’observation des employeurs v 2.0 - Sommaire d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Direction de l’observation des entreprises, Direction générale des recouvrements et de la vérification

Aperçu et amorce d’une ÉFVP

Institution fédérale

Agence du revenu du Canada

Fonctionnaire responsable de l’ÉFVP

Michael Snaauw
Sous-commissaire, Direction générale des recouvrements et de la vérification

Responsable de l’institution fédérale ou délégué aux fins de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Marie-Claude Juneau
Coordonnatrice de l’AIPRP

Nom du programme ou de l’activité de l’institution fédérale

Observation en matière de déclarations

Description de la catégorie de document et du fichier de renseignements personnels

Catégories de documents spécifiques à l’institution ou ordinaire :
Observation par les employeurs
ARC DGRV 188 

Description des FRP spécifiques à l’institution ou ordinaire :
Observation par les employeurs
ARC PPU 120

Autorisation légale pour le programme ou l’activité

L’article 231.1 de la Loi de l’impôt sur le revenu (LIR); l’article 288 de la Loi sur la taxe d’accise (LTA); l’article 88 de la Loi sur l’assurance-emploi et l’article 25 du Régime de pensions du Canada confèrent l’autorisation légale d’examiner les registres comptables des entreprises, y compris les comptes de retenues à la source.

Les articles 152 et 227 de la Loi de l’impôt sur le revenu; l’article 296 de la Loi sur la taxe d’accise; l’article 85 de la Loi sur l’assurance-emploi et l’article 22 du Régime de pensions du Canada confèrent l’autorisation légale d’établir des cotisations en souffrance, le cas échéant.

Les pouvoirs législatifs utilisés par l’ARC pour imposer des pénalités et des intérêts pour l’observation des comptes de retenues sur la paie :

Toute personne qui ne remet pas ou ne paye pas un montant exigible se verra imposer une pénalité de 10 % du montant :

• La Loi de l’impôt sur le revenu : alinéa 227(9)a)
• Le Régime de pensions du Canada : alinéa 21(7)a)
• La Loi sur l’assurance emploi : alinéa 82(9)a)

Si le défaut de remettre ou de payer un montant exigible a été commis sciemment ou dans des circonstances équivalant à une faute lourde, une pénalité de 20 % du montant sera imposée :

• La Loi de l’impôt sur le revenu : alinéa 227(9)b)
• Le Régime de pensions du Canada : alinéa 21(7)b)
• La Loi sur l’assurance emploi : alinéa 82(9)b)

Intérêt à payer au taux prescrit :

• La Loi de l’impôt sur le revenu : paragraphe 227(9.2)
• Le Régime de pensions du Canada : paragraphe 21(6)
• La Loi sur l’assurance emploi : paragraphe 82(8)

Le paragraphe 231.1(2) de la Loi de l’impôt sur le revenu confère l’autorisation légale de pénétrer dans un lieu.

Le paragraphe 231(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu confère l’autorisation légale d’inspecter, de vérifier ou d’examiner les registres comptables d’un contribuable, ainsi que des documents.

Le paragraphe 231.5(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu confère l’autorisation légale de faire des copies des documents.

Le paragraphe 231.2(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu autorise les vérificateurs à envoyer un avis de demande péremptoire de renseignements (DPR) à un employeur à titre de mesure extraordinaire.

Résumé du projet, de l’initiative ou des modifications

Aperçu du programme ou de l’activité

L’Agence du revenu du Canada (ARC) et Emploi et développement social Canada (EDSC) administrent conjointement le Régime de pensions du Canada (RPC) et la Loi sur l’assurance‑emploi (LAE).

En vertu du RPC et de la LAE, l’ARC a la responsabilité de déterminer :

• si l’emploi d’un particulier ouvre droit à pension en vertu du RPC et/ou s’il est assurable en vertu de la LAE;
• le montant des gains assurables et/ou ouvrant droit à pension;
• si des cotisations au RPC et à l’assurance‑emploi (AE) doivent être payées;
• le nombre d’heures assurables d’une personne assurable;
• la durée d’un emploi, y compris les dates auxquelles l’emploi a commencé et a pris fin;
• le montant des cotisations au RPC et/ou à l’AE qui doivent être payées;
• qui est l’employeur;
• si les employeurs sont considérés comme étant des associés aux fins de la LAE;
• le montant du remboursement.

L’ARC a également la responsabilité de s’assurer que l'impôt sur le revenu et les cotisations au RPC et à l’AE sont retenus, versés et déclarés comme l’exige la loi.

Le mandat du programme de la vérification du niveau d'observation des employeurs (VNOE) consiste à maintenir l'intégrité du régime fiscal au moyen d'une combinaison d'éducation des contribuables et d'une exécution responsable en ce qui concerne :

• la déclaration des revenus d'emploi et des avantages imposables;
• la retenue et le versement des retenues à la source;
• la classification du statut des travailleurs.

Le programme est conçu de façon à promouvoir la sensibilisation des employeurs et leur compréhension des lois fiscales et de leurs obligations telles qu'elles sont prévues dans la Loi de l'impôt sur le revenu, la Loi sur la taxe d'accise, le RPC, la LAE et leurs règlements respectifs, afin d'augmenter et d'améliorer l'observation volontaire.

Le responsable de la charge de travail de l'observation des employeurs procède à une évaluation des risques afin de déterminer le risque d'inobservation des employeurs qui peuvent apparemment sembler se conformer à leurs obligations en matière de déclaration. La population visée par la VNOE comprend tous les types d'organisations et d'entités d'employeurs, par exemple les sociétés (déclarations de revenus T2), les société de personnes, les municipalités, les universités, les écoles, les hôpitaux, les sociétés de la Couronne (exonérées d’impôt en vertu de l’article 149 de la Loi de l’impôt sur le revenu, qui ne produisent habituellement pas de déclaration T2 en vertu de cette exonération fiscale); les sociétés de la Couronne visées par règlement; les services publics, les organismes de bienfaisance, les syndicats, et les autres groupes, associations et particuliers.

Le programme de la vérification du niveau d’observation des employeurs a pour objectifs de :

• repérer, au moyen de vérifications approfondies, les cas d'inobservation des employeurs liée à leurs obligations en matière de déclaration;
• s'assurer que les employeurs calculent et déclarent de façon adéquate tous les revenus d'emploi et autres formes de rémunération, telles que les avantages imposables fournis par l'employeur, y compris certains avantages imposables pour les actionnaires;
• s'assurer que les employeurs calculent, déclarent et versent comme il se doit les retenues à la source;
• s'assurer que les employeurs qualifient correctement le statut des travailleurs (employés ou indépendants) par le biais de décisions relatives au RPC ou à l'AE;
• traiter les cas d'inobservation liée aux obligations en matière de déclaration.

Les vérificateurs du niveau d'observation des employeurs (NOE) peuvent acheminer les demandes aux programmes des décisions relatives au RPC ou à l'AE afin de déterminer le statut d'emploi des travailleurs et de les qualifier correctement comme ayant un contrat de louage de services ou un contrat de service, et de s’assurer que la rémunération et les paiements appropriés sont correctement déclarés par l’employeur ou le payeur. Les vérificateurs du NOE effectuent également un examen de l’observation de la taxe sur les biens et services (TPS)/taxe de vente harmonisée (TVH) afin de s’assurer que les versements de la TPS ou de la TVH sont faits, conformément à la Loi sur la taxe d’accise. Les vérificateurs du NOE peuvent également acheminer les renvois aux programmes d’exécution de la TPS/TVH, au besoin.

Quoi de neuf

En 2018, le programme de la vérification du niveau d’observation des employeurs a lancé un projet pilote visant l’utilisation progressive d’un système existant nommé Système intégré de gestion de la vérification (INTEGRAS) afin de remplacer le Système d’information de gestion de la vérification (SIGV) dont le retrait est prévu à l’automne 2019. Une mise en œuvre intégrale d’INTEGRAS par le programme est prévue pour janvier 2019.

INTEGRAS est un système d’observation intégré qui permet de gérer la charge de travail de l’observation des employeurs du début à la fin. Il permet aux agents d’ajouter manuellement divers documents à leurs cas en les joignant et en les synchronisant, ce qui permet le stockage des documents dans un dépôt central. Il permet également de modifier les documents tout en gardant les versions électroniques précédentes.

De plus, INTEGRAS est utilisé avec Mon dossier d’entreprise afin que les employeurs puissent fournir au vérificateur de l’observation des employeurs des dossiers numériques et les réponses aux questions et aux lettres relatives à la vérification de façon sécuritaire et efficace. Cela permet de gagner du temps lors de la vérification du niveau d’observation des employeurs et fournit une méthode en ligne sécurisée aux employeurs ou à leurs représentants pour soumettre des documents et des reçus à l’ARC.

En avril 2019, la Section de l’élaboration de la charge de travail et renseignements d’entreprise (SECTRE) appuiera l’élaboration de la charge de travail de la vérification du niveau d’observation des employeurs en coordonnant les demandes de rapports d’analyse, de recherche et de tendances pour toutes les charges de travail du programme d’observation des entreprises.

La SECTRE compte sur les systèmes d’évaluation des risques et la recherche pour identifier les employeurs qui sont plus susceptibles de mal comprendre leurs obligations fiscales. La SECTRE utilise également les résultats des systèmes d’évaluation des risques pour sélectionner les dossiers pour les vérifications du niveau d’observation des employeurs. Les activités des renseignements d’entreprise sont évaluées séparément dans le cadre de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) des renseignements d’entreprise des recouvrements et de la vérification.

Portée de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Cette évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) détermine et évalue les risques d’atteinte à la vie privée en matière de renseignements personnels liés aux activités du programme de la vérification du niveau d’observation des employeurs. Les activités du programme des comptes d’employeurs, du programme de l’examen des comptes de fiducie et du programme des renseignements d’entreprise des recouvrements et de la vérification ont été évaluées selon des facteurs relatifs à la vie privée séparés. L’ÉFVP des renseignements d’entreprise évalue les renseignements liés aux solutions et services des données du programme. L'ÉFVP de ce programme reflète les résultats et les conclusions découlant des rapports et des demandes de renseignements, ainsi que la manière dont les renseignements sont utilisés.

Détermination et classement du risque

A) Type de programme ou d’activité

Observation et enquêtes réglementaires et exécution de la réglementation

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails : Les renseignements personnels sont utilisés pour examiner les registres comptables des entreprises afin de s’assurer qu’elles se conforment aux obligations en matière de production, de déclaration et de retenue et d’établir des cotisations en souffrance, le cas échéant. De plus, les renseignements sont utilisés pour examiner les comptes de retenue à la source et de TPS/TVH en ce qui concerne les avantages imposables et la bonne classification des travailleurs.

Ce programme utilise des renseignements personnels pour exécuter des évaluations de risques afin d’établir le niveau d’inobservation chez les employeurs qui semblent en état d’observation. 

B) Type de renseignements personnels en jeu et contexte

Numéro d’assurance sociale, renseignements médicaux ou financiers ou autres renseignements personnels de nature délicate ou dont le contexte est de nature délicate. Renseignements personnels de mineurs, de personnes inaptes ou de représentants agissant au nom d'un particulier. 

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails : Les renseignements personnels sont utilisés pour examiner des registres et des documents de l’entreprise, y compris les feuillets d’impôt pertinents établis à l’égard des employés. L’examen de ces registres signifie que le vérificateur aurait accès aux numéros d’assurance sociale et aux autres renseignements financiers. Cet accès est nécessaire afin de bien exécuter le mandat du programme. 

C) Partenaires de programme ou d’activité et participation du secteur privé

Organisations du secteur privé ou organisations internationales ou gouvernements étrangers

Niveau de risque pour la vie privée : 4

Détails : Ce programme comporte une équipe de la charge de travail régionale qui est responsable d’élaborer les charges de travail des régions et de relever les cas de vérification sélectionnés. L’équipe examine les autres systèmes de l’ARC comme PAYDAC, CORTAX ou TPS/TVH afin d’aider à l’élaboration de la charge de travail du programme. Le programme travaille avec la Direction de la technologie et des renseignements d’entreprise au sein de la Direction générale des recouvrements et de la vérification afin d’obtenir des données supplémentaires en lien au système sur les cas sélectionnés. Ces données peuvent être extraites du stockage de la base de données (Entrepôt de données de l’Agence – EDA) à l’aide de macros ou de rapports. En avril 2019, la Section de l’élaboration de la charge de travail et renseignements d’entreprise (SECTRE) appuiera l’élaboration de la charge de travail de la vérification du niveau d’observation des employeurs en coordonnant les demandes de rapports d’analyse, de recherche et de tendances. La SECTRE se fie aux systèmes d’évaluation du risque et sur la recherche pour déterminer quels employeurs sont le plus susceptibles de mal comprendre leurs obligations fiscales. En ce moment, le principal moyen pour les chercheurs et les analystes d’obtenir des données est de demander un accès de visionnement de l’EDA et de divers magasins de données.

Les renvois externes et internes pour les vérifications du niveau d’observation des employeurs sont envoyés aux équipes de la charge de travail régionales qui évaluent la validité du renvoi. Le programme peut partager des renseignements personnels avec d’autres programmes de l’ARC pour le recouvrement de soldes en souffrance, des activités de vérification ou pour faire rapport d’activités suspectes.

Les renseignements sur les retenues sur la paie peuvent être partagés avec Revenu Québec, selon un protocole d’entente, en vue de traiter les paiements mal crédités.

Les copies papier contenant des renseignements personnels sont entreposées par un tiers dans le secteur privé.

D) Durée du programme ou de l’activité :

Il s’agit d’un programme à long terme. 

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails : Ce programme n’a pas de date de fin. 

E) Population du programme

Le programme touche certains particuliers à des fins administratives externes.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails : Le public cible du programme de la vérification du niveau d’observation des employeurs comprend tous les établissements d’employeurs, y compris les sociétés (déclarations de revenus T2), les sociétés de personnes, les municipalités, les entreprises de services publics, les écoles, les hôpitaux, les sociétés de la Couronne, les sociétés de la Couronne visées par règlement, les organismes de bienfaisance, les syndicats, les autres groupes, les associations et les particuliers.

F) Technologie et vie privée

Est-ce que le programme (nouveau ou modifié) ou l’activité (nouvelle ou modifiée) demande la mise en place d’un nouveau système électronique, d’un logiciel ou d’une nouvelle application (comme un collecticiel ou logiciel de groupe) pour appuyer le programme ou l’activité dans la création, la collecte ou la manipulation de renseignements personnels?

Risque pour la vie privée : Oui

Détails : Le Système intégré de gestion de la vérification (INTEGRAS) a été mis en œuvre dans le cadre du programme de la vérification du niveau d’observation des employeurs pour remplacer le système d’information de gestion de la vérification (SIGV) dont le retrait est prévu à l'automne 2019.

INTEGRAS est un système d’observation intégré qui permet de gérer la charge de travail de l’observation des employeurs du début à la fin. Il permet aux agents d’ajouter manuellement divers documents à leurs cas en les joignant et en les synchronisant, ce qui permet le stockage des documents dans un dépôt central. Il permet également de modifier les documents tout en gardant les versions électroniques précédentes.

De plus, INTEGRAS est utilisé avec Mon dossier d’entreprise afin que les employeurs puissent fournir au vérificateur de l’observation des employeurs des dossiers numériques et les réponses aux questions et aux lettres relatives à la vérification de façon sécuritaire et efficace. Cela permet de gagner du temps lors de la vérification du niveau d’observation des employeurs et fournit une méthode en ligne sécurisée pour les employeurs ou à leurs représentants pour soumettre des documents et des reçus à l’ARC.

La Section de l’élaboration de la charge de travail et renseignements d’entreprise (SECTRE), en collaboration avec la Division des renseignements d’entreprise, de la recherche et des analyses (DRERA) de la Direction de la technologie et des renseignements d’entreprise, élabore une solution de libre-service en matière de renseignements d’entreprise, pour permettre au programme de la vérification du niveau d’observation des employeurs d’effectuer davantage d’analyse de tendances à l’aide de données historiques et d’autres variables extraites directement de l’Entrepôt de données de l’Agence.

La SECTRE envoie actuellement de multiples demandes de renseignements à la DRERA qui extrait ensuite les données et les envoie à la SECTRE. Les demandes de renseignements doivent souvent être modifiées en raison de la complexité des activités analysées ou du type de recherche menée. À l'aide d'un logiciel analytique s’appuyant sur Cognos, les données peuvent être obtenues directement d’une liste d’éléments prédéterminée de manière plus rapide, rendant l’utilisation des ressources plus économique pour le programme et les équipes de la DRERA. Les données seront stockées de la même manière qu’elles le sont maintenant sur les lecteurs partagés sécurisés, avec un accès limité pour les employés.

L'activité ou le programme (nouveau ou modifié) requiert-il une modification des anciens systèmes et services de la TI?

Risque pour la vie privée : Non

L'activité ou le programme (nouveau ou modifié) comprend la mise en œuvre d’une ou de plusieurs des technologies suivantes : 

Méthode d’identification améliorée

Cela comprend la technologie biométrique (comme la reconnaissance de visage, l’analyse de la démarche, la lecture de l’iris, l’analyse des empreintes digitales, l’empreinte vocale, l’identification par radiofréquence), ainsi que la technologie « E-ZPass », les nouvelles cartes d’identité, y compris les cartes à bande magnétique, les « cartes intelligentes » qui qui sont dotées d’une antenne ou d’une plage de contact reliée à un microprocesseur et à une puce de mémoire ou à une puce de mémoire dotée d’une logique non programmable. 

Risque pour la vie privée : Non

Détails : S.O.

Utilisation de la surveillance

Cela comprend les technologies de surveillance telles que les dispositifs d’enregistrement audio ou vidéo, l’imagerie thermique, les dispositifs de reconnaissance, l’IRF, la surveillance clandestine et l’interception, la surveillance assistée par ordinateur, y compris les pistes de vérification, la surveillance par satellite, entre autres.

Risque pour la vie privée : Non

Détails : S.O.

Utilisation de l’analyse automatisée des renseignements personnels, du rapprochement des renseignements personnels et des techniques de découverte des connaissances

Afin de respecter la Directive sur l’ÉFVP, les institutions fédérales doivent déterminer les activités qui consistent à utiliser une technologie automatisée pour analyser, créer, comparer, déterminer ou extraire des éléments des renseignements personnels. De telles activités comprendraient le rapprochement de renseignements personnels, le couplage de dossiers, l’exploration et la comparaison de renseignements personnels, la découverte de connaissances, de même que le filtrage ou l’analyse de renseignements personnels. Ce genre d’activités consiste à recourir à une certaine forme d’intelligence artificielle et/ou d’apprentissage automatique pour découvrir des connaissances (renseignements), des tendances ou des modèles ou pour prédire des comportements.

Risque pour la vie privée : Oui

Détails : Le Système de mesure de l’observation, de l’établissement des profils et des cotisations (COMPASS) est un logiciel sous licence utilisé pour faciliter l’analyse du risque et élaborer la charge de travail des vérificateurs. Le système appuie les gestionnaires de programmes dans l’élaboration de stratégies d’observation en leur permettant d’analyser les risques liés aux recettes par diverses répartitions statistiques et démographiques, y compris des données sectorielles et géographiques. Il permet au personnel de la charge de travail d’améliorer le ciblage au niveau des bureaux des services fiscaux (BSF) et de faciliter la détection et l’estimation de l’inobservation et des tendances connexes.

L’application COMPAS compte maintenant cinq secteurs d’activité : T1, T2, TPS, T1 international et employeur/PAYDAC. Quatre de ces secteurs d’activité comprennent trois options d’analyse et de sélection de la charge de travail : analyse de la population; entrée directe et requête ad hoc. COMPAS permet aux vérificateurs, au personnel de l’élaboration de la charge de travail, aux chefs d’équipe et aux gestionnaires d’analyser les données selon une variété de critères à différents niveaux de détail tout en fournissant une analyse globale du risque. Il offre également aux usagers la capacité d’examiner les détails derrière les données. Bien que Compas puisse à un niveau offrir une analyse rapide du risque d’un contribuable, il a également la capacité d’effectuer une analyse du risque très sophistiquée décelant les situations compliquées en accédant à une source partagée de données intégrées.

La Section de l’élaboration de la charge de travail et renseignements d’entreprise appuie l’élaboration de la charge de travail en coordonnant les demandes de rapports d’analyse, de recherche et de tendances (obtenus des de la Division des renseignements d’entreprise, de la recherche et des analyses) pour toutes les charges de travail du programme d’observation des entreprises.

Les données obtenues de l’Entrepôt de données de l’Agence et de divers magasins de données sont utilisées pour analyser et expliquer l’état actuel du rendement du programme de la vérification du niveau d’observation des employeurs, prédire les comportements des clients, mesurer les résultats découlant de la mise en œuvre de recommandations et formuler de nouvelles recommandations pour des modifications aux systèmes ou des changements aux stratégies, aux circuits de travail ou aux procédures de l’observation des employeurs.

G) Transmission des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont transmis à l’aide de technologies sans fil.

Niveau de risque pour la vie privée : 4

Détails : Les vérificateurs du niveau d'observation des employeurs utilisent un ordinateur portatif muni d'un contrôle d'accès et peut-être aussi une clé USB chiffrée lorsqu’ils sont à l’emplacement d’un employeur.

L'accès au réseau de l'Agence à partir d'emplacements distants doit être effectué avec un chiffrement complet de disque et une connexion à distance sécurisée. La Direction générale de l’informatique a élaboré une plateforme de télécommunication à l’échelle de l’entreprise qui offre aux utilisateurs un accès sécurisé au réseau.

H) Risque possible pour le particulier ou l’employé

Détails : Si des renseignements personnels sont compromis, cela pourrait entraîner un préjudice financier et mettre le particulier ou l'employé concerné dans l’embarras. De plus, le particulier ou l’employé touché pourrait devenir une victime de vol d’identité, et ses renseignements peuvent être utilisés à son insu ou sans son consentement.