Vérification du niveau d’observation des employeurs

Résumé de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) - Direction de l’observation des entreprises, Direction générale des recouvrements et de la vérification

Aperçu et amorce d’une ÉFVP

Institution fédérale

Agence du revenu du Canada

Fonctionnaire responsable de l’ÉFVP

Michael Snaauw
Sous-commissaire
Direction générale des recouvrements et de la vérification

Responsable de l’institution fédérale ou délégué aux fins de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Marie-Claude Juneau
Coordonnatrice de l’AIPRP

Nom du programme ou de l’activité de l’institution fédérale

Observation en matière de déclarations

Résumé du projet, de l’initiative, des modifications:

L’Agence du revenu du Canada (ARC) et Emploi et développement social Canada (EDSC) administrent conjointement le Régime de pensions du Canada (RPC) et la Loi sur l’assuranceemploi (LAE).

En vertu du RPC et de la LAE, l’ARC a la responsabilité de déterminer : 

•  si l’emploi d’un particulier ouvre droit à pension en vertu du RPC et/ou s’il est assurable en vertu de la LAE;
•  le montant des gains assurables et/ou ouvrant droit à pension;
•  si des cotisations au RPC et à l’assuranceemploi (AE) doivent être payées;
•  le nombre d’heures assurables d’une personne assurable;
•  la durée d’un emploi, y compris les dates auxquelles l’emploi a commencé et a pris fin;
•  le montant des cotisations au RPC et/ou à l’AE qui doivent être payées;
•  qui est l’employeur;
•  si les employeurs sont considérés comme étant des associés aux fins de la LAE;
•  le montant du remboursement.

L’ARC a également la responsabilité de s’assurer que les cotisations au RPC et à l’AE sont retenues, versées et déclarées comme l’exige la loi.

La vérification du niveau d’observation de l’employeur (NOE) est un examen exhaustif des registres comptables des employeurs visant à garantir la déclaration exacte du revenu d’emploi et des avantages imposables, la qualification appropriée des travailleurs, et le calcul, la déclaration et le versement adéquats des déductions à la source liées.

Les vérificateurs du NOE peuvent acheminer les demandes aux Décisions RPC/AE afin de déterminer le statut des travailleurs afin de les qualifier correctement comme ayant un contrat de louage de services ou un contrat de service et de s’assurer que la rémunération et les paiements appropriés sont correctement déclarés par l’employeur/payeur. Les vérificateurs du NOE effectuent également un examen de l’observation de la taxe sur les biens et services (TPS) ou de la taxe de vente harmonisée (TVH) afin de s’assurer que les versements de la TPS ou de la TVH sont faits, conformément à la Loi sur la taxe d’accise (LTA). Les vérificateurs du NOE peuvent également acheminer les renvois aux programmes d’exécution de la TPS/TVH, au besoin.

La portée de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

La portée de cette EFVP est la vérification par l’ARC des registres comptables des employeurs pour s’assurer que le revenu d’emploi, les avantages imposables et certains avantages imposables aux actionnaires sont déclarés de manière appropriée, que les retenues et les versements des déductions à la source ou sur la paie sont effectués ainsi que la qualification des travailleurs est adéquate.

Description de la catégorie de document et du fichier de renseignements personnels

Catégories de documents spécifiques à l’institution ou ordinaire :
Observation par les employeurs des dispositions en matière de TPS/TVH et d'autres prélèvements (CRA CVB 188)

Description des FRP spécifiques à l’institution ou ordinaire :
Observation des comptes de fiducie (CRA PPU 120)

Autorisation légale pour le programme ou l’activité

L’article 231.1 de la Loi de l’impôt sur le revenu; l’article 288 de la Loi sur la taxe d’accise; l’article 88 de la Loi sur l’assurance-emploi et l’article 25 du Régime de pensions du Canada confèrent l’autorisation légale d’examiner les livres et registres des entreprises, y compris les comptes de retenues à la source.

Les articles 152 et 227 de la Loi de l’impôt sur le revenu; l’article 296 de la Loi sur la taxe d’accise; l’article 85 de la Loi sur l’assurance-emploi et l’article 22 du Régime de pensions du Canada confèrent l’autorisation légale d’établir des cotisations en souffrance, le cas échéant.

Le paragraphe 231.1(2) de la LIR confère l’autorisation légale de pénétrer dans un lieu.

Le paragraphe 231(1) de la LIR confère l’autorisation légale d’inspecter, de vérifier ou d’examiner les livres et registres d’un contribuable, ainsi que des documents.

Le paragraphe 231.5(1) de la LIR confère l’autorisation légale de faire des copies des documents.

Le paragraphe 231.2(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu autorise les vérificateurs à envoyer un avis de demande péremptoire de renseignements (DPR) à un employeur à titre de mesure extraordinaire.

Détermination et classement du risque

A) Type de programme ou d’activité

Observation et enquêtes réglementaires et exécution de la réglementation

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails: Les renseignements personnels sont utilisés pour examiner les livres et registres des entreprises afin de s’assurer qu’elles se conforment aux exigences en matière de production, de déclaration et de retenue et d’établir des cotisations en souffrance, le cas échéant. De plus, les renseignements sont utilisés pour examiner les comptes de retenue à la source et de TPS/TVH en ce qui concerne les avantages imposables et la bonne classification des travailleurs.

Ce programme utilise des renseignements personnels pour exécuter des évaluations de risques afin d’établir le niveau d’inobservation chez les employeurs qui semblent en état d’observation.

B) Type de renseignements personnels en jeu et contexte

Le numéro d’assurance sociale, les renseignements médicaux et financiers ou d’autres renseignements personnels de nature délicate et/ou encore le contexte de ceux-ci sont de nature délicate. Les renseignements personnels sur les mineurs, les personnes incapables ou un représentant agissant au nom du particulier concerné.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails: Les renseignements personnels sont utilisés pour examiner des livres et des documents de l’entreprise, y compris les feuillets d’impôt pertinents établis à l’égard des employés. L’examen de ces registres signifie que le vérificateur aurait accès aux numéros d’assurance sociale et aux autres renseignements financiers. Cet accès est nécessaire afin de bien exécuter le mandat du programme.

C) Partenaires de programme ou d’activité et participation du secteur privé

Avec d’autres gouvernements, ou une combinaison des gouvernements fédéraux et provinciaux et/ou des administrations municipales.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails: Ce programme comporte une équipe de la charge de travail régionale qui est responsable d’élaborer les charges de travail des régions et de relever les cas de vérification sélectionnés. L’équipe examine les autres systèmes de l’ARC comme PAYDAC, CORTAX, ou TPS/TVH afin d’aider à l’élaboration de la charge de travail du programme. Le programme travaille avec la Direction de la technologie et des renseignements d’entreprise au sein de la Direction générale des recouvrements et de la vérification afin d’obtenir des données supplémentaires en lien au système sur les cas sélectionnés. 

Les renvois externes et internes pour les vérifications du niveau d’observation des employeurs (VNOE) sont envoyés aux équipes de la charge de travail régionales qui évaluent la validité du renvoi; si celui-ci est approuvé, le dossier est sélectionné et entré dans le Système d’information de gestion de la vérification (SIGV) dans le cadre du programme de la charge de travail.

Le programme peut partager des renseignements personnels avec d’autres programmes de l’ARC pour le recouvrement de soldes en souffrance, des activités de vérification ou pour faire rapport d’activités suspectes.

Les copies papier contenant des renseignements personnels sont entreposées par un tiers dans le secteur privé.

D) Durée du programme ou de l’activité

Programme à long terme

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails: Aucune date de fin n’est prévue pour ce programme.

E) Population du programme

Le programme touche certains particuliers aux fins administratives externes.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails: Le public cible de la Vérification du niveau d’observation des employeurs comprend tous les établissements d’employeurs comme : les sociétés (déclarations de revenus T2); société de personnes; les municipalités, les entreprises de services publics, les écoles, les hôpitaux (MUEH); les sociétés de la Couronne (exonérées en vertu de l’article 149 de la Loi de l’impôt sur le revenu, qui peuvent produire une T3010 Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés, mais qui ne produisent habituellement pas de déclaration T2 à l’appui de cette exonération fiscale); les sociétés de la Couronne visées par règlement; les œuvres de bienfaisance; les syndicats; les autres groupes, associations et particuliers.

F) Technologie et vie privée

L’activité ou le programme (nouveau ou modifié) comporte-t-il la mise en œuvre d’un nouveau système électronique, d’un logiciel ou d’un programme d’application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe) qui est utilisé pour soutenir le programme ou l’activité eu égard à la création, la collecte ou la manipulation de renseignements personnels?

Risque pour la vie privée : Non

Le programme, nouveau ou modifié, ou l’activité est-il une modification des anciens systèmes et services de la TI?

Risque pour la vie privée : Non

Le programme, nouveau ou modifié, ou l’activité comprend la mise en œuvre d’une ou de plusieurs des technologies suivantes :

Méthode d’identification améliorée – cela comprend la technologie biométrique (c.-à-d. la reconnaissance de visage, l’analyse de la démarche, la lecture de l’iris, l’analyse des empreintes digitales, l’empreinte vocale, l’identification par radiofréquence (IRF), etc.) ainsi que la technologie « E-ZPass », les nouvelles cartes d’identité, y compris les cartes à bande magnétique, les « cartes intelligentes » (c.-à-d. des cartes d’identité dans lesquelles on a intégré une antenne ou une plage de contact qui est reliée à un microprocesseur et à une puce de mémoire ou une seulement à une puce de mémoire dotée d’une logique non programmable).

Risque pour la vie privée : Non

Détails: S.O.

Utilisation de la surveillance – cela comprend les technologies de surveillance telles que les dispositifs d’enregistrement audio ou vidéo, l’imagerie thermique, les dispositifs de reconnaissance, l’IRF, la surveillance clandestine et l’interception, la surveillance assistée par ordinateur, y compris les pistes de vérification, la surveillance par satellite, entre autres.

Risque pour la vie privée : Non

Détails: Les programmes ne concernent pas le recours à la surveillance des particuliers associés à l’obligation d’effectuer une retenue à la source, de versement, de déclaration et de production relativement aux retenues à la source.

Toutefois, afin d’appuyer les exigences particulières des lois et des règlements, comme l’article 241 de la Loi de l’impôt sur le revenu, les lois sur l’accès à l’information et protection des renseignements personnels, tout accès aux renseignements d’identification des contribuables (création, consultation, modification, suppression) sera enregistré et surveillé au moyen du Système national de pistes de vérification (SNPV) afin de prévenir, de détecter et de dissuader l’accès non autorisé aux renseignements confidentiels. Cela permet à l’Agence de surveiller de manière proactive les accès et de cerner les activités irrégulières et/ou les abus de système.

Les renseignements sont utilisés pour confirmer que seul un utilisateur autorisé accède aux renseignements personnels et pour s’assurer que l’accès peut être lié à des particuliers précis à l’appui de l’enquête d’une utilisation malveillante soupçonnée ou alléguée. Ces renseignements sont déjà décrits dans le Fichier de renseignements personnels ordinaire : Journaux de contrôle des réseaux électroniques PSU 905.

Utilisation de l’analyse automatisée des renseignements personnels, du rapprochement des renseignements personnels et des techniques de découverte des connaissances – pour l’application de la Directive sur l’ÉFVP, les institutions fédérales doivent déterminer les activités qui consistent à utiliser une technologie automatisée pour analyser, créer, comparer, déterminer ou extraire des éléments des renseignements personnels. De telles activités comprendraient le rapprochement de renseignements personnels, le couplage de dossiers, l’exploration et la comparaison de renseignements personnels, la découverte de connaissances, de même que le filtrage ou l’analyse de renseignements personnels. Ce genre d’activités consiste à recourir à une certaine forme d’intelligence artificielle et/ou d’apprentissage automatique pour découvrir des connaissances (renseignements), des tendances ou des modèles ou pour prédire des comportements.

Risque pour la vie privée : Oui

Détails: Le Système de mesure de l’observation, de l’établissement des profils et des cotisations (COMPASS) est un logiciel sous licence utilisé pour faciliter l’analyse du risque et élaborer la charge de travail des vérificateurs. Le système appuie les gestionnaires de programmes dans l’élaboration de stratégies d’observation en leur permettant d’analyser les risques liés aux recettes par diverses répartitions statistiques et démographiques, y compris des données sectorielles et géographiques. Il permet au personnel de la charge de travail d’améliorer le ciblage au niveau des bureaux des services fiscaux (BSF) et de faciliter la détection et l’estimation de l’inobservation et des tendances connexes.

L’application COMPAS compte maintenant cinq secteurs d’activité : T1, T2, TPS, T1 International et Employeur/PAYDAC. Quatre de ces secteurs d’activité comprennent trois options d’analyse et de sélection de la charge de travail : analyse de la population; entrée directe et requête Ad-Hoc. COMPAS permet aux vérificateurs, au personnel de l’élaboration de la charge de travail, aux chefs d’équipe et aux gestionnaires d’analyser les données selon une variété de critères à différents niveaux de détail tout en fournissant une analyse globale du risque. Il offre également aux usagers la capacité d’examiner les détails derrière les données. Bien que Compas puisse à un niveau offrir une analyse rapide du risque d’un contribuable, il a également la capacité d’effectuer une analyse du risque très sophistiquée décelant les situations compliquées en accédant à une source partagée de données intégrées.

G) Transmission des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont transmis à l’aide de technologies sans fil.

Niveau de risque pour la vie privée : 4

Détails: Vérificateurs du niveau d’observation des employeurs utilisent un ordinateur portatif et peut-être une clé bus série universel (USB) lorsqu’ils sont sur place à l’emplacement d’un employeur. L’utilisation d’ordinateurs portatifs respecte la Politique sur la sécurité de l’environnement informatique, avec chiffrement et contrôle d’accès.

L’accès au réseau de l’Agence à partir d’un emplacement éloigné doit être effectué à l’aide de la solution approuvée de la Direction générale de l’informatique (DGI) – Accès à distance sécurisé (ADS) – ou d’une méthode appuyée par l’Évaluation de la menace et des risques (EMR) appuyée par la Direction de la sécurité et des affaires internes (DSAI) et la Division de la sécurité et de la continuité des TI de la DGI.

H) Risque possible pour le particulier ou l’employé

Détails : Si des renseignements personnels sont compromis, cela pourrait entraîner un préjudice financier et un embarras pour le particulier ou employé concerné. De plus, le particulier ou l’employé touché pourrait devenir une victime de vol d’identité, et ses renseignements peuvent être utilisés à son insu ou sans son consentement.

I) Risque possible pour l’institution

Détails : Si ces renseignements devaient être accidentellement ou délibérément divulgués ou compromis, cela pourrait vraisemblablement causer un embarras pour l’ARC, une perte de crédibilité et une baisse de la confiance du public.