Sommaire de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée - dépôt des indices

Introduction

Ce document résume l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) du dépôt des indices (DI) préparée pour la Direction de la recherche, des risques et de la gestion des activités (DRRGA) de l’Agence du revenu du Canada (ARC). L’objectif de cette EFVP est de schématiser la circulation des données du modèle opérationnel et des renseignements personnels (RP), de déterminer les enjeux liés aux facteurs relatifs à la vie privée et d’offrir des stratégies afin d’atténuer les risques relevés en ce qui concerne la collecte, l’utilisation, la conservation et la divulgation possible des RP. Pour obtenir une description détaillée des renseignements personnels pertinents à ce programme, veuillez consulter le numéro PPU 095 du ficher de renseignements personnels Détections et enquêtes - ARC dans Info Source au www.infosource.gc.ca.

Description

Le DI est un système national centralisé pour le traitement des indices internes et externes concernant les particuliers qui pourraient contrevenir à la Loi de l’impôt sur le revenu ou à la Loi sur la taxe d’accise. Le DI permet à tous les bureaux des services fiscaux (BSF) de créer, d’examiner et de contrôler les indices internes et externes et de faire le suivi de mesures qui découlent d’indices internes et externes. Les renseignements personnels sont conservés dans le DI.

Ce système servira à la Direction générale des programmes d’observation (DGPO) de l’ARC, notamment à la Direction de l’exécution et des divulgations (Programme des indices provenant de dénonciateurs et Programme spécial d’exécution); aux utilisateurs de l’ARC qui ne proviennent pas de la DGPO et au public (afin de soumettre des indices, mais non d’accéder aux renseignements personnels du dépôt). Le but est de rendre l’application disponible selon les rôles des utilisateurs.

Les groupes d’utilisateurs auront des « rôles » clairement définis régis par une série de règles administratives.

Avant le dépôt des indices, l’Agence du revenu du Canada acceptait déjà des indices provenant de particuliers concernant des entreprises ou des particuliers potentiellement contrevenants. Toutefois, le projet du DI centralise les renseignements concernant les indices et ajoute la capacité de soumettre un indice par un portail Internet.

Le programme n’a pas pour but de recueillir des renseignements en plus de ceux qu’on recueillait déjà; aucune nouvelle utilisation ou divulgation des renseignements n’est envisagée actuellement.

L’avantage de la fusion des bases de données du point de vue de l’ARC est que l’Agence sera davantage en mesure d’élaborer des renseignements d’entreprise concernant les circuits de travail liés à l’exécution des indices. Le logiciel fondé sur Java est incapable de permettre la production de rapports dans l’interface de ses utilisateurs. Les renseignements doivent être transférés dans un outil de rapport Cognos pour l’établissement de rapports. Après avoir effectué une recherche initiale concernant la protection des renseignements personnels, l’équipe d’élaboration du DI n’a permis que la capacité d’extraire des données concernant les éléments de travail afin de regrouper et gérer la charge de travail. Il n’y a aucune capacité de créer des rapports qui comprennent des renseignements sur des particuliers identifiables.

En plus des restrictions concernant la production de rapports, les utilisateurs internes du logiciel ne peuvent pas « imprimer » facilement les renseignements de la base de données. Bien qu’ils soient capables d’utiliser la fonction « imprimé d’écran » du système d’exploitation de Microsoft Windows, l’impression d’une nature plus générale a été désactivée dans le logiciel.

Conclusions de l’EFVP

Le plan d’action ci-dessous pour l’atténuation du risque des facteurs relatifs à la vie privée de l’ARC résume les risques relatifs à la vie privée au moyen d’un processus d’EFVP de même que des propositions de recommandations et de stratégies d’atténuation.

Il y a quelques secteurs où le DI pourrait améliorer l’observation des facteurs relatifs à la vie privée :

1) La page Web qui sera mise à la disposition des dénonciateurs afin de fournir des renseignements concernant leur indice doit être mise à jour afin de prévoir un avis de confidentialité exact. De plus, un scénario devrait être fourni à tous les employés des BSF afin qu’ils puissent donner des avis verbaux qui respectent les normes du SCT au moment de la collecte de renseignements.

• L’ébauche d’un avis de confidentialité a été rédigée depuis et sera mise à la disposition des dénonciateurs.

2) Le Fichier des renseignements personnels (FRP) publié dans Info Source devrait être mis à jour afin de tenir compte de la collecte de renseignements personnels de dénonciateurs/particuliers associés. On devrait envisager de mettre à jour la description initiale dans le FRP afin de tenir compte de l’autorité juridique de la collecte. Bien que ce ne soit pas obligatoire dans la législation, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) demande que ce FRP nouveau/mis à jour comprenne ces renseignements.

• Le FRP a été mis à jour et envoyé au SCT et il est inclus dans Info Source.

En résumé, l’application logicielle du dépôt des indices a suivi une approche/lignes directrices strictes, tel qu’il est dicté par la Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. L’ARC s’est fermement engagée à protéger les renseignements personnels contenus dans ses bases de données.