Résumé de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) – Allocations spéciales pour enfants (ASE)

Direction des programmes de prestations, Direction générale de cotisation, de prestation et de service

Aperçu et lancement d’une EFVP

Institution fédérale

Agence du revenu du Canada

Fonctionnaire responsable de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Frank Vermaeten

Sous-commissaire
Direction générale de cotisation, de prestation et de service

Responsable de l’institution fédérale ou délégué aux fins de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Marie-Claude Juneau

Coordonnatrice de l’AIPRP

Nom du programme ou de l’activité de l’institution fédérale

Activité et sous-activité de programme de l’institution
Allocation spéciale pour enfants

Résumé du projet, de l’initiative, des modifications :

Allocation spéciale pour enfants (ASP)

L’ASE constitue un paiement mensuel libre d’impôt pour un enfant qui :

• est âgé de moins de 18 ans;
• réside physiquement au Canada;
• est à la charge d’un organisme inscrit.

Par « organisme », l’Agence du revenu du Canada (ARC) entend l’une ou l’autre des entités suivantes :

• un ministère fédéral, provincial ou territorial, un organisme nommé par une province ou un territoire pour appliquer une loi provinciale ou territoriale visant la protection et le soin des enfants, un foyer nourricier collectif;
• un établissement autorisé par une province ou un territoire à avoir la garde et le soin d’enfants, ou qui est agréé à cette fin.

Un enfant est considéré comme pris en charge par un organisme (ministère, organisme ou institution fédéral ou provincial autorisé par une province ou un territoire à avoir la garde d’enfants ou à être chargé d’en prendre soin) si, à la fin du mois, l’enfant dépend de cet organisme dans une mesure plus importante par rapport à tout autre organisme ou particulier, en ce qui a trait aux soins, à l’entretien, à l’éducation, à la scolarisation et au perfectionnement.

Le versement mensuel des ASE correspond au versement maximal de la prestation fiscale canadienne pour enfants (PFCE), en plus du supplément de la prestation nationale pour enfants (SPNE), de la prestation pour enfants handicapés (PEH) et de la prestation universelle pour la garde d’enfants (PUGE), s’il y a lieu.

Pour avoir le droit de recevoir l’ASE, l’organisme doit d’abord s’inscrire auprès de l’ARC et obtenir un numéro d’entreprise pour un compte inscrit. Le processus de création et d’administration du numéro d’entreprise n’entre pas dans la portée de cette EFVP. L’organisme inscrit doit ensuite présenter une demande au moyen du formulaire RC64, Allocations spéciales pour enfants, pour chaque enfant qu’il a sa charge.

Les demandes doivent être transmises par voie électronique au moyen du protocole de transfert de fichier, une application Web sécurisée, ou sur papier.

Portée de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

La portée de cette évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est l’administration de l’allocation spéciale pour enfants, y compris les activités d’observation à des fins d’exécution comme la détection de la fraude ou la réalisation d’enquêtes d’abus éventuels au sein du programme de prestation.

Certaines activités d’observation, telles que les vérifications et les enquêtes criminelles, sont des programmes distincts et elles ne sont pas incluses. De plus, le processus de demande pour déterminer l’admissibilité d’un enfant au crédit d’impôt pour personnes handicapées n’est pas compris dans cette EFVP.

Le calcul, l’exécution et l’administration des prestations canadiennes pour enfants, sans exclure la PFCE, le SPNE, la PEH et la PUGE, et des crédits pour la taxe sur les produits et services ne sont pas compris dans cette EFVP.

Les programmes et les initiatives qui sont consacrés aux prestations et aux crédits pour enfants changent constamment. Par conséquent, lorsqu’une nouvelle initiative ou un changement à une prestation existante sera annoncé, cette EFVP sera examinée et mise à jour en conséquence.

Description de la catégorie de document et du fichier de renseignements personnels

Catégorie de document spécifique à l’institution ou ordinaire : Ne s’applique pas

Fichier de renseignements personnels spécifique à l’institution ou ordinaire :
Allocations spéciales pour enfants  ARC PPU 620

Autorisation légale pour le programme ou l’activité

L’autorisation légale pour le programme des allocations spéciales pour enfants (ASE) est régie par la Loi sur les allocations spéciales pour enfants et le Règlement sur les allocations spéciales pour enfants.

Les renseignements sont recueillis en vertu de l’alinéa 4(1)a) de la Loi sur les allocations spéciales pour enfants, et les éléments de données spécifiques sont énumérés dans le paragraphe 3(1) du Règlement sur les allocations spéciales pour enfants.

Le paragraphe 10(2) de la Loi sur les allocations spéciales pour enfants prévoit que les renseignements relatifs aux ASE peuvent être utilisés pour l’administration et l’application de la Loi de l’impôt sur le revenu.

L’article 11 de la Loi sur les allocations spéciales pour enfants donne à l’ARC l’autorisation de conclure un accord avec une province pour la communication des renseignements et l’article 7 du Règlement sur les allocations spéciales pour enfants énumère les conditions relatives à la communication de ces renseignements. L’article 61 de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada permet à l’ARC de conclure des ententes avec d’autres gouvernements fédéraux, provinciaux et territoriaux aux fins de l’exercice d’une activité ou d’un programme administré par l’ARC.

Détermination et classement du risque

1) Type de programme ou d’activité

Administration des programmes

Niveau de risque pour la vie privée : 2

Détails : Les renseignements personnels sont utilisés à des fins d’identification, de détermination et de versement des prestations et des crédits. Les renseignements peuvent également être utilisés pour valider les prestations et établir si l’organisme a sciemment participé ou fait une fausse déclaration ou une omission.

Les conséquences peuvent être des examens qui sont susceptibles d’entraîner l’arrêt ou la récupération des prestations, et possiblement des amendes administratives selon l’article 163(2) de la Loi de l’impôt sur le revenu.

Dans certains cas, les renseignements obtenus lors d’un examen de validation ou d’observation peuvent être utilisés pour renvoyer l’affaire au Programme d’enquêtes criminelles de l’ARC aux fins d’une enquête approfondie et de poursuite criminelle selon l’article 238 ou 239 de la Loi de l’impôt sur le revenu.  

2) Type de renseignements personnels et contexte

Le numéro d’assurance sociale, les renseignements médicaux ou financiers, ou d’autres renseignements personnels de nature délicate ou encore le contexte de ceux-ci sont de nature délicate. Par exemple, il peut s’agir de renseignements personnels d’un mineur, d’une personne inapte ou d’un représentant agissant au nom du particulier concerné.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails : Les renseignements personnels sur les mineurs sont recueillis et utilisés pour identifier les personnes à charge (mineurs) et administrer les paiements d’ASE. Ces renseignements peuvent comprendre le nom actuel et précédent, le numéro d’identification de l’enfant, le lieu de naissance, la date de naissance et le sexe.

Des renseignements sont également recueillis sur les aidants précédents, y compris le nom, l’adresse et le numéro d’entreprise ou le NAS, s’il y a lieu.

3) Partenaires de programme ou d’activité et participation du secteur privé

Avec d’autres institutions fédérales.

Niveau de risque pour la vie privée : 2

Détails : Le programme comprend l’administration de programmes de prestations pour les organismes inscrits qui ont des mineurs à leur charge. Les renseignements regroupés sont communiqués par l’ARC à Services publics et Approvisionnement Canada pour le versement des paiements.

L’ARC fournit des renseignements sur les enfants pris en charge à Emploi et Développement social Canada, à l’appui du Programme canadien pour l’épargne-études et du Bon d’études canadien.
Les renseignements sont également utilisés à l’interne par l’ARC pour l’administration des comptes de prestations et le recouvrement de soldes en souffrance, les activités de vérification, les appels, la collecte de données statistiques et les réponses aux demandes de renseignements des centres d’appels.

Les copies papier qui contiennent des renseignements personnels sont stockées par un tiers du secteur privé.

4) Durée du programme ou de l’activité

 Programme à long terme

Niveau de risque pour la vie privée : 3 variés

Détails : L’ASE est un programme à long terme dont la date d’achèvement n’est pas établie.

5) Population du programme

Le programme touche certains particuliers à des fins administratives externes.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails : Le programme vise certains particuliers âgés de moins de 18 ans qui sont à la charge d’un organisme inscrit.

6) Technologie et vie privée

L’activité ou le programme (nouveau ou modifié) comporte-t-il la mise en œuvre d’un nouveau système électronique, d’un logiciel ou d’un programme d’application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe) qui est utilisé pour soutenir le programme ou l’activité relativement à la création, la collecte ou la manipulation de renseignements personnels?

Risque pour la vie privée : Non

L’activité ou le programme (nouveau ou modifié) est-il une modification des anciens systèmes et services de la TI?

Risque pour la vie privée : Non

L’activité ou le programme (nouveau ou modifié) comprend la mise en œuvre d’une ou de plusieurs des technologies suivantes :

Méthode d’identification améliorée – cela comprend la technologie biométrique (c.-à-d. la reconnaissance de visage, l’analyse de la démarche, la lecture de l’iris, l’analyse des empreintes digitales, l’empreinte vocale, l’identification par radiofréquence (IRF), entre autres) ainsi que la technologie « E-ZPass », les nouvelles cartes d’identité, y compris les cartes à bande magnétique, les cartes intelligentes (c.-à-d. des cartes d’identité dans lesquelles on a intégré une antenne ou une plage de contact reliée à un microprocesseur et à une puce de mémoire ou seulement une puce de mémoire dotée d’une logique non programmable).

Risque pour la vie privée : Non

Détails : xxx

Utilisation de la surveillance – cela comprend les technologies de surveillance telles que les dispositifs d’enregistrement audio ou vidéo, l’imagerie thermique, les dispositifs de reconnaissance, l’identification par radiofréquence, la surveillance clandestine et l’interception, la surveillance assistée par ordinateur, y compris les pistes de vérification, la surveillance par satellite, entre autres.

Risque pour la vie privée : Non

Détails : Le programme ne comprend pas l’utilisation de la surveillance des personnes associées à l’ASE.

Toutefois, dans le cadre du programme de sécurité de l’ARC, les employés qui auront accès à des renseignements personnels seront surveillés par le système de pistes de vérification en direct. Ce système enregistre des renseignements, tels que l’ID de connexion, la date et l’heure de connexion, la fermeture de session, le lieu où se trouve l’utilisateur, l’identité du terminal, le nom et l’ID du client dont on a accédé au dossier, y compris les révisions et les modifications apportées lors des sessions des utilisateurs, entre autres.

Les renseignements sont utilisés afin de s’assurer que seuls les utilisateurs autorisés ont eu accès aux renseignements personnels et que l’accès peut être lié à des personnes en particulier pour appuyer les enquêtes visant la mauvaise utilisation soupçonnée ou présumée. 

Chaque fois que les employés de l’ARC ouvrent une session à partir de leur ordinateur, un avis s’affiche et exige qu’ils reconnaissent qu’ils sont au courant du fait que tout accès aux réseaux de l’ARC est surveillé et que cet accès est accordé uniquement selon le principe du besoin de savoir. Les renseignements sont décrits dans le Fichier de renseignements personnels ordinaire POU 905 – Journaux de contrôle des réseaux électroniques.

Utilisation de l’analyse automatisée des renseignements personnels, du rapprochement des renseignements personnels et des techniques de découverte des connaissances – pour l’application de la Directive sur l’EFVP, les institutions gouvernementales doivent déterminer les activités qui consistent à utiliser une technologie automatisée pour analyser, créer, comparer, déterminer ou extraire des éléments des renseignements personnels. De telles activités comprendraient le rapprochement de renseignements personnels, le couplage de dossiers, l’exploration et la comparaison de renseignements personnels, la découverte de connaissances, de même que le filtrage ou l’analyse de renseignements personnels. Ce genre d’activités consiste à recourir à une certaine forme d’intelligence artificielle et/ou d’apprentissage automatique pour découvrir des connaissances (renseignements), des tendances ou des modèles ou pour prédire des comportements.

Risque pour la vie privée : Oui

Détails : Un employé autorisé peut exécuter des demandes afin d’établir des tendances, des statistiques ou d’autres renseignements requis. Des rapports sont créés à partir du magasin de données des prestations sur la base d’un ensemble de paramètres et de filtres définis qui sont ensuite utilisés aux fins d’analyse. Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour l’Entrepôt de données de l’Agence, y compris le magasin de données des prestations, a été publiée en 2007. Elle fournit une analyse plus étendue des risques relatifs à la vie privée de l’Entrepôt de données de l’Agence et des magasins de données connexes.

Des techniques de rapprochement de données sont également utilisées afin d’assurer l’exactitude des renseignements personnels et afin de s’assurer que le requérant satisfait toujours aux exigences relatives à l’admissibilité aux prestations pour enfants et aux montants auxquels il a droit. Les renseignements fournis dans les déclarations de revenus et de prestations sont utilisés afin de calculer les paiements. Par conséquent, les renseignements font également l’objet d’un rapprochement entre le compte d’impôt sur le revenu et le compte de prestations du particulier. De plus, les renseignements qui ont été fournis par le particulier font l’objet d’une vérification auprès d’autres sources.

7) Transmission des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont transmis à l’aide de technologies sans fil. Ils peuvent être transférés à des appareils portatifs ou être imprimés.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails : Les renseignements personnels peuvent être utilisés dans un système ayant accès à d’autres systèmes et peuvent être transférés à un appareil portable sécurisé qui est chiffré à l’aide d’un encodage approuvé par l’ARC.

Les avis de conciliation comprenant des détails personnels sur l’enfant sont envoyés aux agences inscrites par voie électronique et par courrier traditionnel chaque mois.

8) Risque possible pour l’institution

Atteinte à la réputation, embarras et perte de crédibilité.

Détails : Si ces renseignements devaient être accidentellement ou délibérément divulgués ou compromis, cela pourrait vraisemblablement causer un embarras pour l’ARC et entraîner une perte de crédibilité et une baisse de la confiance du public.

9) Risque possible pour le particulier ou l’employé

Préjudice financier.

Détails : Si des renseignements personnels étaient compromis, cela pourrait entraîner un préjudice financier et un embarras pour le particulier.