Le projet de salle de courrier numérique

Direction générale de l'administration 
Direction de la sécurité et des affaires internes 
Agence du revenu du Canada

Protocole de Protections des Renseignements Personnels : Utilisation des renseignements personnels à des fins non administratives

Institution fédérale

Agence du revenu du Canada

Fonctionnaire responsable de l’ÉFVP

Janique Caron

Administratrice supérieure des affaires financières et sous-commissaire

Direction générale des finances et de l’administration 

Responsable de l’institution fédérale ou délégué aux fins de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Steven Morgan

Directeur général

Direction de l'Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Description de la catégorie de document et du fichier de renseignements personnels

Catégories de documents spécifiques à l’institution ou ordinaire :

Services administratifs – NDP 901

Fichier de renseignements personnels propre à l’institution ou ordinaire :

• Inscription au numéro d'entreprise et aux comptes de programme – ARC PPU 223
• Plaintes liées au service – ARC PPU 571
• Régimes enregistrés d'épargne et de revenu différé – ARC PPU 226

Résumé du projet, de l’initiative ou des modifications

Le projet de salle du courrier numérique vise à fournir une solution de prestation de contenu numérique à l’échelle de l’organisation dont les secteurs de programme peuvent tirer parti pour assurer la transition à partir d’un processus papier ou améliorer les processus numériques existants. La solution offrira les capacités intégrées suivantes : réception, numérisation, extraction, stockage et avis interne. Le projet tirera parti des services d’un fournisseur de services gérés (FSG), surtout pour les capacités de réception, de numérisation, d’extraction et d’entreposage. Les avis internes seront gérés à l’interne par l’Agence.

Aujourd’hui le travail est effectué dans divers secteurs de contrôle de l’ensemble de l’organisation. À l’avenir, toute correspondance entrante sera reçue, numérisée, extraite et consignée par le FSG. Ce service facilitera le traitement, la transmission et la consultation des images dans l’ensemble de l’Agence, ainsi que la transmission des données nécessaires sur les processus opérationnels à l’Agence. La solution permettra également de rendre cette information accessible à différents utilisateurs à l’échelle de l’Agence en fonction des règles opérationnelles prédéfinies et des exigences relatives à l’accès des utilisateurs.

La solution de salle du courrier numérique concernera la correspondance reçue en format papier et numérique, notamment par l’intermédiaire du service Soumettre des documents.

Dans le cadre d’un processus d’approvisionnement Agile, un contrat a été attribué à un FSG appelé Nimble Information Strategies Inc. (ci-après appelé le FSG) en juillet 2019.

Portée de l’approbation préliminaire du projet :

Le Comité de gestion des ressources de l’Agence a autorisé les responsables du projet de salle du courrier numérique à procéder à l’intégration des trois premiers secteurs suivants dans la portée du projet :

1. Programme du numéro d’entreprise – Direction des déclarations des entreprises – Direction générale de cotisation, de prestation et de service
2. Programme des plaintes liées au service – Secrétariat de la dirigeante principale des services – Direction générale du service, de l’innovation et de l’intégration
3. Programme des régimes enregistrés – Direction des régimes enregistrés – Direction générale de la politique législative et des affaires réglementaires

La solution sera mise en place à l’échelle de l’organisation, de sorte que les autres programmes de l’Agence auront la possibilité de tirer parti de ses fonctions de réception, de numérisation, d’extraction (pour les métadonnées et l’indexation) et de stockage de la correspondance. Les responsables du projet prévoient intégrer cette solution dans d’autres secteurs de l’organisation à compter du deuxième trimestre de 2020-2021. Les fonctions d’envoi d’avis et d’extraction complète des données pourront être disponibles progressivement, selon les exigences des programmes intégrés et conformément aux calendriers de lancement établis par la direction.

Partie I – Solutions de rechange à la collecte, à l'utilisation et à la communication de renseignements personnels

Avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à des fins non administratives, l’Agence du revenu du Canada (ARC) prend l’engagement suivant : 

1.   Définir des objectifs, chercher des solutions de rechange et évaluer les avantages par rapport aux risques d’atteinte à la vie privée

1.1  L’ARC définira les objectifs de l’activité, en vue d’établir si ceux-ci peuvent être atteints à l’aide de solutions de rechange ne nécessitant l’utilisation d’aucun renseignement personnel, ou utilisant des données dépersonnalisées ou agrégées ne pouvant pas être utilisées pour identifier une personne. 

Citer les objectifs :

Les responsables du projet de salle du courrier numérique créeront une solution de salle du courrier numérique disponible à l’échelle de l’organisation grâce à laquelle les documents papier et électroniques seront convertis en format numérique et les données seront acheminées directement dans les applications appropriées de l’Agence, ce qui augmentera l’efficacité des processus opérationnels en place. Le projet tirera parti des services d’un FSG ainsi que des technologies, politiques et processus pertinents de ce dernier, conformément aux exigences de l’Agence. La solution offrira les cinq fonctions opérationnelles intégrées suivantes : 

1. Réception : Recevoir et ouvrir les documents papier ou numériques.
2. Numérisation : Convertir les documents papier ou numériques en images numériques.
3. Extraction : Extraire les données des images au moyen d’une saisie automatisée ou manuelle et les rendre accessibles dans un format pris en charge par les systèmes de l’Agence.
4. Stockage : Stocker les images de façon que les secteurs de programme puissent y accéder, et les éliminer conformément aux exigences d’élimination associées.
5. Avis interne : Aviser les secteurs de programme lorsque les données sont disponibles.   

Le FSG stockera les images numérisées dans son réseau et fournira un accès aux utilisateurs appropriés de l’Agence afin qu’ils puissent les consulter. Il extraira les données de ces documents et appliquera les métadonnées pouvant être utilisées afin d’acheminer correctement le contenu dans les applications informatiques appropriées des secteurs de programme visés par l’intégration. Ces données extraites comprenant des métadonnées seront envoyées à l’Agence de façon sécuritaire par l’intermédiaire d’une voie chiffrée et stockées dans le réseau de l’Agence. La Direction générale de l’informatique de l’Agence élaborera des fonctions qui permettront de consigner les données requises envoyées par le FSG et de les acheminer dans les applications informatiques appropriées des programmes visés par l’intégration. Un avis sera alors envoyé automatiquement aux programmes pertinents afin de les informer que les données pertinentes ont été reçues. 

Si il est raisonnablement impossible d’atteindre les objectifs sans recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels, fournir les raisons : 

Les données qui sont extraites par le FSG contiendront des renseignements personnels des contribuables ou des bénéficiaires de prestations; elles ne peuvent pas être exclues des images et seront utilisées par l’Agence afin d’acheminer correctement le contenu dans les applications informatiques des secteurs de programme visés par l’intégration.  

1.2  Si le gestionnaire établit qu’il est raisonnablement impossible d’atteindre les objectifs sans recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels, il évaluera, avant de décider de poursuivre, les avantages du programme ou de l’activité par rapport à l’atteinte à la vie privée qui en découlerait. 

Avant de décider s’il convenait ou non d’entreprendre ce projet, les avantages que présente ce programme ou cette activité ont été examinés par rapport aux risques d’atteinte à la vie privée. Les résultats de cet examen ainsi que la décision d’aller de l’avant sont expliqués ci-dessous :

En l’absence d’une approche relative aux initiatives de numérisation à l’échelle de l’Agence, bon nombre de programmes et de régions ont créé des processus indépendants menés localement. Ces initiatives comportent une variété de normes et de méthodes visant à conserver et à gérer les renseignements, exposant ainsi l’Agence à un certain nombre de pratiques à risque élevé dans les secteurs de la sécurité, de la confidentialité et de la gestion de l’information. Les dossiers numérisés des contribuables sont moins disponibles que les dossiers papier. Il est difficile de trouver et de récupérer des renseignements consignés de façon numérique en l’absence d’une architecture de gestion de l’information à l’échelle de l’organisation et de règles connexes de gestion de l’information tout au long du cycle de vie de cette architecture.

Il y a un risque que l’Agence poursuive ses actuelles activités de numérisation indépendantes et continue d’investir dans des numériseurs localisés supplémentaires. La mise en œuvre de la solution du projet de salle du courrier numérique offre une solution à l’échelle de l’organisation qui permet de répondre à ces préoccupations.

Le FSG est établi au Canada et y exerce ses activités; il devra se conformer aux exigences strictes énoncées dans les politiques de l’Agence en matière de sécurité et de gestion des renseignements de la technologie de l’information en ce qui concerne la protection des renseignements, des images et des données qu’il stocke et transmet à l’Agence. Les responsables de l’accès à l’information et protection des renseignements personnels se sont engagés à fournir et à approuver les exigences relatives au respect de la vie privée énoncées dans le contrat, conformément aux directives du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Le projet de salle du courrier numérique sera mis en œuvre progressivement et intégrera d’abord les trois premiers secteurs suivants :  

1. Enregistrement du numéro d’entreprise – volumes annuels estimatifs : 77 000 trousses
   • Lancement prévu au cours du troisième trimestre de 2020-2021 (réception, numérisation, extraction complète des données, stockage, avis interne)
2. Plaintes liées au service – volumes annuels estimatifs : 12 000 trousses
   • Lancement prévu au cours du deuxième trimestre de 2020-2021 (réception, numérisation, extraction visant les métadonnées et l’indexation, stockage)
   • Lancement prévu au cours du quatrième trimestre de 2020-2021 (extraction complète des données, avis interne)
3. Régimes enregistrés – volumes annuels estimatifs : 10 792 trousses
   • Lancement prévu au cours du deuxième trimestre de 2020-2021 (réception, numérisation, extraction visant les métadonnées et l’indexation, stockage)
   • Lancement prévu au cours du troisième trimestre de 2020-2021 (extraction complète des données, avis interne)

On demande à chaque secteur de programme adoptant cette approche de créer de nouvelles évaluations des facteurs relatifs à la vie privée ou de mettre à jour celles qui sont déjà en place à l’échelle du programme en vue de cerner, d’évaluer et d’atténuer tout risque d’atteinte à la vie privée de la part de l’Agence. Il s’agit de l’une des exigences aux fins de l’intégration des programmes au projet de salle du courrier numérique.